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RÈGLEMENT ET INFORMATIONS CONCOURS COSPLAY Pour leS concours généraUX et la Sélection coupe de France

Version 1.0 - succeptible d’être modifié jusqu’à l’ouverture des inscriptions le 22 Aout.

EN PARTENARIAT AVEC

1. DATES et horaires À RETENIR - INSCRIPTIONS ET CONCOURS Périodes d’inscriptions pour les concours du Samedi et du Dimanche :

mardi 22 Août 2017 à 21h au vendredi 22 septembre à 0h00. Vous pourrez vous inscrire à deux concours :

Le Samedi 30 septembre à 14h00 : Concours Général – Solos et Groupes (Passages libres possibles) REMISE DES PRIX à 17H00

Le Dimanche 1er octobre à 14h00 : Concours Général – Solos et Groupes - ou Coupe De France de Cosplay -solo uniquement(Passages libres possibles) REMISE DES PRIX à 17H30

La validation de votre inscription et de votre passage sur scène vous sera envoyée à la fin de la période d’inscription, aux alentours du week end du 23 septembre.

2. limites d’INSCRIPTIONS ET LISTES D’ATTENTES • Les concours ont une durée maximale de 1h30. Le nombre de passages possibles se fera en fonction de cette limite. • En cas de trop nombreuses inscriptions, nous prévoyons une liste d’attente. Si vous vous retrouvez sur liste d’attente, vous serez prioritaire en cas de désistement le jour du concours (nous vous appellerons dans ce cas, gardez bien votre téléphone à portée de main !) • Vous pouvez vous inscrire sans restriction les deux jours en individuel ou groupe avec des costumes différents. L’équipe cosplay se donne la possibilité de valider l’une de vos inscriptions puis de passer d’autres participants en priorité sur votre deuxième inscription pour un maximum de variété. • Vous ne pouvez pas vous inscrire deux fois avec le même costumes. Vous pouvez cependant indiquer dans le formulaire votre disponibilité pour les deux jours. Nous vous assignerons une journée en fonction du nombre de participations. • La coupe de France ne se déroule que le Dimanche en Solo • Les inscriptions en Coupe de France seront considérées comme prioritaires sur les autres catégories de concours. • Dans le but de contenter un maximum de monde, nous essayerons de réserver chaque jour un certain nombre de passages libres sur scène. Ils sont non soumis au jugement du jury.

3. DURée de passage sur Scène : FICHIERS AUDIO ET VIDéo Votre passage sur scène est limité à : • 1min30 maximum pour le Cosplay individuel • 2 min 30 maximum pour le Cosplay groupe Ces temps de passage sont donnés à titre indicatif et représentent un temps de passage maximal, vous pouvez bien évidemment faire des prestations plus courtes. Nous précisons que les fichiers de prestations doivent être montés et coupés par vos soins. Nous ne couperons pas nous même une bande son trop longue qui sera motif de refus. C’est à vous de faire le nécessaire pour fournir un fichier traité pour correspondre aux critères.

• Cette année, la scène du Savoie Retro Games Festival sera dotée de 3 écrans. L’écran central servira à projeter des vidéos de prestations, les écrans lateraux retransmettront les vidéos des caméras filmant la scène. • Le fichier vidéo doit être au format WMV ou MP4 en 1920 x 1080. Il doit faire la durée de la prestation et la bande son doit y être intégrée. • Si vous ne réalisez pas de vidéo, un fichier audio WAV ou MP3 sera suffisant. • Pour une meilleure gestion, tous vos fichiers doivent être nommés comme suit : NOM_prénom_Série Les fichiers mal nommés ne seront pas traités en priorité, merci de votre compréhension. • L’utilisation de l’écran central n’est pas obligatoire. Si vous n’avez pas de vidéo, l’écran restera noir ou projetera le logo du festival. • Une prestation sans vidéo ne sera pas désavantagée. La vidéo est considéré comme un accessoire qui doit servir la mise en scène. • Nous vous conseillons vivement d’avoir vos fichiers audio et vidéo sur une clé USB le jour même. Si vous n’avez jamais retouché un fichier audio, vous trouverez le logiciel gratuit Audacity et de nombreux tuto sur le web

4. régles Générales : solo, groupe et passage libre • L’entrée à la convention est offerte le jour de votre passage à tous les membres de votre groupe. Vous recevrez les entrées après confirmation de votre inscription.

