CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES BTC/CTB BEN 440 DU 08/04/2016 MARCHÉ DE SERVICES RELATIF A LA PRESTATION DE SERVICE TRAITEUR- RESTAURATION POUR LA REPRESENTATION ET DES PROJETS DE LA CTB ACCORD-CADRE AVEC PLUSIEURS PARTICIPANTS PROCÉDURE NÉGOCIÉE SANS PUBLICTÉ BENIN

TABLE DES MATIÈRES 1 GÉNÉRALITÉS ...................................................................................................... 4 1.1 DÉROGATIONS AU CAHIER GÉNÉRAL DES CHARGES ........................................................4 1.2 POUVOIR ADJUDICATEUR ..............................................................................................4 1.3 RÈGLES RÉGISSANT LE MARCHÉ ...................................................................................4 1.4 DÉFINITIONS .................................................................................................................5 1.5 CONFIDENTIALITÉ .........................................................................................................5 1.6 OBLIGATIONS DÉONTOLOGIQUES ..................................................................................5 1.7 DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS............................................................6

2 OBJET ET PORTÉE DU MARCHÉ ........................................................................ 7 2.1 NATURE DU MARCHÉ ....................................................................................................7 2.2 OBJET DU MARCHÉ .......................................................................................................7 2.3 LOTS ...........................................................................................................................7 2.4 POSTES .......................................................................................................................8 2.5 OPTIONS ......................................................................................................................8 2.6 QUANTITÉ ....................................................................................................................8 2.7 DURÉE .......................................................................................................................10

3 PROCÉDURES..................................................................................................... 11 A.

PROCÉDURE VISANT LA CONCLUSION DE L’ACCORD-CADRE ..........................................11

3.1 MODE DE PASSATION ..................................................................................................11 3.2 PUBLICITÉ ..................................................................................................................11 3.3 INFORMATION .............................................................................................................11 3.4 OFFRE .......................................................................................................................12 3.5 DROIT D’ACCÈS ..........................................................................................................14 3.6 SÉLECTION QUALITATIVE ............................................................................................14 3.7 ATTRIBUTION .............................................................................................................15 3.8 NÉGOCIATIONS ...........................................................................................................15 3.9 CONCLUSION DE L’ACCORD-CADRE .............................................................................15 B.

PROCÉDURE VISANT L’ATTRIBUTION DES MARCHÉS FONDÉS SUR L’ACCORD-CADRE.......16

3.10 DÉROULEMENT DES PROCÉDURES D’ATTRIBUTION .......................................................16 3.11 CONCLUSION DES MARCHÉS FONDÉS SUR L’ACCORD-CADRE ........................................16

4 DISPOSITIONS CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES ................................... 18 4.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT ........................................................................................18

CSC BEN 440 : Service traiteur Restauration

4.2 CAUTIONNEMENT (ART.25 À 33) ..................................................................................18 4.3 CONFORMITÉ DE L’EXÉCUTION (ART. 34)......................................................................19 4.4 MODALITÉS D’EXÉCUTION (ART. 146 ES) ......................................................................19 4.5 RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES (ART. 152-153) .................................20 4.6 MOYENS D’ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ART. 44-53 ET 154-155) ....................20 4.7 RÉCEPTION DES SERVICES EXÉCUTÉS (ART. 64-65 ET 156)...........................................22 4.8 PAIEMENTS ................................................................................................................22 4.9 LITIGES (ART. 73 DE L’AR DU 14.01.2013) ..................................................................22

5 TERMES DE RÉFÉRENCE .................................................................................. 23 5.1 DESCRIPTION DE LA PRESTATION ................................................................................23 5.2 FRÉQUENCE ET MODALITÉS D’INTERVENTION ...............................................................24

6 FORMULAIRES.................................................................................................... 25 6.1 FORMULAIRES D’IDENTIFICATION .................................................................................25 6.2 FORMULAIRE D’OFFRE DE PRIX « RESTAURATION » ......................................................26 6.3 FORMULAIRE « QUALITÉ DE LA RESTAURATION » .........................................................27 6.4 FORMULAIRE OFFRE DE PRIX « OPTION – LOCATION DE SALLE » ..................................28 6.5 DÉCLARATION SUR L’HONNEUR « DROIT D’ACCÈS » .....................................................29 6.6 DÉCLARATION D’INTÉGRITÉ POUR LES SOUMISSIONNAIRES ...........................................30

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

3

1 Généralités 1.1 Dérogations au cahier général des charges Le point 4 « Dispositions contractuelles particulières » du présent cahier spécial des charges (CSC) contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation à l’AR du 14.01.2013 ou qui complètent ou précisent celui-ci. Dans le présent CSC, il n’est pas dérogé aux articles des Règles Générales d’Exécution - RGE (AR du 14.01.2013).

1.2 Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur du présent marché public est la Coopération Technique Belge, société anonyme de droit public à finalité sociale, ayant son siège social à 147, rue Haute, 1000 Bruxelles (numéro d’entreprise 0264.814.354, RPM Bruxelles). En application de la loi du 21 décembre 1998 portant création de la « Coopération Technique Belge », la CTB se voit confier l’exclusivité de l’exécution, tant en Belgique qu’à l’étranger, des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe avec des pays partenaires. En outre, elle peut exécuter d’autres missions de coopération à la demande d’organismes d’intérêt public et développer des actions propres qui contribuent à ses objectifs. Pour ce marché, la CTB est valablement représentée par Monsieur Michel FRANCOYS, Représentant résident de la CTB au Bénin.

1.3 Règles régissant le marché Pour ce marché, sont e.a. d’application : 

La Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services1 ;



La Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains travaux, de fournitures et de services ;



L’A.R. du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ;



L’A.R. du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics1 ;



La loi du 21 décembre 1998 portant création de la Coopération Technique Belge 2, modifiée par les lois des 13 novembre 2001 et 30 décembre 20013 ;



La Convention relative à la lutte contre la corruption de fonctionnaires étrangers dans des transactions commerciales internationales qui a été transposée en droit belge par la loi du 10 février 1999 relative à la répression de la corruption 4.

1 1 Une version coordonnée de ce document peut être consultée sur www.16procurement.be ; cliquer sur économie > marchés publics > réglementation > arrêtés. 2 M.B. 30.12.1998 3 M.B. 17.11.01 et 31.12.01 4 Articles 240 à 252, 504bis à 504ter Code pénal et articles 10 quater Code de procédure pénale.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

4

1.4 Définitions Dans le cadre de ce marché, il faut comprendre par : 

Le soumissionnaire : La personne physique (m/f) ou morale qui introduit une offre ;



Le prestataire de service ou l’adjudicataire : Le soumissionnaire à qui le marché est attribué ;



Le pouvoir adjudicateur : La Coopération Technique Belge ;



L’offre : L’engagement du soumissionnaire d’exécuter le marché aux conditions qu’il présente ;



Les règles générales d’exécution RGE: les règles se trouvant dans l’AR du 14.01.2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ;



Cahier Spécial des Charges (CSC) : Le présent document adopté par le Pouvoir Adjudicateur. Ce document définit ce dont il a besoin , la procédure d’attribution du marché ainsi que les clauses contractuelles particulières de la commande.

1.5 Confidentialité Le soumissionnaire ou l'adjudicataire et la CTB sont tenus au secret à l'égard des tiers concernant toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu'après accord écrit et préalable de l'autre partie.

1.6 Obligations déontologiques Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l’exclusion du candidat, du soumissionnaire ou de l’adjudicataire d’autres marchés publics pour la CTB. Pendant la durée du marché, l’adjudicataire et son personnel respectent les droits de l’homme et s’engagent à ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bénéficiaire. Le soumissionnaire ou l’adjudicataire est tenu de respecter les normes fondamentales en matière de travail, convenues au plan international par l’Organisation Internationale du Travail (OIT), notamment les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé et obligatoire, sur l’élimination des discriminations en matière d’emploi et de profession et sur l’abolition du travail des enfants. Toute tentative d’un candidat ou d’un soumissionnaire visant à se procurer des informations confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec des concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres et des candidatures entraîne le rejet de sa candidature ou de son offre. De plus, afin d’éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l’exécution du marché, il est strictement interdit à l’adjudicataire d’offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

5

matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux préposés du pouvoir adjudicateur concernés directement ou indirectement par le suivi et/ou le contrôle de l’exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Toute offre sera rejetée ou tout contrat (marché public) annulé dès lors qu’il sera avéré que l’attribution du contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de « frais commerciaux extraordinaires ». Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un bénéficiaire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société de façade. L’adjudicataire du marché s’engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d’exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu’il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels. L’adjudicataire ayant payé des dépenses commerciales inhabituelles est susceptible, selon la gravité des faits observés, de voir son contrat résilié ou d’être exclu de manière permanente.

