Termes de référence spécifiques
Surveillance et contrôle des travaux de construction d’un bâtiment polyvalent pour l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics à N’Djamena, République du Tchad
Demande de prestation n°2014/346437
Contrat-cadre Bénéficiaires 2013 Lot n°2 - Transports et Infrastructures EuropeAid/132633/C/SER/multi
SOMMAIRE
1
INFORMATIONS GENERALES ............................................................................................... 3
2
DESCRIPTION DES PRESTATIONS ....................................................................................... 3 2.1 OBJECTIFS GENERAUX ............................................................................................................. 3 2.2 OBJECTIF PARTICULIER............................................................................................................ 3 2.3 SERVICES DEMANDES .............................................................................................................. 3 2.3.1 Champs d’intervention .................................................................................................... 3 2.3.2 Tâches à mener avant l’attribution du contrat de travaux .............................................. 4 2.3.3 Tâches à mener avant le démarrage des travaux ............................................................ 5 2.3.4 Tâches à mener pendant l’exécution des travaux ............................................................ 5 2.3.5 Tâches à mener après l’exécution des travaux ................................................................ 7 2.3.6 Tâches spécifiques liées à la certification de l’installation électrique du bâtiment ........ 7 2.4 RESULTATS A ATTEINDRE ........................................................................................................ 8 2.5 LANGUE DU CONTRAT SPECIFIQUE .......................................................................................... 8
3
PROFIL DES EXPERTS OU EXPERTISE DEMANDEE ....................................................... 8 3.1 NOMBRE D’EXPERTS DEMANDES ET NOMBRE D’HOMMES X JOUR .......................................... 8 3.2 PROFIL PAR EXPERT OU EXPERTISE DEMANDEE ...................................................................... 8 3.2.1 Expert 1 : Catégorie II, Chef de mission ......................................................................... 8 3.2.2 Expert 2 : Catégorie III, Contrôleur de travaux ............................................................. 9 3.3 PRESENCE D’UN MEMBRE DU MANAGEMENT TEAM ................................................................ 9
4
LIEU ET DUREE .......................................................................................................................... 9 4.1 4.2 4.3 4.4
5
RAPPORTS ................................................................................................................................. 10 5.1 5.2 5.3 5.4
6
CONTENU ............................................................................................................................... 10 LANGUE ................................................................................................................................. 11 CALENDRIER DE REMISE ........................................................................................................ 11 NOMBRE D’EXEMPLAIRES DU RAPPORT ................................................................................ 11
DEPENSES ACCESSOIRES ..................................................................................................... 11 6.1 6.2
7
PERIODE DE DEMARRAGE ........................................................................................................ 9 ECHEANCE OU DUREE PREVUE ................................................................................................ 9 CALENDRIER PREVISIONNEL.................................................................................................. 10 LIEU DES PRESTATIONS.......................................................................................................... 10
AUTRES COUTS REMBOURSABLES AUTORISES ...................................................................... 11 REGIME FISCAL ET DOUANIER ............................................................................................... 11
MONITORING & EVALUATION ........................................................................................... 11
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INFORMATIONS GENERALES Le Programme Indicatif National du 10ème FED, feuille de route de la coopération entre le Tchad et l’Union européenne, a été signé en 2007. Il comprend comme secteur de concentration le soutien au développement durable, secteur se déclinant en deux axes, dont le développement des infrastructures. C’est dans ce cadre qu’est mis en œuvre le projet FED/2011/022661 (72 M€) d’appui à la politique sectorielle des transports qui a pour objectif l’amélioration de manière durable des performances du secteur tchadien des transports. Le secteur des transports relève du Ministère des Infrastructures, des Transports et de l’Aviation Civile (MITAC). Le projet d’appui à la politique sectorielle des transports prévoit de contribuer au renforcement des capacités de l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics (ENSTP) au titre de l’activité 1.8. L’ENSTP, créée en 1965, est un établissement administratif doté de la personnalité juridique et financière situé à N’Djamena, République du Tchad. L’école relève de l’autorité du MITAC. L’école forme des adjoints techniques et des ingénieurs de travaux en génie civil avec des spécialisations en travaux publics, bâtiment, génie rural et topographie. Depuis la rentrée 2013, un cycle de formation niveau master a également été mis en place. Suite à la mise en place de ce nouveau cycle de formation, des besoins en infrastructures et équipements ont été identifiés. Les besoins en infrastructures concernent principalement la construction d’un bâtiment polyvalent abritant une bibliothèque avec salle de lecture, une salle de conférence, une salle informatique ainsi qu’une salle de réunion. L’ENSTP a sollicité l’appui de l’Union européenne pour le financement de ce bâtiment dont un avant-projet détaillé a été réalisé au printemps 2014 sur financement de l’Union européenne (contrat spécifique n°2014/337-130). Une description du bâtiment est jointe en annexe 1.
2
DESCRIPTION DES PRESTATIONS
2.1
Objectifs généraux L’objectif général du projet dont ce marché fait partie est de « contribuer à la réduction de la pauvreté au Tchad et à la croissance économique du pays ». L’objectif spécifique du projet dont ce marché fait partie est « l’amélioration de manière durable des performances du secteur tchadien des transports ».
