Mali CFCT, Centre de Formation des Collectivités Territoriales Coopération financière entre Mali et l'Allemagne
CFCT, Centre de Formation des Collectivités Territorialescomposante infrastructure
Dossier d'appel d'offres pour
Services de consultant international dans le cadre du programme CFCT - composante infrastructureKfW Entwicklungsbank - L IIa/2 Juin 2009
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INVITATION à la présentation d'offres complètes pour des services de consultant international Par la présente le promoteur du projet, le CFCT du Mali invite des consultants indépendants qualifiés à soumettre un dossier d’offre complète (qualification et offre technique et offre financière) dans le cadre de la passation des services de consultant requis. Les fonds nécessaires au financement de ce projet ont été réservés dans le cadre de la coopération financière bilatérale allemande et seront mis à disposition par l'intermédiaire de la KfW Entwicklungsbank (banque de développement KfW). La contractualisation des services du consultant international se fera sous réserve de la mise à disposition formelle des fonds. Les services de consultant requis comprennent l'assistance au CFCT et à l'AGETIPE pour préparer et réaliser la construction du nouveau siège du CFCT aux alentours de la capitale du Mali, Bamako dans un délai d'environ 18 mois. Les services requis du consultant sont déterminés dans les TdR, Termes de Référence de l'annexe A. Le consultant rendra ses services sur place en étroite coopération avec un bureau d'architecture et ingénieur conseil malien, choisi par le CFCT et l'AGETIPE. Les services du consultant international sont à fournir par une équipe composée d'experts internationaux pour une durée d'au moins 18 mois sur place. Un architecte ou ingénieur conseil éxperimenté en projets internationaux, de préférence en Afrique de l'Ouest, dominant parfaitement la langue française sera la personne adequate pour ces services demandées. Sur place le consultant international travaillera en étroite collaboration avec un bureau d'architecture et bureau d'ingénieur malien. Ces deux bureaux assisteront l'AGETIPE pour pouvoir préparer en détail et éxécuter le projet dans le délai envisagé de 18 mois environ. Des services efficaces de gestion et d'appui par le siège du consultant international sont à fournir. Le dossier d'une offerte complète à produire en langue française est à élaborer par rapport à la structure et au contenu suivants. Les differents éléments (« enveloppes ») sont à traiter et présenter de l'ordre et forme indiqué. Le Promoteur du Projet pourra à tout moment apporter des éclaircissements au contenu de la présente invitation, soit de sa propre initiative, soit à la suite d'une réponse donnée à un consultant intéressé ayant demandé une précision. De telles précisions seront transmises par écrit, c.-à-d. par télécopie ou par courrier électronique, à tous les intéressés. Précisions et questions: KfW – Entwicklungsbank LIIa/2, Mme. Claudia Bürkin E-mail:
[email protected] Postfach 11 11 41 60046 FRANKFURT am Main Allemagne Tel.: (+49) 69 7431-3529
et/ou
AGETIPE M. Osm Arbi Hama M. Diakaridia Mariko E-mail:
[email protected] B.P.2398 BAMAKO Mali Tel.: (+223) 20 29 57 25
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Table des matières
INVITATION 1. CONTEXTE 1.1 Conception du centre CFCT ........................................................................... 5 1.2 Réalisation du projet ....................................................................................... 5 2. PROCEDURE DE L'APPEL D'OFFRES 2.1 Généralités ...................................................................................................... 6 2.2 Promoteur du projet ....................................................................................... 6 2.3 Présentation des offres .................................................................................. 6 2.4 Langue de l’offre ............................................................................................. 7 2.5 Demande d'informations supplémentaires .................................................. 7 2.6 Avenants au dossier d'appel d'offres ........................................................... 7 3. SOUMISSION DES OFFRES 3.1 Adresses .......................................................................................................... 8 3.2 Délai de la soumission .................................................................................... 8 3.3 Délai de la validité des offres .......................................................................... 8
