DOSSIER DE DEMANDE DE COTATION N°10/16/CTB/PASS BEC DU 28/04/2016 DEMANDE DE COTATION POUR ASSURER LA MAINTENANCE PREVENTIVE ET CURATIVE DES KITS SOLAIRES INSTALLES DANS LES CENTRES DE SANTE ET POSTES DE TRANSFUSION SANGUINE DES DEPARTEMENTS DE L’ATACORA/DONGA ET DU MONO/COUFFO Financement : Programme d’Appui au Secteur de la Santé (don du royaume de Belgique)

TABLE DES MATIÈRES 1 AVIS DE DEMANDE DE COTATION .................................................................... 3 2 TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR) ......................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

CONTEXTE ET JUSTIFICATION ....................................................................................... 5 OBJECTIF GÉNÉRAL ..................................................................................................... 7 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES.............................................................................................. 7 MÉTHODOLOGIE .......................................................................................................... 7 TÂCHES DES PRESTATAIRES ........................................................................................ 8 RÉSULTATS ATTENDUS ................................................................................................ 8 PROFIL DU PRESTATAIRE ............................................................................................. 9 PÉRIODE ENVISAGÉE ................................................................................................... 9

3 INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES ..................................................... 10 3.1 INFORMATIONS .......................................................................................................... 10 3.2 PRÉSENTATION DES OFFRES ...................................................................................... 10 3.3 DOCUMENTS À REMETTRE POUR L’OFFRE DE SERVICE ................................................. 10 3.3.1 Situation personnelle .............................................................................................................. 10 3.3.2 Offre financière ....................................................................................................................... 11

3.4 EVALUATION DES OFFRES TECHNIQUES ET FINANCIÈRES.............................................. 11 3.5 CONFIDENTIALITÉ ...................................................................................................... 12

4 ANNEXES ............................................................................................................ 13 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

FORMULAIRES D’IDENTIFICATION ................................................................................ 13 MODÈLE DE LETTRE DE SOUMISSION ........................................................................... 14 MODÈLE DU DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF (DQE) ................................................ 15 MODÈLE DU CONTRAT DE MARCHÉ ............................................................................. 17 FORMULAIRE A ET B .................................................................................................. 22

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1 Avis de Demande de Cotation REPUBLIQUE DU BENIN ******* MINISTERE DE LA SANTE ********* COOPERATION BENINO-BELGE ********** PROGRAMME D’APPUI AU SECTEUR DE LA SANTE (PASS-SOUROU) N°10/16/CTB/PASS BEC DU 28/04/16 Objet : Avis de Demande de Cotation Dans le cadre de l’appui à l’amélioration du système de santé au Bénin par la Coopération Bénino-Belge (CTB), le programme PASS Sourou a inscrit dans son plan annuel de travail la maintenance des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo. A cet effet le PASS lance une demande de cotation pour consulter les structures spécialisées en maintenance photovoltaïque pour réaliser la maintenance préventive et curative des kits solaires dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo. Par la présente lettre vous êtes invité à présenter votre offre, conformément aux dispositions de ladite demande de cotation. La participation au présent dossier de demande de cotation est ouverte aux entreprises nationales spécialisées dans la maintenance photovoltaïque. Les candidats intéressés devront envoyer leurs offres rédigées en langue française et en trois (03) exemplaires dont un original et 2 copies, sous plis fermés portant les mentions ci-après : « Demande de cotation pour la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo, Réf. N°10/16/CTB/PASS BEC DU 28/04/16 » « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »

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Les soumissionnaires doivent déposer leurs offres à l'adresse suivante: Messieurs les Responsables du PASS-SOUROU. Secrétariat du Programme d’Appui au Ministère de la Santé (PASS) sis au Ministère de la Santé à Akpakpa à Cotonou, La date limite du dépôt des offres est fixée au 18/05/2016 à 10 heures 00minutes précises. Fait à Cotonou, le 28/04/2016 Le Responsable PASS,

Le Coresponsable PASS,

Coffi AGOSSOU

Mohamed Lamine DRAME

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2 Termes de référence (TDR) 2.1 Contexte et justification Lors de ces dernières années un certain nombre d’infrastructures de santé (Centres de santé et postes de transfusions sanguines) ont été dotés de kits solaires en vue d’assurer la continuité d’alimentation en énergie électrique et ainsi améliorer la qualité des soins de santé dans les départements de l’Atacora-Donga et le Mono-Couffo. Afin d’augmenter la durabilité de ces équipements, il est nécessaire de réaliser leur maintenance. C’est dans ce cadre que le recours à une entreprise spécialisée en maintenance d’équipements photovoltaïque a été envisagé. Les Centres de Santé (CS) et postes de transfusions sanguines (PTS) dans l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo équipés de kits solaires et devant être maintenus sont les suivants : Département de l’Atacora/Donga : (37 CS et 4 PTS) 1. PTS Kérou 2. PTS Kouandé 3. PTS Djougou 4. PTS Bassila 5. CS Kprèkètè 6. CS Biguina 7. CS Aoro (dispensaire) 8. CS Aoro (maternité) 9. CS Doguè 10. CS Kikélé 11. CS Frignon 12. CS Pénélan 13. CS Bari 14. CS Toko-toko 15. CS Bakou 16. CS Daringa 17. CS Awotobi (dispensaire) 18. CS Awotobi (maternité) 19. CS Anandana (dispensaire) 20. CS Anandana (maternité) 21. CS Sétrah 22. CS Madjatom 23. CS Tchalinga 24. CS Anoum 25. CS Yaoura 26. CS Kpassibia 27. CS Gaouga 28. CS Orou-Kayo 29. CS Sekogourou 30. CS Pehunco 31. CS Guilmaro

