Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie
CC18-P05 Travaux supérieurs à 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation
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Définition Projets qui ne relèvent pas d’entretien normal. Il s’agit de projets d’une dépense capitale reliée à l’église, le presbytère, à la salle paroissiale ou communautaire, ou tout autre bâtiment appartenant à la paroisse. Exemples Projet de construction, de réfection de la toiture, des murs ou des perrons, remplacement des fenêtres, du système de chauffage, travaux à la cheminée, travaux de repavage, etc. Soumissions Ces demandes doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège des consulteurs, soient par la poste, par télécopieur ou par courriel à «
[email protected] », à l’attention du directeur des finances et de l’administration (DFA) de l’Archidiocèse. Précisions Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse. Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). On ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense. Au cours de son projet d’envergure, la paroisse aura à obtenir de l’Archevêque : 1. Une approbation en principe du projet 2. Une approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur choisi, lorsque les coûts de celui-ci s’élèvent à 15,000$ ou plus 3. Une approbation du projet, après révisions des plans et devis préparés par l’architecte/l’ingénieur 4. Une approbation pour augmenter les coûts du projet au-delà du montant approuvé, si applicable 5. Une approbation pour le financement par emprunt, si applicable 6. Une approbation d’exemption de la taxe diocésaine sur une levée de fonds, si applicable Avant de commencer
Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) Obtenir au minimum trois (3) soumissions d’offre de services d’architectes ou d’ingénieurs Obtenir la recommandation de son C.A.T. sur le projet et le choix d’embauche de l’architecte/ingénieur, si les coûts de ce dernier sont de 15,000$ ou plus
Comme il s’agit de projet d’envergure dont les coûts s’élèvent à 100,000$ et plus, la paroisse est encouragée à communiquer tôt dans son processus avec le DFA ou avec le gérant de la planification, des propriétés et des logements (GPPL) qui saura bien vous guider dans votre démarche.
Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie
CC18-P05 Travaux supérieurs à 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation
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Démarche de projet à suivre 1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F05 b. L’avis de son consulteur régional c. Une description de la nature du projet d. Un budget provisoire de projet e. La soumission d’offre de services de trois (3) architectes ou ingénieurs, si plus de 15,000$ f. Une résolution avec la recommandation de son C.A.T. sur le projet et le choix d’embauche de l’architecte/ingénieur, si les coûts de celui-ci sont de 15,000$ ou plus g. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt au Fonds de prêt aux paroisses) 2. Soumettre la demande au DFA à l’archidiocèse et à son consulteur régional pour une approbation en principe du projet et pour une approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur, si plus de 15,000$. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. 3. Après réception d’une approbation en principe, et si applicable l’approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur, par écrit du DFA, la paroisse doit : a. Signer un contrat de l’ordre professionnel de son architecte/ingénieur b. Obtenir les plans et devis de son architecte/ingénieur c. Obtenir trois soumissions d’estimation de coûts de contracteurs d. Obtenir la recommandation de son C.A.T. avec justification pour la soumission choisie e. Préparer un budget révisé 4. Soumettre le tout au DFA à l’Archidiocèse pour approbation de projet de l’Archevêque après consultation avec le Collège des consulteurs. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. 5. Après réception d’une approbation du projet par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit : a. Signer un contrat de type CCDC-2 avec l’entrepreneur général b. Effectuer les travaux conformément aux lois en vigueur 6. Faire rapport du progrès du projet au DFA à l’Archidiocèse et à son consulteur régional. 7. Une fois le projet terminé, en faire rapport au DFA (permis d’occupation de la ville, certificat d’achèvement substantiel de l’architecte/ingénieur, coût final, évaluation finale du projet).