4. CONTENU DE L'OFFRE 4.1 Composition d'une offre complète................................................................ 9 4.1 Contenu de l'offre « de qualification » .......................................................... 9 4.2 Contenu de l'offre « technique » ................................................................. 10 4.3 Contenu de l'offre « financière » ................................................................. 12 5. CONDITIONS DE PAIEMENT 5.1 Indications de la monnaie ............................................................................ 14 5.2 Redevances et impôts .................................................................................. 14 5.3 Ajustement des prix ...................................................................................... 14 5.4 Conditions de paiement ............................................................................... 14 5.5 Garanties........................................................................................................ 15
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6. ORGANISATION DES PRESTATIONS 6.1 Durée du projet............................................................................................... 15 6.2 Prestations requises ...................................................................................... 15 6.3 Exécution des prestations ............................................................................ 15 6.4 Contribution du promoteur ........................................................................... 16 7. EVALUATION DES OFFRES 7.1 Généralités...................................................................................................... 16 7.2 Procédure de l'évaluation.............................................................................. 16 7.3 Evaluation del'enveloppe de « qualification »............................................. 16 7.4 Evaluation de l'enveloppe de « l'offre téchnique » ..................................... 17 7.5 Evaluation de l'enveloppe de « l'offre financière » ..................................... 18 7.6 Evaluation finale............................................................................................. 18 7.7 Contrat de consultant .................................................................................... 19 8. DIVERS 8.1 Soumissionaires sans succès ...................................................................... 20 8.2 Annulation de l'appel d'offres ....................................................................... 20 8.3 Autres conditions........................................................................................... 20 9. CONDITIONS PARTICULAIRES DE L'APPEL D'OFFRES (CPAO) .......................... 21 10. ANNEXES................................................................................................................... 23 Annexe A : Termes de Référence pour le consultant international Annexe B : Modèle de présentation des projets de référence Annexe C : Modèle de présentation de CV et des capacités du personnel disponible Annexe D : Déclaration d’engagement Annexe E : Modèle de l'offre financière Annexe F : Modèle de la garantie de remboursement d'acompte Documents disponibles sur le site web de la KfW www.kfw.de Règles pour l'engagement de consultants dans le cadre de la Coopération financière avec les pays en développement Modèle du contrat de consultant
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CONTEXTE
En vue de renforcer la démocratie et l’Etat de droit, le Mali a entamé un vaste programme de décentralisation ayant pour finalité la prise en charge par les populations de leur propre développement. En 10 ans, l’existence des Collectivités Territoriales a profondément modifié le paysage institutionnel du Mali. Environ 2.500 agents ont déjà été titularisés dans la fonction publique des collectivités territoriales. Les agents, travaillant pour les Collectivités Territoriales sont à présent au nombre d’environ 5.000 personnes. L’objectif global du Projet est de permettre aux Collectivités Territoriales maliennes de disposer de décideurs et de collaborateurs compétents, dynamiques et formés aux principes de la bonne gouvernance locale et de la prestation de services de qualité aux populations. Afin de répondre aux besoins d'une meilleure formation et de perfectionnement, soulevés par la réalité quotidienne, la Coopération Allemande soutient la mise en place du CFCT depuis 2005 à travers la coopération technique (GTZ). A travers la Coopération Financière Allemande (Banque allemande de développement, KfW) il est prévu de financer l’infrastructure et des nouveaux bâtiments du nouveau siège du CFCT aux alentours de la capitale Bamako. 