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32. CS Gnemasson 33. CS Brignamaro (dispensaire) 34. CS Brignamaro (maternité) 35. CS Pikire (logement Sage-femme) 36. CS Pikire (maternité) 37. CS Cotiakou 38. CS Mamoussa 39. CS Tantega 40. CS Nanagade 41. CS Kountori 42. CS Oroukpare 43. CS Datori 44. CS Kouaba 45. CS Natta 46. CS Manta Département du Mono/Couffo : (20 CS et 2 PTS) 1. PTS Dogbo (St Camille) 2. PTS Aplahoué 3. CS Agbodji 4. CS Ayomi 5. CS Lokogohoué 6. CS Kpoba (dispensaire) 7. CS Kpoba (maternité) 8. CS Dévé 9. CS Atomey 10. CS Godohou (Maternité) 11. CS Godohou (dispensaire) 12. CS Dékpo 13. CS Missinko 14. CS Avédjin 15. CS Djotto 16. CS Adjido 17. CS Banigbé 18. CS Tohou 19. CS Ahodjinako 20. CS Tchi-Ahomadégbé (maternité) 21. CS Tchi-Ahomadégbé (dispensaire) 22. CS Tchito 23. CSC Aplahoué 24. CS Kokohoué (maternité) 25. CS Kokohoué (dispensaire) 26. CS Adoukandji (maternité 27. CS Adoukandji (dispensaire)

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Au total, les équipements à maintenir se résument à: -

Atacora-Donga : 46 kits solaires dont 04 pour PTS et 42 pour les CS ; Mono-Couffo : 27 kits solaires dont 02 pour PTS et 25 pour CS.

2.2 Objectif général Assurer le fonctionnement continu des kits solaires dans les formations sanitaires et postes de transfusions sanguines des départements de l’Atacora-Donga et du MonoCouffo

2.3 Objectifs spécifiques      

Etablir un plan de maintenance préventive des équipements pour tous les kits solaires par niveau de maintenance ; Assurer la maintenance préventive de tous les éléments constituant les kits solaires selon le chronogramme/calendrier de maintenance préétabli et validé; Assurer la formation des utilisateurs à la maintenance préventive de 1 er niveau (dans chaque formation sanitaire) et de 2ème niveau (techniciens de maintenance) ; Définir un plan pluri annuel d’investissement prioritaire pour tous les centres de santé et tous les postes de transfusion sanguine ; Assurer la maintenance curative de tous les équipements afférents à chaque kit solaire Assurer un dépannage en cas d’urgence de panne sur site.

2.4 Méthodologie L’entreprise doit rédiger une méthodologie en adéquation avec les tâches définies. Elle doit présenter un plan de travail détaillé prenant en compte la maintenance préventive et la maintenance curative. Elle doit présenter un planning d’intervention prévisionnel et un planning de formation en tenant compte de tous les centres de santé et poste de transfusion sanguine pour chaque département pour toute la durée du contrat. Les tâches spécifiques de maintenance préventive devront être détaillées dans une checklist pour chaque type d’équipement du kit solaire. Elle doit présenter un plan de formation des utilisateurs à la maintenance de premier et deuxième niveau pour chaque type d’équipements de kit solaire. Une copie des termes de référence, objet du marché sera mise à la disposition de tous les centres bénéficiaires, afin de leur permettre de suivre le niveau d’exécution des prestations. Par ailleurs, les comptes rendus de prestation devront obligatoirement revêtir la signature du chef poste avant le paiement des factures y afférent. Les prestations de maintenance curative devront également être suivies d’une période de garantie minimale de six mois après la date de l’intervention. DDC 10/16/CTB/PASS – Maintenance préventive et curative des kits solaires des centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo

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2.5 Tâches des prestataires A titre indicatif il s’agira au minimum de : 1. Faire le diagnostic des pannes des équipements et proposer un cahier des charges pour les réparations ; 2. Rédiger et mettre en place les procédures de maintenance préventive pour chaque type d’équipements ; 3. Rédiger un plan de formation et former les utilisateurs à la maintenance préventive (1er niveau) pour chaque type d’appareils ; 4. Rédiger un plan de formation et former les techniciens des SIEM et des bureaux de zone à la maintenance préventive (1er et 2ème niveau) pour chaque type d’appareils ; 5. Effectuer la maintenance curative des équipements ; 6. Effectuer la maintenance préventive des équipements ; 7. Elaborer les fiches de suivi pour chaque équipement ; 8. Transmettre les rapports d’activités après chaque maintenance. 9. Assurer le dépannage en cas de panne urgente La liste minimale des équipements constituant un kit solaire à entretenir est définie comme suit :  Modules/ Panneau solaire  Batteries  Régulateur de charge  Onduleur  Réseau d’alimentation  Lampes  Prises Cette liste devra être actualisée lors de la première visite préventive en prenant en compte :  les marques,  les modèles,  les capacités nominales,  les numéros de séries  les quantités  l’état de fonctionnalité avant maintenance de chaque élément constituant le kit solaire. Une liste indicative est fournie en annexe 1.

2.6 Résultats attendus     

Les kits solaires en panne sont remis en état ; Un inventaire quantitatif et qualitatif est réalisé et mis à jour ; Un plan de maintenance préventive des kits solaires de chaque centre de santé et poste de transfusion sanguine est établi et mis en œuvre ; Un plan de formation des utilisateurs est établi et mis en œuvre. Un plan de formation dans chaque département des techniciens (Service

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Infrastructure, Equipements et Maintenance, Bureau de Zone) est établi et mis en œuvre.

