FR AL-ALAC-ST-0416-01-00-EN TEXTE ORIGINAL : anglais DATE : 16 avril 2016 STATUT : version finale

COMITÉ CONSULTATIF AT-LARGE Déclaration d'ALAC sur le cadre proposé pour les principes des groupes de travail intercommunautaires Introduction Olivier Crépin-Leblond, président de l'Organisation régionale At-Large européenne (EURALO) et agent de liaison de l'ALAC auprès de l'Organisation de soutien aux extensions génériques a rédigé une première version préliminaire de la déclaration de l'ALAC avec l'aide d'Alan Greenberg, membre de l'Organisation régionale AtLarge de l'Amérique du Nord (NARALO) et le président de l'ALAC. Le 26 mars 2016, la première version préliminaire de cette déclaration a été publiée sur l'espace de travail AtLarge pour le cadre proposé pour les principes des groupes de travail intercommunautaires. Le 25 mars 2016, Alan Greenberg, président de l'ALAC, a demandé au personnel de l’ICANN chargé de soutenir l’ALAC en matière de politiques de lancer un appel à commentaires sur la déclaration à tous les membres d’AtLarge par le biais de la Liste de diffusion d'annonces d'ALAC. Le 11 avril 2016, une version incluant les commentaires reçus a été publiée sur l’espace de travail cité plus haut, et le président a demandé au personnel d’inviter les membres de l’ALAC à participer à un vote de ratification concernant la proposition de déclaration. Le 16 avril 2016, suite au vote en ligne, le personnel a confirmé l’approbation de la déclaration par l’ALAC avec 11 voix pour, 0 voix contre et 0 abstentions. Les résultats sont disponibles sur : https://www.bigpulse.com/pollresults?code=5491cMGyunatwzyraNhim8MU.

Déclaration d'ALAC sur le cadre proposé pour les principes des groupes de travail intercommunautaires Pendant de nombreuses années, l'ALAC a soutenu la nécessité d'éliminer les obstacles du travail en silos au sein des communautés de l'ICANN. L'ALAC a appuyé la création de groupes de travail intercommunautaires (dénommés CCWG ou CWG) pour cette même raison. Historiquement, l'ALAC a participé de bon nombre de ces initiatives :       

groupe de travail intercommunautaire sur la moralité et l'ordre public (Rec 6) groupe de travail intercommunautaire sur l'utilisation des noms de pays/territoire comme des TLD groupe de travail conjoint de soutien aux candidats de nouveaux gTLD (JAS WG) des organisations de soutien et des comités consultatifs (SO/AC) groupe de travail conjoint de la sécurité et la stabilité du DNS (DSSA-WG) groupe de travail intercommunautaire sur la gouvernance de l’Internet groupe de travail intercommunautaire sur la transition du rôle de supervision des fonctions IANA groupe de travail intercommunautaire sur la responsabilité de l'ICANN

Après avoir été une co-organisation membre de plusieurs de ces groupes de travail intercommunautaires, l'ALAC est bien au courant des diverses exigences et de l'absence actuelle d'unité concernant le cadre et les processus par lesquels ces groupes opèrent. Le proposé pour les principes des groupes de travail intercommunautaires, tel que proposé par les « principes-CCWG » est bienvenu pour augmenter l'efficacité du processus d'approbation de la Charte de ces groupes de travail et pour réduire le risque d'ambiguïté et de perte de temps pour parvenir à un consensus sur les processus internes. L'ALAC doit toutefois attirer l'attention sur un certain nombre de points importants qui méritent davantage de discussions : 1. La finitude du cycle de vie d'un CCWG Le cadre propose que chaque CCWG a besoin d'un « point de départ » et d'un « point final » défini comme la fourniture de livrables et la clôture subséquente du CCWG avec l'accord des organisations membres. Il n'y a aucune disposition pour les processus qui sont en cours et ne sont donc pas arrivés à un point final. À l'heure actuelle, un CCWG est seulement le véhicule formel d'un processus faisant en sorte que les SO et les AC travaillent officiellement ensemble en vue d'atteindre formellement des objectifs réalisables, en ce concernant le Conseil et les organisations membres. Éliminer la possibilité d'un caractère continu d'un CCWG, mettre l'accent sur un point final, le rapport final et l'étape de mise en œuvre annule la flexibilité de tout CCWG ayant des travaux en cours, comme c'est le cas du CCWG actuel sur la gouvernance de l'Internet. De même, la définition d'un « point final » aurait également provoqué la clôture du CWG-Supervision et du CCWGResponsabilité lorsqu'il est clair que ces deux groupes de travail continuent à travailler.

