REGLEMENT DES BOURSES DE DOCTORAT ET DE POST-DOCTORAT OCTROYEES PAR L'UCL Dans le cadre de sa mission de recherche, l'UCL accueille des chercheurs issus d'universités ou institutions de recherche belges ou étrangères, titulaires d'un diplôme de deuxième ou de troisième cycle ou faisant état de mérites scientifiques exceptionnels. Elle leur donne l'occasion de mener des recherches doctorales ou post-doctorales et leur alloue à cette fin une bourse. Le présent règlement détermine les conditions d'octroi, par l'UCL, des bourses de doctorat ou de post-doctorat. Il est applicable tant aux bénéficiaires de ces bourses qu'aux (co-)promoteurs de leurs recherches. Observations liminaires 1- Par "promoteur", on entend le ou les (co-)promoteurs encadrant le (post-)doctorant ; 2- par "président de département", on entend le président de département, le doyen ou toute instance facultaire où est centralisée la gestion des dossiers des (post-)doctorants ; 3- Par "instance facultaire", on entend selon le cas la faculté, le département, la Commission du 3ème cycle ou l'Ecole doctorale ; 4- Par "boursier", on entend toute personne, homme ou femme, qui bénéficie d'une bourse de doctorat ou de post-doctorat au sens du présent règlement. I. Bourses de doctorat 1. Champ d'application La présente section s'applique aux bénéficiaires d'une bourse de doctorat exonérée d'impôt et assujettie à la sécurité sociale des travailleurs salariés en vertu de l'article 3 bis de l'AR du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 concernant la sécurité sociale des travailleurs salariés, tel que modifié par l'AR du 26 mars 2003. 2. Conditions d'octroi 2.1. Diplôme Le candidat à une bourse de doctorat doit être titulaire d'un grade académique de deuxième cycle ou d'un certificat de formation à la recherche délivrés par une université belge, ou porteur d'un diplôme étranger reconnu équivalent conformément à l'article 55 du décret du 31 mars 2004 définissant l'enseignement supérieur ; il doit s'être distingué au cours de ses études. Il doit dès le début de son mandat s'engager dans la préparation d'une thèse de doctorat dans le respect du règlement doctoral de l'Académie Universitaire Louvain et être, à ce titre, régulièrement inscrit au rôle des étudiants de l'UCL.

2.2. Activités antérieures Le candidat-boursier ne peut avoir exercé pour l'UCL, avant son inscription au doctorat, des activités dans le cadre d'un ou de plusieurs contrats d'assistant dont la durée totale cumulée dépasse une année (365 jours), quel que soit le pourcentage d'occupation du contrat. 2.3. Source de financement La bourse de doctorat octroyée par l'UCL doit être mise à charge d'un des canaux de financement suivants : - des moyens destinés au financement d'une recherche libre, fournis entre autres par le Fonds Spécial pour la Recherche, des pôles d'attraction inter universitaires, le FNRS, le FRIA, les autorités communautaire (notamment les ARC) ou régionale, fédérale ou supranationale ; - d'autres moyens externes de financement, à condition que la preuve puisse être fournie que le chercheur concerné dispose ainsi de larges possibilités d'initiatives personnelles sur le plan de la poursuite de ses propres activités de recherche et que ces moyens ne fassent pas l'objet d'obligations contractuelles à l'égard du donneur d'ordres externe. 2.4. Age Sauf exception motivée et acceptée par le recteur, le candidat-boursier ne peut avoir atteint l'âge de 30 ans au début de la première période d'octroi. Cet âge est porté à 33 ans pour les docteurs en médecine et les docteurs en médecine vétérinaire. Cette limite d’âge est augmentée d’une année par maternité, paternité ou adoption intervenue avant le début du doctorat. 2.5. Période d'octroi, suspensions et prolongations La bourse de doctorat est accordée pour une période d'une année minimum, renouvelable, sans pouvoir dépasser 48 mois au total. Une bourse d'une durée inférieure à douze mois peut être accordée lorsque : - le candidat est dans l'attente de la suite réservée à une autre demande de bourse, - le comité d'accompagnement, ne pouvant juger de la valeur scientifique du candidat sur base de son expérience passée, souhaite le soumettre à une période probatoire, - lorsqu'en fin de parcours doctoral, une prolongation s'avère indispensable à l'achèvement de la thèse. En aucun cas il ne pourra être accordé, à un même candidat, plusieurs bourses consécutives dont la durée est inférieure à une année. Lorsqu'une situation de force majeure reconnue par l'UCL suspend le cours de la recherche, la période d'octroi de la bourse peut être prolongée à due concurrence.