2.7 Profil du prestataire La présente prestation sera assurée par une entreprise qualifiée en maintenance photovoltaïque, dont le consultant principal justifie d’une formation d’ingénieur en Génie électrique et/ou énergies renouvelables et les techniciens d’une formation de technicien supérieur en électricité et/ou énergies renouvelables avec chacun une expérience d’au moins cinq (05) ans dans la maintenance de systèmes photovoltaïques. Le prestataire doit produire la justification de son expertise dans le domaine de la maintenance des kits solaires. Il fera de même pour les collaborateurs qui seront attelés à la tâche afin d’assurer le projet et les bénéficiaires sur leurs niveaux de compétence et leurs expériences respectives.

2.8 Période envisagée Le prestataire interviendra dès la signature du contrat de façon périodique pendant une durée d’un an, à raison d’une mission de diagnostic suivi de deux (02) interventions semestrielles au niveau de l’ensemble des Centres de santé et postes de transfusion sanguine de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo ; soit trois (03) interventions au total pour chaque département. Le prestataire devra effectuer les prestations de maintenances curatives et de maintenances préventives lors des interventions semestrielles. Le contrat pourra être renouvelé annuellement (à l’exclusion de la phase de diagnostic) à l’échéance de celui-ci pendant toute la durée du programme, soit jusque septembre 2019. Ces interventions sont systématiques, étant entendu qu’il s’agit de maintenance préventive et curative. Il pourra néanmoins être sollicité également en cas de panne entre deux maintenances selon le niveau d’urgence de la panne (dépannage d’urgence). En cas de panne nécessitant le remplacement d’une composante du kit solaire, un devis préalable sera obligatoirement soumis à l’approbation du pouvoir adjudicateur et celui-ci se réserve le droit d’acquérir cette composante auprès de fournisseurs différents. Le démarrage des prestations (mission de diagnostic) devra se faire au plus tard 30 jours après la notification du marché après validation des documents suivants par le maitre d’ouvrage : 1. 2. 3. 4.

Planning d’intervention ; Plan de formation des utilisateurs ; Plan de formation des techniciens ; Procédures de maintenance préventive par kit solaire.

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3 Instructions aux soumissionnaires 3.1 Informations Tout renseignement peut être demandé à l’adresse suivante: [email protected]

3.2 Présentation des offres Les offres établies en langue française et en trois (03) exemplaires dont un (01) original et deux (02) copies, marquées comme telles, doivent être déposées sous plis fermés au Secrétariat du PASS sis dans l’enceinte du Ministère de la santé au plus tard le 18/05/2016 à 10 heures précises. L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Le mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire. Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans une seule enveloppe neutre portant exclusivement la mention : « Demande de cotation pour la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo, Réf. N°10/16/CTB/PASS BEC DU28/04/16 » « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE » Le délai de validité des offres sera de 90 jours après la date ultime de réception des offres.

3.3 Documents à remettre pour l’offre de service 3.3.1 Situation personnelle a. Le formulaire d’identification ; b. Une photocopie de l’IFU ; c. L'attestation originale des impôts ou la photocopie légalisée, prouvant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis du fisc à la date de dépôt des offres ; d. L’attestation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale ou de prévoyance sociale prouvant que le soumissionnaire est à jour vis-à-vis de la Caisse à la date de dépôt des offres ; e. L’attestation de non faillite en original ou en photocopie légalisée datant de moins de trois (03) mois à la date de dépôt des offres ; f. L’offre, y compris:  la description de la méthodologie,  les CV accompagnés des attestations de travail et diplômes justifiant la compétence, l’expérience et l’expertise du consultant principal et chacun des collaborateurs ; g. L’original ou la photocopie du relevé d’identité bancaire, h. le formulaire B rempli, signé, daté et cacheté par le soumissionnaire dans son offre. DDC 10/16/CTB/PASS – Maintenance préventive et curative des kits solaires des centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo

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. 3.3.2 Offre financière a. Une lettre de soumission (voir modèle en annexe) ; b. Le devis quantitatif et estimatif (DQE) pour ses prestations. NB : L’absence, la non-conformité ou la non-validité de l’une quelconque des pièces énumérées ci-dessus est éliminatoire.

3.4 Evaluation des offres techniques et financières Seules les offres régulières avec toutes leurs annexes seront prises en considération et analysées suivant des critères et sous critères ci-après : Profils des experts : Le soumissionnaire devra aligner un personnel clé répondant aux qualifications suivantes : -

Un (01) Consultant principal : Formation d’ingénieur en Génie électrique et/ ou énergie renouvelable avec au minimum 5 ans d’expérience ;

-

Deux (02) Techniciens de maintenance : Technicien supérieur en génie électrique et/ou Electrotechnique et/ou énergie renouvelable (Bac +2) avec au moins 5 ans d’expérience.

Les offres ne présentant pas le personnel requis seront éliminées. Le choix de l’offre la plus avantageuse est basé sur une évaluation des offres en tenant compte des critères suivants: 1. Expérience de la structure : 30 points Justification de l’entreprise dans le domaine de la maintenance ou de l’installation de systèmes photovoltaïques (fournir les attestations de bonne fin exécution d’au minimum 3 marchés d’installation ou de maintenance de système photovoltaïque ou PV de réception définitifs) 2. Méthodologie : 30 points La méthodologie devra contenir au minimum les éléments suivants : a. planning d’intervention, (10 points) b. plan de formation des utilisateurs et des techniciens, (10 points) c. procédures de maintenance préventive de chaque élément des kits solaire (10 points) A l’issue de l’évaluation technique, les soumissionnaires dont la note technique (Note méthodologique+ note Expérience structure) sera inférieure à 30/60 points, seront éliminés.

