XMediusFAX 8.0 Manuel de l'utilisateur
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XMediusFAX Numéro de version 8.0.0.334 – mars 2016. Brevets • Protégé par les brevets américains 4,994,926; 5,291,302; 5,459,584; 6,643,034; 6,785,021; 7,283,270. • Protégé par les brevets canadiens 1,329,852; 2,101,327; 2,417,202. • Brevets américains, européens et japonais supplémentaires en instance. Remerciements Ce logiciel comprend plusieurs librairies et logiciels détenus par des tiers et distribués sous leur licence respective. Pour plus d'informations, voir le dossier \3rd inclus dans cette distribution (si applicable). • ACE/TAO: Copyright © 1993-2009, Douglas C. Schmidt and his research group at Washington University, University of California, Irvine, and Vanderbilt University. • Apache POI: Copyright © 2003-2014, The Apache Software Foundation • Axis: Copyright © 1999-2004, the Apache Software Foundation. All Rights Reserved. • Birt: Copyright © 2004, 2009, the Actuate Corporation. • cURL: Copyright © 1996 - 2011, Daniel Stenberg, (
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Table des matières
Table des matières Chapitre 1 : Introduction.....................................................................................................1 À qui s'adresse ce document..........................................................................................................................1 Outils Windows.................................................................................................................................................1 Outils Web.........................................................................................................................................................2 Outils externes..................................................................................................................................................2
Chapitre 2 : Faxer à l'aide de SendFAX.............................................................................5 Aperçu...............................................................................................................................................................5 Lancer SendFAX....................................................................................................................................................................5 Description de l'interface......................................................................................................................................................5 Éléments de la barre de menus et icônes associées.........................................................................................................6 Résultat de l'envoi de fax selon le type de destination.....................................................................................................9
Paramètres......................................................................................................................................................10 Paramètres de connexion...................................................................................................................................................10 Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'un déploiement sur site...........................................................................................11 Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'une solution Cloud...................................................................................................13
Paramètres email.................................................................................................................................................................14 Options d'affichage de l'interface SendFAX.....................................................................................................................15 Paramétrer la résolution d'impression de fax par défaut................................................................................................16
Envoyer un fax................................................................................................................................................16 Utiliser les pages de garde.................................................................................................................................................17 Gérer les documents de fax...............................................................................................................................................17 Adresser les fax...................................................................................................................................................................18 Adresser un fax manuellement........................................................................................................................................................18 Sélectionner un destinataire dans un carnet d'adresses..............................................................................................................19 Sélectionner un destinataire lorsque le carnet d'adresses n'est pas affiché.............................................................................19 Modifier la liste de destinataires......................................................................................................................................................20
Modifier les paramètres de transmission.........................................................................................................................21 Modifier les informations sur l'expéditeur ou l'entreprise............................................................................................................21 Modifier les paramètres d'envoi des fax.........................................................................................................................................22
Envoyer un fax avec une résolution spécifique...............................................................................................................24
Afficher les carnets d'adresses.....................................................................................................................24 Envoyer un fax par ligne de commande avec SendFAX.............................................................................25
XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
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Table des matières
Chapitre 3 : Gérer vos contacts (pour SendFAX)...........................................................27 Aperçu.............................................................................................................................................................27 Lancer le carnet d'adresses..........................................................................................................................27 Éléments de la barre de menus et icônes associées..................................................................................28 Contacts du carnet d'adresses.....................................................................................................................29 Gérer les carnets d'adresses.............................................................................................................................................31 Gérer des listes de contacts...............................................................................................................................................31 Gérer les contacts...............................................................................................................................................................32 Groupes du carnet d'adresses...........................................................................................................................................32
Compresser la base de données ..................................................................................................................33 Recherche dans le carnet d'adresses..........................................................................................................33 Rechercher un contact........................................................................................................................................................33 Recherche avancée.............................................................................................................................................................34
Sources de données externes.......................................................................................................................35 Importer une source de données externe.........................................................................................................................35 À propos du lien vers une source de données externe...................................................................................................36 Lier une source de données externe...............................................................................................................................................36 Mettre à jour une source de données externe liée.........................................................................................................................37
Chapitre 4 : Visualiser les fax...........................................................................................39 Aperçu.............................................................................................................................................................39 Lancement du visualiseur..............................................................................................................................39 Éléments de la barre de menus et icônes associées..................................................................................40 Utiliser le visualiseur......................................................................................................................................42
Chapitre 5 : Utiliser les annotations................................................................................45 Aperçu.............................................................................................................................................................45 Types d'annotation.........................................................................................................................................45 Gérer les annotations.....................................................................................................................................46
Chapitre 6 : Utilitaires de fax pour applications courantes...........................................49 Présentation....................................................................................................................................................49 Faxer à partir d'applications Windows en utilisant SendFAX....................................................................49 Faxer à partir d'applications Windows en utilisant le pilote XMPrintToMail.............................................50 Faxer depuis les applications Windows à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer............................51 Envoyer un fax en utilisant le module Fax pour MS Word.........................................................................51 Envoyer un fax à partir de MS Word avec la fonction Envoi de fax...............................................................................52 Fonctionnalité Fax Merge pour MS Word..........................................................................................................................52 Envoyer un fax à partir de MS Word avec la fonction Multi-diffusion de fax..............................................................................52
Envoyer un fax en utilisant les macros de fax pour OpenOffice.org Texte..............................................54 Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte avec la fonctionnalité SendFax.......................................................54
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XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
Table des matières
Fonctionnalité Multi-diffusion fax pour OpenOffice.org Texte........................................................................................55 Créer un document de base OpenOffice.org Texte........................................................................................................................55 Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte en utilisant la fonctionnalité Multi-diffusion fax..........................................56
Envoyer un fax en utilisant le service de télécopie Internet de Microsoft Office.....................................57
Chapitre 7 : Faxer à l'aide de clients email.....................................................................61 Faxer à l'aide de clients e-mail : Aperçu......................................................................................................61 Faxer à l'aide de clients e-mail utilisant le SMTP........................................................................................61 Envoyer un fax avec un client e-mail utilisant le SMTP...................................................................................................62 Recevoir les fax et les notifications..................................................................................................................................63 Changer la page de garde...................................................................................................................................................63 Changer les informations de l'émetteur et les options de fax........................................................................................64 Gérer les destinataires........................................................................................................................................................64 Ajouter des informations de destinataire à l'aide du champ des destinataires..........................................................................65 Ajouter des informations de destinataire à partir du corps du message....................................................................................67 Ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses...............................................................................................................67
Codes de corps (référence)................................................................................................................................................68
Faxer à l'aide de Outlook utilisant Exchange et les formulaires XMediusFAX.........................................72 Utiliser l'add-in XMediusFAX pour Outlook......................................................................................................................72 Envoyer un fax à l'aide de Outlook connecté à un serveur Exchange...........................................................................73 Recevoir les fax et les notifications avec Outlook...........................................................................................................75 Changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax avec Outlook..................................76 Gérer les destinataires avec Outlook................................................................................................................................78 Ajouter des informations de destinataire avec Outlook................................................................................................................79 Ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses Outlook.................................................................................................81
Faxer à l'aide du formulaire XMediusFAX pour IBM Notes.........................................................................81 Envoyer un fax à l'aide du formulaire pour IBM Notes....................................................................................................82 Changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax avec le formulaire pour IBM Notes...............................................................................................................................................................................83 Gérer les destinataires avec le formulaire pour IBM Notes............................................................................................85 Résoudre les numéros de fax..........................................................................................................................................................86 Ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses IBM Notes.............................................................................................86
Chapitre 8 : Modifier les pages de garde........................................................................89 Aperçu.............................................................................................................................................................89 Lancer l'éditeur de pages de garde..............................................................................................................89 Éléments de la barre de menus et icônes associées..................................................................................90 Créer une page de garde................................................................................................................................92 Ajouter et modifier des éléments.......................................................................................................................................92 Variables de page de garde................................................................................................................................................93 Ajuster le format de page...................................................................................................................................................94
XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
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Table des matières
Ajuster la locale de la page de garde (langue et format de date)...................................................................................94 Ajuster la résolution de la page de garde.........................................................................................................................95
objets compatibles OLE 2.0...........................................................................................................................96 Intégrer et lier des objets OLE 2.0.....................................................................................................................................96 Gérer les objets OLE 2.0 dans une page de garde...........................................................................................................97
Chapitre 9 : Surveiller vos fax et votre compte..............................................................99 Surveiller vos fax et votre compte................................................................................................................99 Le point de surveillance du compte de fax..................................................................................................99 Gestion des paramètres....................................................................................................................................................100
Chapitre 10 : Client Web.................................................................................................103 Aperçu...........................................................................................................................................................103 Connexion au client Web..................................................................................................................................................103 Description de l'environnement du client Web..............................................................................................................104 Options du client Web....................................................................................................................................................................105 Lien pour télécharger le programme d'installation de XMediusFAX pour applications client Windows...............................106
Les dossiers de fax......................................................................................................................................107 Le dossier Journal de réception......................................................................................................................................107 Journal de réception – dossier Courant.......................................................................................................................................107 Journal de réception – dossier "Supprimé".................................................................................................................................108 Gestion des fax entrants................................................................................................................................................................108 Visualiser les détails d'un fax entrant...........................................................................................................................................112
Le dossier Journal d'émission.........................................................................................................................................116 Journal d'émission – dossier Courant..........................................................................................................................................117 Journal d'émission – dossier "Supprimé"....................................................................................................................................117 Gestion des fax émis......................................................................................................................................................................118 Visualiser les détails d'un fax émis...............................................................................................................................................119
Dossier File d'attente d'émission.....................................................................................................................................121 Dossier File d'attente d'émission..................................................................................................................................................122 Gestion des fax en file d'attente....................................................................................................................................................122 Visualiser les détails d'un fax en attente d'émission...................................................................................................................123
Fonctions de tri et de recherche......................................................................................................................................125 Trier la liste de fax...........................................................................................................................................................................125 Effectuer une recherche dans la liste de fax................................................................................................................................126
La fonction Composer un fax......................................................................................................................129 Description de l'interface de composition......................................................................................................................129 L'onglet Composition......................................................................................................................................................................129 L'onglet Émetteur et organisation.................................................................................................................................................131 L'onglet Options..............................................................................................................................................................................132
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XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
Table des matières
Créer et envoyer un fax.....................................................................................................................................................133 Ajouter un ou plusieurs destinataires à un fax............................................................................................................................134 Ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un fax........................................................................................................................135
Délégation.....................................................................................................................................................135 Ajouter et gérer des délégués..........................................................................................................................................136 Accéder à l'interface (d'un autre utilisateur) en tant que délégué................................................................................138
Ajouter des pièces jointes à un fax à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer.................................138 Options de téléchargement..............................................................................................................................................140 Paramètres généraux........................................................................................................................................................140
Carnets d'adresses Web..............................................................................................................................141 Accéder aux carnets d'adresses et y naviguer...............................................................................................................141 Gestion des contacts........................................................................................................................................................142 Créer un contact ou un groupe......................................................................................................................................................142 Gérer les contacts et les groupes.................................................................................................................................................143 Copier des contacts publics vers votre liste de contacts personnels.......................................................................................144 Importer des contacts à partir d'une source externe..................................................................................................................144
Envoyer un fax depuis un carnet d'adresses.................................................................................................................145 Configurer l'ajout automatique de contacts...................................................................................................................145
Lexique..........................................................................................................................................................146
Chapitre 11 : Envoyer un texto par email......................................................................147 Service d'acheminement de textos sortants..............................................................................................147 Envoyer un texto par email..........................................................................................................................147
XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
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Table des matières
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XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
Chapitre 1 | Introduction
Chapitre 1
Introduction
À qui s'adresse ce document Ce document s'adresse à tous les utilisateurs de XMediusFAX qui souhaitent envoyer, recevoir ou gérer leurs fax. Remarque : Ce manuel ne couvre ni l'installation du serveur et des clients (voir le Manuel d'installation et de maintenance), ni la configuration et la gestion du serveur XMediusFAX (voir le Manuel d'administration).
Outils Windows XMediusFAX offre plusieurs outils pouvant être installés et utilisés dans un environnement Microsoft Windows. SendFAX SendFAX est une interface fax qui offre aux utilisateurs toutes les fonctions relatives à l'envoi de fax (voir le chapitre : Aperçu à la page 5). Carnet d'adresses Le carnet d'adresses vous permet d'organiser vos contacts pour faciliter leur sélection dans SendFAX. Un nombre illimité de carnets d'adresses peut être créé (voir le chapitre : Aperçu à la page 27). Visualiseur Le visualiseur permet aux utilisateurs d'afficher et de lire les fax. Il s'agit en fait d'un visualiseur de fichiers TIFF qui offre des fonctionnalités supplémentaires de modification (voir le chapitre : Aperçu à la page 39). Remarque : Si vous ne disposez pas de visualiseur de TIFF, vous pouvez utiliser le visualiseur d'images de Windows pour visualiser vos fax. Utilitaires de fax pour applications courantes XMediusFAX met à votre disposition plusieurs utilitaires qui vous permettront d'envoyer des fax directement depuis vos applications courantes. Cela peut être des pilotes d'imprimantes – utilisés depuis toute application à l'aide de la fonction d'impression – ou des fonctions de fax intégrées – seulement pour MS Word et OpenOffice.org Writer – (voir le chapitre : Présentation à la page 49).
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Chapitre 1 | Introduction
Utilitaires de fax pour clients e-mail XMediusFAX vous permet d'émettre et de recevoir des fax faxes à l'aide de votre logiciel de messagerie e-mail. De plus, si vous utilisez Microsoft Outlook – connecté à un serveur Exchange –, ou IBM Notes (selon votre licence), des outils additionnels sont disponibles pour faciliter la gestion de vos fax (voir le chapitre : Faxer à l'aide de clients e-mail : Aperçu à la page 61). Éditeur de pages de garde l'Éditeur de pages de garde permet de créer des pages de garde de fax et de modifier les pages de gardes fournies. Une page de garde peut contenir des variables qui sont résolues au moment de l'envoi – nom de l'expéditeur, nom de l'entreprise, adresse, numéros de téléphone et de fax, etc. – (voir le chapitre : Aperçu à la page 89). Point de surveillance du compte de fax Le point de surveillance est une icône dynamique de notification située dans la barre des tâches de Windows qui vous permet de surveiller l'activité de votre propre compte de fax (fax en attente, émis et reçus, erreurs de fax, état de la connexion du compte...). C'est aussi un point d'accès rapide à votre boîte de fax (client Web). Restriction : Cette fonction n'est pas supportée dans le contexte d'une solution cloud.
Outils Web XMediusFAX offre la possibilité d'utiliser des outils accessibles à l'aide d'un navigateur Web. Tous sont disponibles à partir de la même interface Web. Pour plus d'informations, veuillez consulter le chapitre concerné (Aperçu à la page 103). Remarque : L'interface client Web de XMediusFAX est optimisée pour l'emploi de technologies d'assistance utilisées par des personnes malvoyantes ou à mobilité réduite. Listes de fax L'interface Web permet de consulter le statut de vos fax dans le Journal de réception, le Journal d'émission et la File d'attente d'émission. Outil de composition Web L'outil de composition Web est la partie de l'interface Web par laquelle vous pouvez créer et envoyer des fax. Carnets d'adresses Web Les carnets d'adresses Web vous permettent de gérer vos contacts personnels (et potentiellement, de visualiser des contacts publics) utilisables pour envoyer des fax.
Outils externes Selon l'implantation réalisée par votre administrateur, vous pouvez être en mesure de bénéficier des fonctionnalités XMediusFAXvia plusieurs clients externes (autres que ceux fournis avec l'installateur de client XMediusFAX).
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XMediusFAX 8.0 | Manuel de l'utilisateur
Chapitre 1 | Introduction
Utilisation de clients email (pour faxer) Vous pouvez être en mesure de faxer à l'aide de XMediusFAX en utilisant votre client email. Les pièces jointes de l' email sont alors envoyées en pages de fax. Voir Faxer à l'aide de clients e-mail : Aperçu à la page 61. Utilisation de clients email (pour envoyer un texto) Vous pouvez être en mesure de bénéficier d'une fonctionnalité vous permettant d'envoyer des textos par XMediusFAXen utilisant votre client email (en plus des moyens permettant de faxer). Voir Service d'acheminement de textos sortants à la page 147. Applications pour appareils multifonctions Vous pouvez être en mesure d'envoyer des fax à l'aide de votre imprimante/appareil multifonctions à l'aide d'une application (de connexion) à fonctionnalités complètes conçu pour XMediusFAX. Plusieurs solutions sont offertes pour les appareils compatibles avec les technologies telles que eCopy, ShareScan, Fuji Xerox Apeos iiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox Connect Key et Xerox EIP. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre administrateur. Application mobile L'application gratuite à fonctionnalités complètes « XMediusFAX » pour iPad et iPhone est disponible sur l'App Store d'Apple. À l'aide de cette application, vous pouvez envoyer des documents par fax rapidement et facilement à tout moment et à partir de n'importe où en utilisant votre compteXMediusFAX.
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Chapitre 1 | Introduction
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XMediusFAX 8.0 | Manuel de l'utilisateur
Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Chapitre 2
Faxer à l'aide de SendFAX
Aperçu SendFAX est l'interface qui permet aux utilisateurs ayant des besoins avancés d'envoi de fax. Si Outlook a été configuré sur votre ordinateur local, vous pouvez y intégrer SendFAX. Ce chapitre comprend des informations à propos de la configuration de SendFAX et de son utilisation pour envoyer des fax avec diverses options.
Lancer SendFAX Parmi vos applications XMediusFAX installées, choisissez SendFAX. L'interface de SendFAX apparaîtra. Remarque : L'application SendFAX peut aussi être lancée par l'intermédiaire de toute application comportant une fonction d'impression (voir Faxer à partir d'applications Windows en utilisant SendFAX à la page 49) ou à partir de Microsoft Outlook en cliquant sur le bouton installé sur votre PC).
(si le add-in de Outlook est
Description de l'interface À part les menus et les barres d'outils, l'interface de SendFAX proposée par défaut après l'installation initiale se divise en quatre sections principales :
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
1. Les champs d'adressage manuel – À, Organisation, Destination et Objet – vous permettent de saisir directement les informations du destinataire. Normalement, le champ À reçoit le nom du destinataire. Le champ Destination est le seul champ obligatoire : il sert à entrer un numéro de fax ou une adresse email. 2. La section Destinataires affiche les personnes et les groupes qui recevront le fax. Ces destinataires sont sélectionnés à partir d'un carnet d'adresses ou entrés directement dans les champs servant à l'adressage manuel. 3. L'affichage en mode réduit présente les pages contenues dans le fax. La barre de défilement vous permet de visualiser toutes les pages ; Lorsque vous sélectionnez une page en mode réduit, cette dernière apparaît dans la fenêtre d'aperçu. L'affichage en mode réduit vous permet également de modifier l'ordre des pages et de supprimer des pages du fax. 4. La fenêtre d'aperçu affiche une seule page à la fois. C'est ici que vous pouvez ajouter des annotations au fax avant de l'envoyer. Pour plus de détails sur les annotations, voir le chapitre correspondant (Aperçu à la page 45). L'application SendFAX permet en outre : • • • • •
de sélectionner une page de garde parmi les pages de garde disponibles sur le serveur de fax, d'afficher une liste de contacts pour choisir, dans les différents carnets d'adresses disponibles, les éventuels destinataires, modifier les paramètres de transmission et les renseignements sur l'expéditeur et sur le destinataire, opter pour l'interface qui vous convient le mieux. envoyer des fax à des numéros de fax, autant qu'à des adresses email.
Éléments de la barre de menus et icônes associées Description de tous les éléments de la barre de menus de SendFAX. Le menu Fichier
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Nouveau
annule le fax courant, efface le contenu de la liste des destinataires et permet de commencer un nouveau fax.
Insérer
permet d'insérer un fichier au contenu du fax.
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Enregistrer sous
permet d'enregistrer le fax à l'intérieur d'un répertoire local ou sur le réseau.
Imprimer
permet d'imprimer le fax et toute page de garde.
Emettre
envoie le fax et ferme l'interface de SendFAX.
Emettre sans fermer
envoie le fax, mais l'interface de SendFAXreste ouverte. Cela vous permet, par exemple, d'envoyer le même fax à d'autres destinataires.
Paramètres de connexion
permet de modifier le Nom d'hôte du serveur de fax et le Nom du site. Pour plus d'informations, voir Paramètres de connexion à la page 10.
Paramètres utilisateur
Permet à l'utilisateur de changer son nom et son mot de passe. Pour plus d'informations, voir Paramètres de connexion à la page 10. Cette option est disponible uniquement en mode natif (pour les envois via une passerelle XML).
Paramètres email
Permet à l'utilisateur de configurer les paramètres SMTP et le contenu du email (utilisés par la fonction email de SendFAX). Pour plus d'informations, voir Paramètres email à la page 14.
Quitter
ferme l'interface de SendFAX.
Le menu Édition Propriétés du fax
permet de saisir les informations sur l'expéditeur ou l'entreprise et de spécifier les paramètres d'envoi. Pour plus de détails, voir Modifier les informations sur l'expéditeur ou l'entreprise à la page 21 et Modifier les paramètres d'envoi des fax à la page 22.
Destinataire
permet de modifier les renseignements de base sur un destinataire apparaissant dans la liste des destinataires.
Commentaires page de garde permet d'insérer un commentaire sur la page de garde. Propriétés de l'imprimante
permet de configurer l'imprimante XMediusFAX.
Le menu Affichage Barre d'outils
affiche les barres d'outils de SendFAX. Lorqu'une barre d'outils est visible, une coche apparaît à la gauche de son nom. Les quatre barres d'outils, Principale, Aperçu, Vues réduites et Annotations, sont affichées par défaut.
Barre d'état
affiche ou masque la barre d'état. Une coche apparaît à gauche du nom lorsque la barre d'état est visible.
Carnet d'adresses
affiche le Carnet d'adresses à droite ou à gauche de l'interface.
Aperçu complet permet d'afficher uniquement les vues réduites et l'aperçu du fax. L'affichage des champs d'adressage manuel, de la liste des destinataires et des informations sur les contacts est suspendu. Désélectionnez l'option Aperçu complet pour afficher ces informations dans la fenêtre SendFAX. Options
affiche une fenêtre permettant de : • •
sélectionner les carnets d'adresses que vous souhaitez rendre disponibles depuis SendFAX (carnet d'adresses de XMediusFAX ou MAPI, avec onglet de configuration MAPI). choisir l'interface de SendFAX à ouvrir par défaut à l'aide de l'imprimante virtuelle XMediusFAX. Pour plus de détails, voir Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15)
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Langues
permet de modifier la langue des applications client de l'utilisateur courant (c.-à-d. :SendFAX, Visualiseur de TIFF, Carnet d'adresses, Éditeur de pages de garde et Snap-in MMC). Le changement devient effectif au redémarrage de SendFAX.
Le menu Vues réduites Supprimer
enlève du fax les pages sélectionnées, à l'intérieur de la section vues réduites.
Déplacer ➤ Premier
Met la page sélectionnée en première page après la page de garde.
Déplacer ➤ Vers le haut
déplace la page sélectionnée d'une position vers l'avant.
Déplacer ➤ Vers le bas déplace la page sélectionnée d'une position vers l'arrière. Déplacer ➤ Dernier
Met la page sélectionnée en dernière page.
Marquer la page ➤ À ne pas émettre
demande à SendFAX d'exclure la page sélectionnée dans la vue réduite lors de l'envoi du fax.
Marquer la page ➤ À émettre
restaure la page exclue.
Zoom
augmente ou réduit l'agrandissement des pages dans les vues réduites.
Le menu Aperçu Première page
permet de voir le contenu de la première page du fax.
Précédente
permet de voir le contenu de la page précédente du fax.
Suivant
permet de voir le contenu de la page suivante du fax.
Dernière page
permet de voir le contenu de la dernière page du fax.
Meilleur ajustement
optimise l'affichage du document en fonction de la taille de la fenêtre principale.
Ajuster à la largeur
optimise l'affichage du document afin d'occuper toute la largeur de la fenêtre principale.
Ajuster à la hauteur
optimise l'affichage du document afin d'occuper toute la hauteur de la fenêtre principale.
Zoom
permet de choisir une valeur prédéfinie ou de personnaliser une valeur pour l'affichage du document.
