COLLÈGE DES CONSULTEURS POLITIQUES - 2018

DEMANDES D’APPROBATION PAR LES PAROISSES - ARCHIDIOCÈSE D’OTTAWA

1247, place Kilborn Ottawa (Ontario) K1H 6K9 www.catholiqueottawa.ca

Collège des consulteurs Politiques - 2018 Table des matières Préface

Politique

Travaux inférieurs à 15,000$

CC18-P01

Travaux urgents

CC18-P03

Demande d’exemption de la taxe diocésaine / d’une levée de fonds Travaux de 15,000$ à 100,000$ de construction, d’entretien, de rénovation et de réparation Travaux supérieurs à 100,000$ de construction, d’entretien, de rénovation et de réparation Projet qui modifie l’intérieur de l’église ou les lieux de culte Emprunt du Fonds de prêts aux paroisses pour son projet Location d’immeubles et de terrain (révisée) Achat de bien mobilier et immobilier

Aliénation de bien temporel à un autre ANNEXES • • • •

Formulaires de demande Ressources Références Contacts à l’Archidiocèse

CC18-P02 CC18-P04 CC18-P05 CC18-P06 CC18-P07 CC18-P08 CC18-P09 CC18-P10

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). Dans les calculs, on ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense.

Préface Il me fait plaisir d’annoncer des nouvelles politiques et ressources pour les soumissions des paroisses au Collège des consulteurs, approuvées par l’archevêque Terrence Prendergast, s.j., qui remplacent la politique précédente en date de 2010 suite à la recommandation des membres du Collège des consulteurs à la réunion du mois de février 2018. Ces outils sont maintenant disponibles sur notre site Internet au http://www.catholiqueottawa.ca/college-desconsulteurs Vous noterez que ces nouvelles politiques du Collège des consulteurs alignent nos lignes directrices en matière de construction avec celles publiées par l'Assemblée des évêques catholiques de l'Ontario (ACBO) en 2016. Elles ont été développées avec soin et considération pour les paroisses, pour leur fournir des renseignements clairs et précis, et pour les soutenir, les équiper et les guider dans leurs projets de construction, de rénovation, de restauration et de modification des propriétés de l’église. Ces politiques, numérotées de un à dix, fournissent des définitions, des exemples, des clarifications, des exceptions, des étapes importantes avant de commencer un projet et des procédures pour soumettre des projets à l'Administration diocésaine et au Collège des consulteurs et, une fois approuvée par l'Archevêque, pour mener à bien leurs projets. De plus, nous avons créé un formulaire spécifique pour chacune des dix politiques afin de faciliter le processus d'approbation. Ces formulaires doivent être utilisés à l’avenir pour soumettre votre demande. Vous trouverez également sur notre site Internet des documents de référence et des ressources pour vous appuyer dans vos projets, tels que: des Règles générales, applicables à la majorité des projets; des coordonnées pour rejoindre les consulteurs régionaux et le personnel diocésain; des exemples de contrats pour des projets de petite et de grande envergure; une liste d’assurances applicables pour les projets de construction; et un formulaire de contrat de location à court terme. Ces politiques entre en vigueur le 1er avril 2018 et rendent caduques et remplacent les dispositions des lois et coutumes particulières en cours à l’Archidiocèse d’Ottawa qui peuvent être en conflit, ou être incompatibles avec les dispositions de ces politiques 2018. Nous espérons que ces politiques, formulaires et ressources seront des outils pratiques pour toutes nos paroisses. Si vous avez des questions concernant ces politiques, n'hésitez pas à contacter votre consulteur régional ou notre personnel diocésain qui travaille avec le Collège.

Son Exc. Mgr Christian Riesbeck, cc, V. G. Vicaire auxiliaire d’Ottawa En date du 16 mars 2018

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P01 Travaux inférieurs à 15,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition Il s’agit de travaux stables et courants qui reviennent régulièrement, qui sont insérés dans les budgets. Précisions Ces projets peuvent être réalisés sans autorisation de l’Archevêque.

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). On ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense. Exceptions Les projets suivants doivent toujours obtenir une approbation de l’Archevêque au préalable : • Projet qui modifie l’intérieur de l’église, suivre la politique CC18-P06 • Projet qui modifie les lieux de culte de l’église, suivre la politique CC18-P06 • Projet qui nécessite un emprunt, suivre la politique CC18-P07 Veuillez consulter la politique applicable.

Avant de commencer  Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01)  S’assurer de disposer des fonds nécessaires. Sinon, communiquer dès que possible avec le directeur des finances et administration (DFA) au diocèse  Lorsque vous devez faire un emprunt ou faire une levée de fonds pour couvrir en partie ou en totalité les dépenses, avant d’effectuer les travaux vous devez : 1. Obtenir la recommandation de son comité des affaires temporelles (C.A.T.); et 2. Obtenir l’approbation de l’Archevêque Démarche de projet à suivre

1. Lorsque les coûts sont inférieurs à 15,000$ et qu’il s’agit d’activités stables et courantes, le curé/l’administrateur peut procéder, à condition de disposer d’avance les fonds nécessaires. Le curé doit nécessairement avoir la recommandation du C.A.T. lorsque la dépense n’est pas prévue au budget. 2. Conseils pratiques : a. Obtenir plus d’une soumission de coûts dans la mesure du possible b. Effectuer les travaux tout en étant conforme aux lois applicables en vigueur

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P02 Exemption de la taxe diocésaine / Levée de fonds 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition – Levée de fonds (Collecte de fonds ou Campagne capitale) Une activité financière organisée dans le but d’obtenir des fonds pour un but particulier, autre que celui des quêtes décrites et autorisées dans la directive no 8 du manuel d’administration de l’Archidiocèse (voir directive en référence).