1.7 Droit applicable et tribunaux compétents Le marché doit être exécuté et interprété conformément au droit belge. Les parties s’engagent à remplir de bonne foi leurs engagements en vue d’assurer la bonne fin du marché. En cas de litige ou de divergence d’opinion entre le pouvoir adjudicateur et l’adjudicataire, les parties se concerteront pour trouver une solution. À défaut d’accord, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents pour trouver une solution. Voir également point 1.4.15 Litiges (articles 73 de l’AR du 14.01.2013).

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

6

2 Objet et portée du marché 2.1 Nature du marché Le présent marché est un marché de services (B 17 Services d’hôtellerie et de restauration).

2.2 Objet du marché Le présent marché est passé selon la modalité de l’accord-cadre avec plusieurs participants. L’accord-cadre établit les termes régissant les marchés à passer au cours de la période de validité de l’accord. L’accord-cadre sera conclu avec plusieurs participants (minimum trois, à condition qu’il y ait suffisamment d’offres appropriées) après une mise en concurrence réalisée via une procédure négociée sans publicité. L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait que la conclusion de l’accord-cadre ne confère aucun droit de préférence ou d’exclusivité aux prestataires avec qui l’accord sera conclu et n’empêche donc nullement la CTB de commander les mêmes prestations à un autre prestataire. Ce marché de services consiste à assurer des prestations de services traiteurs restauration pour la Représentation et des Programmes/Projets de la CTB Bénin, conformément aux conditions du présent CSC. Les services de restauration comprennent la préparation de menu simple, menu complet avec et sans boissons, cocktail, pause-café et buffet. Cette prestation se fera par des entreprises spécialisées dans la restauration, dans les différentes localités identifiées par lots. Le soumissionnaire doit être installé dans la zone correspondant au lot pour lequel il dépose une offre Voir la description complète des prestations à la Partie 5 du présent CSC.

2.3 Lots Le marché est subdivisé en 13 lots formant chacun un tout indivisible. Le soumissionnaire peut introduire une offre que pour un lot. Le présent marché se compose de treize (13) lots. Lot 1 : Prestations de service traiteur restauration à Cotonou Lot 2 : Prestations de service traiteur restauration à Porto novo Lot 3 : Prestations de service traiteur restauration à Comè Lot 4 : Prestations de service traiteur restauration à Lokossa Lot 5 : Prestations de service traiteur restauration à Grand Popo Lot 6 : Prestations de service traiteur restauration à Aplahoue

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

7

Lot 7 : Prestations de service traiteur restauration à Klouekanmè Lot 8 : Prestations de service traiteur restauration à Bohicon Lot 9 : Prestations de service traiteur restauration à Dassa Lot 10 : Prestations de service traiteur restauration à Parakou Lot 11 : Prestations de service traiteur restauration à Basila Lot 12 : Prestations de service traiteur restauration à Djougou Lot 13 : Prestations de service traiteur restauration à Natitingou

2.4 Postes Chacun des lots de ce marché comporte les postes suivants :

N°

Prestations

1

Menu Simple (Plat unique) avec boisson (non-alcolisée)

2

Menu Simple (Plat unique) sans boisson

3

Menu complet (entrée-résistant-dessert) sans boisson

4

Menu complet (entrée-résistant-dessert) avec boisson (non-alcolisée)

5

Cocktail sans boisson

6

Cocktail avec boisson

7

Buffet sans boisson

8

Buffet avec boisson

9

Pause-café simple

10

Pause-café améliorée

11

Bouteille d’eau 50 cl et 1,5L

La description des prestations par poste est donnée à la Partie 5 du présent CSC.

2.5 Options Le soumissionnaire est invité (option libre) à remettre prix pour la location de salle(s). Le soumissionnaire qui le souhaite complètera le formulaire 6.4. Le pouvoir adjudicateur n’est jamais obligé de lever une option, ni lors de la conclusion, ni pendant l’exécution du marché.

2.6 Quantité La détermination des quantités se fera au moyen de bons de commande en fonction de la

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

8

survenance de circonstances qui nécessiteront des services de restauration. Eu égard à l’impossibilité de programmer la survenance de ces circonstances, la CTB ne s’engage à commander aucune quantité minimale. Les quantités mentionnées ci-dessous sont données à titre indicatif et les prestataires ne pourront en aucun cas prétendre à une quelconque indemnisation dans le cas où ils estimeraient qu’un nombre insuffisant de prestation lui auraient été commandées. Pendant toute la durée de l’accord, le(s) prestataire(s) de services recevra/recevront des bons de commande du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services n’obtient le droit formel d’honorer la livraison que moyennant les bons de commande introduits par les différents Projets/Programmes/Représentation mentionnés au point 4.5.1.2, conformément aux dispositions du présent CSC. Les commandes seront attribuées conformément aux modalités définies au point 3.10.2 « Conclusion des marchés fondés sur l’accord-cadre ».

N°

Prestations

Lots 1,4,12,13

Quantités présumés par an Lots Lots 8,9,10 2,3,5,6,7,11

1

Menu Simple (Plat unique) avec boisson non alcolisée

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

2

Menu Simple (Plat unique) sans boisson

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

3

Menu complet (entrée-résistantdessert) sans boisson

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

4

Menu complet (entrée-résistantdessert) avec boisson non-alcolisée

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

5

Cocktail sans boisson

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

6

Cocktail avec boissons

10 fois pour 5 à 80 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

05 fois pour 5 à 50 personnes

7

Buffet sans boisson

02 fois pour 5 à 100 personnes

02 fois pour 5 à 100 personnes

02 fois pour 5 à 100 personnes

8

Buffet avec boissons

02 fois pour 5 à 100 personnes

02 fois pour 5 à 100 personnes

02 fois pour 5 à 100 personnes

9

Pause-café simple

20 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

9

10

Pause-café améliorée

11

Bouteille d’eau 50 cl / 1L

20 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

10 fois pour 5 à 80 personnes

1 bouteille d’eau par personne pour les postes 1,4,6,8,9,10

2.7 Durée L’accord-cadre prend cours le premier jour ouvrable qui suit le jour où le(s) prestataire(s) a/ont reçu la notification de la conclusion de l’accord-cadre pour le lot ou les lots pour lesquels l’accord-cadre est conclu avec ce prestataire. L’accord-cadre a une durée d’un an reconductible par la CTB chaque année par courrier qui sera envoyé avant la date anniversaire du contrat, et ce maximum trois fois. La durée totale de l’accord-cadre ne pourra donc excéder un maximum de 48 mois. Le(s) prestataire(s) avec qui l’accord-cadre sera conclu ne pourra/pourront réclamer aucune indemnité dans le cas où la CTB ne reconduirait pas l’accord-cadre. L’accord peut être résilié avec un participant qui ne satisfait pas à la demande du pouvoir adjudicateur en application d’une mesure d’office.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

10

3 Procédures A.

Procédure visant la conclusion de l’accord-cadre

3.1 Mode de passation Procédure négociée sans publicité en application de : - l’art.26, § 1 1° a de la loi du 15 juin 2006.

3.2 Publicité 3.2.1 Publicité officielle Pas d’application.

3.2.2 Publicité CTB Ce marché est publié sur le site Web de la CTB Bénin (www.ctb-benin.org) du 11/04/2016 au 2/05/2016. L’avis de ce marché est également publié dans les journaux « La Nation », « Le Matin Libre » et « Le Matinal ».

3.3 Information L’attribution de ce marché est coordonnée par la Représentation de la CTB au Bénin. Aussi longtemps que court la procédure, tous les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires (éventuels) concernant le présent marché se font exclusivement via ce service et il est interdit aux soumissionnaires (éventuels) d’entrer en contact avec le pouvoir adjudicateur d’une autre manière au sujet du présent marché, sauf disposition contraire dans le présent CSC. Tout renseignement doit donc être demandé par écrit ou par courriel à : M Michel FRANCOYS, Représentant résident de la CTB au Bénin, ([email protected]), CTB Bénin, 02 BP 8118, Cotonou, Lot A1 ''Les Cocotiers’’. Jusqu’à la notification de la décision d’attribution il ne sera donné aucune information sur l’évolution de la procédure. Si les soumissionnaires intéressés ont téléchargé le CSC sous forme électronique, ils sont priés de prendre contact avec le gestionnaire de marchés publics afin de lui transmettre leurs coordonnées et de se renseigner sur les éventuelles modifications ou informations complémentaires. Il est également recommandé aux soumissionnaires ayant téléchargé le CSC sous forme électronique de consulter régulièrement le site-web de la CTB-Bénin (www.ctbbenin.org).

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

11

3.4 Offre 3.4.1 Forme et contenu L’offre est rédigée sur les formulaires d’offre joints au CSC et doit comprendre toutes les données et documents qui y sont demandés. Le soumissionnaire est prié de lire attentivement les instructions pour l’établissement de l’offre et de les suivre de façon rigoureuse, afin d’éviter que son offre ne soit écartée à cause d’une irrégularité formelle. Le soumissionnaire qui désire soumissionner pour plusieurs lots doit introduire une offre pour chacun de ces lots. Il peut cependant consigner ces offres dans un seul document et faire référence pour chaque lot à une documentation qu’il a jointe une fois pour l’ensemble des lots.