• Vous devez OBLIGATOIREMENT valider votre présence auprès du stand cosplay avant 12h00 • Vous devez être prêt dans les vestiaires à 12h30 pour le pré-juging et la mise en place. • Les juges peuvent effectuer des observations tout au long de la matinée dans les vestiaires en fonction des cosplayers prêts et pour gagner du temps sur le pré-juging. • Aucune personne du public n’est autorisée à vous aider lors de votre prestation. Seule l’équipe organisatrice ou membres de votre groupe peut aider à la pose de vos accessoires. • Il n’y a pas de limite du nombre de membres possibles dans une presta de groupe. Néanmoins gardez à l’esprit que la scène est grande mais qu’être trop nombreux peut être problématique pour une bonne gestion de l’espace. En outre, les prix groupes ont une valeur pouvant contenter des groupes de quelques personnes. Nous ne pouvons garantir un lot de valeur équivalente à la taille du groupe. • Les passages libres sont possibles en solo comme en groupe • Vous n’avez pas pour obligation de fournir une prestation pour un passage libre. Néanmoins si vous avez une musique de fond à nous fournir cela nous fera gagner du temps. • En passage libre, si vous souhaitez juste défiler sans prestation, votre temps de passage sur scène sera

réduit à 30 secondes • Les passages libres sont soumis aux même restrictions de temps que les passages en concours. Voir point 3.(Sauf en cas de proposition particulière en vue de faire le show, nous restons ouverts aux propositions) • Les passages libres (solo et groupes) ne sont pas soumis aux catégories précisées dans le point n°6 • En fonction des places disponibles, les inscriptions en passage libre pourront se faire le jour même.

5. Âge minimum • Les concours sont ouvert aux participants de tout age. • Pour les moins de 10 ans le présence d’un adulte est fortement conseillée. (attente dans les vestiaires, stress sur scène...) Une autorisation à entrer dans les backstage sera accordée à la personne accompagnatrice. (pas plus d’un adulte par groupe d’enfants sauf en cas de prestation comptant plusieurs adultes) • Pour les participants mineurs du concours, l’autorisation parentale fournie dans ce règlement doit être apportée le jour du concours, dûment remplie et signée ou envoyée par mail à [email protected] • ATTENTION : La Coupe de France de Cosplay est réservée aux participants majeurs ou qui auront leurs 18 ans lors de la finale au Toulouse Game Show, décembre 2018. (n’ayant pas la date exacte de l’édition 2018, sera considéré comme ayant 18 ans toute personne ayant son 18éme anniversaire courant novembre)

6. Catégories autorisées • Le Festival Savoie Retro Games ne se limite pas qu’aux jeux vidéo Retro. Il s’agit d’une convention sur la pop culture générale. Sont donc autorisés des costumes de différents horizons : • Dessins animes et mangas • BD et comics • Jeux vidéo • Cinéma et séries • Comédie musicale et chanson • Théâtre • Les créations personnelles ne pouvant être jugées sur le respect du personnage, elles seront de base considérées comme hors concours. Néanmoins, le jury pourra se permettre de remettre un prix prestation s’il estime la performance digne d’une récompense • Les éléments achetés sont autorisés mais ne rentrerons pas en compte dans la notation.