2.2
Objectif particulier L’objectif particulier du présent marché est de contribuer à la construction d’un bâtiment polyvalent pour l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics de qualité durable et réalisé dans les règles de l’art.
2.3
Services demandés
2.3.1 Champs d’intervention Les services demandés sont ceux d’appuyer le maître d’œuvre (le Ministère des Infrastructures, des Transports et de l’Aviation Civile, représenté par l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics) et le maître d’ouvrage (le Ministère du Plan et de la Coopération Internationale,
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Ordonnateur National du FED) dans la sélection d’une offre de travaux techniquement conforme et de représenter le maître d’œuvre sur le chantier à savoir : surveiller et contrôler les travaux, tester et examiner les matériaux mis en œuvre ainsi que la qualité d’exécution des ouvrages. Avant l’attribution du marché de travaux, le prestataire participera à titre de conseiller aux réunions d’évaluation technique des offres de travaux. Il sera tenu de signer une déclaration d’impartialité et de confidentialité et de se conformer aux procédures applicables. Lors de l’exécution des travaux, le prestataire signera les correspondances relatives à la vie quotidienne du chantier et visera le journal de chantier et les minutes des réunions de chantier, ainsi que toute correspondance de chantier relative à la bonne exécution des travaux. De manière générale, tout document ou courrier émanant de l’entreprise sera visé et éventuellement commenté par le prestataire dans un délai ne dépassant pas 7 jours calendaires à partir de la date de réception. Le prestataire n'a pas le mandat de délivrer des ordres de services ayant pour objet : la notification et le démarrage des travaux ; l'arrêt des travaux ou l'application de pénalités ; la prorogation de délais ; l'augmentation de la masse financière du marché ; des modifications significatives de l'objet ou des quantités prévues au titre du marché ; des prix nouveaux qui seront le cas échéant approuvés directement par le maître d'œuvre, sur proposition du prestataire, après accord préalable du maître d’ouvrage. Le prestataire n’a en aucun cas le pouvoir de relever l'entreprise titulaire du marché de travaux de ses obligations découlant du marché ni de commander tous travaux entraînant des délais supplémentaires ou des coûts excédentaires à payer par le maître d'ouvrage. Les prestations à réaliser sont définies d'une manière générale ci-dessous et d'une manière détaillée dans le dossier d’appel d’offres pour l’exécution des travaux. Toutes les tâches incombant au prestataire décrites dans le dossier d’appel d’offres doivent être considérées comme devant être exécutées dans le cadre du présent marché. Le prestataire assurera également la surveillance et le contrôle de l'application des mesures prévues afin de protéger l'environnement et d'éviter les impacts négatifs du projet. 2.3.2 Tâches à mener avant l’attribution du contrat de travaux Participer à titre de conseiller à l’évaluation des offres techniques reçues dans le cadre de l’appel d’offres ouvert local EuropeAid/135-982/ID/WKS/TD dont la date limite de soumission des offres est fixée au 25/08/2014 ; Emettre une opinion qualifiée quant à la conformité technique des offres reçues par rapport aux prescriptions du dossier d’appel d’offres dont une copie lui sera remise au démarrage de sa mission ;
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Assurer un rôle de conseil auprès du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre en cas de nécessaire annulation de l’appel d’offres et d’ouverture de négociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires ayant participé à l'appel d'offres ; Remettre un rapport confidentiel reprenant les conclusions de son analyse. Les services demandés au titre du présent marché seront réputés terminés si pour une raison quelconque, un contrat de travaux de construction d’un bâtiment polyvalent pour l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics ne peut être signé avant la date limite de contractualisation de la convention de financement du projet d’appui à la politique sectorielle des transports (FED/2011/022661) fixée au 09/12/2014. 2.3.3 Tâches à mener avant le démarrage des travaux Etudier, vérifier et actualiser au besoin les plans et le dossier technique annexés au dossier d’appel d’offre ; signaler toute anomalie et proposer toutes corrections nécessaires ; Examiner les dispositions générales proposées par l'entreprise concernant les installations de chantier, le programme d'exécution ainsi que les prévisions de paiement qui en résultent, le contrôle qualité et les sous-traitances éventuelles, vérifier leur conformité par rapport à l'offre de l'entreprise et préparer leur approbation par le maître d'œuvre ; Prescrire tous les essais d'identification complémentaires nécessaires et à charge de l’entreprise pour la réalisation des travaux avec l'accord du maître d'œuvre ; Vérifier la disponibilité, l'état de fonctionnement et l'adéquation aux tâches prévues du matériel présenté par l'entreprise et faire un inventaire détaillé reprenant toutes les caractéristiques techniques des matériels (y inclus les numéros d'immatriculation et de série, année et lieu de construction, année d'achat, h/km déjà travaillés, valeur résiduelle, police d'assurance). Consigner ces résultats dans un rapport spécial mettant en comparaison le matériel effectivement présent avec celui prévu dans l'offre afin d'évaluer la capacité globale de l'entreprise à exécuter le marché de travaux ; Vérifier et participer à l'amélioration éventuelle des plans d'organisation de la qualité et de la sécurité des biens et des personnes présentés par l'entreprise; Examiner les qualifications et expériences du personnel d’encadrement de l’entreprise ainsi que l’organigramme proposé et vérifier la correspondance avec l'offre de l'entreprise en vue de préparer l'agrément du maître d'œuvre; Contrôler l'expérience et le nombre de personnel d'exécution et de manœuvres ; Contrôler tous les documents administratifs requis dont les cautionnements bancaires pour le paiement éventuel d'avances et les polices d'assurance obligatoires ; Proposer un plan d'organisation afin de garantir l'indépendance de la mission de contrôle. 2.3.4 Tâches à mener pendant l’exécution des travaux Veiller à la coordination générale du chantier de l'entreprise chargée des travaux en vue d'assurer l'avancement normal et rationnel des travaux en minimisant les nuisances du chantier ; le prestataire est chargé de donner les autorisations écrites (journal de chantier) pour tout commencement et reprise des opérations de mise en œuvre prévues au marché ; Assurer le respect :