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Les soumissionnaires dont les notes techniques sont supérieures ou égales à 30/60 points verront leurs offres financières étudiées. 3. Prix : 40 points Les règles suivantes seront chaque fois appliquées pour distribuer les points : a) En ce qui concerne le critère « prix », la formule suivante sera appliquée : Points offre X = Prix offre la plus basse

x 40

Prix offre X En ce qui concerne les autres critères, la meilleure offre reçoit chaque fois le maximum des points et les autres offres sont cotées en fonction de l’écart relatif par rapport à la meilleure offre. Le soumissionnaire (dont l’offre n’a pas été rejetée) qui obtient le plus grand nombre de point sur 100 sera retenu et déclaré attributaire.

3.5 Confidentialité Le prestataire, le PASS et la CTB garantissent le caractère confidentiel de toute information obtenue dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu’après accord écrit et préalable de l’autre partie. Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par la prestation. Ils garantissent que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu’ils les respecteront.

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4 Annexes 4.1 Formulaires d’identification Dénomination de la société / soumissionnaire : Forme juridique : Siège social (adresse) : Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : Numéro d’inscription CNSS ou équivalent : Numéro d’entreprise : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de

Nom, prénom du soumissionnaire : Domicile : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de :

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4.2 Modèle de lettre de soumission MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION En référence à votre « demande de cotation N°…/CTB/PASS BEC du …./..../16 pour la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo. Nous soussignés ………………………………. Agissant en qualité de………………… Dénommé dans ce qui suit « prestataires » …………… ……………….………………….………… Domicilié à …………………..….. (Adresse) BP : ………....……… Tél : ……………………….… Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ; Après avoir pris connaissance de la « demande de cotation pour la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo» et notamment les termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous engageons à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de demande de cotation , et pour un montant global hors Taxes de ……………………………………………… francs CFA ; Nous remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous nous engageons, si notre soumission est acceptée, à fournir la prestation dans un délai de ….. jours. Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date fixée pour la remise des offres. Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous. Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente cotation, nous soient payées en Francs CFA et versées au compte n° …... domicilié à ……………………………….. ouvert au nom de ……………………………. Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et cachetées. En foi de quoi que je soumets ici, et j’appose ma signature. Fait en une seule copie originale A …………………, le ……………………. (Le soumissionnaire) Signature et cachet DDC 10/16/CTB/PASS – Maintenance préventive et curative des kits solaires des centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo

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4.3 Modèle du Devis Quantitatif et Estimatif (DQE) MODELE DE DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF (en francs CFA et en Hors Taxes)

Désignation

Unité

Quantité

Mission de diagnostic pour les 46 kits solaires des CS et PTS Atacora-Donga

Forfait

1

Mission de diagnostic pour les 27 kits solaires des CS et PTS Mono-Couffo

Forfait

1

Coût de l'entretien périodique pour les 46 kits solaires CS et PTS AtacoraDonga Coût de l'entretien périodique pour les 27 kits solaires des CS et PTS MonoCouffo

Forfait

Forfait

Prix unitaire HT (FCFA)

Total HT (FCFA)

2

2

Total

Désignation

Unité

Quantité

Coût intervention en cas d'urgence de panne sur un site (non compris coût des composantes de rechange) pour les CS et PTS Atacora-Donga

Forfait

1

Coût intervention en cas d'urgence de panne sur un site (non compris coût des composantes de rechange) pour les CS et PTS Mono Couffo

Forfait

Prix unitaire HT (FCFA)

Total HT (FCFA)

1

Garantie post maintenance (minimum 6 mois)

mois

Délai d’intervention sur site minimum garanti

jours

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Fait à …………………… le ……………… Signature / nom :

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4.4 Modèle du contrat de marché CONTRAT DE MARCHE N° 10/16……/CTB/PASS BEC du 27/04/2016…../…../….. STRUCTURE : PASS-BEC OBJET : Marché relatif à la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et postes de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo. ATTRIBUTAIRE : Date d’adjudication : Date d’approbation : Délai d’exécution : FINANCEMENT : Agence Belge de Développement (CTB) IMPUTATION BUDGET : MONTANT DU MARCHE (Hors taxes) : HT = ARTICLE 1ER : OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo. ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES Les documents ci-après font partie intégrante du marché : - La soumission ; - Le présent marché ; - Les Termes de Référence ; - Le Devis Qualitatif et Estimatif (DQE) ; - L’original du RIB ; ARTICLE 3 : DEFINITION DES TERMES EMPLOYES Partout où elles sont utilisées dans le présent contrat, sauf si le contexte requiert une autre interprétation, les expressions ci-après ont les significations suivantes : Maître d’Ouvrage : Le PASS Représentant du Maître d’Ouvrage : Le Co-Responsable du PASS. Le Prestataire : l’entreprise ou la structure compétente chargée de la réalisation de l’objet du présent contrat. Dossier de demande de cotation: désignant ceux relatifs aux prestations de services. ARTICLE 4 : PRESTATIONS Le Prestataire a pour mission la maintenance préventive et curative des kits solaires installés dans les centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo, faisant l’objet du contrat conformément aux dispositions du présent contrat. Il assure ses prestations avec la diligence et l’efficacité requises, conformément aux Termes de Références (TDR) en suivant les meilleures règles de la profession.