1.1 Conception du Centre CFCT Les infrastructures et bâtiments à réaliser serviront à abriter le siège du CFCT. Les locaux auront donc comme usage principal les activités de formation à déployer par le CFCT à l’égard du personnel des CT. Ils abriteront également les bureaux pour le staff du CFCT ainsi que les facilités d’accueil et d'hébergement pour les auditeurs et les gens à être instruites. En ce qui concerne les dimensions des infrastructures à réaliser, le CFCT sera logé dans un bâtiment fonctionnel situé sur un terrain de 12.590 m² mis à disposition par l’Etat malien aux alentours de Bamako. Le bâtiment aura une surface allant jusqu’à 6.500 m² (brut) et présentera les fonction suivantes: salles de cours/seminaires, hébergement des participants, salle polyvalente, cuisine et annexes, bureaux d'administration, éspaces exterieures et de loisirs. Les dimensions éxactes des locaux et des fonctions seront déterminées lors de la planification détaillée. 1.2 Réalisation du Projet La réalisation et l’exploitation du Projet sera du ressort du Ministère de l’Administration Territoriale et des Collectivités Locales (MATCL) et du CFCT. Le CFCT sera le maître d’ouvrage pour la construction du futur siège du CFCT. Le CFCT délèguera sa maîtrise d’ouvrage à l’ l'Association d'Exécution des Travaux d'Intérêt Public pour l'Emploi, AGETIPE en tant qu’agence responsable pour ce genre d’infrastructures à travers un contrat de mandat. Pour la réalisation de l’ouvrage, l’AGETIPE sera soutenu par a) le consultant international et b) le bureau d'architecture et d'ingénieurs conseils malien et s’occupera des toutes tâches pour la réalisation du projet. Une conception ou avant – propos architecturale de sept. 2008 existe déjà et a été acceptée par MATCL/CFCT et KfW. Cette conception devra par la CFCT et l'AGETIPE et 5
le consultant international et le bureau d'architecture et ingénieurs conseils national être soumise à une analyse approfondi et devra être détaillée et adapté aux éxigences climatiques, aux méthodes constructives maliens et aux besoins fonctionnels à définir de façon plus approfondi. Sur cette base et planification plus détaillée, l’élaboration de l’APD et du DAO et le suivi des travaux seront fournis par le bureau d’architecture et d'ingénieur conseil malien. Celui-ci ainsi que l’entreprise de construction seront sélectionnés par des appels d’offres publics restreints au Mali. La sélection du bureau d’architecture et d'ingénieur conseil malien par le CFCT et l’AGETIPE se fera en parallèle avec la sélection de l’assistance technique (consultant) internationale. 2
PROCEDURE DE L'APPEL D'OFFRES
2.1 Généralités Les règles du présent appel d'offres sont conformes aux « Règles de la KfW pour l’engagement de consultants dans le cadre de la Coopération financière avec les pays en développement ». Les présentes conditions d'appel d'offres comprennent les conditions générales (CGAO, article 2 à 8 inclus) et les Conditions particulières de l'appel d'offres individuel (CPAO, article 9). Les conditions particulières de l'appel d'offres seront par la suite désignées "CPAO" et sont résumées à l'article 9. Le marché sera conclu sous réserve de la signature du contrat de financement entre la république du Mali et la KfW et l’accomplissement des conditions pour le décaissement par la partie malienne. Tous les frais liés aux visites sur place, à la collecte de données/d’informations et à l’élaboration du dossier, aux réunions, négociations etc. encourus dans le cadre de la participation à la procédure de l'appel d'offres seront à la charge du consultant. 2.2 Promoteur du projet Le Promoteur du projet (ci-après désigné "Promoteur") est : « Le Centre de Formation des Collectivités Territoriales » (CFCT) au Mali. Le maître d'ouvrage délégué est: » l'AGETIPE « au Mali 2.3 Présentation des offres L'offre complète doit être remise dans un seul paquet, comprenant trois enveloppes séparées marquées clairement «Document de qualification», «Offre technique» et, respectivement, «Offre financière». L'offre financière est à remettre sous pli fermé, et l'offre technique et de la qualification, ne doit comporter aucune information financière. Sur le paquet complet, les informations suivantes sont à indiquer: • l'adresse à laquelle les offres sonts envoyées • la désignation de l'appel d’offres comme indiquée dans la lettre d'invitation ; • le nom du soumissionnaire, doit être marqué sur chacune des trois enveloppes ; • la mention suivante clairement visible : "Appel d’offres - à ne pas à ouvrir par le service courrier"