3.4.2 Portée de l’offre Le soumissionnaire doit souscrire sans réserve à l’ensemble du CSC. Si ce dernier devait présenter des lacunes, des erreurs et/ou des imprécisions, le soumissionnaire doit les indiquer et les corriger dans un document distinct et y exposer les explications utiles et les conséquences, notamment au plan financier et technique. Par le seul fait de déposer une offre, le soumissionnaire déclare renoncer à ses propres conditions générales (de vente). Le soumissionnaire utilise le formulaire destiné à établir son offre et à compléter son inventaire. A défaut d’utiliser ce formulaire, le soumissionnaire supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu’il a utilisés et le formulaire. Le soumissionnaire / consultant ayant participé à la formulation d’un projet ne peut par la suite introduire une offre pour l’évaluation de ce même projet.

3.4.3 Composition de l’offre L’offre du soumissionnaire sera composée comme suit: 

Le formulaire d’identification (6.1) ;



La déclaration sur l’honneur relative au droit d’accès (6.5) ;



Les documents relatifs aux critères de sélection ;



Les documents relatifs aux critères d’attribution ;



Le formulaire d’offre (6.2, 6.3) ;



Le cas échéant, le formulaire 6.4 relatif à l’option ;



La déclaration d’intégrité (6.6).

3.4.4 Détermination, composantes et révision des prix Tous les prix sont énoncés dans l’offre en euros. Le montant total de l’offre est exprimé en toutes lettres, il en est de même pour les prix unitaires si les documents du marché l’exigent. Aucune formule d’adaptation au taux de change ne sera acceptée. Les prix offerts sont des prix hors TVA.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

12

3.4.4.1 Mode de détermination des prix Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires. L’adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l’exception de la TVA. En application de l’article 21, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut effectuer toutes les vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l’exactitude des indications fournis dans le cadre de la vérification des prix.

3.4.4.2 Eléments inclus dans le prix Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l’exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Sont notamment inclus dans les prix : 

Les frais administratifs et de secrétariat ;



Le coût de la documentation relative aux services et éventuellement exigée par le pouvoir adjudicateur ;



La livraison de documents ou de pièces liés à l’exécution des services ;



Les frais d’emballage ;



Les frais de réception ;



Les frais de déplacement et d’hébergement.

3.4.4.3 Révision des prix Le présent marché ne comporte aucune révision des prix. Les prix proposés seront valables pendant toute la durée de l’accord-cadre et ses éventuelles reconductions.

3.4.5 Langue L’offre sera rédigée en français ou en néerlandais.

3.4.6 Délai d’engagement Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pour une durée de 120 jours de calendrier, à compter du jour suivant celui de la date limite de la réception des offres.

3.4.7 Introduction des offres L’offre sera rédigée en 3 exemplaires, dont un exemplaire portera la mention « original » et les deux autres « copies » ou « duplicata ».

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

13

L’offre comporte les documents nécessaires dans le cadre des critères de sélection et d’attribution (voir points 3.5 « Droit d’accès », 3.6 « Sélection qualitative » et 3.7 « Attribution»). L’original et les « copies » ou « duplicatas » signés et datés seront envoyés à la CTB Bénin à l’adresse suivante: CTB Bénin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 ''Les Cocotiers'' (Bénin) sous enveloppe scellée portant la mention : «OFFRE», CSC BEN 440 "SOUMISSION AU MARCHE RELATIF AUX PRESTATIONS DE SERVICES TRAITEURS RESTAURATION POUR LA REPRESENTATION ET DES PROJETS DE LA CTB AU BENIN ". Il devra être réceptionné le 02/05/2016 à 10h00mn au plus tard. Il sera obligatoirement transmis soit par pli recommandé à la Poste, soit par porteur, contre accusé de réception. L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apportée. Le mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.

3.5 Droit d’accès En vue de l’analyse des causes d’exclusion, le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre : -

une déclaration sur l’honneur attestant qu’il ne se trouve dans aucun des cas visés à l’article 61 de l’A.R. du 15 juillet 2011 ;

Le modèle de déclaration sur l’honneur figure à la partie 6 « Formulaires » du cahier spécial des charges. L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’avant la conclusion du marché le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée et demandera obligatoirement à ce soumissionnaire les documents suivants : -

une attestation de la C.N.S.S., relative à l’avant-dernier trimestre précédant la date de remise des offres. Si le soumissionnaire est un indépendant et/ou ne dispose pas de personnel, celui-ci joindra la preuve du paiement des cotisations de sécurité sociale (comme par exemple, une attestation de sa caisse d’assurance sociale) ;

-

une attestation fiscale prouvant que le soumissionnaire est en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes conformément à la législation du pays dans lequel il est établi ;

-

un extrait récent de casier judiciaire.

Le caractère récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de trois mois par rapport à la date ultime de dépôt des offres.

3.6 Sélection qualitative 3.6.1 Capacité technique La capacité technique du prestataire de service sera évaluée en vertu de son savoir-faire et expérience. 

Le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre, la liste des principales prestations de service traiteur restauration exécutées pendant les trois dernières années dans la localité du lot pour lequel il soumissionne (minimum trois (3) prestations de restauration

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

14

d’un minimum de 80 couverts, appuyées des copies de bons de commandes et des attestations de bonne exécution, leur date et leurs destinataires publics ou privés). 

Description des mesures d’hygiène prises lors de la préparation des repas et du service. Une visite des lieux de préparation des repas pourrait être effectuée par le Pouvoir adjudicateur.

3.7 Attribution Pour le choix des participants à l’accord-cadre, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront évaluées selon les critères suivants : 

le prix (80 points) : (offre financière) formulaire d’offre à compléter et signer

L’évaluation de ce critère est basée sur la formule suivante :

Point de l’offre X = Total prix unitaire moyen la moins chère x nombre max de point Total prix unitaire moyen de l’offre X Le total du prix unitaire moyen est la somme du prix unitaire moyen par personne et le prix unitaire moyen par personne après réduction.



la diversité des menus proposés (20 points) : le soumissionnaire devra préciser succinctement le contenu des menus proposés en termes de variétés y inclu les produits locaux, qui sera laissé au choix du pouvoir adjudicateur lors de la passation des commandes.

En ce qui concerne le critère « diversité des menus », l’offre est cotée pour chaque sous-critère sur une échelle de cinq (5 = très bien, 4 = bien, 3 = suffisant, 2 = insuffisant, 1 = mauvais).

3.8 Négociations Le(s) soumissionnaire(s) ayant introduit les offres les plus intéressant(es), peut (peuvent) être invités à présenter / préciser leur offre par écrit ou lors d’un entretien avec le pouvoir adjudicateur. Le cas échéant, il(s) sera (seront) invité(s) à introduire une offre améliorée.

3.9 Conclusion de l’accord-cadre L’accord-cadre sera conclu avec les trois (3) meilleurs classés, après que le pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ces soumissionnaires, l’exactitude de la déclaration sur l’honneur. L’accord-cadre se conclut par la notification au participant de la décision du pouvoir adjudicateur. La notification est adressée par lettre envoyée par coursier. Il faut néanmoins remarquer que, conformément à l’art. 35 de la loi du 15 juin 2006, il n’existe

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

15

aucune obligation pour le pouvoir adjudicateur de conclure l’accord-cadre. Le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à la conclusion de l’accord-cadre, soit recommencer la procédure, au besoin suivant un autre mode. Les documents qui régissent l’accord-cadre sont :

B.



Le présent cahier spécial des charges ;



Les offres des participants.

Procédure visant l’attribution des marchés fondés sur l’accord-cadre

3.10 Déroulement des procédures d’attribution L’attribution des marches fondés sur l’accord-cadre se fera par application des termes du présent contrat, sans remise en concurrence des participants. Dès lors, aucune modification ne peut être apportée aux termes fixés dans l’accord-cadre. L’attribution des commandes successives sera répartie, en cascade, suivant le classement de l’offre initiale. Cette méthode en cascade sera appliquée aux commandes pendant toute la durée de l’accordcadre. C’est-à-dire que la CTB contactera par courriel le soumissionnaire qui a remis la meilleure offre (classé premier suite à l’évaluation des offres remises en réponse au présent cahier spécial des charges) en lui demandant de répondre à la commande dans le délai fixé par la CTB. Si ce prestataire ne dispose pas à ce moment de la capacité d’exécuter la commande dans le délai ou qu’il n’est pas intéressé par celle-ci pour une autre raison, la CTB s’adressera au prestataire qui a remis la deuxième meilleure offre (classé deuxième suite à l’évaluation des offres remises en réponse au présent cahier spécial des charges). Si ce deuxième soumissionnaire ne peut/veut également pas répondre à la commande, la CTB s’adressera au prestataire classé troisième, et ainsi de suite.