En cas de maternité, d'adoption ou de paternité, le boursier a droit à une prolongation de la période d'octroi de bourse à concurrence du congé légal de maternité, d'adoption ou de paternité.

Dans ces situations, la demande de prolongation doit être introduite par le boursier, avec l'accord de son promoteur, auprès du Service du personnel au moins un mois avant l'échéance de la période d'octroi en cours. La période d'octroi de la bourse ne peut, du fait de ces prolongations, s'étaler sur plus de 72 mois successifs. 2.6. Retrait anticipé Le recteur peut, après consultation du promoteur et du président de département, décider du retrait anticipé de la bourse si son bénéficiaire cesse de satisfaire aux conditions d'octroi de la bourse ou aux dispositions du présent règlement ou si, par son attitude ou son comportement, il rend définitivement impossible la poursuite du doctorat. Cette décision doit être notifiée au boursier un mois au moins avant sa prise d'effet, pour permettre au boursier qui le demande d'être entendu par le recteur et de faire valoir ses observations. Le boursier peut se faire accompagner d'une personne de son choix. Lorsque son attitude ou son comportement sont mis en cause, le boursier peut, dans les 10 jours qui suivent la notification de la décision, demander que le dossier soit examiné par une commission mise en place par son Doyen ; cette commission comprendra, outre le Doyen, trois membres dont un au moins est membre du département d'ancrage du boursier et un est membre du corps scientifique. Après avoir entendu le boursier, cette commission remettra son avis au recteur dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date notifiée pour la prise d'effet de la décision. Après avoir entendu le boursier ou reçu l'avis écrit de la commission mise en place conformément au paragraphe précédent, le recteur pourra soit confirmer sa décision, soit la suspendre pour une durée qu'il fixe, soit la retirer. 2.7. Renonciation anticipée Le boursier qui le souhaite peut renoncer à l'octroi de sa bourse avant la date normale d'échéance de celle-ci. Cette demande doit être transmise au recteur par écrit, avec le visa du promoteur, au moins un mois avant sa prise d'effet. 3. Candidatures La candidature est introduite par le promoteur auprès de son président de département et est, pour une première demande, appuyée par un dossier comprenant : - un curriculum vitae complet du candidat ;

- le formulaire de demande d’engagement d’un boursier dûment complété et reprenant au minimum : - l'origine du financement de la bourse ; - le montant de la bourse proposée, par référence au barème des bourses en vigueur à l'UCL ; - la durée de la période d'octroi ; - la référence à un projet de recherche soutenu par un promoteur ou une proposition de recherche ; - la demande d'admission au doctorat auprès de l'instance facultaire concernée. La demande de renouvellement est introduite auprès du président de département, appuyée du formulaire de demande d'octroi de bourse dûment complété auquel sera joint l'avis favorable du Comité d'accompagnement. La décision initiale d'octroi de bourse est prise par le recteur. Les décisions de renouvellement sont prises par le directeur du Service du personnel, sur proposition du promoteur accompagnée des avis du comité d'accompagnement et du président de département. 4. Montant des bourses Le montant net de référence des bourses est le montant net des bourses FRIA. Le barème des bourses UCL est disponible sur le site web du Service du personnel ; il est actualisé chaque année au 1er janvier. Les bourses peuvent, par exception dûment motivée et acceptée par le recteur, être d'un montant net supérieur à ce barème sans pouvoir dépasser le montant net de la rémunération d'un assistant du cadre de même ancienneté et de même qualification. La bourse est payée mensuellement, à terme échu, et couvre forfaitairement les droits du boursier afférents à la période de vacances. La bourse est payée sur un compte ouvert par le bénéficiaire auprès d'une institution financière belge ou ayant une succursale en Belgique. Le premier versement est subordonné à la preuve de l'inscription au rôle de l'université (ou de l'accord de l'instance facultaire sur cette inscription) et à la communication au Service du personnel de toutes les informations personnelles indispensables au traitement du dossier et, singulièrement, à la Déclaration Immédiate à l'Emploi (Dimona).