Définition - Exemption de la taxe diocésaine Toute paroisse doit remettre à l’Archidiocèse une taxe administrative du revenu provenant des articles apparaissant sur le formulaire du rapport annuel de la paroisse intitulé « Rapport financier ». Toutefois, dans le cas d’un achat majeur, d’une nouvelle construction ou d’un projet de restauration, rénovation et/ou de réparation majeure avec levée de fonds, il est possible d’être exempté de payer la taxe diocésaine sur les fonds amassés pour le projet, lorsque le projet en question rencontre tous les critères suivants : • •

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Un projet soumis et approuvé par l’Archevêque, suite à une présentation au Collège. Une dépense en capital majeur, dont l’amortissement est échelonné sur un minimum de dix (10) ans, selon les principes comptables généralement reconnus. Au besoin, le vérificateur externe de l’Archidiocèse sera consulté. Projet avec collecte de fonds pour un but spécifique. Les fonds recueillis doivent être clairement identifiés pour le projet approuvé de 15,000 $ et plus (enveloppe spéciale, quête spéciale, promesse de don, etc.) Les exemptions seront accordées sur le moindre des deux montants suivants: o Le total recueillis spécifiquement pour le projet approuvé o Le coût total du projet, excluant la taxe remboursable La collecte de fonds est fixée pour un temps déterminé, habituellement 1 à 2 ans.

Précisions Ces demandes doivent être approuvées par l’Archevêque avant de débuter une collecte de fonds. De plus, en ce qui concerne les demandes d’exemptions : • Aucune exemption rétroactive ne sera accordée • Aucune exemption générale sur les revenus paroissiaux ne sera accordée • Aucune exemption ne sera accordée pour les projets de moins de 15,000 $ • Aucune double exemption ne sera accordée (exemption de revenus + crédit pour paiement de capital sur emprunt) • Aucune exemption n’est accordée sur les fonds en réserve ou les collectes de type « fonds d’entretien et réparations».

Soumissions Les demandes d’exemption doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège des consulteurs.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie Démarche à suivre

CC18-P02 Exemption de la taxe diocésaine / Levée de fonds 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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1. Préparer sa demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F02 b. L’avis de son consulteur régional (voir ressource CC18-R02) c. La recommandation de son C.A.T. appuyant la démarche d. Une description du projet pour lequel une collecte aura lieu e. Une description du type de collecte (campagnes ciblées, quête spéciale, enveloppe spéciale, activité de levée de fonds, subvention, promesse de dons désignés, etc.) f. Les dates et/ou la durée de l’activité de collecte de fonds g. Le montant estimé des coûts approuvés du projet en question

2. Soumettre la demande au directeur des finances et administration (DFA) au diocèse et à son consulteur régional. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous informera de la décision de l’Archevêque.

3. À la réception d’une approbation par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit à la fin aviser le DFA du montant final recueilli pour le projet et le montant total des dépenses du projet.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P03 Travaux urgents de la paroisse 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition Travaux imprévus et imprévisibles qui doivent être effectués dans un délai de 1 à 3 jours.

Exemples Panne d’électricité, bris de conduites d’eau, bris d’une fournaise, problèmes de toiture, vandalisme, etc.

Précisions Cette politique est applicable dans tous les cas de travaux d’urgence, même si la paroisse dispose des fonds nécessaires ou prévoit recevoir des dons pour ladite dépense.

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). On ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense. Avant de commencer

 

Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) S’assurer de disposer des fonds nécessaires. Le cas échéant, communiquer dès que possible avec le directeur des finances et administration (DFA) au diocèse. Lorsque vous devez faire un emprunt ou une levée de fonds pour couvrir en partie ou en totalité les dépenses, avant d’effectuer les travaux vous devez : • Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.); et • Obtenir l’approbation de l’Archevêque, voir politique CC18-P07

Démarche à suivre

1. Communiquer avec l’assureur La mutuelle catholique du Canada au 1-866-233-3332 pour vérifier s’il y a couverture. • Si l’assureur couvre tous les coûts de l’urgence, suivre les recommandations de l’assureur. N.B. une franchise de 2,500$ est applicable • Si l’assureur ne couvre pas tous les coûts et/ou que la paroisse aura à débourser moins de 15,000$, effectuer les travaux urgents suivants les règles générales applicables • Si l’assureur ne couvre pas tous les coûts et/ou que la paroisse aura à débourser 15,000$ ou plus, effectuer les travaux de stabilisation d’urgence et communiquer le plus rapidement possible avec le DFA ou le gérant de la planification, des propriétés et des logements des propriétés diocésaines (GPPL)

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P03 Travaux urgents de la paroisse 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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2. Dans le cas où la paroisse aura à débourser 15,000$ ou plus, rappelez-vous : • D’effectuer uniquement les travaux de stabilisation nécessaire dans l’immédiat • D’aviser son consulteur régional ou en son absence, le vicaire épiscopal de son secteur (voir ressource CC18-R02) • De soumettre votre demande d’approbation, le formulaire CC18-F03, au DFA qui tiendra compte qu’il s’agit d’une situation d’urgence et communiquera avec vous, soit lui ou son délégué, dans les plus brefs délais • De solliciter plus d’une soumission de coûts • D’obtenir de son contracteur un certificat d’assurance et de CSPAAT • D’obtenir un contrat de travail pour les travaux post-stabilisation (voir ressource CC18-R03, contrat simplifié)

