Guide d’utilisation Janvier 2016
Sommaire Présentation de la solution
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L’Espace de travail • Se repérer dans l’espace de travail • Naviguer dans son espace de travail
p.4 p.5
Le Dossier et la Ressource Société • Créer un dossier • Créer la société gérée et l’ajouter au dossier • Ouvrir la Société et accéder à ses données
p.6 p.7 p.8
Les Données juridiques de la société • Identifier la société • Les mandats • Le capital social : montant et catégorie de titres • Le capital social : répartir les titres entre les détenteurs (Emission) • Le capital social : réduire les quantités de titres des détenteurs (Diminution) • Les détenteurs • Les conventions de la société • Les données comptables • Les notes
p.9 p.10 p.11 p.12 p.13 p.14 p.15 p.16 p.18
La Rédaction des actes • Créer un travail de rédaction • Choisir les actes et répondre au questionnaire préalable • Répondre au questionnaire de rédaction • Exploiter les avantages du questionnaire de rédaction • Générer les actes du travail en format Word • Dupliquer un travail de rédaction La Transmission de titres • Transmettre en pleine propriété • Transmettre par démembrement • Transmettre par remembrement • Transmettre l’usufruit et/ou la nue propriété Changer la forme juridique d’une société Télé-déclaration des cerfa 2561 (IFU) pour une société Télé-déclaration des cerfa 2561 (IFU) pour plusieurs sociétés Les Rapports et les Cerfa Le Paramétrage • Le groupe de partage du dossier et de la ressource
p.19 p.20 p.21 p.22 p.23 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 p.29 p.30 p.32 p.33 p.34
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Vue d’ensemble
Présentation de la solution
AJ2WEB est un assistant juridique qui vous accompagne dans la gestion des sociétés et la rédaction automatisée d’actes juridiques. La solution s’appuie sur une base de données structurée qui réunit toutes les informations juridiques nécessaires à la rédaction des actes pour le secrétariat juridique.
Cette base peut être interrogée à tout moment pour connaître : - la situation juridique de la société : forme juridique, dénomination sociale, siège social … - les mandats exercés - la situation des détenteurs de titres et le suivi du capital social - les conventions réglementées à approuver ou à poursuivre - les données comptables pour l’approbation des comptes annuels - les données relatives aux personnes exerçant une fonction (mandataire, détenteur etc.) - les données relatives aux indivisions (représentant, indivisaires etc.)
Toutes ces données sont récupérées automatiquement dans les actes rédigés.
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Vue d’ensemble
Se repérer dans l’espace de travail A la connexion au logiciel, vous arrivez sur votre espace de travail qui comprend : Un bandeau supérieur depuis lequel vous accédez à différents menus : Modèles > accès aux modèles d’actes de votre abonnement ; Dossiers > accès à la liste de vos dossiers « clients » ; Ressources > accès aux données des sociétés, des personnes, des organismes publics et des indivisions ; Créer > accès rapide à la création d’un dossier ou d’une ressource. Un barre de recherche vous permet de rechercher rapidement un dossier ou une ressource. Générer des rapports transverses
Barre de recherche
Déconnexion
Alertes
Un onglet depuis lequel vous accédez à un espace Dossiers et travaux en cours > liste tous les dossiers qui ont au moins un travail de rédaction en cours ; et un espace Mes Dossiers favoris > permet de mettre en avant et d’offrir un accès rapide aux dossiers urgents (ceux que vous suivez de très près). Travaux en cours du dossier ALLO Finance++
Contrôle des dates d’échéances des mandats de la société ALLO Finance++ 4
Vue d’ensemble
Naviguer dans son espace de travail Vous pouvez construire un véritable espace de travail et bénéficier d’un accès simple et rapide à vos fonctionnalités. Pour cela, construisez votre barre d’onglets et naviguez dans les différents contenus aisément : 1/ Cliquer sur les menus Dossiers ou Ressources (Sociétés, Personnes, Indivision) pour afficher la liste souhaitée. L’onglet correspondant vient s’ajouter à votre barre d’onglets. 2/ Depuis la liste des dossiers par exemple, cliquer sur le dossier souhaité pour l’ouvrir et l’afficher dans votre barre d’onglets. 3/ Cliquer sur le X d’un onglet pour le retirer de la barre d’onglets. Liste des Dossiers
Société ALPHA JET
Exporter la liste des dossiers sous Excel Filtres : afficher uniquement les dossiers en cours ou/et les dossiers favoris
Accès aux actions sur le dossier
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Le Dossier et la Ressource Société
Créer un dossier Le Dossier permet d’identifier : - Si vous êtes Expert-Comptable ou Avocat : un nouveau client. Le client peut être une personne ou une société - Si vous êtes une Entreprise : une entité juridique. Par exemple la filiale d'une société Le dossier regroupe : - Les différents Travaux de rédaction d’actes - La ou les société(s) gérée(s) dont vous assurez le suivi et pour lesquelles vous rédigez des actes Chaque dossier est associé à un utilisateur Responsable. Il s'agit de la personne qui est responsable du client ou de l'entité juridique au sein de votre organisation. Pour créer un nouveau dossier, cliquer sur le menu Créer du bandeau supérieur, puis sur Dossier Dans la fenêtre qui s’affiche, renseigner les différents champs et cliquez sur Sauvegarder et Ouvrir pour enregistrer le dossier et l’ouvrir.