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des conditions administratives et techniques définies au marché de travaux, de l'origine et de la qualité des matériaux, y inclus le suivi, la vérification et l'attestation des déclarations d'achat hors TVA ou imposition hors douane le cas échéant ;
-
des plannings d'exécution fournis par l'entreprise;
-
de l'exécution et de la mise en œuvre des travaux de construction afin de garantir leur conformité avec les documents d'adjudication, les plans de détail, les spécifications techniques du marché de travaux et les règles de l'art. Le prestataire est tenu de ne jamais laisser l'entreprise travailler seule sur le chantier;
-
des documents d'exécution, plans et notes de calcul, présentés par l'entreprise au fur et à mesure de l'avancement du chantier (plan EXE pour chaque corps d’état);
-
des contrôles qualité et des certifications agréées là où jugés nécessaires ;
-
de l'application des dispositions en matière de réglementation du travail ;
-
de l’application des plans d’organisation de la qualité et de la sécurité des biens et des personnes.
Vérifier la nature et la cadence des contrôles effectués par l'entreprise dans le cadre des spécifications techniques du marché de travaux et de leur plan d'assurance qualité, en procédant ou en faisant procéder aux essais et contrôles extérieurs nécessaires (à charge de l’entreprise) ; les feuilles d'essai de contrôles devront être cosignées par le prestataire et par l'entreprise ; Le prestataire procédera en particulier : -
à la vérification des dossiers d’exécution, plans et note de calcul présentés par l’entreprise au fur et à mesure de l’avancement du chantier pour approbation par le maître d’œuvre ;
-
au contrôle de la qualité des matériaux : le prestataire vérifiera la qualité des matériaux dans le respect des conditions du marché et, en particulier, des spécifications techniques. Le prestataire veillera à ce que tous les tests requis soient effectués (à charge de l’entreprise) et que les échantillons nécessaires à ces analyses reflètent fidèlement la qualité des matériaux utilisés pour les travaux. Les types de test et leur fréquence devront respecter les règles de l'art en vigueur ainsi que les spécifications techniques du marché de travaux. Le cas échéant, le prestataire pourra également faire procéder, à charge de l’entreprise, à des essais et contrôle extérieurs. Tous les tests effectués seront systématiquement consignés, de manière à ce que toutes les données soient accessibles à des fins d'analyses systématiques et statistiques ;
-
au contrôle de la mise en œuvre des matériaux : le prestataire vérifiera la mise en œuvre des matériaux dans le respect des conditions du marché et, en particulier, des spécifications techniques ;
-
à la vérification et à la prise en attachement contradictoire avec l’entreprise des travaux exécutés, des approvisionnements fournis, des métrés d'ouvrage ; seules les quantités mises en œuvre conformément aux spécifications techniques du marché de travaux pourront être prises en attachements ;
-
à la vérification, avec apposition de visa, des décomptes mensuels de paiement de l’entreprise auxquels seront joints les pièces justificatives nécessaires (ordre de
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service, caution éventuelle, etc.) ; les décomptes ainsi validés seront ensuite transmis au maître d’œuvre pour visa ; -
au suivi et à la vérification de l’évolution des quantités de travaux et de l'estimation du coût final du projet ;
-
à l’élaboration de toute solution technique alternative en vue de résoudre les problèmes qui pourraient se présenter, ou de compléter le cas échéant les documents contractuels;
-
à l’élaboration des ordres de services jugés nécessaire au bon déroulement des travaux pour présentation au maître d’œuvre ;
-
à la tenue quotidienne du journal de travaux signé contradictoirement avec l'entreprise mentionnant les conditions atmosphériques, les interruptions de travaux pour cause d'intempéries, les heures de travail, le nombre et la catégorie des ouvriers et cadres employés sur le chantier, les amenées et stocks de matériaux, le matériel utilisé et hors service sur chantier, le nombre et le type de personnel sur chantier, le nombres d'heures travaillées, les éléments quantitatifs et qualitatifs des travaux exécutés et des approvisionnements livrés, les éventuels événements exceptionnels survenus pendant l'exécution des travaux ;
-
à l’information des parties par des rapports trimestriels d’activité sur la marche du chantier et par des rapports spéciaux sur les difficultés de chantier, les éléments imprévus, les aléas techniques, les réclamations de l'entreprise de nature à modifier les conditions d'exécution des travaux ou d'application des clauses du marché, ou d'entraîner des dépenses supplémentaires ;
-
à la convocation et à la direction des réunions de chantiers hebdomadaires ou bihebdomadaires selon la phase de chantier et à la rédaction des procès-verbaux correspondants ;
-
à l’examen, le cas échéant, des réclamations adressées par l'entreprise en veillant à défendre au mieux les intérêts du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre et en préparant en cas de désaccord persistant, un dossier de contentieux aussi solide que possible, de manière à ce que la position du maitre d’ouvrage soit clairement argumentée lors de la présentation devant la juridiction compétente.