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P04 Travaux entre 15,000$ et 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition Travaux qui ne figurent pas dans la section des dépenses ordinaires du budget de la paroisse et ne relèvent pas d’entretien normal. Il s’agit de projets d’une dépense capitale reliée à l’église, au presbytère, à la salle paroissiale ou communautaire, ou tout autre bâtiment appartenant à la paroisse. Exemples Projet de construction, de réfection de la toiture, des murs ou des perrons, remplacement des fenêtres, du système de chauffage, travaux à la cheminée, travaux de repavage, etc.

Soumissions Ces demandes peuvent être soumises à tout moment de l’année, soient par la poste, par télécopieur ou par courriel, au directeur des finances et de l’administration (DFA) de l’Archidiocèse.

Précisions Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse.

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). On ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense. Avant de commencer  Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01)  Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.)  Obtenir au minimum trois soumissions de coûts pour les travaux

Vous pouvez communiquer avec le directeur des finances et de l’administration (DFA) ou avec le gérant de la planification, des propriétés et des logements des propriétés diocésaines (GPPL) qui saura bien vous guider dans votre démarche. Démarche de projet à suivre 1. Rédiger une demande d’approbation de projet entre 15,000$ et 100,000$ qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F04 b. L’avis de son consulteur régional c. Une description de la nature du projet d. Trois soumissions d’estimations des coûts e. La recommandation de son C.A.T. pour le projet et la soumission choisie f. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt du Fonds de prêts aux paroisses)

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P04 Travaux entre 15,000$ et 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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2. Soumettre la demande au DFA à l’Archidiocèse. Le DFA présentera votre demande au consulteur régional et au vicaire épiscopal du secteur ou, en l’absence d’un des deux, au vicaire général. Suivant la recommandation obtenue, un sous-comité composé du vicaire général, du DFA et du GPPL étudiera la demande et soumettra à l’Archevêque sa recommandation. Le DFA vous informera de la décision de l’Archevêque.

3. Après réception d’une approbation écrite du DFA, la paroisse doit : a. S’assurer d’obtenir un contrat de projet entre le propriétaire (CECRO et la paroisse) et l’entrepreneur (voir ressource CC18-R03, contrat simplifié) b. Effectuer les travaux conformément aux lois en vigueur 4. Lorsqu’applicable, la paroisse doit envoyer une copie du permis de construction à l’Archidiocèse, à l’attention du gérant de la planification, des propriétés et des logements des propriétés (GPPL).

5. Une fois le projet terminé, la paroisse doit en faire rapport au DFA (coût final, évaluation finale du projet, et permis d’occupation lorsqu’applicable).

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P05 Travaux supérieurs à 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition Projets qui ne relèvent pas d’entretien normal. Il s’agit de projets d’une dépense capitale reliée à l’église, le presbytère, à la salle paroissiale ou communautaire, ou tout autre bâtiment appartenant à la paroisse.

Exemples Projet de construction, de réfection de la toiture, des murs ou des perrons, remplacement des fenêtres, du système de chauffage, travaux à la cheminée, travaux de repavage, etc.

Soumissions Ces demandes doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège des consulteurs, soient par la poste, par télécopieur ou par courriel à « [email protected] », à l’attention du directeur des finances et de l’administration (DFA) de l’Archidiocèse. Précisions Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse.

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur des travaux (main d’œuvre et matériaux). On ne doit pas tenir compte de dons et de travaux bénévoles qui diminuent les coûts réels de ladite dépense.

Au cours de son projet d’envergure, la paroisse aura à obtenir de l’Archevêque : 1. Une approbation en principe du projet 2. Une approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur choisi, lorsque les coûts de celui-ci s’élèvent à 15,000$ ou plus 3. Une approbation du projet, après révisions des plans et devis préparés par l’architecte/l’ingénieur 4. Une approbation pour augmenter les coûts du projet au-delà du montant approuvé, si applicable 5. Une approbation pour le financement par emprunt, si applicable 6. Une approbation d’exemption de la taxe diocésaine sur une levée de fonds, si applicable Avant de commencer   

Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) Obtenir au minimum trois (3) soumissions d’offre de services d’architectes ou d’ingénieurs Obtenir la recommandation de son C.A.T. sur le projet et le choix d’embauche de l’architecte/ingénieur, si les coûts de ce dernier sont de 15,000$ ou plus

Comme il s’agit de projet d’envergure dont les coûts s’élèvent à 100,000$ et plus, la paroisse est encouragée à communiquer tôt dans son processus avec le DFA ou avec le gérant de la planification, des propriétés et des logements (GPPL) qui saura bien vous guider dans votre démarche.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie Démarche de projet à suivre

CC18-P05 Travaux supérieurs à 100,000$ 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F05 b. L’avis de son consulteur régional c. Une description de la nature du projet d. Un budget provisoire de projet e. La soumission d’offre de services de trois (3) architectes ou ingénieurs, si plus de 15,000$ f. Une résolution avec la recommandation de son C.A.T. sur le projet et le choix d’embauche de l’architecte/ingénieur, si les coûts de celui-ci sont de 15,000$ ou plus g. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt au Fonds de prêt aux paroisses)