Utilisateur qui est responsable du dossier au sein de votre organisation Public : accès à tous les utilisateurs Privé : accès réservé à l’utilisateur Partagé : accès réservés à certains utilisateurs désignés
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Le Dossier et la Ressource Société
Créer la société gérée et l’ajouter au dossier Une société dite « gérée » est une société dont vous assurez le suivi et pour laquelle vous rédigez des actes Depuis l’écran d’accueil du dossier (sous-onglet Accueil), dans la partie Société(s) gérée(s), cliquez sur pour créer et ajouter au dossier la société gérée. Vous pouvez également créer la société directement depuis le menu Créer du bandeau supérieur et l’ajouter au dossier dans un deuxième temps.
Une fois créée, la société s’ajoute dans la zone Société(s) gérée(s) du dossier et dans la liste des sociétés accessible depuis le menu Ressource > Sociétés du bandeau supérieur. Créer une société depuis le sous-onglet Accueil du dossier
Créer un nouveau travail de rédaction d’actes pour le dossier
Créer une société depuis le menu Créer du bandeau supérieur
Ouvrir la société
Champs * obligatoires à la création d’une société
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Le Dossier et la Ressource Société
Ouvrir la société gérée et accéder à ses données 1/ Ouvrir la société gérée Depuis l’écran d’accueil du dossier , cliquer sur le lien de la ressource précédemment créée pour l’ouvrir dans son onglet.
Cliquez pour ouvrir la société et passer sur les différents sous-onglets pour renseigner les données juridiques
2/ Accéder aux différents sous-onglets de la société Cliquer sur les différents sous-onglets Identification, Mandats, Capital social, etc… pour compléter ou modifier les données nécessaires à la gestion de votre société et à la rédaction des actes.
A l’ouverture de la société, vous arrivez par défaut sur le sous-onglet Accueil qui reprend les informations essentielles renseignées dans les autres sous-onglets. Générez un Cerfa
Générez un rapport
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Les données juridiques de la société
Identifier la société Le sous-onglet Identification est divisé en plusieurs blocs pour renseigner les données relatives à la dénomination sociale, au siège social, à l’activité de la société, à la durée, etc. le fonctionnement est identique quel que soit le bloc . Ci-dessous le fonctionnement du bloc « Dénomination sociale »
Bloc Dénomination sociale
1/ Modifier les informations du bloc
Accéder à la modification en cliquant sur 2/ Historiser une information Aller sur pour mémoriser les anciennes informations et mettre à jour les nouvelles informations (cas d’un changement de dénomination sociale). Saisir la date de fin de la dénomination sociale puis sur cliquer sur le bouton Créer une nouvelle version pour renseigner les données sur la nouvelle dénomination sociale Info bulle contextuelle pour afficher les informations
3/ Afficher l’historique Cliquer sur pour afficher les anciennes dénominations sociales, les courantes et les futures.
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Les données juridiques de la société
Les mandats 1/ Saisir les mandats de la société Renseigner les mandats détenus depuis le sous-onglet Mandat. Sélectionner un mandataire existant dans la partie gauche (liste des mandataires) pour afficher le détail à droite.
