Version 15.2.5.0 Loi de Finances EDI-IR
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L’EDI dans Solutions IR/FP – Guide utilisateur Mise à jour : version 15.2.5.0 (11/05)
1 L’intégration de l’ EDI-IR dans Solutions IR/FP 1.1
Qu’est-ce que l’EDI ?
L’EDI, ou Echange de données informatisées, est une technique d’échange d’informations selon un format informatique standardisé. L’EDI peut porter sur des échanges entre entreprises mais également sur des échanges entre les entreprises et des administrations. Dans leurs relations avec Direction Générale des Finances Publiques les différentes procédures EDI permettent de déposer par voie dématérialisée plusieurs déclarations professionnelles : TVA, Déclaration de résultats, paiement d’impôts…
1.2
Qu’est-ce que l’EDI-IR ?
Au printemps 2014, l’Administration Fiscale a annoncé son intention d’ouvrir la procédure EDI aux déclarations d’impôt sur le revenu dès le printemps 2015. Concrètement, cela signifie que pour les déclarations d’impôt sur le revenu 2015 trois modes d’envoi sont disponibles : -
L’envoi papier « classique »
-
La télé-déclaration via le portail impots.gouv.fr
-
La télétransmission via la procédure EDI-IR
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1.3
Les avantages d’utiliser la procédure EDI-IR
-
Fin de la transmission papiers
-
Une transmission sécurisée
-
La traçabilité des échanges avec l’Administration fiscales
-
Le suivi de l’avancement des déclarations et de leur traitement
-
Des délais rallongés calqués sur les délais de la déclaration des revenus sur internet.
1.4
o
Dépôt des déclarations papiers : 19 mai
o
Dépôt des déclarations EDI-IR :
Département 1 à 19 : 27 mai
Département 20 à 49 : 3 juin
Département 50 à 976 : 9 juin
Mise en œuvre de l’EDI-IR dans Solutions IR/FP
Nous avons opté pour une solution totalement intégrée. Toutes les étapes de la procédure: la réalisation des Déclarations, leur validation, leur envoi avec la procédure EDI-IR et le suivi de leur traitement seront accessibles directement depuis Solutions IR/FP. Il ne sera ainsi pas nécessaire de manipuler des fichiers ou de changer d’interface pour vérifier l’état de traitement d’une déclaration. La seule obligation est que les opérations d’envoie et de suivi de traitement supposent que l’ordinateur soit connecté à Internet. C’est la solution qui présente le plus de fiabilité et le plus de sécurité Dans Solution IR/FP, les évolutions liées à l’EDI-IR ont été pensées et réalisées avec l’objectif de proposer une nouvelle fonctionnalité complémentaire à celles déjà existantes qui s’ajoutent à celle-ci. La transmission via la procédure EDI-IR sera disponible pour tous les formats : version installée monoposte ou réseau et version 100% internet.
1.5
Conditions commerciales
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La possibilité de transmettre une ou plusieurs déclarations avec la procédure EDI-IR est offerte à tous les utilisateurs, quel que soit leur abonnement L’envoi des 20 premières déclarations est offert Les déclarations suivantes seront facturées 1,50€ / envoi (une facture de régularisation sera émise à l’issue de la campagne). Précision : Les envois de déclarations rectificatives ou complémentaires ne sont pas considérés comme de nouveaux envois Une vidéo de présentation de l’EDI-IR et de son intégration dans Solutions IR/FP est disponible en cliquant sur le lien suivant : https://www.youtube.com/watch?v=rqRjVwpB3p8
2 Le périmètre EDI-IR 2015 Plusieurs situations sont exclues du périmètre EDI-IR pour la campagne 2015. 1/ Les changements de situation de famille pendant l’année de référence 2/ Les personnes résidents fiscalement à l’étranger 3/ Les personnes qui déménagent à l’étranger dans l’année (2042 NR) 4/ Les personnes qui reviennent en France dans l’année (2042 NR) 5/ Les primo-déclarant ne possédant pas de numéro fiscal. 6/ Les personnes devant déposer une déclaration ISF en plus de leur déclaration IR
3 Les étapes de l’EDI-IR Pour réaliser une déclaration dans IR/FP, il faudra compléter quatre étapes : -
Le paramétrage de l’application
-
La création d’une déclaration au format EDI-IR
-
La réalisation d’une déclaration éligible à l’EDI-IR
-
L’envoi et le suivi de cette déclaration
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3.1
Le prérequis « Administratif » : le contrat d’adhésion
Les articles 1649 quater B bis et 1649 quater B quater du CGI précisent que les contribuables qui souhaitent utiliser la procédure EDI-IR pour envoyer leurs déclarations doivent compléter et envoyer à l’Administration fiscale un document indiquant leur volonté d’utiliser cette procédure et désignant le partenaire EDI-IR qui sera en charge de réaliser cette opération. Le document est le contrat d’adhésion. Il doit être complété et signé par le contribuable puis envoyé sous format PDF à l’adresse suivante :
[email protected] La signature du document doit être obligatoirement manuscrite Dans Solutions IR/FP, le contrat d’adhésion est disponible dans une version pré-remplie dans la partie impression du module IR. Conséquence juridique : L’envoi de ce document est une obligation légale. En application des règles du CGI, pour qu’un contribuable puisse utiliser la procédure EDI-IR, il faut que le contrat d’adhésion ait été envoyé à l’Administration fiscale. En pratique, l’Administration fiscale a précisé que ces contrats seront simplement stockés et ne seront utilisés qu'en cas de contentieux. Cependant, en cas de contentieux, l’Administration fiscale sera fondée à considérer qu’il n’y a pas eu de dépôt EDI si elle n’a pas reçu le contrat d’adhésion signé.
