CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES BTC/CTB BEN 445 DU 02/05/2016 MARCHÉ DE SERVICES RELATIF A L’APPUI A LA MISE EN ROUTE D’UNE DEMARCHE QUALITE DANS DES FORMATIONS SANITAIRES AU BENIN

CODE NAVISION : BEN1302511

TABLE DES MATIÈRES 1 GÉNÉRALITÉS ...................................................................................................... 4 1.1 DÉROGATIONS AU CAHIER GÉNÉRAL DES CHARGES ....................................................... 4 1.2 POUVOIR ADJUDICATEUR ............................................................................................. 4 1.3 RÈGLES RÉGISSANT LE MARCHÉ ................................................................................... 4 1.4 DÉFINITIONS ................................................................................................................ 5 1.5 CONFIDENTIALITÉ ........................................................................................................ 5

2 OBJET ET PORTÉE DU MARCHÉ ....................................................................... 6 2.1 NATURE DU MARCHÉ .................................................................................................... 6 2.2 OBJET DU MARCHÉ ...................................................................................................... 6 2.3 QUANTITÉ ................................................................................................................... 6 2.4 DURÉE ........................................................................................................................ 6

3 PROCÉDURE ........................................................................................................ 7 3.1 MODE DE PASSATION ................................................................................................... 7 3.2 PUBLICITÉ ................................................................................................................... 7 3.3 INFORMATION .............................................................................................................. 7 3.4 OFFRE ........................................................................................................................ 8 3.5 DROIT D’ACCÈS ......................................................................................................... 10 3.6 SÉLECTION QUALITATIVE ............................................................................................ 11 3.7 ATTRIBUTION ............................................................................................................. 12 3.8 NÉGOCIATIONS .......................................................................................................... 12 3.9 CONCLUSION DU CONTRAT ......................................................................................... 12

4 DISPOSITIONS CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES ................................... 13 4.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT........................................................................................ 13 4.2 CAUTIONNEMENT (ART.25 À 33) ................................................................................. 14 4.3 CONFORMITÉ DE L’EXÉCUTION (ART. 34) ..................................................................... 14 4.4 RÉCEPTION TECHNIQUE PRÉALABLE (ART. 42) ............................................................ 14 4.5 MODALITÉS D’EXÉCUTION (ART. 146 ES) ..................................................................... 14 4.6 RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES (ART. 152-153) ................................. 14 4.7 MOYENS D’ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ART. 44-53 ET 154-155) ................... 15 4.8 RÉCEPTION DES SERVICES EXÉCUTÉS (ART. 64-65 ET 156) .......................................... 16 4.9 PAIEMENTS ............................................................................................................... 16 4.10 LITIGES (ART. 73 DE L’AR DU 14.01.2013) ................................................................. 17

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5 TERMES DE RÉFÉRENCE ................................................................................. 18 5.1. CONTEXTE JUSTIFICATION ........................................................................... 18 5.2. OBJECTIFS DE LA CONSULTATION ............................................................. 19 5.2.1. OBJECTIF GÉNÉRAL : ................................................................................. 19 5.2.2. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES: ......................................................................... 19 5.3. RÉSULTATS ATTENDUS – LIVRABLES ....................................................... 19 5.4. MÉTHODOLOGIE ET TÂCHES ........................................................................ 19 6 FORMULAIRES ................................................................................................... 23 6.1 FORMULAIRES D’IDENTIFICATION ................................................................................ 23 6.2 CERTIFICAT DE DISPONIBILITÉ .................................................................................... 24 6.3 TABLEAU « PROFIL EXPERT » ..................................................................................... 25 6.4 FORMULAIRE D’OFFRE ............................................................................................... 26 6.5 DÉCLARATION SUR L’HONNEUR « DROIT D’ACCÈS » .................................................... 27 DÉCLARATION D’INTÉGRITÉ POUR LES SOUMISSIONNAIRES .................................................. 28

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1 Généralités 1.1 Dérogations au cahier général des charges Le point 4 « Dispositions contractuelles particulières » du présent cahier spécial des charges (CSC) contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation au cahier général des charges (CGCh) ou qui complètent ou précisent celui-ci.

1.2 Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur du présent marché public est la Coopération Technique Belge, société anonyme de droit public à finalité sociale, ayant son siège social à 147, rue Haute, 1000 Bruxelles (numéro d’entreprise 0264.814.354, RPM Bruxelles). En application de la loi du 21 décembre 1998 portant création de la « Coopération Technique Belge », la CTB se voit confier l’exclusivité de l’exécution, tant en Belgique qu’à l’étranger, des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe avec des pays partenaires. En outre, elle peut exécuter d’autres missions de coopération à la demande d’organismes d’intérêt public et développer des actions propres qui contribuent à ses objectifs. Pour ce marché, la CTB est valablement représentée par Monsieur Michel FRANCOYS, Représentant résident de la CTB au Bénin.

1.3 Règles régissant le marché Pour ce marché, sont e.a. d’application : 

La Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.1



La Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains travaux, de fournitures et de services ;



L’A.R. du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques



L’A.R. du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.1



La loi du 21 décembre 1998 portant création de la Coopération Technique Belge 2, modifiée par les lois des 13 novembre 2001 et 30 décembre 2001. 3



La Convention relative à la lutte contre la corruption de fonctionnaires étrangers dans des transactions commerciales internationales qui a été transposée en droit belge par la loi du 10 février 1999 relative à la répression de la corruption4..

1 1 Une version coordonnée de ce document peut être consultée sur www.16procurement.be ; cliquer sur économie > marchés publics > réglementation > arrêtés. 2 M.B. 30.12.1998 3 M.B. 17.11.01 et 31.12.01 4 Articles 240 à 252, 504bis à 504ter Code pénal et articles 10 quater Code de procédure pénale. CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 4

1.4 Définitions Dans le cadre de ce marché, il faut comprendre par : 

Le soumissionnaire : La personne physique (m/f) ou morale qui introduit une offre ;



Le prestataire de service ou l’adjudicataire : Le soumissionnaire à qui le marché est attribué ;



Le pouvoir adjudicateur : La Coopération Technique Belge ;



L’offre : L’engagement du soumissionnaire d’exécuter le marché aux conditions qu’il présente ;



Les règles générales d’exécution RGE: les règles se trouvant dans l’AR du 14.01.2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ;



Cahier Spécial des Charges (CSC) : Le présent document adopté par le Pouvoir Adjudicateur. Ce document définit ce dont il a besoin , la procédure d’attribution du marché ainsi que les clauses contractuelles particulières de la commande ;



IDISB : Indice de développement et des Inégalités entre les Sexes au Bénin.

1.5 Confidentialité Le soumissionnaire ou l'adjudicataire et la CTB sont tenus au secret à l'égard des tiers concernant toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu'après accord écrit et préalable de l'autre partie.

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2 Objet et portée du marché 2.1 Nature du marché Le présent marché est un marché de services.

2.2 Objet du marché Ce marché de services est relatif au recrutement de consultants devant appuyer la mise en route d’une démarche qualité dans des formations sanitaires au Bénin de manière à contribuer à l’amélioration de la qualité de l’offre de soins et de services dans les structures de soins au Bénin. Plus spécifiquement, ce marché vise à    

Elaborer les outils de déploiement d’une approche Assurance Qualité ; Adapter l’application informatique au contexte du Bénin ; Former un pool de facilitateurs/auditeurs; Accompagner la réalisation des audits qualité diagnostics dans quatre formations sanitaires;

Le Programme Santé de la CTB au Bénin recherche un cabinet d’étude ou deux (02) experts de niveau international pour mener à bien le présent marché, conformément aux conditions du présent CSC. Le présent marché se compose d’un seul lot. La description du lot est reprise dans la partie 5 Termes de référence du présent CSC.

2.3 Quantité Les quantités présumées ci-dessous sont fournies à titre informatif. La durée de la prestation sera de deux (02) fois vingt (20) homme/jour.

2.4 Durée Le durée du marché prend cours le lendemain de la date de notification d’attribution de ce marché et expire à la réception définitive des prestations. Le marché devra se dérouler entre le 15 juin et le 15 août 2016.

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3 Procédure 3.1 Mode de passation Procédure négociée sans publicité en application de : - l’art.26, § 1 1° a de la loi du 15 juin 2006.

3.2 Publicité 3.2.1 Publicité officielle Pas d’application.

3.2.2 Publicité CTB Ce marché sera publié sur les sites Web de la CTB ( www.btcctb.org), de la CTB Bénin (www.ctb-benin.org) et dans les journaux (la nation et matin libre).

3.3 Information L’attribution de ce marché est coordonnée par le Bureau d’Exécution central du Programme santé PASS SOUROU. Aussi longtemps que court la procédure, tous les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires (éventuels) concernant le présent marché se font exclusivement via ce service et il est interdit aux soumissionnaires (éventuels) d’entrer en contact avec le pouvoir adjudicateur d’une autre manière au sujet du présent marché, sauf disposition contraire dans le présent CSC. Tout renseignement doit donc être demandé par écrit ou par courriel à : Dr. Mohamed Lamine DRAME, Coordinateur PASS SOUROU, CTB Bénin [email protected] 02 BP 8118, Cotonou, Ministère de la Santé Jusqu’à la notification de la décision d’attribution il ne sera donné aucune information sur l’évolution de la procédure. Afin d’introduire une offre adéquate en tout état de cause, les soumissionnaires intéressés peuvent demander à l’adresse susmentionnée.