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2.4 Langue de l'offre Les documents de qualification et les offres technique et financière ainsi que toute communication relative au présent appel d'offres seront établies dans la langue française (voir CPAO). 2.5 Demande d'informations supplémentaires Toute question, communication ou demande d'informations supplémentaires concernant le présent appel d'offres doivent être à l’écrit et sont à envoyer à l'adresse de l'AGETIPE indiquée. Elles sont acceptées jusqu’à deux (2) semaines avant la date de soumission des offres. S'il s'avère que l'appel d'offres requiert des explications supplémentaires, celles-ci sont communiquées par l'AGETIPE simultanément à tous les soumissionnaires potentiels (voir CPAO). 2.6 Avenants au dossier d'appel d'offres Chaque modification du cahier des charges effectuée par le Promoteur du Projet (CFCT ou AGETIPE) au cours de la période de soumission sera communiquée par voie écrite à tous les soumissionnaires potentiels ayant reçu le dossier d'appel d'offres, le cas échéant, accompagnée d'une notification sur la prorogation du délai de soumission que le Promoteur, en coordination avec la KfW, juge nécessaire pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces modifications.
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SOUMISSION DES OFFRES
3.1 Adresses Les offres complètes sont à envoyer ou à remettre personnellement à l'adresse indiquée contre récépissé. (voir CPAO) Adresse KfW: KfW - Entwicklungsbank Abt. L II a/2 Attn: Mme. Bürkin B.P. 11 11 41 D-60046 FRANKFURT/Allemagne E-mail:
[email protected] Tél.: (+49) 69 7431 - 3529 Adresse CFCT: à utiliser : ACI 2000 BAMAKO, Mali attn: M. Brahima FOMBA Directeur Général du Centre Adresse AGETIPE: Hamdallaye ACI 2000 B.P.2398 BAMAKO, Mali Attn: M. OSM ARBI HAMA Directeur Général de 'AGETIPE E-mail:
[email protected] Tél: (+223) 20 29 57 25 Fax: (+223) 20 29 09 71
3.2 Délai de soumission Le délai de soumission des offres complètes est (voir CPAO): 27 juillet 2009 Toute offre reçue après la date limite sera automatiquement rejetée sans être évaluée. 3.3 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est de 90 jours à compter du délai de soumission des offres.
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CONTENU DE L'OFFRE
4.1 Composition d'une offre complète Cet appel d'offre - à cause des délais courts et fixes - se déroule sous forme concentré, c'est à dire sous le système « trois enveloppes », qui doivent être présentés à la fois et à la même date de remise des offres complètes. Chaque offre complète doit être composé de trois parts: − la première enveloppe doit contenir les documents de.... « qualification » − la deuxième enveloppe doit contenir ............................... « l'offre téchnique » − la troisième enveloppe doit contenir ................................ « l'offre financière » 4.2 Contenu de l'offre de « qualification » Le dossier de qualification à presenter en langue française est à élaborer par rapport à la structure et au contenu suivants; les différents points sont à traiter dans l'ordre indiqué ciaprès: •
Lettre d’accompagnement indiquant le nom de la société, son adresse, la personne à contacter, téléphone, télécopieur et courrier électronique;(le cas échéant, les membres du groupement sont à nommer.)
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Présentation de l'entreprise (10 pages au maximum) avec des références précises par rapport à la nature, la qualité et les tâches centrales du consultant
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Informations et déclarations a mettre en écrit et à signer a) présentation des liens avec d’autres bureaux, ou entreprises quelle que soit leur nature, qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts dans l'exécution des services proposés; b) déclaration de respecter les normes éthiques les plus rigoureuses lors de l’exécution du contrat. Les soumissionnaires doivent être conscients du fait que des activités de fraude ou de corruption entraîneront la disqualification immédiate et l'exclusion de la procédure de sélection du consultant et feront l’objet de poursuites judiciaires. Cette déclaration d'engagement doit être soumise dans la première enveloppe (documents de qualification) et dûment signée par le postulant et exactement sous la forme préscrite dans l'Annexe D.