3.2
Le paramétrage de l’application
3.2.1 Présentation La première étape est le paramétrage de Solutions IR/FP. Cette étape est indispensable car c’est le paramétrage qui permet d’activer dans Solutions IR/FP l’ensemble des fonctions liées à l’EDI-IR. Si le paramétrage n’est pas réalisé, aucune déclaration ne pourra être envoyée via la procédure EDI-IR. En revanche, réaliser ce paramétrage ne signifie pas que toutes les déclarations devront être envoyées avec la procédure EDI-IR. L’utilisation de la procédure est une décision qui doit être prise au cas par cas.
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3.2.2 Réalisation du paramétrage Le paramétrage de l’application doit être réalisé par un utilisateur disposant des droits d’Administrateur. Dans l’onglet « Administration » une ligne « Paramétrage EDI-IR a été ajoutée Outre l’activation des évolutions liées à l’EDI-IR, les informations saisies dans l’écran « Paramétrage EDI-IR » sont indispensables à la validité des déclarations qui seront envoyées avec cette procédure. Le paramétrage est le même pour tous les utilisateurs, il n’est à réaliser qu’une seule fois. Schéma de réalisation du paramétrage EDI-IR
Une vidéo de présentation de cette étape est disponible en cliquant sur le lien suivant https://www.youtube.com/watch?v=QAIDwbmq_m8
3.3
La création d’une déclaration éligible à l’EDI-IR
3.3.1 Prérequis : la transformation de simulations en une déclaration
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Compte tenu des spécificités liées à l’EDI-IR, la transmission des déclarations via la procédure EDI-IR ne sera possible que lorsque les données auront été saisies dans le module Déclaration. Pour les utilisateurs qui ont l’habitude de travailler uniquement avec les Simulations et avec la reprise de données, il faudra utiliser la fonction « incorporation » du module Déclaration. Une vidéo de présentation de cette fonction est disponible en cliquant sur le lien suivant https://www.youtube.com/watch?v=NVo_IprHik0
3.3.2 La création de la Déclaration Dans l’écran de création d’une déclaration, un paragraphe « Paramétrage EDI-IR » a été ajouté. Si l’utilisateur souhaite envoyer la Déclaration via la procédure EDI-IR, il doit cocher la case « Souhaitezvous que la Déclaration soit établie avec un format compatible EDI-IR ? » C’est la coche de cette case qui va permettre d’activer les fonctions liées à l’EDI-IR dans la déclaration à produire. Cette action doit être réalisée à la création de la Déclaration.