Si les soumissionnaires intéressés ont téléchargé le CSC sous forme électronique, ils sont priés de prendre contact avec le gestionnaire de marchés publics afin de lui transmettre leurs coordonnées et de se renseigner sur les éventuelles modifications ou informations complémentaires. Il est également recommandé aux soumissionnaires ayant téléchargé le CSC sous forme électronique de consulter régulièrement le site-web de la CTB-Bénin (www.ctb-benin.org).

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3.4 Offre 3.4.1 Portée de l’offre Le soumissionnaire doit souscrire sans réserve à l’ensemble du CSC. Si ce dernier devait présenter des lacunes, des erreurs et/ou des imprécisions, le soumissionnaire doit les indiquer et les corriger dans un document distinct et y exposer les explications utiles et les conséquences, notamment au plan financier et technique. Par le seul fait de déposer une offre, le soumissionnaire déclare renoncer à ses propres conditions générales (de vente). Le soumissionnaire utilise le formulaire destiné à établir son offre et à compléter son inventaire. A défaut d’utiliser ce formulaire, le soumissionnaire supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu’il a utilisés et le formulaire Le soumissionnaire / consultant ayant participé à la formulation d’un projet ne peut par la suite introduire une offre pour l’évaluation de ce même projet.

3.4.2 Composition de l’offre L’offre du soumissionnaire sera composée comme suit (voir point 6 « Formulaires ») : 

Le formulaire d’identification ;



La déclaration sur l’honneur relative au droit d’accès ;



Les documents relatifs à la sélection qualitative ;



Les documents relatifs aux critères d’attribution ;



Le formulaire d’offre ;



La déclaration d’intégrité ;



Le certificat de disponibilité au minimum pendant les périodes correspondant à la mission telles que indiquées au point 2.3 ;



Le tableau « Profil expert ».

3.4.3 Détermination, composantes et révision des prix Tous les prix sont énoncés dans l’offre en euro. Le montant total de l’offre est exprimé en toutes lettres, il en est de même pour les prix unitaires si les documents du marché l’exigent. Aucune formule d’adaptation au taux de change ne sera acceptée. Les prix offerts sont des prix hors TVA.

3.4.3.1 Mode de détermination des prix Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires. L’adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l’exception de la TVA. CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 8

En application de l’article 21, § 2, de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur peut effectuer toutes les vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l’exactitude des indications fournis dans le cadre de la vérification des prix.

3.4.3.2 Eléments inclus dans le prix Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l’exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Sont notamment inclus dans les prix : 

Les frais administratifs et de secrétariat ;



Le coût de la documentation relative aux services et éventuellement exigée par le pouvoir adjudicateur ;



La livraison de documents ou de pièces liés à l’exécution des services ;



Les droits de douane et d’accise relatifs au matériel et aux produits utilisés ;



Les frais d’emballage ;



Les frais de réception.



Les frais de transport (y compris billets d’avion), de déplacement et d’assurance



Le frais de logement



Les frais de visa et d’assurance



Les honoraires et perdiem

3.4.4 Langue L’offre sera rédigée en français ou en néerlandais.

3.4.5 Délai d’engagement Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pour une durée de 90 jours de calendrier, à compter du jour suivant celui de la date limite de la réception des offres.

3.4.6 Introduction des offres L’offre sera rédigée en 3 exemplaires, dont un exemplaire portera la mention « original » et les deux autres « copies » ou « duplicata ». L’offre comporte les documents nécessaires dans le cadre des critères de sélection et d’attribution (voir points 3.5 « Droit d’accès », 3.6 « Sélection qualitative » et 3.7 « Critère d’attribution »). L’original et les « copies » ou « duplicatas » signés et datés seront envoyés au Programme Santé PASS SOUROU à l’adresse suivante: Ministère de la Santé, Akpakpa'' (Bénin) sous enveloppe scellée portant la mention : «OFFRE», CSC BEN 445 RELATIF A L’APPUI A

LA MISE EN ROUTE D’UNE DEMARCHE QUALITE DANS DES FORMATIONS SANITAIRES AU BENIN Il devra être réceptionné le 27/05/2016 à 10h00mn au plus tard. Il sera obligatoirement CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 9

transmis soit par pli recommandé à la Poste, soit par porteur, contre accusé de réception. L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apportée. Le mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.

3.5 Droit d’accès En vue de l’analyse des causes d’exclusion, le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre : -

une déclaration sur l’honneur attestant qu’il ne se trouve dans aucun des cas visés à l’article 61 de l’A.R. du 15 juillet 2011 ;

Le modèle de déclaration sur l’honneur figure à la partie 6 « Formulaires » du cahier spécial des charges. L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’avant la conclusion du marché : (1) le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée et demandera obligatoirement à ce soumissionnaire les documents suivants : -

une attestation de la Sécurité Sociale (O.N.S.S., C.N.S.S. ou autre), relative à l’avantdernier trimestre précédant la date de remise des offres. Si le soumissionnaire est un indépendant et/ou ne dispose pas de personnel, celui-ci joindra la preuve du paiement des cotisations de sécurité sociale (comme par exemple, une attestation de sa caisse d’assurance sociale) ou une déclaration sur l’honneur qu’il n’a pas d’employé à charge.

(2) le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de l’inviter à produire le document suivant : -

un extrait récent de casier judiciaire ;

Le caractère récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de six mois par rapport à la date ultime de dépôt des offres

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3.6 Sélection qualitative 3.6.1 Capacité technique La prestation sera fournie par un Cabinet d’étude ou une équipe de deux Experts. La capacité technique des consultants prestataires de service sera évaluée en vertu de leur savoir-faire et expérience. Le soumissionnaire complétera pour ce faire le tableau « Profil expert » et joindra le CV et copie des diplômes des consultants. Les profils et expériences requis tels que décrits dans les termes de référence sont les suivants : 1. Un expert en élaboration des outils et instruments d’évaluation de la qualité. L’expert conduira l’opérationnalisation des indicateurs en outils et instruments de mesure et l’adaptation de l’outil informatique au contexte béninois. Profil de l’expert en élaboration d’outils de mesure et adaptation de l’application informatique: i. Expert en technologie informatique (IT) ii. Au moins 3 ans d’expérience en gestion de données et en développement de logiciels iii. Expérience avec un/des logiciel(s) approuvé (s) par un institut de certification appuyant les approches AQ pour la gestion des données, la visualisation des résultats d’évaluation de qualité des soins et le benchmarking/comparaison iv. Expérience prouvée en opérationnalisation des indicateurs de qualité des soins en instruments de mesure/d’évaluation selon le principe de la triangulation 2. Un expert pour l’opérationnalisation des indicateurs et formation en audit qualité (élaboration des outils/instruments de mesure, adaptation du logiciel d’accompagnement, formation en audit qualité et accompagnement de l’audit diagnostic, formation sur l’utilisation du logiciel). Profil de l’expert en audit qualité i. Médecin de santé publique, ou gestion hospitalière, ou autre qualification académique pertinente ii. Formation et/ou expérience avérée complémentaire en management de la qualité en santé iii. Expérience en développement organisationnel et/ou en coaching iv. Expérience d’au moins 5 ans dans le développement des systèmes de santé ou en gestion hospitalière v. Expérience dans au moins un pays en développement dans la mise en œuvre d’une approche de gestion ou d’amélioration de la qualité basée sur les indicateurs, appuyée par un logiciel spécifique AQ et approuvé par un institut de certification/accréditation vi. Expérience dans la mise en œuvre d’audits de qualité, de la visualisation des résultats et de la planification des mesures d’amélioration de la qualité vii. Expérience en formation, spécifiquement en formation de facilitateurs/auditeurs de qualité viii. Formation et connaissances techniques et pratiques en gestion des risques et en sécurité des patients ix. Parler et écrire couramment le Français

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Les soumissionnaires qui ne satisferaient pas aux critères de capacité technique tel que défini ci-dessus (profils et expériences) ne seront pas retenus.

3.7 Attribution Le choix de l’offre la plus avantageuse est basé sur une évaluation des offres en tenant compte des critères suivants: 

Méthodologie : 30 % Le prestataire produira une méthodologie détaillée avec une feuille de route qui présente les différentes étapes et les produits attendus à chaque phase.



Présentation du soumissionnaire : 40% Une note de présentation du soumissionnaire (3 pages au maximum) montrant son apport/plus-value à la mission par rapport aux résultats attendus de la mission.



Prix : 30 %.

Les règles suivantes seront chaque fois appliquées pour distribuer les points : a) En ce qui concerne le critère « prix », la formule suivante sera appliquée : Points offre X = Prix offre la plus basse

x 30

Prix offre X Le montant pris en compte dans la comparaison des prix est le montant total de l’offre. En ce qui concerne les autres critères, la meilleure offre reçoit chaque fois le maximum des points et les autres offres sont cotées en fonction de l’écart relatif par rapport à la meilleure offre. L’offre qui, pour un de ces critères, n’obtient pas la moitié des points sera écartée.