Liste des mandataires courants de la société Détails de la fiche du mandataire sélectionné dans la partie gauche
2/ Modifier un mandataire Cliquer sur pour renseigner ses données
3/ mémoriser une donnée
Cliquer sur par archiver les anciennes et saisir les nouvelles informations (cas d’un renouvellement de mandat). Le bouton Historiser permet également de mettre fin au mandat sans mettre à jour de nouvelles informations (cas d’un décès, d’une démission) 3/ Afficher l’historique Cliquer sur pour visualiser tous les mandats passés, courants et futurs.
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Les données juridiques de la société
Le capital social : montant et catégorie de titres Le sous-onglet Capital social permet , dans l’ordre : - Bloc Montant du capital social : de renseigner le montant du capital social de la société - Bloc Catégorie de titres : de renseigner la (ou les) catégorie(s) de titres émise(s ) par la société - Bloc Opérations sur le capital : de répartir à la hausse (émission) ou à la baisse (diminution) les titres entre les détenteurs de la société Les détenteurs sont créés : - soit depuis le sous-onglet Capital social, à l’occasion de la répartition des titres - soit préalablement, depuis le sous-onglet Détenteurs.
1/ Renseigner le bloc Montant du capital social
Cliquer sur
baisse), cliquer sur
pour renseigner le montant du capital social. Dès qu’il y a un changement du montant (à la hausse ou à la
pou pour mémoriser l’ancien montant et renseigner le nouveau.
2/ Renseigner le bloc Catégories de titres
Cliquer sur pour renseigner les informations sur la catégories de titres. La quantité de la catégorie de titres est calculée automatiquement en fonction des opérations de répartition des titres entre détenteurs (émission ou diminution). Dans le champ Nombre de droit de vote, renseignez 1 si le droit de vote de la catégorie de titres est simple, 2 s’il est double, 0 s’il est nul.
Calcul automatique de la quantité
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Les données juridiques de la société
Le capital social : répartir les titres entre les détenteurs (Emission) 1/ Ajouter une nouvelle opération Dans le bloc Opérations sur le capital, cliquez sur Sélectionner ensuite Emission pour répartir les titres et les quantités entre détenteurs (exemple : entrée d’un nouveau détenteur, augmentation du capital).
Sélectionner rapidement tous les détenteurs du tableau
2/ Sélectionner la catégorie de titres précédemment créée, puis renseigner les champs Date et Désignation de l’opération
3/ Ajouter les détenteurs Cliquer sur pour les ajouter au tableau (les détenteurs peuvent être créés ici ou préalablement depuis le sous-onglet Détenteurs) => Renseigner les colonnes Qté PP souscrite ou Qté NP souscrite selon le mode détention => Si les détenteurs détiennent la même quantité de titres et le même mode de détention, sélectionner-les tous dans le tableau, puis dans la zone « Pour tous les détenteurs sélectionnés, affecter la valeur suivante », saisir la valeur à affecter et cliquer sur le bouton Affecter. La quantité est automatiquement affectée à tous les détenteurs sélectionnés. 4/ Démembrement de propriété Lorsqu’une quantité est saisie dans la colonne Qté NP souscrite, un bouton Usufruitiers rouge s’affiche pour saisir les quantités en US correspondantes. Le bouton passe au blanc lorsque les quantités US sont correctement saisies. Pour supprimer un détenteur, sélectionnez-le dans le tableau et cliquer sur 12
Les données juridiques de la société
Le capital social : réduire les quantités de titres des détenteurs (Diminution) 1/ Ajouter une nouvelle opération Dans le bloc Opérations sur le capital, cliquez sur pour ajouter une nouvelle opération. Sélectionnez Diminution pour réduire les quantités de titres des détenteurs (exemple : sortie d’un détenteur, réduction de capital ou annulation de titres)
2/ Sélectionner la catégorie de titres précédemment créée, puis renseigner les champs Date et Désignation de l’opération