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Lorsque la case est cochée et que l’utilisateur souhaite accéder à la saisie, Solutions IR/FP va procéder à un première opération : il va chercher les informations présentes dans le foyer (ou dans la déclaration reprise) concernées par l’EDI-IR, puis, si nécessaire, tenter de les transformer en un format comptable EDI-IR. Ce mécanisme concerne l’adresse du foyer et les lieux de naissance des membres du foyer (cf. ci-dessous pour plus d’information sur ces deux points). Quel que soit le résultat de cette tentative de transformation (échec ou réussite), un message s’affichera et invitera l’utilisateur à vérifier que la transformation a réussi. Exemple de message affiché lorsque la transformation réussie
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3.3.3 Les saisies obligatoires : l’adresse du foyer et le lieu de naissance des membres du foyer
3.3.3.1 La saisie des adresses selon un format spécifique Pour être éligible à la procédure EDI-IR, l’adresse de résidence du contribuable doit être saisie selon un format précis et imposé par l’Administration fiscale. Pour cela, l’écran de saisie des adresses de Solutions IR/FP a été modifié. Les zones de saisie concernées par cette saisie sont grisées. Leur saisie est accessible en cliquant sur le bouton
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Ecran des adresses complétées avec les données issues du foyer
Le clic sur le bouton ouvre une pop-up permettant de saisir les adresses au format attendu par l’Administration fiscale. Il s’agit d’un écran de saisie assistée. Pour chaque champ, l’utilisateur doit saisir les premiers caractères puis sélectionner dans la liste la donnée sélectionnée. En cas de déménagement en n-1 ou après le 1er janvier N, l’opération est à répéter pour chaque adresse. Le clic sur le bouton
supprime les données saisies dans un bloc.
La ligne « Adresse non présente dans les propositions » concerne les adresses non reconnues dans la saisie assistée. Si l’adresse n’est pas connue, et uniquement dans ce cas, la case peut être cochée. En pratique cela signifie que le contribuable habite dans un endroit non codifiée par l’Administration Fiscale (par exemple : une nouvelle rue). La coche de cette case ne fait pas obstacle à la transmission de la déclaration via la procédure EDI-IR. En revanche, si l’adresse existe mais qu’elle n’a pas été retrouvée (erreur d’orthographe par exemple), la déclaration sera rejetée par l’Administration Fiscale.
(Ecran de saisie des adresses pour l’adresse au 1er janvier 2015) 42, rue de Villiers 92 532 Levallois Perret Cedex T: 01 41 05 22 00 FAX: 01 41 05 22 30 www.efl.fr SARL AU CAPITAL DE 241 608 EUROS - SIREN 414 740 852 RCS NANTERRE - N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 764 147 408 52
3.3.3.2 Le lieu de naissance des membres du foyer Comme pour les adresses, le département et la commune de naissance de chacun des membres du foyer doivent être saisies selon un format particulier. Cette saisie concerne les déclarants 1 et 2 ainis que les personnes à charge. Pour cela les écrans « Etat Civil » et « Personnes à charges » ont légèrement été modifiés. Pour le déclarant 1 et le déclarant 2, les modifications sont à réaliser dans l’écran « Etat Civil ». Pour les personnes à charge, la fonctionnalité figure dans l’écran détaillant les informations de chaque personne. Lorsque l’option EDI-IR est sélectionnée, les champs « département de naissance » et « commune de naissance » sont grisés. Pour saisir des valeurs dans ces champs, ou modifier celles proposées, il faut cliquer sur le bouton
.
Si la personne est née en France, il faut laisse la coche sur « Lieu de naissance en France » puis indiquer successivement le nom du département de naissance et la commune de naissance en utilisant la saisie assistée.
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Si la personne n’est pas née en France, il faut décocher la case et indiquer le nom du pays de naissance. Dans ce cas, le code indiqué pour le département sera « 99 ».
3.4
Le contenu de la déclaration – Les contrôles de saisie.
3.4.1 Le principe Pour être éligible à l’EDI-IR, les déclarations doivent respecter plusieurs règles impératives. Ces règles ont pour objectif de s’assurer que les déclarations sont complètes et ne contiennent aucune donnée ou information erronée. Les contrôles sont de trois ordres : -
Des contrôles de formes
-
Des contrôles de cohérence
-
Des contrôles de données
3.4.1.1 Les contrôles de forme Ces contrôles portent sur la nature de la donnée saisie. Ils sont réalisés directement lors de la saisie. Certains sont même quasi-invisibles pour l’utilisateur. Exemple de contrôle invisible : l’impossibilité de saisie des valeurs alphabétique dans les cases où il faut saisir un revenu. Exemple de contrôle de saisie : l’obligation de saisir une date au format jj/mm/aaaa
3.4.1.2 Les contrôles de cohérence Ils portent essentiellement le contenu de la déclaration et des annexes saisies. Ils sont réalisés dans Solutions IR/FP à la fin de la saisie (la nature même de ces contrôles font qu’ils ne peuvent être testés qu’une fois la saisie de toutes les informations achevées). Exemple de contrôle de cohérence : si une valeur est saisie dans le champ 8TK de la déclaration 2042C, il faut que la déclaration 2047 soit présente dans le périmètre de la déclaration EDI.