3.8 Négociations Le(s) soumissionnaire(s) ayant introduit les offres les plus intéressant(es), peut (peuvent) être invités à présenter / préciser leur offre par écrit ou lors d’un entretien avec le pouvoir adjudicateur. Le cas échéant, il(s) sera (seront) invité(s) à introduire une offre améliorée.

3.9 Conclusion du contrat Le marché sera attribué au soumissionnaire (sélectionné) qui a introduit l’offre la plus avantageuse, le cas échéant améliorée, sur base des critères mentionnés ci-dessus. Cependant, il est à remarquer qu’en vertu de l’art. 18 de la loi du 24 décembre 1993, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode. Le contrat intégral consiste dès lors en un marché attribué par la CTB au soumissionnaire choisi conformément au présent CSC et ses annexes, l’offre et toutes ses annexes, telles qu’éventuellement modifiées suite aux négociations, la lettre recommandée portant notification de la décision d’attribution et les documents éventuels ultérieurs, acceptés et signés par les deux parties. CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 12

4 Dispositions contractuelles particulières Le présent chapitre de ce CSC contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation au CGCh ou qui complètent ou précisent celui-ci. La numérotation des dispositions reprises ci-dessous suit celle du CGCh. En l’absence d’indication, les dispositions pertinentes du CGCh sont intégralement d’application.

4.1 Fonctionnaire dirigeant Le fonctionnaire dirigeant est Dr. Mohamed Lamine DRAME, Expert International CTBBénin, Coordinateur du Programme Santé. 02 BP 8118 Cotonou Ministère de la Santé Akpakpa, courriel : [email protected] Une fois le marché conclu, le fonctionnaire dirigeant est l’interlocuteur principal du prestataire de services. Toute la correspondance et toutes les questions concernant l’exécution du marché lui seront adressées, sauf mention contraire expresse dans ce CSC. Le fonctionnaire dirigeant est responsable du suivi de l’exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant a pleine compétence pour ce qui concerne le suivi de l’exécution du marché, y compris la délivrance d’ordres de service, l’établissement de procès-verbaux et d’états des lieux, l’approbation des services, des états d’avancements et des décomptes. Le fonctionnaire dirigeant est habilité à prendre toute ordonnance, dans les limites du présent CSC, en vue de permettre la bonne exécution du contrat. Ne font toutefois pas partie de sa compétence : la signature d’avenants, ainsi que toute autre décision ou accord impliquant une dérogation aux clauses et conditions essentielles du marché. Pour de telles décisions, le pouvoir adjudicateur est représenté comme stipulé au point 1.2 « Pouvoir adjudicateur ». Le fonctionnaire dirigeant n’est en aucun cas habilité à modifier les modalités (p. ex., délais d’exécution, …) du contrat, même si l’impact financier devait être nul ou négatif. Tout engagement, modification ou accord dérogeant aux conditions stipulées dans le CSC et qui n’a pas été notifié par le pouvoir adjudicateur doit être considéré comme nul.

4.1.1 Confidentialité (art. 18) L’adjudicataire s’engage à ne pas faire de publicité concernant ce marché sans l’accord préalable et écrit du pouvoir adjudicateur. Il peut cependant mentionner ce marché comme référence dans le cadre d’un marché public, à condition qu’il en indique l’état avec véracité (p.ex. ‘en exécution’), et pour autant que le pouvoir adjudicateur n’ait pas retiré cette autorisation pour cause de mauvaise exécution du marché.

4.1.2 Droits intellectuels (art. 19 à 23) §1 Le pouvoir adjudicateur acquiert les droits de propriété intellectuelle nés, mis au point ou utilisés à l'occasion de l'exécution du marché.

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4.2 Cautionnement (art.25 à 33) Pour ce marché, un cautionnement n’est pas exigé.

4.3 Conformité de l’exécution (art. 34) Les services doivent être conformes sous tous les rapports aux documents du marché. Même en l'absence de termes de références, ils répondent en tous points aux règles de l'art. Le prestataire exécutera sa mission dans les règles de l’art et dans le respect de la déontologie propre à son domaine d’activités, plus particulièrement les missions et prestations devront être remplies personnellement et avec diligence par les juristes désignés à cet effet.

4.4 Réception technique préalable (art. 42) Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit à n’importe quel moment de la mission de demander au prestataire de services un rapport d’activité (réunions tenues, personnes rencontrées, institutions visitées, résumé des résultats, problèmes rencontrés et problèmes non résolus, déviation par rapport au planning et déviations par rapport aux TdR, …). Le prestataire transmettra au Programme Appui au Secteur Santé, un rapport technique à l’issue de chaque phase. Le Consultant s’engage à fournir les Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques les plus exigeantes. A la fin de chaque phase, le prestataire fournira un rapport provisoire de réalisation. Les observations qui seront formulées sur ce rapport seront prises en compte par le prestataire pour donner un rapport final.

4.5 Modalités d’exécution (art. 146 es) 4.5.1.1 Délais et clauses (art. 147) La durée de la prestation sera de 2 x 20 jours ouvrables, incluant les travaux préparatoires et le rapportage.

4.5.1.2 Lieu où les services doivent être exécutés et formalités (art. 149) Les services seront exécutés essentiellement à Cotonou et dans les formations sanitaires sélectionnés par les autorités nationales pour cette expertise.. L’appui demande une collaboration avec différents acteurs dont les services du Ministère de la Santé, les Partenaires Techniques et Financiers, des ONG et associations.

4.6 Responsabilité du prestataire de services (art. 152-153) Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services.

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4.7 Moyens d’action du Pouvoir Adjudicateur (art. 44-53 et 154-155) Le défaut du prestataire de services ne s’apprécie pas uniquement par rapport aux services mêmes, mais également par rapport à l’ensemble de ses obligations. Afin d’éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l’exécution du marché, il est strictement interdit au prestataire de services d’offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux préposés du pouvoir adjudicateur concernés directement ou indirectement par le suivi et/ou le contrôle de l’exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. En cas d’infraction, le pouvoir adjudicateur pourra infliger au prestataire de services une pénalité forfaitaire par infraction allant jusqu’au triple du montant obtenu par la somme des valeurs (estimées) de l’avantage offert au préposé et de l’avantage que l’adjudicataire espérait obtenir en offrant l’avantage au préposé. Le pouvoir adjudicateur jugera souverainement de l’application de cette pénalité et de sa hauteur. Cette clause ne fait pas préjudice à l’application éventuelle des autres mesures d’office prévues au RGE, notamment la résiliation unilatérale du marché et/ou l’exclusion des marchés du pouvoir adjudicateur pour une durée déterminée.

4.7.1 Défaut d’exécution (art. 44) §1 L'adjudicataire est considéré en défaut d'exécution du marché: 1° lorsque les prestations ne sont pas exécutées dans les conditions définies par les documents du marché; 2° à tout moment, lorsque les prestations ne sont pas poursuivies de telle manière qu'elles puissent être entièrement terminées aux dates fixées; 3° lorsqu'il ne suit pas les ordres écrits, valablement donnés par le pouvoir adjudicateur. § 2 Tous les manquements aux clauses du marché, y compris la non-observation des ordres du pouvoir adjudicateur, sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l'adjudicataire par lettre recommandée. L'adjudicataire est tenu de réparer sans délai ses manquements. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours suivant le jour déterminé par la date de l'envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme une reconnaissance des faits constatés. § 3 Les manquements constatés à sa charge rendent l'adjudicataire passible d'une ou de plusieurs des mesures prévues aux articles 45 à 49, 154 et 155.

4.7.2 Amendes pour retard (art. 46-154) Les amendes pour retard sont indépendantes des pénalités prévues à l'article 45. Elles sont dues, sans mise en demeure, par la seule expiration du délai d'exécution sans intervention d'un procès-verbal et appliquées de plein droit pour la totalité des jours de retard. Nonobstant l'application des amendes pour retard, l'adjudicataire reste garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est, le cas échéant, redevable à CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 15

des tiers du fait du retard dans l'exécution du marché.

4.7.3 Mesures d’office (art. 47-155) § 1 Lorsque, à l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, pour faire valoir ses moyens de défense, l'adjudicataire est resté inactif ou a présenté des moyens jugés non justifiés par le pouvoir adjudicateur, celui-ci peut recourir aux mesures d'office décrites au paragraphe 2. Le pouvoir adjudicateur peut toutefois recourir aux mesures d'office sans attendre l'expiration du délai indiqué à l'article 44, § 2, lorsqu'au préalable, l'adjudicataire a expressément reconnu les manquements constatés. § 2 Les mesures d'office sont: 1° la résiliation unilatérale du marché. Dans ce cas, la totalité du cautionnement ou, à défaut de constitution, un montant équivalent, est acquise de plein droit au pouvoir adjudicateur à titre de dommages et intérêts forfaitaires. Cette mesure exclut l'application de toute amende du chef de retard d'exécution pour la partie résiliée; 2° l'exécution en régie de tout ou partie du marché non exécuté; 3° la conclusion d'un ou de plusieurs marchés pour compte avec un ou plusieurs tiers pour tout ou partie du marché restant à exécuter. Les mesures prévues à l'alinéa 1er, 2° et 3°, sont appliquées aux frais, risques et périls de l'adjudicataire défaillant. Toutefois, les amendes et pénalités qui sont appliquées lors de l'exécution d'un marché pour compte sont à charge du nouvel adjudicataire.