Le menu Annotations Les annotations permettent d'attirer l'attention sur certains points d'un fax. Pour plus d'informations à propos des annotations, référez-vous au chapitre Aperçu à la page 45. Remarque : La fonction d'annotations ne peut pas être utilisée sur des pages de garde lors de la composition d'un fax à l'aide de SendFAX. Le menu Outils Carnet d'adresses
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lance le carnet d'adresses à partir duquel l'utilisateur peut créer un nouveau carnet d'adresses, apporter des modifications aux contacts d'un carnet d'adresses existant et sélectionner un
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
carnet d'adresses ainsi qu'une liste de contacts à qui envoyer un fax. Pour plus d'informations, voir Contacts Aperçu à la page 27.
Le menu Aide Rubriques d'aide
ouvre l'aide en ligne qui fournit des informations complémentaires sur l'utilisation de XMediusFAX.
À propos de SendFAX
affiche les informations de version et de copyright concernant SendFAX.
Résultat de l'envoi de fax selon le type de destination SendFAX vous permet d'envoyer des fax vers une destination qui peut être un numéro de fax ou une adresse email. Lorsque la destination est un numéro de fax, le comportement n'est pas différent de l'envoi normal d'un fax. Lorsque la destination est une adresse email, le fax (avec la page de garde, si elle est présente) est envoyé en tant que pièce jointe de l'email. Les paramètres email, y compris le format de la pièce jointe, peuvent être configurés ici : Paramètres email à la page 14. Selon la manière dont SendFAX est configuré pour envoyer des fax, le comportement à l'égard des destinations et des enregistrements de fax envoyés sera différent. Pour plus d'informations à propos des configurations, voir Paramètres à la page 10. SendFAX Configuré pour faxer via la passerelle XML du serveur Dans cette configuration, les fax normaux sont directement envoyés au serveur de fax (via la passerelle XML) et les emails sont envoyés via un serveur de messagerie séparé. Lorsque la destination est un numéro de fax, l'enregistrement du fax envoyé apparaîtra dans le dossier Journal d'émission du client Web. Lorsque la destination est une adresse email, l'enregistrement du email envoyé apparaîtra dans un fichier .log dans le dossier suivant : C:\Users\\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log. Vous pouvez ouvrir ce fichier journal à l'aide d'un éditeur de texte. SendFAX Configuré pour faxer via Outlook Dans cette configuration, fax et emails sont envoyés via Outlook au serveur adéquat (fax/messagerie). Lorsque la destination est un numéro de fax, l'enregistrement du fax envoyé apparaîtra dans le dossier Éléments envoyés de Outlook ainsi que dans le dossier Journal d'émission du client Web. Lorsque la destination est une adresse email, l'enregistrement du fax envoyé apparaîtra seulement dans le dossier Éléments envoyés de Outlook. Comportement des emails avec ou sans page de garde Lorsqu'un même fax est envoyé à plusieurs numéros de fax, un enregistrement est toujours conservé pour chaque destination de fax, qu'il y ait une page de garde ou non. Le comportement lors de l'envoi à des adresses email est différent. Lorsqu'un même fax est envoyé vers plusieurs adresses email sans page de garde, SendFAX crée un unique email et l'envoie à tous les destinataires. Le champ À: de l'email reçu par les destinataires contiendra les noms de tous les destinataires.
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à l'inverse, si le fax est envoyé avec une page de garde, SendFAX crée un email pour chaque destinataire et le champ À: ne contiendra que l'adresse email du destinataire. Lors de l'envoi à plusieurs adresses email alors que SendFAX n'est pas configuré pour faxer via Outlook, un enregistrement pour chaque destinataire est toujours créé dans le fichier .log, qu'il y ait une page de garde ou non. Dans Outlook, un enregistrement est conservé pour chaque email envoyé.
Paramètres Dans cette section, vous trouverez les divers paramètres pouvant être configurés dans SendFAX. Normalement, ces paramètres sont configurés par l'administrateur du système, et l'utilisateur ne devrait pas avoir à les configurer, ni à les modifier.
Paramètres de connexion La manière de se connecter au serveur de fax dépend de l'environnement dans lequel ce dernier est intégré : dans le cadre d'un déploiement sur site ou d'une solution Cloud. Si vous devez modifier les paramètres de connexion définis lors de l'installation initiale, procédez comme suit : 1. À partir de la barre de menus de SendFAX cliquez Fichier ➤ Paramètres de connexion. La boîte de dialogue Paramètres de connexion apparaîtra, tel que démontré dans l'image suivante :
2. Dans la section Connexion au serveur fax , indiquez le Nom d'hôte ou l'URL. Attention : Cette valeur a normalement été correctement spécifiée par votre administrateur lors de l'installation de SendFAX ; vous ne devriez pas avoir à la modifier. •
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Configuration dans le cadre d'un déploiement sur site
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Le nom utilisé pour se connecter à l'hôte du serveur de fax sur site. Syntaxe acceptée : [{http|https}://] [: ] Dans un contexte HTTPS, doit être le Common Name du serveur de fax (et non son adresse IP). •
Configuration dans le cadre d'une solution Cloud L'URL pour se connecter à la solution Cloud. Ce paramètre ne peut être entré que sous la forme d'une URL.
3. Dans la section SendFAX enverra les fax en utilisant , sélectionnez le bouton radio correspondant aux paramètres désirés : •
Sélectionnez Outlook pour intégrer SendFAX dans Outlook. Outlook doit déjà être configuré sur l'ordinateur local ; l'administrateur doit aussi avoir correctement configuré le serveur Microsoft Exchange de votre entreprise. • •
Dans le cadre d'une configuration de déploiement sur site : cliquez sur Terminer pour finaliser la configuration. Dans le cadre d'une configuration pour solution Cloud : cliquez Suivant et continuez avec Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'une solution Cloud à la page 13. Remarque : Pour pouvoir envoyer des fax à des adresses email, aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire. Outlook s'en occupera automatiquement.
•
Sélectionnez l'envoi via La passerelle XML du serveur fax pour utiliser SendFAX en mode normal. • •
Dans le cadre d'une configuration de déploiement sur site : cliquez Suivant et continuez avec Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'un déploiement sur site à la page 11. Dans le cadre d'une configuration pour solution Cloud : cliquez Suivant et continuez avec Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'une solution Cloud à la page 13. Remarque : Pour être en mesure d'envoyer des fax à des adresses email, vous devez configurer des paramètres email spécifiques (voir Paramètres email à la page 14).
Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'un déploiement sur site
Suite de Paramètres de connexion à la page 10 pour une configuration dans le cadre d'un déploiement sur site.
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1. Dans la section Authentification, sélectionnez le bouton radio correspondant aux paramètres désirés : •
Sélectionnez Utiliser l'identification unique intégrée de Windows pour ouvrir automatiquement une session avec votre identifiant NT. Remarque : La case à cocher Récupérer les informations de l'émetteur dans le carnet d'adresses de l'organisation au démarrage de l'application, a pour effet de remplir les informations sur l'expéditeur en utilisant le carnet d'adresses de l'organisation si l'utilisateur courant a sélectionné l'option Utiliser lors d'émission des informations personnalisées de l'émetteur et de l'organisation faisant partie des Paramètres de transmission avancés. Pour plus de détails à ce sujet, voir Modifier les informations sur l'expéditeur ou l'entreprise à la page 21.
•
Sélectionnez Utiliser l'authentification de base et saisissez votre identifiant dans le champ Nom d'utilisateur et votre mot de passe dans le champ Mot de passe. Pour utiliser ces valeurs à chaque connexion, cochez la case Se souvenir du mot de passe.
2. Dans la section Les notifications par email doivent être envoyées à, sélectionnez l'une des options pour l'adresse e-mail à laquelle les notifications de suivi doivent être envoyées : Option
Description
Ne pas envoyer de notifications par email
Vous ne recevrez aucune confirmation par e-mail.
Utiliser l'adresse email associée à mon compte
Vous recevrez des confirmations à l'adresse e-mail associée au compte défini à l'étape précédente. Remarque : Cette option est sélectionnée par défaut.
Utiliser cette adresse email
Vous recevrez des confirmations à l'adresse e-mail entrée manuellement dans le champ en regard.
3. Cliquez sur Terminer. Les sessions SendFAX ultérieures utiliseront les mêmes paramètres. Si vous ne cochez pas la case Se souvenir du mot de passe, vous devrez saisir un mot de passe à chaque envoi de fax.
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Remarque : En cas de problème de connexion à SendFAX, un message d'erreur s'affiche.Contactez votre administrateur de site pour savoir si vous disposez des droits suffisants ou vérifier la disponibilité du système. Pour changer de passerelle ou modifier les paramètres de connexion à tout moment, exécutez de nouveau la procédure de configuration comme indiqué ci-dessus. Paramètres de l'utilisateur dans le cadre d'une solution Cloud
Suite de Paramètres de connexion à la page 10 pour une configuration dans le cadre d'une solution Cloud.
1. Dans la section Authentification, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Pour utiliser ces valeurs à chaque connexion, cochez la case Se souvenir du mot de passe. 2. Dans la section Les notifications par email doivent être envoyées à, sélectionnez l'une des options pour l'adresse e-mail à laquelle les notifications de suivi doivent être envoyées : Remarque : Si vous avez sélectionné Outlook dans la fenêtre Paramètres de connexion, cette section ne sera pas visible. L'envoi des emails est automatiquement couvert par Outlook. Option
Description
Ne pas envoyer de notifications par email
Vous ne recevrez aucune confirmation par e-mail.
Utiliser l'adresse email associée à mon compte
Vous recevrez des confirmations à l'adresse e-mail associée au compte défini à l'étape précédente. Remarque : Cette option est sélectionnée par défaut.
Utiliser cette adresse email
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Vous recevrez des confirmations à l'adresse e-mail entrée manuellement dans le champ en regard.
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3. Cliquez sur Terminer. Les sessions SendFAX ultérieures utiliseront les mêmes paramètres. Si vous ne cochez pas la case Se souvenir du mot de passe, vous devrez saisir un mot de passe à chaque envoi de fax. Remarque : En cas de problème de connexion à SendFAX, un message d'erreur s'affiche.Contactez votre administrateur de site pour savoir si vous disposez des droits suffisants ou vérifier la disponibilité du système. Pour changer de passerelle ou modifier les paramètres de connexion à tout moment, exécutez de nouveau la procédure de configuration comme indiqué ci-dessus.
Paramètres email Pour accéder à la boîte de dialogue des paramètres email, cliquez Fichier ➤ Paramètres email... dans la barre de menus de SendFAX.
Paramètres SMTP Si vous prévoyez envoyer des fax à des adresses email (en plus des numéros de fax), vous devez configurer les paramètres email. Si l'application est configurée pour envoyer vos fax par Outlook (voir Paramètres de connexion à la page 10), les paramètres SMTP sont déjà configurés et ne peuvent pas être modifiés dans cet écran (la boîte Paramètres SMTP est grisée). Si vous n'utilisez pas Outlook et vous voulez envoyer des fax à des adresses email au moyen d'un serveur de messagerie, vous devez configurer les paramètres SMTP. Attention : Lors de l'envoi de fax à des adresses email (par opposition à des numéros de fax), les enregistrements des fax envoyés ne se retrouvent pas dans les dossiers du client web. Voir Résultat de l'envoi de fax selon le type de destination à la page 9 pour plus d'informations.
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Serveur de messagerie
Spécifiez le Serveur de messagerie. L'administrateur devrait déjà avoir configuré correctement le serveur de messagerie (SMTP) de votre organisation. Remarque : Syntaxe acceptée : [:] Par défaut, le numéro de port est 25. Vous devez entrer un numéro de port uniquement si vous utilisez un port différent.
Adresse de l'émetteur
Sélectionnez Utiliser l'adresse email associée à mon compte si vous souhaitez que SendFAX utilise votre adresse email normale comme adresse de réponse. Si vous souhaitez que les réponses soient acheminées vers une adresse email différente, sélectionnez Utiliser cette adresse email et entrez une adresse email valide dans le champ.
Contenu du email Dans cette boîte, vous pouvez sélectionner le format de la pièce jointe du email et écrire un message par défaut. Pièce-jointe
Lorsque vous envoyez un fax à une adresse email, le fax est sous la forme d'une pièce jointe. Vous pouvez sélectionner PDF ou TIFF comme format. La valeur par défaut est PDF.
Message par défaut
Entrez votre message par défaut. Ce message s'affichera dans le corps du email, seulement s'il n'y a pas de texte dans les Commentaires de la page de garde ou s'il n'y a pas de page de garde.
Options d'affichage de l'interface SendFAX SendFAX peut être utilisé pour composer des fax à partir de zéro, tel que décrit dans ce chapitre, mais peut aussi être démarré depuis n'importe quelle application Windows en imprimant sur une imprimante virtuelle dédiée nommée XMediusFAX (voir Présentation à la page 49). Lorsque SendFAX est démarré par une telle impression, le type d'interface s'affichant par défaut est celui qui est sélectionné dans Aperçu ➤ Options (menu SendFAX).
Vous pouvez changer ce comportement selon vos besoins : Option
Description
Toujours afficher l'interface simplifiée
SendFAX s'affichera avec l'interface minimale nécessaire à l'envoi rapide de fax (voir les détails plus bas).
Toujours afficher l'interface complète
SendFAX s'affichera avec l'interface complète décrite dans ce chapitre (voir Lancer SendFAX à la page 5).
Remarque : Lors de l'ouverture à l'aide du menu Démarrer de Windows, SendFAX s'affichera toujours avec son interface complète.
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Aperçu de l'interface simplifiée L'interface simplifiée de SendFAX comprend un unique champ pour entrer le numéro de fax du destinataire, ce qui constitue le minimum nécessaire à l'envoi d'un fax.
Cliquer sur Envoyer aura pour effet d'envoyer immédiatement le fax à la destination entrée. La Vue avancée (interface complète) peut cependant être affichée avant d'envoyer le fax si vous souhaitez bénéficier de toutes les autres fonctionnalités de SendFAX.
Paramétrer la résolution d'impression de fax par défaut Pour modifier la résolution d'impression par défaut : Sélectionnez Edition ➤ Propriétés de l'imprimante. Cliquez sur l'onglet Papier/Qualité. Cliquez sur le bouton Avancé. Ajustez la résolution du pilote d'imprimante dans le champ Graphique-Qualité d'Impression . Les choix sont les suivants : Basse(200x100), Haute(200x200), Fine(300x300) ou Ultra Fine(400x400). Lors de la prochaine connexion à SendFAX, le programme validera la résolution du pilote d'impression. Si la résolution par défaut du pilote d'impression est supérieure à la résolution maximale autorisée par le profil utilisateur, SendFAXsélectionne cette dernière. 5. Vous pouvez également sélectionner différents algorithmes de tramage dans l'option Half-toning (Demi-teinte). Si vous souhaitez utiliser un algorithme d'erreur de diffusion, vous pouvez également régler l'intensité du rendu. Cela change la résolution de l'imprimante pour tout le système, et demeure tel quel, tant que la procédure ci-dessus n'est pas effectuée de nouveau. 1. 2. 3. 4.
Envoyer un fax Pour envoyer un fax à l'aide de SendFAX : 1. Démarrez SendFAX. 2. Si nécessaire, sélectionnez une page de garde et écrivez-y un message (voir Utiliser les pages de garde à la page 17). 3. Insérez un ou plusieurs documents à envoyer, soit par la fonction de pièce jointe ou par glisser-déposer, ou à l'aide de l'imprimante XMediusFAX (voir Gérer les documents de fax à la page 17). Astuce : À cette étape, vous pouvez réordonner, annuler ou supprimer des pages de fax comme vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter des annotations dans le volet de pré-visualisation du fax (voir Annotations Aperçu à la page 45). 4. Adressez la transmission à l'aide d'un numéro de fax, d'une adresse email ou de destinataires de vos listes de contact (voir Adresser les fax à la page 18). 5. Au besoin, modifiez les informations de l'émetteur ou les paramètres de transmission du fax (voir Modifier les paramètres de transmission à la page 21).
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6. Au besoin, modifiez la résolution du fax (voir Envoyer un fax avec une résolution spécifique à la page 24). 7. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le fax et fermer l'application SendFAX. Astuce : Vous pouvez choisir Fichier > Émettre sans fermer si vous souhaitez composer un autre fax. Remarque : Dans le cadre d'une solution cloud (le serveur n'est pas déployé sur site), si l'authentification à deux facteurs est activée dans votre compte, vous devrez fournir le code de vérification généré par votre application d'authentification.
Utiliser les pages de garde
Sélectionner une page de garde Pour sélectionner une page de garde, utilisez le menu déroulant de pages de gardes de la barre d'outils. Remarque : XMediusFAX propose des pages de garde par défaut. En outre, l'Éditeur de pages de garde vous permet de composer et de sauvegarder vos propres pages de garde. Pour de plus amples informations, veuillez vous reporter à la section Pages de garde Aperçu à la page 89. Remarque : Un fax envoyé à une adresse email se comporte différemment s'il est envoyé avec ou sans page de garde. Voir Comportement des emails avec ou sans page de garde à la page 9 pour plus d'informations. Ajouter un commentaire à une page de garde Pour ajouter un commentaire à une page de garde, sélectionnez une page de garde puis accédez à Édition > Commentaires page de garde. Remarque : Lors de l'envoi d'un fax à une adresse email, un message par défaut peut être utilisé lorsqu'aucun commentaire n'est entré dans la page de garde. Voir Contenu du email à la page 15 pour plus d'informations.
Gérer les documents de fax Voici la liste des actions possibles pour modifier le fax à envoyer, avec SendFAX : Insérer un document Il est possible d'ajouter des pages au vax que vous composez, en utilisant des documents existants. Un bon nombre de type sont supportés : ce peut être, par exemple, un document Microsoft Office, un fichier de texte simple, une image, un fichier PDF... Pour insérer un document, cliquez sur
et naviguez pour sélectionner le fichier à insérer.
Toutes les pages u document sélectionné sont converties au format TIFF et sont insérées en tant que nouvelles pages après la dernière page de votre fax. Remarque : Plus d'un document peut être inséré au même fax.
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Réorganiser les pages d'un fax Les pages du fax à envoyer peuvent être réorganisées dans la fenêtre des vues réduites. Pour ce faire, sélectionnez une page et utilisez les flèches bas.
et
pour la déplacer vers le haut et vers le
Remarque : Vous pouvez aussi déplacer rapidement une page vers la première ou la dernière position en sélectionnant Vues réduites ➤ Déplacer puis en choisissant Premier ou Dernier. Notez que “premier” signifie “première page après la page de garde”, si page de garde il y a. Il existe un autre moyen de déplacer les pages : il suffit de les glisser et de les déposer directement dans la fenêtre des vues réduites (le point d'insertion est indiqué par deux flèches jaunes pendant la phase de déplacement). Inhiber la transmission d'une page Cette fonction peut être utile si vous souhaitez n'envoyer qu'une partie de votre fax sans pour cela supprimer physiquement les pages non désirées. Pour marquer les pages qui ne seront pas envoyées avec le fax, sélectionnez-les dans la fenêtre des vues réduites et cliquez sur
.
Toutes les pages inhibées sont marquées d'un signe rouge. Si vous souhaitez réactiver les pages inhibées, sélectionnez-les simplement et cliquez de nouveau sur le bouton
.
Supprimer une page Pour supprimer physiquement une page du fax, sélectionnez-la, puis cliquez sur fenêtre des vues réduites.
, juste au-dessus de la
Enregistrer un fax Pour enregistrer une copie du fax sur votre PC, sélectionnez Fichier ➤ Enregistrer sous. Remarque : Les fax sont enregistrés au format TIFF. Imprimer un Fax Pour imprimer le fax, sélectionnez Fichier ➤ Imprimer. Remarque : Pour paramétrer une résolution d'impression spécifique, voir Paramétrer la résolution d'impression de fax par défaut à la page 16.
Adresser les fax Vous pouvez adresser un fax soit en entrant manuellement un destinataire, soit en sélectionnant un contact dans l'un de vos carnets d'adresses. Plus d'un destinataire peut être ajouté à la liste des destinataires du fax à émettre. Par ailleurs, cette liste est facilement modifiable. Adresser un fax manuellement Comment adresser manuellement un fax depuis SendFAX.
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1. Entrez un nom dans le champ À. 2. Si vous le souhaitez, entrez le nom de l'entreprise dans le champ Organisation. 3. Entrez un numéro de fax dans le champ Destination. Seul ce champ est obligatoire. Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur. Astuce : Si vous avez besoin d'ajouter un code DTMF (tel qu'un numéro de poste ou un code d'accès longue distance), vous pouvez l'entrer après le numéro de fax, précédé d'une ou plusieurs pauses (virgule ou lettre p – non sensible à la casse). Par exemple : (514) 222-3333p1234 (equivalent to (514) 222-3333,1234). 4. Au besoin, entrer le sujet de votre fax dans le champ Objet. 5. Cliquez . Le destinataire est ajouté à la liste des Destinataires. Remarque : Il est possible d'ajouter au carnet d'adresses un destinataire à partir de la liste de destinataires, même si le carnet d'adresses n'est pas affiché : faites simplement un clic droit sur le destinataire et sélectionnez Ajouter au carnet d'adresses.
Sélectionner un destinataire dans un carnet d'adresses Comment adresser un fax en sélectionnant un destinataire à partir d'un carnet d'adresses dans SendFAX. 1. Sélectionnez Affichage > Annuaire > Affichage droite si le carnet d'adresses n'est pas affiché à droite de l'interface de SendFAX. 2. Au besoin, utilisez la liste déroulante Afficher les noms de pour sélectionner la liste de contacts désirée. 3. Entrez le nom d'un destinataire ou sélectionnez le nom d'un groupe ou d'un destinataire de la liste de contacts. 4. Cliquez . Le destinataire est ajouté à la liste des Destinataires. Remarque : Si la Destination préférée est un email, le fax sera envoyé à cette adresse email, et non à un numéro de fax. Voir Contacts du carnet d'adresses à la page 29. Remarque : Tout destinataire de la liste des Destinataires du fax peut être ajouté à votre carnet d'adresses en cliquant sur
.
Sélectionner un destinataire lorsque le carnet d'adresses n'est pas affiché Comment sélectionner un destinataire de fax à partir d'un carnet d'adresses dans SendFAX, lorsque le carnet d'adresses n'est pas affiché dans l'interface. 1.
Dans SendFAX, cliquez sur ou sur le bouton À. SendFAX affiche le carnet d'adresses dans une fenêtre séparée.
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2. Au besoin, vous pouvez utiliser la liste des valeurs valides provenant de la liste déroulante Afficher les noms de et choisir un carnet d'adresses et une liste de contacts. 3. Entrez le nom ou sélectionnez le destinataire dans le carnet d'adresses. 4. Cliquez . Le destinataire est ajouté à la liste des Destinataires. Remarque : Il est possible d'ajouter plusieurs destinataires de cette manière. Remarque : Si la Destination préférée est un email, le fax sera envoyé à cette adresse email, et non à un numéro de fax. Voir Contacts du carnet d'adresses à la page 29. 5. Cliquez OK pour fermer le carnet d'adresses.
Modifier la liste de destinataires Comment modifier les paramètres de la liste de destinataires dans SendFAX. Il est possible que vous ayez à changer les informations ou les paramètres des destinataires après avoir ajouté ces derniers à la liste de Destinataires. Remarque : Les modifications appliquées de cette manière aux destinataires n'affectent pas les informations contenues dans le carnet d'adresses, mais seulement celles du fax qui sera émis. Voici les actions possibles : Modifier les informations sur les destinataires Cette option vous permet de changer les informations sur les destinataires, uniquement pour le fax à émettre, sans rien modifier dans le carnet d'adresses. Sélectionnez le destinataire dans la liste de Destinataires du fax et cliquez sur
.
Changer l'adresse d'un destinataire Cette option peut être utile lorsque l'un de vos contacts possède plus d'un numéro de fax ou plus d'une adresse email, et lorsque vous souhaitez sélectionner un autre numéro que le numéro utilisé par défaut pour le fax à émettre. Faites un clic droit sur le destinataire dans la liste de Destinataires du fax, sélectionnez Destinations et choisissez le numéro de fax ou l'adresse email à utiliser pour la transmission.
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Filtrer la liste de destinataires pour la transmission Cette option vous permet de désélectionner ou de sélectionner des destinataires dans la liste de Destinataires afin de leur envoyer ou non le présent fax. Cela peut être utile si vous souhaitez adresser deux versions légèrement différentes d'un même fax à deux ensembles de personnes faisant partie de la même liste de destinataires. Cochez ou décochez la case en regard du nom de chaque destinataire concerné, dans la liste de Destinataires. Remarque : Une fois que le fax est envoyé au premier ensemble de destinataires, la liste de destinataires et le fax sont toujours affichés ; ainsi, vous pouvez modifier le fax et l'envoyer à un second ensemble de destinataires simplement en cochant et décochant des cases. Supprimer un destinataire de la liste Cette option supprime simplement le destinataire de la liste de Destinataires. Remarque : Il n'est pas possible d'annuler cette action. Sélectionnez le destinataire dans la liste de Destinataires du fax et cliquez sur
.