7. Critères de notation • L’édition 2017 accueillera un jury de 5 cosplayeurs de renommées internationales . Ils jugeront les concours des deux jours sur ces critères : - Difficulté technique de votre costume - Ressemblance avec l’image de référence fournie à l’inscription - La qualité de la prestation (Originalité, roleplay, sens du show) - Réaction du public - Homogénéité du groupe (costume et prestation)

• Le jury à le droit d’ajouter à sa guise des critères pour départager au mieux les concurrents. • En fonction des dotations disponibles, les juges pourront composer des lots et prix supplémentaires que ceux listés ci-dessous

8. PRIX ET DOTATIONS • Comme chaque année, le concours du Savoie Retro Games festival est richement dôté. Vous pourrez remporter entre autre un voyage au Japon, Console dernière génération, des matériaux et outils de craft cosplay, des bons d’achats chez nos partenaires et bien d’autres lots ! • Les lots seront partagés en fonction de leur valeur entre les deux jours de manière équivalente pour ne pas défavoriser une journée par rapport à l’autre. •

Nos lots sont fournis principalement par nos différents partenaires listés ci dessous : R-CADE, Cosplay Mat, Pandor’Arts, Ankama, Cultura.

• Les prix de base qui sont généralement attribués sont : - Premier et Deuxième Solo - Premier et Deuxième Groupe - Prix Coup de Coeur - Prix Espoir - Prix spécial ‘Savoie’ • D’autres prix peuvent être attribués en fonction des dotations supplémentaires disponibles et des décisions du Jury.

9. COUPE DE FRANCE (spécificitéS) • La coupe de France aura lieu le dimanche uniquement en Solo. • Les finalistes selectionnés au SRG et autres selections de la région lors de la dernière saison n’ont pas le droit de se représenter cette année. Ceci ne s’applique pas aux différents Dauphin. • Vous devez avoir 18 ans révolus lors de la finale 2018 de la coupe de France (Au Toulouse Game Show). N’étant pas encore certain de la date de celle-ci, nous nous fixerons sur le mois de la finale de cette année à savoir Décembre 2018. • Pour plus d’informations sur le déroulé de la coupe de France, reportez vous au réglement (celui de 2018 n’étant pas encore en ligne, nous vous renvoyons vers celui de cette année) http://www.cfcosplay.fr/reglement/2016-2017.pdf • Les participants à la coupe de France de Cosplay sont considérés comme participants au concours général du Dimanche. • Cependant la personne sélectionné et son Dauphin ne pourront remporter de prix du concours général en plus de leur qualification. • Les participants à la Coupe de France seront considérés comme prioritaires sur la validation des inscriptions et sur l’ordre de passage.

10. LES INTERDICTIONS • Pour des raisons de sécurité, les interdictions suivantes ont été établies et devront être respectées par les cosplayers sous peine de disqualification voire d’interdiction définitive de concourir lors des prochaines éditions. • Les armes Blanches : Toute arme offenssive tranchante comme les poignards, couteaux, épées et autres types de lames sont interdites. • Arme à feu : Toute arme pouvant tirer des projectiles est prohibée. (exeptions pour les nerfs et autres armes avec des projectiles en mousse. Toutefois, merci de ne pas viser le visage des gens ni le public sous peine de confiscation et disqualification) • Armes incendiaire et liquides / gaz inflammable : Le feu est strictement interdit sur scène tout comme les objets facilement inflamable pouvant présenter un danger quelconque. Nous avions toléré lors d’éditions précédentes les cierges magiques suite à une demande spécifique. Si vous avez ce genre de demande, merci d’envoyer un mail à [email protected] • Tout produit pouvant déteriorer ou salir la scène : pétards, farines, conffetis, paillettes, liquide indélébile.... • Les fumigènes sont tolérés mais seront vérifiés avant votre passage sur scène. S’ils sont estimés trop importants nous nous reservons le droit de vous interdir de les utiliser sur scène. • Les costumes achetés: ils ne sont tolérés qu’en passage libre. Merci de le préciser lors de votre inscription. Pour le concours votre costume doit être réalisé à la main (toute proportion gardée nous ne demandons pas de tisser votre propre tissu) et doit présenter un intérêt artistique. N’hésitez pas à joindre des WIP lors de votre inscription ! Tout costume acheté sera disqualifié d’office. • Les costumes volumineux de plus de 2m de hauteur et / ou de largeur devront être signalés à l’équipe pour préparer l’accès à la scène (qui sera équipée de rampe cette année). • Tout objet, geste, bande son ou vidéo à caractére raciste, xenophobe, sexiste, homophobe ou de manière plus générale considérée comme injurieux ou incitant à la violence et/ou à la haine sont interdits. Le rôleplay du personnage ne justifie pas tout ! • Toute figure ou chorégraphie dangereuse sur scène est à votre responsabilité. La convention et l’association Savoie Retro Games décline toute responsabilité en cas de blessure sur scène. En cas de comportement estimé dangereux lors de votre passage, nous nous reservons le droit de couper votre prestation et de vous faire sortir de scène. • Si vous avez le moindre doute sur un accessoire, une action ou votre prestation, n’hésitez pas à envoyer un mail à [email protected] . • Toute réplique d’arme à feu réaliste et uniforme réaliste fait l’objet d’une interdiction formelle dans la convention. • En cas de logistique contraignante (décors, costumes etc) merci de nous informer lors de votre inscription pour que nous trouvions les solutions les plus arrangeantes. • Toute personne coupable de vandalisme, de vol, de comportement outrageant, d’agression physique ou verbale sera immédiatement disqualifié et blacklisté pour les prochaines éditions du SRG. Des poursuites pénales pourront être engagées à son encontre en application des lois en vigueur.