4.8 Réception des services exécutés (art. 64-65 et 156) 4.8.1 Réception définitive L’approbation du rapport final de la phase 2 ainsi que le document de demande de paiement à soumettre à la CTB, transmis au Bureau d’Exécution Central de PASS SOUROU sera signifiée par courrier au consultant 15 jours calendrier après sa réception.

4.9 Paiements L’adjudicataire envoie la facture (en un seul exemplaire) et la copie de la notification objet de la facture à l’adresse suivante: « PASS SOUROU/ CTB, Ministère de la Santé : 02 BP 8118 Cotonou » Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification Cette facture sera signée et datée, et portera la mention suivante : « certifiée sincère et véritable et arrêtée à la somme de ……€ soit ….. FCFA (montant en toutes lettres) ». -

Aucune avance ne peut être demandée par le prestataire de services et le paiement sera effectué de la manière suivante :

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-

50% au dépôt et à la validation du rapport final de la phase 1

-

50% au dépôt et à la validation du rapport final de la phase 2

4.10 Litiges (art. 73 de l’AR du 14.01.2013) Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. En cas de « litige », c’est-à-dire d’action en justice, la correspondance devra (également) être envoyée à l’adresse suivante : Coopération Technique Belge s.a. Cellule juridique du service Logistique et Achats (L&A) À l’attention de Mme Inge Janssens rue Haute 147 1000 Bruxelles Belgique

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5 Termes de référence 5.1. CONTEXTE JUSTIFICATION La qualité des soins est au centre des préoccupations du Ministère de la Santé (MS). Au cours des dernières années, plusieurs initiatives visant à améliorer la qualité des soins et services ont été expérimentées. Cette volonté s’est traduite en 2013 par l’élaboration d’une politique nationale d’assurance qualité (PNAQ) dont la mise en œuvre est appuyée par plusieurs partenaires. Elle est la première forme de cadrage structuré qui donne des orientations sur la mise en œuvre de la démarche qualité dans le secteur de la santé. Cependant, au niveau national, plusieurs activités et initiatives Assurance Qualité, notamment, la sécurité des patients, la sécurité transfusionnelle, sont pilotées dans différentes directions du Ministère de la Santé (MS), par exemple la Direction Nationale des Etablissements Hospitaliers et de Soins (DNEHS), la Direction de la Santé de la Mère et de l’Enfant (DSME), la Direction des Soins Infirmiers et Obstétricaux (DSIO), et ne sont pas suffisamment coordonnées. Le Dossier Technique et financier (DTF) du Programme d’Appui au Système de Santé (PASS), indique de façon claire la volonté de la coopération bénino-belge d’accompagner le déploiement de la PNAQ. Dans ce cadre, le Programme d’Appui au Système de Santé (PASS), a appuyé une étude d’actualisation de l’état des lieux qui s’est déroulée en deux phases du 13 au 21 Mai et du 3 au 14 Juin 2015. L’état des lieux, outre le constat de la fragmentation des approches assurance qualité en cours, l’absence d’articulation entre les différentes initiatives AQ et les processus et instruments du système de santé comme le Système National d’Information et de Gestion Sanitaire (SNIGS), le RAMU et le FBR, a fait des propositions pour une approche AQ systémique qui vise à renforcer le système de santé. Une feuille de route cohérente de l’appui du PASS à la PNAQ a été également adoptée par le MS. La première phase prévue au titre de la feuille de route concerne l’inventaire des indicateurs, protocoles et des normes de soins. L’inventaire a permis de recenser un millier d’indicateurs en usage dans le secteur, dont la majorité ne remplit pas les critères de qualité d’un indicateur. Suite à l’inventaire, les domaines à couvrir ont été définis et les indicateurs inventoriés ont fait l’objet d’un exercice de sélection rigoureux par des experts nationaux de différentes spécialités avec l’appui d’un spécialiste reconnu en la matière. Cet exercice a permis d’aboutir à un registre d’environ 230 indicateurs, nombre qui selon les experts répond aux normes internationalement reconnues. Les phases suivantes de l’appui, qui seront plus opérationnelles, vont aboutir dans un premier temps au démarrage des audits qualité dans les formations sanitaires. Au début, environ quatre formations sanitaires, dont un hôpital régional (centre hospitalier départemental), deux hôpitaux de zones (ou hôpital de district), et des centres de santé seront concernés. Les activités à mener au titre de cette phase comprennent : (i) la traduction des indicateurs sélectionnés en outils et instruments de mesures de la qualité, l’adaptation d’une application informatique au contexte du secteur pour accompagner le processus d’analyse des données et du suivi des améliorations, la formation des facilitateurs et acteurs en audit qualité et l’accompagnement des audits qualité diagnostics dans les formations sanitaires cibles. Les présents TDR visent le recrutement d’une expertise pour la réalisation des activités de la phase opérationnelle ci-dessus citées.

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5.2. OBJECTIFS DE LA CONSULTATION 5.2.1. OBJECTIF GÉNÉRAL : Contribuer à l’amélioration de la qualité de l’offre de soins et des services dans les structures de soins au Bénin.

5.2.2. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES: Les objectifs visés à travers l’Expertise sont les suivants :  Elaborer les outils de déploiement d’une approche AQ ;  Adapter l’application informatique au contexte du Bénin pour accompagner le processus d’analyse des données et du suivi des améliorations  Former un pool de facilitateurs/auditeurs en audit qualité ;  Accompagner la réalisation des audits qualité diagnostics dans quatre formations sanitaires ;

5.3. RÉSULTATS ATTENDUS – LIVRABLES Les résultats attendus se présentent de la manière suivante : 1. Les outils/instruments de mesures sont disponibles : Questionnaire d’autoévaluation, Guide d’entretien, Check-list du facilitateur, Questionnaire pour les patients, Questionnaire pour le personnel 2. Application informatique contextualisée 3. Vingt-cinq personnes formées en audit qualité 4. Audit qualité initial réalisé dans 04 formations sanitaires 5. Rapport approuvé à la fin de chaque phase

5.4. MÉTHODOLOGIE ET TÂCHES 5.4.1 MÉTHODOLOGIE La prestation se déroulera en deux phases : Phase 1 : traduction opérationnelle des indicateurs en outils de mesure et contextualisation de l’application informatique ; les principaux points méthodologiques de cette phase se déclinent comme suit : 1. Réunion de briefing et de cadrage avec l’équipe conjointe DNEHS-PASS de suivi de l’activité: elle permettra de clarifier le mandat de la consultation, de finaliser l’agenda et de régler les modalités d’organisation pratique de la mission Traduction des indicateurs sélectionnés en cinq types d’instruments de mesure qui sont précisés dans le répertoire des indicateurs: check-list du facilitateur, questionnaire d’auto-évaluation, questionnaire pour les patients, questionnaire pour les prestataires et le guide d’entretien ; CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 19

2. Adaptation de l’outil informatique au contexte du secteur sanitaire du Bénin et former les acteurs sur son utilisation. Il s’agira de prendre en compte notamment la nomenclature définie par les experts et acteurs nationaux, à savoir les domaines, dimensions, indicateurs, critères, etc. L’objectif est de digitaliser ces différents paramètres pour une documentation plus adaptée aux nouvelles technologies. 3. Débriefing de la mission avec l’équipe conjointe de suivi : appréciation des produits de la mission, échanges sur la phase suivante Phase 2 : formation des facilitateurs/auditeurs qualité et accompagnement des audits qualité dans les formations sanitaires 1. Réunion de cadrage avec l’équipe conjointe de suivi de l’activité. Les objectifs de la réunion sont similaires à ceux indiqués ci-dessus. 2. Formation des facilitateurs en audits qualité : une formation théorique d’une journée au maximum en atelier sera organisée à l’intention de personnels de santé des formations sanitaires et du niveau central du MS, sur les principes et la démarche de l’audit qualité et le feedback. La formation couvrira également les aspects relatifs aux rapports, le plan d’amélioration de la qualité (actions correctrices) et le suivi. 3. Formation des facilitateurs/auditeurs nationaux à l’utilisation de l’application informatique contextualisée notamment en mettant à profit les audits diagnostics qui seront réalisés dans les formations sanitaires (voir ci-dessous). 4. Accompagnement et supervision des audits des formations sanitaires : les facilitateurs d’audit qualité ainsi formés réaliseront l’audit diagnostic dans leurs formations sanitaires respectives avec l’accompagnement du consultant. En fonction de la taille de la structure, l’audit pourra couvrir une ou deux unités (hôpitaux) ou l’ensemble de la structure (centre de santé). La démarche qualité sera toutefois couverte dans son ensemble telle que présentée lors de la formation, y compris le feedback, l’introduction des données dans l’application informatique, et l’utilisation de celle-ci pour le monitoring du processus. 5. Un débriefing sera organisé à l’intention de l’Equipe conjointe de suivi à l’issue de ladite mission. Il permettra au consultant d’échanger avec l’équipe sur le déroulement du processus et surtout sur les points d’attention majeurs à prendre en compte.