3.11 Conclusion des marchés fondés sur l’accord-cadre Les marchés découlant de l’accord-cadre seront valablement conclus par l’envoi de bons de commande spécifiant les services à prester, après acceptation de la commande de la part du prestataire par retour de mail. Il faut néanmoins remarquer que, conformément à l’art. 35 de la loi du 15 juin 2006, il n’existe aucune obligation pour le pouvoir adjudicateur d’attribuer un marché. Le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit recommencer la procédure, au besoin suivant un autre mode. Le contrat intégral consiste en : 

Le présent CSC et ses annexes ;



L’offre intiale approuvé ;

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

16



Le bon de commande signé par le pouvoir adjudicateur ;



Le mail d’aprobation de la commande de la part du prestataire ;



Le cas échéant, aux documents éventuels ultérieurs, acceptés et signés par les deux parties.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

17

4 Dispositions contractuelles particulières Le présent chapitre de ce CSC contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation aux Règles Générales d’Exécution (RGE) ou qui complètent ou précisent celles-ci. Les articles indiqués ci-dessus (entre parenthèses) renvoient aux articles des RGE. En l’absence d’indication, les dispositions pertinentes du CGCh sont intégralement d’application.

4.1 Fonctionnaire dirigeant Le fonctionnaire dirigeant est Monsieur Benoît LOOP, RAFI Secteur Santé de la CTB-Bénin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 ''Les Cocotiers'', courriel : [email protected] Une fois le marché conclu, le fonctionnaire dirigeant est l’interlocuteur principal du prestataire de services. Toute la correspondance et toutes les questions concernant l’exécution du marché lui seront adressées, sauf mention contraire expresse dans ce CSC. Le fonctionnaire dirigeant est responsable du suivi de l’exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant a pleine compétence pour ce qui concerne le suivi de l’exécution du marché, y compris la délivrance d’ordres de service, l’établissement de procès-verbaux et d’états des lieux, l’approbation des services, des états d’avancements et des décomptes. Le fonctionnaire dirigeant est habilité à prendre toute ordonnance, dans les limites du présent CSC, en vue de permettre la bonne exécution du contrat. Ne font toutefois pas partie de sa compétence : la signature d’avenants, ainsi que toute autre décision ou accord impliquant une dérogation aux clauses et conditions essentielles du marché. Pour de telles décisions, le pouvoir adjudicateur est représenté comme stipulé au point 1.2 « Pouvoir adjudicateur ». Le fonctionnaire dirigeant n’est en aucun cas habilité à modifier les modalités (p. ex., délais d’exécution, …) du contrat, même si l’impact financier devait être nul ou négatif. Tout engagement, modification ou accord dérogeant aux conditions stipulées dans le CSC et qui n’a pas été notifié par le pouvoir adjudicateur doit être considéré comme nul.

4.1.1 Confidentialité (art. 18) L’adjudicataire s’engage à ne pas faire de publicité concernant ce marché sans l’accord préalable et écrit du pouvoir adjudicateur. Il peut cependant mentionner ce marché comme référence dans le cadre d’un marché public, à condition qu’il en indique l’état avec véracité (p.ex. ‘en exécution’), et pour autant que le pouvoir adjudicateur n’ait pas retiré cette autorisation pour cause de mauvaise exécution du marché.

4.1.2 Droits intellectuels (art. 19 à 23) §1 Le pouvoir adjudicateur acquiert les droits de propriété intellectuelle nés, mis au point ou utilisés à l'occasion de l'exécution du marché.

4.2 Cautionnement (art.25 à 33) Pour ce marché, un cautionnement n’est pas exigé.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

18

4.3 Conformité de l’exécution (art. 34) Les services doivent être conformes sous tous les rapports aux documents du marché. Même en l'absence de termes de référence, ils répondent en tous points aux règles de l'art. Le prestataire exécutera sa mission dans les règles de l’art et dans le respect de la déontologie propre à son domaine d’activités, plus particulièrement les missions et prestations devront être remplies personnellement et avec diligence.

4.4 Modalités d’exécution (art. 146 es) 4.4.1.1 Délais et clauses (art. 147) Les prestations seront effectuées sur bon de commande suivant les besoins de chaque Projet/Programme/représentation. Toute commande fera l’objet d’un bon de commande qui précisera son objet ainsi que le nombre de personne, le lieu et l’heure de livraison ainsi que le nom de la personne de contact à la CTB responsable du suivi de la commande. Toutes les commandes seront transmises au prestataire de services par porteur ou par e-mail. La réception du bon de commande sera confirmé par le prestataire dans la journée de l’envoi. L’acceptation ou le refus de la commande devra être transmise par mail par le prestataire au plus tard le lendemain de l’envoi du bon de commande par le pouvoir adjudicateur. Pour les postes 1, 2, 3, 4, 9 et 10, les bons de commande seront transmis au minimum 24 heures avant. Pour les postes 5, 6, 7, 8, les bons de commande seront transmis au minimum 72 heures avant l’évènement. Les premières commandes devraient êre proposées courant mai 2016.

4.4.1.2 Lieu où les services doivent être exécutés et formalités (art. 149) Les services seront exécutés à Cotonou (lot 1), Porto-Novo (lot 2), Comè (lot 3), Lokossa (lot 4), Grand Popo (lot 5), Aplahoué (lot 6), Klouekanmè (lot 7), Bohicon (lot 8), Dassa (lot 9), Parakou (lot 10), Bassila (lot 11), Djougou (lot 12) et Natitingou (lot 13). La liste détaillée avec les adresses exactes des différents Projets/Programmes/RR qui solliciteront les prestations à partir des bons de commande se présente comme suit : ville

Cotonou

site

Adresse du site

RESBEN

Représentation de la CTB, sis au lot A1, quartier "Les Cocotiers"

PASS

1er immeuble à droite à l'entrée du Ministère de la Santé à Akpakpa

UAC/UFAI

1er étage bâtiment DICAF, dans l'enceinte du Ministère de l'Agriculture

ASPS

sis dans la zone trois banques à côté de la station SONACOP à l’intérieur de l’immeuble de la Direction Promotion de la Qualité et du Conditionnement (DPQC) du MAEP

UFR MC

Villa n°1, Résidences des cadres de la Sitex

UF DDS MC

situé à l'intérieur de la Direction Départementale de la Santé du MonoCouffo

Lokossa

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

19

ville Comè

site

Adresse du site

PASS- UF Demande

Immeuble TOSSOU, situé à 200m de l'Hôpital de Zone de Comè (route de AKODEHA)

UF DDS AD

situé à l'intérieur de la Direction Départementale de la Santé de l'AtacoraDonga

UFR AD

sis au Quartier Tchirimina sur le site des Eaux et Forêts à Natitingou

Natitingou

4.5 Responsabilité du prestataire de services (art. 152-153) Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services.

4.6 Moyens d’action du Pouvoir Adjudicateur (art. 44-53 et 154155) Le défaut du prestataire de services ne s’apprécie pas uniquement par rapport aux services mêmes, mais également par rapport à l’ensemble de ses obligations. Afin d’éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l’exécution du marché, il est strictement interdit au prestataire de services d’offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux préposés du pouvoir adjudicateur concernés directement ou indirectement par le suivi et/ou le contrôle de l’exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. En cas d’infraction, le pouvoir adjudicateur pourra infliger au prestataire de services une pénalité forfaitaire par infraction allant jusqu’au triple du montant obtenu par la somme des valeurs (estimées) de l’avantage offert au préposé et de l’avantage que l’adjudicataire espérait obtenir en offrant l’avantage au préposé. Le pouvoir adjudicateur jugera souverainement de l’application de cette pénalité et de sa hauteur. Cette clause ne fait pas préjudice à l’application éventuelle des autres mesures d’office prévues au RGE, notamment la résiliation unilatérale du marché et/ou l’exclusion des marchés du pouvoir adjudicateur pour une durée déterminée.

4.6.1 Défaut d’exécution (art. 44) §1 L'adjudicataire est considéré en défaut d'exécution du marché: 1° lorsque les prestations ne sont pas exécutées dans les conditions définies par les documents du marché; 2° à tout moment, lorsque les prestations ne sont pas poursuivies de telle manière qu'elles puissent être entièrement terminées aux dates fixées;

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

20

3° lorsqu'il ne suit pas les ordres écrits, valablement donnés par le pouvoir adjudicateur. § 2 Tous les manquements aux clauses du marché, y compris la non-observation des ordres du pouvoir adjudicateur, sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l'adjudicataire par lettre recommandée. L'adjudicataire est tenu de réparer sans délai ses manquements. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours suivant le jour déterminé par la date de l'envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme une reconnaissance des faits constatés. § 3 Les manquements constatés à sa charge rendent l'adjudicataire passible d'une ou de plusieurs des mesures prévues aux articles 45 à 49, 154 et 155.

4.6.2 Amendes pour retard (art. 46-154) Les amendes pour retard sont indépendantes des pénalités prévues à l'article 45. Elles sont dues, sans mise en demeure, par la seule expiration du délai d'exécution sans intervention d'un procès-verbal et appliquées de plein droit pour la totalité des jours de retard. Nonobstant l'application des amendes pour retard, l'adjudicataire reste garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est, le cas échéant, redevable à des tiers du fait du retard dans l'exécution du marché.