2. Soumettre la demande au DFA à l’archidiocèse et à son consulteur régional pour une approbation en principe du projet et pour une approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur, si plus de 15,000$. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. 3. Après réception d’une approbation en principe, et si applicable l’approbation d’embauche de l’architecte/ingénieur, par écrit du DFA, la paroisse doit : a. Signer un contrat de l’ordre professionnel de son architecte/ingénieur b. Obtenir les plans et devis de son architecte/ingénieur c. Obtenir trois soumissions d’estimation de coûts de contracteurs d. Obtenir la recommandation de son C.A.T. avec justification pour la soumission choisie e. Préparer un budget révisé

4. Soumettre le tout au DFA à l’Archidiocèse pour approbation de projet de l’Archevêque après consultation avec le Collège des consulteurs. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. 5. Après réception d’une approbation du projet par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit : a. Signer un contrat de type CCDC-2 avec l’entrepreneur général b. Effectuer les travaux conformément aux lois en vigueur 6. Faire rapport du progrès du projet au DFA à l’Archidiocèse et à son consulteur régional.

7. Une fois le projet terminé, en faire rapport au DFA (permis d’occupation de la ville, certificat d’achèvement substantiel de l’architecte/ingénieur, coût final, évaluation finale du projet).

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P06

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Projet qui modifie l’intérieur de l’église ou les lieux de culte 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

Définition Projet touchant l’architecture ou la structure de l’église ou projet touchant les éléments liturgiques, sacrés et/ou précieux de l’église.

Exemples Modification des cloisons (murs) ou des poutres. Modification du lieu de culte de l’église, de la chapelle, de la sacristie, de l’autel, l’ajout/le retrait d’art sacré dans les aménagements, la décoration, la restauration du lieu de culte (architecture, ébénisterie, peinture d’art, sculpture, design d’intérieur et extérieur, etc.). Soumissions Ces demandes sont toujours révisées par le Collège des consulteurs et doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège. Précisions Ces projets incluent aussi ceux touchant au caractère historique ou patrimonial. Exemples : l’aménagement du chœur, la restauration de vitraux, des orgues, etc.

Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse. Dans le cas d’une modification au lieu de culte, une résolution avec recommandation de son Conseil pastoral paroissial (C.P.P.) est aussi requise.

Avant de commencer 1. Obtenir une résolution avec la recommandation de son C.A.T., et de son C.P.P. lorsqu’applicable 2. Communiquer avec le vicaire épiscopal de son secteur qui vous conseillera sur la façon de présenter la demande au Collège. Démarche de projet à suivre

1. Rédiger une lettre de demande qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F06 b. L’avis de son consulteur régional c. Une description de la nature du projet d. Des photos et/ou plans donnant un aperçu de l’avant et l’après du projet e. Une résolution avec la recommandation de son C.A.T., et de son C.P.P. lorsqu’applicable f. Trois soumissions d’estimations des coûts, si les coûts sont plus de 15,000$ g. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt du Fonds de prêt)

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P06

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Projet qui modifie l’intérieur de l’église ou les lieux de culte 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

2. Soumettre la demande au Directeur des finances et de l’administration (DFA) à l’archidiocèse et à son consulteur régional. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous informera de la décision de l’Archevêque. 3. À la réception d’une approbation écrite du DFA, la paroisse peut procéder avec le projet en tenant compte des recommandations qui lui sont faites. 4. Lorsque le projet est terminé, la paroisse soumettra un rapport au DFA avec photos du résultat final.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P07 Page 1 de 1 Emprunt du Fonds de prêts aux paroisses pour son projet 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

Définition En principe, chaque paroisse doit suffire financièrement à elle-même. C’est seulement par exception qu’une paroisse peut encourir des dettes. Une paroisse ne doit pas emprunter d’une institution financière. Le Fonds de prêts aux paroisses a été établi à partir des surplus combinés des paroisses de l’Archidiocèse d’Ottawa en 1970 pour permettre aux paroisses d’emprunter à taux préférentiel les fonds nécessaires pour financer des projets de construction, rénovations, etc.

Exemples Pour le financement de projets en capital, les paroisses peuvent emprunter du Fonds de prêts aux paroisses. Toutefois le Fonds n’est pas accessible pour le financement des opérations de la paroisse.

Soumissions Ces demandes sont révisées par le Collège des consulteurs et doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège.

Précisions Tous ces projets qui mettent en cause la paroisse doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque.

Le droit canonique stipule que toute hypothèque ou emprunt doit être payé en temps prescrit. Le programme de remboursements sera établi par le curé/administrateur de la paroisse, en consultation avec le directeur des finances et de l’administration (DFA). Démarche à suivre

1. Rédiger une demande d’emprunt du Fonds de prêts aux paroisses qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant de : a. Compléter la demande d’approbation : formulaire CC18-F07 b. Obtenir l’avis de son consulteur régional c. Démontrer que la paroisse possède déjà en réserve 50% des coûts du projet d. Démontrer que le projet en question a été/est soumis pour approbation e. Inclure la résolution de recommandation de son C.A.T. pour la demande de financement f. Proposer un calendrier de remboursement g. Soumettre un budget démontrant que la paroisse peut rembourser la dette

2. Soumettre la demande au DFA de l’archidiocèse. Les demandes seront présentées aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous informera de la décision de l’Archevêque.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie

CC18-P08 (révisée le 27 mars 2018) Page 1 de 2 Location d’immeubles et de terrain 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation, location

Définition Tout acte, tout contrat ou toute entente entre personnes morales concernant un objet d’intérêt commun OU garantissant la location d’un bien immobilier par une personne morale à une autre.