5.4.2 TÂCHES DES CONSULTANTS Les principales tâches des Consultants se résument comme suit : 1. Traduire les indicateurs en instruments de mesure 2. Adapter l’application informatique d’accompagnement du processus AQ au contexte béninois 3. Former un pool de facilitateurs/auditeurs qualité 4. Accompagner l’audit qualité diagnostic dans les formations sanitaires pilotes identifiées CSC BEN 445 – Démarche qualité dans des Formations Sanitaires 20

5. Initier les facilitateurs à la rédaction des rapports d’audit y compris les plans d’amélioration 6. Former les acteurs sur l’utilisation de l’application informatique d’accompagnement du processus AQ 7. Introduire les données des audits dans l’application informatique 8. Faire un débriefing de la mission à l’équipe conjointe de suivi de l’activité 9. Produire un rapport de la consultation

5.4.3 EXPERTISE RECHERCHÉE La prestation sera fournie par un Cabinet d’étude ou une équipe de deux Experts : 1. Un expert en élaboration des outils et instruments d’évaluation de la qualité. L’expert conduira l’opérationnalisation des indicateurs en outils et instruments de mesure et l’adaptation de l’outil informatique au contexte béninois. Profil de l’expert en élaboration d’outils de mesure et adaptation de l’application informatique: i. Expert en technologie informatique (IT) ii. Au moins 3 ans d’expérience en gestion de données et en développement de logiciels iii. Expérience avec un/des logiciel(s) approuvé (s) par un institut de certification appuyant les approches AQ pour la gestion des données, la visualisation des résultats d’évaluation de qualité des soins et le benchmarking/comparaison iv. Expérience prouvée en opérationnalisation des indicateurs de qualité des soins en instruments de mesure/d’évaluation selon le principe de la triangulation 2. Un expert pour l’opérationnalisation des indicateurs et formation en audit qualité (élaboration des outils/instruments de mesure, adaptation du logiciel d’accompagnement, formation en audit qualité et accompagnement de l’audit diagnostic, formation sur l’utilisation du logiciel). Profil de l’expert en audit qualité i. Médecin de santé publique, ou gestion hospitalière, ou autre qualification académique pertinente ii. Formation et/ou expérience avérée complémentaire en management de la qualité en santé iii. Expérience en développement organisationnel et/ou en coaching iv. Expérience d’au moins 5 ans dans le développement des systèmes de santé ou en gestion hospitalière v. Expérience dans au moins un pays en développement dans la mise en œuvre d’une approche de gestion ou d’amélioration de la qualité basée sur les indicateurs, appuyée par un logiciel spécifique AQ et approuvé par un institut de certification/accréditation vi. Expérience dans la mise en œuvre d’audits de qualité, de la visualisation des résultats et de la planification des mesures d’amélioration de la qualité vii. Expérience en formation, spécifiquement en formation de facilitateurs/auditeurs de qualité viii. Formation et connaissances techniques et pratiques en gestion des risques et en sécurité des patients ix. Parler et écrire couramment le français

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5.4.4 DURÉE DE LA MISSION La prestation sera conduite sur la base de deux phases de 20 homme/jour chacune.

5.4.5 SUPERVISION ET SUIVI DE LA MISSION La prestation sera supervisée conjointement par la coordination du PASS – Sourou avec le secrétariat général du Ministère de la Santé.

5.1.6 Livrables (i). Les outils/instruments de mesures sont élaborés sur base des indicateurs choisis et disponibles : Questionnaire d’autoévaluation, Guide d’entretien, Check-list du facilitateur, Questionnaire pour les patients, Questionnaire pour le personnel (ii) Application informatique adaptée et contextualisée pour accompagner le processus AQ (iii) Un pool d’environ vingt-cinq facilitateurs/auditeurs nationaux formées en audit qualité (iv) Les acteurs locaux des formations sanitaires pilotes sont formés à l’utilisation de l’application informatique d’accompagnement du processus AQ (v) L’audit qualité initial réalisé dans 04 formations sanitaires et les données du premier audit sont introduites en utilisant l’application informatique (vi) Un rapport final approuvé par le PASS

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6 Formulaires 6.1 Formulaires d’identification5 Dénomination de la société / soumissionnaire : Forme juridique : Siège social (adresse) : Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : Numéro d’inscription ONSS ou équivalent : Numéro d’entreprise : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de

Nom, prénom du soumissionnaire : Domicile : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse e-mail : N° de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de :

5

Formulaire à compléter selon que le soumissionnaire est une personne morale ou physique.

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6.2 Certificat de disponibilité En déposant cette offre, le soumissionnaire ………………………………………… certifie explicitement que le(s) consultant(s) mentionné(s) dans l’offre est (sont) disponible(s) pour effectuer les prestations mentionnées dans le présent CSC BEN 445 conformément au calendrier indicatif mentionné dans les termes de référence et au point 2.3 du cahier spécial des charges.

Fait à …………………… le ……………… Signature : Nom :

………………………………………………

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6.3 Tableau « profil expert » Profil expert

Qualifications / expériences

Insérer le profil des experts

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Année d’exécution (au cours des 3 dernières années)

6.4 Formulaire d’offre En déposant cette offre, le soumissionnaire ………………………………………… déclare explicitement accepter toutes les conditions énumérées dans le CSC BEN 445 et renoncer à ses propres conditions (de vente). Il s’engage à exécuter le présent marché public aux prix suivants, exprimés en euros et hors TVA (en chiffres) : Libellé

unité

Quantité

Prestations (forfait en eur/j) (1 expert international en élaboration des outils et instruments d’évaluation de la qualité)

Eur/j

20 j

Prestations (forfait en eur/j) (1 expert international opérationnalisation des indicateurs et formation en audit qualité)

Eur/j

20 j

Montant unit.

Montant total

Marché relatif à l’appui à la mise en route d’une démarche qualité dans des formations sanitaires au Bénin

TOTAL GENERAL NB ; Les frais d’ateliers d’échanges et de restitution ainsi que le transport local uniquement dans le cadre de l’exécution du marché, seront couverts par la CTB.

Fait à …………………… le ……………… Signature :

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6.5 Déclaration sur l’honneur « Droit d’accès » Conformément à l’article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011, est exclu de l’accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l’objet d’une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1°participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal 2°corruption, telle que définie à l’article 246 du Code pénal 3°fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 4°blanchiment de capitaux tel que défini à l’article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Conformément à l’article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux marchés publics, peut être exclu de la participation au marché (quel que soit le stade de la procédure) le prestataire de services : 1° qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de concordat judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales; 2° qui a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de concordat judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales; 3° qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; 4° qui, en matière professionnelle, a commis une faute grave dûment constatée par tout moyen dont les pouvoirs adjudicateurs pourront justifier; 5° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale conformément aux dispositions de l'article 69bis de l’arrêté royal précité ; 6° qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi; 7° qui s'est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre. Je soussigné(e)……………………………………………………………………………. déclare sur l’honneur ne pas me trouver dans une des situations énumérés ci)dessus. Date :………………………………………. Signature originale et manuscrite :

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Déclaration d’intégrité pour les soumissionnaires Concerne le soumissionnaire : Domicile / Siège social : Référence du marché public : À l’attention de l’Agence Belge de Développement (CTB), Par la présente, je / nous, agissant en ma/notre qualité de représentant(s) légal/légaux du soumissionnaire précité, déclare/rons ce qui suit : 





Ni les membres de l’administration, ni les employés, ni toute personne ou personne morale avec laquelle le soumissionnaire a conclu un accord en vue de l'exécution du marché, ne peuvent obtenir ou accepter d’un tiers, pour eux-mêmes ou pour toute autre personne ou personne morale, un avantage appréciable en argent (par exemple, des dons, gratifications ou avantages quelconques), directement ou indirectement lié aux activités de la personne concernée pour le compte de l’Agence Belge de Développement. Les administrateurs, collaborateurs ou leurs partenaires n'ont pas d'intérêts financiers ou autres dans les entreprises, organisations, etc. ayant un lien direct ou indirect avec la Coopération Technique Belge (ce qui pourrait, par exemple, entraîner un conflit d'intérêts). J'ai / nous avons pris connaissance des articles relatifs à la déontologie et à la lutte contre la corruption repris dans le Cahier spécial des charges et je / nous déclare/rons souscrire et respecter entièrement ces articles.