5. Droits et obligations du boursier 5.1. Temps consacré à la recherche doctorale La bourse de doctorat n'est accordée qu'à celui ou celle qui se consacre à temps plein à la préparation de sa thèse de doctorat. Si le programme de formation doctorale implique une pratique de la communication scientifique, le comité d'accompagnement peut autoriser la participation à la formation des étudiants de deuxième cycle, pour autant que cette participation n'occupe pas plus de 4 heures/semaine, en ce compris le temps de préparation. Les modalités de cette participation sont déterminées par le département. Elles tiennent compte des exigences de la recherche de l'intéressé et du programme de formation doctorale ; elles sont revues périodiquement en fonction de l'état d'avancement de ladite recherche. Le comité d'accompagnement veillera à la bonne application des dispositions susvisées. 5.2. Respect des règlements Le boursier s'engage à respecter la discipline, les usages et la réglementation en vigueur au sein de l'Université, notamment les dispositions du Règlement administratif des membres du corps scientifique qui le concernent et le Règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches réalisées au sein de l'UCL, dont un exemplaire lui est remis au début de son premier mandat et dont il déclare expressément accepter les termes. 5.3. Publications Le boursier a le droit de publier ses travaux de recherche, le cas échéant après concertation avec le bailleur de fonds externe. 5.4. L'ancienneté scientifique La période pendant laquelle la bourse de doctorat est attribuée est, à l'UCL, comptabilisée en terme d'ancienneté scientifique (au sens de l'AR du 21 avril 1965 et du décret du 19 juillet 1991 sur la carrière des chercheurs en Communauté française). 5.5. Exécution de bonne foi Le candidat boursier et son promoteur s'engagent à s'informer mutuellement de toute situation pouvant compromettre la réalisation du projet de recherche ou de toute situation pouvant mettre en péril l'exonération fiscale de la bourse. Ils veillent également à en informer, s'il y a lieu, le directeur du Service du personnel. 6. Dispositions sociales 6.1. Le bénéficiaire d'une bourse de doctorat est assujetti à la sécurité sociale des travailleurs salariés, en vertu de l'art. 3bis de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 :

s'il est belge ou ressortissant d'un Etat membre de l'Espace économique européen (EEE) ou d'un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention de sécurité sociale1, son assujettissement est complet ; s'il est ressortissant d'un autre Etat, cet assujettissement est limité aux régimes de l'assurance obligatoire contre la maladie et l'invalidité et des allocations familiales. 6.2. Il est par ailleurs couvert en cas d'accident du travail ou sur le chemin du travail. 6.3. En cas d'incapacité résultant d'un accident ou d'une maladie de la vie privée, la bourse continue à être payée pendant une période d'un mois. Toute incapacité doit immédiatement être portée à la connaissance du promoteur ; un certificat attestant cette incapacité et sa durée doit être transmis au Service du personnel, dans les 48 heures du début ou de la prolongation de l'incapacité. 6.4. Pendant le congé de maternité, de paternité ou d'adoption, le boursier bénéficie d'un revenu de remplacement à charge de la mutuelle dès le moment légalement fixé en matière d'intervention mutuelle ; le paiement de la bourse est alors immédiatement suspendu. Le boursier informe à cette fin, préalablement, son promoteur et le Service du personnel de la date à laquelle débute ledit congé. 6.5. L'Université veille en outre à ce que le boursier soit effectivement soumis à la réglementation interne concernant les « risques professionnels ». 1 Il s’agit des Etats membres de l’Union européenne, de l'Islande, du Liechtenstein et de la Norvège ; ainsi que des Etats avec lesquels la Belgique a conclu une convention de sécurité sociale, soit la Pologne, l’Ex-Yougoslavie (Slovénie, Serbie, Croatie, Monténégro, Bosnie Herzégovine, Macédoine), Saint Marin, la Suisse, l’Algérie, le Maroc, la Tunisie, Israël, la Turquie, le Canada, le Chili et les Etats-Unis. 6.6. Le boursier a le droit de prendre, au cours d'une l'année civile, 26 jours ouvrables de congé, dont : - 20 jours de congé légaux, aux conditions fixées par la loi, - 6 jours de congé conventionnels. Il bénéficie en outre d'un jour de repos pour la fête de la Communauté française (27 septembre), si celle-ci coïncide avec un jour ouvrable. Ces congés sont pris en accord avec le promoteur.