Modifier les paramètres de transmission
Modifier les informations sur l'expéditeur ou l'entreprise Comment modifier les informations apparaissant sur un fax dans SendFAX. Vous devez posséder les droits de modification à ce niveau. Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter l'administrateur. Il est possible que vous ayez besoin de modifier les information de l'expéditeur et de l'entreprise expéditrice qui apparaîtront sur le fax à envoyer, sans que cela modifie ces informations enregistrées dans la base de données de XMediusFAX. Vous pouvez, par exemple, modifier ces informations lorsque vous envoyez un fax au nom d'un autre utilisateur. Les changements apportés aux informations sur l'expéditeur ou sur l'entreprise ne s'appliquent qu'au fax en cours de préparation ; la prochaine fois que vous utiliserez SendFAX, toutes ces informations seront de nouveau tirées de la base de données du serveur de fax. Remarque : Vous pouvez cependant choisir l'option de mémoriser vos modifications pour toutes les transmissions par SendFAX à venir. Cela n'affectera pas, de toute façon, vos informations réelles telles qu'elles sont enregistrées dans la base de données. Pour procéder à ces modifications : 1. Cliquez . 2. Dans l'onglet Informations émetteur, cochez la case Utiliser lors de l'émission les informations personnalisées de l'émetteur et de l'organisation.
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vous pouvez à présent modifier les champs. Remarque : Si vous cochez la case Mémoriser mes informations, les modifications seront également appliquées aux transmissions ultérieures avec SendFAX. 3. Pour modifier les informations sur l'entreprise émettrice, sélectionnez l'onglet Informations organisation
4. Cliquez sur OK pour appliquer les informations au fax.
Modifier les paramètres d'envoi des fax Comment modifier les paramètres d'envoi d'un fax dans SendFAX.
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Vous devez posséder les droits de modification à ce niveau. Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter l'administrateur. Les paramètres de transmission incluent la priorité du fax, le nombre de tentatives de renvoi ainsi que les options de notification. 1. Sélectionnez Édition > Propriétés du fax. 2. Sélectionnez l'onglet Options.
3. Cochez la case Utiliser des options d'émission personnalisées. Remarque : Cela appliquera les paramètres de fax personnalisés à toutes les futures trasnmissions. Pour changer les paramètres pour une seule transmission, vous devez retourner dans cet écran et décocher la case Utiliser des options d'émission personnalisées. 4. Utilisez la liste déroulante Priorité pour sélectionner Haute, Normal ou Faible. 5. Entrez un Nombre d' essais. La valeur maximale est 99. 6. Pour activer ou désactiver les notifications pour le fax, cochez ou décochez les cases Notifier lors du succès de l'émission ou Notifier lors de l'échec de l'émission. 7. Pour activer ou désactiver la réception d'une seule notification (un résumé) après l'émission d'un fax en diffusion, cochez ou décochez la case Notifier la diffusion. Remarque : Activer ce type de notification ne désactive pas les autres notifications de fax sortants. Si vous laissez cochées les cases Notifier le succès et Notifier l'échec, le profil reste configuré pour recevoir des notifications pour toutes les communications de fax à l'intérieur d'une diffusion. 8. Si vous souhaitez différer l'envoi du fax en cours de préparation, cochez la case Différer l'émission et entrez la date et l'heure pour le délai. Remarque : Le délai de transmission ne s'appliquera qu'aux transmissions de fax vers des numéros de fax. Les transmissions de fax vers des adresses email seront émises immédiatement. 9. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres à la transmission.
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Envoyer un fax avec une résolution spécifique Avant d'envoyer un fax, vous pouvez changer sa résolution en suivant la procédure :Paramétrer la résolution d'impression de fax par défaut à la page 16.
Afficher les carnets d'adresses Comment afficher le carnet d'adresses dans l'interface de SendFAX. 1. Pour afficher un carnet d'adresses : Sélectionnez la source de vos contacts : a) Dans la barre de menu, sélectionnez Affichage > Options. b) Sélectionnez Carnet d'adresses XMediusFAX ou Carnet d'adresses MAPI. c) Cliquez sur OK. 2. Sélectionnez Affichage > Annuaire, puis choisissez Affichage droite ou Affichage gauche, selon l'affichage que vous souhaitez obtenir.
Illustration 1 : L' “Affichage droite”
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
Illustration 2 : L'“Affichage gauche”
Remarque : Lorsque le carnet d'adresse est affiché, vous pouvez masquer ou afficher les champs d'adressage manuel (À, Organisation and Destination) en utilisant le bouton au-dessus de la liste des Destinataires.
ou le bouton
3. Si vous possédez plus d'une liste de contacts dans votre carnet d'adresses, vous pouvez les afficher alternativement à l'aide de la liste déroulante Afficher les noms de. 4. Si vous souhaitez retirer le carnet d'adresses de l'interface de SendFAX : a) Sélectionnez Affichage > Annuaire. la sélection active d'affichage apparaît cochée dans le sous-menu. b) Sélectionnez cet élément coché. Le carnet d'adresses disparaît de l'interface de SendFAX. Remarque : Il est considéré dans ce manuel que l'interface SendFAX affiche les renseignements contenus dans le carnet d'adresse à droite.
Envoyer un fax par ligne de commande avec SendFAX Comment envoyer un fax en mode silencieux. Remarque : Cette section s'adresse à des utilisateurs avancés. Il est possible d'accélérer l'envoi d'un fax avec SendFAX en envoyant ce dernier par ligne de commande au lieu d'ouvrir l'application. À partir du dossier chemin_d'installation\client, entrez la ligne de commande suivante : SendFax.exe
Remarque : Cette commande ouvre l'application SendFAX. Les arguments disponibles pour la ligne de commande sont :
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Chapitre 2 | Faxer à l'aide de SendFAX
• • • •
/c: Pour entrer les informations concernant le destinataire /a: Pour mettre un fichier en pièce jointe /s: Pour indiquer le sujet du fax /q: Pour envoyer le fax et quitter le processus automatiquement Lorsque cet argument est absent, SendFAX
s'ouvre avec toutes les destinations et vous devez cliquer sur le bouton Envoyer pour envoyer les fax. Remarque : Les tirets devant les arguments peuvent être remplacés par des barres obliques. Important : Les informations fax= ou email= doivent être présentes dans les informations du destinataire (/c), sinon le fax ne sera pas envoyé. Le numéro de fax ou l'adresse email doivent être valides. Pour envoyer à une adresse email, l'information fax= ne doit pas être présente dans les informations du destinataire ; si les deux fax= et email= y apparaissent, seul le numéro de fax sera pris en compte. Une ligne d'informations de destinataire doit être créée pour chaque numéro de fax et chaque adresse email. Par exemple : SendFax.exe /s "Voici le sujet" /a "pièce_jointe.tif" /c "fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MonOrganisation" /
[email protected]"/c "fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MaCompagnie" /c "
[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q
Dans cet exemple, le fax aurait : • • •
“Voici le sujet” comme sujet “pièce_jointe.tif” comme pièce jointe Trois destinataires ; • • •
•
Jane Smith, 514.123.4567, MonOrganisation,
[email protected] John Smith, 514.765.4321, MaCompagnie Robert Pepper,
[email protected], Example & Co.
Été envoyé en mode silencieux (/q)
Les deux premiers sont envoyés à des numéros de fax et le troisième à une adresse email. Voici la liste des champs valides pour l'envoi de fax par ligne de commande : Champs
Description
dear=, first= ou fn=, last= ou ln=
Informations de base concernant le destinataire
address=, city=, state=, zipcode=, country=
Coordonnées postales du destinataire
phone=, pager=, cellular=, email=, fax=
Informations de contact du destinataire
company= ou co=, jobtitle=
Compagnie et titre du destinataire
billingcode= ou bc=, subbillingcode= ou sbc=
Code de facturation et sous-code de facturation du destinataire
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
Chapitre 3
Gérer vos contacts (pour SendFAX)
Aperçu Le Carnet d'adresses permet d'enregistrer les informations relatives aux destinataires pour SendFax. Ces informations peuvent inclure le nom du contact, son numéro de fax, son adresse, le nom et l'adresse de son entreprise, etc. Le nombre de contacts n'est pas limité. Vous pouvez accéder au carnet d'adresses lorsque vous utilisez l'application SendFAX et que vous recherchez un destinataire à l'intérieur du carnet d'adresses. XMediusFAX fournit un carnet d'adresses vierge. Il se trouve à l'intérieur du répertoire Compresser la base de données.
Recherche dans le carnet d'adresses Le carnet d'adresses offre deux types de recherche : la recherche de base et la recherche avancée. La recherche de base permet de trouver un contact individuel, à l'aide du Nom, Prénom, et Numéro de fax. La recherche avancée permet de préciser un plus grand nombre de critères. Vous pouvez choisir un champ au hasard, parmi tous les champs qui sont disponibles dans le carnet d'adresses. De plus, vous pouvez rechercher plus d'un contact à la fois. Vous pouvez enregistrer et réutiliser les deux types de recherche. Les sections qui suivent vous fourniront tous les détails comment faire des recherches.
Rechercher un contact 1. Dans le carnet d'adresses, sélectionnez Outils > Rechercher Contacts. Le carnet d'adresse offre les critères de recherche suivants : Nom, Société, Numéro de fax et Ville.
2. Entrez les données appropriées. Remarque : Appuyez sur
pour remplacer le champ Ville par État/Province ou Pays.
3. Sélectionnez Enregistrer sous et entrez un nom pour enregistrer la recherche. Remarque : Vous pouvez rappeler et lancer une recherche enregistrée à l'aide de l'option Afficher les noms de, en haut à droite de la fenêtre du carnet d'adresses. Les recherches apparaissent sous l'en-tête Affichage. 4. Cliquez sur Rechercher maintenant. 5. Au besoin, cliquez sur Avancé pour effectuer une recherche avancée. Pour les détails sur la recherche avancée, référez-vous à la prochaine section, Recherche avancée à la page 34.
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
Recherche avancée 1. Dans le carnet d'adresses, sélectionnez Outils > Recherche avancée.
Remarque : Par défaut, la liste de contacts courante est sélectionnée. Utilisez Parcourir afin de sélectionner ou désélectionner des listes de contacts. 2. Sous Nouveau critère, utilisez Champ pour sélectionner un type d'informations. 3. Utilisez la liste déroulante Condition afin de sélectionner un type de condition. Les conditions sont contient, est identique, commence par, ne contient pas, est vide et n'est pas vide. 4. Sous Valeur, entrez une chaîne qui représente les résultats attendus. Les conditions est vide et n'est pas vide ne nécessitent aucune saisie dans Valeur. 5. Cliquez sur Ajouter à la liste. Remarque : Vous pouvez préciser un ou plusieurs critères. Cliquez sur Supprimer pour toute correction. 6. Sous Options, sélectionnez Répondre à au moins un critère lorsque deux critères ou plus sont énumérés et l'un de ces critères est rencontré. Remarque : Pour appliquer tous les critères à la recherche, sélectionnez Répondre à tous les critères. 7. Sélectionnez Enregistrer sous et entrez un nom pour enregistrer la recherche. Remarque : Les recherches enregistrées peuvent être utilisées et exécutées à partir de la liste déroulante Afficher les noms de. Les recherches apparaissent sous l'en-tête Affichage. 8. Cliquez sur Rechercher maintenant.
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
9. Au besoin, cliquez sur Nouvelle recherche pour créer une nouvelle recherche.
Sources de données externes Vous pouvez importer des sources de données externes dans un carnet d'adresses, qu'il s'agisse d'une nouvelle liste de contacts ou d'une liste de contacts existante. Lorsque les contacts font partie du carnet d'adresses, ils peuvent être mis à jour comme n'importe quel autre contact. Voici des sources possibles de données externes : • • • • • • •
XMediusFAX Carnet d'adresses Un fichier texte séparé par des virgules (.csv). Microsoft Excel Microsoft Access Une source de données compatible ODBC (Open DataBase Connectivity) Borland dBASE III, IV, et 5 Symantec ACT!
La plupart du temps, la source de données externe est une base de données ou une feuille de données contenant les noms et numéros de fax des contacts. En important les données, vous importez les noms et numéros de fax à l'intérieur de la liste de contacts actuelle. La source de données externe doit être correctement organisée, de sorte que les noms des champs qui la composent correspondent aux champs du Carnet d'adresses. Par exemple, le champ intitulé Nom de la source de données externe peut inclure le nom et le prénom. Par contre, le Nom et le Prénom sont deux champs distincts dans le carnet d'adresses. Il se pourrait que vous désiriez mettre à jour la source de données externe avant de l'importer. Il se peut que vous ayez à lier les champs de la table ou du tableur aux champs qui sont offerts par le carnet d'adresses. Lorsque les noms des champs ressemblent à ceux du carnet d'adresses, XMediusFAX effectue automatiquement l'équivalence entre les champs. Advenant le cas où un champ n'est pas lié automatiquement, il est toujours possible d'effectuer l'équivalence de façon manuelle.
Importer une source de données externe Bien que d'autres formats soient acceptés, cet exemple importe des renseignements contenus à l'intérieur d'une feuille de calcul de Microsoft Excel. 1. Dans le carnet d'adresses, sélectionnez Fichier > Ouvrir pour ouvrir le carnet d'adresses approprié. Remarque : Au besoin, vous pouvez utiliser Afficher les noms de pour choisir la liste de contacts appropriée. 2. Sélectionnez Fichier > Importer. 3. Utilisez Sélectionner le format de la base de données pour sélectionner Excel. Remarque : Cliquez sur La première ligne du fichier contient les noms de champ lorsque la première rangée de la feuille de données représente le nom des champs ou les en-têtes de colonne. 4. Entrez le chemin et le nom du fichier. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir et naviguer jusqu'au fichier désiré. Sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton OK. 5. Cliquez sur Suivant. 6. Choisissez la feuille de données qui contient les données.
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
7. Cliquez sur OK. Le carnet d'adresses tente d'établir une correspondance entre les champs. Cependant, il faudra établir une correspondance manuelle pour les champs qui ne trouveront pas d'équivalence. Pour ce faire, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris à l'intérieur de la colonne de droite sous l'appellation Aucun lien. Une liste déroulante affiche la liste de tous les champs disponibles à l'intérieur du carnet d'adresses. Utilisez Correspondance pour indiquer au carnet d'adresses d'appliquer la correspondance la plus adéquate. Cliquez sur le bouton Rétablir pour annuler toutes les correspondances et recommencer de zéro. 8. Cliquez sur Terminer.
À propos du lien vers une source de données externe Vous pouvez lier des sources de données externes à un carnet d'adresses. Une source de données externe liée est toujours considérée comme une nouvelle liste de contacts distincte. XMediusFAX attribue le nom du tableau ou de la feuille de calcul à la liste de contacts. Le nom, qui doit être unique, peut être modifié durant l'établissement de la correspondance ou après à partir du menu Édition > Renommer. Il apparaît ensuite dans le champ Liste des contacts. Vous ne pouvez pas lier les données d'une source externe à l'intérieur d'une liste de contacts existante. Les contacts provenant d'une liste de contacts liée ne peuvent être modifiés ou mis à jour à partir de XMediusFAX. Le carnet d'adresses affiche les renseignements dans un mode lecture uniquement. Si vous désirez modifier les renseignements provenant d'une liste de contact liée, vous devez effectuer une mise à jour du fichier source. Les contacts liés ne peuvent être assignés à un groupe. De plus, aucun contact provenant d'une liste liée ne peut être ajouté ou supprimé à l'intérieur du Carnet d'adresses XMediusFAX. Les champs sont liés de façon dynamique. Pour cette raison, les changements effectués à la source se reflètent à l'intérieur de la liste liée. Vous pouvez mettre à jour les liens d'une liste de contacts. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau champ à la source ou si vous y modifiez le nom d'un champ existant, il pourrait être nécessaire de le lier avec un champ spécifique du Carnet d'adresses. Référez-vous à la prochaine section pour un exemple. Lier une source de données externe
Bien que d'autres formats soient disponibles, cet exemple importe des renseignements contenus à l'intérieur d'une feuille de calcul de Microsoft Excel. 1. Dans le carnet d'adresses, sélectionnez Fichier > Lier. 2. Utilisez Sélectionner le format de la base de données pour sélectionner Excel. 3. Cliquez sur La première ligne du fichier contient les noms de champ lorsque la première rangée de la feuille de données représente le nom des champs ou les en-têtes de colonne. 4. Entrez le chemin et le nom du fichier. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir et naviguer jusqu'au fichier désiré. Sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton OK. 5. Cliquez sur Suivant. 6. Choisissez la feuille de données qui contient les données. 7. Cliquez sur OK. Le carnet d'adresses tente d'établir une correspondance entre les champs. Cependant, il faudra établir une correspondance manuelle pour les champs qui ne trouveront pas d'équivalence. Pour ce faire, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris à l'intérieur de la colonne de droite sous l'appellation Aucun lien. Une liste déroulante affiche la liste de tous les champs disponibles à l'intérieur du carnet d'adresses.
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
Utilisez Correspondance pour indiquer au carnet d'adresses d'appliquer la correspondance la plus adéquate. Cliquez sur le bouton Rétablir pour annuler toutes les correspondances et recommencer de zéro. 8. Cliquez sur Terminer.
Mettre à jour une source de données externe liée
1. Dans le carnet d'adresses, utilisez le menu déroulant afin de choisir la liste de contacts liée. 2. Sélectionnez Fichier > Lier champs. La fenêtre Définir le lien apparaît. 3. Utilisez la liste déroulante en cliquant à la droite du champ que l'on désire mettre à jour. 4. Sélectionnez le champ du carnet d'adresses qui correspond le mieux à celui de la source externe. 5. Cliquez sur Terminer. Remarque : Le bouton Rétablir rétablit tous les champs du carnet d'adresses à Aucun lien. Le bouton Rétablir peut être utilisé lorsque plusieurs changements ont été apportés à une source de données externe et que plusieurs liens doivent être assignés manuellement.
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Chapitre 3 | Gérer vos contacts (pour SendFAX)
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
Chapitre 4
Visualiser les fax
Aperçu Vous pouvez visualiser un fax dans divers logiciels, que l'image soit en TIFF ou en PDF. Si vous préférez le format TIFF, vous pouvez utiliser le visualiseur de XMediusFAX comme application par défaut pour visualiser les fax. Si le visualiseur est installé sur votre ordinateur, il s'ouvre automatiquement lorsque vous sélectionnez la fonction de visualisation pour un fax à partir de votre liste de fax. À l'aide du visualiseur, vous pouvez : • •
avoir un aperçu global du fax à l'aide d'une vue réduite de toutes ses pages faire pivoter les pages du fax et utiliser un outil de zoom pour un meilleur affichage
Mais aussi : • • • •
annoter le fax imprimer le fax envoyer le fax par email enregistrer une copie locale du fax
Lancement du visualiseur Parmi vos applications XMediusFAX installées, choisissez Visualiseur de TIFF. Remarque : Lorsque vous choisissez de visualiser un fax à partir de votre liste de fax, le fax s'ouvre automatiquement dans le visualiseur. Le visualiseur s'affiche, tel que montré dans l'image suivante (avec un exemple de fax) :
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
Dans le haut de la fenêtre sont disponibles plusieurs outils (listés dans la section : Éléments de la barre de menus et icônes associées à la page 40). À gauche se trouvent les vues réduites, où sont visibles toutes les pages du fax, et à droite se trouve la vue principale, où est affichée la page sélectionnée dans les vues réduites.
Éléments de la barre de menus et icônes associées Le menu Fichier Ouvrir
Permet d'ouvrir un fichier TIFF existant. Le format TIFF est utilisé pour les fichiers de fax.
Imprimer fax
Envoie le contenu des fax à l'imprimante.
Envoyer à ➤ Messagerie
Lance le logiciel de messagerie par défaut et place le fax comme fichier joint de l'e-mail.
Enregistrer sous
Permet de sauvegarder une copie du fax (ou une partie) sous un nouveau nom.
Le menu Affichage Le menu Affichage permet d'accéder aux options Barre d'outils principale et Barre d'outils annotation. Celles-ci permettent d'afficher ou de masquer les barres d'outils correspondantes. Le menu Page Premier
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Affiche le contenu de la première page du fax à l'intérieur de la fenêtre du visualiseur.
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
Précédente
Affiche le contenu de la page précédente du fax à l'intérieur de la fenêtre du visualiseur.
Suivante
Affiche le contenu de la page suivante du fax à l'intérieur du visualiseur.
Dernière
Affiche le contenu de la dernière page du fax à l'intérieur du visualiseur.
Rotation de la page vers la gauche
Exécute la rotation du contenu de la fenêtre de 90 degrés vers la gauche.
Inversion de la page
Exécute la rotation du contenu de la fenêtre de 180 degrés.
Rotation de la page vers la droite
Exécute la rotation du contenu de la fenêtre de 90 degrés vers la droite.
Rotation de toutes les pages Exécute la rotation de toutes les pages d'un fax de 90 degrés vers la vers la gauche gauche. Inversion de toutes les pages Exécute la rotation de toutes les pages de 180 degrés. Rotation de toutes les pages Exécute la rotation de toutes les pages d'un fax de 90 degrés vers la droite. vers la droite Propriétés
Affiche les propriétés de la page, le mode de compression ainsi que la résolution et la taille de l'image.
Le menu Zoom Zoom avant
Affiche le document au prochain niveau d'agrandissement.
Zoom arrière
Affiche le document au prochain niveau de réduction.
Ajuster à la hauteur
Affiche à l'échelle le document pour que toute la hauteur de la fenêtre soit utilisée.
Ajuster à la largeur
Affiche à l'échelle le document pour que toute la largeur de la fenêtre soit utilisée.
Meilleur ajustement
Optimise l'échelle du document en fonction de la fenêtre du visualiseur.
25% à 200%
Indique le pourcentage prédéfini pour l'usage du zoom.
100%
La taille d'affichage par défaut.
Personnalisé
Affiche à l'échelle de votre choix.
Le menu Annotation Les annotations sont des notes et objets ajoutés à un document à l'aide d'applications externes telles que SendFAX et le Visualisateur de TIFF. Pour plus d'informations à propos des annotations, référez-vous au chapitre traitant de ce sujet (Aperçu à la page 45). Le menu Vues réduites Le menu Vues réduites propose trois tailles d'affichage de vues réduites dans le volet gauche du visualiseur.
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
Utiliser le visualiseur Ouvrir un fax dans le visualiseur Pour ouvrir un fax dans le visualiseur à partir d'un fichier, sélectionnez Fichier ➤ Ouvrir et naviguez jusqu'au fichier souhaité. Remarque : Le fichier doit être un fichier TIFF généré par le serveur de fax. Il peut contenir plusieurs pages. Ouvrir un fax à partir de la liste de fax Il est possible d'afficher un fax directement à partir de votre liste de fax (reçus ou émis) en sélectionnant la fonction de visualisation pour le fax concerné. Le visualiseur s'ouvre alors automatiquement. Remarque : Les fax ouverts à partir de votre liste de fax sont enregistrés sur le serveur et ne peuvent être modifiés. Cependant, vous pouvez enregistrer une copie locale du fax si vous souhaitez conserver les modifications que vous y avez apportées à l'aide du visualiseur. (voir Enregistrer une copie locale d'un fax à la page 42). Gérer les paramètres d'affichage du visualiseur Le visualiseur permet de modifier l'affichage des fax de plusieurs manières, en utilisant les outils d'affichage (voir Le menu Page à la page 40 et Le menu Zoom à la page 41). Par ailleurs, la vue réduite (à gauche) permet d'avoir une vue globale du fax lorsqu'il contient plusieurs pages, et de parcourir facilement ces pages (voir Le menu Vues réduites à la page 41). Remarque : Par défaut, les pages se suivent verticalement, mais il est possible d'agrandir la vue réduite vers la droite pour les faire s'afficher côte-à-côte en lignes si le fax contient un nombre important de pages. Ajouter des annotations Pour ajouter des annotations à votre fax, veuillez consulter le chapitre traitant de ce sujet : Aperçu à la page 45. Enregistrer une copie locale d'un fax Si vous apportez des modifications à un fax, par exemple, en lui ajoutant des annotations, vous voudrez certainement sauvegarder ce fax sur votre disque dur tout en laissant l'original intact. Pour enregistrer une copie localement, sélectionnez Fichier ➤ Enregistrer sous, choisissez l'emplacement et entrez le nom du nouveau fichier. L'extension .tif s'applique automatiquement. Remarque : Si le fax a été ouvert à partir d'un fichier local, vous pouvez aussi sélectionner Fichier ➤ Enregistrer si vous souhaitez mettre à jour ce fichier sans créer une copie. Si vous désirez sauvegarder partiellement votre fax (uniquement certaines pages), sélectionnez l'option Étendue des pages et entrez les pages souhaitées dans le champ. Par exemple : • • •
1-5, si vous souhaitez sauvegarder les pages de 1 à 5. 1,5, si vous souhaitez sauvegarder les pages 1 et 5. 1,3-5 si vous souhaitez sauvegarder les pages 1, 3, 4 et 5.