Exemples Accords pour le stationnement et la gestion du stationnement, pour les tours de transmission pour téléphones cellulaires ou d’autres tours, des accords pour des panneaux solaires, locations d’installations d’église, de salle paroissiale, de presbytère, etc.

Soumissions Ces demandes peuvent être soumises à tout moment de l’année, soient par la poste, par télécopieur ou par courriel, au directeur des finances et de l’administration (DFA) de l’Archidiocèse.

Précisions Les biens immobiliers paroissiaux ne doivent pas être grevés par des baux ou autre accords (alourdi d’une charge financière ou d’une servitude) sans avoir reçu au préalable l’autorisation de l’Archevêque.

Les ententes de location doivent toujours être autorisées au préalable par l’Archevêque, même lorsqu’il s’agit de location sans frais, de location à frais réduit, ou de location de courte durée. Tout dépendant de la nature de la charge ou de l’accord, la paroisse peut avoir à défrayer une vérification par les avocats diocésains. Une copie de tout contrat dûment exécuté/signé doit être envoyée au directeur des finances et de l’administration (DFA) de l’Archidiocèse.

Exception S’il s’agit d’une simple location de courte durée (une journée ou moins) d’une salle paroissiale, la paroisse peut procéder sans avoir à obtenir une autorisation au préalable de l’Archevêque, à condition d’utiliser le formulaire d’entente de location de l’Assemblée des évêques catholiques de l’Ontario (AECO), (voir ressource R06) et d’obtenir une preuve d’assurance. Toutefois, lorsque l’activité inclut des mineurs et/ou personnes vulnérables, la paroisse doit aussi obtenir une affirmation écrite du locataire qu’il s’engage à prendre connaissance et à respecter les politiques à ce sujet de l’Archidiocèse (voir en ligne : politiques diocésaines de Milieu sûr). Avant de commencer • Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.) • Négocier une entente écrite entre les personnes en cause (non-signée) • Faire vérifier l’entente écrite par La mutuelle catholique du Canada au 1-866-233-3332 • Envoyer l’entente écrite au directeur des finances et administration (DFA) qui, au besoin consultera l’avocat diocésain.

Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie Démarche à suivre

CC18-P08 (révisée le 27 mars 2018) Page 2 de 2 Location d’immeubles et de terrain 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation, location

1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant de : a. Compléter la demande d’approbation : formulaire CC18-F08 b. Obtenir l’avis de son consulteur régional c. Fournir une analyse de budget des revenus et dépenses prévus d. Fournir une copie de l’entente écrite, révisée par l’assureur et par l’avocat/DFA e. Fournir une affirmation écrite du locataire qu’il s’engage à respecter toutes lois applicables (lois civiles et politiques de l’Archidiocèse) pendant l’usage des locaux loués (par ex. : suivre les consignes pour activités avec mineurs et activités avec personnes vulnérables) – lorsqu’applicable 2. Soumettre la demande au DFA à l’Archidiocèse. Le DFA présentera votre demande au consulteur régional et au vicaire épiscopal du secteur ou, en l’absence d’un des deux, au vicaire général. Suivant la recommandation obtenue, un sous-comité composé du vicaire général, du DFA et du GPPL étudiera la demande et soumettra à l’Archevêque sa recommandation. Le DFA vous informera de la décision de l’Archevêque. 3. Remettre une copie du contrat dûment signé au DFA à l’Archidiocèse.

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CC18-P09 Page 1 de 3 Achat d’un bien mobilier et immobilier de 15,000$ ou plus 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

Définition Meubles variés d’une propriété, d’une église, etc.; ou le commerce d’immeubles, de maisons, d’appartements, de monuments, etc. Exemples Mobilier : mobilier de maison, d’église ou de salle paroissiale Immobilier : terrains, immeubles, monuments

Soumissions Ces demandes sont révisées par le Collège des consulteurs et doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège.

Précisions Pour l’achat de mobilier de maison ou de salle paroissiale de 15,000$ ou plus, suivre la démarche de politique CC18-P04 et soumettre sa demande utilisant le formulaire CC18-F09.

Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse. La paroisse aura à défrayer les frais de rapports et des avocats diocésains.

Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur du mobilier, du terrain, ou de l’immobilier. On ne doit pas tenir compte de dons qui diminuent les coûts réels de ladite dépense.

Au cours de cet achat important, la paroisse aura à obtenir de l’Archevêque : 1. Une approbation en principe de l’achat 2. Une approbation d’achat sans condition, après révisions des plans, des rapports et des évaluations demandés dans la démarche à suivre (voir page 2) 3. Une approbation pour augmenter les coûts de l’achat au-delà du montant approuvé, si applicable 4. Une approbation pour le financement par emprunt, si applicable (formulaire CC18-F07) 5. Une approbation d’exemption de la taxe diocésaine sur une levée de fonds, si applicable (formulaire CC18-F02) Avant de commencer  

Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.)