3/ Renseigner les quantités de titres diminuées => Saisissez les quantités diminuées au cas par cas dans la colonne Qté PP diminuée ou Qté NP diminuée => Si tous les détenteurs (ou la plupart) voient leur quantité diminuée de la même manière, sélectionner-les dans le tableau puis dans la zone « Pour tous les détenteurs sélectionnés, affecter la valeur suivante », saisissez la valeur à affecter et cliquer sur le bouton Affecter. La quantité est automatiquement affectée à tous les détenteurs sélectionnés. 4/ Démembrement de propriété Si une quantité est saisie dans la colonne Qté NP diminuée alors un bouton Usufruitiers rouge s’affiche pour permettre la saisie des quantités en US correspondantes. Le bouton passe au blanc lorsque les quantités US ont correctement été saisies Pour supprimer un détenteur, sélectionnez-le dans le tableau et cliquez sur
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Les données juridiques de la société
Les détenteurs Le sous-onglet Détenteurs permet de créer les détenteurs de titres (associés ou actionnaires) de la société , de consulter le détail de leur fiche et de créer des opérations de transmissions de titres. Les détenteurs peuvent également être créés à l’occasion de l’enregistrement d’une nouvelle opération. Créer un nouveau détenteur
Afficher tous les détenteurs, ou bien que les actifs ou les inactifs
Supprimer un détenteur
Modifier les informations du détenteur
Consulter l’historique
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Les données juridiques de la société
Les conventions de la société Le sous-onglet Conventions permet de renseigner les conventions réglementées à approuver lors de l’AG et de renseigner les personnes visées. Créer une nouvelle convention
Visualiser les informations de la convention Modifier les informations de la convention
Supprimer la convention Historiser la convention
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Les données juridiques de la société
Les données comptables (création) Le sous-onglet Données comptables permet de renseigner les différentes données comptables reprises dans les actes relatifs à l’approbation des comptes (Rapport de gestion) et issues de la liasse fiscale.
1/ Créer un nouvel exercice social Cliquez sur Action > Créer un exercice.
2/ Choisir le mode de création Automatique : vous permet d’import les données de la liasse en format EDI TDFC Manuel : saisie des données manuellement
3/ Sélectionner le fichier .edi et contrôler les données importées En mode Automatique , après avoir sélectionné le fichier au format .edi, vous pouvez vérifier et contrôler les informations de la société. Cliquez sur Sauvegarder pour terminer l’import.
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Les données juridiques de la société
Les données comptables (tableaux) Que la création de l’exercice social soit faite de manière automatique ou manuelle, à la sauvegarde, le système vous présente les différents tableaux utilisés pour la gestion des données qui sont reprises automatiquement dans les actes d’approbation des comptes annuels. Si vous choisissez le mode automatique pour la création des données comptables, après l’import du fichier Edi, il faut cliquer sur Modifier puis décocher la case Désactiver les calculs pour les données des tableaux soient calculées automatiquement. Cliquez enfin sur Sauvegarder.
Sélection des différents tableaux à remplir
Accès aux actions : création, modification, suppression Saisir/modifier les données du tableau sélectionné
Sélectionner l’exercice pour lequel vous souhaitez saisir/modifier les données
Activer les calculs automatiques
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Les données juridiques de la société
Les notes 1/ Dans un dossier Dans le sous-onglet Accueil d’un dossier, cliquer sur et saisissez vos notes dans le champ Observations
2/ Dans une ressource Dans le sous-onglet Notes d’une ressource, cliquer sur pour saisir une ou plusieurs notes. Les notes créées s’affichent dans le sous-onglet Accueil de la ressource
3/ Dans un travail Depuis le Bureau ou un Dossier, ouvrir un travail, puis cliquer sur . Saisissez vos notes dans le champ Observations. Ces notes s’affichent ensuite sous la forme d’une info bulle dans le Bureau > Mes dossiers favoris et dans le sous-onglet Accueil d’un dossier > Travaux en cours
Au passage de la souris sur le picto, l’info bulle affiche les observations saisies sur le travail 18
La rédaction des actes