Remarque : Vous pouvez faire une combinaison.
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
Imprimer un fax à l'aide du visualiseur Pour imprimer un fax à l'aide du visualiseur, sélectionnez Fichier ➤ Imprimer fax. Envoyer un fax par e-mail à l'aide du visualiseur Pour envoyer un fax par e-mail à l'aide du visualiseur, sélectionnez Fichier ➤ Envoyer à ➤ Messagerie.
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Chapitre 4 | Visualiser les fax
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Chapitre 5 | Utiliser les annotations
Chapitre 5
Utiliser les annotations
Aperçu Les annotations sont des notes et objets ajoutés à un fax à l'aide de SendFAX ou du Visualisateur de TIFF. Il existe cinq types d'annotations : texte, ligne, rectangle, timbre et surligneur. Les annotations sont ajoutées au contenu du fax simplement en cliquant sur le type d'annotation désiré puis en traçant un rectangle sur la page affichée et en ajoutant du texte au besoin. La taille et l'emplacement de toutes les annotations peuvent être modifiés à l'intérieur de la page. Les annotations peuvent également être formatées. La couleur et l'épaisseur des traits peuvent être assignées aux lignes et aux rectangles. Les annotations ajoutées ne sont pas permanentes. Elles sont en surimpression sur la page du document, puis incorporées au fichier TIFF lorsque vous transmettez le document. Le document original demeure intact. Remarque : La fonction d'annotations ne peut pas être utilisée sur des pages de garde lors de la composition d'un fax à l'aide de SendFAX.
Types d'annotation Il existe cinq types d'annotations disponibles dans le menu ou la barre d'outils Annotation : Texte
insère une boîte de texte sur la page. Entrez le texte immédiatement après avoir tracé la boite. Vous pouvez ajuster la taille des boîtes de texte en cliquant sur les extrémités et en les ajustant avec le curseur.
Ligne
trace une ligne sur la page.
Rectangle
trace un rectangle sur la page.
Timbre
affiche une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner un fichier bitmap (.bmp). Sélectionnez le fichier bitmap souhaité et glissez le curseur de façon à tracer un rectangle. Le timbre choisi est inscrit sur la page. Remarque : Comme les annotations, les timbres peuvent être sélectionnés et leur taille modifiée.
Surligneur
dessine un rectangle de couleur jaune. A utiliser pour mettre en évidence une portion du texte qui est importante.
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Chapitre 5 | Utiliser les annotations
Gérer les annotations Voici les actions qu'il vou est possible de réaliser avec les annotations : Ajouter une annotation pour ajouter une annotation, sélectionnez l'un des types d'annotations dans la barre d'outils des annotations, puis dessinez-la en cliquant et en glissant le curseur sur la page. Remarque : • •
Dans le cas d'une annotation bitmap, vous devez avant tout sélectionner une image (seulement des fichiers portant l'extension .bmp) par l'intermédiaire d'une fenêtre Ouvrir. Dans le cas d'une annotation texte, vous pouvez directement écrire le texte dans la zone après sa création.
Toutes les annotations sont des objets modifiables qui sont placés sur la page sur laquelle vous les dessinez. Pour cette raison, il vous est possible de les déplacer, de les redimensionner ou de les reformater par la suite (voir les sections suivantes). Sélectionner une annotation Pour pouvoir sélectionner une annotation qui a déjà été créée, vous devez enfoncer le bouton le pointeur. Vous pouvez ensuite cliquer sur l'annotation pour la sélectionner.
pour activer
Remarque : Il est aussi possible de sélectionner ou de désélectionner toutes les annotations d'une page en sélectionnant Annotations ➤ Sélectionner tout ou Annotations ➤ Désélectionner tout. Déplacer une annotation Pour déplacer une annotation, glissez-la et déposez-la simplement vers un nouvel emplacement sur la page. Redimensionner une annotation Pour redimensionner une annotation, sélectionnez-la, puis utilisez les poignées qui apparaissent (carrés noirs autour de l'annotation) pour lui donner de nouvelles dimensions. Appliquer un format à une annotation Il est possible de modifier les propriétés visuelles d'une annotation de type ligne, rectangle ou texte. Pour ce faire, sélectionnez l'annotation et cliquez sur • •
dans la barre d'outils des annotations :
Pour des annotations de type ligne et rectangle, vous pouvez modifier la couleur et l'épaisseur des traits. Pour des annotations texte, vous pouvez modifier toutes les propriétés de la police de caractères, ainsi que la couleur de l'arrière-plan.
Modifier une annotation texte Pour modifier le texte d'une annotation texte, sélectionnez simplement l'annotation et entrez le nouveau texte. Remarque : Il est aussi possible de modifier le texte en accédant aux propriétés de l'annotation (voir la section précédente).
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Chapitre 5 | Utiliser les annotations
Supprimer une annotation Pour supprimer une annotation, sélectionnez-la, puis cliquez sur
dans la barre d'outils des annotations.
Masquer ou afficher les annotations Si vous souhaitez masquer ou afficher les annotations que vous avez créées, sélectionnez Annotations ➤ Voir annotations.
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Chapitre 5 | Utiliser les annotations
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
Chapitre 6
Utilitaires de fax pour applications courantes
Présentation XMediusFAX met à votre disposition plusieurs utilitaires qui vous permettront d'envoyer des fax directement depuis vos applications courantes. Ces utilitaires peuvent être divisés en deux types : •
Des pilotes d'imprimante, utilisés comme des imprimantes normales, qui convertissent votre document courant en un fichier TIFF ajouté en pièce jointe à un fax destiné à être envoyé en utilisant : • • •
•
SendFax (voir Faxer à partir d'applications Windows en utilisant SendFAX à la page 49) un email (voir Faxer à partir d'applications Windows en utilisant le pilote XMPrintToMail à la page 50) L'outil de composition de fax du client Web (voir Faxer depuis les applications Windows à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer à la page 51)
Fonctionnalités de fax intégrées : •
Macros de fax utilisables dans MS Word ou dans OpenOffice.org Writer (voir Envoyer un fax en utilisant le module Fax pour MS Word à la page 51 et Envoyer un fax en utilisant les macros de fax pour OpenOffice.org Texte à la page 54). Remarque : Les macros de fax utilisent SendFAX pour finaliser les envois.
•
La fonctionnalité Microsoft Office Internet Fax Service (voir Envoyer un fax en utilisant le service de télécopie Internet de Microsoft Office à la page 57).
Faxer à partir d'applications Windows en utilisant SendFAX Si SendFAX a été installé sur votre ordinateur, vous pouvez envoyer un fax à partir de n'importe quelle application Windows installée sur votre système qui permette l'impression. Les mêmes étapes peuvent être suivies avec n'importe quelle de ces applications Windows. 1. Ouvrez le document à faxer à l’aide de l’application appropriée. Remarque : Ce peut être, par exemple, un document MS Word que vous venez de créer et de sauvegarder. 2. Accédez aux options d’impression de l’application (c’est à dire Imprimer... dans le cas de MS Word). 3. Sélectionnez l’imprimante XMediusFAX dans la liste des imprimantes disponibles.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
Remarque : Si vous souhaitez ajuster la résolution de votre fax, accédez à Propriétés ➤ Qualité/papier ➤ Avancé. Le champ Graphique-Qualité d’impression vous permet de choisir la qualité de résolution – Basse(200x100), Haute(200x200), Fine(300x300) ou Ultra Fine(400x400). Après validation, la nouvelle résolution reste active jusqu’à ce que vous la changiez de nouveau. Si la résolution par défaut du pilote d'impression est supérieure au niveau de résolution défini dans le profil utilisateur, SendFAX bloque les fichiers convertis, ouvre une fenêtre d'alerte pour l'utilisateur et reste ouvert. 4. Cliquez sur OK. SendFAX démarre – avec l'interface complète ou réduite, selon vos paramètres SendFAX (voir Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15). Remarque : Vous pouvez imprimer des documents additionnels vers le fax à envoyer en répétant les étapes précédentes (depuis la même application ou n'importe quelle autre). 5. Adressez le fax. Remarque : Le minimum nécessaire est un numéro de fax ; l'interface complète de SendFAX permet de bénéficier d'autres fonctionnalités d'adressage (objet, destinataires multiples, carnet d'adresses...). Pour plus d'informations, voir Aperçu à la page 5. Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur. 6. Cliquez sur Envoyer.
Faxer à partir d'applications Windows en utilisant le pilote XMPrintToMail Le pilote d’impression XMPrintToMail vous permet d’émettre des fax à partir de n’importe quelle application Windows comme si vous l’imprimiez de cette application. Ce pilote convertit le document au format TIFF et le place dans un e-mail en tant que pièce jointe. Remarque : Pour être en mesure d’utiliser XMPrintToMail, le serveur de fax doit être interconnecté avec un système de messagerie électronique. Pour faxer à partir d’une application Windows : 1. Ouvrez le document à faxer à l’aide de l’application appropriée. Remarque : Ce peut être, par exemple, un document MS Word que vous venez de créer et de sauvegarder. 2. Accédez aux options d’impression de l’application (c’est à dire Imprimer... dans le cas de MS Word). 3. Sélectionnez l’imprimante XMPrintToMail dans la liste des imprimantes disponibles. 4. Si vous souhaitez ajuster la résolution de votre fax, accédez à Propriétés ➤ Qualité/papier ➤ Avancé. Le champ Graphique-Qualité d’impression vous permet de choisir la qualité de résolution du fichier TIFF à créer, Basse(200x100) ou Haute(200x200). Remarque : Après validation, la nouvelle résolution reste active jusqu’à ce que vous la changiez de nouveau.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
Remarque : Lorsque vous utilisez XMPrintToMail, si la résolution par défaut du pilote d'impression est supérieure au niveau de résolution défini dans le profil utilisateur, vous recevrez un message d'erreur. 5. Imprimez le document. Votre logiciel de messagerie électronique par défaut s’ouvre, et un nouvel e-mail est créé, dans lequel le document a été inséré en tant que pièce jointe (fichier TIFF). 6. Adressez votre e-mail selon les caractéristiques propres à votre logiciel de messagerie électronique, comme pour envoyer un fax. Vous pouvez soit sélectionner un contact de votre liste (ce contact doit avoir un numéro de fax), soit entrer dans le champ d’adresse un numéro de fax en utilisant la syntaxe appropriée. Remarque : Par exemple : •
Dans MS Outlook, entrez : [FAX:1234567890]
•
Dans IBM Notes, entrez :
[email protected]
Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur. 7. Achevez la composition et les sélections de configuration de votre fax. 8. Envoyez le message.
Faxer depuis les applications Windows à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer Le pilote d'imprimante Web Fax Composer permet d'envoyer des fax par l'interface Accès Web en imprimant des documents à partir de n'importe quelle application Windows. Ce pilote d'imprimante convertit le document en un fichier TIFF et le télécharge en tant que pièce jointe vers l'interface Web de composition de fax. Voir Ajouter des pièces jointes à un fax à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer à la page 138
Envoyer un fax en utilisant le module Fax pour MS Word Deux fonctions ont été intégrées pour envoyer des fax avec XMediusFAX à partir de MS Word : • •
La fonctionnalité Envoi de fax, qui permet d'envoyer simplement votre document en cours en tant que fax. La fonctionnalité Multi-diffusion de fax, qui permet d'envoyer en diffusion un fax au contenu dynamique en utilisant la fonctionnalité Mail Merge de MS Word. Remarque : Ces deux fonctionnalités utilisent l'application SendFAX pour finaliser l'envoi de fax. Par conséquent, SendFAX doit être installé sur votre ordinateur. Si le module Fax pour Microsoft Word ou SendFAX ne sont pas installés sur votre ordinateur, veuillez contacter votre administrateur.
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Envoyer un fax à partir de MS Word avec la fonction Envoi de fax Avant de commencer, fermez l'application SendFAX si elle est en cours d'exécution. La fonction Envoi de fax vous permet de faxer n'importe quel document directement à partir de l'application MS Word (à l'aide de l'imprimante virtuelle XMediusFAX). Pour ce faire : 1. Ouvrez Microsoft Word. 2. Rédigez le document qui sera utilisé comme fax, puis enregistrez-le. 3. Cliquez sur le bouton Envoi de fax (sous l'onglet Fax). SendFAX Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15démarre – avec l'interface complète ou réduite, selon vos paramètres SendFAX (voir Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15). 4. Adressez le fax. Remarque : Le minimum nécessaire est un numéro de fax ; l'interface complète de SendFAX permet de bénéficier d'autres fonctionnalités d'adressage (objet, destinataires multiples, carnet d'adresses...). Pour plus d'informations, voir Aperçu à la page 5. 5. Cliquez sur Envoyer.
Fonctionnalité Fax Merge pour MS Word La fonctionnalité Fax Merge pour Word permet d'envoyer en diffusion générale un fax dont une partie du contenu du message dépend du destinataire (salutation ou autres informations personnelles). Pour ce faire, des champs dynamiques sont insérés dans un document principal en utilisant la fonctionnalité Mail Merge dans MS Word. Ces champs sont mis en correspondance avec une source de données externe comme un fichier Excel ou Access, votre carnet d'adresses Outlook, etc. Dans son ensemble, le processus peut être décrit comme suit : 1. Créer ou identifier une source de données. Les entrées faites dans cette source de données sont les informations qui apparaîtront dans les champs de fusion de MS Word. Remarque : La source de données doit comporter une colonne contenant tous les numéros de fax des destinataires. Il s'agit de l'information minimale nécessaire à l'envoi d'un fax en diffusion. 2. Créer un document principal, qui sera en fait le message du fax, en y entrant les champs de fusion MS Word qui recevront les informations entrées dans la source de données. 3. Ouvrir un document principal, mettre en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec les champs de la source de données externe et envoyer le fax avec SendFAX (voir Envoyer un fax à partir de MS Word avec la fonction Multi-diffusion de fax à la page 52).
Envoyer un fax à partir de MS Word avec la fonction Multi-diffusion de fax
Avant d'entamer cette procédure, vous devez avoir accès à une source de donnés existante contenant une liste de destinataires (par exemple, un fichier Excel ou Access, ou même votre carnet d'adresses Outlook). Important : La source de données doit comporter une colonne contenant tous les numéros de fax des destinataires, ce qui constitue l'information minimale nécessaire à l'envoi d'un fax.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
Les premières étapes de la procédure suivante donnent les principales actions à mener afin d'obtenir un document prêt pour l'utilisation de la fonction Multi-diffusion de fax. Pour des informations spécifiques à propos de l'utilisation de la fonction de fusion et publipostage de documents de Microsoft, veuillez vous référer à l'aide en ligne de MS Word. Pour envoyer un fax avec la fonctionnalité Fax Merge dans MS Word : 1. Fermez l'application SendFAX si elle est en cours d'exécution. 2. Ouvrez MS Word et démarrez un processus de fusion / publipostage de documents en tenant compte des éléments suivants : • •
Le type de document doit être Lettres. Le document principal doit être le document en cours d'écriture.
3. Sélectionnez la source contenant votre liste de destinataires. 4. Préparez le contenu de votre message de fax, y compris les champs de fusion que vous souhaitez y insérer, puis enregistrez votre document. Important : Il est recommandé de prévisualiser les résultats avec les valeurs réelles des destinataires, afin d'ajuster la mise en page du document principal et d'éviter l'apparition de sauts de page non désirés : si le nombre de pages n'est pas le même pour tous les destinataires, SendFAX ne parviendra pas à traiter les fax. Cela peut arriver parce que la longueur du contenu de certains champs est parfois sensiblement variable d'un destinataire à l'autre. 5. Arrêtez ici le processus normal de publipostage (ne terminez pas la fusion) et continuez en suivant les instructions données dans cette procédure. Attention : si vous continuez avec l'une des options finales de publipostage par défaut, il ne vous sera plus possible d'envoyer vos documents fusionnés en tant que fax séparés. 6. Cliquez sur le bouton Multi-diffusion de fax (sous l'onglet Fax). La fenêtre Association des champs s'ouvre.
7. Mettez en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec les champs correspondants dans votre source de données. Remarque : Cette étape est nécessaire pour que le fax soit envoyé correctement. Par exemple, si le champ Numéro de fax de XMediusFAX est mis en correspondance avec un champ qui ne contient pas de numéro de fax, l'émission échouera. 8. Cliquez sur OK.
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Vos documents sont convertis par impression virtuelle, puis l'application SendFAX démarre et affiche le fax correspondant au premier contact de votre source de données ; tous les autres contacts apparaissent également dans la liste des destinataires. 9. À cette étape, vous pouvez apporter d'autres modifications au fax (au besoin) comme : • • • •
Entrer un Sujet. Sélectionner une page de garde. Ajouter des pièces jointes supplémentaires (qui seront envoyées à tous les fax de la diffusion). Retirer des destinataires de la liste. Restriction : Vous ne pouvez pas ajouter des destinataires à la liste.
10. Cliquez sur Envoyer. Tous les fax de la fusion sont envoyés séparément à chaque destinataire de la liste. Remarque : La mise en correspondance des champs de fusion que vous venez d'effectuer pour envoyer ce document n'est pas sauvegardée. Ainsi, la prochaine fois que vous enverrez un document principal, vous devrez remettre en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec ceux de la source de données utilisée.
Envoyer un fax en utilisant les macros de fax pour OpenOffice.org Texte pour OpenOffice.org TexteDeux macros ont été implémentées pour l'envoi de fax avec XMediusFAX à partir de OpenOffice.org Texte : • •
La fonctionnalité SendFax, qui permet d'envoyer simplement en tant que fax votre document. La fonctionnalité Multi-diffusion de fax, qui permet d'envoyer en diffusion un fax dont le contenu est dynamique, en utilisant la fonctionnalité de mailing de OpenOffice. Remarque : Ces deux fonctionnalités utilisent l'application SendFAX pour finaliser l'envoi de fax. Par conséquent, SendFAX doit être installé sur votre ordinateur. Si les macros de fax pour OpenOffice.org Texte ou SendFAX ne sont pas installés sur votre ordinateur, veuillez contacter votre administrateur.
Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte avec la fonctionnalité SendFax Avant de commencer, fermez l'application SendFAX si elle est en cours d'exécution. La fonction Envoi de fax vous permet de faxer n'importe quel document directement à partir de l'application OpenOffice.org Texte (à l'aide de l'imprimante virtuelle XMediusFAX). Pour ce faire : 1. Lancez OpenOffice.org Texte. 2. Rédigez le document qui sera utilisé comme fax, puis enregistrez-le. 3. Sélectionnez Fax ➤ SendFax dans le menu. SendFAX Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15démarre – avec l'interface complète ou réduite, selon vos paramètres SendFAX (voir Options d'affichage de l'interface SendFAX à la page 15). 4. Adressez le fax.
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Remarque : Le minimum nécessaire est un numéro de fax ; l'interface complète de SendFAX permet de bénéficier d'autres fonctionnalités d'adressage (objet, destinataires multiples, carnet d'adresses...). Pour plus d'informations, voir Aperçu à la page 5. 5. Cliquez sur Envoyer.
Fonctionnalité Multi-diffusion fax pour OpenOffice.org Texte La fonctionnalité Multi-diffusion fax pour OpenOffice.org Texte permet d'envoyer en multi-diffusion un fax dont certaines parties du contenu du message dépendent du destinataire (salutation ou autres informations personnelles). Pour ce faire, des champs dynamiques sont insérés dans un document de base en utilisant la fonctionnalité Mail Merge dans OpenOffice.org Texte. Ces champs sont mis en correspondance avec une source de données externe créée avec l'application OpenOffice.org Base de donnée. Dans son ensemble, le processus peut être décrit comme suit : 1. Créer ou identifier une source de données. Les entrées faites dans cette source de données sont les informations qui apparaîtront dans les champs de fusion de OpenOffice.org Texte. Remarque : La source de données doit comporter une colonne contenant tous les numéros de fax des destinataires. Il s'agit de l'information minimale nécessaire à l'envoi d'un fax en diffusion. 2. Créer un document principal, qui sera en fait le message du fax, en y entrant les champs de fusion OpenOffice.org Texte qui recevront les informations entrées dans la source de données (voir Créer un document de base OpenOffice.org Texte à la page 55). 3. Ouvrir un document de base, mettre en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec les champs de la source de données externe et envoyer le fax avec SendFAX (voir Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte en utilisant la fonctionnalité Multi-diffusion fax à la page 56).
Créer un document de base OpenOffice.org Texte Comment créer un document de base avec la fonctionnalité de mailing de OpenOffice.org Texte dans le but d'envoyer un fax en diffusion. Avant d'entamer cette procédure, vous devez avoir accès à une base de donnés existante contenant une liste de destinataires. Remarque : Cette source de données doit avoir été créée avec l'application Base de données de OpenOffice.org et doit être déjà enregistrée. Par ailleurs, elle doit comporter une colonne contenant tous les numéros de fax des destinataires, ce qui est l'information minimale nécessaire à l'envoi d'un fax en diffusion. Pour obtenir des informations détaillées concernant certaines opérations précises, référez-vous à l'aide en ligne de OpenOffice.org. Pour créer un document de base en utilisant la fonctionnalité Mail Merge de OpenOffice.org Texte : 1. Dans OpenOffice.org Writer, sélectionnez Insérer ➤ Champs ➤ Autres. La fenêtre Champs s'ouvre. 2. Sélectionnez l'onglet Base de données. 3. Sélectionnez Champ de mailing dans la liste Type de champ, à gauche de la fenêtre. 4. Dans la liste Sélection d'une base de données, à droite, recherchez la base de données qui sera utilisée en tant que liste de destinataires.
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Remarque : Si le fichier OpenOffice.org Base de données que vous avez précédemment créé n'apparaît pas dans la liste, il se peut que la base de données ne soit pas enregistrée. Avant de poursuivre, veuillez vous référer à l'aide en ligne de OpenOffice.org Base de donnée pour enregistrer votre base de données. 5. Déployez l'arbre sous le nom de la base de données et double-cliquez chaque champ que vous avez besoin d'insérer dans le document. Chaque champ inséré apparaît sur un fond gris, là où se situe le curseur. 6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. Important : Il est recommandé de prévisualiser les résultats avec les valeurs réelles des destinataires, afin d'ajuster la mise en page du document principal et d'éviter l'apparition de sauts de page non désirés : si le nombre de pages n'est pas le même pour tous les destinataires, SendFAX ne parviendra pas à traiter les fax. Cela peut arriver parce que la longueur du contenu de certains champs est parfois sensiblement variable d'un destinataire à l'autre. 7. Enregistrez le document. Le document de base est maintenant prêt à être utilisé par la fonctionnalité Multi-diffusion fax. Pour envoyer en diffusion le document de base, voir Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte en utilisant la fonctionnalité Multi-diffusion fax à la page 56. Envoyer un fax à partir de OpenOffice.org Texte en utilisant la fonctionnalité Multi-diffusion fax
Avant de commencer, fermez l'application SendFAX si elle est en cours d'exécution. Un document de base doit avoir été précédemment créé avec la fonctionnalité Mail Merge dans OpenOffice.org Texte. Ce document sera le fax utilisé pour l'envoi en diffusion. Pour plus d'informations, voir Créer un document de base OpenOffice.org Texte à la page 55. Important : Pour être en mesure de finaliser l'envoi de votre diffusion de fax, vous devez tout d'abord vous assurer de désactiver le paramètre suivant de OpenOffice.org Writer : Outils ➤ Options ➤ OpenOffice.org Writer ➤ Imprimer ➤ Imprimer automatiquement les pages blanches insérées (décochez la case). Pour envoyer un fax avec la fonctionnalité Multi-diffusion fax dans OpenOffice.org Texte : 1. Ouvrez un document principal dans OpenOffice.org Texte. 2. Sélectionnez Fax ➤ Multi-diffusion fax. La fenêtre Assistant base de données s'ouvre.
