La duplication d’un travail de rédaction d’actes
42, rue de Villiers 92 532 Levallois Perret Cedex T: 01 41 05 58 00 FAX: 01 41 05 22 30 www.efl.fr SARL AU CAPITAL DE 241 608 EUROS - SIREN 414 740 852 RCS NANTERRE - N° TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 764 147 408 52
La duplication vous permet de dupliquer (copier) un travail réalisé à l’instant N-1 pour le rédiger à l’instant N en reprenant la totalité de son contenu (actes et réponses du questionnaire) et en le mettant à jour automatiquement par rapport aux nouvelles données de votre société gérée. Cette fonctionnalité améliore considérablement votre productivité et le temps passé en rédaction, notamment pour les opérations récurrentes telle que l’approbation des comptes annuels.
1. Comment dupliquer un travail ? Vous pouvez dupliquer un travail de rédaction de 2 manières :
depuis le sous-onglet Travaux d’un dossier, cliquez sur le pictogramme à droite du travail et sélectionnez l’action Dupliquer :
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depuis le sous-onglet du travail, cliquez sur le bouton Dupliquer :
Dans la fenêtre qui s’affiche, désignez dans le champ Nom votre nouveau travail dupliqué et cliquez sur Sauvegarder et Ouvrir :
Une fois le travail ouvert dans le sous-onglet, cliquez sur le bouton Ouvrir en rédaction pour ouvrir le travail dans le Rédacteur :
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2. Activer la mise à jour automatique des modèles d’actes Lorsque vous ouvrez le travail dans le Rédacteur, si une mise à jour est disponible, vous êtes automatiquement alertés par un message :
Pour prendre connaissances du contenu de la mise à jour, cliquez sur le lien Mes Services > A propos qui se situe dans le bandeau supérieur. Pour mettre à jour les modèles d’actes, cliquez sur le pictogramme Modifier le questionnaire préalable comme indiqué dans l’image ci-dessus. Pour accepter et activer la mise à jour, cochez la case ‘En cliquant sur Suivant, j’accepte de mettre à jour les actes du travail’ :
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Pour continuer, cliquez sur Suivant, puis cliquez ensuite sur Valider pour activer la mise à jour des actes.
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3. Mettre à jour les éléments du travail dupliqué Une fois le travail ouvert dans le Rédacteur, et la mise à jour des actes réalisée, il est important de mettre à jour les principaux éléments du travail. En effet, le nouveau travail dupliqué reprend la totalité des éléments de l’ancien travail : -
les actes sélectionnés la date de référence les réponses du questionnaire préalable les réponses du questionnaire de rédaction
Aussi, suite à la duplication, il faut systématiquement penser à mettre à jour, selon l’opération, la date de référence et les éléments du questionnaire préalable. Exemple : Pour approuver les comptes 2014 de la société ENIGMA, une AGOA s’est tenue le 15/06/2015. Vous avez donc créé un travail de rédaction pour réaliser cette approbation des comptes. Dans le questionnaire préalable, vous avez renseigné comme date de référence la date de l’AGOA, soit le 15/06/2015, et sélectionnez l’exercice social du 01/01/2014 au 31/12/2014 dans le questionnaire préalable. L’année suivante, pour approuver les comptes 2015 de la société ENIGMA, une AGOA doit se tenir le 15/06/2016. Plutôt que de créer un nouveau travail de rédaction, vous allez dupliquer celui réalisé l’année d’avant. Avant de le faire, il faut penser à créer le nouvel exercice social à approuver dans l’onglet Données comptables de la société. Ensuite, dupliquez votre travail et mettez à jour ses informations : -
Changez la date de référence : renseignez la date du 15/06/2016 Changez l’exercice social à approuver : sélectionnez l’exercice du 01/01/2015 au 31/12/2015 Pour terminer, valider le questionnaire préalable.
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