4.6.3 Mesures d’office (art. 47-155) § 1 Lorsque, à l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, pour faire valoir ses moyens de défense, l'adjudicataire est resté inactif ou a présenté des moyens jugés non justifiés par le pouvoir adjudicateur, celui-ci peut recourir aux mesures d'office décrites au paragraphe 2. Le pouvoir adjudicateur peut toutefois recourir aux mesures d'office sans attendre l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, lorsqu'au préalable, l'adjudicataire a expressément reconnu les manquements constatés. § 2 Les mesures d'office sont: 1° la résiliation unilatérale du marché. Dans ce cas, la totalité du cautionnement ou, à défaut de constitution, un montant équivalent, est acquise de plein droit au pouvoir adjudicateur à titre de dommages et intérêts forfaitaires. Cette mesure exclut l'application de toute amende du chef de retard d'exécution pour la partie résiliée; 2° l'exécution en régie de tout ou partie du marché non exécuté; 3° la conclusion d'un ou de plusieurs marchés pour compte avec un ou plusieurs tiers pour tout ou partie du marché restant à exécuter.

Les mesures prévues à l'alinéa 1er, 2° et 3°, sont appliquées aux frais, risques et périls de l'adjudicataire défaillant. Toutefois, les amendes et pénalités qui sont appliquées lors de l'exécution d'un marché pour compte sont à charge du nouvel adjudicataire.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

21

4.7 Réception des services exécutés (art. 64-65 et 156) 4.7.1 Réceptions Durant l’exécution du marché, il y aura des réceptions provisoires partielles à l’issu de chaque commande. La réception provisoire partielle correspond donc à la vérification par le pouvoir adjudicateur des services prestés faisant l’objet d’un même bon de commande voir point Quantités. La réception définitive aura lieu à la fin du contrat sous forme d’évaluation.

4.7.2 Réception provisoire partielle Après réception des services commandés, le Pouvoir Adjudicateur se réserve un délai de 5 jours pour dresser un PV de non réception si les prestations de services n’ont pas été effectuées conformément aux clauses et conditions du présent CSC, ainsi qu’aux règles de l’art. En cas de défaut de réaction de la part du pouvoir adjudicateur endéans ce délai, les services livrés sont considérés comme acceptés. Cette acceptation vaut réception provisoire partielle.

4.8 Paiements Pour chaque commande, le prestataire envoie après chaque prestation, la facture (en un seul exemplaire) ainsi que la copie du bon de commande, à l’adresse mentionnée dans le bon de commande. Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification. Cette facture sera signée et datée, et portera la mention suivante : « certifiée sincère et véritable et arrêtée à la somme de ……€ et F CFA (montant en toutes lettres) ». Aucune avance ne peut être demandée par le prestataire de services et le paiement sera effectué après vérification des services prestés.

4.9 Litiges (art. 73 de l’AR du 14.01.2013) Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. En cas de « litige », c’est-à-dire d’action en justice, la correspondance devra (également) être envoyée à l’adresse suivante : Coopération Technique Belge s.a. Cellule juridique du service Logistique et Achats (L&A) À l’attention de Mme Inge Janssens rue Haute 147, 1000 Bruxelles Belgique

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

22

5 Termes de référence 5.1 Description de la prestation Le prestataire doit fournir l’intégralité du service de restauration y compris les couverts, les verres, les assiettes, les serviettes, les condiments etc., et assurer la mise en place, le service, le débarrassage et le nettoyage. Dans le cas des ateliers de plusieurs jours, le nombre de personnes par poste pour le premier jour sera déterminé lors de la commande. Le nombre de personnes par poste pour le deuxième jour sera déterminé lors du premier jour et communiqué au prestataire en fonction de la liste de présence du premier jour. Le nombre de personnes par poste pour le troisième jour sera déterminé lors du deuxième jour et communiqué au prestataire en fonction de la liste de présence du deuxième jour et ainsi de suite pour les prochains jours. La prestation pourra être fournie selon les besoins du pouvoir adjudicataire, dans ses locaux, ou celui du prestataire ou encore en un lieu retenu par le pouvoir adjudicataire. Le pouvoir adjudicataire pourra à chaque commande, préciser au prestataire retenu, le contenu du menu choisit et le lieu de la prestation :

N°

Prestations

Description

1

Menu simple (Plat unique) avec boissons non-alcolisée

Résistant : viande/poisson + accompagnement avec une boisson non alcoolisée

2

Menu simple (Plat unique) sans boisson

Résistant : viande/poisson + accompagnement

3

Menu complet (entrée-résistantdessert) sans boisson

4

5

6

7

8

Entrée chaude ou froide Résistant : viande/poisson + accompagnement Dessert : fruit de saison et yahourt Entrée chaude ou froide Menu complet (entrée-résistantRésistant : viande/poisson + accompagnement dessert) avec boisson nonDessert : fruit de saison et yahourt alcolisée avec une boisson non alcoolisée Petit four, patisseries et viennoiseries diverses, Cocktail sans boisson canapé froid, boulettes viande/poisson, brochettes viande/poisson (liste non exhaustive) Petit four, patisseries et viennoiseries diverses, boulettes viande/poisson, (liste non exhaustive) + Cocktail avec boissons boissons (produits SOBEBRA ou autres et jus de fruit local) (2 par personnes) Sélection de plats (assiette de poissons, de viandes, Buffet sans boisson de poulet,..) et ses garnitures (salades de légumes; de pâtes, taboulés, tapenades, quiches,…) Sélection de plats (assiette de poissons, de viandes, de poulet,..) et ses garnitures (salades de légumes; de pâtes, taboulés, tapenades, quiches,…) Buffet avec boissons avec boissons (produits SOBEBRA ou autres et jus de fruit local) (2 par personne)

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

23

N° 9

10

Prestations

Description

Pause-café simple

Café, thé, sandwich, eau, boissons non alcoolisées

Pause-café améliorée

Café, thé, pâtisseries et viennoiseries diverses, assortiment de mini-pistolets, mini-croissants, minipains au chocolat, eau, boissons non alcoolisées (liste non exhaustive)

Le soumissionnaire présentera dans son offre plusieurs propositions pour chaque poste. Les produits locaux doivent être utilisés en priorité ( exemple : utilisation du riz produit au Bénin).

5.2 Fréquence et modalités d’intervention Les

prestations

interviendront

suivant

les

besoins

de

la

Représentation

et

des

Projets/programmes. Des bons de commande seront adressés au prestataire retenu pour chaque lot lors des activités du Projet ou de la Représentation dans la région. Le prestataire est tenu de l’exécuter dans les délais requis, mentionnés sur le bon de commande. Toutefois, il doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les délais prescrits au point 4.5.1.1.

5.2.1 Contrôle des prestations La qualité de la prestation revêt une importance capital et le contrat pourrait être résilié en cas de mauvaise qualité non seulement des menus proposés mais aussi de la ponctualité et de l’hygiène. Le représentant du pouvoir adjudicateur devra apposer son visa sur le bon de commande et la facture pour attester de la bonne exécution de la prestation.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

24

6 Formulaires 6.1 Formulaires d’identification5

Dénomination de la société / soumissionnaire : Forme juridique : Siège social (adresse) :

Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : Numéro d’inscription CNSS ou équivalent : Numéro IFU : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de

Signature

5

Formulaire à compléter selon que le soumissionnaire est une personne morale ou physique.

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

25

6.2 Formulaire d’offre de prix « Restauration » En déposant cette offre, le soumissionnaire ………………………………………… déclare explicitement accepter toutes les conditions énumérées dans le CSC BEN 440 et renoncer à ses propres conditions (de vente). Il s’engage à exécuter le présent marché public aux prix suivants, exprimés en euros et hors TVA (en chiffres) : Lot n°……

Lot n° N°

Postes Prix Unitaire par personne

Réduction % pour commande supérieure à 25 personnes

1

Menu Simple (Plat unique) avec boissons

par personne

%

2

Menu Simple (Plat unique) sans boisson

par personne

%

3

Menu complet (entrée-résistant-dessert) sans boisson

par personne

%

4

Menu complet (entrée-résistant-dessert) avec boissons

par personne

%

5

Cocktail sans boisson

par personne

%

6

Cocktail avec boisson

par personne

%

7

Buffet sans boisson

par personne

%

8

Buffet avec boissons

par personne

%

9

Pause café simple

par personne

%

10

Pause-café améliorée

par personne

%

11

Bouteille d’eau 50 cl

par personne

%

12

Bouteille d’eau 1 L

par personne

%

Fait à …………………… le ……………… Signature :