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Au cas où les recommandations finales des principes du CCWG seraient que chaque CCWG doit avoir un point final et être clôturé après la livraison du rapport final, l'ALAC a fait la recommandation suivante : les principes du CCWG devraient recommander la création d'un véhicule approprié et défini pour satisfaire aux besoins du groupe de travail qui exige des efforts continus ainsi que l'approbation officielle de la Charte de la part des SO et des AC.

En conséquence, ce type d'effort intercommunautaire permettrait de présenter régulièrement des recommandations formelles aux organisations de soutien et aux comités consultatifs membres au lieu d'un ensemble final de livrables, ce qui ne s'appliquerait qu'aux CCWG avec des cycles de vie limités. À l'heure actuelle, plusieurs structures apparemment moins formelles existent déjà : 

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groupes de travail intercommunautaires : le groupe de travail intercommunautaire sur la responsabilité sociale de la société ICANN vis-à-vis du respect des droits de l'homme (CCWP-HR) utilise ce type de structure. Cela n'exige pas l'approbation de la Charte par aucune organisation de soutien ou comité consultatif et c'est une bonne plateforme pour la discussion, mais la nature de sa relation avec les organisations de soutien et les comités consultatifs n'est pas définie. Par exemple, le CCWP-HR est soutenu par la GNSO. comité intercommunautaire : le comité intercommunautaire sur l'accessibilité utilise ce type de structure, mais la nature de sa relation avec les organisations de soutien et les comités consultatifs n'est également pas définie. d'autres groupes de révision, comme le groupe de travail des régions géographiques et le projet des questions liées aux variantes de TLD IDN, etc. La nature de la relation avec les organisations de soutien et les comités consultatifs n'est pas définie car elles sont liées directement à un processus de l'ICANN qui est souvent conduit par le Conseil ou par le personnel (dans le cas d'un projet de mise en œuvre).

Dans les cas ci-dessus où la structure n'est pas définie par les organisations de soutien et les comités consultatifs, la manière dont chaque structure fait des recommandations formelles aux SO et AC n'est pas précisément définie. En conséquence, l'ALAC recommande soit l'exigence d'un point final pour que le CCWG se termine soit que les principes du CCWG présentent des recommandations pour un véhicule alternatif qui fonctionnera suivant les mêmes formalités et les mêmes règles d'un CCWG, mais sans un point final. 2. Décisions des organisations membres sur les conclusions d'un CCWG Le cadre proposé mentionne plusieurs variantes du même concept au sujet de l'utilisation des recommandations faites par un CCWG : « Seulement une fois que ces décisions auront été prises par les organisations membres, les étapes suivantes (par exemple la mise en œuvre, la présentation de recommandations, l'apport de contributions pour d'autres processus, etc.) seront engagées si cela était proposé ». (P.3)