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Document authentifié démontrant la capacité financière du consultant international (chef de file et de tous les membres du groupement), notamment le chiffre d'affaires qui doit être conforme aux prestations à fournir dans ce projet (à présenter: bilans, attestations de chiffre d'affaires ou attestations fiscales ou comptes des profits et pertes des trois derniers exercices).
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Liste des projets de référence, présenté en forme de l’Annexe B couvrant les cinq dernières années et réalisée strictement en rapport avec les services envisagés (15 références au maximum).
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CV abrégés du personnel proposé pour l'appui par le siège.
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Liste du personnel disponible pour les services proposés, présentant la formation, l’expérience professionnelle et régionale, l'ancienneté de service dans l'entreprise, l'expérience spécifique par rapport au projet ainsi que l’expérience de travail dans des fonctions similaires. Cette liste doit permettre d’apprécier de manière fondée la capacité générale du consultant de mettre à disposition le personnel nécessaire possédant l’expérience spécifique indispensable au projet. Les consultants intéressés sont priés de soumettre des documents concis et clairs, mais significatifs, et de respecter la structure susmentionnée. La non-conformité des documents de qualification à la présente invitation et/ou la présentation d'informations fausses entraînera la disqualification du soumissionnaire. Toute information inutile ou qui ne serait pas pertinente par rapport aux éléments demandés sera pénalisée. 4.3
Contenu de « l'offre téchnique »
L'offre technique doit être composé de: a) Une analyse critique des objectifs du projet et des Termes de Référence (TdR) Le soumissionnaire est explicitement encouragé à présenter son point de vue sur les objectifs du projet et les TdR, accompagnée d'une analyse critique du cahier des charges. Cela peut inclure des commentaires critiques et la formulation de doutes concernant l’opportunité, la consistance et la faisabilité de certains aspects et du concept global et leur prise en compte constructive dans la partie méthodologique. b) Concept et méthodologie proposés Cette partie comprendra : • Approche conceptuelle et méthodologique proposée pour la réalisation des prestations demandées. Dans ce contexte, le soumissionnaire est explicitement encouragé à ne pas répéter les TdR, mais de démontrer l'opportunité de son concept á l'égard des TdR et de ses commentaires y relatifs ; • Calendrier d'intervention (diagramme à barres chronologiques) indiquant les différentes phases de projet et les interventions principales prévues, leur durée respective et leur interdépendance. Le diagramme montrera également les différentes étapes ("jalons"), les délais pour discussions, décisions et de soumission de rapports ; • Plan d'intervention du personnel (diagramme à barres) indiquant les dates et lieux d'intervention de chaque expert, complété de tableaux d'intervention précis par expert, différencié selon le site d’intervention. Les périodes d'intervention individuelle sont à attribuer aux étapes de projet correspondantes. Personnel expatrié et personnel local seront retenus séparément dans ce diagramme. Le soumissionnaire est encouragé á engager des experts juniors dans son équipe, pourvu qu’un encadrement par le chef d’équipe et des experts seniors soit assuré et qu’une rémunération adaptée soit proposée. Si certaines prestations ne sont pas exclusivement fournies sur place, le soumissionnaire doit décrire comment seront assurées l'exécution des tâches et la coopération entre le personnel sur site et le personnel au siège ; • Plan organisationnel et organigramme démontrant l'organisation interne du soumissionnaire, de même que son interaction avec le Promoteur, la KfW et les autres parties prenantes. Les responsabilités au sein de l'équipe de projet sont à définir ; 10
• • •
Soutien par le siège pour l'équipe travaillant sur place concernant des questions techniques et administratives qui pourraient surgir au cours de la réalisation du projet, et de même pour la surveillance et le suivi des prestations ; Procédures de gestion de qualité de services (rapports, documents, dessins), y compris ceux fournis par des bureaux associés, sous-traitants ou locaux, avant soumission au Promoteur et la KfW. La seule référence à l'ISO 9001 est insuffisante ; Logistique et installations prévues pour l'exécution des services.