11. THÈME BONUS KROSMOZ (ANKAMA)

• Pour célébrer la sortie de la saison 3 de Wakfu, Ankama nous a fourni des dotations pour les cosplayers participants en costume de l’univers du Krosmoz (Dofus et Wakfu) • Plus de 530 € de lots comprenant entre autres des CRAYONNÉS ORIGINAUX DE LA SÉRIE WAKFU (gengas) , des figurines, des peluches, des BD et autres goodies qui seront dispatchés en lots sur les deux jours. • Participer à ce thème bonus ne vous empéchera pas de remporter d’autres prix du concours.

12. SoS Costume ! Stands de réparation

• En cas de problème sur votre costume (casse, problème de finition ou de solidité...) nos partenaires Cosplay Mat et Pandor’Arts tiendront des stands sur lesquels vous pourrez faires des réparations. • N’hésitez pas à aller échanger avec eux pour des conseils cosplay avisés !

13. LES VESTIAIRES (horaires, accès et interdictions) • Les vestiaires ne sont accessibles qu’aux participants du concours du jour même. • Les vestiaires sont accessibles dès 9h00 mais vous devez impérativement passer par le stand cosplay avant pour valider votre présence. • Un bracelet vous sera remis lors de votre passage au stand cosplay. Sans lui vous ne serez pas autorisé à entrer. • Une fois votre bracelet en possession, vous pourrez entrer et sortir des vestiaires à votre guise. • En cas de gros chargement (décors, valises) l’équipe cosplay aidera le cosplayeur. • Aucun accompagnateur ne sera accepté sauf pour les enfants de moins de 12 ans ou personnes avec un handicap particulier. • Les vestiaires devront être totalement débarasssés avant 18h45 le Samedi et 17h50 le dimanche. • Même si vous participez les deux jours, merci de ne laisser aucune affaire pour le lendemain dans les vestiaires. • Des collations (eau, boissons, biscuits, pompottes, bonbons...) seront mis à disposition par l’équipe des cosplayeurs (en fonction des stocks disponibles). Nous n’interdisons pas aux cosplayeurs de ramener leur propre nouriture. tant qu’ils partagent avec l’équipe (on aime bien les cookies! :) ) • Les vestiaires doivent rester dans un état irreprochable. Merci de respecter les autres cosplayers. • Aucune finition de cosplay ne sera tolérée dans les backstages pour éviter de salir les lieux et d’abimer les costumes des autres. Donc pas de peinture, de colle ou d’aiguille. En cas de casse ou de problème, reportez vous au point 12 • N’OUBLIEZ PAS: vous devez être présent à partir de 12h30 dans les vestiaires pour le pé-juging et la mise en place.