2.3.5 Tâches à mener après l’exécution des travaux Organiser la réception provisoire des travaux et rédiger les procès-verbaux correspondants ; Soumettre dans le mois suivant la réception provisoire des travaux un rapport final auquel sera annexé un Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) qui contiendra, à partir des plans fournis par l’entreprise, les plans de recollement et de détails conformes à l'exécution. Ce dossier comprendra les notices de fonctionnement utiles à l'utilisation et à l'entretien des ouvrages. 2.3.6 Tâches spécifiques liées à la certification de l’installation électrique du bâtiment Le prestataire prendra à sa charge la contractualisation d’un bureau de certification agréé et reconnu internationalement afin de faire réaliser les prestations suivantes : En cours d’exécution mais avant le démarrage des travaux d'électricité, certification du dossier d’exécution de l’installation électrique du bâtiment soumis par l’entreprise ;
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Avant la réception provisoire, certification de l’installation électrique du bâtiment (en cas de contre-visite rendue nécessaire, la contre-visite sera également à la charge du titulaire). A cet effet, une provision de 12,000 € devra être inclue sans modification dans l’offre financière du soumissionnaire au titre des dépenses accessoires. 2.4
Résultats à atteindre R1 : Contribuer à la réalisation d’un bâtiment de qualité durable ; R2 : Contribuer à la sélection d’une offre de travaux techniquement conforme ; R2 : Contribuer au respect par l’entreprise titulaire de ses engagements contractuels ; R3 : Elaborer toute solution technique alternative en vue de résoudre les problèmes éventuels.
2.5
Langue du contrat spécifique La langue du contrat spécifique est le français.
3
PROFIL DES EXPERTS OU EXPERTISE DEMANDEE
3.1
Nombre d’experts demandés et nombre d’hommes x jour L’équipe du prestataire sera constituée de deux experts : Expert 1, Catégorie II, Chef de mission Expert 2, Catégorie III, Contrôleur de travaux Les jours prestés sont répartis de manière indicative comme suit: Description Avant l’attribution du contrat de travaux Pendant l’exécution des travaux Après l’exécution des travaux Total
3.2
Lieu
Jours prestés Expert 1
Jours prestés Expert 2
Tchad
5
0
Tchad/Siège
56
240
Tchad
5
20
66
260
Profil par expert ou expertise demandée
3.2.1 Expert 1 : Catégorie II, Chef de mission Le chef de mission interviendra avant l’attribution du contrat de travaux afin de conseiller le maitre d’ouvrage et le maître d’œuvre pour la sélection d’une offre de travaux techniquement conforme. Il supervisera ensuite le travail du contrôleur de travaux qui sera en permanence sur le chantier. L’intervention du chef de mission se déroulera majoritairement sur le chantier mais il pourra également être amené à appuyer le contrôleur de travaux à distance (les jours prestés correspondants devront être préalablement approuvés par le gestionnaire de projet de la Délégation de l’Union européenne). Il effectuera en particulier une mission au démarrage des travaux afin de définir avec le contrôleur de travaux les outils de suivi à mettre en place et, plus généralement, de couvrir les tâches définies au paragraphe 2.3.3. Il interviendra ensuite ponctuellement selon les besoins du
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chantier. Enfin, il devra être présent sur le chantier lors de la réception provisoire. Chaque mission du chef de mission au Tchad donnera lieu à la remise d’un aide-mémoire. Compétences minimales: ingénieur travaux spécialisé en bâtiment ou expérience équivalente; parfaite maîtrise des logiciels pertinents (AutoCad, ProjectPro, Pack Office ou équivalent) ; parfaite connaissance de la langue française, parlée et écrite; Expérience souhaitée: expérience générale d’au moins 6 ans en maîtrise d’œuvre dans le domaine du bâtiment ; expérience spécifique d’un moins 3 ans comme chef de mission de contrôle (ou adjoint) de chantiers de construction de bâtiments similaires d’un montant supérieur à 500,000 € ; expérience des procédures FED ; expérience en pays ACP. 3.2.2 Expert 2 : Catégorie III, Contrôleur de travaux Sous la supervision du chef de mission, le contrôleur de travaux sera à temps plein sur le chantier afin de surveiller et de contrôler l’exécution des travaux. Compétences minimales: ingénieur travaux spécialisé en bâtiment ou expérience équivalente; parfaite maîtrise des logiciels pertinents (AutoCad, ProjectPro, Pack Office ou équivalent) ; parfaite connaissance de la langue française, parlée et écrite; Expérience souhaitée: expérience générale d’au moins 3 ans en maîtrise d’œuvre dans le domaine du bâtiment ; expérience spécifique d’un moins 2 ans comme contrôleur de travaux ; expérience des procédures FED ; expérience locale. 3.3
Présence d’un membre du management team N/A
4
LIEU ET DUREE
4.1
Période de démarrage La date limite de soumission des offres de travaux (appel d’offres ouvert local EuropeAid/135982/ID/WKS/TD) étant fixée au 25/08/2014, la date indicative de mobilisation de l’expert 1 est fixée au 01/09/2014. Cette date de mobilisation sera confirmée par ordre de service après signature du contrat spécifique.