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Il est responsable vis-à-vis de l’administration du programme PASS, de la bonne exécution de la prestation. Il fournit à l’administration du programme tous les renseignements que celle-ci sera amenée à lui demander dans le cadre de la présente prestation. Il fournit à l’administration du programme PASS, à la fin de la prestation, l’ensemble des fournitures et travaux contractuels. ARTICLE 5 : PRESTATIONS DE L’ADMINISTRATION - Mettre à la disposition du prestataire les moyens nécessaires pour accomplir ses tâches ainsi que toutes informations ou documents nécessaires à sa bonne réalisation; - Payer à bonne date et selon les modalités arrêtées de commun accord, les rétributions du prestataire. ARTICLE 6 : DUREE D’EXECUTION DE LA PRESTATION Le prestataire interviendra de façon périodique pendant un an, à raison d’une intervention tous les 6 mois au niveau de l’ensemble des Centres de santé et poste de transfusion sanguine de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo ; soit deux (02) interventions au total pour chaque département. Le contrat pourra être renouvelé à l’échéance de celui-ci pendant toute la durée du programme. Le prestataire commence les travaux au plus tard trente (30) jours après la réception de la lettre de notification du marché. ARTICLE 7: GARANTIE L’adjudicataire garantit les fournitures et les réparations pour une période de 6 mois minimum contre tout défaut de matières premières et composantes, contre tout vice de conception et de fabrication, contre la non-conformité avec les spécifications techniques et contre tout défaut ne permettant pas l’utilisation des fournitures conformément aux conditions du présent marché. Cette garantie implique que tous les défauts ou tous les cas de non-conformité seront immédiatement et gratuitement corrigés ou que les fournitures seront remplacées aux frais de l’adjudicataire dans les plus brefs délais (le délai sera mentionné dans l’offre et sera de maximum quinze (15) jours). Cette garantie couvre également les frais encourus pour remplacer une fourniture déjà installée, ainsi que tous les dommages aux tiers provoqués suite à un défaut des fournitures livrées. Les garanties ne sont pas exclusives et complètent tous les droits légaux. ARTICLE 8 : MODE DE REMUNERATION Les règlements seront effectués en monnaie locale (Francs CFA) au compte N°………………………….. domicilié à la Banque …………………….……… et ouvert au nom de ……………………………………………………………………………………

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ARTICLE 9 : MONTANT DU MARCHE Le montant du présent marché est arrêté à la somme de _________ F CFA hors Taxes (HT). ARTICLE 10 : REVISION DE PRIX Le montant du présent contrat est ferme et non révisable. ARTICLE 11 : MODALITES DE REGLEMENT La facture du prestataire est payable en totalité au plus tard quinze jours après dépôt du rapport de prestation. La facture devra être accompagnée des preuves (fiches d’intervention) dûment certifiées par le programme PASS. ARTICLE 12 : PENALITES DE RETARD En cas de retard dont la justification n’aurait pas été acceptée par l'administration du Programme PASS lors de la remise des documents, le prestataire sera passible par journée calendaire perdue sur les délais contractuels, d’une amende de (1/500ème) du montant réel de son intervention, le plafond de l’amende ne devant pas dépasser cinq pour cent (5%) du montant du contrat, sous peine de résiliation de celui-ci. Cette amende court de plein droit du fait de la seule échéance d’un terme sans qu’il soit besoin de mise en demeure préalable ou de préavis. ARTICLE 13 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE Le Prestataire assumera vis-à-vis du Maître d’Ouvrage, les responsabilités des dommages de toute nature découlant de ses prestations. Dans le cas contraire il peut être poursuivi devant une juridiction compétente. Le Maître d’Ouvrage se réserve le droit de mettre fin au présent contrat si les prestations du Fournisseur ne sont pas de qualité satisfaisante. Dans ce cas, le Maître d’Ouvrage en informera le Fournisseur par écrit. Seules les prestations déjà réalisées et validées par le Maître d’Ouvrage seront payées. ARTICLE 14 : SOUS TRAITANCE Le Prestataire n'est pas autorisé à sous-traiter l’exécution d’une partie du contrat. ARTICLE 15 : SECRET PROFESSIONNEL (Confidentialité des documents) Tous les documents remis au prestataire pour les besoins de la prestation, doivent être considérés comme confidentiels et utilisés comme tels. Le prestataire est par ailleurs tenu au respect du secret professionnel avant, pendant et après la prestation. ARTICLE 16 : CAUTIONNEMENT ET RETENUE DE GARANTIE Compte tenu de la nature des prestations, il ne sera opéré aucune retenue de garantie sur les sommes versées par l’administration au prestataire et aucun cautionnement ne sera exigé à ce titre. Cependant le prestataire reste moralement responsable des dommages de toute nature découlant de ses prestations et de l’engagement pris pour un délai de garantie de certains items du présent marché. ARTICLE 17 : REGLEMENT DES DIFFERENDS Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution du présent contrat sera réglé à l’amiable par les parties. En cas d’échec, le différend sera soumis à l’arbitrage du Président du Tribunal de DDC 10/16/CTB/PASS – Maintenance préventive et curative des kits solaires des centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo