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CC18-P09 Page 2 de 3 Achat de bien mobilier et immobilier de 15,000$ ou plus 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

Comme il s’agit d’un achat important dont les coûts sont de 15,000$ ou plus, la paroisse est encouragée à communiquer tôt dans son processus avec le directeur des finances et administration (DFA) ou avec le gérant de la planification, des propriétés et des logements (GPPL) qui saura bien vous guider dans votre démarche. Démarche de projet à suivre 1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F09 b. L’avis de votre consulteur régional c. Une description de la nature de l’achat d. La raison de l’achat e. Un budget provisoire de projet f. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt du Fonds de prêt) g. La recommandation de son C.A.T.

2. Soumettre la demande d’approbation en principe de l’achat au DFA à l’archidiocèse et à son consulteur régional. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque.

3. Après réception d’une approbation en principe la paroisse doit :

a. Dans le cas de l’achat de terrain(s) i. Obtenir des plans d’arpenteur (cadastre) ii. Faire une étude géotechnique et une étude environnementale phase 1 du terrain iii. Obtenir une évaluation agrée de la valeur marchande du terrain iv. Confirmer avec la ville le zonage du terrain et, lorsqu’applicable, confirmer que la ville est disposer à une éventuelle construction sur le terrain et changement de zonage au besoin. v. Préparer un budget révisé

b. Dans le cas de l’achat d’un immeuble/édifice i. Obtenir un certificat de localisation ii. Obtenir un rapport sur l’état de l’immeuble ainsi qu’un rapport sur les matériaux à base d’amiante (MBA) iii. Obtenir une évaluation agrée de la valeur marchande de la propriété en question iv. Obtenir les plans de l’immeuble, si possible v. Préparer un budget révisé

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CC18-P09 Page 3 de 3 Achat de bien mobilier et immobilier de 15,000$ ou plus 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

4. Soumettre le tout au DFA à l’Archidiocèse pour une approbation d’achat de l’Archevêque après consultation avec le Collège des consulteurs. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. Si l’Archevêque approuve avec conditions, la paroisse aura à démontrer au DFA qu’elle a satisfait les conditions listées. Une approbation sans condition est nécessaire pour procéder.

5. Après réception d’une approbation sans condition par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit fournir au DFA l’offre d’achat non-signée pour vérification par les avocats diocésains et signatures par les officiers de l’Archidiocèse (CECRO).

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CC18-P10 Aliénation de bien temporel à un autre 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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Définition Le transfert, la cession, le don ou la vente de biens temporels appartenant au patrimoine stable d’une personne juridique à quelqu’un, autre qu’à l’Archidiocèse. Le patrimoine stable est tout bien (terrains, édifices, etc.)

Exemples La vente des terrains et des églises; les prêts à long terme; l’émission des titres et des obligations; le transfert d’un bien de la Corporation à un conseil d’administration sans pouvoirs réservés; entente de droits de passages ou entente de servitudes.

Précisions Les biens immobiliers paroissiaux ne doivent pas être grevés par des baux ou autre accords (alourdi d’une charge financière ou d’une servitude) sans avoir reçu au préalable l’autorisation de l’Archevêque.

Tout acte d’aliénation doit être autorisé au préalable par l’Archevêque et dans certains cas, doit aussi être révisé par le Conseil diocésain des finances en plus du Collège des consulteurs.

Soumissions Ces demandes sont révisées par le Collège des consulteurs et doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège. Avant de commencer

 

Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.)

Au cours du processus d’aliénation, la paroisse aura à obtenir de l’Archevêque : 1. Une approbation en principe 2. Une approbation d’aliénation sans condition, après révisions des plans, des rapports et des évaluations demandés dans la démarche à suivre Démarche de projet à suivre

1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F10 b. L’avis de votre consulteur régional c. Une description de la nature de l’aliénation d. La raison de l’aliénation e. Un budget provisoire de la vente, location à long-terme, ou entente f. La recommandation de son C.A.T.

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CC18-P10 Aliénation de bien temporel à un autre 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation

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2. Soumettre la demande d’approbation en principe d’aliénation au DFA à l’archidiocèse et à son consulteur régional. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque.

3. Après réception d’une approbation en principe la paroisse doit obtenir une évaluation agrée de la valeur marchande de l’item/la transaction en question.

4. Soumettre le tout au DFA à l’Archidiocèse pour une approbation d’aliénation de l’Archevêque qui consultera normalement le Collège des consulteurs lorsqu’il s’agit d’un montant qui est moindre que le seuil d’aliénation fixé chaque année par le CECC. Pour toute demande excédant ce seuil, l’Archevêque doit obtenir le consentement du Collège des consulteurs et du Conseil diocésain des finances, et dans certains cas extraordinaires, doit aussi obtenir le consentement du Saint-Siège. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. Si l’Archevêque approuve avec conditions, la paroisse aura à démontrer au DFA qu’elle a satisfait les conditions listées. Une approbation sans condition est nécessaire pour procéder.

5. Après réception d’une approbation sans condition par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit fournir au DFA l’offre d’achat non-signée pour vérification par les avocats diocésains et signatures par les officiers de l’Archidiocèse (CECRO).