4.2
Echéance ou durée prévue La durée totale de la mission est de 20 mois (610 jours calendaires) répartie comme suit : Phase d’attribution du contrat de travaux : 4.5 mois ;
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Phase d’exécution des travaux : 11 mois de contrôle et de surveillance des travaux ; Phase post-travaux : 2,5 mois pour la remise du rapport final (délai de validation inclus) ; Provision de 2 mois en plus en cas de retard au démarrage ou dans l’exécution des travaux. 4.3
Calendrier prévisionnel
Aug-15
Sep-15
Oct-15
Nov-15
Dec-15
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Mar-16
Jul-15
x
Feb-16
Jun-15
x
Jan-16
May-15
x
Apr-15
x
Mar-15
x
Feb-15
Dec-14
x
Jan-15
Nov-14
x
Oct-14
OS de démarrage (pour mémoire)
Sep-14
Calendrier prévisionnel (mois)
Aug-14
M0 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M 18 M 19
Mobilisation expert 1 Attribution du contrat de travaux Mobilisation expert 2 Démarrage des travaux Contrôle et surveillance des travaux Réception provisoire des travaux Réalisation du rapport final
x
Validation du rapport final
x x
Remise du rapport final
Mobilisation des experts
x x
M0 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M 18 Tot
Expert 1 - Jours prestés
0
5
0
0
0
5
10
2
2
10
2
2
10
2
2
2
10
2
0
66
Expert 2 - Jours prestés
0
0
0
0
0
10
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
20
10
0
260
4.4
Lieu des prestations Les prestations se dérouleront à N'Djamena, République du Tchad, à l'exception des prestations d'appui à distance du chef de mission (telles que préalablement autorisées par le gestionnaire de projet de la Délégation de l’Union européenne). A compter du démarrage des travaux, il sera mis à disposition du prestataire un bureau meublé dans l'enceinte de l'ENSTP et ce, jusqu'à la date de réception provisoire augmentée d'un mois. Conformément aux conditions générales applicables au présent contrat-cadre, le prestataire doit veiller à ce que son personnel dispose de l'équipement et du support nécessaire pour pouvoir se consacrer pleinement à sa mission.
5
RAPPORTS
5.1
Contenu Le prestataire remettra les rapports suivants conformément aux services demandés au §2.3 des présents termes de référence et aux dispositions de l'annexe 2: Rapport confidentiel d'analyse de la conformité technique des offres de travaux reçues; Rapports trimestriels d'activités ; Rapports spéciaux ; Rapport final auquel sera annexé un Dossier des Ouvrages Exécutés ; Aide-mémoire à remettre à l'issue de chacune des missions du chef de mission.
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5.2
Langue La langue de travail est le français.
5.3
Calendrier de remise Description Rapport confidentiel d'analyse Rapport trimestriel d'activité Rapport final d'activité Aide-mémoire
Délai de soumission
Délai de révision
07 jours
07 jours
14 jours
07 jours
30 jours
14 jours
07 jours
07 jours
14 jours
07 jours
Endéans les 07 jours suivants la fin de la mission considérée Endéans les 30 jours suivants la fin de la période considérée Endéans les 30 jours suivants la date de réception provisoire Endéans les 07 jours suivants la fin de la mission considérée
Rapports spéciaux 5.4
Délai de validation
Selon les besoins
Nombre d’exemplaires du rapport Les versions provisoires devront être remises au format électronique (tous les documents transmis et notamment les plans et éléments de calculs doivent pouvoir être ouverts sous Microsoft Office ou PDF). Les versions définitives devront être remises en quatre exemplaires papiers (un à la Délégation de l'Union européenne, un au maître d'ouvrage et deux au maître d'œuvre) ainsi qu'au format électronique (tous les documents transmis et notamment les plans et éléments de calculs doivent pouvoir être ouverts sous Microsoft Office ou PDF).
6
DEPENSES ACCESSOIRES
6.1
Autres coûts remboursables autorisés Les coûts à prévoir au titre des remboursables sont les suivants : Frais de visa des experts ; Per diem des experts au Tchad ; Voyages internationaux A/R vers le Tchad (estimation : 6 A/R) ; Provision pour certification de l'installation électrique du bâtiment par un bureau de certification agréé et reconnu internationalement. A cet effet, une provision de 12,000 € devra être inclue sans modification dans l’offre financière du soumissionnaire au titre des dépenses accessoires.
6.2
Régime fiscal et douanier Les dispositions générales applicables au régime fiscal et douanier figurent en annexe 3.
7
MONITORING & EVALUATION Indicateurs de performance : Délai moyen de réaction (en jour) aux courriers du maître d'œuvre et de l'entreprise ; Délai de signalement de tout risque de dépassement du délai d'exécution ou du budget ; Délai de signalement à l'entreprise de tout non-respect de ses obligations contractuelles.
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Annexe 1 aux termes de référence spécifique Description du bâtiment polyvalent pour l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics
1.