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Première Instance de Première Classe de Cotonou statuant en amiable compositeur. La sentence de l’arbitre sera définitive et exécutoire. ARTICLE 18 : FORCE MAJEURE 19-1 Les cas de force majeure sont les suivants : guerre déclarée ou non, troubles sociaux, grève générale, épidémies ou mesures de quarantaine, tremblement de terre d’une ampleur exceptionnelle, crues ou ras de marrée extraordinaire, incendies ou tout autre évènement indépendant de la volonté du prestataire. 19-2 Le prestataire ne sera pas tenu pour responsable des retards imputables à un cas de force majeure. Dans un tel cas, le prestataire avertira l’administration du programme PASS par écrit dans les trois (03) jours qui suivent l’apparition du cas de force majeure pour donner une estimation du retard qui en résulterait, nonobstant son droit à une prolongation raisonnable des délais d’exécution du marché. ARTICLE 19 : AVENANT La réalisation de ce marché n’entrainera aucun avenant par les deux parties contractantes. ARTICLE 20 : DISPOSITIONS PARTICULIERES L’administration du programme PASS et le prestataire échangeront : informations et tout autre élément utile se rapportant à la prestation et ce, dans les meilleurs délais suivant la demande qui sera faite par l’un ou l’autre. Dès la signature du marché, le prestataire notifiera à l’administration du programme PASS le nom de la personne désignée comme son représentant et qui sera autorisée à recevoir les communications relatives au présent marché. ARTICLE 21 : NOTIFICATION Toute notification écrite faite par l’une à l’autre partie est réputée avoir été dûment communiquée si elle est remise en main propre ou adressée par câble ou par courrier à l’une des adresses suivantes : Pour l’administration du programme PASS: Secrétariat du programme PASS sis au Ministère de la Santé à Akpakpa Pour le Prestataire : …… BP: …………….xxxxxx TEL. ……………………e-mail :…………………………. ARTICLE 22 : REGIME FISCAL Le présent marché est soumis au régime des exonérations conformément au cahier des charges fiscales en vigueur au Bénin. Il est soumis aux formalités de droit de timbre et d’enregistrement assurées par le maître d’ouvrage délégué. Toutes les prestations sur financement de la coopération bénino-belge, objet du présent marché sont exonérées de tous droits de douane, impôts et taxes et autres charges fiscales (y compris la TVA). Le financement de la coopération bénino-belge ne couvre pas les droits de timbre ou d’enregistrement du contrat, ni les intérêts moratoires. ARTICLE 23 : CONTRÔLE ET SUIVI DE LA PRESTATAION DDC 10/16/CTB/PASS – Maintenance préventive et curative des kits solaires des centres de santé et poste de transfusion sanguine des départements de l’Atacora/Donga et du Mono/Couffo

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Le suivi de la prestation est placé sous l’autorité et sous le contrôle du co-responsable du PASS. ARTICLE 24 : LANGUE La langue de travail qui régit le présent marché est la langue française. ARTICLE 25 : VALIDITE ET ENTREE EN VIGUEUR Le présent marché n’est valide qu’après sa signature par les deux (2) parties et prend effet à partir de son approbation.

Cotonou, le ONT SIGNE

Pour le PASS, Le Coresponsable Mohamed Lamine DRAME : ________________________________________ Le Responsable Coffi AGOSSOU : ________________________________________________ Pour le Prestataire ………………………………… :

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4.5 Formulaire A et B FORMULAIRE A ET B DU CODE D'ETHIQUE ET DE LA MORALISATION DES MARCHES PUBLICS FORMULAIRE "A"

Etant préalablement entendu que dans le cadre de la procédure de d'appel d'offres relatif aux Marchés Publics, le Maître de l'Ouvrage, le PASS et le candidat au Marché ..................................................................................................................... .... ....................................................................................................... (Société ou Entreprise) ont estimé nécessaire de mettre en œuvre les dispositions du décret N°99311 du 22 Juin 1999 portant institution d'un Code d'Ethique et de Moralisation des Marchés Publics en prenant solennellement et respectueusement les engagements contenus dans les annexes «A» et « B », lesquels deviendront partie intégrante du marché à passer entre les deux parties. Article 1 er: Le Maître de l'Ouvrage et son Représentant, M ……………………………. s'engageant en leurs noms propres ainsi qu'au nom de leurs préposés, représentants ou autres mandataires ou succursales, à s'abstenir de toute pratique liée à la corruption dans le cadre du présent marché. Article 2: Le Maître de l'ouvrage s'engage et engage ses préposés et autres représentants à déclarer dans les huit (08) jours à la Direction Nationale des Marchés Publics à partir de date de sa saisine, toute récompense ou rémunération qu'ils auront obtenue en raison ou en liaison avec le marché. Article 3: En cas de manquement à ces engagements, le Maître de l'Ouvrage s'engage à ce que, outre les sanctions administratives et judiciaires déjà en vigueur, ses préposés et autres représentants convaincus de pratiques de corruption, n'aient plus accès aux procédures de passation des marchés publics à quelque titre que ce soit y compris après la cessation de leurs activités dans l'Administration Publique. Cette interdiction pourra être limitée dans le temps (et égale au moins à dix ans) compte tenu de la gravité du manquement laissée à l'appréciation de la Cour Suprême ou de toute autre juridiction compétente statuant selon la procédure d'urgence. Article 4: La présente annexe sera considérée comme une partie intégrante du Marché de et aura la même valeur contractuelle que ledit marché. Fait à ..................…... le ............................................... Pour le Maître de l'Ouvrage,