Je suis / nous sommes de même conscient(s) du fait que les membres du personnel de l’Agence Belge de Développement sont liés aux dispositions d’un code éthique qui précise ce qui suit : “Afin d’assurer l’impartialité des membres du personnel, il leur est interdit de solliciter, d’exiger ou d’accepter des dons, gratifications ou avantages quelconques destinés à eux-mêmes ou des tiers, que ce soit ou non dans l’exercice de leur fonction, lorsque les dons, gratifications ou avantages précités sont liés à cet exercice. Notons que ce qui importe le plus dans cette problématique est moins l’enrichissement résultant de l’acceptation de dons, gratifications ou avantages de toute nature, que la perte de l’impartialité requise du membre du personnel dans l’exercice de sa fonction. À titre personnel, les membres du personnel n’acceptent aucune gratification, aucun don ni avantage financier ou autre, pour les services rendus”. Si le marché précité devait être attribué au soumissionnaire, je/nous déclare/rons, par ailleurs, marquer mon/notre accord avec les dispositions suivantes : 

Afin d’éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l’exécution du marché, il est strictement interdit au contractant du

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





marché (c'est-à-dire les membres de l’administration et les travailleurs) d’offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux membres du personnel de l’Agence Belge de Développement, qui sont directement ou indirectement concernés par le suivi et/ou le contrôle de l'exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Tout contrat (marché public) sera résilié, dès lors qu’il s’avérerait que l’attribution du contrat ou son exécution aurait donné lieu à l’obtention ou l’offre des avantages appréciables en argent précités. Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l’exclusion du contractant du présent marché et d’autres marchés publics pour l’Agence Belge de Développement. Le contractant du marché (adjudicataire) s’engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d’exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu’il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels.

Le soumissionnaire prend enfin connaissance du fait que l’Agence Belge de Développement se réserve le droit de porter plainte devant les instances judiciaires compétentes lors de toute constatation de faits allant à l’encontre de la présente déclaration et que tous les frais administratifs et autres qui en découlent sont à charge du soumissionnaire. Signature précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé" par : avec mention du nom et de la fonction …………………………….. Lieu, date

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[Disclaimer: The below text is machine translated. For accurate information kindly refer the above text in original language.] SPECIAL SECTION OF CHARGES BTC / CTB 445 BEN OF 02/05/2016 MARKET SERVICES ON THE SUPPORT OF GETTING STARTED QUALITY PROCESS IN TRAINING HEALTH IN BENIN NAVISION CODE: BEN1302511 1. General 1.1 Exceptions to the general conditions Point 4 "Special Contract Provisions" of this special specifications (SCC) holds the particular administrative and contractual clauses applicable this procurement notwithstanding the general specifications (CGCh) or supplement or clarify it. 1.2 Contracting authority The contracting authority this procurement is the Belgian Technical Cooperation, SA under public law with social purposes, having its registered office at 147, High Street, 1000 Brussels (number 0264,814,354 company, RPM Brussels). Under the Act of 21 December 1998 establishing the "Technical Cooperation Belgian "BTC is given exclusivity of performance, both in Belgium and abroad, public service tasks in the field of direct bilateral cooperation with countries partners. In addition, it can run other cooperation missions demand of public interest organizations and develop its own activities that contribute to its objectives. For this contract, BTC is represented by Mr Michel Françoys, Resident Representative of BTC in Benin. 1.3 Rules governing the market For this market are ea application: " The Act of 15 June 2006 on public procurement and certain works contracts, supplies and services. 1 " The Law of 17 June 2013 on the motivation, information and remedies public procurement and certain works, supplies and services; " The Royal Decree of 15 July 2011 concerning the award of public contracts in the sectors conventional " The Royal Decree of 14 January 2013 laying down general rules of contract performance Public and public works concessions.

The law of 21 December 1998 establishing the Belgian Technical Cooperation 2 , amended by the laws of 13 November 2001 and 30 December 2001. 3 " The Convention on the fight against the bribery of foreign officials in International Business Transactions, which was transposed into Belgian law by the Law of February 10, 1999 for the Suppression of Corruption 1.4 Definitions As part of this market, it should be understood by: " The tenderer: The natural person (m / f) or legal entity that submits a bid; " The service provider or contractor: The tenderer to whom the contract is assigned; " The contracting authority: Belgian Technical Cooperation; " Offer: The commitment of the tenderer to perform the contract on the conditions present ; " The general rules for EGR execution: the rules found in the Royal Decree of 01.14.2013 laying down general rules of execution of public contracts and concessions public works; " Special Administrative (SCC): This document adopted by the Power Contracting. This document defines what it needs, the award procedure market and the specific contractual terms of the order; " IDISB: Development Index and Gender Inequality in Benin. 1.5 Privacy The bidder or contractor and BTC are bound to secrecy with regard to third regarding all confidential information obtained as part of this contract and transmit them to third parties after prior written consent of the other party.

2 Purpose and scope of the market 2.1 Nature of contract This contract is a service contract. 2.2 Purpose of contract This service contract is for the recruitment of consultants to support the implementation route of a quality approach in health facilities in Benin so contribute to improving quality of care and services in structures in Benin care. Specifically, this contract is to " Develop deployment tools of a quality assurance approach; " Adapt the computer application to the context of Benin; " Form a pool of facilitators / auditors; " Accompany the realization of diagnostics quality audits in four formations health; The BTC Health Programme in Benin a research firm study or two (02) experts international level to carry out this contract in accordance with conditions this SCC. This contract consists of one lot. The lot description is included in Part 5 of this Terms of Reference CCS. 2.3 Quantity The amounts alleged below are provided for informational purposes. The duration of the service shall be two (02) times twenty (20) man / day. 2.4 Duration The contract period starts on the day after the date of notification of this award market and expires at the final acceptance of the services. The market will take place between June 15 and August 15, 2016. 3 Steps 3.1 Award procedure Negotiated procedure without application advertising: - The art 26, § 1 1 has the law of 15 June 2006. 3.2 Advertising 3.2.1 official Advertisement No application. 3.2.2 Advertising BTC This market will be published on the websites of BTC ( www.btcctb.org ) BTC Benin ( Www.ctb-benin.org ) and in newspapers (the nation and free morning). 3.3 Information The award of this contract is coordinated by the Central Bureau of Program Execution PASS SOUROU health. As long as the court proceedings, all contacts between the contracting authority and the bidders (if any) for this market exclusively pass through this service and it is forbidden to bidders (if any) to enter contact with the contracting authority in another way about this market, except otherwise provided in this SCC.

All information must be requested in writing or by email to: Dr. Mohamed Lamine DRAMA, PASS Coordinator SOUROU, BTC Benin [email protected] 02 BP 8118, Cotonou, Ministry of Health Until the notification of the award decision shall not be given any information on the evolution of the procedure. To introduce an adequate supply in any case, interested bidders may apply to the above address. If interested bidders have downloaded the CSC in electronic form, they are requested to contact the procurement manager to submit their contact information and to learn about any changes or information complementary. It is also recommended that bidders who downloaded the CSC electronically to regularly consult the web-site of BTC-Benin (www.ctb-benin.org). 3.4 Offer 3.4.1 Scope of supply The tenderer must accept without reservation to all CCS. If it was include gaps, errors and / or inaccuracies, the bidder must the identify and correct them in a separate document, giving useful explanations and consequences, including financial and technical. By the mere fact of filing a bid, the bidder declares to waive its own Terms of Sales). The bidder shall use the form for setting its offering and complement its inventory. Failing to use this form, the tenderer bears full responsibility of the perfect consistency between the documents he used, and the form The bidder / consultant who participated in the formulation of a project can later introduce an offer for the evaluation of this project. 3.4.2 Composition of the offer The tender will be composed as follows (see point 6 "Forms"): " The identification form; " The declaration on honor concerning the right of access; " Documents relating to the qualitative selection; " The documents relating to the award criteria;

The offer form; " The statement of integrity; " The certificate of availability at least during periods corresponding to the mission as indicated in 2.3; " The table "Expert profile". 3.4.3 Determination, components and price review All prices stated in the offer in euros. The total amount of the offer is expressed in full, it is the same for unit prices if the contract documents require. No formula adjustment to the exchange rate will be accepted. Prices quoted are exclusive of VAT. 3.4.3.1 Mode pricing This market is a market price schedule, which means that only price unit are fixed. The contractor is supposed to have included in its unit prices all possible charges levied services, excluding VAT. Pursuant to Article 21 § 2 of the Royal Decree of 15 July 2011, the contracting authority can perform all the checks on all vouchers and spot checks of the accuracy of the information provided as part of the price verification. 3.4.3.2 Elements included The service provider is supposed to include in its prices as global unit that all generally any fees and charges levied on services, with the exception of value added tax. Include Prices include: " Administrative and secretarial expenses; " The cost of the documentation relating to services and, when required by the contracting authority ; " The delivery of documents or records related to the performance of services; " Customs and excise duties relating to equipment and products used;