3. Sélectionnez la même source de données que celle utilisée pour créer le document de base, par l'entremise des listes déroulantes Choix de la source de données et Choix de la table, puis cliquez sur OK. La fenêtre Association des champs s'ouvre.
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4. Mettez en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec les champs correspondants dans votre source de données. Remarque : Cette étape est nécessaire pour que le fax soit envoyé correctement. Par exemple, si le champ Numéro de fax de XMediusFAX est mis en correspondance avec un champ qui ne contient pas de numéro de fax, l'émission échouera. C'est pourquoi la source de données doit comporter une colonne contenant tous les numéros de fax des destinataires. Il s'agit de l'information minimale nécessaire à l'envoi d'un fax en diffusion. 5. Cliquez sur OK. SendFAX L'application démarre, et le système vous demande d'ouvrir une session. Le fax apparaît dans la fenêtre principale de SendFAX, au nom du premier destinataire de la source de données. Toutes les entrées de la source de données apparaissent dans la liste des destinataires du fax. 6. À cette étape, vous pouvez apporter d'autres modifications au fax (au besoin) comme : • • • •
Entrer un Sujet. Sélectionner une page de garde. Ajouter des pièces jointes supplémentaires (qui seront envoyées à tous les fax de la diffusion). Retirer des destinataires de la liste. Restriction : Vous ne pouvez pas ajouter des destinataires à la liste.
7. Cliquez sur Envoyer. Tous les fax de l'envoi en diffusion sont envoyés. Remarque : La mise en correspondance des champs de fusion que vous venez d'effectuer pour envoyer ce document n'est pas sauvegardée. Ainsi, la prochaine fois que vous enverrez un document principal, vous devrez remettre en correspondance les champs de fusion XMediusFAX avec ceux de la source de données utilisée par le document de base.
Envoyer un fax en utilisant le service de télécopie Internet de Microsoft Office Les programmes MS Office comprennent un service de télécopie Internet intégré vous permettant de vous connecter directement à un fournisseur de services qui enverra le fax pour vous. En tant qu'utilisateur XMediusFAX, vous pouvez envoyer des fax à l'aide de XMediusFAX en sélectionnant cette fonction. Remarque : Pour activer cette fonctionnalité, votre administrateur doit avoir effectué quelques configurations spécifiques.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
La procédure suivante montre comment utiliser cette fonctionnalité depuis Microsoft Word, bien que vous puissiez également l'utiliser depuis d'autres applications Office telles que Excel ou PowerPoint. Remarque : Microsoft Outlook doit être installé sur votre ordinateur dans tous les cas. 1. Ouvrez Microsoft Word. 2. Écrivez ou ouvrez le document qui sera envoyé par fax. 3. Sélectionnez la fonction de service de fax Internet: Selon votre version de Microsoft Office: • • •
Office 2007 : Bouton Office ➤ Envoyer ➤ Télécopie Internet Office 2010 : Fichier ➤ Enregistrer et envoyer ➤ Envoyer par email ➤ Envoyer en tant que télécopie Internet Office 2013+ : Fichier ➤ Partager ➤ Email ➤ Envoyer en tant que télécopie Internet
L'interface du service de télécopie Office s'ouvre. Exemple :
Remarque : Le document original est à présent une image TIFF en pièce jointe. 4. Adressez votre fax selon les fonctions et options disponibles du service de télécopie Office. Typiquement, vous pouvez entrer : • • •
Le nom du Destinataire du fax Le Numéro de télécopie Un message dans le champ principal (qui apparaîtra sur la page de garde du fax) Remarque : L'option Utiliser une page de garde disponible ici doit normalement rester décochée (tel que c'est le cas par défaut): XMediusFAX est configuré pour ajouter au fax la page de garde par défaut de votre profil. Si vous cochez cette case, votre fax aura une seconde page de garde inutile. Pour plus d'informations à propos des autres options du service de télécopie Office, voir l'aide en ligne de Microsoft Office.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
5. Cliquez sur Envoyer. Le message est émis pour être traité comme un fax par XMediusFAX en utilisant vos informations de compte et de profil. Remarque : Le message est également placé dans vos Éléments envoyés dans Outlook.
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Chapitre 6 | Utilitaires de fax pour applications courantes
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Chapitre 7
Faxer à l'aide de clients email
Faxer à l'aide de clients e-mail : Aperçu Remarque : Selon votre licence, il est possible que certaines des fonctionnalités ou que toutes les fonctionnalités e-mail décrites ici ne soient pas disponibles. Veuillez vous référer à votre administrateur. XMediusFAX vous permet d'envoyer de fax et de recevoir des notifications à l'aide de votre client e-mail, selon la configuration effectuée par l'administrateur au niveau du serveur de fax. Selon la configuration de votre serveur e-mail et selon votre licence, il est par ailleurs possible de bénéficier de fonctionnalités disponibles : • •
dans Microsoft Outlook (avec Exchange et les formulaires XMediusFAX pour Outlook) dans IBM Notes (avec Domino et le formulaire de composition XMediusFAX pour IBM Notes)
Faxer à l'aide de clients e-mail utilisant le SMTP Remarque : Parmi les logiciels de messagerie électronique utilisant le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), on retrouve Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, IBM Notes... Composition de fax Avec XMediusFAX, vous pouvez envoyer vos fax à l'aide de tout logiciel e-mail de ce type. Cela nécessite seulement que l'administrateur ait installé la passerelle XMediusFAX pour SMTP. Remarque : Cette section s'applique à tout client e-mail utilisant le SMTP ; cependant, si vous utilisez Microsoft Outlook relié à un serveur Exchange, vous pouvez accéder à des fonctionnalités plus flexibles, comme cela est expliqué dans la section : Faxer à l'aide de Outlook utilisant Exchange et les formulaires XMediusFAX à la page 72. De la même manière, si vous utilisez IBM Notes avec le formulaire de composition XMediusFAX (disponible selon votre licence), consultez la section: Faxer à l'aide du formulaire XMediusFAX pour IBM Notes à la page 81. Réception de fax Finalement, si votre compte XMediusFAX a été configuré pour cela, il vous est possible de gérer vos fax reçus et vos notifications de fax émis directement dans votre client e-mail (see Recevoir les fax et les notifications à la page 63).
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Envoyer un fax avec un client e-mail utilisant le SMTP Pour envoyer un fax à l'aide de votre client e-mail : 1. Créez un nouvel e-mail. 2. Entrez un objet et un message, comme vous le feriez pour un e-mail. Ces derniers seront affichés sur la page de garde de votre fax. Remarque : Les formats texte brut et HTML sont supportés dans le corps du message des fax sortants. XMediusFAX supporte les images intégrées au corps de message HTML. 3. Si nécessaire, ajoutez des pièces jointes qui constitueront les pages du fax. 4. Dans le champ des destinataires (À), entrez le numéro de fax en utilisant la syntaxe suivante : fax=numéro_de_fax@nom_de_domaine
où : • •
numéro_de_fax est le numéro de fax complet du destinataire auquel vous adressez le fax. nom_de_domaine est le nom de domaine utilisé pour rediriger le message au serveur de fax de votre entreprise. Remarque : Votre administrateur doit vous fournir ce nom de domaine. Important : Dans le cas de la solution cloud, vous devez utiliser xmedius.com comme nom de domaine. Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur.
Par exemple :
[email protected]
Remarque : Pour savoir comment gérer le contenu du champ des destinataires dans le but d'utiliser des combinaisons plus complexes, voir Gérer les destinataires à la page 64. 5. Si nécessaire, vous pouvez changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax pour le fax qui sera envoyé (voir Changer la page de garde à la page 63 et Changer les informations de l'émetteur et les options de fax à la page 64). 6. Envoyez le fax comme vous le feriez pour un e-mail. Le fax est émis et vous devriez recevoir par e-mail une notification de fax émis, si votre compte XMediusFAX est configuré pour cela. Remarque : Pour plus d'informations à propos de la gestion des notifications à l'aide de votre client e-mail, voir Recevoir les fax et les notifications à la page 63.
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Recevoir les fax et les notifications Si votre compte XMediusFAX a été configuré pour cela, vous devriez recevoir vos fax entrants et vos notifications de fax sortants directement par e-mail dans votre client e-mail. Remarque : Si vous avez configuré votre client e-mail pour utiliser une adresse Répondre à (une autre adresse e-mail que celle utilisée pour envoyer les fax), toutes vos notifications de fax sortants seront envoyées à cette adresse. Toutes ces notifications apparaîtront comme des e-mails ayant des pièces jointes. Par exemple :
Remarque : Les pièces jointes que vous recevez avec la notification e-mail ont une extension .tif ou .pdf. Vous pouvez également afficher la liste de vos fax entrants et sortants en utilisant un navigateur Web (voir Aperçu à la page 103).
Changer la page de garde Quand votre fax est prêt à être émis, la page de garde par défaut qui est utilisée dépend de votre profil XMediusFAX. Cependant, si vous disposez de droits suffisants, vous pouvez la remplacer par votre propre page de garde ou par une autre de celles qui sont disponibles sur le serveur de fax. •
Si vous souhaitez utiliser une page de garde située sur votre ordinateur, il vous suffit de la placer en pièce jointe du message à envoyer, comme n'importe quelle autre pièce jointe. Remarque : L'extension de fichier est : .cse. Des pages de garde peuvent être créées ou modifiées à l'aide de l'éditeur de pages de garde (voir Aperçu à la page 89).
•
Si vous souhaitez utiliser une page de garde différente disponible sur le serveur de fax, vous devez insérer un code de corps au corps du message à envoyer (voir Codes de corps (référence) à la page 68).
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Changer les informations de l'émetteur et les options de fax Typiquement : • •
Les informations de l'émetteur (nom, entreprise, ...) peuvent être affichées sur la page de garde du fax. Les options de fax définissent la manière dont vous envoyez le fax et recevez des notifications.
Quand votre fax est prêt à être émis, les informations de l'émetteur et les options de fax sont récupérées de votre compte XMediusFAX. Cependant, vous pouvez les outrepasser ou les compléter – si vous disposez des droits suffisants – en utilisant des codes de corps de l'émetteur insérés dans le corps du message. Pour plus d'informations à propos des codes de corps et pour la liste de ceux qui sont disponibles, voir : Codes de corps (référence) à la page 68. Remarque : Tous ces changements ne seront effectifs que pour le fax en cours et n'affecteront pas les données qui sont stockées dans votre compte et dans votre profil XMediusFAX sur le serveur de fax.
Gérer les destinataires Lorsque vous composez un fax à l'aide de votre client email, vous avez besoin de connaître la manière de gérer correctement le contenu que vous allez entrer à propos des destinataires. Cette section vous y aide. Ajouter un code DTMF (numéro de poste ou code longue distance) Si vous avez besoin d'ajouter un code DTMF (tel qu'un numéro de poste ou un code longue distance), vous pouvez l'entrer après le numéro de fax, précédé d'une ou plusieurs pauses (lettre p – non sensible à la casse). Restriction : La virgule, généralement utilisée pour insérer une pause dans la plupart des environnements, n'est pas supportée ici. Par exemple :
[email protected]
Ajouter des informations de destinataire Vous pouvez préciser des informations à propos des destinataires lorsque vous envoyez des fax à l'aide de clients email. Ces informations (par exemple le nom, l'entreprise, le titre du poste...) peuvent être utiles pour deux raisons : • •
Elles peuvent apparaître sur la page de garde du fax. Elles sont stockées avec le fax dans la base de donnée de XMediusFAX. Remarque : L'ajout d'informations de destinataire est optionnel. Seul le numéro de fax est obligatoire lorsque vous émettez le fax.
Vous pouvez ajouter des informations de destinataire de deux façons : • •
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en utilisant une syntaxe dédiée directement dans le champ des destinataires (c'est-à-dire le champ « À ») : voir Ajouter des informations de destinataire à l'aide du champ des destinataires. à la page 65 ou en utilisant des codes de corps directement dans le corps de l'email : voir Ajouter des informations de destinataire à partir du corps du message. à la page 67.
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Ajouter davantage de destinataires Il est possible d'ajouter plus d'un destinataire à votre fax : •
Pour entrer manuellement plusieurs numéros de fax, vous devez les séparer par un point-virgule. Par exemple :
[email protected];
[email protected]
•
Vous pouvez également ajouter de vraies adresses email si vous souhaitez adresser le même message par email à d'autres destinataires. Par exemple :
[email protected];
[email protected]
•
Finalement, vous pouvez ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses du client email. Pour plus de détails, voir Ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses à la page 67.
Ajouter des informations de destinataire à l'aide du champ des destinataires.
Vous pouvez préciser des informations de destinataires directement par le champ des destinataires (« À ») de l'email. Pour ce faire, il faut respecter une syntaxe particulière, tel que décrit dans cette section. Remarque : Si vous envoyez votre email à plusieurs numéros de (destinataires multiples) vous pouvez préciser les informations de destinataire pour chaque numéro de fax entré. Ajouter le nom du destinataire seulement Si vous souhaitez ajouter seulement le nom du destinataire, vous pouvez simplement l'entrer en utilisant la syntaxe smtp suivante : "nom_du_destinataire"
Par exemple : "John Smith"
Au final, tous les mots entre les guillemets seront considérés par le système comme le prénom du destinataire, et le fax sera adressé selon l'adresse email qui se trouve entre les crochets < >. Remarque : Dans cette syntaxe, les guillemets définissent ce que l'on appelle le nom d'affichage de l'adresse email. Selon votre client email, il se peut que vous ayez accès à la valeur du nom d'affichage en effectuant un double clic ou un clic droit (propriétés de l'email), si vous souhaitez la modifier une fois que l'adresse a été résolue dans le champ des destinataires. Ajouter d'autres informations d'utilisateur D'une manière générale. les informations additionnelles sont insérées à l'aide de variables, directement dans l'adresse email (pour un destinataire donné), en utilisant la syntaxe suivante : fax=numéro_fax/nom_variable=valeur/nom_variable=valeur@nom_domaine
Les règles sont les suivantes : • • •
Les variables additionnelles doivent être entrées immédiatement après le numéro de fax et avant le nom de domaine. Chaque variable additionnelle doit être précédée d'une barre oblique (/). La valeur de chaque variable doit être indiquée après le nom de variable, à l'aide d'un signe égal (=). Important : Toutes les valeurs des informations de destinataire entrées directement dans l'adresse e-mail ne doit contenir que des caractères ASCII de base. Les caractères internationaux ou spéciaux (telles que les lettres accentuées ou les caractères non latins) ne sonst pas autorisées dans ces valeurs.
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Cependant, une solution existe : voir Informations de destinataires contenant des caractères internationaux à la page 66. Par exemple : fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/
[email protected]
Remarque : Le prénom et le nom peuvent être entrés en utilisant cette syntaxe. Cependant, vous pouvez aussi cumuler les syntaxes pour entrer le nom en tant que nom d'affichage : "John Smith"
Informations de destinataires contenant des caractères internationaux Si les informations de destinataires contiennent des caractères internationaux (plus généralement, tout caractère ne faisant pas partie du jeu de caractères ASCII de base), vous devez les entrer dans le nom d'affichage du destinataire, au lieu de les entrer directement dans l'adresse email, où ces caractères ne sont pas autorisés. Voici des exemples construits selon les syntaxes permises : •
Si vous souhaitez indiquer uniquement le nom du destinataire : "François Légaré"
•
Si vous souhaitez indiquer le nom du destinataire et d'autres informations : "/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"
Remarque : Même si cela n'est pas recommandé, il peut arriver que vous ayez défini des informations à la fois dans le nom d'affichage et dans l'adresse email. En cas de conflit (même variable définie dans les deux avec des valeurs différentes), la valeur sera récupérée du nom d'affichage pour écraser celle de l'adresse email. Par exemple : • •
Nom d'affichage :/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal Adresse email : fax=5141234567/co=MyCompany/
[email protected]
Dans ce cas, le système utilisera les informations fn=François, ln=Légaré, co=MyCompany et city=Montréal.
Variables de destinataire disponibles Toutes les variables disponibles pour ajouter des informations de destinataire sont listées dans le tableau suivant. Chacune correspond à une variable de page de garde, qui est également indiquée. Variable
Exemple
Variable de page de garde
address
address=123 Maple Street
Rue
bc, ou billingcode
bc=Account 9876
Code de facturation
cellular
cellular=5149876543
Cellulaire
city
city=Montreal
Ville
co, ou company
co=My Company
Organisation
country
country=Canada
Pays
dear,
dear=Mr.
Cher
email
[email protected]
Courriel
66
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Variable
Exemple
Variable de page de garde
fn, ou first, ou firstname
fn=John
Prénom
ln, ou last , ou laststname
ln=Smith
Nom de famille
jobtitle
jobtitle=President
Titre
phone
phone=5149876542
Téléphone
pager
pager=5149876541
Téléavertisseur
state
state=Quebec
État / province
sbc, ou subbillingcode
sbc=6543
Sous-code de facturation
zipcode
zipcode=H1J 2K3
Code postal
Les variables entrées doivent correspondre à des variables de page de garde présentes dans la page de garde que vous utilisez. Par exemple, si vous entrez la variable Cellular alors que le modèle de page de garde utilisé ne contient pas la variable correspondante, le numéro de téléphone portable n'apparaîtra pas sur la page de garde. Cependant, l'information sera enregistrée dans la basse de données de XMediusFAX. Remarque : Si vous souhaitez créer vos propres pages de garde ou modifier des pages de gardes existantes, veuillez consulter le chapitre concerné (Aperçu à la page 89).
Ajouter des informations de destinataire à partir du corps du message.
Vous pouvez ajouter des informations de destinataire en insérant des codes de corps dans le corps du message. Pour plus d'informations à propos des codes de corps et pour la liste de ceux qui sont disponibles, voir : Codes de corps (référence) à la page 68. Restriction : Si vous envoyez votre email à plusieurs numéros de fax (destinataires multiples), tous les destinataires du fax hériteront des mêmes informations. Remarque : Il est possible de préciser les informations de destinataire à la fois par les codes de corps et le champ des destinataires (« À »). Cependant, si une même propriété est précisée aux deux endroits, la valeur du champ des destinataires outrepassera celle du code de corps.
Ajouter des destinataires à partir du carnet d'adresses
Contacts spécifiques Si vous souhaitez utiliser le carnet d'adresses de votre client e-mail pour ajouter des destinataires à vos fax, vous devez créer des contacts spécifiques additionnels dont l'adresse e-mail principale est construite selon la même syntaxe que pour un adressage manuel (voir Envoyer un fax avec un client e-mail utilisant le SMTP à la page 62) : fax=numéro_de_fax@nom_de_domaine
Remarque : Rappelez-vous que nom_de_domaine se rapporte au domaine utilisé pour rediriger les fax vers le serveur de fax de votre entreprise. Par conséquent, tous les contacts de votre carnet d'adresses utilisés pour l'envoi de fax doivent avoir une adresse e-mail se terminant de la même manière. Par exemple :
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
Contact 1
[email protected]
Contact 2
[email protected]
Contact 3
[email protected]
E-mail et fax: deux contacts Si vous souhaitez avoir une adresse e-mail et un numéro de fax pour la même personne, vous devez créer deux contacts séparés et les identifier selon leur type. Par exemple : Contact 1
John Smith (email)
[email protected]
Contact 2
John Smith (fax)
[email protected]
Remarque : Il est possible d'ajouter au même fax des destinataires e-mail et des destinataires fax à partir du carnet d'adresses. Informations sur le destinataire Les informations de destinataire ne peuvent pas être récupérées à partir des champs habituels d'informations de votre carnet d'adresses, à l'exception du contenu du nom d'affichage, qui sera automatiquement interprété par le système comme étant le prénom du destinataire. Cependant, vous pouvez indiquer toute information de destinataire dans l'adresse e-mail en utilisant la même syntaxe que lors d'un adressage manuel (voir Ajouter des informations de destinataire à l'aide du champ des destinataires. à la page 65). Ainsi, l'adresse e-mail par défaut du contact peut par exemple contenir : fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/
[email protected]
Important : Toutes les valeurs des informations de destinataire entrées directement dans l'adresse e-mail ne doit contenir que des caractères ASCII de base. Les caractères internationaux ou spéciaux (telles que les lettres accentuées ou les caractères non latins) ne sonst pas autorisées dans ces valeurs. Cependant, une solution existe : voir Informations de destinataires contenant des caractères internationaux à la page 66.
Codes de corps (référence) Les codes de corps sont des expressions de texte que vous pouvez insérer au corps de l'email afin de préciser diverses propriétés (ou pour outrepasser des propriétés par défaut si vous en avez la permission). Une fois que le fax est émis, les codes de corps entrés sont interprétés par le serveur de fax (chaque valeur spécifiée est incluse dans les métadonnées de fax correspondantes), puis ils disparaissent du corps du message. Restriction : Lorsque Microsoft Outlook est connecté à un serveur Microsoft Exchange, le corps de l'email où sont insérés les codes de corps doit être en texte clair (et non en HTML). Cette section est une référence qui décrit : • •
La syntaxe à utiliser lorsque l'on souhaite inclure des code de corps au corps de l'email. Tous les codes de corps, regroupés par contexte : •
68
Informations sur l'émetteur
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Chapitre 7 | Faxer à l'aide de clients email
• • •
Options de fax Authentification Informations sur le destinataire
La syntaxe des codes de corps Les codes de corps doivent être entrés selon la syntaxe suivante : @@code_de_corps=valeur
Remarque : Si le terme valeur comporte des espaces ou le caractère Marquer Quand un fax est non lu, il apparait en gras. Une fois le fax lu, le texte passe en caractères comme vu maigres. L'utilisateur peut marquer un fax sélectionné comme vu ou non vu sans avoir à ouvrir le fax, en cliquant simplement les boutons Marquer comme vu ou Marquer comme Plus d'actions > Marquer non vu. comme non vu Case à cocher Tout sélectionner
Cocher la case qui se trouve sous les boutons permet de sélectionner tous les fax affichés dans le dossier.
Le processus est simple : sélectionnez simplement le (les) fax désiré(s) en cochant la(les) case(s) se trouvant à gauche des enregistrements de fax dans le Journal de réception, et puis cliquez le bouton d'action approprié. Remarque : Chaque fois qu'une action du tableau ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements entrants à la page 115).
Transférer des fax
Les fax peuvent être transférés depuis le Journal de réception (soit dans la vue Courant, soit dans la vue Supprimé) : Commencer le transfert Avant de sélectionner des destinataires, vous disposez de deux options pour commencer l'action de transfert : • •
Cochez la case à la gauche de la ligne (d'un ou de plusieurs fax), puis cliquez sur Transférer, ou Glissez le fax (ou une sélection multiple de fax) directement vers le bouton Transférer en utilisant la poignée ( ) à gauche de la ligne.
Le bouton-menu Transférer Dans tous les cas, le bouton Transférer déploiera un menu depuis lequel vous pourrez sélectionner des destinations pour : • •
Transfert rapide (voir Transfert rapide à la page 110). Transfert avancé (voir Transfert avancé à la page 111).
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Chapitre 10 | Client Web
Transfert rapide
Vous pouvez bénéficier de plusieurs fonctionnalités et options vous permettant de transférer vos fax rapidement vers les destinations que vous utilisez le plus souvent. Cependant, comme ces fonctionnalités dépendent de votre activité réelle de transfert, il est possible que vous ayez besoin avant tout de passer plusieurs fois par la fenêtre de transfert avancé avant d'obtenir un environnement efficace de transfert rapide (voir Transfert avancé à la page 111). Destinations disponibles rapidement Le menu Transférer comprend – parmi d'autres options – une liste des destinations les plus récentes que vous avez pu utiliser pour transférer des fax, ainsi qu'une liste des destinations que vous avez pu marquer comme favorites (voir Gérer les favoris à la page 110).
La sélection d'une destination dans l'une de ces listes (par clic ou par glisser-déposer d'un fax) transférera instantanément les fax concernés à cette destination. Remarque : Si vous souhaitez transférer le même fax à plusieurs destinations, vous devez répéter la même action avec toutes les destinations concernées, ou vous pouvez effectuer cela en une seule action en sélectionnant Plus. Gérer les favoris Partout où une destination est listée dans l'interface au moyen de la fonctionnalité de transfert (dans le menu Transférer ou dans la fenêtre de transfert avancé), une étoile cliquable est affichée à sa gauche pour permettre de l'ajouter aux favoris ou de la retirer de la liste des favoris. La liste complète des favoris est affichée dans le menu Transférer, au-dessus de la liste des destinations récemment utilisées. Transferts répétitifs à des destinations variées Si vous avez besoin de transférer des fax de manière répétitive à des destinations variées, par exemple lorsque vous êtes en charge de la distribution des fax reçus par un unique numéro de fax vers divers destinataires internes de votre entreprise, cette opération peut être facilitée en sélectionnant Transférer ➤ Détacher avant de commencer à transférer les fax.