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FORMULAIRE "B" Etant préalablement entendu que dans le cadre de la procédure de consultation restreinte relatif à la réalisation d’une prestation intellectuelle pour le compte du PASS, Représenté par le Maître de l'Ouvrage :……………………….et le candidat au Marché ……………………(Société ou Entreprise) représenté par …………………………ont estimé nécessaire de mettre en œuvre les dispositions du décret N° 99311 du 22 juin 1999 portant institution d'un Code d'Ethique et de Moralisation des Marchés Publics en prenant solennellement et respectueusement les engagements contenus dans les annexes « A » et « B », lesquels deviendront partie intégrante du marché à passer entre les deux parties. Article 1er: Le Candidat au marché public et son Représentant s'engagent en leurs noms propres ainsi qu'au nom de leurs préposés et représentants ou autres mandataires, à s'abstenir de toute pratique liée à la corruption dans le cadre du présent marché. Article 2: Le Candidat au marché public s'engage personnellement et engage ses représentants, préposés et autres mandataires et succursales à révéler à la Direction Nationale des Marchés Publics toute récompense ou rémunération offerte à des tiers dans le cadre du présent marché et non inclus dans les coûts des biens et services du marché et ce, dans les huit (08) jours qui suivent cette récompense ou rémunération. Article 3: Le Candidat au marché public devra avoir mis en place dans son Entreprise une politique contre la corruption pour la mise en œuvre du Code d'Ethique et de Moralisation des Marchés Publics. Copie de cette réglementation sera annexée au présent formulaire. Article 4: L'ensemble des engagements du candidat au marché public dans le cadre du présent formulaire "B" doit recevoir l'approbation de ses dirigeants, de ses principaux actionnaires ou de son Conseil d'Administration. Ces obligations seront par ailleurs étendues à tous les sous-traitants du candidat. Article 5: En cas de manquement à ces engagements, le candidat au marché, outre les sanctions du droit commun, s'expose à son exclusion de tout marché public à venir et en tout état de cause, pendant une période qui ne peut être inférieure à dix (10) ans, sous réserves des voies de recours devant la Cour Suprême ou de toute autre juridiction statuant suivant la procédure d'urgence. Les représentants du candidat au marché signataire du présent formulaire, en cas de manquement aux obligations souscrites, s'exposeront aux mêmes sanctions d'admission, lesquelles sont aussi applicables aux succursales et aux prête-noms auxquels le candidat pourrait être tenté de recourir. Article 6: La présente annexe sera considérée comme une partie intégrante du Marché de et aura la même valeur contractuelle que ledit marché. Fait à …………………, le Pour le candidat au marché public

. Société ........... .

Représentée par

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[Disclaimer: The below text is machine translated. For accurate information kindly refer the above text in original language.] FILE APPLICATION LISTING No. 10/16 / CTB / PASS BEC OF 28/04/2016 REQUEST FOR QUOTATION FOR ENSURING PREVENTIVE MAINTENANCE AND HEALING OF INSTALLED SOLAR KITS IN CENTRES HEALTH AND POSTS OF TRANSFUSION BLOOD OF DEPARTMENTS OF The ATACORA / DONGA AND MONO / COUFFO Funding: Support Program of the Area Health (donation of the Kingdom of Belgium) 1 Notice of Listing Application REPUBLIC OF BENIN ******* MINISTRY OF HEALTH ********* Benin-BELGIAN COOPERATION ********** PROGRAMME SUPPORT HEALTH SECTOR (PASS-SOUROU) No. 10/16 / CTB / PASS BEC OF 04/28/16 Subject: Quotation Request Notice As part of the support for the improvement of the health system in Benin by the Beninese co-Belge (CTB), PASS Sourou program included in its Plan Annual Work maintenance of solar kits installed in health centers and blood transfusion stations Atacora / Donga and Mono / Couffo. To this end the PASS launches a listing application to view structures specialized in photovoltaic Maintenance to perform preventive maintenance curative and solar kits in health centers and transfusion stations blood of Atacora / Donga and Mono / Couffo. With this letter you are invited to submit your tender in accordance with provisions of the listing application.

Participation in this quotation request file is open to national companies specialized in photovoltaic maintenance. Interested candidates should send their bids written in French and three (03) copies, one original and 2 copies, in sealed envelopes bearing the following endorsements: "Price quotation for preventive and curative maintenance solar kits installed in health centers and transfusion stations blood of Atacora / Donga and Mono / Couffo, Ref. No. 10/16 / CTB / PASS BEC OF 04/28/16 " "TO OPEN IN SESSION" Bidders must submit their tenders to the following address: Distinguished heads of PASS-SOUROU. Secretariat Support Programme Ministry of Health (PASS) located at Ministry of Health to Akpakpa in Cotonou The deadline for submission of tenders is 18.05.2016 at 10:00 00minutes accurate. Done in Cotonou on 28/04/2016 PASS Manager, Jointly the PASS 2 Terms of Reference (TOR) 2.1 Background and Rationale In recent years a number of health facilities (Centers health and blood transfusion stations) were equipped with solar kits for to ensure continuity of supply of electric energy, thereby improving the quality health care in the Atacora-Donga and Mono-Couffo. To to increase the sustainability of these facilities, it is necessary to realize their maintenance. It is in this context that the use of a company specializing in Maintenance of photovoltaic equipment was considered. Health Centers (CS) and blood transfusion stations (PTS) in Atacora / Donga and Mono / Couffo equipped with solar kits and to be maintained are the following :

In total, equipment to maintain boil down to: - Atacora-Donga: 46 solar kits including 04 for PTS and 42 CS; - Mono-Couffo: 27 solar kits including 02 for PTS and 25 CS. 2.2 General Objective Ensure the continuous operation of solar kits in health facilities and blood transfusion stations Atacora-Donga and Mono Couffo 2.3 Specific objectives " Establish a preventive maintenance plan for all equipment kits by solar maintenance level; " Ensure preventive maintenance of all the elements constituting the kits Solar by the timing / pre-established maintenance schedule and validated; " Provide user training to preventive maintenance 1 er level (in each facility) and 2 th level (technicians maintenance) ; " Set a priority investment multi annual plan for all centers health and all blood stations; " Ensure corrective maintenance of all equipment associated with each kit solar " Provide troubleshooting in the event of failure of emergency on site. 2.4 Methodology The company must submit a methodology in line with the defined tasks. She must submit a detailed work plan taking into account preventive maintenance and curative maintenance. It must submit a provisional response planning and training schedule taking into account all health centers and blood transfusion station to each department for the duration of the contract. The specific tasks of preventive maintenance will be detailed in a checklist for each type of equipment of the solar kit. She must have a user training plan first maintenance and second level for each type of solar kit equipment. A copy of the terms of reference, the market will be made available to all profit centers to enable them to monitor the level of implementation of benefits. Furthermore, reports will necessarily benefit accounts take the signature of the head office before payment of invoices relating thereto. The corrective maintenance services will also be followed by a period guaranteed minimum of six months after the intervention.