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3.4.1.3 Les contrôles de données Ce sont les contrôles par lesquels l’Administration Fiscale vérifie que les données saisies par le contribuable correspondent bien à celle qu’elle connait. Ces contrôles ne peuvent pas être réalisés par Solutions IR/FP. Exemple de contrôle de données : le numéro fiscal et le nom du contribuable. L’Administration fiscale va comparer le numéro fiscal et le nom du contribuable saisis avec sa propre base de données. Exemple sur le numéro SPI (numéro fiscal d’un contribuable): Contrôle de données : impossible de saisir plus de 13 chiffres Contrôle de cohérence : vérification qu’un SPI a été saisi et qu’il comprend 13 chiffres Contrôle de données : vérification que le SPI saisi est associé au nom du contribuable indiqué dans la déclaration.
3.4.2 Les contrôles dans Solutions IR/FP : La règle du tout ou rien Pour être valide, une déclaration envoyée avec la procédure EDI-IR doit passer environ 500 contrôles différents. S’il y a échec à l’un des contrôles, la déclaration sera rejetée par l’Administration fiscale. Les contrôles réalisés dans Solutions IR/FP sont les contrôles de forme et de cohérence. Lors de la réalisation de la déclaration, ou lors de l’appel des résultats, les différents points sont testés directement par le logiciel. Deux écrans intermédiaires ont été créés lorsque l’utilisateur clique sur le bouton -
Un écran « Résumé » qui contient des messages d’information
-
Un écran « Contrôle qui affiche le résultat des contrôles EDI-IR
:
3.4.2.1 L’écran « Résumé ». Dans cet écran sont présentés des « Remarques ». Il s’agit de « contrôles » portant sur les informations saisies par l’utilisateur. Cet écran est disponible pour toutes les déclarations, y compris pour celles pour lesquelles l’option EDI n’est pas cochée. L’objectif de ces remarques est d’attirer l’attention de l’utilisateur sur un point particulier de sa saisie. Par exemple, le fait de ne pas saisir de nombre d’heures travaillés dans l’année déclenche un message d’audit.
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Cet écran ne s’affiche que si la saisie déclenche une remarque.
Exemple de résumé : Déclaration avec les modules RF, PVM et IR Il ne s’agit que de remarques, l’utilisateur est libre d’en tenir compte ou pas. S’il ne souhaite pas en tenir compte, il lui suffit de cliquer sur « Résultat » pour afficher l’écran suivant
Les actions « visa », « viser tout » et « enregistrer » servent à assurer le suivi des remarques.
3.4.2.2 L’écran « Contrôles EDI-IR » Il a la même forme et même présentation que l’écran « Remarque » et fonctionne de la même manière. Il s’affiche dès qu’au moins un contrôle de cohérence ou un contrôle de saisie est en échec. A chaque contrôle correspond un numéro et un libellé. A contrario, si tous les contrôles de cohérence et de saisie sont validés, l’écran résultat s’affichera directement et la déclaration sera éligible à la transmission EDIIR. La déclaration ne sera éligible à l’EDI-IR que si tous les contrôles sont validés.
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Exemple d’un écran « Contrôle EDI » : dans cet exemple, il y a quatre contrôles qui sont en échecs Les contrôles 64, 66 et 264 sont des contrôles de saisie. Cela signifie que les données saisies sont incomplètes ou manquantes. Le contrôle n°81 est un contrôle de cohérence. Certains contrôles concernent des saisies ne peuvent pas être corrigées. Deux hypothèses peuvent générer une telle situation : soit une situation exclue du périmètre EDI-IR par l’Administration fiscale (Cf § 2), soit une situation non traitée par Solutions IR/FP (exemple : saisie d’une valeur dans le champ 4BH qui fait référence à la déclaration 2042LE non traitée par Solutions IR/FP). Précision importante : certains contrôles sont propres à l’EDI-IR et ont uniquement pour conséquence de rendre une déclaration inéligible à l’EDI-IR. Cela ne signifie pas pour autant que cette déclaration ne puisse pas faire l’objet d’un envoi par un autre moyen (papier ou internet).