110
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Chapitre 10 | Client Web
De cette manière, tout le contenu du menu Transférer est disponible en permanence dans une fenêtre détachée, ce qui vous permet de glisser-déposer rapidement les fax vers n'importe laquelle de vos destinations récentes ou favorites. Transfert avancé
En sélectionnant Transférer ➤ Plus, vous accédez à une fenêtre depuis laquelle vous pouvez effectuer des actions plus spécifiques ou avancées.
Transférer la sélection de fax à plusieurs destinations Lorsque vous accédez à cet écran, il vous suffit de cliquer sur les destinations disponibles dans la liste de gauche pour les ajouter à droite – afin de construire une liste de destinations auxquelles la sélection de fax sera transférée – puis de cliquer sur Transférer. Remarque : Si vous avez sélectionné une destination par erreur, cliquez simplement dessus dans la liste de droite pour la retirer de la sélection. Rechercher des destinations disponibles Vous pouvez rechercher des destinations en entrant des caractères dans le champ Rechercher : la liste du dessous sera instantanément mise à jour pour n'afficher que les destinations dont le nom contient (n'importe où dans le nom) la séquence de caractères entrée.
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111
Chapitre 10 | Client Web
Filtrer les destinations disponibles Les destinations disponibles peuvent être de types différents (utilisateurs de fax, dossiers, imprimantes...). Vous pouvez les filtrer par type en utilisant la liste déroulante à droite du champ Rechercher. Tous les types sont affichés par défaut. Visualiser les détails d'un fax entrant
Pour visualiser les détails d'un fax entrant, cliquez simplement sur l'entrée de fax dans le Journal de réception. Les détails du fax entrant sont séparés en quatre onglets : • • • • •
Fax (voir Onglet Fax entrant à la page 113) Propriétés (voir Onglet Propriétés à la page 113) Journal d'acheminement (voir Onglet Journal d'acheminement à la page 114) Note (voir Onglet Note des fax entrants à la page 114) Journal des événements (voir Journal des événements entrants à la page 115)
Les contrôles suivants sont disponibles dans la vue Détails du fax : • •
Lien Retour Permet de retourner à la vue du dossier. Bouton Télécharger : Télécharge le fichier TIFF vers votre disque local ; Remarque : Ce bouton sera grisé à moins que votre administrateur n'ait activé la fonction de téléchargement. Si la fonction est activée pendant que vous êtes connecté à votre compte, il est possible que vous deviez vous déconnecter puis vous reconnecter pour que le bouton prenne effet.
• • • • •
112
Bouton Transmettre : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax entrants à la page 108) Bouton Supprimer : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax entrants à la page 108) Bouton Restaurer (seulement dans la vue Supprimé du Journal de réception) : Même fonctionnalité que le bouton Restaurer dans la vue du dossier (voir Gestion des fax entrants à la page 108) Bouton Plus d'actions > Imprimer les informations de fax : Ouvre la fenêtre d'impression du navigateur Web pour imprimer les propriétés du fax, le journal d'acheminement et la note, ensemble Bouton Plus d'actions > Marquer comme non vu : Une fois le fax lu, le texte passe en caractères maigres. À l'aide de ce bouton, l'utilisateur peut remettre le fax dans l'état non vu (texte gras).
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Chapitre 10 | Client Web
Remarque : Chaque fois qu'une action de la liste ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements entrants à la page 115). Restriction : Il est possible que vous n'ayez pas accès aux boutons Resoumettre ou Imprimer les informations de fax, selon vos droits d'accès.
Onglet Fax entrant
L'onglet Fax montre le contenu d'un fax reçu. Le contenu du fax ne peut être modifié.
Les contrôles suivants sont disponibles : •
Icônes de mise en page droite) : • •
• •
Voir le fax en mode page (pour lecture) Voir le fax en mode miniatures (pour un aperçu global et la sélection de page)
Contrôles de sélection de page : Pour les fax à pages multiples, sélectionne le numéro de page à l'aide de flèches ou d'un champ numérique. Icônes de rotation • •
•
: Cliquer sur ces icônes effectue les actions suivantes (de gauche à
: Cliquer sur ces icônes effectue les actions suivantes (de gauche à droite) :
Faire pivoter toutes les pages de 180 degrés (tête en bas) Faire pivoter la page courante de 180 degrés (tête en bas)
Contrôles de grossisement de page • • •
:
Ajuster horizontalement à la fenêtre Ajuster vertiaclement à la fenêtre Grossir ou réduire la page avec un contrôle coulissant ou en entrant un pourcentage dans le champ
Onglet Propriétés
L'onglet Propriétés montre les informations de fax. Voir Lexique à la page 146 pour la terminologie et les acronymes spécifiques au fax.
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Chapitre 10 | Client Web
Onglet Journal d'acheminement
L'onglet Journal d'acheminement liste les informations et l'historique d'acheminement pour ce fax.
Remarque : Le fax peut avoir été transféré plausieurs fois ou vers plusieurs destinations ; dans tous les cas, toutes les informations de transfert seront listées dans cet onglet.
Onglet Note des fax entrants
L'onglet Note des fax permet aux utilisateurs l'ajout de texte personnalisé aux fax entrants ou sortants. Remarque : Par exemple, un utilisateur peut utiliser la note de fax pour identifier le contenu d'un fax ou à titre de mot-clé pour une requête de recherche. La fenêtre a une capacité maximale de 2500 caractères par note.
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Chapitre 10 | Client Web
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le texte. Le texte que contiennent les notes de fax suivent le fax lorsqu'il est transféré à d'autres utilisateurs de XMediusFAX. Remarque : Chaque fois qu'une note de fax est enregistrée, l'action est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements entrants à la page 115). Le contenu de la note enregistrée apparait dans les informations enregistrées, où elle est seulement visible pour son auteur et les administrateurs autorisés.
Journal des événements entrants
L'onglet Journal des événements affiche tous les événements qui ont eu lieu et toutes les actions effectuées sur le fax en question. Remarque : Selon vos droits de fax de votre profil, cet onglet peut être inaccessible, mais il reste toujours disponible pour les administrateurs autorisés.
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Chapitre 10 | Client Web
Un journal des événements entrants comprend les informations suivantes : 1. Tous les événements confirmés ou échoués en lien avec : • •
La réception du fax (par le système) L'acheminement et les notifications des fax (au destinataire et aux autres destinations)
2. Toute action effectuée par les utilisateurs (y compris les délégués) et les administrateurs, comme : •
Le visionnement ou le téléchargement d'un fax Remarque : Si un même utilisateur/administrateur voit le fax plusieurs fois dans un court laps de temps, il se peut que l'action ne soit pas enregistrée toutes les fois (en raison d'un processus de mise en cache temporaire).
• • • •
Le marquage d'un fax comme vu ou non vu Le transfert ou le réacheminement d'un fax La suppression ou la restauration d'un fax L'enregistrement d'une note de fax
Chaque événement ou action est enregistré avec la date, un résumé et le nom de son auteur. D'autres informations peuvent être accessibles sous le journal lorsqu'un événement ou une action est sélectionné. Exporter le journal des événements du fax Le journal des événements du fax peut être exporté ou téléchargé dans un fichier Microsoft Excel (un fichier xlsx nommé d'après l'identifiant de transaction du fax). Ce fichier comprend toutes les informations détaillées de tous les événements et de toutes les actions du fax en question.
Le dossier Journal d'émission Le dossier Journal d'émission contient deux listes de fax : l'une contient les fax courants (dossier Courant) et l'autre les fax supprimés (dossier Supprimé).
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Journal d'émission – dossier Courant
Dans l'onglet Journal d'émission, vous pouvez choisir entre Courant et Supprimé. Si vous cliquez sur le bouton Courant, ceci affiche l'état des fax que vous avez envoyés. Pour plus de détails au sujet de la vue Supprimé, voir Journal d'émission – dossier "Supprimé" à la page 117.
Le dossier de fax Journal d'émission comprend les contrôles suivants : •
• •
•
Fonction de recherche : Au-dessus des liens Courant | Supprimé, vous trouverez les champs et boutons de Recherche. Voir Rechercher des enregistrements dans le Journal de réception à la page 126 pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Fonction de tri : À droite du dossier se trouve la fonction de Tri. Voir Trier la liste de fax à la page 125 pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Boutons de gestion des fax : Directement au-dessus de la liste se trouvent trois boutons : Supprimer, Resoumettre et Plus d'actions . Ces boutons permettent de gérer vos fax. Voir Gestion des fax émis à la page 118. Liste de fax : La liste de fax contient tous les fax que vous avez envoyés. Des informations de base sont affichées pour chaque fax : • • • • •
L'état d'émission du fax L'objet du fax L'information À:, ou numéro de fax de destination Le nombre de pages contenues dans le fax La date d'envoi (ou l'heure, si l'envoi a eu lieu dans la journée).
Le fait de cliquer sur un fax affichera les détails de ce fax. Voir Visualiser les détails d'un fax émis à la page 119 pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Remarque : Chaque fois qu'un fax est vu (à moins qu'une même personne le voit plusieurs fois dans un court laps de temps), l'action est enregistrée dans le Journal des événements (voir Journal des événements sortants à la page 120).
Journal d'émission – dossier "Supprimé"
Le dossier supprimé du Journal d'émission affiche l'état de tous les fax sortants ayant été supprimés.
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Chapitre 10 | Client Web
Le dossier Supprimé du Journal d'émission possède les mêmes fonctionnalités que le dossier Courant du journal d'émission, avec en plus un bouton Restaurer. Voir Gestion des fax émis à la page 118. Gestion des fax émis
Le dossier Courant du Journal d'émission offre diverses options permettant de gérer les fax :
Bouton
Description
Resoumettre
Cliquez sur le bouton Resoumettre pour resoumettre des fax : • • •
Soit aux mêmes numéros – par défaut, sans entrer de nouveau numéro. Soit à des numéros différents – en entrant ces numéros dans le champ dédié. Avec la possibilité de différer (à nouveau) l'émission du fax – en entrant la date et l'heure, après avoir sélectionné la fonction Différer l'émission.
Après validation, le ou les fax sélectionnés seront dirigés vers la File d'attente d'émission pour traitement. Supprimer
Dans le dossier « Courant » : Cliquer sur le bouton Supprimer retire les fax sélectionnés de la liste. Les fax supprimés peuvent être visualisés dans le dossier « supprimé ». Dans le dossier « Supprimé » : Cliquer sur le bouton Supprimer supprime définitivement les fax sélectionnés.
Restauration
Uniquement dans le dossier « Supprimé » : Cliquer sur le bouton Restaurer renvoie les fax sélectionnés vers le dossier Courant du journal d'émission.
Plus d'actions > Marquer Quand un fax est non lu, il apparait en gras. Une fois le fax lu, le texte passe en caractères comme vu maigres. L'utilisateur peut marquer un fax sélectionné comme vu ou non vu sans avoir à ouvrir le fax, en cliquant simplement les boutons Marquer comme vu ou Marquer comme Plus d'actions > Marquer non vu. comme non vu Case à cocher Tout sélectionner
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Cocher la case qui se trouve sous les boutons permet de sélectionner tous les fax affichés dans le dossier.
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Chapitre 10 | Client Web
Remarque : Chaque fois qu'une action du tableau ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements sortants à la page 120). Restriction : Il est possible que vous n'ayez pas accès au bouton Resoumettre, selon vos droits d'accès.
Visualiser les détails d'un fax émis
Pour visualiser les détails d'un fax émis, cliquez simplement sur l'entrée de fax dans le Journal d'émission. Les détails du fax sortant sont séparés en trois onglets : • • • •
Fax (voir Onglet Fax sortant à la page 120) Propriétés (voir Onglet Propriétés à la page 120) Note (voir Onglet Note des fax sortants à la page 120) Journal des événements (voir Journal des événements sortants à la page 120)
Les contrôles suivants sont disponibles dans la vue Détails du fax : • •
Lien Retour Permet de retourner à la vue du dossier. Bouton Télécharger : Télécharge le fichier TIFF vers votre disque local ; Remarque : Ce bouton sera grisé à moins que votre administrateur n'ait activé la fonction de téléchargement. Si la fonction est activée pendant que vous êtes connecté à votre compte, il est possible que vous deviez vous déconnecter puis vous reconnecter pour que le bouton prenne effet.
• • • • •
Bouton Resoumettre : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax émis à la page 118) Bouton Supprimer : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax émis à la page 118) Bouton Restaurer (seulement dans la vue Supprimé du Journal d'émission) : Même fonctionnalité que le bouton Restaurer dans la vue du dossier (voir Gestion des fax émis à la page 118) Bouton Plus d'actions > Imprimer les informations de fax : Ouvre la fenêtre d'impression du navigateur Web pour imprimer les propriétés du fax et la note, ensemble Bouton Plus d'actions > Marquer comme non vu : Une fois le fax lu, le texte passe en caractères maigres. À l'aide de ce bouton, l'utilisateur peut remettre le fax dans l'état non vu (texte gras).
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Chapitre 10 | Client Web
Remarque : Chaque fois qu'une action de la liste ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements sortants à la page 120). Restriction : Il est possible que vous n'ayez pas accès aux boutons Télécharger, Imprimer les informations de fax ou Resoumettre selon vos droits d'accès.
Onglet Fax sortant
La procédure pour visualiser le contenu d'un fax sortant dans une fenêtre du navigateur est la même que celle utilisée pour un fax entrant. Pour les détails, voir Onglet Fax entrant à la page 113. Onglet Propriétés
L'onglet Propriétés montre les informations de fax. Voir Lexique à la page 146 pour la terminologie et les acronymes spécifiques au fax.
Onglet Note des fax sortants
L'onglet Note des fax permet aux utilisateurs l'ajout de texte personnalisé aux fax entrants ou sortants. Pour plus d'informations, voir Onglet Note des fax entrants à la page 114. Journal des événements sortants
L'onglet Journal des événements affiche tous les événements qui ont eu lieu et toutes les actions effectuées sur le fax en question. Remarque : Selon vos droits de fax de votre profil, cet onglet peut être inaccessible, mais il reste toujours disponible pour les administrateurs autorisés.
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Chapitre 10 | Client Web
Un journal des événements sortants comprend les informations suivantes : 1. Tous les événements confirmés ou échoués en lien avec : • • •
La soumission du fax (au système) La transmission du fax (au destinataire) Les notifications fax (rétroaction)
2. Toute action effectuée par les utilisateurs (y compris les délégués) et les administrateurs, comme : • •
L'annulation ou la nouvelle tentative de transmettre un fax ou une diffusion. Le visionnement ou le téléchargement d'un fax Remarque : Si un même utilisateur/administrateur voit le fax plusieurs fois dans un court laps de temps, il se peut que l'action ne soit pas enregistrée toutes les fois (en raison d'un processus de mise en cache temporaire).
• • • •
Le marquage d'un fax comme vu ou non vu La resoumission d'un fax La suppression ou la restauration d'un fax L'enregistrement d'une note de fax
Chaque événement ou action est enregistré avec la date, un résumé et le nom de son auteur. D'autres informations peuvent être accessibles sous le journal lorsqu'un événement ou une action est sélectionné. Exporter le journal des événements du fax Le journal des événements du fax peut être exporté ou téléchargé dans un fichier Microsoft Excel (un fichier xlsx nommé d'après l'identifiant de transaction du fax). Ce fichier comprend toutes les informations détaillées de tous les événements et de toutes les actions du fax en question.
Dossier File d'attente d'émission Le dossier File d'attente d'émission contient une seule liste de fax. Les fax demeurent dans ce dossier jusqu'à ce que le processus d'envoi soit terminé.
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Chapitre 10 | Client Web
Dossier File d'attente d'émission
Le dossier File d'attente d'émission affiche l'état des fax en cours d'envoi ou en attente d'envoi.
Le dossier de fax File d'attente d'émission comprend les contrôles suivants : •
Fonction de recherche : En haut de l'écran, vous trouverez les champs et boutons de Recherche. Voir Rechercher des enregistrements dans le Journal de réception à la page 126 pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Boutons de gestion des fax : Directement au-dessus de la liste se trouvent deux boutons : Annuler et Réessayer maintenant. Ces boutons permettent de gérer vos fax. Voir Gestion des fax en file d'attente à la page 122. Liste de fax : La liste de fax contient tous les fax que vous avez soumis. Des informations de base sont affichées pour chaque fax :
•
•
• • • • •
L'état du fax dans la file d'attente L'objet du fax L'information À:, ou numéro de fax de destination Le nombre de pages contenues dans le fax L'heure d'envoi ou, dans le cas d'un envoi différé, l'heure (dans la même journée) ou la date à laquelle le fax sera envoyé. Remarque : Vous devez rafraîchir la page pour observer la progression d'un fax en cours d'envoi.
Tout fax pour lequel la destination a retourné un signal occupé : le fax demeure dans la file d'attente jusqu'à ce que XMediusFAX essaie de l'émettre à nouveau. Tout fax pour lequel vous avez entré un délai de transmission (pour fax différé) : le fax demeure dans la file d'attente dans l'état Différé jusqu'à ce que la date prévue soit atteinte. Le fait de cliquer sur un fax affichera les détails de ce fax. Voir Visualiser les détails d'un fax en attente d'émission à la page 123 pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Remarque : Chaque fois qu'un fax est vu (à moins qu'une même personne le voit plusieurs fois dans un court laps de temps), l'action est enregistrée dans le Journal des événements (voir Journal des événements sortants à la page 120).
Gestion des fax en file d'attente
La vue File d'attente d'émission offre diverses options permettant l'utilisateur de gérer ses fax, utilisant les boutons suivants : Annuler, Annuler la diffusion et Réessayer maintenant. Référez-vous à l'image suivante, ainsi qu'au tableau à la suite fournissant un sommaire des fonctions accomplies par ces boutons.
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XMediusFAX 8.0 | Manuel de l'utilisateur
Chapitre 10 | Client Web
Bouton
Description
Réessayer maintenant
Le fait qu'un fax soit à l'état Attente de relance, peut être à cause d'une erreur temporaire (ligne fax occupée) ou d'une erreur permanente (problème matériel ou logiciel) détectée par XMFaxDriver. Dès que cette erreur est corrigée, le système passe le fax à l'état Prêt pour envoi. Si l'utilisateur clique sur le bouton Réessayer maintenant, le système s'exécute immédiatement en évitant le délai.
Annuler
Cliquez sur Annuler pour annuler la transmission des fax sélectionnés.
Annuler la diffusion
Dans la fenêtre File d'attente d'émission, cochez la case à gauche de n'importe quelle entrée de fax faisant partie de la diffusion à supprimer et puis cliquez sur le bouton Annuler la diffusion. Remarque : On parle de « diffusion de fax » lorsqu'un utilisateur XMediusFAX adresse un même fax à au moins deux destinataires. Chacun des fax constituant la diffusion apparaît séparément dans la file d'attente sortante. Vous pouvez soit annuler un ou plusieurs de ces fax en procédant comme décrit précédemment, soit annuler l'ensemble de la diffusion.
Case à cocher Tout sélectionner
Cocher la case qui se trouve sous les boutons permet de sélectionner tous les fax affichés dans le dossier.
Remarque : Chaque fois qu'une action du tableau ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements sortants à la page 120). Astuce : Le seul moyen de changer la date d'émission différée d'un fax est d'annuler ce fax depuis la file d'attente d'émission, puis de le resoumettre depuis le journal d'émission (voir Gestion des fax émis à la page 118).
Visualiser les détails d'un fax en attente d'émission
Pour visualiser les détails d'un fax en attente d'émission, cliquez simplement sur l'entrée de fax dans la File d'attente d'émission. Remarque : Chaque fois qu'un fax est vu (à moins qu'une même personne le voit plusieurs fois dans un court laps de temps), l'action est enregistrée dans le Journal des événements (voir Journal des événements sortants à la page 120). Les détails du fax entrant sont séparés en deux onglets : • •
Fax (voir Onglet Fax sortant à la page 124) Propriétés (voir Onglet Propriétés à la page 124)
XMediusFAX 8.0 | Manuel de l'utilisateur
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Chapitre 10 | Client Web
Les contrôles suivants sont disponibles dans la vue Détails du fax : • •
Lien Retour Permet de retourner à la vue du dossier. Bouton Télécharger : Télécharge le fichier TIFF vers votre disque local ; Remarque : Ce bouton sera grisé à moins que votre administrateur n'ait activé la fonction de téléchargement. Si la fonction est activée pendant que vous êtes connecté à votre compte, il est possible que vous deviez vous déconnecter puis vous reconnecter pour que le bouton prenne effet.
•
Bouton Réessayer maintenant : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax en file d'attente à la page 122) Bouton Plus d'actions > Imprimer les informations de fax : Ouvre la fenêtre d'impression du navigateur Web pour imprimer les propriétés du fax Bouton Plus d'actions > Annuler / Annuler la diffusion : Même fonctionnalité que le bouton dans la vue du dossier (voir Gestion des fax en file d'attente à la page 122)
• •
Remarque : Chaque fois qu'une action de la liste ci-dessus est effectuée, elle est enregistrée dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements sortants à la page 120). Restriction : Il est possible que vous n'ayez pas accès aux boutons Resoumettre ou Imprimer les informations de fax, selon vos droits d'accès.
Onglet Fax sortant
La procédure pour visualiser le contenu d'un fax sortant dans une fenêtre du navigateur est la même que celle utilisée pour un fax entrant. Pour les détails, voir Onglet Fax entrant à la page 113. Onglet Propriétés
L'onglet Propriétés montre les informations de fax. Voir Lexique à la page 146 pour la terminologie et les acronymes spécifiques au fax.
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XMediusFAX 8.0 | Manuel de l'utilisateur
Chapitre 10 | Client Web
Fonctions de tri et de recherche Ces deux outils vous aideront à organiser vos fax et faciliter la navigation dans vos listes. Vous pouvez trier vos fax par valeurs prédéfinies et les rechercher à l'aide de plusieurs variables. Trier la liste de fax
La fonction de tri vous permet de trier la liste de fax selon des valeurs prédéfinies. Lorsque vous amenez le curseur au-dessus du texte en gras souligné, la liste de valeurs s'affiche. Sélectionnez la valeur souhaitée pour trier la liste. Si vous cliquez sur la flèche triangulaire, le tri est inversé.
La liste des valeurs montrée dans la figure est celle du dossier Journal de réception. Le dossier Journal d'émission disposent des valeurs suivantes : • • • •
État Objet Date À Remarque : le dossier File d'attente d'émission ne possède pas cette fonctionnalité.
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Effectuer une recherche dans la liste de fax
Vous pouvez afficher tous les fax ou une sélection spécifique de fax, dans n'importe lequel des trois dossiers, à l'aide de la barre de recherche située dans la partie supérieure du navigateur. Rechercher des enregistrements dans le Journal de réception
Recherche simple dans le Journal de réception La barre d'outils de recherche simple (voir ci-dessous) contient un champ de recherche et deux listes déroulantes.
Recherche de texte Le champ permet d'entrer un mot clé ayant pour effet de localiser un ensemble de fax dans l'archive du Journal de réception. La recherche est effectuée dans tous les champs de propriétés des détails de fax (hormis l'onglet Fax). Remarque : La recherche n'est pas sensible à la casse. L'utilisateur peut inclure ou exclure des mots-clés spécifiques dans une formule de recherche, comme dans tout autre moteur de recherche. Le tableau suivant fournit davantage de détails sur les paramètres de recherche pouvant être utilisés dans ce champ. Opérateur Description +-
Les opérateurs + et - permettent d'indiquer qu'un mot donné doit être respectivement présent ou absent pour qu'une correspondance soit trouvée. Ces opérateurs doivent être placés directement devant le mot (pas d'espace). Exemple : +xxx -yyy.
*
L'astérisque (ou caractère générique) sert d'opérateur de troncature. Elle doit être placée à la suite de la chaîne de caractères sur laquelle porte la recherche. Il y aura correspondance pour toute expression commençant par cette chaîne suivie de l'opérateur *.
"
Une expression placée entre guillemets (") ne trouvera une correspondance que si l'enregistrement comporte exactement cette expression telle qu'elle a été entrée. Le moteur plein texte divise l'expression en mots et effectue une recherche sur chacun de ces mots. Il n'est pas imposé de correspondance exacte en ce qui concerne les caractères non alphanumériques. L'expression doit simplement comporter les mêmes mots que l'expression entrée, et dans le même ordre. Par exemple, si vous entrez "pluriannuel", le système pourra remonter "pluri-annuel".