ANNEXES Politiques du Collège des consulteurs FORMULAIRES - DEMANDE D’APPROBATION AU COLLÈGE DES CONSULTEURS CC18-F02 CC18-F03 CC18-F04 CC18-F05 CC18-F06 CC18-F07 CC18-F08 CC18-F09 CC18-F10

Exemption de la taxe diocésaine / Levée de Fonds Travaux urgents - qui nécessitent un emprunt OU qui sont plus de 15,000$ Travaux entre 15,000$ et 100,000$ de construction, d’entretien, de rénovation et de réparation Travaux supérieurs à 100,000$ de construction, d’entretien, de rénovation et de réparation Projet qui modifie l’intérieur de l’église ou les lieux de culte Emprunt du Fonds de prêts aux paroisses pour son projet Location d’immeubles et de terrain Achat d’un bien mobilier et immobilier Aliénation de bien temporel à un autre

R01 R02 R03 R04 R05 R06

Règles générales – projets CECRO Liste des consulteurs régionaux et secteurs régionaux des paroisses CECRO Contrat simplifié (tiré de l’AECO) Contrat pour travaux supérieurs à 100,000$ (CCDC-2, 2018) Liste complète des assurances applicables (tirée de l’AECO) Entente pour location à court terme de l’AECO

Ontario.ca CSPAAT AECO ARC CECRO CECRO

Loi sur la santé et sécurité au travail (Ontario) Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail Lignes directrices en matière de projets de construction diocésains et paroissiaux Mise en garde de l’ARC – reçu d’impôt pour don de service Directive no 1 : Aliénation des biens temporels Directive no 8 : Les quêtes

RESSOURCES – PROJETS DE CONSTRUCTION

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

PERSONNES CONTACTS AU DIOCÈSE D’OTTAWA INITIALES TITRE NOM Admin Adjointe Administrative EV Episcopal Vicar Rev. Geoffrey Kerslake VE Vicaire épiscopal Mgr Daniel Berniquez VG Vicaire général S. Exc. Mgr Christian Riesbeck DFA Directeur des finances Jules Dagenais et administration GPPL Gérant de la Michaël Falardeau planification, des propriétés et des logements

COURRIEL [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

POSTE 244 226 259 244 249 265

COORDONNÉES POUR SOUMETTRE VOS DEMANDES ET DOCUMENTS OU QUESTIONS

Archidiocèse d’Ottawa Finances et administration diocésaine a/s Collège des consulteurs 1247, place Kilborn Ottawa (Ontario) K1H 6K9 Tél.: (613) 738-5025 Téléc.: (613) 738-0130 [email protected]

Pour plus d’information ou pour télécharger les formulaires : http://www.catholiqueottawa.ca/collegedes-consulteurs

Archidiocèse d’Ottawa/Corporation épiscopale catholique romaine d’Ottawa (CECRO) Ressource CC18‐R01

RÈGLES GÉNÉRALES

POUR LES PROJETS DE CONSTRUCTION/RÉNOVATION/RESTAURATION   1.1. Gestion de la construction En ce qui concerne les projets de construction diocésains et paroissiaux, il est important de se rappeler que les bâtiments religieux sont des structures uniques qui nécessitent l’intervention d’architectes, d’ingénieurs et d’entrepreneurs généraux compétents et expérimentés. Les trois rôles principaux d’un projet de construction sont : 1. Le représentant de la paroisse pour le projet Son rôle est d’être le porte‐parole pour consolider les instructions de la paroisse auprès du consultant (ou de l’entrepreneur général lorsqu’il n’y a pas de consultant) 2. Le consultant (architecte ou ingénieur expérimenté) qui a les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour conseiller la paroisse qui souhaite mener à bien un projet de construction, quel que soit son envergure. Toutefois, pour les projets d’envergure de plus de 100,000$, l’embauche du consultant est toujours nécessaire. 3. L’entrepreneur général/contracteur Qui s’engage à effectuer les travaux prévus dans les plans et le cahier des charges pour un prix établit. 1.2. Questions juridiques Il en suit que les projets d’agrandissement, de rénovation et de restauration ainsi que les nouveaux projets de construction nécessitent presque toujours un permis de construction et le recrutement d’un architecte ou d’un ingénieur. Et lorsqu’il est question de travaux d’un bâtiment historique ou ancien, l’architecte ou l’ingénieur retenu doit avoir une expérience manifeste avec ce type de bâtiment et une connaissance approfondie du Code du bâtiment de l’Ontario, la Loi sur le patrimoine de l’Ontario et tout autre code applicable. Le projet doit être conforme aux lois en vigueur. 1.3. Assurances Avant d’entreprendre un projet, il est essentiel d’obtenir de son contracteur un certificat d’assurance qui assure une couverture adéquate pour le projet et n’omet aucune zone de protection pour la construction, qui est non couverte dans les assurances courantes de la paroisse et du diocèse. Au minimum, vous devez exiger un montant égal à la valeur assurée de la propriété. (Montant indiqué sur la facture annuelle de vos assurances.) Lorsque le contrat d’assurance est souscrit par l’entrepreneur, la « Corporation épiscopale catholique romaine d’Ottawa » (nom légal de l’Archidiocèse d’Ottawa) doit figurer comme assuré supplémentaire. Veuillez consulter la liste complète des assurances applicables, auxquelles la paroisse ou l’entrepreneur doit souscrire, telle que préparée par l’AECO en référence aux normes établies par le Canadian Construction Document Committee (CCDC) – voir ressource CC18‐R05.