Par rapport aux termes susmentionnés, le soumissionnaire est invité à commenter ceux qui, à son point de vue nécessitent un éclaircissement supplémentaire. La présentation en diagrammes, tableaux et représentations graphiques est préférée. c) Personnel clé Le soumissionnaire composera son équipe de travail pour l'offre téchnique, conformément à la liste de personnel indiquée dans son dossier de qualification. Le soumissionnaire fournira une description détaillée des prestations à effectuer par chaque membre de l'équipe (y compris personnel au siège), de même que des informations détaillées sur les critères de sélection et l'expérience des spécialistes proposés à l'égard de leurs tâches. De plus, le soumissionnaire fournira des CV actuels de tout le personnel clé expatrié et du personnel auxiliaire local/ régional qu'il propose dans son offre téchnique, conformément au modèle présenté à l'Annexe C-1. Le personnel clé doit disposer d'une formation adéquate, d'expérience professionnelle et d'expérience de travail dans la région concernée. (La région comprend le pays et les pays avoisinants où la situation politique, socio-économique et culturelle est comparable. Il est notamment requis que le personnel clé expatrié dispose d'expériences par rapport aux tâches concrètes liées au projet et aie déjà effectué des tâches similaires dans des projets analogues de dimension comparable avec financement international.) Il est à indiquer dans le CV du personell, prévu pour l'engagement sur place, si l’expert proposé fait partie des effectifs permanents du soumissionnaire ou si ce n'est pas le cas. Pour plus de transparence et pour faciliter l'évaluation, le soumissionnaire résumera les données essentielles concernant le personnel clé proposé conformément au tableau fourni à l'Annexe C-2. En cas d'ambiguïtés, les données du CV prévalent. Le personnel clé présenté dans l'offre du soumissionnaire ne peut pas être remplacé ulterieurement sans approbation préalable du Promoteur et de la KfW. Le soumissionnaire ne remplacera un spécialiste proposé que par une personne de qualification égale ou supérieure. d) Sous-traitants Le soumissionnaire spécifiera clairement les prestations qui seront effectuées par des sous-traitants ne faisant pas partie du consultant. A l'essentiel, cela concerne tous les services additionnels comme études topographiques et du sol, travaux de forage, essai de pompage, échantillonnage et analyses laboratoires etc. Le soumissionnaire nommera les entreprises auxquelles il a l'intention de sous-traiter certaines prestations. e) Déclarations Le soumissionnaire présentera les déclarations suivantes dûment signée après la date de la lettre d'invitation (si besoin en est): • Déclaration(s) de groupement dûment signée(s) par les partenaires et indiquant 11
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clairement le type d'association et le chef de file ; Déclaration sur les entreprises liées : dans une déclaration dûment signée, le soumissionnaire (en cas de groupement, dans une déclaration séparée pour chaque membre) doit faire connaître les rapports qui le lient à d’autres entreprises et confirmer de force engageante/ officiellement qu'en cas de conclusion de contrat, les entreprises avec lesquelles il est lié n'ont pas l'intention de participer au projet sous une autre forme) Déclaration d'engagement : une déclaration dûment signée est à fournir (s'il s'agit d'un groupement, par chaque membre), conformément à l'Annexe D. Contenu de « l'offre financière »