Créer un travail de rédaction 1/ Créer un nouveau travail Un travail permet d’initier une rédaction d’actes. Il contient les actes à rédiger. Depuis le dossier, cliquez sur le bouton Nouveau travail et renseigner son Nom, son Nom abrégé (nom court qui s’affiche dans les écrans) et choisissez l’emplacement du travail dans le sous-onglet Travaux Par défaut, tout nouveau travail créé est « en cours » : il s’affiche donc dans le bloc Travaux en cours du Bureau et du Dossier
2/ Compléter les informations du travail en cliquant sur
Ouverture du travail dans un sous-onglet contextuel au dossier. Le sous-onglet porte le nom abrégé (nom court) du travail
3/ Ouvrir le travail en rédaction Cliquer sur le bouton Ouvrir en rédaction. Le travail s’ouvre dans l’onglet Rédacteur . Cet onglet donne accès à la sélection des actes et au questionnaire de rédaction
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La rédaction des actes
Choisir les actes et répondre au questionnaire préalable
1/ Sélectionner les actes à rédiger et renseigner la Date de référence
Dans l’onglet cliquer sur le picto Modifier le questionnaire préalable pour accéder à la sélection des actes. Cliquer sur Suivant après avoir sélectionné les actes et renseigner la Date de référence
La date de référence est la date de à laquelle l’opération juridique est réalisée. Il s’agit le plus souvent de la date d’assemblé e
2/ Répondre au questionnaire préalable Dans le questionnaire préalable cliquer sur pour sélectionner la société gérée précédemment ajoutée au dossier. Puis cliquer sur le bouton Valider pour accéder au questionnaire de rédaction
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La rédaction des actes
Répondre au questionnaire de rédaction
Sélectionner l’acte à rédiger
Accéder au questionnaire préalable pour sélectionner les actes, renseigner la date de référence et répondre aux questions préalables
Générer les actes en format Word
Synchroniser le questionnaire de rédaction avec les données mises à jour dans les ressources
Rechercher une question dans le questionnaire
Afficher toutes les questions ou uniquement les questions en suspens, c’est-à-dire les questions non répondues
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La rédaction des actes
Exploiter les avantages du questionnaire de rédaction 1/ Questions en suspens Par défaut, le questionnaire est positionné sur le filtre « Questions en suspens » : le questionnaire n’affiche donc que les questions auxquelles vous n’avez pas encore répondu.
4/ Rechercher une question Saisir un mot clé dans la zone et cliquer sur pour activer la recherche. Les mots trouvés apparaissent en surbrillance dans le questionnaire.
2/ Questions importantes Dans le questionnaire de rédaction, vous pouvez marquer une question comme « Question importante » et limiter l’affichage uniquement à ce type de question.
5/ Afficher le modèle d’acte lié au questionnaire
Cliquer sur le picto à gauche de la liste de sélection des actes pour afficher l’aperçu du modèle d’acte correspondant
6/ Synchronisation du questionnaire avec les données Pendant une rédaction, il est possible de modifier et de mettre à jour les informations des ressources et de les récupérer automatiquement dans le questionnaire de rédaction. Pour se faire, après avoir mis à jour les ressources, cliquez sur le picto Synchroniser le questionnaire
3/ Confirmation le non-choix d’une question
Si une question n’est pas pertinente et que vous ne souhaitez plus qu’elle s’affiche dans votre questionnaire de rédaction, cliquez sur le symbole ci-dessus et sélectionnez Confirmer le non choix de cette question. La question est alors considérée comme répondue et ne s’affiche plus dans les questions en suspens. Vous pouvez également faire cette action sur toutes les questions en cliquant sur le picto
7/ Picto
Ce picto peut s’afficher à côté de la barre de sélection d’un acte ou à côté d’une question. Un clic sur le picto fait apparaitre une information juridique contextuelle à l’acte. Les liens hypertextes qui figurent dans la fenêtre d’information contextuelle permettent d’accéder au fonds documentaire de votre espace abonné (si vous êtes abonné)
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La rédaction des actes
Générer les actes du travail en format Word
1/ Exporter les actes en format Word
Cliquer sur le pico Générer les actes en format Word pour exporter les actes du travail en format Word. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner les actes que vous souhaitez exporter et cliquez sur le bouton Générer pour l’export.