Démarche architecturale
La composition architecturale du nouveau bâtiment est fondée sur trois aspects essentiels : la recherche d’une fonctionnalité optimale des espaces architecturaux avec une réduction maximale des surfaces de dégagement ; la recherche de la qualité maximale du confort à travers des espaces bien ventilés et bien éclairés naturellement et de façon indirecte (fenêtres coulissantes en aluminium, brises soleils métalliques) ; la recherche de solutions optimales pour l’installation des différents réseaux.
Image 1 : Vue de la façade principale du bâtiment Les stratégies pour le confort des habitants de l’immeuble se basent sur les éléments suivants : protéger du rayonnement direct les façades et les plancher par le biais de brise-soleils métalliques ayant aussi le but de sécuriser les ouvertures vitrés ; utiliser des matériaux à faible inertie thermique ; utiliser des matériaux d’isolation pour les toitures terrasse et des systèmes de ventilation naturelle pour les toitures métalliques ; dimensionner les ouvertures de façon à assurer un niveau d’éclairage naturelmaximal.
Au regard des objectifs, des fonctions et des contraintes budgétaires, il a été proposé un bâtiment moderne qui s’inspire des immeubles existants qui l’entourent.
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2.
Normative
Les études de conception s’appuient sur les textes et les normes en vigueur : Arrêté n°0076/MTPU/SD/DGU/DUH du 1982 portant réglementation des différents niveaux d’Immeuble le long des grands axes urbains et dans les cités résidentielles ; Loi n°03.04 du 20 janvier 2003 Portant Code d’Hygiène en République du Tchad; Code de la construction et de l’Habitation (notamment les articles R 122-1 à R 122-29 (CCH) version consolidée au 30 septembre 2011 ; Règlement de sécurité contre l’incendie relatif aux ERP : Arrêté du 25 juin 1980 : dispositions générales du règlement contre l’incendie ; Arrêté du 12 décembre 1984 type L (salle de réunion, de conférence) ; Arrêté du 21 juin 1982 type N (restauration) ; Arrêté du 21 avril 1983 type W (administration, bureaux) ; Arrêté du 12 mars 2004 relatif à la détermination du degré de résistance au feu des éléments de construction ; Arrêté du 21 novembre 2002 relatif à la classification des matériaux de construction en fonction de leur réaction au feu ; Instruction Technique n° 249 relative aux façades ; Décret du 04 novembre 1975 et instruction techniques du 1er décembre 1976 (toxicité des matériaux) ; Normes SSI NFS 61.930 à 940 ; Articles R.235-4 à R-235-4.16 du Code du Travail, relatif à la prévention des incendies et à l’évacuation des occupants ; Arrêté du 1er août 2006 fixant les dispositions prises pour l’application des articles R. 111. 19 à R. 111. 19. 3 et R. 111. 19. 6 du code de la construction et de l’habitation relative à l’accessibilité aux personnes handicapées des établissements recevant du public et des installations ouvertes au public lors de leur construction ou de leur création, modifié par arrêté du 30 Novembre 2007. 3.
Généralités
Les travaux d’extension prévoient la construction d’un bâtiment polyvalent R+1 abritant : Bureaux ; Archives ; Salle de lecture ; Salle informatique ; Salle de conférence ; Salle de réunion ; L’Établissement Recevant du Public est de type R avec un effectif de 301 personnes tout étage confondu. La catégorie du bâtiment, conformément à l’art.123-19 du CCH, est de niveau 4 et
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l’équipement d’alarme de type 4 (hors classement SSI). Le bâtiment, en accord avec la maîtrise d’œuvre, ne sera pas accessible aux personnes à mobilité réduite. Le programme de construction est organisé en un lot unique qui sera attribué par appel d’offre ouvert local comprenant l’équipement en mobilier. 4.
Procédure de réalisation des travaux
Implantation du bâtiment sans rechargement générale préalable. Le régime de collectage séparatif conduit à la construction des regards pour les eaux usées (REU), pour les eaux pluviales (REP) et pour les eaux vannes (REV) à l’extérieur du bâtiment. De plus les eaux usées (EU) seront divisé en eaux noires et grises. Les premières seront envoyées directement à la fosse septique alors que les deuxièmes subiront un traitement de dégraissage au préalable. Les eaux des toitures du nouveau bâtiment seront recueillies à l’aide de caniveaux métallique en élévations pour descendre dans des réceptacles (REP) au pied du bâtiment avant d’être envoyés dans des puits à dispersion ou le plateau absorbant. L’épandage naturel sur le sol nu n’est pas envisagé. Le principe de structure pour le bâtiment et les ouvrages sera basé sur des éléments porteurs poteauxpoutres en béton armé et voiles de contreventement. Le remplissage se fera par des briques en agglos de béton. La structure pose sur des semelles filantes et des radiers posés à environ 1,50m de profondeur après purge de l’assise. Souche de poteaux et de voile en béton armé avec remplissage en aggloméré plein jusqu’au chaînage bas et dalle de plancher (niveau brut positionnés à +60cm du point zéro : LT0,00). Toutes les toitures seront en tôle galvanisée 45/100e. Les éléments de la charpente principale (poutres réticulaires et fermes) et secondaire seront en acier. Les surfaces verticales seront enduites à l’extérieur comme à l’intérieur. Les espaces sanitaires carrelés jusqu’à hauteur de 2,10 mètre. Tous les murs intérieurs en partie enduite recevront de la peinture vinylique avec deux couches de peinture Glycéro lavable sur une hauteur de 1,45 mètre. La menuiserie du bâtiment sera entièrement en aluminium laqué à l’extérieur comme à l’intérieur, alors que les brise-soleil fixes et mobiles seront réalisés en acier. Le réseau électrique prévoit deux sources d’énergie : Alimentation courant fort (réseau électrique existant SNE) 50.3kW ; Alimentation d’appoint Groupe Électrogène existant de 150kW. Le courant alternatif alimente la totalité de l’ENSTP : la climatisation, les prises, les brasseurs, l’éclairage en LED, les BAES et les BAAS.Le groupe électrogène intervient en appoint sur le réseau courant fort en cas de panne, coupure ou délestage. Les appareils électriques seront choisis dans une gamme et une marque de qualité moyenne. Le réseau informatique a été estimé à 32 accès LAN. Le système d’éclairage prévu en LED alimentés en DC prend en compte les prescriptions européennes pour les installations d’éclairage intérieur dans les lieux de travail (NF EN 12464-1 et ISO 8995/CIE 8008) et répond aux besoins de performance et de confort visuel.