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« Sauf disposition contraire de la Charte du CCWG, des mesures supplémentaires (p. ex. mise en œuvre, présentation des recommandations, contributions pour d'autres processus, etc.), si elles étaient proposées, ne pourront être prises qu'après l'adoption des conclusions par les organisations membres ou le Conseil de l'ICANN, le cas échéant ». (P.11) L'ALAC craint que ces deux paragraphes soulignent la nécessité pour toutes les organisations membres de se prononcer sur les recommandations d'un CCWG avant d'être en mesure d'utiliser les recommandations du CCWG. Cette exigence d'une décision de toutes les organisations membres permet à une seule organisation de soutien ou comité consultatif membres de bloquer / retarder potentiellement la mise en place des recommandations du CCWG. L'ALAC recommande que le texte soit modifié pour permettre à chaque organisation membre de décider de l'utilisation des conclusions du CCWG à son gré. Un CCWG devrait être un outil pour promouvoir une meilleure communication entre les organisations de soutien et les comités consultatifs de l'ICANN et stimuler une manière plus rapide d'obtenir de meilleurs résultats que ceux obtenus par le travail en silos. En conséquence, le cadre pour les CCWG ne devrait pas présenter des obstacles aux SO et AC utilisant les conclusions du CCWG, comme bon leur semble, selon les circonstances. À titre d'exemple, le groupe de travail conjoint de soutien au candidat (JAS-WG) des SO-AC avait besoin d'un délai de réponse des recommandations très rapide afin de rejoindre le Conseil de l'ICANN à temps pour la mise en œuvre d'un programme de soutien au candidat dans la première série des nouveaux gTLD. À ce moment-là, pas toutes les organisations membres n'étaient en mesure d'adopter les conclusions à temps. Les conclusions ont donc été présentées au Conseil par toutes les organisations de soutien et les comités consultatifs avant leur adoption, accompagnées d'une note contenant le statut d'adoption de chaque SO / AC membre. L'interdiction expresse de cette flexibilité n'aurait pas permis que les livrables du JAS-WG arrivent au Conseil d'administration en temps voulu et aurait retardé le processus de mise en place de tout nouveau gTLD. Afin de permettre cette flexibilité, selon les circonstances, l'ALAC propose d'abandonner cette exigence et de spécifier que toute soumission de recommandations comme un suivi par une des organisations de soutien ou des comités consultatifs doit établir clairement le niveau de soutien (ou pas) de chacune des organisations membres. Sinon, on pourrait reformuler l'exigence en permettant des exceptions dans le cas de « circonstances exceptionnelles ». En conséquence, plusieurs paragraphes du document doivent être modifiés. 3. Points supplémentaires Page 2 : En outre, avant d'initier un CCWG, les points critiques suivants doivent être considérés : (...)

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« 3. Considérer si les organisations participantes sont en mesure d'adopter collectivement les conclusions du CCWG par consensus ». L'ALAC demande des précisions sur cette phrase. Comment peuvent les SO et AC, collectivement, adopter une conclusion du CCWG par consensus si le travail du CCWG n'a pas encore commencé ? C'est à dire qu'avant d'approuver la Charte, les SO / AC doivent décider si les conclusions seront adoptées ? L'ALAC suggère aussi qu'avant d'approuver la Charte d'un CCWG, les SO et AC devraient être en mesure de demander au personnel de créer un document d'information (à peu près équivalent au rapport thématique du PDP de la GNSO). Dans la page 8, section 6 est inclus un ensemble explicite des rôles des bénévoles, avec des lignes directrices quant à l'engagement, les compétences ou les qualités que ces rôles peuvent exiger. Il faudrait indiquer clairement que la description des rôles des bénévoles n'est donnée qu'à titre d'exemple. Page 11, section 3.1, sous-section 2 : les deux groupes actuels, le CWG-Supervision et le CCWGResponsabilité, poursuivent leur travail après l'approbation de leurs rapports finaux par toutes les organisations de soutien et comités consultatifs membres. En conséquence, la clôture d'un groupe de travail ne devrait pas être obligatoire du fait d'avoir présenté son rapport final. L'ALAC recommande donc que cette recommandation, telle qu'elle est à ce jour, soit éliminée. Questions • Devrait-il y avoir une exigence selon laquelle toutes les recommandations du CCWG doivent être prises en compte par le Conseil de l'ICANN, si les exigences minimales sont respectées (semblable au processus d'élaboration de politiques de la GNSO) ? Non, cela ne serait pas nécessaire à moins qu'une action du Conseil soit requise. Certaines conclusions du CCWG ne nécessitent pas du tout d'une action du Conseil ; il serait donc erroné de dire que toutes les recommandations du CCWG doivent être considérées par le Conseil de l'ICANN. Aux cas où la conclusion politique du CCWG nécessiterait d'une action Conseil, l'ALAC est d'avis que la conclusion politique du CCWG a au moins le même poids que les conclusions du processus d'élaboration de politiques de la GNSO, sous réserve de ratification par les organisations membres du CCWG. • Des procédures opérationnelles plus formalisées devraient-elles être élaborées pour les CCWG ? Non, pas à ce stade. L'utilisation de ces CCWG évolue et les processus opérationnels des CCWG devraient pouvoir évoluer de façon organique. L'ALAC est d'avis qu'à long terme, la formalisation et l'optimisation