2/ Télécharger les actes dans votre système de gestion documentaire
Zone d’affichage des travaux à télécharger Cliquer sur Télécharger pour enregistrer les actes Word dans votre système de gestion documentaire
Zone d’affichage des travaux en cours de préparation
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La rédaction des actes
Dupliquer un travail de rédaction d’actes La fonctionnalité de duplication permet de dupliquer (copier) un travail réalisé à l’instant N-1 pour le rédiger à l’instant N en reprenant la totalité de son contenu (actes et réponses du questionnaire), et en le mettant à jour automatiquement par rapport aux données mises à jour dans les ressources entre N-1 et N. Exemple : chaque année, dans le cadre de la gestion des approbations des comptes des sociétés, plutôt que de recréer un nouveau travail et de repartir de zéro, il est possible de dupliquer l’opération d’approbation des comptes réalisée l’année d’avant. 1/ Pour dupliquer un travail, positionnezvous sur le sous-onglet Travaux d’un dossier. Cliquez sur le pictogramme d’action à droite du libellé du travail et sélectionnez ‘Dupliquer’. Ou alors, ouvrer un travail et cliquer sur le bouton
2/ Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez le nom de votre nouveau travail et sauvegardez.
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La transmission de titres
Transmettre en pleine propriété Les opérations de transmission entre détenteurs permettent de transférer des titres d’un détenteur à un ou plusieurs bénéficiaires. Il existe 5 types d’opérations possibles : Transmission en pleine propriété, Transmission par démembrement de propriété, Transmission par remembrement de propriété, Transmission isolée de l’usufruit, Transmission isolée de la nue-propriété 1/ Créer une transmission Dans le sous-onglet Détenteurs, pour créer une nouvelle opération, sélectionner le détenteur dans la liste (écran de gauche), puis cliquer sur dans le tableau Opérations entre détenteurs (écran de droite). Parmi les 5 opérations, le système propose à la sélection le type d’opération possible par rapport aux détentions du détenteur 2/ Sélectionner le bénéficiaire Cliquer sur et sélectionner dans la fenêtre qui s’ouvre le bénéficiaire parmi les détenteurs de la société ou bien créer un nouveau détenteur en cliquant sur
Indiquer la quantité de titres transmise au bénéficiaire dans le champ de la colonne Qté PP transmise, puis Valider.
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La transmission de titres
Transmettre par démembrement de propriété Il y a démembrement de propriété quand la pleine propriété d'un bien est divisée entre d'une part un usufruitier, qui possède le droit d'utiliser le bien et d'en percevoir les éventuels revenus, et d'autre part un nu-propriétaire. 1/ Créer la transmission Dans le sous-onglet Détenteurs, sélectionner le détenteur dans la liste (écran de gauche) et cliquer sur dans le tableau Opérations entre détenteurs (écran de droite). Sélectionner Transmission par démembrement de propriété. Le détenteur sélectionné est celui qui va transmettre une quantité US (usufruit) ou une quantité NP (nue-propriété) et conserver l’équivalent en US ou en NP selon le cas. 2/ Renseigner les informations - sélectionner la Catégorie de titres, - renseigner la Date de l’opération, puis la Désignation de l’opération Dans le champ Droit transmis : - sélectionner Usufruit si le détenteur conserve la nue-propriété sur les titres et transmet l’usufruit au(x) bénéficiaire(s) - sélectionner Nue-propriété si le détenteur conserve l’usufruit et transmet la nue-propriété au(x) bénéficiaire(s) - cliquez sur pour ajouter le ou les bénéficiaire(s) - renseigner la quantité transmise dans le champ de la colonne Qté transmise
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La transmission de titres
Transmettre par remembrement de propriété Il y a remembrement lorsque la pleine propriété d'un bien se retrouve en une seule main. 1/ Notion d’identifiant du lot de titres : Dans le cadre d’un démembrement de propriété, le système permet de repérer facilement et rapidement, sur un lot de titres identifié, qui en est l’usufruitier et qui en est le nu-propriétaire. L’identifiant d’un lot de titres est composé : d’un numéro de lot (incrémenté automatiquement par le système) et de l’identification du nupropriétaire ou de l’usufruitier qui détient une quantité de titres du lot. Par exemple, si A réalise un démembrement de propriété et transmet une quantité de titres en NP à B (il conserve donc l’US) : - si l’on se positionne par rapport à A, l’identifiant du lot de titres correspondant à sa détention en US est : Lot X [nu-propriétaire : B] - si l’on se positionne par rapport à B, l’identifiant du lot de titres correspondant à sa détention en NP est : Lot X [usufruitier : A] 2/ Créer la transmission Dans le sous-onglet Détenteur, sélectionner le détenteur dans la liste (écran de gauche) , cliquez sur Opérations entre détenteurs (écran de droite) et choisissez Transmission par remembrement de propriété.