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Image 2 : Vue de la façade principale du bâtiment. Détails brise-soleils. La climatisation en split système prévoit le positionnement des brasseurs dans les pièces à climatiser et le condensateur en terrasse. Les appareils auront une puissance allant de 18000BTU/h à 36000BTU/h. Le bâtiment, connecté au réseau d’adduction sous pression de l’ENSTP, sera équipé uniquement en eau froide sanitaire dans les toilettes collectives du rez-de-chaussée et de l’étage. L’équipement en mobilier fait l’objet du marché de travaux pour ce qui est des tables, des chaises et des armoires à étagères des archives. Les fluides et les gaines électriques en verticales seront logés dans des vides techniques qui traversent le bâtiment. Les fluides en horizontal seront noyés dans la chape striée alors que les gaines électriques en horizontal seront logées entre sous-dalles et faux-plafonds. L’arrivée aux prises et aux interrupteurs se fera en tranchées dans les agglomérés ou en goulottesapparentes dans la salle informatique. 5.
Tableau des surfaces N° 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Désignation Cage escalier Entrée et dégagement Bureau Bureau paysager Salle de lecture Salle de rangement / Archive
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Code SD SD SU2B SU2B SU1 SU7
Surface (m²) 14,80 49,50 11,50 12,00 201,50 26,60
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1.7 1.8 1.9 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
6.
Toilette commune Magasin / stockage Surface d'installation Surface nette - Rez-de-chaussée Dégagement Cage escalier Bureau Salle informatique Salle de conférence Salle de réunion Salle de stockage / Réparation Salle de stockage / Accès toiture Toilette commune Surface d'installation Surface nette - R+1
SU7 SU4 SI SD SD SU2B SU2A SU1 SU1 SU4 SU4 SU7 SI
13,00 12,00 8,60 349,50 60,14 11,50 71,20 133,50 40,00 12,00 10,00 13,00 10,00 361,64
Surface plancher nette (SPN)
710,84
Surface plancher brute (SPB)
799,46
Calendrier d’exécution
L’entreprise a 11 mois pour réaliser l’ensemble des travaux du marché. L’entreprise dispose de deux semaines pour la réalisation des études topographiques et géotechniques et de 30 jours calendaires pour la réalisation des plans d’exécution qui seront soumis à l’approbation du Bureau de Surveillance et de Contrôle qui devra donner son avis favorable dans un délai maximum de 30 jours calendaires.
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Annexe 2 aux termes de référence spécifique Contenu des rapports d'activités (indicatif)
1. Introduction -
synthèse des principales activités menées lors de la période d’exécution des travaux et de l'évolution des principaux indicateurs de l'avancement des travaux depuis le début des travaux (avancement technique et financier) ;
-
synthèse des problèmes rencontrés au cours de la période d’exécution des travaux et des recommandations faites par le prestataire ;
-
résumé des principaux aspects techniques et financiers du projet (sources de financement, dates d'entrée en vigueur des conventions, planning prévisionnel d'exécution des travaux).
2. Activités de l'Entreprise 2.1 État d'avancement technique des travaux -
l'état d'avancement des travaux comparé au calendrier prévisionnel et aux délais contractuels ;
-
les quantitatifs réalisés, les écarts constatés et leurs justifications ;
-
les approvisionnements du chantier ;
-
les descriptions des conditions d'exécution des travaux ;
-
modifications éventuelles apportées à la conception et incidences financières ;
-
les problèmes rencontrés et les mesures prises pour les résoudre ;
-
les rendements des différents ateliers, des engins et leur choix en fonction des taches;
-
l'état mécanique du parc matériel avec un relevé des pannes et corrections mises en œuvre ;
-
la situation du personnel de l'Entreprise.
2.2 Résultats des essais et contrôles -
les résultats des essais de laboratoire et de contrôle de la qualité des travaux, et les commentaires sur ces résultats de laboratoire et sur la qualité des travaux. Les rapports devront en particulier spécifier de manière très lisible tout résultat non-conforme et indiquer les dispositions prises par le prestataire et l'Entreprise en cas de non-conformité.