3.5
La génération d’un fichier EDI-IR, son envoi et son suivi
3.5.1 La transmission d’une déclaration L’accès à l’interface de suivi des déclarations EDI-IR se fait depuis l’écran « Mes déclarations ». Une fois sur cet écran cliquer sur le bouton « Procédure EDI »
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Si l’utilisateur a réalisé une ou plusieurs déclarations éligibles à l’EDI-IR et non encore envoyées, l’écran « Déclaration éligible » va s’afficher. S’il n’y a aucune déclaration éligible non envoyé, c’est l’écran « Déclaration transmises » qui s’affichera
3.5.2 L’écran « Déclarations éligibles » Cet écran affiche la ou les déclarations éligibles à l’EDI-IR et non encore envoyée à l’Administration fiscale. L’utilisateur sélectionne une ou plusieurs déclarations et clique sur le bouton
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Ecran « Déclarations éligibles » avec une déclaration éligible sélectionnée
Une fois qu’il a cliqué sur le bouton des déclarations ».
, l’utilisateur bascule automatiquement sur l’écran «Suivi
S’il revient sur l’écran et qu’il reste des déclarations éligibles non envoyées, celles-ci seront affichées. Dans le cas contraire, l’écran sera vide.
3.5.3 L’écran « suivi des déclarations » Cet écran affiche la totalité des déclarations transmises via la procédure EDI-IR et indique l’avancement de leur traitement. Tant par le logiciel que par l’Administration fiscale. Cet écran n’affiche la liste que des déclarations dont l’utilisateur est gestionnaire. La procédure se décompose en trois étapes : la génération, la transmission, l’acceptation. Si la barre de progression affiche trois étapes en vert cela signifie que la déclaration est valide et qu’elle a été acceptée par l’Administration fiscale S’il y a une étape en rouge, cela signifie que la déclaration a été rejetée S’il y a une ou plusieurs étapes en blanc cela signifie que la procédure de transfert est toujours en cours. Le délai de traitement pour les deux premières étapes est inférieur à trois minutes. Pour la dernière étape, le traitement peut prendre plusieurs heures. Tant que l’étape est en blanc c’est que la déclaration est en cours d’analyse.
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Exemple : la déclaration « 05/05 IR seul » a franchi les deux premières étapes de la transmission, la dernière étape est en cours de réalisation
Si pour une déclaration, une étape est en rouge, le clic sur le nom de la déclaration permet d’afficher le détail de la transmission ainsi que les causes du rejet.
Exemple de suivi de déclaration : les trois premières ont été acceptées – la dernière est en échec. Le clic sur le nom de la déclaration affiche le détail de la transmission EDI-IR ainsi que, le cas échéant la cause de l’échec de la procédure de transmission.
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Exemple de détail d’information sur une déclaration Dans la partie encadrée en bleu figurent les informations relatives à la transmission. Dans la partie encadrée en rouge, sont indiquées les causes du rejet de la transmission (en l’occurrence il s’agit d’un défaut de concordance entre le nom du contribuable et le numéro fiscal saisi). En cas de rejet, deux options sont possibles : soit corriger la saisie, soit envoyer la déclaration par un autre moyen (papier ou internet).
3.5.4 Les conséquences de la transmission
3.5.4.1 Dans solutions IR/FP Une fois qu’une déclaration a fait l’objet d’une génération EDI-IR, que la transmission ait été réussi ou en échec, la déclaration se voit attribuer l’état « Procédure EDI-IR ». Cet état permet de visualiser les déclarations ayant fait l’objet d’une transmission via la procédure EDIIR. Il a également pour effet de figer le contenu d’une déclaration. Cet état n’est pas modifiable.
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Si une correction doit être effectuée (modification d’une valeur ou information complémentaire apportée par le contribuable), il faut refaire une déclaration en utilisant la procédure « Reprise de données ». Cette solution contraignante a été mise en place dans un souci de conservation des données. En effet, dans le cadre de la procédure EDI-IR, la notion de « correction » n’existe pas. La correction d’une déclaration envoyée est considérée comme un nouvel envoi qui annule et remplace le précédent Il est donc impératif en cas de contentieux de pouvoir garder les deux déclarations (cf. 1.4 pour les hypothèses d’envois multiples).
3.5.4.2 Pour les contribuables Afin que les contribuables puissent vérifier les déclarations envoyées avec la procédure EDI-IR, il a été prévu que celle-ci soit consultable depuis le compte fiscal du particulier accessible depuis https://www.impot.gouv.fr La mise à jour de l’espace personnel aura lieu une fois par semaine. Le contribuable pourra donc la voir et éventuellement la réémettre ou demander à la réémettre, s'il est encore dans le délai.
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