CHOSES À FAIRE POUR UNE TRANSITION RÉUSSIE! LISTES POUR LES COMITÉS LOCAUX- FÉVRIER 2016

Même si ce n’est que février et que la fin de session semble encore bien loin, il est important de commencer dès maintenant à penser à la transition pour l’année prochaine. Il s’agit ici d’une liste très brève afin de nourrir vos réflexions concernant ce que vous devrez prendre en considération pour assurer la pérennité de votre comité local.

RECRUTEMENT ☐☐ Recrutez au moins 5 membres qui s’engageront et/ou resteront impliqué-e-s pour l’année prochaine. Pour les comités locaux parrainant plus d’un-e étudiant-e, le nombre de membres devrait être plus élevé. ☐☐ Recrutez au sein de votre équipe un membre de votre Faculté ou membre du personnel de votre institution, si ce n’est déjà fait. Cette personne pourra être d’une aide précieuse pour la pérennité du comité et la mémoire organisationnelle. ☐☐ N’oublie pas d’ajouter le nom et les informations de contacts des nouveaux membres (membres du personnel, membre facultaire et étudiants) sur MonComité afin que l’Équipe campus puisse communiquer avec eux. ☐☐ Si vous avez des difficultés à recruter, n’hésitez surtout pas à contacter votre agent-e de liaison régionale.

STRUCTURE ☐☐ Tenez des élections afin de combler les postes vacants ou qui arrivent à échéance. ☐☐ Faites le bilan de votre structure! Fonctionne-t-elle? (postes, réunions, communication, etc.) ☐☐ Repensez votre structure! Qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Est-il possible de définir davantage les postes pour que les membres soient mieux encadré-e-s? Les postes attribués correspondent-ils aux besoins et aux attentes de vos membres? ☐☐ Si vous désirez en savoir davantage sur ce que vous pourriez faire pour améliorer votre structure et comment celleci pourrait correspondre aux besoins de votre comité, entrez en contact avec votre agent-e de liaison régional.

FORMATION ☐☐ Organisez des formations pour que les anciens et les nouveaux membres puissent échanger à propos des bonnes pratiques, du budget, de la charte constitutive, des contacts-clé pour le comité, des documents importants, du PÉR et des formations en ligne. ☐☐ Organisez une réunion spécialement pour discuter des ressources mises à votre disposition : comment pourriezvous les utilisez davantage ou encore en créer pour répondre aux besoins de votre comité. ☐☐ Faites la connexion entre les nouveaux membres responsables et les partenaires du comité local (sur le campus et en dehors), les membres du personnels / les membres facultaires

☐☐ Identifiez le membre de votre comité local qui assistera à la Rencontre de Leadership à Ottawa en août (ce membre devrait prendre un rôle de leadership en août). ☐☐ Si vous n’êtes pas très familières et familiers avec les ressources et possibilités de formation, contactez votre agent-e de liaison régionale.

MATÉRIEL ET MÉMOIRE ORGANISATIONNELLE ☐☐ Mettez à jour MonComité à propos des activités et évènements que vous avez organisés, la couverture médiatique qui a été faite sur votre comité ainsi que les informations sur les membres. Cela est nécessaire et crucial pour la mémoire organisationnelle; elle sert de point de repère aux personnes qui vous suivront et elle mesure l’impact national de l’EUMC. ☐☐ Créez ou mettez à jours des documents expliquant comment votre comité fonctionne : procédure, contacts, ressources, description de votre structure et les tâches et responsabilités reliées à chaque poste. ☐☐ Déterminez un endroit où vous allez mettre vos documents électroniques afin d’assurer une continuité au sein du comité (Dropbox, Google Drive). N’oubliez pas de transmettre les mots de passe également! ☐☐ Assurez-vous que le matériel de votre comité local (macarons, t-shirts et autre matériel promotionnel) est accessible / transféré au comité entrant. ☐☐ Familiarisez vous avec les ressources de l’EUMC. Discutez de la façon dont vous pouvez les utiliser pour vos formations, la planification et la promotion de vos événements de l’EUMC.

PÉR ☐☐ N’oubliez pas que l’été est une période de transition importante pour l’étudiant-e PER : aidez l’étudiant-e à s’inscrire aux cours d’été ou à trouver un emploi. Il pourrait être nécessaire de l’aider à faire son c.v. et sa lettre de présentation selon les standards canadiens. Il est aussi important de l’informer sur les processus d’application pour un emploi et la culture du milieu de travail canadien. ☐☐ Aidez l’étudiant-e à trouver un logement hors campus, si nécessaire. ☐☐ Aidez l’étudiant-e à s’inscrire aux prêts et bourses et comprendre leur fonctionnement. ☐☐ Révisez le budget de l’été avec l’étudiant-e. ☐☐ Indiquez à l’étudiant qui est la personne contact pour l’été et indiquez tout changement à ce sujet à l’Équipe campus. ☐☐ Sélection d’un sous-comité pour discuter des dossiers que vous recevrez au début avril concernant les potentielles étudiant-e-s PÉR pour l’année prochaine et faire le suivi des critères d’admission exigés par votre institution. ☐☐ N’oubliez pas que la personne contact pour l’été doit être facilement rejoignable au cours de l’été (mai à août). Il est encore temps de la changer. Si nécessaire, contacte Marilyne Tremblay ([email protected]).

Important: Pour plus d’information sur la liste de choses à faire pour l’étudiant-e PER, réfèrez-vous aux courriels “Rappels PÉR” et n’hésitez pas à contacter Marilyne Tremblay ([email protected]), agente de programme pour le PÉR.

LE PÉR DANS UN CONTEXTE EN CHANGEMENT Cette année, plusieurs comités locaux ont vu une augmentation du nombre d’étudiant-e-s PÉR qu’ils parraineront en septembre. Pour vous aider à vous préparer, voici une liste de questions auxquelles vous devriez penser!

Recrutement ☐☐ Avec davantage d’étudiant-e-s PER, aurez-vous besoin de davantage de bénévoles pour accomplir le travail relié au PÉR? ☐☐ Est-ce que les nouveaux étudiant-e-s PÉR seront dans un programme de maîtrise? Si c’est le cas, avez-vous des membres du comité local qui sont à la maîtrise? Si non, considère le recrutement de membres qui connaîtront le bien le système du 2e cycle sur ton campus (que ce soit un membre facultaire ou des étudiant-e-s).

Structure ☐☐ As-tu un responsable du PÉR ou un sous-comité PER? L’augmentation du nombre d‘étudiant-e-s PER augmentera considérablement le travail à faire. Un plus grand nombre de bénévoles sera nécessaire.

Culture ☐☐ Les étudiant-e-s PÉR aditionnels sur votre campus seront peut-être d’une culture différente de celle des étudiant-e-s que vous parrainez généralement. Soyez attentif, les défis culturels qu’ils rencontreront ne seront peut-être pas les mêmes. Vous aurez peut-être besoin de trouver un appuie différent.

Financement et partenariats ☐☐ Assurez-vous de savoir comment les parrainages aditionnels sont financés et comment l’argent impliqué sera géré lorsque l’étudiant-e PER arrivera. Veille à ce que les nouveaux partenaires sachent que les fonds doivent être accessibles très tôt, soit pour les coûts reliés à l’installation des étudiant-e-s.

Conseiller académique ☐☐ En septembre prochain, nous accueillerons plusieurs étudiant-e-s qui ont déjà fait des cours universitaires. Si cela s’applique à celles et ceux sur votre campus, avoir un conseiller académique serait utile pour les aider à naviguer le système des transferts de crédits.