2.3 État d'avancement financier des travaux -
l'état des décomptes et comparaison graphique avec les prévisions initiales. La mission de contrôle devra alerter de façon très claire le maitre d'œuvre en cas de risque de dépassement financier du marché de travaux ;
-
suivi analytique des coûts de réalisation des travaux ainsi que de tous les éléments pertinents permettant à l'Administration d'avoir une meilleure maîtrise des coûts des travaux publics ; -
l'état des paiements effectués ou à effectuer ;
-
l'estimation des travaux pour les 3 mois suivants, les prévisions des dépenses correspondantes.
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3. Activités de la mission de surveillance et de contrôle -
les prestations effectuées ;
-
le suivi des indicateurs définis au chapitre 8 ;
-
la présence du personnel du prestataire sur le chantier ;
-
son organisation pour les contrôles qualitatifs et quantitatifs;
-
l’organisation et les actions pour garantir et assurer l'indépendance de la mission ;
-
les problèmes éventuels propres au contrôle.
4. Annexes -
les comptes rendus des réunions de chantier hebdomadaires ou bihebdomadaires ;
-
le relevé des communications importantes, ordre de services et réceptions ;
-
les propositions techniques et notes de service.
Rapport final En plus de revenir sur l'ensemble des points ci-dessus mentionner, le rapport final devra permettre deretracer le déroulement général des travaux ;faire la synthèse du résultat des contrôles qualité (problèmes principaux rencontrés, conformité de l'ouvrage) et de donner une appréciation détaillée sur la qualité d'exécution des travaux, en faisant ressortir les points singulier du projet ;donner un avis sur les réclamations éventuelles de l'Entreprise ;faire un bilan financier de l'opération ;préciser les actions d'entretien à mener. À ce rapport final sera annexé un Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) qui contiendra, à partir des plans fournis par l’entreprise, les plans de recollement et de détails conformes à l'exécution. Ce dossier comprendra les notices de fonctionnement utiles à l'utilisation et à l'entretien des ouvrages.
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Annexe 3 aux termes de référence spécifique Régime fiscal et douanier : Article 31 de l’Annexe IV à l’Accord de Cotonou
1.
Les Etats ACP appliquent aux marches financés par la Communauté un régime fiscal et douanier qui n'est pas moins favorable que celui appliqué à l'Etat le plus favorisé ou aux organisations internationales en matière de développement avec lesquelles ils ont des relations. Pour la détermination du régime applicable à la nation la plus favorisée, il n'est pas tenu compte des régimes appliqués par l'Etat ACP concerné aux autres Etats ACP ou aux autres pays en développement.
2.
Sous réserve des dispositions ci-dessus, le régime suivant est appliqué aux marchés financés par la Communauté:
(a) les marchés ne sont assujettis ni aux droits de timbre et d'enregistrement, ni aux prélèvements fiscaux d'effet équivalent, existants ou à créer dans l'Etat ACP bénéficiaire; toutefois, ces marchés sont enregistrés conformément aux lois en vigueur dans l'Etat ACP et l'enregistrement peut donner lieu à une redevance correspondant à la prestation de service;
(b) les bénéfices et/ou les revenus résultant de l'exécution des marchés sont imposables selon le régime fiscal intérieur de l'Etat ACP concerné, pour autant que les personnes physiques et morales qui ont réalisé ces bénéfices et/ou ces revenus aient un siège permanent dans cet Etat ou que la durée d'exécution du marché soit supérieure six mois;
(c) les entreprises qui doivent importer des matériels en vue de l'exécution de marchés de travaux bénéficient, si elles le demandent, du régime d'admission temporaire tel qu'il est défini par la législation de l'Etat ACP bénéficiaire concernant lesdits matériels;
(d) les matériels professionnels nécessaires à l'exécution de tâches définies dans les marchés de services sont admis temporairement dans le ou les Etats ACP bénéficiaires, conformément à sa législation nationale, en franchise de droits fiscaux, de droits d'entrée, de droits de douane et d'autres taxes d'effet équivalent, dès lors que ces droits et taxes ne sont pas la rémunération d'une prestation de services;
(e) les importations dans le cadre de l'exécution d'un marché de fournitures sont admises dans l'Etat ACP bénéficiaire en exemption de droits de douane, de droits d'entrée, de taxes ou droits fiscaux d'effet équivalent. Le marché de fournitures originaires de l'Etat ACP concerné est conclu sur la base du prix départ usine, majoré des droits fiscaux applicables le cas échéant dans l'Etat ACP à ces fournitures;
(f) les achats de carburants, lubrifiants et liants hydrocarbonés ainsi que, d'une manière générale, de tous les produits incorporés dans un marché de travaux sont réputés faits sur la marché local et sont soumis au régime fiscal applicable en vertu de la législation nationale en vigueur dans l'Etat ACP bénéficiaire;
(g) l'importation d'effets et objets personnels, à usage personnel et domestique, par les personnes physiques, autres que celles recrutées localement, chargées de l'exécution des tâches définies dans un marché de services, et par les membres de leur famille, s'effectue, conformément à la législation nationale en vigueur dans l'Etat ACP bénéficiaire, en franchise de droits de douane ou d'entrée, de taxes et autres droits fiscaux d'effet équivalent. 3.
Toute question non visée par les dispositions ci-dessus relatives au régime fiscal et douanier reste soumise à la législation nationale de l'Etat ACP concerné.
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