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

26

6.3 Formulaire « Qualité de la restauration » Poste Description

1

Menu Simple (Plat unique) avec boissons

2

Menu Simple (Plat unique) sans boisson

3

Menu complet (entréerésistant-dessert) sans boisson

4

Menu complet (entréerésistant-dessert) + boissons

5

Cocktail sans boisson

6

Cocktail avec boisson

7

Buffet sans boisson

8

Buffet avec boissons

9

Pause café simple

10

Pause-café améliorée

CSC BEN 440 : Service traiteur Restauration

Menu 1

Menu 2

Menu 3

Menu 4

Menu 5

6.4 Formulaire offre de prix « Option – location de salle » Pour chacune des salles proposées à la location, le soumissionnaire complétera le formulaire ci-dessous. Le soumissionnaire joindra à son offre les photos de la /des salle(s) proposé(s)

Salle 1

Superficie

… m x …..m

Nombre de personnes assises

Description

Equipement

Location pour une journée

€

(en euros)

Pourcentage de TVA applicable : ……% Fait à …………………… le ……………… Signature

CSC BEN 440 : Service traiteur Restauration

6.5 Déclaration sur l’honneur « Droit d’accès » Conformément à l’article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, est exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1°participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal 2°corruption, telle que définie à l’article 246 du Code pénal 3°fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 4°blanchiment de capitaux tel que défini à l’article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Conformément à l’article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux marchés publics, peut être exclu de la participation au marché (quel que soit le stade de la procédure) le prestataire de services : 1° qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de concordat judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales; 2° qui a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de concordat judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; 3° qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; 4° qui, en matière professionnelle, a commis une faute grave dûment constatée par tout moyen dont les pouvoirs adjudicateurs pourront justifier; 5° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale conformément aux dispositions de l'article 69bis de l’arrêté royal précité ; 6° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi; 7° qui s'est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre. Je soussigné(e)……………………………………………………………………………. déclare sur l’honneur ne pas me trouver dans une des situations énumérés ci)dessus.

Date :………………………………………. Signature originale et manuscrite :

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

29

6.6 Déclaration d’intégrité pour les soumissionnaires Concerne le soumissionnaire : Domicile / Siège social : Référence du marché public : À l’attention de l’Agence Belge de Développement (CTB), Par la présente, je / nous, agissant en ma/notre qualité de représentant(s) légal/légaux du soumissionnaire précité, déclare/rons ce qui suit : 





Ni les membres de l’administration, ni les employés, ni toute personne ou personne morale avec laquelle le soumissionnaire a conclu un accord en vue de l'exécution du marché, ne peuvent obtenir ou accepter d’un tiers, pour eux-mêmes ou pour toute autre personne ou personne morale, un avantage appréciable en argent (par exemple, des dons, gratifications ou avantages quelconques), directement ou indirectement lié aux activités de la personne concernée pour le compte de l’Agence Belge de Développement. Les administrateurs, collaborateurs ou leurs partenaires n'ont pas d'intérêts financiers ou autres dans les entreprises, organisations, etc. ayant un lien direct ou indirect avec la Coopération Technique Belge (ce qui pourrait, par exemple, entraîner un conflit d'intérêts). J'ai / nous avons pris connaissance des articles relatifs à la déontologie et à la lutte contre la corruption repris dans le Cahier spécial des charges et je / nous déclare/rons souscrire et respecter entièrement ces articles.

Je suis / nous sommes de même conscient(s) du fait que les membres du personnel de l’Agence Belge de Développement sont liés aux dispositions d’un code éthique qui précise ce qui suit : “Afin d’assurer l’impartialité des membres du personnel, il leur est interdit de solliciter, d’exiger ou d’accepter des dons, gratifications ou avantages quelconques destinés à eux-mêmes ou des tiers, que ce soit ou non dans l’exercice de leur fonction, lorsque les dons, gratifications ou avantages précités sont liés à cet exercice. Notons que ce qui importe le plus dans cette problématique est moins l’enrichissement résultant de l’acceptation de dons, gratifications ou avantages de toute nature, que la perte de l’impartialité requise du membre du personnel dans l’exercice de sa fonction. À titre personnel, les membres du personnel n’acceptent aucune gratification, aucun don ni avantage financier ou autre, pour les services rendus”. Si le marché précité devait être attribué au soumissionnaire, je/nous déclare/rons, par ailleurs, marquer mon/notre accord avec les dispositions suivantes : 

Afin d’éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l’exécution du marché, il est strictement interdit au contractant du marché (c'est-à-dire les membres de l’administration et les travailleurs) d’offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux membres du

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

30







personnel de l’Agence Belge de Développement, qui sont directement ou indirectement concernés par le suivi et/ou le contrôle de l'exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Tout contrat (marché public) sera résilié, dès lors qu’il s’avérerait que l’attribution du contrat ou son exécution aurait donné lieu à l’obtention ou l’offre des avantages appréciables en argent précités. Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l’exclusion du contractant du présent marché et d’autres marchés publics pour l’Agence Belge de Développement. Le contractant du marché (adjudicataire) s’engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d’exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu’il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels.

Le soumissionnaire prend enfin connaissance du fait que l’Agence Belge de Développement se réserve le droit de porter plainte devant les instances judiciaires compétentes lors de toute constatation de faits allant à l’encontre de la présente déclaration et que tous les frais administratifs et autres qui en découlent sont à charge du soumissionnaire. Signature précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé" par : avec mention du nom et de la fonction …………………………….. Lieu, date

CSC BEN 440 : Service traiteur restauration

31

[Disclaimer: The below text is machine translated. For accurate information kindly refer the above text in original language.] SPECIAL SECTION OF CHARGES BTC / CTB BEN 440 OF 04.08.2016 MARKET SERVICES RELATING TO THE SERVICE Caterer CATERING FOR REPRESENTATION AND PROJECTS OF BTC FRAMEWORK AGREEMENT WITH SEVERAL PARTICIPANTS NEGOTIATED PROCEDURE WITHOUT PUBLICTÉ BENIGN 1. General 1.1 Exceptions to the general conditions Point 4 "Special Contract Provisions" of this special specifications (SCC) holds the particular administrative and contractual clauses apply to this public market notwithstanding the Royal Decree of 01.14.2013 or to supplement or clarify it. In this CSC, it is not made from Articles of the General Implementing Rules - EGR (Royal Decree of 01/14/2013). 1.2 Contracting authority The contracting authority this procurement is the Belgian Technical Cooperation, society anonymous public law with social purposes, having its registered office at 147, rue Haute, 1000 Brussels (number 0264,814,354 company, RPM Brussels). Under the Act of 21 December 1998 establishing the "Technical Cooperation Belgian "BTC is given exclusivity of performance, both in Belgium and abroad, of public service tasks of direct bilateral cooperation with partner countries. In addition, it can run other cooperation missions to the agencies request public interest and develop its own activities that contribute to its goals. For this contract, BTC is represented by Mr Michel Françoys, Resident Representative of BTC in Benin 1.5 Privacy The bidder or contractor and BTC are bound to secrecy with regard to third regarding all confidential information obtained as part of this contract and not transmit them to third parties after prior written consent of the other party. 1.6 Ethical Obligations Failure to comply with one or more of the ethics clauses may result in the exclusion of the candidate, tenderer or contractor from other public contracts BTC. During duration of the contract, the contractor and his staff must respect human rights and undertake not to offend the political, cultural and religious customs of the beneficiary country. The bidder or contractor is obliged to respect the basic standards labor matters, internationally agreed by the International Labour Organization (ILO), including Conventions on freedom of association and collective bargaining, the elimination of forced and compulsory labor, elimination of discrimination in employment and occupation, and the abolition of child labor.

Any attempt by a candidate or tenderer to obtain information confidential, to reach unlawful agreements with competitors or influence the evaluation committee or the contracting authority during the examination procedure to clarifying, evaluating and comparing tenders and applications will lead to the rejection of his candidacy or tender. In addition, to avoid any impression of risk of partiality or connivance in monitoring and monitoring the performance of the contract, it is strictly forbidden to the contractor offering, directly or indirectly, gifts, meals or any other advantage 1.7 Governing Law and Jurisdiction The market must be implemented and interpreted in accordance with Belgian law. The Parties undertake to fulfill in good faith their commitments to ensure full of the market. In case of dispute or difference of opinion between the contracting authority and the contractor, the parties will consult to find a solution. Failing agreement, the Brussels courts shall have exclusive jurisdiction to find a solution. See also paragraph 1.4.15 Disputes (Article 73 of the Royal Decree of 14/01/2013). 2 Purpose and scope of the market 2.1 Nature of contract This contract is a service contract (B 17 Hotel and restaurant services). 2.2 Purpose of contract This contract is awarded under the modality of a framework agreement with several participants. The framework agreement establishes the terms governing contracts to be awarded during the period of validity of the agreement. The framework agreement will be concluded with several participants (minimum three, provided that there enough suitable offers) following a competitive tendering procedure carried out via a negotiated without advertising. The tenderer's attention is drawn to the fact that the conclusion of the framework agreement confer any preferential or exclusive providers with which the agreement will concluded and therefore does not prevent the CTB to order the same services to another provider. This service contract is to provide catering services caterers the Representation and Programmes / Projects BTC Benin, in accordance with conditions of this SCC. Catering services include the preparation of simple menu, full menu without drinks, cocktail, coffee break and buffet. This service will be done by companies specializing in the restoration, in various locations identified by lots. The bidder must be installed in the corresponding prize area for which it deposits an offer See the complete description of benefits under Part 5 of this SCC.