Packaging costs; " Hospitality expenses. " Transportation costs (including airfare), travel and insurance " Housing costs " Visa and insurance costs " The fees and per diem 3.4.4 Language The tender will be in French or Dutch. 3.4.5 Commitment Period Tenderers are bound by their tender for a period of 90 calendar days, from the day following the deadline for the receipt of tenders. 3.4.6 Introduction of offers The tender will be in three copies, one copy will be marked "original" and the other two "copies" or "duplicate". The offer includes the necessary documents as part of the selection criteria and award (see paragraphs 3.5 "Right of access", 3.6 "qualitative selection" and 3.7 "Criterion award "). The original and "copies" or "duplicates" signed and dated will be sent to Program Health SOUROU PASS at the following address: Ministry of Health, Akpakpa '' (Benin) under sealed envelope marked "OFFER" CSC 445 BEN ON THE SUPPORT STARTING OF QUALITY MANAGEMENT IN TRAINING HEALTH IN BENIN He will be received at the 10h00mn 05.27.2016 at the latest. It will be mandatory sent either by registered mail at the Post Office or by bearer against acknowledgment of receipt. The Offer and all the accompanying documents must be numbered and signed by the tenderer or his representative. The same applies in any overload, temperature or mention made hereto. The proxy must show that he is authorized to enter the tenderer. 3.5 Right of access In order to analyze the causes of exclusion, the tenderer must attach to his provides:

a sworn statement attesting that they are not in any of the cases referred to Article 61 of the Royal Decree of 15 July 2011; The model declaration on honor in Part 6 "Forms" of the special conditions charges. The tenderer's attention is drawn to the fact that before the conclusion of the contract: (1) the contracting authority will verify the accuracy of this affidavit in Head of the bidder whose bid is the highest ranked and must ask this agent the following documents: a certificate of Social Security (Social Security, or other CNSS) on the preliminary last quarter preceding the date of submission of tenders. If the bidder is a Independent and / or does not have a staff, it will join the proof of payment of social security contributions (such as a certificate of his social insurance fund) or a sworn statement that he did not dependent employee. (2) the contracting authority reserves the right to invite him to produce the following document: a recent criminal record; The recent nature of the above documents is established insofar as the latter date of less than six months from the date of submission of tenders 3.6 Qualitative selection 3.6.1 Technical capacity The benefit will be provided by a Cabinet study or two Experts team. The technical capacity of service providers consultants will be evaluated under their expertise and experience. The bidder to complete this table "Profile expert "and join the CV and copies of diplomas consultants. The required profiles and experience as described in the terms of reference are following: 1. An expert in development of tools and quality assessment instruments. The expert lead the operationalization of indicators and tools and measuring instruments adaptation of computers in Benin context. Expert's profile measurement tools development and adaptation of the computer application: i. Expert in Information Technology (IT) ii. At least 3 years of data management experience and software development iii. Experience with / software (s) approved (s) by institute certification supporting QA approaches to data management, visualization care quality assessment results and benchmarking / comparison

iv. Proven experience in operationalization of quality indicators care in measuring instruments / assessment on the principle of triangulation 2. An expert for the operationalization of indicators and audit quality training (development of the tools / instruments of measurement, adaptation of software Accompanying in audit quality training and support of the audit diagnosis, training in the use of the software). Expert profile in audit quality i. Public health doctor, or hospital management, or other relevant academic qualification ii. Training and / or complementary proven experience in management health as iii. Experience in organizational development and / or coaching iv. Experience of at least 5 years in systems development Health and hospital management v. Experience in at least one developing country setting implement a management approach or quality improvement based on indicators, supported by a specific software QA and approved an institute of certification / accreditation vi. Experience in the implementation of quality audits of visualization of results and measures of planning of quality improvement vii. Experience in training, specifically training Facilitators / quality auditors viii. Training and technical and practical knowledge in management Risk and Patient Safety ix. Speak and write fluent French Bidders who do not meet the criteria of technical ability as defined above (profiles and experiences) will not be retained. 3.7 Attribution The choice of the most advantageous offer is based on an evaluation of bids taking the following criteria: " Methodology: 30% The service provider will produce a detailed methodology with a roadmap that presents the steps and deliverables for each phase. " Bidder's presentation: 40% A Bidder presentation note (3 pages maximum) showing his supply / value to the mission with the expected results of the mission.

Price: 30%. The following rules will be applied each time to distribute points: a) Regarding the criterion "price", the following formula will apply: Points tender X = Price lowest bid x 30 X offer price The amount included in the price comparison is the total amount of the offer. As regards the other criteria, the best offer receives each time the maximum points and other offers are listed according to the relative deviation from the best offer. The offer for one of these criteria, does not get half the points will be rejected. 3.8 Negotiations (S) agent (s) who submitted the most interesting deals (es) can (can) be invited to present / clarify their offer in writing or in an interview with the power contracting. If necessary, he (s) is (are) guest (s) to introduce an improved offer. 3.9 Conclusion of Contract The contract will be awarded to the tenderer (selected) which introduced more tenders Advantageously, if necessary improved, based on the above mentioned criteria. However, it should be noted that under Art. 18 of the Law of 24 December 1993, contracting authority may either abandon to move the market or redo the procedure, the necessary in a different mode. The full contract agreement consists of a public contract awarded by BTC to the bidder selected in accordance with this SCC and its annexes, supply and all its annexes, such possibly modified following the negotiations, the registered letter with notification of the award decision and any later documents, accepted and signed by both parties. 4 Special Contract Provisions This chapter of the CSC contains administrative and contractual clauses Special applicable to this procurement notwithstanding CGCh or complement or elaboration thereof. The numbering of the provisions included below follows that of CGCh. In the absence of indication, the relevant provisions are fully CGCh application. 4.1 servant leader The lead officer is Dr. Mohamed Lamine DRAMA, Expert International BTCBenin, Coordinator of the Health Programme. 02 BP 8118 Cotonou Akpakpa Ministry of Health, e-mail: [email protected] Once the contract is concluded the lead officer is the main contact for service services. All correspondence and all matters concerning the implementation of market addressed to it, unless expressly stated otherwise in the SCC. The lead officer is responsible for monitoring the performance of the contract. The managing official is fully competent to regard the monitoring of the implementation of market, including issuing service orders, the establishment of the minutes and states of affairs, the approval of services, state of advances and statements. The lead officer is empowered to make any order, within the limits of this CSC, in order to allow the proper execution of the contract.

However, are not part of its jurisdiction: The signing of amendments, and any other decision or agreement involving a waiver of essential terms and conditions market. For such decisions, the contracting authority is represented as stipulated under Point 1.2 "Contracting authority". The lead officer is in no way entitled to amend the terms (p. Eg., Time execution, ...) of the contract, even if the financial impact would be zero or negative. All commitment, agreement or modification derogating conditions stipulated in the SCC and has not been notified by the contracting authority must be considered invalid. 4.1.1 Privacy (art. 18) The purchaser agrees to make no advertising about this contract without the agreement prior written the contracting authority. However, it may be mentioned that market as reference in the context of a public contract, provided that it shows the state with veracity (eg 'in execution'), and provided that the contracting authority has not withdrawn this authorization due to poor performance of the contract. 4.1.2 Intellectual property rights (Art. 19 to 23) §1 The contracting authority acquires the intellectual property rights created, developed or used during contract performance. 4.2 Deposits (Article 25 to 33) For this market, bond is not required. 4.3 Compliance enforcement (art. 34) The services must comply in all respects with the contract documents. same in the absence of terms of reference, they meet in all respects the rules of art. The provider will perform its mission within the rules of the art and in compliance with the own ethics in its field of business, especially the missions and benefits must be fulfilled personally and diligently by jurists appointed for this purpose. 4.4 prior technical Reception (art. 42) The contracting authority reserves the right at any time of the mission ask the service provider an activity report (meetings held, persons encountered, visited institutions, summary of results, problems and issues unresolved deviation from planning and deviations from the ToR ...). The provider will transmit the Program Support to Health Sector, a technical report After each phase. The Consultant agrees to provide the Services in accordance with professional and the highest ethical standards. At the end of each phase, the contractor will provide an interim report on implementation. The comments to be made on this report will be considered by the service provider to give a final report. 4.5 Implementation arrangements (art. 146 s) 4.5.1.1 Time and clauses (art. 147) The duration of the service will be 2 x 20 working days, including the preparatory work and reporting.

4.5.1.2 Place where services are to be performed and formalities (art. 149) The services will be performed primarily in Cotonou and in health facilities selected by the national authorities to this expertise .. The support requires collaboration with various stakeholders including the services of the Ministry of Health, Technical and financial partners, NGOs and associations. 4.6 Liability of the service provider (Art. 152-153) The service provider takes full responsibility for faults and failings presented in the services provided. Furthermore, the service provider guarantees the contracting authority of the damage and interests which it is liable to third parties due to the delay in the execution of services or the default service provider. 4.7 Means of action of the Contracting Authority (Art. 44-53 and 154-155) The default service provider is not assessed solely in relation to services themselves, but also with respect to all its obligations. To avoid any impression of risk of partiality or connivance in monitoring and Monitoring of Implementation of the market, it is strictly forbidden to the service provider to offer directly or indirectly, gifts, meals or any other advantage tangible or intangible, regardless of its value, to the employees of the contracting authority affected directly or indirectly by monitoring and / or control of execution market regardless of their rank. In case of violation, the contracting authority may impose on a service provider fixed penalty offense by up to three times the amount obtained by the sum of values (estimated) from the advantage afforded to the employee and the advantage that the contractor hoped to obtain by offering the benefit to the employee. The contracting authority considers sovereign of the application of this penalty and height. This provision does not prejudice the possible application of other statutory measures RGE planned, including unilateral termination of the contract and / or exclusion of power markets contracting for a fixed term. 4.7.1 Breach of contract (Art. 44) §1 The contractor is considered the breach of contract: 1 where the services are not performed under the conditions defined by the contract documents; 2 ° at any time when benefits are not prosecuted so that they can be fully completed relevant dates; 3 ° when not follow written orders, validly given by the contracting authority. § 2 Any breach of conditions of contract, including non-compliance with orders the contracting authority, is recognized by a report, a copy is transmitted immediately to the purchaser by registered letter. The contractor shall repair without delay its shortcomings. He may lodge by letter defenses with the contracting authority in fifteen days after the date determined by the date of dispatch of the minutes. His silence is considered, after this period, as an acknowledgment of the facts. § 3 Recorded failures dependents make the contractor liable to or several of the measures under Articles 45 to 49, 154 and 155.