14. STAND PHOTO ET DROIT À L’IMAGE • Chaque participant devra passer sur le stand d’Aleke Photography avant ou après le concours. Le Stand se situe dans la zone créateur à côté du stand d’accueil cosplay. • Chaque gagnant devra se faire prendre en photo par Aleke avec son prix après la remise des prix • En participant au concours, vous acceptez que votre image soit utilisée par le Savoie Retro Games Festival dans le cadre de sa communication sur les réseaux sociaux et pour sa promotion. Vous pouvez néanmoins signaler que vous ne souhaitez pas que vos photos soient utilisées dans ce but lors de votre inscription.

15. REMISE DES PRIX • Pour le concours du samedi : La remise des prix se fera sur la scène principale à 17h00. Vous devrez être présent en backsage de la scène à 16h50 pour monter sur scène dès 17h00. • Pour le concours du dimanche : La remise des prix et la désignation du représentant Coupe de France et son Dauphin se fera sur la scène principale à 17h30. Vous devrez être présent en backsage de la scène à 17h20 pour monter sur scène dès 17h30. La ceremonie de fermeture se déroulant juste après, nous comptons sur votre ponctualité ! • En cas d’absence lors de la remise des prix pour cause d’imprévu, votre lot sera conservé et nous vous demanderons de vous rapprocher le plus rapidement de l’équipe organisatrice pour trouver un arangement. Nous comptons néanmoins sur votre présence pour une belle remise des prix et pouvoir vous prendre en photo avec votre lot ! • Vous n’êtes bien entendu pas obligé de conserver votre costume pour la remise des prix si celui-ci est trop contraignant à porter.

16. Informations sur la scène La scène de forme rectangulaire s’étend sur environ 17m pour 7 m de profondeur. Elle est dôtée d’escaliers et de rampes pour permettre l’accès aux gros costumes et accessoires encombrants. L’entrée se fera par la gauche et la sortie par la droite. Le jury sera au premier rang des gradins. LE PLAN TECHNIQUE DE LA SCÈNE N’ÉTANT PAS ENCORE TOTALEMENT ÉTABLI, CES INFORMATIONS PEUVENT EVOLUER ET SERONT MISES A JOUR PROCHAINEMENT AVEC UN PLAN DETAILLÉ FOURNI.

17. un dernier mot Merci à tous pour l’intérêt que vous portez au Savoie Retro Games. Votre participation et votre bonne humeur sont notre moteur pour essayer de toujours faire mieux pour la communauté cosplay. Nous restons à votre écoute et à votre disponibilité. Nous attendons vos retours, qu’ils soient positifs ou négatifs car nous avons à coeur de toujours améliorer votre expérience et votre bien être au sein de notre festival. Nous souhaitons qu’un maximum de personne puisse profiter de la scène et s’amuser. Gardez à l’esprit que le Savoie Retro games est avant tout un rendez-vous pour le plaisir et pour s’éclater le temps d’un week end ! La bonne humeur est de mise. Certains craignent que le fait que la convention grandisse fasse perdre ce côté familial et convivial qui nous caractérise. Rassurez-vous, nous souhaitons absolument conserver ces valeurs ! Nous espérons que cette édition du SRG restera à jamais gravé dans vos mémoires et n’oubliez pas :

AMUSEZ-VOUS ET LE SHOW AVANT TOUT ! Merci d’avoir lu jusqu’au bout ces quelques pages et rendez-vous le 30 septembre et 1 er Octobre ! L’équipe Cosplay du SRG - vos humbles serviteurs.

Concours de cosplay

AUTORISATION PARENTALE L’autorisation d’un représentant légal est obligatoire pour participer au concours. Elle peut être délivrée sur papier libre ou remplie le jour du festival par le responsable lors de la validation de l’inscription ou envoyée remplie à [email protected] :

Je soussigné(e) ................................................., représentant légal de ............................ autorise le mineur cité précédemment à participer au concours de cosplay. Je déclare avoir pris connaissance du règlement général du concours, dont je possède un exemplaire, et m’engage à en respecter les clauses sans réserve ni restriction. Fait le ......../......../............... à ...................... Signature