Remarque : La recherche simple est conçue pour ignorer les mots génériques, appelés mots d'arrêt, tels que le / la / les, ou, encore, etc. Ces mots d'arrêt peuvent être modifiés pour ajouter ou retirer des mots spécifiques pouvant interférer avec la nature de la recherche. Pour tout détail complémentaire, consultez votre administrateur. Remarque : En recherche simple, un mot se définit comme étant toute séquence de lettres, chiffres et tirets bas suivie ou précédée d'une unique apostrophe. Par exemple : • • •
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aaa'666 sera considéré comme 1 mot a'b'c65 sera considéré comme 1 mot a''abcd6 sera considéré comme 2 mots
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Une fois tous vos critères sélectionnés, cliquez sur le bouton Rechercher. Laisser le champ de recherche vide et les listes déroulantes à Tous affichera tous les fax (voir les listes déroulantes Date et Statut ci-dessous). Remarque : Si vous avez effectué une sélection dans les listes déroulantes, la fonction de recherche recherchera seulement parmi les fax filtrés. Pour chercher parmi tous les fax, sélectionner Tous dans les deux listes déroulantes. Filtrage de dates La liste déroulante Date vous permet de filtrer les fax selon les critères suivants : les fax ont été reçus à tout moment ou dans les limites d'une certaine période de temps. Cliquez sur la période souhaitée. Sélectionner Date personnalisée ouvre la fenêtre Personnalisation de l'intervalle de dates dans laquelle vous pouvez préciser un autre intervalle de dates. Vous pouvez affiner davantage en indiquant une heure de début et une heure de fin. Les heures sont sélectionnables par incréments de 15 minutes. Le filtrage est effectué dès qu'un élément de la liste déroulante est sélectionné ou lorsque le vous cliquez sur le bouton OK dans Personnalisation de l'intervalle de dates.
Filtrage de statuts La liste déroulante Statut vous permet de lister tous les fax courants ou de filtrer pour n'afficher que les fax reçus ou partiels/en erreur. Dès qu'une sélection est effectuée, le filtrage des fax est effectué. Recherche avancée dans le Journal de réception Pour une recherche relative à un champ spécifique du fax, cliquez sur le lien Recherche avancée. Remarque : Ce lien n'est pas supporté dans le contexte d'une solution cloud.
Entrez les valeurs de recherche dans les champs de votre choix. Dans la recherche avancée, la valeur de recherche doit correspondre exactement au contenu du champ concerné. Si vous recherchez dans le champ De, vous devrez entrer, par exemple, 5142221111 comme numéro de fax au lieu d'entrer simplement 2221111, car ce dernier de donnera aucun résultat.
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Remarque : La recherche n'est pas sensible à la casse. L'opérateur OR (en majuscules) peut être utilisé dans ces champs pour rechercher selon des critères multiples. Les listes déroulantes Date et Statut fonctionnent de la même manière qu'en recherche simple. Remarque : Voir Lexique à la page 146 pour la terminologie et les acronymes spécifiques utilisés en recherche avancée.
Rechercher des enregistrements dans le Journal d'émission
Recherche simple dans le Journal d'émission Les fonctions de recherche simple du Journal d'émission sont les mêmes que pour le Journal de réception. Voir Recherche simple dans le Journal de réception à la page 126.
Recherche avancée dans le Journal d'émission La recherche avancée du Journal d'émission fonctionne de la même manière que la Recherche avancée dans le Journal de réception à la page 127, mais les champs de recherche sont différents. Remarque : Ce lien n'est pas supporté dans le contexte d'une solution cloud.
Rechercher des enregistrements dans la File d'attente d'émission
Recherche simple Les fonctions de recherche simple de la File d'attente d'émission sont les mêmes que pour le Journal de réception. Voir Recherche simple dans le Journal de réception à la page 126. La barre d'outils de recherche est différente de celle du Journal de réception ou d'émission.
La liste déroulante Statut est remplacée par la liste déroulante Priorité. Elle permet de lister tous les fax sortants ou simplement ceux dont la priorité est haute, normale ou basse. Recherche avancée La recherche avancée de la File d'attente d'émission fonctionne de la même manière que la Recherche avancée dans le Journal de réception à la page 127, mais les champs de recherche sont différents.
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Remarque : Ce lien n'est pas supporté dans le contexte d'une solution cloud.
La fonction Composer un fax Le bouton Composer un fax ouvre une page dans laquelle vous pouvez configurer, composer et envoyer des fax directement depuis un navigateur Web.
Description de l'interface de composition L'interface de composition est constituée de trois onglets : Composition (onglet par défaut), Émetteur et organisation, et Options fax. Il sont utilisés pour Créer et envoyer un fax à la page 133. Le bouton Soumettre situé au-dessus des onglets permet de transmettre le fax. Remarque : Cliquer sur le bouton Composer un fax effacera le contenu de tous les champs des onglets de la fonction Composer un fax. Remarque : Il est possible que vous n'ayez pas accès au bouton Composer un fax du client Web selon vos droits d'accès.
L'onglet Composition
La boîte de dialogue de l'onglet Composition vous permet d'entrer les destinataires, le sujet et le contenu du fax (y compris la page de garde et pièce(s) jointe(s), s'il y a lieu).
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Dans la section Destinataires, vous disposez des champs suivants : Nom
Nom du destinataire
Organisation
Société du destinataire
Fax
Numéro de fax du destinataire Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur.
Remarque : Pour ajouter (et gérer) un seul ou plusieurs destinataires, référez-vous à la section Ajouter un ou plusieurs destinataires à un fax à la page 134. Dans la section Page de garde, les champs suivants sont disponibles : Style
Sélectionnez une page de garde à joindre au mémo ou utilisez la page de garde par défaut, Basic01.cse. Si vous sélectionnez Aucune, aucune page de garde n'est jointe.
Objet
Le sujet du mémo du fax.
Commentaire
Le message texte proprement dit du fax.
Dans la section Pièce jointe, les utilisateurs peuvent joindre un ou plusieurs fichiers au fax. Pour plus d'informations, voir Ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un fax à la page 135. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer. Voir Ajouter des pièces jointes à un fax à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer à la page 138. Remarque : Bien que l'imprimante Web Fax Composer ouvre la fonction Composition du client Web, elle peut être utilisée lorsque le client Web est déjà ouvert ; elle ajoutera les pièces jointes au fax en
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cours de composition. Il en sera ainsi même s'il existe déjà des pièces jointes dans le fax en cours de composition.
L'onglet Émetteur et organisation
La boîte de dialogue de l'onglet Émetteur et organisation vous permet d'entrer vos coordonnées personnelles, vos codes de facturation et vos coordonnées d'organisation. Vous pouvez soit utiliser les informations spécifiées dans le profil associé à votre compte utilisateur, soit entrer directement les informations sous une forme personnalisée. Référez-vous à l'image suivante.
Sélectionnez l'option Utiliser les informations par défaut de l'émetteur et de l'organisation de l'émetteur pour reprendre les informations sur la facturation et sur la société qui figurent dans le profil associé à votre compte utilisateur. Les champs réservés aux coordonnées personnelles resteront vides, à l'exception de l'adresse e-mail. Sélectionnez l'option Utiliser les informations personnalisées de l'émetteur et de l'organisation de l'émetteur si vous souhaitez entrer les différentes informations sous une forme personnalisée pour ce fax. Si vous sélectionnez cette option, les champs deviennent modifiables, vous pouvez entrer des données dans les champs suivants : Civilité:
Formule d'introduction standard. Par exemple : M., Mademoiselle, Madame
Prénom:
Prénom de l'expéditeur
Nom:
Nom de l'expéditeur
Titre:
Titre de l'expéditeur
Email:
Adresse e-mail de l'expéditeur
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Téléphone mobile:
Numéro de téléphone cellulaire (vocal) de l'expéditeur
Pager:
Numéro de téléavertisseur de l'expéditeur
Code de facturation:
Le code de facturation de l'émetteur.
Sous-code de facturation:
Le sous-code de facturation de l'émetteur.
Organisation:
Nom de la société de l'expéditeur
Adresse:
Adresse de la société de l'expéditeur (numéro et rue)
Ville:
Ville où se situe la société de l'expéditeur
Région:
État ou région où se situe la société de l'expéditeur
Pays:
Pays où se situe la société de l'expéditeur
Code postal:
Code postal de la société de l'expéditeur
Tél. :
Numéro de téléphone (vocal) de la société de l'expéditeur
Fax :
Numéro de fax de la société de l'expéditeur
Un clic sur le bouton Restaurer les paramètres par défaut permet de réinsérer les valeurs du profil utilisateur dans les différents champs. Si, pour un champ donné, aucune valeur n'est spécifiée dans le profil ou si ce champ est associé aux coordonnées personnelles (adresse e-mail exclue), le contenu du champ est effacé. L'onglet Options
La boîte de dialogue de l'onglet Options vous permet de paramétrer le fax et d'indiquer si vous souhaitez recevoir des notifications. Référez-vous à l'image suivante.
Sélectionnez l'option Utiliser les options par défaut de l'utilisateur si vous souhaitez reprendre les paramètres spécifiés pour les fax dans le profil associé à votre compte utilisateur. Sélectionnez l'option Utiliser des options personnalisées si vous souhaitez personnaliser les paramètres du fax. Si vous sélectionnez cette option, les champs deviennent modifiables, vous pouvez entrer des données dans les champs suivants : Priorité :
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Degré de priorité du fax : Basse ou Normale. La valeur par défaut est Normale.
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Nombre d'essais :
Nombre maximal de tentatives pour la transmission du mémo du fax par la passerelle avant constat d'échec. La valeur par défaut est 3. La valeur maximale est 99.
Résolution :
Résolution du fax : Haute ou Basse. La valeur par défaut est Haute.
Notifier le succès:
Cochez cette case si vous souhaitez qu'une notification soit transmise lorsque l'envoi d'un fax aboutit.
Notifier l'échec:
Cochez cette case si vous souhaitez qu'une notification soit transmise lorsque l'envoi du fax échoue.
Notifier la diffusion :
Cochez cette case pour activer la réception d'une seule notification (un résumé) après l'émission d'un fax en diffusion. Remarque : Activer ce type de notification ne désactive pas les autres notifications de fax sortants. Si vous laissez cochées les cases Notifier le succès et Notifier l'échec, vous recevrez tout de même des notifications pour toutes les communications de fax à l'intérieur d'une diffusion.
Différer l'émission
Cochez cette case si vous souhaitez différer l'envoi du fax en cours de préparation, puis sélectionnez la date et l'heure pour le délai.
Un clic sur le bouton Restaurer les paramètres par défaut permet de réinsérer les valeurs du profil utilisateur dans les différents champs. Si aucune valeur n'est spécifiée dans le profil pour un champ donné, le contenu de ce champ est effacé.
Créer et envoyer un fax Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez détenir les droits nécessaires. Pour créer et envoyer un fax utilisant la fonction Composer un fax du client Web, suivez les étapes suivantes : 1. Cliquer Composer un fax. 2. Dans l'onglet Composition, entrez le Nom, l'Organisation et le Numéro de fax d'un destinataire. Astuce : Si vous avez besoin d'ajouter un code DTMF (tel qu'un numéro de poste ou un code d'accès longue distance), vous pouvez l'entrer après le numéro de fax, précédé d'une ou plusieurs pauses (virgule ou lettre p – non sensible à la casse). Par exemple : (514) 222-3333p1234 (equivalent to (514) 222-3333,1234). Remarque : S'il y a plusieurs destinataires à ajouter (et gérer), référez-vous à la section Ajouter un ou plusieurs destinataires à un fax à la page 134. Les champs Nom, Organisation et Numéro proposent automatiquement des entrées de votre carnet d'adresses lorsque vous commencez à entrer une valeur. 3. Entrez le Sujet du fax. 4. Entrez le texte qui constituera le message du fax dans la section Commentaire. 5. Si vous souhaitez utiliser une page de garde, sélectionnez une page de garde dans liste déroulante Page de garde ou sélectionnez Aucune si vous ne souhaitez pas joindre de page de garde au fax. 6. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe au fax, référez-vous à la section Ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un fax à la page 135.
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7. Si vous souhaitez modifier les informations de l'émetteur et de l'organisation ou les paramètres spécifiés pour le fax à envoyer, référez-vous aux sections L'onglet Émetteur et organisation à la page 131 et L'onglet Options à la page 132. 8. Cliquez sur le bouton Soumettre, situé au-dessus de l'onglet Composition. Lors de la soumission d'un fax, le client Web confirme l'état d'envoi et l'ID diffusion sous la forme suivante :
Remarque : Vous pouvez ajouter un contact à votre carnet d'adresses personnel lorsqu'un fax est envoyé. Cependant, cette action est configurable. Pour plus d'informations, voir Configurer l'ajout automatique de contacts à la page 145
Ajouter un ou plusieurs destinataires à un fax Comment ajouter un ou plusieurs destinataires à un fax que l'on envoie et comment gérer la liste des destinataires. Cette procédure prend en considération que vous préparez un fax en vue de l'envoyer. Pour plus d'informations à propos de l'envoi d'un fax, référez-vous à la section Créer et envoyer un fax à la page 133. Pour ajouter un ou plusieurs destinataires à votre fax : 1. Dans l'onglet Composition, entrez le Nom, l'Organisation et le Numéro de fax d'un destinataire. 2. Si vous souhaitez ajouter plusieurs destinataires, cliquez sur le bouton Plus de destinataires. Une nouvelle section apparaît à la droite des champs de la section Destinataires.
3. Entrez les informations d'un récipient dans les champs d'information puis cliquez sur Ajouter lorsque vous avez terminé. 4. Répétez l'opération pour chaque destinataire supplémentaire. 5. Si vous souhaitez modifier les informations d'un destinataire de la liste : a) Sélectionnez un destinataire dans la liste puis cliquez sur Modifier. Remarque : Si les champs contiennent déjà des informations, cliquer sur Modifier effacera ces informations. Les informations du destinataire sélectionné apparaissent alors dans les champs correspondants sur la gauche et le destinataire disparaît de la liste. b) Modifiez les informations des champs puis cliquez sur Ajouter pour valider l'opération. Le destinataire qui vient d'être modifié réapparaît dans la liste.
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6. Si vous devez supprimer un destinataire de la liste, sélectionnez un destinataire puis cliquez sur Supprimer .
Ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un fax Comment ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un fax que l'on envoie. Cette procédure prend en considération que vous préparez un fax en vue de l'envoyer. Pour plus d'informations à propos de l'envoi d'un fax, référez-vous à la section Créer et envoyer un fax à la page 133. Pour ajouter une ou plusieurs pièces jointes à votre fax : 1. Cliquez sur Parcourir puis sélectionnez un fichier à téléverser vers le fax. 2. Si vous souhaitez ajouter plus d'une pièce jointe, cliquez sur le bouton Plus de pièces jointes. Une nouvelle section s'ouvre sous le bouton Parcourir.
3. Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier que vous souhaitez téléverser vers le fax puis cliquez sur Ajouter. 4. Répétez l'opération pour chaque pièce jointe supplémentaire. 5. Utilisez les boutons Vers le haut et Vers le bas pour modifier l'ordre des pièce jointes dans la liste. 6. Si vous souhaitez éliminer une pièce jointe de la liste, sélectionnez une pièce jointe puis cliquez sur Supprimer. Remarque : Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer. Voir Ajouter des pièces jointes à un fax à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer à la page 138. Bien que l'imprimante Web Fax Composer ouvre la fonction Composition du client Web, elle peut être utilisée lorsque le client Web est déjà ouvert ; elle ajoutera les pièces jointes au fax en cours de composition. Il en sera ainsi même s'il existe déjà des pièces jointes dans le fax en cours de composition.
Délégation XMediusFAX donne à ses utilisateurs la possibilité de déléguer d'autres utilisateurs XMediusFAX pour qu'ils accèdent à leur boîte de fax, par exemple lorsqu'ils sont en congés. À partir du moment que l'administrateur a activé la fonction de délégation (merci de vous référer à votre administrateur de serveur de fax si ce n'est pas le cas), deux types de rôles d'utilisateurs peuvent être définis dans un contexte de délégation : le propriétaire et les délégués.
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Propriétaire Ce terme définit tous les utilisateurs XMediusFAX ayant accès à leur propre boîte de fax à l'aide de l'interface du client Web. En tant que propriétaires, ils ont accès à toutes les fonctions dont l'administrateur leur a accordé l'utilisation (voir Aperçu à la page 103). Un propriétaire peut déléguer un ou plusieurs utilisateurs XMediusFAX (ici appelés délégués) pour accéder à sa boîte de fax. L'accès des délégués est configurable (plusieurs options entre un accès complet ou très restreint) et peut être différent d'un délégué à l'autre. Pour plus d'informations au sujet de la gestion des délégués, voir : Ajouter et gérer des délégués à la page 136. Délégués Ce terme définit tous les utilisateurs XMediusFAX ayant accès à leur propre boîte de fax à l'aide de l'interface du client Web et ayant été sélectionnés par un autre utilisateur XMediusFAX (ici appelé propriétaire) pour accéder précisément à la boîte de fax de cet utilisateur, dans un contexte de délégation. Selon les permissions spécifiques que le propriétaire a accordé à un délégué, il se peut que ce délégué aie les pleins pouvoirs ou un accès restreint à la boîte de fax du propriétaire et à ses fonctions. Remarque : Les utilisateurs XMediusFAX peuvent être délégués de plusieurs propriétaires. Pour plus d'informations au sujet de l'accès à l'interface en tant que délégué, voir : Accéder à l'interface (d'un autre utilisateur) en tant que délégué à la page 138.
Ajouter et gérer des délégués La procédure suivante tient pour acquis que : • •
Vous êtes déjà connecté à l'interface du client Web, sous votre propre boîte de fax. Votre administrateur a activé la fonction de délégation.
Pour ajouter un délégué et configurer les permissions pour l'accès à votre boîte de fax : 1. Cliquez le lien Options dans le coin en haut à droite de l'interface. L'écran Options apparaît. 2. Sélectionnez l'onglet Délégation.
3. Cliquez sur Ajouter.
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4. Dans le champ Email de l'usager, commencez à taper le nom de compte d'une personne que vous souhaitez ajouter comme délégué, puis cliquez Vérifier l'email. Selon les premières lettres que vous avez entrées, il est possible que le système complète le nom dans le champ ou vous permette de sélectionner un nom dans une liste d'utilisateurs disponibles dont le nom commence par ces lettres. Important : Il est recommandé d'utiliser le bouton Vérifier l'email afin de vérifier si le nom de compte entré existe, sans quoi vous ne pourriez pas bénéficier de la délégation attendue. Astuce : Si vous n'arrivez pas à trouver ou à vous souvenir de noms de comptes existants, vous pouvez toujours laisser le champ Email de l'usager vide, et simplement cliquer Vérifier l'email pour accéder à la liste de tous les utilisateurs disponibles. 5. Configurez les permissions de délégation que vous souhaitez attribuer à ce délégué spécifiquement : Nom de l'option
Description
Défaut
Montrer seulement la Restreint le délégué à ne voir que la première page de n'importe quel fax de Désactivée première page votre boîte de fax. A accès à la composition
Permet au délégué de composer des fax à partir de votre boîte de fax.
Activée
A accès à la suppression permanente
Permet au délégué de supprimer des fax depuis les vues Supprimé de votre Activée boîte de fax.
A accès à la resoumission
Permet au délégué de resoumettre des fax depuis le Journal d'émission de Activée votre boîte de fax.
Accès au transfert
Permet au délégué de transférer des fax depuis le Journal de réception de Activée votre boîte de fax. Remarque : Toutes les opérations de transfert seront marquées du nom du délégué dans le Journal d'acheminement du fax concerné (voir Visualiser les détails d'un fax entrant à la page 112).
Remarque : Toutes les actions effectuées sur un fax par un délégué sont enregistrées dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements entrants à la page 115 ou Journal des événements sortants à la page 120). 6. Cliquez sur Ajouter. Le nouveau délégué apparaît dans la liste des Délégués et l'utilisateur ciblé est à présent en mesure d'accéder à votre boîte de fax selon les permissions que vous avez sélectionnées. Vous pouvez maintenant ajouter ou configurer d'autres délégués, si nécessaire, ou gérer leur liste à l'aide des boutons Modifier et Supprimer.
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Accéder à l'interface (d'un autre utilisateur) en tant que délégué La procédure suivante tient pour acquis que : • •
Votre administrateur a activé la fonction de délégation. Au moins un autre utilisateur XMediusFAX vous a ajouté comme délégué.
Pour accéder à la boîte de fax d'un autre utilisateur en tant que délégué : 1. Connectez-vous à l'interface du client Web à l'aide de votre propre compte. Dans le coin en haut à gauche de l'interface, vous devriez voir la liste déroulante Boîte de fax, vous permettant de basculer entre votre boîte de fax (en tête de liste) et celles de tous les utilisateurs qui vous ont ajouté comme délégué.
2. Sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante. Vous êtes à présent dans la boîte de fax de l'utilisateur sélectionné, et vous pouvez agir selon les permissions spécifiques que cet utilisateur vous a accordé comme délégué. Restriction : Les permissions de délégation que vous pouvez avoir concernent uniquement des fonctions de fax (voir la liste des options dans la section : Ajouter et gérer des délégués à la page 136). Vous n'aurez jamais accès à la section Options d'une autre boîte de fax que la vôtre. Remarque : Toutes les actions effectuées sur un fax par un délégué sont enregistrées dans le Journal des événements du fax (voir Journal des événements entrants à la page 115 ou Journal des événements sortants à la page 120). Astuce : Pour retourner à votre propre boîte de fax, sélectionnez simplement votre nom de compte dans la liste déroulante Boîte de fax.
Ajouter des pièces jointes à un fax à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer Si l'imprimante Web Fax Composer est installée sur votre ordinateur, vous pouvez envoyer des fax par l'interface du client Web en imprimant des documents à partir de n'importe quelle application Windows. Remarque : L'imprimante Web Fax Composer peut être installée à l'aide du logiciel d'installation des clients. Voir Lien pour télécharger le programme d'installation de XMediusFAX pour applications client Windows à la page 106. Lorsque vous utilisez l'imprimante Web Fax Composer, le document est converti en un fichier TIFF, puis joint à un fax dans l'outil Composition du client Web. 1. Ouvrez le document à faxer, à l'aide de l'application appropriée.
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2. Accédez à l'option d'impression de l'application. 3. Sélectionnez l’imprimante Web Fax Composer dans la liste des imprimantes disponibles. 4. Imprimez le document. Le document est transformé en un fichier TIFF et la fenêtre Préparation des pièces jointes s'ouvre. Le fichier TIFF est visible dans la boîte Progression .
5. Entrez vos paramètres de connexion et d'authentification (si ce n'est pas déjà fait). Pour plus d'informations, voir Paramètres de connexion et d'authentification à la page 140. 6. Cliquez sur Télécharger. Une session de l'interface du client Web s'ouvre en mode composition, avec votre TIFF en pièce jointe. Remarque : Dans le cadre d'une solution cloud (le serveur n'est pas déployé sur site), si l'authentification à deux facteurs est activée dans votre compte, vous devrez fournir le code de vérification généré par votre application d'authentification. Remarque : Si un fax était déjà en cours de préparation dans l'interface Web, le fichier TIFF est joint à ce fax. Remarque : Pour télécharger plus d'une pièce jointe à la fois, et pour l'automatisation du téléchargement, voir Options de téléchargement à la page 140 7. Pour terminer la composition du fax et pour envoyer le fax avec le client Web, voir .
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Options de téléchargement
Option de téléchargement automatique Si vous téléchargez habituellement un seul document à la fois vers l'interface de composition Web, vous pouvez cocher la case Téléchargement automatique. Lorsque vous imprimerez depuis une application Windows, la fenêtre Préparation des pièces jointes s'ouvrira et commencera immédiatement le téléchargement. Le bouton Annuler deviendra alors un bouton Fermer comprenant un compte-à-rebours de 10 secondes dès que la pièce jointe TIFF aura été téléchargée. Vous pouvez cliquer sur Fermer à tout moment pour fermer la fenêtre. Remarque : Lorsque l'option Téléchargement automatique est activée, cela empêche l'utilisateur de modifier les paramètres (connexion, authentification, langue). Pour la désactiver, décochez la case pendant les 10 secondes de délai la prochaine fois que vous utilisez l'imprimante Web Fax Composer. Télécharger plus d'une pièce jointe Remarque : L'option Téléchargement automatique doit être décochée pour utiliser cette méthode. Lorsqu'un fichier a été transformé en TIFF dans la fenêtre Préparation des pièces jointes, ne cliquez pas sur Télécharger tout de suite. Retournez à votre application Windows ou utilisez toute autre application pour imprimer un autre fichier à l'aide de l'imprimante Web Fax Composer. Le fichier TIFF sera ajouté à la zone de Progression de la fenêtre Préparation des pièces jointes. Répétez cela autant de fois que nécessaire, jusqu'à ce que toutes les pièces jointes dont vous avez besoin soient dans la zone de Progression, puis téléchargez le tout vers l'interface web de composition de fax. Toutes les pièces jointes seront présentes dans l'écran Composition du client Web. Remarque : Si vous souhaitez télécharger une pièce jointe supplémentaire après le téléchargement, imprimez et téléchargez le fichier, et il sera tout simplement ajouté à la liste des pièces jointes dans l'écran Composition du client Web.