4.7.2 Fines for delay (Art. 46-154) Late fines are independent of the penalties under Article 45. They due, without notice, only by the expiration of the execution time without interference a report and applied automatically for all days late. Notwithstanding the application of fines for delay, the contractor remains the guarantor vis-à-vis the contracting authority for damages which it is, if any, owed to 4.7.3 automatically measures (arts. 47-155) § 1 Where, after the relevant deadline in Article 44, § 2, to assert his ways defense, the successful tenderer has been inactive or presented means deemed unjustified by the contracting authority, it may resort to statutory measures described in paragraph 2. The contracting authority may, however, use the automatic measures without waiting for the expiry the period specified in Article 44 § 2, when, previously, the successful tenderer expressly recognized the failures. § 2 The office measures are: 1. unilateral termination. In this case, the entire bond or, Failing the constitution, an equivalent amount is acquired automatically in power contracting as liquidated damages. This measure excludes the application any fine the head of delays execution for the terminated portion; 2. the direct labor of all or part of the non-executed market; 3. conclude one or more contracts for account with one or more other parties for all or part of remaining contract to be performed. The measures provided in paragraph 1, 2 and 3 are applied at the expense and risk of the defaulting buyer. However, the fines and penalties that are applied when the execution of an account for market are borne by the new contractor. 4.8 Acceptance of services performed (art. 64-65 and 156) 4.8.1 Final acceptance The approval of the final report of phase 2 and the payment application document to submit to BTC, transmitted to the Central Bureau of Performing PASS will SOUROU consultant notified by mail to 15 calendar days after receipt. 4.9 Payments The purchaser sends the bill (one copy) and a copy of the notification object invoice to the following address: "PASS SOUROU / BTC, Ministry of Health: 02 BP 8118 Cotonou" Only correctly executed services may be charged. Payment of the amount due to the service provider must intervene within the payment of thirty days from the expiry of the verification period This bill will be signed and dated, and will include the statement: "sincere and certified true and stopped at the sum of € ...... .. ... is FCFA (amount in words) ". No advance may be requested by the service provider and the payment be made as follows:

50% deposit and validation of the final report of phase 1 50% deposit and validation of the final report of Phase 2 4.10Litiges (art. 73 of the Royal Decree of 01.14.2013) All disputes relating to the performance of this contract are exclusively decided by the competent courts of the judicial district of Brussels. The official language is French or Dutch. The contracting authority is not responsible for damage caused to persons or property which are the direct or indirect result of activities necessary for the performance of this market. The contractor guarantees the contracting authority against any action for damages by third parties in this regard. In case of "litigation", that is to say action, correspondence must (also) be sent to the following address: Belgian Technical Cooperation her Legal Unit of Logistics and Purchasing Service (L & A) Attention Inge Janssens 147 High Street 1000 Brussels Belgium 5 Terms of Reference 5.1. C JUSTIFICATION CONTEXT Quality of care is a central concern of the Ministry of Health (MOH). the In recent years, several initiatives to improve the quality of care and services have been tested. This commitment was reflected in 2013 by developing a National Quality Assurance Policy (NAP) whose implementation is supported by several partners. It is the first form of structured framing that gives guidance on the implementation of quality control in the health sector. However, at national level, several activities and initiatives Quality Assurance, including patient safety, blood safety, are controlled in various departments of the Ministry of Health (MS), for example, the National Directorate of Hospital Establishments and Care (DNEHS), the Department of Health of the Mother and Child (DSME), the Care Directorate and Obstetrical Nursing (DSIO), and are not sufficiently coordinated. The Technical and Financial File (DTF) of the Support Programme to the Health System (PASS), clearly shows the will of the Benin-Belgian cooperation to accompany the NAP deployment. In this context, the Support Program for Health System (PASS), supported a study updating the inventory held by two phases from 13 to 21 May and from 3 to 14 June 2015. The inventory, in addition to the finding of fragmentation of quality assurance approaches in progress, the lack of articulation between the AQ various initiatives and processes and the health system as instruments National Information System and Health Management (SNIGS), OHIP and the FBR, made proposals for systemic QA approach that aims to strengthen the health system.

A coherent roadmap to support the PASS NAP has also been adopted by the MS. The first phase provided for under the roadmap regards the inventory of indicators, protocols and standards of care. The inventory has identified a thousand indicators in use in the sector, the majority does not meet the quality criteria of a indicator. Following the inventory, areas to be covered were defined and indicators surveyed have undergone a rigorous selection exercise by national experts different specialties with the support of a recognized specialist in the field. This exercise possible to reach a record of about 230 indicators, a number which according to experts respond with internationally recognized standards. The following support phases, which will be more operational, will result in a first start time quality audits in health facilities. Initially, approximately four health facilities, including a regional hospital (county hospital), two Hospital zones (or district hospitals) and health centers will be affected. The activities to be undertaken under this phase include: (i) the translation of indicators selected tools and instruments of quality measures, adaptation of an application IT context of the sector to support the data analysis process and monitoring improvements, training facilitators and actors in audit and quality support for diagnostics quality audits in target health facilities. These TDR target the recruitment of expertise for the realization of the activities operational phase above mentioned. OBJECTIVES OF THE CONSULTATION 5.2.1. O GENERAL OBJECTIVE : Contribute to improving quality of care and services in structures in Benin care. 5.2.2. O SPECIFIC OBJECTIVES : The objectives through the expertise are: " Develop deployment tools of a QA approach; " Adapt the computer application to the context of Benin to accompany the process of data analysis and monitoring improvements " Form a pool of facilitators / auditors audit quality; " Accompany the realization of diagnostics quality audits in four formations health;

5.3. EXPECTED RESULTS DELIVERABLES The expected results are as follows: 1. Tools / measuring instruments are available: Self-Assessment Questionnaire, Care Guide, Checklist of the facilitator, Questionnaire for patients, Questionnaire for staff 2. Computer application contextualized 3. Twenty-five people trained in audit quality 4. Initial Quality Audit as 04 health facilities 5. Report approved at the end of each phase 5.4. M AND ETHODOLOGY T ASKS 5.4.1 M ETHODOLOGY The delivery will take place in two phases: Phase 1 : operationalization of indicators in measuring tools and contextualization the computer application; the main methodological points of this phase broken down as follows: 1. Briefing meeting and framing with the joint team monitoring DNEHS-PASS activity: it will clarify the mandate of the consultation, finalize calendar and address practical organizational modalities of the mission Translation of selected indicators into five types of measuring instruments which are specified in the folder indicators: checklist of the facilitator, Love of self-assessment questionnaire for patients, Questionnaire for providers and the interview guide; 2. Adaptation of the IT tool to the context of the health sector in Benin and train people in its use. This will take into account in particular the nomenclature defined by experts and national stakeholders, namely areas, dimensions, measures, criteria, etc. The goal is to digitize these different settings for a more adapted to the new documentation technologies. 3. Debriefing of the mission with the joint monitoring team: appreciation products of the mission, discussions on the next phase Phase 2: training of facilitators / listeners quality and support quality audits in health facilities 1. Scoping meeting with the joint team to track activity. The objectives of the meeting are similar to those indicated above. 2. Training of facilitators quality audits: a theoretical training Maximum day workshop will be organized for personnel of health clinics and central level of the MS, the principles and approach the quality audit and feedback. The training will also cover aspects of reporting, the quality improvement plan (shares corrective) and monitoring.

3. Training facilitators / national auditors to use the application IT contextualized in particular by leveraging diagnostic audits that will be made in health facilities (see below). 4. Support and supervision of audits of health facilities: the Facilitators trained audit quality and realize the audit in their diagnosis respective health facilities with the support of the consultant. In Depending on the size of the structure, the audit may cover one or two units (Hospitals) or the entire structure (health center). The quality approach however, will be covered as a whole, as presented at the of training, including feedback, the introduction of data in the application computers, and the use thereof for monitoring the process. 5. A debriefing will be held for the joint monitoring team after that mission. It will enable the consultant to talk with the team on the process flow and especially on major attention points to take into account. UREA MISSION The benefit will be conducted on the basis of two phases of 20 man / day each. 5.4.5 S Upervision AND MONITORING MISSION The benefit will be jointly supervised by the coordination of the PASS - Sourou with General Secretariat of the Ministry of Health. 5.1.6 Deliverables (I). Tools / measuring instruments are developed based on selected indicators and available: Self-Assessment Questionnaire, Maintenance Guide, Checklist of the facilitator, Questionnaire for patients, Questionnaire for staff (Ii) Computer application adapted and contextualised to support the QA process (Iii) A pool of about twenty-five facilitators / national auditors trained in audit quality (Iv) Local actors pilot health facilities are trained in the use of the accompaniment of computer application of the QA process (V) The initial audit quality conducted in 04 health facilities and data from the first audit are introduced using the computer application (Vi) A final report approved by the PASS