2.3 Lots The market is divided into 13 lots, each forming an indivisible whole. The Bidder may submit an offer for one lot. This contract consists of thirteen (13) lots. Lot 1: Catering Services catering in Cotonou Lot 2: Catering Services catering in Porto Novo Lot 3: Catering Services catering to Comè Lot 4: Catering Services catering to Lokossa Lot 5: Catering Services catering to Grand Popo Lot 6: Catering Services catering to Aplahoue Lot 7: Catering Services catering to Klouékanmè Lot 8: Catering Services catering to Bohicon Lot 9: Catering Services catering to Dassa Lot 10: Catering Services catering to Parakou Lot 11: Catering Services catering to Basila Lot 12: Catering Services catering to Djougou Lot 13: Catering Services catering to Natitingou 2.5 Options The tenderer is invited (free option) to put prices for room hire (s). The bidder who wishes to complete the form 6.4. The contracting authority is never required to exercise an option or upon conclusion or during performance of the contract. 2.6 Quantity The quantities will be through purchase orders according to the occurrence of circumstances that require catering services. Given the impossibility to program the occurrence of these circumstances, the BTC is expected to order any minimum quantity. The amounts mentioned below are as an indication, and providers can not in any case claim a any compensation if they deem that not enough delivery allegedly ordered him. During the term of the agreement, the (s) supplier (s) will receive services / receive good control of the contracting authority. The service provider gets the formal right to honor delivery only with the good control introduced by the different Projects / Programs / Representation referred to 4.5.1.2 below, in accordance with this SCC. Orders will be allocated according to the terms defined in paragraph 3.10.2 'Conclusion of contracts based on the framework agreement. "

2.7 Duration The framework agreement shall commence on the first business day following the day the (s) supplier (s) has / have received notification of the conclusion of the framework agreement for the lot or lots for which the framework agreement is concluded with that provider. The framework agreement has a term of one year, renewabl by BTC annually by mail that will be sent before the anniversary date of the contract, and this maximum three times. The total duration of the framework agreement will therefore not exceed a maximum 48 months. (S) provider (s) with which the framework agreement is concluded will / can claim any compensation in case BTC would not renew the agreement. The agreement may be terminated with a participant who does not meet the demand of power contracting under a measure automatically. 3 Procedures A. Procedure for the conclusion of the Framework Agreement 3.1 Award procedure Negotiated procedure without application advertising: - The art 26, § 1 1 has the law of 15 June 2006. 3.2 Advertising 3.2.1 official Advertisement No application. 3.2.2 Advertising BTC This market is published on the website of BTC Benin (www.ctb-benin.org) at the 04/11/2016 05/02/2016. The opinion of this market is also published in the newspaper "The Nation", "The Free Morning" and "Le Matinal". 3.3 Information The award of this contract is coordinated by the Representation of BTC Benin. Also long as the court proceedings, all contacts between the contracting authority and bidders (if any) about the present contract will exclusively pass through this service and are prohibited bidders (if any) to come into contact with power contracting otherwise about this contract, unless otherwise provided in the This CSC. All information must be requested in writing or by email to: M Michel Françoys, Resident Representative of BTC in Benin ([email protected]) BTC Benin, 02 BP 8118, Cotonou, Lot A1 '' Les Cocotiers ''.

Until the notification of the award decision shall not be given any information on the evolution of the procedure. If interested bidders have downloaded the CSC in electronic form, they are asked to contact the procurement manager to submit their contact information and to learn about any changes or information complementary. It is also recommended that bidders who downloaded the CSC electronic regularly check the web-site of BTC-Benin (www.ctbbenin.org). 3.4 Offer 3.4.1 Form and content The offer is written on forms offer and joined the SCC must include all data and documents which are requested therein. The bidder is requested to read carefully the instructions for the establishment of supply and follow them rigorously to avoid that its offer is rejected because of a procedural irregularity. The bidder who wishes to tender for several lots shall submit an offer for each lot. However, it can record these deals in a single document and make reference for each lot to documentation he joined once and for all lots. 3.4.2 Scope of supply The tenderer must accept without reservation to all CCS. If it was include gaps, errors and / or inaccuracies, the bidder must indicate and correct them in a separate document, giving useful explanations and consequences, including financial and technical. By the mere fact of filing a bid, the bidder declares to waive its own Terms of Sales). The bidder uses the form to establish his offer and complete inventory. Failing to use this form, the tenderer bears full responsibility for the perfect consistency between the documents he used, and the form. The bidder / consultant who participated in the formulation of a project can later introduce an offer for the evaluation of this project.

3.4.5 Language The tender will be in French or Dutch. 3.4.6 Commitment Period Tenderers are bound by their tender for a period of 120 calendar days, from the day following the deadline for the receipt of tenders. 3.4.7 Introduction of offers The tender will be in three copies, one copy must be marked 'original' and the two "copies" or "duplicate". The offer includes the necessary documents as part of the selection criteria and award (see paragraphs 3.5 "Right of access", 3.6 "qualitative selection" and 3.7 "Assignment"). The original and "copies" or "duplicates" signed and dated will be sent to BTC in Benin the following address: BTC Benin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 '' Les Cocotiers '' (Benin) under sealed envelope marked: "OFFER" CSC 440 BEN "SUBMISSION TO THE MARKET ON FOOD CATERING SERVICES FOR REPRESENTATION AND PROJECTS OF CTB IN BENIN ". He will be received the 05.02.2016 at 10h00mn later. It will necessarily be sent either by registered post at the Post Office or by bearer against acknowledgment of receipt. The Offer and all the accompanying documents must be numbered and signed by the tenderer or his representative. The same applies in any overload, temperature or mention made hereto. The proxy must show that he is authorized to enter the tenderer. 3.5 Right of access In order to analyze the causes of exclusion, the tenderer must submit with its bid: a sworn statement attesting that they are not in any of the cases referred to Article 61 of the Royal Decree of 15 July 2011; The model declaration on honor in Part 6 "Forms" of the special conditions loads. The tenderer's attention is drawn to the fact that before the market finding the power contracting verify the accuracy of this affidavit in chief bid that is the highest ranked and must ask this agent the following documents:

a certificate of CNSS, on the penultimate quarter preceding the date of submission of tenders. If the bidder is an independent and / or does not have staff, it will join the proof of payment of social security contributions (eg, a certificate of social insurance fund); a tax certificate proving that the bidder has fulfilled its obligations relating to the payment of taxes in accordance with the law the country in which he is established; a recent criminal record. The recent nature of the above documents is established insofar as the latter date of less than three months from the date of submission of bids. 3.6 Qualitative selection 3.6.1 Technical capacity The technical capacity of the service provider will be evaluated under its expertise and experience. " The tenderer must submit with its bid, the list of the main services catering catering services performed during the past three years in the locality of the lot for which he is tendering (minimum three (3) catering services a minimum of 80 seats, supported copies of purchase orders and certificates of satisfactory execution, dates and recipients, public or private). " Description hygiene measures when preparing meals and service. A site visit of cooking could be done by the Contracting authority. 3.9 Conclusion of the Framework Agreement The framework agreement will be concluded with the three (3) best ranked, after that power contracting authority has verified, in respect of these bidders, the accuracy of the declaration on honor. The framework agreement is concluded by notification to the participant's decision to contracting. Notification shall be made by letter sent by courier. It should nevertheless be noted that, pursuant to art. 35 of the Law of 15 June 2006, there is 4 Special Contract Provisions This chapter of the CSC contains administrative and contractual clauses Special applicable to this procurement notwithstanding the General Rules Execution (EGR) or to supplement or clarify them. The items listed above (Brackets) refer to sections of RGE. In the absence of indication, the provisions relevant CGCh are fully implemented.