Paramètres généraux
Sélection de la langue de l'interface Utilisez la liste déroulante pour changer instantanément la langue utilisée dans la fenêtre Préparation des pièces jointes . Remarque : Le paramètre par défaut est Utiliser mes paramètres régionaux. Paramètres de connexion et d'authentification Les paramètres de connexion et d'ouverture de session sont obligatoires pour être en mesure d'utiliser la fonctionnalité : Paramètres de connexion: La manière de se connecter au serveur de fax dépend de l'environnement dans lequel ce dernier est intégré : dans le cadre d'un déploiement sur site ou d'une solution Cloud.
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Attention : Cette valeur de Nom d'hôte ou URL a normalement été correctement configurée (ou communiquée) par votre administrateur lors de l'installation de la fonctionnalité ; vous ne devriez pas avoir à la modifier. Champ
Description
Nom d'hôte ou URL
Configuration dans le cadre d'un déploiement sur site Le nom utilisé pour se connecter à l'hôte du serveur de fax sur site. Syntaxe acceptée : [{http|https}://] [: ] Dans un contexte HTTPS, doit être le Common Name du serveur de fax (et non son adresse IP). Configuration dans le cadre d'une solution Cloud L'URL pour se connecter à la solution Cloud. Ce paramètre ne peut être entré que sous la forme d'une URL.
Authentification Option
Description
Utiliser l'identification unique intégrée de Windows
Si vous souhaitez vous connecter automatiquement à l'aide de votre compte Windows actuel. Remarque : Non disponible (grisé) dans le cadre d'une solution Cloud.
Utiliser l'authentification Si vous souhaitez vous connecter à l'aide de votre compte de fax enregistré par le serveur de base de fax (Nom d'utilisateur et Mot de passe – avec l'option de mémorisation du mot de passe).
Carnets d'adresses Web Un carnet d'adresses Web renferme des informations de contact à propos de destinataires auxquels vous adressez des fax. Ces informations peuvent inclure le nom du contact, son numéro de fax, son adresse, le nom et l'adresse de son entreprise, etc. Il existe deux types de carnets d'adresses : • •
Carnet d'adresses public (d'entreprise) : il vous est affecté par votre profil (accessible à tous les utilisateurs ayant ce profil), et gérés uniquement par les administrateurs. Carnet d'adresses personnel (privé) : accessible et gérable uniquement par vous.
Ce chapitre explique comment : • • •
Accéder aux carnets d'adresses et y naviguer. Gérer les contacts et les groupes dans votre carnet d'adresses personnel. Envoyer des fax à partir des carnets d'adresses.
Accéder aux carnets d'adresses et y naviguer. Pour accéder à l'interface de gestion de carnet d'adresses, connectez-vous à l'interface Web (voir Connexion au client Web à la page 103) et cliquez sur le lien Contacts situé en haut de la page.
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Chapitre 10 | Client Web
L'interface se divise en trois sections. La colonne de gauche affiche la liste des carnets d'adresses disponibles (et de leurs groupes) tandis que la colonne centrale permet de naviguer parmi les contacts du groupe sélectionné. La colonne de droite permet de visualiser les informations et les détails de l'élément sélectionné. Remarque : Une version réduite des informations est affichée dans la section de droite. Cliquer Voir tous les détails rend disponible la totalité des informations de l'élément sélectionné. L'outil de recherche du carnet d'adresses
Vous pouvez rechercher des contacts ou des groupes à l'aide de la barre de recherche située sous la barre d'options, en entrant des lettres dans le champ Rechercher des membres. Une recherche peut être filtrée en sélectionnant une valeur dans la liste déroulante Afficher. L'outil de sélection rapide du carnet d'adresses
si vous devez rapidement sélectionner plusieurs éléments, vous pouvez utiliser les liens disponibles dans la barre Sélectionner.
Gestion des contacts Dans votre carnet d'adresses personnel, vous pouvez : • • • •
Créer et gérer vos propres contacts et groupes Copier des contacts d'un carnet d'adresses public vers votre carnet d'adresses personnel Importer des contacts à partir de sources externes Configurer l'ajout automatique de contacts
Cette section montre comment effectuer ces actions.Configurer l'ajout automatique de contacts. Créer un contact ou un groupe
Créer un contact Pour créer un contact, cliquez
142
.
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Chapitre 10 | Client Web
Remarque : Seuls le Nom d'affichage et le numéro de FAX sont obligatoires. Si vous souhaitez ajouter davantage d'informations pour le contact créé, vous pouvez accéder à un formulaire plus complet en cliquant Plus de Détails >>:
Astuce : Vous pouvez ajouter un signe "+" devant un code international de pays afin d'appliquer le formatage approprié au numéro de fax À: sur la page de garde. Cependant, il est possible que la fonctionnalité du signe "+" ne soit pas supportée, selon votre compagnie de téléphone ou les configurations du serveur de fax effectuées par votre administrateur. Cliquez Appliquer pour valider. Créer un groupe Pour créer un groupe, sélectionnez Groupe en utilisant la flèche à côté du bouton
Entrez un Nom pour le groupe et cliquez Appliquer pour valider. Gérer les contacts et les groupes
Voici la liste des options disponibles pour gérer les éléments (contacts et groupes) de votre carnet d'adresses personnel : Bouton
Description Modifie les informations de l'élément.
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Chapitre 10 | Client Web
Bouton
Description Supprime l'élément sélectionné. Ajoute l'élément sélectionné à un groupe. Remarque : Vous pouvez ajouter un groupe dans un autre groupe. Retire l'élément sélectionné d'un groupe.
Remarque : Toutes les actions ci-dessus peuvent être effectuées sur des sélections multiples (à part Edit). Cependant, elles ne sont pas disponibles pour les éléments des carnets d'adresses publics, puisque vous ne pouvez gérer que vos propres contacts.
Copier des contacts publics vers votre liste de contacts personnels
Il n'est pas possible de modifier un contact dans un carnet d'adresses public. Cependant, vous pouvez copier des contacts depuis un carnet d'adresses public vers votre carnet d'adresses personnel, dans le but de le gérer comme vos autres contacts personnels. Pour cela, sélectionnez un élément, cliquez
et sélectionnez Contacts personnels.
Remarque : Cette action peut être effectuée sur des sélections multiples.
Importer des contacts à partir d'une source externe
Vous pouvez importer une liste de contacts externe à votre carnet d'adresses personnel en utilisant un fichier CSV. 1. Sélectionnez – dans votre carnet d'adresses personnel – le nœud Tous les membres ou le nœud d'un groupe du carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer la liste externe de contacts. 2. Cliquez .
3. Sélectionnez l'application avec laquelle la liste de contacts à importer a été exportée en fichier CSV (MS Outlook, Outlook Express ou IBM Notes).
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Chapitre 10 | Client Web
Remarque : Pour utiliser l'option IBM Notes (format CSV) , vous devez avoir exporté le fichier CSV à partir de IBM Notes version 8.5+, avec les paramètres par défaut : toutes les propriétés, avec les en-têtes 4. Recherchez le fichier à importer. Remarque : Le fichier à importer doit être un fichier CSV exporté par l'application sélectionnée plus haut. 5. Sélectionnez l'option pour les contacts du fichier CSV qui existeraient déjà dans le carnet d'adresses : • • •
Fusionner : Les informations contenues dans le contact importé écraseront le contact existant. Ajouter : Un nouveau contact sera créé. Ignorer : Le contact importé sera ignoré.
6. Cliquez sur Importer. Les contacts sont maintenant ajoutés à votre carnet d'adresses personnel.
Envoyer un fax depuis un carnet d'adresses Pour envoyer un fax directement deouis un carnet d'adresses : 1. Sélectionnez un contact ou un groupe. Remarque : Vous pouvez utiliser des sélections multiples. 2.
Cliquez . L'écran Composition apparaît et les contacts sélectionnés sont ajoutés automatiquement à la section Destinataires.
3. Composez le fax selon la marche à suivre habituelle : Créer et envoyer un fax à la page 133
Configurer l'ajout automatique de contacts Une fonctionnalité vous permet d'ajouter les nouveaux destinataires de fax à votre carnet d'adresses personnel lorsqu'un fax est envoyé. La manière dont cette fonctionnalité opère peut être configurée. 1. Dans l'écran principal de l'interface Web, cliquez Options.
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Chapitre 10 | Client Web
2. Sélectionnez une option d'ajout dans Lors de l'envoi à de nouveaux contacts : • • •
Me demander si je souhaite les ajouter à mes Contacts personnels Les ajouter à mes Contacts personnels Ne pas les ajouter à mes Contacts personnels
3. cliquez Appliquer.
Lexique ANI Acronyme pour Automatic Number Identification. Il s'agit du numéro de fax de l'émetteur (le champ DE:). ID diffusion : Lors de l'envoi à plusieurs destinataires, XMediusFAX crée un identifiant de diffusion identique pour tous les fax de ces destinataires (par opposition au ID de transaction, qui est différent pour chaque fax). Destination : Le numéro de fax de la destination (vers laquelle est émis le fax). Il apparaît dans les propriétés du détail de fax dans les dossiers Journal d'émission et File d'attente d'émission. DID : Acronyme pour Direct Inward Dialing (numéro). Il s'agit du numéro de fax du destinataire (le champ À: dans le dossier Journal de réception). Poste : Il apparaît après le numéro de fax dans le champ À: des propriétés de fax du Journal de réception, quand il est utilisé. ID de fax : Représente ID transaction et ID diffusion. CSID distant : Voir CSID identifiant du fax distant. CSID identifiant du fax distant : CSID est l'acronyme pour Call Station ID. Pour un fax entrant. le CSID distant est l'identifiant de l'émetteur. Il s'agit habituellement d'un numéro de fax mais il peut également contenir une chaîne de caractères. Code de facturation de l'émetteur : Un code utilisé par l'émetteur pour affecter le coût de la transaction fax à un projet ou à un compte spécifique. ID transaction : Identifiant unique pour chaque fax émis ou reçu par XMediusFAX.
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Chapitre 11 | Envoyer un texto par email
Chapitre 11
Envoyer un texto par email
Service d'acheminement de textos sortants Selon l'implantation réalisée par votre administrateur, vous pouvez être en mesure de bénéficier d'une fonctionnalité vous permettant d'envoyer des textos via XMediusFAX en utilisant votre client email. Remarque : Cette fonction s'ajoute aux fonctionnalités de fax présentes. Techniquement, le flux des fax et celui d'envoi de textos ne sont pas liés entre eux. Détails sur le service de messages textes Les services fournis par XMediusFAX ne comprennent que l'acheminement d'emails convertis en textos à des destinations téléphoniques (via un fournisseur de textos externe). Seuls les utilisateurs reconnus par XMediusFAX (grâce à l'adresse email de l'émetteur) seront capables d'envoyer des textos à l'aide de ce service, une fois configuré. Le textos ne sont pas archivés par XMediusFAX. Parc conséquent, vous n'aurez pas accès à un historique de textos envoyés, à l'exception des emails envoyés sauvegardés dans votre client email.
Envoyer un texto par email 1. Créez un nouvel email à partir de votre client email. 2. Entrez le numéro de téléphone du destinataire dans le champ À, en respectant la syntaxe suivante : sms=@
Par exemple, si le numéro est 555-123-4567, entrez :
[email protected]. Remarque : La syntaxe est celle que XMediusFAX utilise par défaut. Il se peut que vous ayez reçu d'autres informations particulières si votre administrateur a configuré la fonctionnalité de texto différemment. Astuce : La combinaison de destinataires de types différents (c'est-à-dire texto/fax/email) est prise en charge, à condition d'entrer la syntaxe complète appropriée pour chacun d'eux et de le les séparer par des points-virgules. L'email sera traité conformément aux particularités et aux restrictions liées à au format de chaque destination. 3. Écrivez le texte à envoyer comme texto dans le corps de l'email. Remarque : Les destinations de textos ne tiendront pas compte des pièces jointes : tout le texte du texto doit être écrit dans le corps de l'email. Si le texte est trop long pour être envoyé en un seul texto (selon les standards de texto), il sera automatiquement séparé en plusieurs textos.
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Chapitre 11 | Envoyer un texto par email
4. Envoyez l'email. Votre email sera acheminé par XMediusFAX sous la forme d'un texto aux numéro(s) de téléphone sélectionné(s). Remarque : XMediusFAX n'émettra aucune confirmation d'envoi. Par contre, si le message est rejeté, vous recevrez un avis de non-remise (ANR).
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Index A add-in pour Outlook 72 adresser un fax dans SendFAX à partir d'un carnet d'adresses 19 à partir d'un carnet d'adresses non affiché 19 manuellement 19 afficher les annotations 47 ajouter des destinataires du carnet d'adresses client e-mail (SMTP) 67 IBM Notes (formulaire) 86 Outlook 81 ajouter des informations de destinataire client email (SMTP) 64 Outlook 79 annotations 45, 46 ajouter 45 gérer les annotations 46 types 45 applications Windows envoi avec SendFAX 49 envoi avec XMPrintToMail 50 authentification SMTP avec les codes de corps 71
C carnets d'adresses 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 141, 142, 143, 144 affichage en-têtes de colonnes ajouter et supprimer 28 tri 28 ajouter 31 champs d'information supplémentaire 30 Client Web accéder, naviguer 141 gérer les contacts copier des contacts 144 créer un contact 142 gérer les contacts et les groupes 143 Importer des contacts 144 comprimer la base de données 33 contacts ajouter 32 listes de contacts 29 modification 32 suppression 32 contenu 27 groupes ajouter 32 ajouter ou retirer contacts ou groupes 32 suppression 32
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carnets d'adresses (suite) lancer depuis SendFAX 27 listes de contacts ajouter 31 renommer et supprimer 31 menus Affichage 29 Édition 29 Fichier 28 Outils 29 ouverture 31 par défaut emplacement 27 recherche recherche avancée avec 34 recherche de base 33 rechercher d'un contact 33 sources de données externes importation attribution de champs 35 exemple 35 liaison dynamique 36 exemple 36 limitations 36 mise à jour 36, 37 traitées comme listes de contacts 36 organisation 35 changer la page de garde client email (SMTP) 63 formulaires Outlook 76 IBM Notes (formulaire) 83 changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax IBM Notes (formulaire) 83 Outlook 76 changer les informations de l'émetteur client email (SMTP) 64 formulaires Outlook 77 IBM Notes (formulaire) 83 changer les options de fax client email (SMTP) 64 formulaires Outlook 77 IBM Notes (formulaire) 84 client e-mail (SMTP) 61, 62, 63, 67 ajouter des destinataires du carnet d'adresses 67 envoyer un fax 62 recevoir des fax 63 utilisé pour faxer 61 client email (SMTP) ajouter des informations de destinataire 64 changer la page de garde 63 changer les informations de l'émetteur et les options de fax 64
Index - 1
client email (SMTP) (suite) gérer les destinataires 64 nom d'affichage 65 recevoir un aperçu 71 Client Web 103, 104, 105, 106, 107, 108, 112, 113, 114, 116, 117, 118, 119, 120, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 146 barre de navigation supérieure 104 changer la langue d'affichage 106 changer mot de passe 106 composer un fax ajouter des destinataires 134 ajouter des pièces jointes 135 créer et envoyer un fax 133 destinataires 130 onglets Composition 129 Informations sur l'émetteur informations personnelles 131 informations sur l'organisation 132 informations sur la facturation 132 Options de fax 132 pièces jointes 130 connexion 103 dossiers de fax 107 file d'attente d'émission détails de fax 123, 124 gérer les fax 122 propriétés de fax 124 vue de fax 124 format pour visionner fax 106 journal d'émission détails de fax 119, 120 fax courants 117 fax supprimés 117 gérer les fax 118 note de fax 120 propriétés de fax 120 visualiser les fax 120 journal de réception détails de fax 112, 113, 114 fax courants 107 fax supprimés 108 gérer les fax 108 historique d'acheminement 114 note de fax 114 propriétés de fax 113 vue de fax 113 lexique 146 options 105 sous-fenêtre de navigation gauche 105 trier et rechercher fonction de recherche File d'attente d'émission recherche avancée 128 Journal d'émission recherche avancée 128 recherche simple 128 Journal de réception recherche avancée 127 recherche simple 126 fonction de tri 125
Index -2
code de longue distance dans le client Web 133 dans SendFAX 19 code longue distance dans IBM Notes (formulaire) 85 dans Outlook 78 dans un client email (SMTP) 64 codes de corps groupes atomiques 69 pour authentification SMTP 71 pour des informations de destinataire 71 pour les informations de l'émetteur 69 pour les options de fax 70 syntaxe 69 connexion le client Web 103 SendFAX avec compte de domaine NT 12 compte de site 12 un compte de type cloud 13 échec 13, 14
D de passerelles pour XML paramètres de connexion dans SendFAX 10 délégation 135, 137 options 137 délégués accéder à une autre boîte de fax 138 ajouter / gérer 136 définition 136
E éditeur de pages de garde 89, 90, 91, 92, 94, 95 lancer 89 menus Affichage 91 Édition 90 Fichier 90 Paramètres 91 Rafraîchir 91 Variables 91 pages de garde ajuster la locale 94 ajuster la résolution 95 ajuster le format de page 94 créer 92 émission planifiée de fax changer la date de report d'un fax 123 enregistrer un fax avec SendFAX 18 envoyer des fax avec l'application SendFax 54 avec la fonction Multi-diffusion de fax 53 avec la macro Multi-diffusion fax 56 depuis SendFAX avec une résolution spécifique 24 envoyer et recevoir des fax 1
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envoyer un fax client e-mail (SMTP) 62 IBM Notes (formulaire) 82 Outlook 73
inhiber la transmission d'une page avec SendFAX 18 insérer un document avec SendFAX 17
F
lancer SendFAX pour la première fois 10, 14 liste de destinataires dans SendFAX modifier les paramètres 20 listes de contacts 25, 27, 29, 30, 31, 32 ajouter à un carnet d'adresses 31 champs d'information supplémentaire 30 contacts ajouter 32 modification 32 suppression 32 par défaut 27, 29 sélection 29 supprimer et renommer depuis un carnet d'adresses 31
favoris pour le transfert 110 fax affichage 39 dans SendFAX impression 16 envoi avec l'application SendFax 54 avec la fonction Multi-diffusion de fax 53 avec la macro Multi-diffusion fax 56 avec SendFAX avec une résolution spécifique 24 depuis MS Word avec la fonction Envoi de fax 52 par ligne de commande 25 envoyer et recevoir 1 surveillance 99 faxer à l'aide de clients e-mail 61 fichiers .cse 92 fonction Envoi de fax pour Microsoft Word 52 formulaires Outlook changer la page de garde 76 recevoir un aperçu 77
G gérer les destinataires client email (SMTP) 64 IBM Notes (formulaire) 85 Outlook 78 gérer les documents de fax dans SendFAX 16, 17 groupes atomiques (codes de corps) 69
I IBM Notes utilisé pour faxer 81 IBM Notes (formulaire) ajouter des destinataires du carnet d'adresses 86 changer la page de garde 83 changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax 83 envoyer un fax 82 gérer les destinataires 85 résoudre les numéros de fax 86 icône de la barre des tâches de Windows 99 images .bmp 89 imprimer un fax avec SendFAX 18 imprimer un fax dans SendFAX 16 informations émetteur modifier dans SendFAX 21 informations sur l'organisation modifier dans SendFAX 21 informations sur le destinataire ajouter à l'aide de codes de corps 71
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L
M macro Fax Merge pour Microsoft Word 52 macro Multi-diffusion fax pour OpenOffice.org Texte 55, 56 envoyer un fax 56 macro SendFax pour OpenOffice.org Texte envoyer un fax 54 macros de fax Lancez OpenOffice.org Texte. 54 pour MS Word 51 mailing pour OpenOffice.org Texte document de base créer 55 source de données créer 55 masquer les annotations 47 Microsoft Excel source de données externe exemple d'importation dans un carnet d'adresses 35 exemple de liaison à un carnet d'adresses 36 Microsoft Exchange paramètres de connexion dans SendFAX 10 Microsoft Word Fax Merge 52 Utiliser la fonction Envoi de fax 52 Multi-diffusion de fax pour Microsoft Word envoyer un fax 53
N nom d'affichage client email (SMTP) 65 nombre d'essais modification dans SendFAX 23 notifications modification dans SendFAX 23 numéro de poste dans IBM Notes (formulaire) 85
Index - 3
numéro de poste (suite) dans le client Web 133 dans Outlook 78 dans SendFAX 19 dans un client email (SMTP) 64
O OpenOffice.org Texte Fax Merge 55 options de fax changer à l'aide de codes de corps 70 outils pour Windows 1 Web 2 outils pour le Web 2 outils pour Windows 1 Outlook add-in 72 ajouter des destinataires du carnet d'adresses 81 ajouter des informations de destinataire 79 changer la page de garde, les informations de l'émetteur et les options de fax 76 envoyer un fax 73 gérer les destinataires 78 recevoir des fax 75 utilisé pour faxer 72
P pages de garde 89, 92, 93, 94, 95, 96, 97 ajuster la locale 94 ajuster la résolution 95 ajuster le format de page 94 créer 92 objets compatibles OLE 2.0 conversion 97 gérer les objets liés 97 intégration 96 liaison modification 97 modification 97 variables 93 paramètres de transmission modification dans SendFAX 23 pause dans IBM Notes (formulaire) 85 dans le client Web 133 dans Outlook 78 dans SendFAX 19 dans un client email (SMTP) 64 point de surveillance du compte de fax description 99 paramètres 100 priorité modification dans SendFAX 23 propriétaire ajouter / gérer des délégués 136 définition 136
Index -4
R réactiver la transmission d'une page avec SendFAX 18 recevoir des fax client e-mail (SMTP) 63 Outlook 75 recevoir un aperçu client email (SMTP) 71 formulaires Outlook 77 réorganiser les pages avec SendFAX 18 résoudre les numéros de fax IBM Notes (formulaire) 86
S sender information changer à l'aide de codes de corps 69 SendFAX 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 24, 25, 27, 45, 49 accès à l'aide de l'imprimante virtuelle du serveur de fax sélectionner l'interface d'ouverture par d'éfaut 15 adresser un fax à partir d'un carnet d'adresses 19 à partir d'un carnet d'adresses non affiché 19 manuellement 19 affichage d'aperçu de fax annotations 45 annotations 45 carnets d'adresses affichage 24 connexion avec compte de domaine NT 12 compte de site 12 un compte de type cloud 13 échec 13, 14 description de l'interface 5 envoyer un fax avec une résolution spécifique 24 par ligne de commande 25 fax impression 16 gérer les documents de fax 16 lancer pour la première fois 10, 14 listes de contacts sélection 25 menus Affichage 7 Aide 9 Annotations 8 Aperçu 8 Édition 7 Fichier 6 Outils 8 Vues réduites 8 pages de garde ajouter un commentaire 17 sélection 17 paramètres de connexion Microsoft Exchange 10 passerelle pour XML 10
XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
SendFAX (suite) paramètres de connexion (suite) SMTP 14 paramètres email 14 SMTP 14 Voir aussi client e-mail (SMTP) paramètres de connexion dans SendFAX 14 Voir aussi client e-mail (SMTP) supprimer une page dans SendFAX 18 surveillance fax et compte 99 point de surveillance du compte de fax 99
T transfert aperçu 109 destinations rapides 110 favoris 110 option "Détacher" pour les tâches répétitives 110 plusieurs destinations 111 rechercher et filtrer 111
XMediusFAX Manuel de l'utilisateur
V visualiser les fax 39 visualiseur affichage gérer 42 fax ajouter des annotations 42 e-mail 43 enregistrer une copie locale 42 impression 43 ouverture à partir du client web 42 lancer 39 menus et icônes 40 utilitaire 39
X XMPrintToMail 50
Index - 5
Index -6
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Manuel de l'utilisateur Document non contractuel
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