FAIRE DES RÉUNIONS
MOINS
MIEUX
ET
Les intervenants Georges-Edouard Dias : ancien Chief Digital
Vendredi 27 mars, nous avons réuni à la Maison du Bitcoin nos clients, partenaires et un panel de collaborateurs soucieux d’améliorer leur productivité en réunion.
Officer chez L’Oréal, professeur à HEC (où il utilise Wisembly) et co-fondateur de la startup QuantStreams.
A la lumière des résultats de notre dernière étude IFOP et des retours d’expériences de nos invités et de la salle, nous avons échangé pendant 1h30 sur la question : « Comment faire de toutes vos réunions un tremplin pour la productivité ? ». L’échange s’est articulé autour des bonnes pratiques et les meilleures solutions digitales pour engager vos participants et améliorer la productivité de vos réunions.
Chloé Myard : Responsable Communication Interne du Groupe Auchan, anime le réseau de communicants du Groupe avec des conf calls multi-sites mensuelles.
Nous avons suivi le programme suivant pour cette rencontre :
Anne-Sophie Vautrey : Directrice d'Etudes à l'IFOP, elle a présenté et commenté les résultats étonnants de l'étude IFOP-Wisembly sur l'efficacité en réunion des cadres.
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Retour sur les résultats de l’étude IFOP
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Une réunion réussie : une réunion avec une stratégie et des rôles définis
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Le digital au service des réunions efficaces
Grâce à des retours d’expériences diverses et enrichissants, nous avons discuté des problématiques d’efficacité en réunion en conference calls, en réunion plus « classique », en formation et en cours, pour des formats de réunions synchrones et asynchrones, en présentiel ou en multi-sites ! Nous avons étudié la réunion sous tous les angles.
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Retour sur les résultats de l’étude IFOP
Plus la structure est importante, plus les réunions sont longues
1 h 19
52
PAR RÉUNION EN MOYENNE
15
MIN
D’ATTENTION MOYENNE EN RÉUNION
MILLIARDS D’EUROS
600 000
C'est le coût global du temps perdu en réunion chaque année par les cadres français.
RÉUNIONS PAR JOUR EN FRANCE
be effective!
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Une réunion réussie : une réunion avec une stratégie et des rôles définis
Libérer la parole en réunion pour un contenu de meilleure qualité 21% des cadres déclarent ne jamais prendre la parole en réunion selon notre étude IFOP. Cela concerne surtout les plus jeunes, les femmes et les employés aux salaires les plus faibles. Selon George-Edouard Dias, il y a plusieurs causes au fait que les avis minoritaires ne s’expriment pas : Parce qu’on n’ose pas prendre la parole. Parce qu’on prend la parole mais on n’ose pas dire le fond de sa pensée par peur du jugement, de l’évaluation du reste des participants et de la hiérarchie. La réunion devient le centre d’évaluation des collaborateurs. L’attitude des uns et des autres se conforme à cette réalité d’évaluation : ils deviennent des vassaux et n’apportent plus de points de contradictions. Le leader ne l’autorise pas. Le leader est trop autoritaire. Finalement, on se rend compte que la réunion répond à des codes qui sont ceux de l’entreprise. Et cela engendre une véritable déperdition d’information. Wisembly permet d’offrir un canal d’expression sans « code », d’exprimer un avis différent, de manière « douce ». La libération de la parole dans la salle de réunion est une chose, mais il faut réfléchir une réunion plus largement, il faut réfléchir sa stratégie ! Il faut prendre le temps de connaître et choisir les participants pour appuyer un projet. Qui dois-je faire intervenir ? Qui dois-je inviter ? Qu’est-ce que telle personne apporte particulièrement ? Le sujet nécessite-t-il une ou deux réunions ? Chacun joue un rôle dans la réunion, le but étant de parvenir à une décision.
Une stratégie claire pour chaque réunion : mieux on prépare, plus on est efficace le jour J Il est important de définir des rôles clairs pour faciliter les échanges pendant la réunion : les participants sont actifs, ils apportent du contenu et permettent d’enclencher le débat qui sera encadré par l’animateur ou le modérateur. Comment Chloé Myard, Responsable de la Communication Interne chez Auchan, prépare-t-elle ses conference calls mensuelles pour les optimiser ? Ses problématiques : timing court, public réuni ne parlant pas la même langue, multi-sites. Ses solutions : Programmer des dates récurrentes. Attribuer un rôle à chacun. Proposer un ordre du jour très clair. Envoyer un compte-rendu dans les 48h. Les mots d’ordres sont rythme, responsabilité et engagement ! Les règles ont été établies avec les participants, en réflexion collaborative. Grâce à ce dispositif, Chloé obtient maintenant 85% de participation active parmi les personnes conviées à ses réunions, contre 30% auparavant.
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Le digital au service des réunions efficaces
Engager ses collaborateurs passe d’abord par des bonnes pratiques managériales, et notamment par des bonnes pratiques en réunion. L’engagement qu’on pourrait appeler « humain » précède l’engagement via le digital. Une fois que la stratégie de la réunion est définie donc, le challenge des organisations est de créer un « digital workplace » pour le salarié en lui mettant à disposition des solutions digitales qui amélioreront sa productivité. Pour illustrer ce point : Benjamin Bokobza, Chef de Projet Développement des Organisations chez Club Med a partagé avec nous son travail sur un projet transverse de Club Med pour optimiser la productivité. Benjamin va notamment proposer aux collaborateurs du Club Med de suivre les 6 règles clés du Manifeste pour des réunions efficaces, et le Manifeste sera affiché dans les salles de réunions du Club Med. Aussi, nous avons demandé à Chloé Myard, Responsable Communication Interne chez Auchan, de partager son utilisation de Wisembly lors de ses conf calls multi-sites mensuelles. Retrouvez l’intégralité du témoignage de Chloé Myard ici : comment a-t-elle dynamisé ses conf calls mensuelles et boosté la participation jusqu’à 85% ? Enfin, nous sommes revenus sur l’utilisation de Wisembly par George-Edouard Dias pour ses cours à HEC. Pour lui, « la solution est un levier pour séquencer et organiser les cours ! ». Pendant un cours ou un projet, il y a en fait plusieurs séquences. Il faut alors créer une continuité entre les différentes phases et permettre aux personnes d’échanger entre les réunions / les cours.
*Etude IFOP-Wisembly auprès de 1000 cadres représentatifs de la population française.
wisembly.com
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