6.7. Toute modification d'état civil, de charge de famille, de domicile ou résidence doit être signalée immédiatement au Service du personnel de l'Université.

7. Dispositions fiscales La bourse de doctorat attribuée dans les conditions du présent règlement est exonérée d'impôts (Circulaire fiscale n°RH. 241/467.677 du 6 février 1997, modifiée le 8 octobre 2002 et le 13 mai 2004). II. Bourses de post-doctorat. 1. Champ d'application La présente section s'applique aux chercheurs belges ou étrangers, titulaires d'un diplôme de docteur avec thèse, qui : - souhaitent mener une recherche à temps plein en toute liberté, en dehors de tout contrat de travail ; - se trouvent, lorsqu'ils se portent pour la première fois candidats à une bourse de postdoctorat, en situation de mobilité scientifique internationale ; - perçoivent à ce titre une bourse de post-doctorat exonérée d'impôt et assujettie à la sécurité sociale des travailleurs salariés. Se trouve en 'situation de mobilité internationale', le chercheur qui n'a pas résidé ou exercé son activité principale (emploi, études, …) en Belgique pendant plus de 24 mois au cours des 3 dernières années qui précèdent immédiatement la première période d'octroi de la bourse. 2. Conditions d'octroi 2.1. Diplôme Le candidat à une bourse de post-doctorat doit être titulaire d'un diplôme de docteur obtenu suite à la défense publique d'une thèse ou d'une dissertation originale et disposer de qualités scientifiques reconnues par l'Université. Le chercheur qui, sans remplir ces conditions, fait preuve de mérites ou aptitudes scientifiques exceptionnels peut également, sur base d'une motivation circonstanciée acceptée par le promoteur, se porter candidat à l'octroi d'une bourse de post-doctorat. 2.2. Mobilité scientifique internationale Le candidat à une première bourse de post-doctorat doit se trouver en situation de mobilité scientifique internationale, telle que décrite au point 1.

2.3. Financement La bourse octroyée par l'UCL doit l'être à charge d'un des canaux de financement suivants : - des moyens destinés au financement d'une recherche libre, fournis entre autres par le Fonds Spécial pour la Recherche, des pôles d'attraction inter universitaires, le FNRS, le FRIA, les autorités communautaire (notamment les ARC) ou régionale, fédérale ou supranationale ; - d'autres moyens externes de financement, à condition que la preuve puisse être fournie que le chercheur post-doctorant concerné dispose ainsi de larges possibilités d'initiatives personnelles sur le plan de la poursuite de ses propres activités de recherche et que ces moyens ne fassent pas l'objet d'obligations contractuelles à l'égard du donneur d'ordres externe, notamment en terme de propriété intellectuelle. 2.4. Délai Sauf situation exceptionnelle imposée par une source de financement public externe, la première période d’octroi doit débuter au plus tard 6 ans, de date à date, après l’obtention du titre de docteur avec thèse ou d'une qualification équivalente. 2.5. Durée La bourse de post-doctorat est allouée par périodes de six mois minimum sans pouvoir excéder une durée totale de 36 mois. Lorsqu'une situation de force majeure reconnue par l'UCL suspend le cours de la recherche, la période d'octroi de la bourse peut être prolongée à due concurrence. En cas de maternité, d'adoption ou de paternité, le boursier a droit à une prolongation de la période d'octroi de bourse à concurrence du congé légal de maternité, d'adoption ou de paternité. Dans ces situations, la demande de prolongation doit être introduite auprès du Service du personnel au moins un mois avant l'échéance de la période d'octroi en cours. La période d'octroi de la bourse ne peut, du fait de ces prolongations, s'étendre sur plus de 54 mois successifs. 2.6. Retrait anticipé Le recteur peut, après consultation du promoteur et du président de département concernés, décider du retrait anticipé de la bourse si son bénéficiaire cesse de satisfaire aux conditions d'octroi de la bourse ou aux dispositions du présent règlement ou si, par son attitude ou son comportement, il rend définitivement impossible la poursuite de la recherche post-doctorale. Cette décision doit être notifiée au boursier un mois au moins avant sa prise d'effet, pour permettre au boursier qui le demande d'être entendu par le recteur et faire valoir ses observations. Le boursier peut se faire accompagner d’une personne de son choix.