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des procédures peuvent s'avérer nécessaires, sans limiter la flexibilité nécessaire dans le large éventail de circonstances qui nécessiterait la création d'un CCWG. • Des mécanismes supplémentaires devraient-ils être mis au point pour faire face aux situations dans lesquelles les organisations membres sont en désaccord ou souhaitent interrompre leur participation ? Le processus actuel, tel qu'il est décrit dans la proposition établit que, s'il y a un désaccord entre les organisations membres, il est obligatoire de revenir au CCWG et de résoudre la question. L'ALAC est en désaccord sur ce point. Le CCWG devrait pouvoir, comme le CCWGResponsabilité l'a fait, transmettre un rapport au Conseil d'administration même sans le soutien unanime ou la non objection unanime de toutes les organisations membres. Si une organisation membre décidait de se retirer, elle doit être autorisée à se retirer. • Devrait-il y avoir un mécanisme permettant de clôturer un CCWG, s'il était clair qu'il ne sera pas possible de produire un rapport final ou si des circonstances avaient dépassé la nécessité d'avoir un CCWG ? (Voir sections 3.3.4 et 3.4.2 ci-dessus) Pour un CCWG ayant un cycle de vie limité dont l'objectif final serait de produire des livrables, oui, il devrait y avoir un mécanisme mis en place si le rapport final ne pouvait pas être produit, si les circonstances avaient dépassé la nécessité d'une conclusion du CCWG et surtout quand les organisations membres se retirent. Ceci n'est pas valide pour les CCWG n'ayant pas de point final, cas où la production d'un rapport final ne serait pas possible. Tout CCWG peut également être clôturé si moins de deux organisations membres restent impliquées dans le CCWG. • Pour la mise en œuvre et après la mise en œuvre de la conclusion du CCWG, quel devrait être le rôle du CCWG ? Le modèle de la Charte devrait-il être élargi pour inclure ces détails ? Comment le processus serait-il initié ? Le modèle de la Charte devrait inclure la mise en œuvre des conclusions du CCWG. Ces options devraient être prévues comme des voies potentielles pour que le CCWG poursuive la mise en œuvre, selon les circonstances. Les options pourraient inclure que les membres du CCWG deviennent automatiquement membres de l'équipe de mise en œuvre, à condition que finalement le fait que les membres du CCWG appartiennent à l'équipe de mise en œuvre ou non soit défini par les besoins spécifiques de chaque CCWG. La restriction imposant des limites pré-définies à la participation après la mise en œuvre peut créer potentiellement, à l'avenir, des barrières pour la participation au cas où des connaissances spécifiques seraient requises aux participants du CCWG pour l'étape de mise en œuvre. Ces compétences sont bien des fois inconnues à l'étape de rédaction de la Charte. • Étant donné que le mécanisme de nomination des membres varie dans les différentes organisations de soutien et comités consultatifs, comment la direction du CCWG et le personnel de soutien peuvent-ils rester informés des nominations et des changements ?

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La méthode actuelle de la nomination des SO et AC est la notification officielle de la nomination par le président de l'organisation de soutien ou le comité consultatif ou le personnel de soutien aux co-présidents du CCWG ou au personnel de soutien. Ceci, ainsi que la destitution ou le remplacement des membres, doit être documenté. • Les manifestations d'intérêt uniformes, ou quelque chose de similaire, sont-elles bénéfiques pour le processus du CCWG ? (Voir la section 3.2.7 ci-dessus) L'ALAC est d'avis que les manifestations d'intérêt uniformes, avec un ensemble d'informations minimales requises seraient très bénéfiques pour le CCWG. La manifestation d'intérêt devrait inclure l'identification de l'employeur du participant et si ce dernier est payé par son employeur ou quelqu'un d'autre pour participer au CCWG. • Les exigences spécifiques devraient-elles figurer pour la nomination des membres ? Les membres nommés devraient être obligés d'accepter explicitement les normes de comportement attendu de l'ICANN. En outre, toute exigence supplémentaire devrait être définie par la Charte ou les SO et AC qui nomment les membres. • Qui lance un appel aux bénévoles / participants ? Il devrait y avoir de la flexibilité quant à l'envoi de l'appel. Si l'équipe de rédaction de la Charte est d'avis qu'il faut une méthode en particulier, elle peut le spécifier.

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