4.1 servant leader The lead officer is Mr. Benedict LOOP, RAFI Sector Health BTC-Benin, 02 BP 8118 Cotonou lot A1 '' Les Cocotiers '', email: [email protected] Once the contract is concluded the lead officer is the main contact for service services. All correspondence and all matters concerning performance of the contract addressed to it, unless expressly stated otherwise in the SCC. The lead officer is responsible for monitoring the performance of the contract. The managing official is fully competent to regard the monitoring of the implementation of market, including issuing service orders, the establishment of the minutes and states of affairs, the approval of services, state of advances and statements. The lead officer is empowered to make any order, within the limits of this CSC, in order to allow the proper execution of the contract. However, are not part of its jurisdiction: The signing of amendments, and any other decision or agreement involving a waiver of the essential conditions of the market. For such decisions, the contracting authority is represented as stipulated in paragraph 1.2 " Contracting authority ". The lead officer is in no way entitled to amend the terms (p. Eg., Time execution, ...) of the contract, even if the financial impact would be zero or negative. All commitment, agreement or modification derogating conditions stipulated in the SCC and has not notified by the contracting authority must be considered invalid. 4.1.1 Privacy (art. 18) The purchaser agrees to make no advertising about this contract without the agreement prior written the contracting authority. However, it may be mentioned that market as reference in the context of a public contract, provided that it shows the state with veracity (Eg 'in execution'), and provided that the contracting authority has not withdrawn this authorization due to poor performance of the contract. 4.1.2 Intellectual property rights (Art. 19 to 23) §1 The contracting authority acquires the intellectual property rights created, developed or used during contract performance. 4.3 Compliance enforcement (art. 34) The services must comply in all respects with the contract documents. same in the absence of terms of reference, they meet in all respects the rules of art. The provider will perform its mission within the rules of the art and respect for ethics his own field of activity, especially the missions and benefits will be personally met and diligently. 4.4 Implementation arrangements (art. 146 s) 4.4.1.1 Time and clauses (art. 147) Benefits will be made on order according to the needs of each Project / Programme / representation. All orders will be subject to an order that clarify its purpose and the number of person, place and time of delivery and the name of the contact person at BTC responsible for tracking the order. All orders will be sent to the service provider by hand or by email. The receipt of the order will be confirmed by the service provider in the day of shipment. Acceptance or refusal of the order must be sent by email by the provider to Later the day after the sending of the order by the contracting authority. For positions 1, 2, 3, 4, 9 and 10, order forms will be sent at least 24 hours before. For positions 5, 6, 7, 8, the orders will be sent at least 72 hours before the event. The first orders should current era proposed in May 2016.

4.4.1.2 Place where services are to be performed and formalities (art. 149) The services will be performed in Cotonou (lot 1), Porto-Novo (lot 2), Comè (lot 3), Lokossa (lot 4) Grand Popo (lot 5) Aplahoué (lot 6) Klouékanmè (lot 7), Bohicon (lot 8), Dassa (lot 9) Parakou (lot 10), Bassila (lot 11), Djougou (lot 12) and Natitingou (lot 13). A detailed list with the exact addresses different Projects / Programs / RR solicit benefits from the purchase order is as follows: city site Site Address Cotonou RESBEN Representation of BTC, located at Lot A1, district "Les Cocotiers" PASS The first building on the right at the entrance of the Ministry of Health to Akpakpa UAC / UFAI 1st floor DICAF building, inside the Ministry of Agriculture ASPS located in the area next to three banks SONACOP station within the building of the Promotion Department of Quality and Packaging (DPQC) APRM lokossa UFR MC Villa 1, residences for managers in the Sitex DDS UF MC located within the Departmental Directorate of Health of monoCouffo 4.5 Liability of the service provider (Art. 152-153) The service provider takes full responsibility for faults and failings presented in the services provided. Furthermore, the service provider guarantees the contracting authority for damages of which it is indebted to third parties due to the delay in the execution of services or failure of the service provider. 4.6 Means of action of the Contracting Authority (Art. 44-53 and 154155) The default service provider is not assessed solely in relation to services themselves, but also with respect to all its obligations. To avoid any impression of risk of partiality or connivance in monitoring and Monitoring of Implementation of the market, it is strictly forbidden to the service provider to offer directly or indirectly, gifts, meals or any other advantage tangible or intangible, regardless of its value, to the employees of the contracting authority affected directly or indirectly by monitoring and / or control of performance of the contract, whatever their rank.

In case of violation, the contracting authority may impose on a service provider fixed penalty offense by up to three times the amount obtained by the sum of values (estimated) from the advantage afforded to the employee and the advantage that the contractor hoped get with the added benefit to the employee. The contracting authority will judge supremely the application of this penalty and height. This provision does not prejudice the possible application of other measures planned office at RGE, including unilateral termination of the contract and / or exclusion of markets contracting authority for a specified period. 4.6.1 Breach of contract (Art. 44) §1 The contractor is considered the breach of contract: 1 where the services are not performed under the conditions defined by the contract documents; 2 ° at any time when benefits are not prosecuted so that they can be fully completed relevant dates; 3 ° when not follow written orders, validly given by the contracting authority. § 2 Any breach of conditions of contract, including non-compliance with orders contracting authority are recognized by a report, a copy is transmitted immediately to the purchaser by registered letter. The contractor shall repair without delay its shortcomings. It can present its case defense by registered letter addressed to the contracting authority within fifteen days following the day determined by the date of dispatch of the minutes. His silence is considered, after that time, as an acknowledgment of the facts. § 3 Recorded failures dependents make the contractor liable to or several of the measures under Articles 45 to 49, 154 and 155. 4.6.2 Fines for delay (Art. 46-154) Late fines are independent of the penalties under Article 45. They due, without notice, only by the expiration of the period within without the intervention of a Minutes and applied automatically for all days late. Notwithstanding the application of fines for delay, the contractor remains the guarantor vis-à-vis the contracting authority for damages which it is, if any, owed to third of the delay in executing the contract.

4.6.3 automatically measures (arts. 47-155) § 1 Where, after the relevant deadline in Article 44, § 2, to assert his ways defense, the successful tenderer has been inactive or presented means deemed unjustified by the contracting authority, it may resort to statutory measures described in paragraph 2. The contracting authority may, however, use the automatic measures without waiting for the expiry of period specified in Article 44 § 2, when, previously, the successful tenderer explicitly recognized shortcomings noted. § 2 The office measures are: 1. unilateral termination. In this case, the entire bond or, failing constitution, an equivalent amount is acquired automatically to the contracting authority to as liquidated damages. This measure excludes the application of any fines Head of delay in performance to the terminated portion; 2. the direct labor of all or part of the non-executed market; 3. conclude one or more contracts for account with one or more other parties for all or part of remaining contract to be performed. The measures provided in paragraph 1, 2 and 3 are applied at the expense and risk of the defaulting buyer. However, the fines and penalties that are applied when the execution of an account for market are borne by the new contractor. 4.7 Acceptance of services performed (art. 64-65 and 156) 4.7.1 Receptions During performance of the contract, there will be partial provisional acceptance at the end of each command. The partial provisional acceptance corresponds to verification by the power contracting the services provided subject to the same order see point Quantities. Final acceptance will take place at the end of the contract in the form of assessment. 4.7.2 Partial provisional acceptance After receipt of ordered services, the Adjudicator power reserves within 5 days to develop a PV is not received if the services were not performed under the terms and conditions of this CSC, and the rules of art. If reaction default by the contracting authority within this period, services delivered are considered accepted. This acceptance is partial provisional acceptance.

4.8 Payments For each order, the provider sends after each delivery, the invoice (in one copy) and a copy of the order, to the address mentioned in the purchase command. Only correctly executed services may be charged. Payment of the amount due to the service provider must be made within the payment period thirty days from maturity of the audit period. This bill will be signed and dated, and will include the statement: "sincere and certified true and stopped at the sum of € ...... and CFA (amount in words) ". No advance may be requested by the service provider and the payment will be made after verification of the services provided. 4.9 Litigation (art. 73 of the Royal Decree of 14.01.2013) All disputes relating to the performance of this contract are exclusively decided by the courts competent in the judicial district of Brussels. The lingua franca is French or Dutch. The contracting authority is not responsible for damage caused to persons or property which are the direct or indirect result of activities necessary for the performance of this market. The contractor guarantees the contracting authority against any action for damages by third parties in this regard. In case of "litigation", that is to say action, correspondence must (also) be sent to the following address: Belgian Technical Cooperation her Legal Unit of Logistics and Purchasing Service (L & A) Attention Inge Janssens Rue Haute 147, 1000 Brussels Belgium 5 Terms of Reference 5.1 Description of the service The service provider must provide the complete catering service including cutlery, glasses, plates, napkins, condiments etc., and ensure the establishment, service, the clearing away and cleaning. In the case of multi-day workshops, the number of persons per room for the first day will be determined when ordering. The number of people per shift for the second day will be determined at the first day and sent to the service provider according to the list presence of the first day. The number of people per shift for the third day will determined on the second day and sent to the service provider according to the list presence of the second day and so on for the next days. The benefit can be provided as required by the awarding authority at its premises, or the provider or in a place chosen by the design authority. The purchaser will be able to each order, specify the chosen service provider, content menu and choose the place of delivery:

5.2 Frequency and methods of intervention The benefits will occur according to the needs of representation and Projects / programs. Order forms will be sent to the successful contractor for each lot during the Project or of the Representation of the activities in the region. The provider is required to run on time, mentioned on the voucher command. However, it must be able to respond to requests on time defined in Section 4.5.1.1. 5.2.1 Control of benefits The quality of service is of capital importance and the contract could be terminated if Poor quality not only of the set menus but also the timeliness and hygiene. The Contracting Authority's representative must issue a receipt for the purchase order and the invoice to attest to the good performance of the service.