Lorsque son attitude ou son comportement sont mis en cause, le boursier peut, dans les 10 jours qui suivent la notification de la décision, demander que le dossier soit examiné par une commission mise en place par son Doyen ; cette commission comprendra, outre le Doyen, trois membres dont un au moins est membre du département d'ancrage du boursier et un est membre du corps scientifique. Après avoir entendu le boursier, cette commission remettra son avis au recteur dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date notifiée pour la prise d'effet de la décision. Après avoir entendu le boursier ou reçu l'avis écrit de la commission mise en place conformément au paragraphe précédent, le recteur pourra soit confirmer sa décision, soit la suspendre pour une durée qu'il fixe, soit la retirer. 2.7. Renonciation anticipée Le boursier qui le souhaite peut renoncer à l'octroi de la bourse avant la date normale d'échéance de celle-ci. Cette demande doit être transmise au recteur par écrit, avec le visa du promoteur, au moins un mois avant sa prise d'effet. 3. Candidatures La candidature est introduite par le promoteur auprès de son président de département et est, pour une première demande, appuyée par un dossier comprenant :

- un curriculum vitae complet du candidat ; - le formulaire de demande d’engagement d’un boursier dûment complété et reprenant au minimum : - l'origine du financement de la bourse ; - le montant de la bourse proposé, par référence au barème des bourses en vigueur à l'UCL ; - la durée de la période d'octroi. L'éventuelle demande de renouvellement est introduite par le promoteur auprès du président de département, appuyée du formulaire de demande d'octroi de bourse dûment complété. La décision initiale d'octroi de bourse est prise par le recteur. L'éventuelle décision de renouvellement est prise par le directeur du Service du personnel, sur proposition du promoteur accompagnée de l'avis du président de département.

4. Montant des bourses La bourse doit atteindre un montant au moins équivalent au montant mensuel net du chargé de recherche FNRS sans ancienneté. Le barème des bourses UCL est disponible sur le site web du Service du personnel ; il est actualisé chaque année au 1er janvier. Les bourses peuvent, par exception dûment motivée et acceptée par le recteur, être d'un montant net supérieur à ce barème. La bourse est payée mensuellement, à terme échu, et couvre forfaitairement les droits du boursier afférents à la période de vacances. La bourse est payée sur un compte ouvert par le bénéficiaire auprès d'une institution financière belge ou ayant une succursale en Belgique. Le premier versement est subordonné à la communication au Service du personnel de toutes les informations personnelles indispensables au traitement du dossier et, singulièrement, à la Déclaration Immédiate à l'Emploi (Dimona). 5. Droits et obligations du boursier 5.1. Temps consacré à la recherche La bourse de post-doctorat n'est accordée qu'à celui ou celle qui se consacre à temps plein à ses recherches post-doctorales. Aucune tâche d'enseignement, d'encadrement didactique ou de logistique scientifique ne peut dès lors être imposée au boursier. L’exercice "à temps plein" de l’activité de recherche exclut tout contrat de travail ou de service avec une personne physique ou morale. 5.2. Respect des règlements Le chercheur s'engage à respecter la discipline, les usages et la réglementation en vigueur au sein de l'Université, notamment les dispositions du Règlement administratif des membres du corps scientifique qui le concernent et le Règlement en matière de propriété, de protection et de valorisation des résultats des recherches réalisées au sein de l'UCL, dont un exemplaire lui est remis au début de son premier mandat et dont il déclare expressément accepter les termes. 5.3. Publications Le chercheur a le droit de publier ses travaux de recherche, le cas échéant après concertation avec le bailleur de fonds externe.