2.7 Profile provider This service will be provided by a qualified company for maintenance PV, the main consultant justifies an engineer in Electrical and / or renewable energies and technicians training Higher electricity technician and / or renewable energy with each one experience of at least five (05) years in the maintenance systems PV. The provider must produce evidence of his expertise in the field of maintenance of solar kits. It will do the same for employees who will down to work to ensure the project and the beneficiaries on their levels competence and their experience. 2.8 Indicative Timeframe The service will take place upon signature of the contract periodically during a period of one year, due to a diagnostic mission followed by two (02) biannual interventions at all health centers and posts blood transfusion Atacora / Donga and Mono / Couffo; either three (03) calls in total for each department. The service provider must perform the healing and maintenance services preventive maintenance in the biannual interventions. The contract may be renewed annually (excluding the diagnosis phase) at maturity of it for the duration of the program, until Sept. 2019. These interventions are systematic, with the understanding that this maintenance preventive and curative. It may nevertheless be also applied in case of failure between maintenance by level of urgency of the fault (troubleshooting emergency). In case of failure requiring replacement of a component of solar kit, preliminary estimate will necessarily be subject to the approval of the contracting authority and it reserves the right to acquire this component from suppliers different. The start of services (diagnostic mission) should be done within 30 days after notification of the market after validation by the following documents building owner: 1. Planning of intervention; 2. User Training Plan; 3. Technicians Training Plan; 4. Procedures of preventive maintenance by solar kit.

3 Instructions to Bidders 3.1 Information Any information may be requested at the following address: marc. [email protected] 3.2 Submission of tenders Tenders drafted in French and in three (03) copies, one (01) original and two (02) copies, marked as such, must be submitted in sealed envelopes PASS Secretariat located within the grounds of the Ministry of Health at the latest 18/5/2016 at 10 am. The Offer and all the accompanying documents must be numbered and signed by the tenderer or his representative. The proxy must show that it is authorized to commit the tenderer. All elements of the offers will be contained in a single envelope neutral exclusively marked: "Price quotation for preventive and curative maintenance kits Solar installed in health centers and blood transfusion stations of Atacora / Donga and Mono / Couffo, Ref. No. 10/16 / CTB / PASS BEC DU28 / 04/16 ' "TO OPEN IN SESSION" The period of validity of tenders will be 90 days after the deadline for receipt of deals. 3.3 Documents to be submitted to the service offer 3.3.1 Personal situation at. The identification form; b. A photocopy of the IFU; c. The original certificate of taxes or legalized photocopy, proving that the tenderer is in order vis-à-vis the tax authorities on the date of submission of bids; d. The certificate of the National Social Security or pension Social proving that the tenderer to date vis-à-vis the Fund on the date of submission of bids; e. The certificate of non-bankruptcy in original or certified photocopy dating less than three (03) months from the date of submission of bids; f. The offer, including: " the description of the methodology, " CV accompanied by work certificates and diplomas justifying the competence, experience and expertise of the consultant principal and every employee

g. The original or a photocopy of the bank details, h. the completed form B, signed, dated and stamped by the bidder in its offer. 3.3.2 Financial offer at. A submission letter (see model attached); b. The quantitative and estimate (DQE) for its services. Note: The absence, non-compliance or non-validity of any of parts listed above is eliminated. 3.4 Evaluation of the technical and financial offers Only regular offers with all annexes will be considered and analyzed according to criteria and sub criteria below: Expert Profiles: The tenderer must align key personnel meet the qualifications following: - One (01) Senior Consultant: Engineering training in Electrical Engineering and / or renewable energy with minimum 5 years experience; Two (02) Maintenance Technicians: Engineering Technician electric and / or Electrical and / or renewable energy (Bac +2) with the least 5 years experience. Offers not having the required personnel will be eliminated. The choice of the most advantageous offer is based on an evaluation of bids taking the following criteria: 1. Experience of the structure: 30 points Justification of the company in the field of maintenance or installation of photovoltaic (provide certificates of good execution at end 3 minimum installation or maintenance markets photovoltaic system or Final acceptance report) 2. Methodology: 30 points The methodology should contain at least the following: at. Planning to intervene, (10 points) b. training plan for users and technicians (10 points) c. preventive maintenance procedures for each item kits Solar (10 points) At the end of the technical evaluation, bidders whose technical note (Note Methodological notes structure + Experience) will be less than 30/60 points will eliminated.

The bidders whose technical rating greater than or equal to 30/60 Points will be studied their financial offers. 3. Price: 40 points The following rules will be applied each time to distribute points: a) Regarding the criterion "price", the following formula will apply: Points tender X = Price lowest bid x 40 X offer price As regards the other criteria, the best offer receives each time the maximum points and other offers are listed according to the relative deviation from the best offer. The bidder (including the offer has not been rejected) that gets the largest number point 100 will be selected and awarded the contract. 3.5 Confidentiality The provider, PASS and BTC guarantee the confidentiality of any information obtained under this contract and will forward all applications to third parties after prior written consent of the other party. They will disseminate this confidential information among the concerned officers by delivery. They guarantee that these employees will be informed of their confidentiality obligations and will comply.