dans le tableau
3/ Renseigner les informations - sélectionner la Catégorie de titres pour afficher tous les lots de titres sur lesquels le détenteur détient une quantité US ou NP. Il est possible de visualiser le Mode de détention pour le lot identifié dans la colonne Identifiant du lot de titres et la quantité du lot dans la colonne Qté de titres du lot. - renseigner la Date de l’opération, et la Désignation de l’opération Dans le champ Type : - sélectionner Remembrement au bénéfice du détenteur si le remembrement se réalise du ou des détenteurs qui figurent dans le tableau du dessous au bénéfice du détenteur (le détenteur récupère la PP des titres). - sélectionner Remembrement au bénéfice d’un autre détenteur si le remembrement se réalise du détenteur au bénéfice du ou des détenteur(s) qui figure(nt) dans le tableau du dessous (le détenteur à l’origine du démembrement ne récupère par la PP des titres)
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La transmission de titres
Transmettre l’usufruit ou la nue-propriété 1/Créer la transmission Depuis le sous-onglet Détenteur, sélectionner le détenteur dans la liste (écran de gauche) , cliquez sur dans le tableau Opérations entre détenteurs (écran de droite) et choisir Transmission isolée de l’usufruit ou Transmission isolée de la nue-propriété. Selon l’opération, le détenteur est celui qui va transmettre une quantité de titres US ou une quantité de titres en NP à un bénéficiaire, sans que cela ne donne lieu à un remembrement de propriété (cas par exemple de l’usufruit successif) 2/ Renseigner les informations - sélectionner la Catégorie de titres . La quantité détenue en US ou en NP s’affiche, selon l’opération choisie, entre parenthèse. - renseigner la Date de l’opération, puis la Désignation de l’opération Dans le champ Lot à partir duquel les titres sont transmis, sélectionner le lot dont les titres vont être transmis. Le lot est identifié par le nom du nu-propriétaire ou de l’usufruitier qui détient l’équivalent des titres du détenteur : - en US (si l’opération est transmission isolée de la nue-propriété) - en NP (si l’opération est transmission isolée de l’usufruit). En reprenant l’exemple précédent (page 24) où A réalise un démembrement de propriété et transmet une quantité de titres en NP à B (il conserve donc l’US) : - A peut réaliser une transmission isolée de l’US sur le lot de titres dont le nu-propriétaire est B - B peut réaliser une transmission isolée de la NP sur le lot de titres dont l’usufruitier est A Sélectionner le bénéficiaire en cliquant sur tableau du dessous.
et indiquer la quantité transmise (totale ou partielle) dans le
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La transformation juridique de sociétés
Changer la forme juridique d’une société 1/Accès - Depuis l’onglet Accueil de la société, cliquer sur le lien Actions puis sur Transformation - Ou depuis l’onglet Identification de la société, cliquer sur le bouton Transformation dans le bloc Forme juridique
2/Sélectionner la nouvelle forme juridique Dans l’étape 1, renseigner la date de transformation, sélectionner la nouvelle forme juridique, renseigner les champs complémentaires, puis cliquer sur le bouton Suivant. Note : si la nouvelle forme juridique émet une catégorie de titres différente de l’ancienne forme juridique, alors suite à la transformation, il faut annuler tous les titres détenus par les détenteurs sur l’ancienne catégorie, en réalisant une opération de diminution à J-1 par rapport à la date de transformation, et créer une opération d’émission à la date de transformation pour répartir les titres entre détenteurs sur la nouvelle catégorie. Dans l’étape 2, le système indique le cas échéant les éléments qui sont historisés automatiquement à J-1 par rapport à la date de transformation : catégorie de titres, mandats. Dans la nouvelle forme juridique, il faut donc créer manuellement les nouveaux mandats et répartir les titres entre détenteurs sur la nouvelle catégorie de titres (Cf. Note)
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Télé-déclaration des revenus de capitaux mobiliers
Télé-déclarer les cerfas 2561 (IFU) pour une société 1/ Créer le millésime et sélectionner les détenteurs Dans l’onglet 2561 de la société, cliquer sur Action > Créer. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner le millésime et renseigner la date de référence. Cette date permet de sélectionner automatiquement les détenteurs soumis à la déclaration. Cliquer sur Valider pour terminer la création et afficher les cerfas à remplir.