5.4. Exécution de bonne foi Le chercheur et son promoteur s'engagent à se tenir mutuellement informés de toute situation pouvant compromettre la réalisation du projet de recherche ou de toute situation pouvant mettre en péril l'exonération fiscale de la bourse. Ils veillent également à en informer, s'il y a lieu, le directeur du Service du personnel. 6. Dispositions sociales 6.1. Le bénéficiaire d'une bourse de post-doctorat est assujetti à la sécurité sociale des travailleurs salariés, en vertu de l'art. 3bis de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 : - s'il est belge ou ressortissant d'un Etat membre de l'Espace économique européen (EEE) ou d'un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention de sécurité sociale2, son assujettissement est complet ; - s'il est ressortissant d'un autre Etat, cet assujettissement est limité aux régimes de l'assurance obligatoire contre la maladie et l'invalidité et des allocations familiales. 2 Il s’agit des Etats membres de l’Union européenne, de l'Islande, du Liechtenstein et de la Norvège ; ainsi que des Etats avec lesquels la Belgique a conclu une convention de sécurité sociale, soit la Pologne, l’Ex-Yougoslavie (Slovénie, Serbie, Croatie, Monténégro, Bosnie Herzégovine, Macédoine), Saint Marin, la Suisse, l’Algérie, le Maroc, la Tunisie, Israël, la Turquie, le Canada, le Chili et les Etats-Unis.

6.2. Il est par ailleurs couvert en cas d'accident du travail ou sur le chemin du travail. 6.3. En cas d'incapacité résultant d'un accident ou d'une maladie de la vie privée, la bourse continue à être payée pendant une période d'un mois. Toute incapacité doit immédiatement être portée à la connaissance du promoteur ; un certificat attestant cette incapacité et sa durée doit être transmis au Service du personnel, dans les 48 heures du début ou de la prolongation de l'incapacité. 6.4. Pendant le congé de maternité, de paternité ou d'adoption, le boursier bénéficie d'un revenu de remplacement à charge de la mutuelle dès le moment légalement fixé en matière d'intervention mutuelle ; le paiement de la bourse est alors immédiatement suspendu. Le boursier informe à cette fin, préalablement, le Service du personnel de la date à laquelle débute ledit congé. 6.5. L'Université veille en outre à ce que le boursier soit effectivement soumis à la réglementation interne concernant les "risques professionnels".

6.6. Le boursier a le droit de prendre, au cours d'une l'année civile, 26 jours ouvrables de congé, dont : - 20 jours de congé légaux, aux conditions fixées par la loi, - 6 jours de congé conventionnels. Il bénéficie en outre d'un jour de repos pour la fête de la Communauté française (27 septembre), si celle-ci coïncide avec un jour ouvrable. Ces congés sont pris en accord avec le promoteur. 6.7. Toute modification d'état civil, de charge de famille, de domicile ou résidence doit être signalée immédiatement au Service du personnel de l'Université. 7. Dispositions fiscales La bourse de post-doctorat attribuée dans les conditions du présent règlement est exonérée d'impôts au titre de "subside à savant" (application des articles 90, 2°, alinéa 2 du CIR 1992 et 53 de son arrêté d'exécution du 27 août 1993 - lettre du Ministre MAYSTADT du 27 octobre 1997, pt D. a), p.3).

III. Dispositions finales 1. Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le 1er avril 2005. Il est d'application immédiate aux bourses de doctorat et de post-doctorat en cours. Il abroge et remplace, à partir de cette date, les parties I.B., I.C. et II. du règlement d'octroi des bourses du 25 mars 1998 ainsi que sa partie III., en tant qu’elle vise les bourses de doctorat et de post-doctorat. 2. Information des bénéficiaires d'une bourse de doctorat et de post-doctorat Tout bénéficiaire d'une bourse de doctorat ou de post-doctorat au sens du présent règlement à la date de son entrée en vigueur, recevra un exemplaire du présent règlement. Vu, après concertation avec la Délégation syndicale du personnel scientifique de l'UCL et le CORSCI, par le Conseil académique du 7 mars 2005. Adopté par le Conseil d'administration de l'Université catholique de Louvain du 23 mars 2005. J.-J. Viseur, Président du Conseil d'administration