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Archidiocèse d’Ottawa/Corporation épiscopale catholique romaine d’Ottawa (CECRO) Ressource CC18‐R01

RÈGLES GÉNÉRALES

POUR LES PROJETS DE CONSTRUCTION/RÉNOVATION/RESTAURATION   1.4. Indemnisation des tavailleurs / Santé et sécurité au travail Les travaux doivent être exécutés en totale conformité avec les dispositions et les règlements de la Loi sur la santé et sécurité au travail (Ontario). L’entrepreneur doit s’engager à offrir un programme d’indemnisation en cas d’accident de travail à tous ceux dont les services ont été retenus pour effectuer les travaux. Une attestation de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) vous fournira la preuve requise. Depuis le 1er janvier 2013, la protection de la CSPAAT est obligatoire pour la plupart des personnes de l'industrie de la construction pour tout projet. 1.5. MBA et substances désignées (amiante, arsenic, plomb, mercure, etc.) Une question à se poser avant de débuter le projet : Y a‐t’ il de l’amiante, de la moisissure, de la peinture au plomb ou toute autre matière dangereuse? Le Règlement de l’Ontario 278/05 exige du propriétaire un rapport sur les matériaux à base d’amiante (MBA). De plus, la loi exige qu’un rapport sur les MBA et substances désignées soit rédigé et remis à l’entrepreneur ou au directeur des travaux avant le début du projet. 1.6. Travaux de bénévoles au projet de la paroisse Lorsqu’on propose du travail bénévole pour un projet de construction ou de rénovation, les compétences et l’expérience de celui‐ci doivent d’abord être confirmées. Si l’ouvrier possède effectivement les compétences et l’expérience requises, un contrat écrit officiel doit être conclu entre l’ouvrier bénévole et le propriétaire tel que recommandé par l’Assemblée des évêques catholiques de l’Ontario (AECO). Les travaux effectués bénévolement doivent être d’aussi bonne qualité que ceux pour lesquels on paie et doivent être effectués conformément aux mêmes critères de discipline nécessaires au maintien d’un lieu de travail sécuritaire et ordonné. Veuillez consulter les pages 5 et 6 des Lignes directrices en matière de projets de construction de l’AECO pour de plus amples détails. 1.7. Dispositions générales de contrat Pour tout projet, un contrat écrit et officiel doit être conclu entre le propriétaire (CECRO en fiducie au nom de la paroisse) et l’entrepreneur. Les modalités et les conditions d’un tel contrat doivent couvrir tous les enjeux courants d’un contrat (p. ex. santé et sécurité, étendue des travaux, échéancier, assurances, qualité d’exécution, indemnisation et garantie) Dans le cas de projets d’une valeur de moins de 100,000$, un contrat simplifié peut convenir avec le contracteur. Pour obtenir un modèle de contrat de construction, voir ressource CC18‐R03. Dans le cas de projets d’une valeur supérieure à 100,000$, vous devez retenir les services d’un consultant qualifié (architecte ou ingénieur) pour préparer les plans et devis, et embaucher un contracteur/entrepreneur général, suite à la recommandation de votre consultant. Vous aurez à signer un contrat professionnel avec l’architecte ou l’ingénieur, et signer un contrat de travail avec le contracteur/l’entrepreneur général choisi, un contrat à forfait CCDC 2 – 2008, voir ressource CC18‐R04. Avant de pouvoir s’engager par contrat au nom de la CECRO, par signature ou autrement, la paroisse doit avoir obtenu au préalable l’approbation de l’Archevêque. Page 2 de 3 

 

Archidiocèse d’Ottawa/Corporation épiscopale catholique romaine d’Ottawa (CECRO) Ressource CC18‐R01

RÈGLES GÉNÉRALES

POUR LES PROJETS DE CONSTRUCTION/RÉNOVATION/RESTAURATION   1.8. Rémunération transparente Les paroisses doivent respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC) par rapport aux dépenses/fonds recueillis pour leur projet. La paroisse doit s’assurer que les paiements de travaux sont faits soient par chèque, carte de crédit ou opérations bancaires électroniques autorisées. Dans le cas de travail bénévole, seul le remboursement de dépenses raisonnables accompagnées par des factures originales ou des reçus est autorisé. Le travail dit « bénévole » ne doit pas être compensé en argent comptant ou en nature, que ce soit sous forme de salaire, honoraire, rémunération ou autre. Mise en garde de l’ARC : Un organisme de bienfaisance enregistré n'a pas le droit de remettre un reçu officiel de don pour un don de service. Les paroisses ne doivent pas embaucher des personnes qui ont un lien de parenté par consanguinité ou alliance avec le pasteur. Cela vaut également pour les compagnies, ou autres fournisseurs, dont les propriétaires, associés, responsables ou employés sont parents avec le pasteur. 1.9. Projets qui doivent toujours être approuvés au préalable par l’Archevêque En toute circonstance, même lorsque les coûts du projet sont inférieurs à 15,000$, les projets qui touchent l’architecture ou la structure de l’église, ou les projets qui touchent les éléments liturgiques, sacrés et/ou précieux de l’église, ou lorsqu’il s’agit de campagnes capitales, ou de nouvelles constructions, ces projets doivent toujours être étudiés par le Collège des consulteurs et avoir l’approbation de l’Archevêque au préalable. Dans certains cas, ces projets doivent aussi être révisés par le Conseil diocésain des finances et le Conseil presbytéral. Lorsqu’il s’agit de cas de litige, la paroisse doit obtenir l’autorisation de l’Archevêque avant de pouvoir contester ou initier une action litigieuse.

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