2/ Renseigner les champs et télé-déclarer
Cliquer sur le bouton Modifier et renseigner les champs des différents cerfas. Cliquer sur les flèches « précédent/suivant » pour vous déplacer entre les cerfas 2561, 2561 bis, ter et quater. Sélectionner le bénéficiaire pour lequel vous souhaitez remplir les cerfas depuis la liste déroulante Bénéficiaires Cliquer sur le bouton Sauvegarder puis sur Actions > Télé-déclarer. 30
Télé-déclaration des revenus de capitaux mobiliers
Télé-déclarer les cerfas 2561 (IFU) pour une société (suite) 3/ Sélectionner les cerfas à télé-déclarer
Sélectionner le type de cerfas à télédéclarer : RCM/Revenus de Capitaux Mobiliers ou DE/Directive Epargne, puis cliquez sur le bouton Télé-déclarer. Pour le millésime créé, sélectionner type de déclaration « initiale » s’il s’agit d’un premier dépôt ; sélectionner « rectificative » si vous avez déjà réalisé un dépôt mais que vous souhaitez en faire un nouveau pour modifier certaines informations.
4/ Contrôler le contenu de la télé-déclaration
Si ce message s’affiche, cliquez le bouton Rapport pour prendre connaissance des champs obligatoires à remplir pour pouvoir télé-déclarer. Une fois les champs obligatoires renseignés, cliquer à nouveau sur le bouton Télé-déclarer et enregistrer sur votre disque dur le fichier .EDI qui est généré. Il s’agit du fichier devant être déposé sur le portail des impôts.
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Télé-déclaration des revenus de capitaux mobiliers
Télé-déclarer les cerfas 2561 (IFU) pour plusieurs sociétés Vous pouvez télé-déclarer de manière unitaire, société par société, mais vous pouvez aussi télé-déclarer en une seule fois pour plusieurs sociétés (un maximum de 30 sociétés par télé-déclaration). Il faut pour cela utiliser la « gestion centralisée » de la télé-déclaration en cliquant sur Mes outils > Télé-déclarer dans le bandeau supérieur :
Après avoir cliqué sur Télé-déclarer, la fenêtre suivante s’affiche :
La colonne Statut vous permet de voir rapidement si un fichier .EDI a déjà été généré pour une société, ce qui signifie qu’il a potentiellement déjà été déposé sur le portail des impôts. Sélectionner le type de cerfa, le millésime et cliquez sur le bouton Valider pour générer le fichier .EDI qui devra être déposé sur le portail des impôts. 32
Les rapports
Les Rapports et les Cerfa Les Rapports et les Cerfa sont des documents Word ou Pdf qui permettent de récupérer automatiquement les informations renseignées dans les ressources. Ces modèles de documents sont accessibles depuis le sous-onglet Accueil d’une ressource société Pour générer un Rapport ou un Cerfa : cliquez sur le lien Rapports ou Cerfa dans le sous-onglet Accueil d’une société Cliquez sur le bouton Export Word ou Expert Pdf pour générer le document
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Le Paramétrage
Le groupe de partage du dossier et de la ressource Paramétrage Différents paramétrages peuvent être effectués pour adapter au mieux les données relatives aux devises, au séparateur des milliers et au nombre de décimales Par ailleurs, vous pouvez gérer la confidentialité des ressources et des dossiers entre utilisateurs. Dans le sous-onglet Paramétrage, cliquez sur le bouton Modifier et sélectionnez le groupe de partage dans lequel vous souhaitez mettre la ressource ou le dossier. Par défaut, toute nouvelle ressource et tout nouveau dossier sont automatiquement placés dans le groupe public. Dans ce cas, ils sont accessibles à tous les utilisateurs. Il est possible d’interdire l’accès d’une ressource ou d’un dossier à tous les autres utilisateurs grâce au groupe privé. Enfin, l’utilisateur Administrateur peut créer des groupes partagés spécifiques pour y affecter des ressources et des dossiers accessibles seulement par certains utilisateurs.
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