Le soumissionnaire soumettra une offre financière basée sur le volume des prestations de personnel et de services proposées dans son offre téchnique. Les prix seront indiqués dans la monnaie EURO (€). Le soumissionnaire se base dans son offre sur la période prévu comme durée de ses services pendant 18 mois, jusqu'au fin prévu du projet en mars 2011. (Ceci pour qu'une évaluation juste et équitable et une comparaison adéquate des intrants en personnel et des coûts y liés soient possibles). Pour des prestations éventuelles du Promoteur relatif aux alinéas d) - h) ci-dessous se référer aux CPAO. L'offre financière comprendra les informations suivantes et sera structurée comme détaillé à l'Annexe E. a) Coûts de personnel concernant les spécialistes expatriés et locaux/régionaux y compris salaires, charges sociales et frais d'administration, bonus, périodes de congés et de maladie, frais généraux du siège, examens médicaux, mesures de formation professionnelle, assistance fournie par le siège (professionnelle, personnelle et administrative), coûts de l'équipement informatique, assurance professionnelle de l'entreprise, risque et bénéfice. b) Indemnités d’expatriation et frais d’hébergement pour personnel expatrié par mois (hôtel ou mise à disposition d'un appartement/d'une maison meublé et équipé, par bail et si nécessaire, pour personnel local.) c) Frais de déplacement - personnel expatrié • frais de vols internationaux (tarif classe d’affaires), y compris frais de déplacement complémentaires (p.ex. transport de/vers l'aéroport, visas, taxe aéroport, excédent de bagage et /ou fret aérien, dépenses médicales, etc.) indiqués comme montant forfaitaire par aller-retour. d) Frais de transport sur place • frais de location de véhicules pour le projet ou frais d'amortissement des véhicules dans la propriété du soumissionnaire, comme montant forfaitaire payable par mois d'exploitation • frais de fonctionnement et d’entretien des véhicules acquis ou loués, comme montant forfaitaire mensuel par véhicule, y compris, gazole, pétrole, pneus et autre moyens d'exploitation, assurance tous risques, frais d'entretien et de réparation, rémunération du chauffeur. L'usage privé de véhicules de service pendant les périodes de congé (si permis) doit être spécifié dans l'offre financière et est pris en compte moyennant une déduction de 20 % sur les frais de fonctionnement du véhicule ; 12
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le cas échéant, frais de transport aérien, routier et ferroviaire sur place, comme montant forfaitaire. frais de taxi (en cas de besoin élevé en moyens de transport locaux)
e) Les frais du bureau local seront proposés en forfait mensuel, comportant • loyer du bureau ; • frais d'exploitation du bureau (y compris nettoyage, électricité, eau, chauffage, climatisation, assurance, télécommunications, services de fret national et international etc. et la totalité des moyens d'exploitation du bureau). • Annotation: Il est prévu, que l'AGETIPE mettra à la disposition du consultant international un bureau adequat et équippé dans ses propres locaux à Bamako. Ce bureau serà équipé sommairement (mobilier de travail, connexion Internet, téléphone juste pour la communication local de téléphone fixe à fixe. f) L'établissement de rapports sera proposé en montant forfaitaire par chaque copie de rapport individuelle, couvrant les coûts de l'établissement du rapport (y compris fret et distribution sur place), comme spécifié dans les TdR ou dans l'offre technique. Les coûts des photos documentant l'avancement du projet, soient-elles prises spécialement pour compléter les rapports ou pas, sont également inclus dans le montant forfaitaire respectif. g) Acquisition d'équipement : l'offre financière comprendra si besoin en est, l'acquisition de l'équipement complet, requis pour le travail et pour l'exploitation du bureau sur place. (Tout materiel acquis, après l'achèvement des prestations de consultant, sera remis au Promoteur, tenant compte de l'usure normale sous les conditions opérationnelles du projet. Les coûts respectifs seront remboursés dans la monnaie facturée ou dans la monnaie de projet, au taux d'échange en vigueur à la date de la facture, contre présentation d'un justificatif. Les frais de dossier seront exclus. Note : l'acquisition de biens et services pour la réalisation du projet à partir d'un fonds de disposition ou pareil doit être gérée et contrôlée par du personnel de qualification adéquate à inclure dans l’équipe.) h) Les frais divers comprennent toutes les dépenses qui ne pourraient pas être couvertes par les catégories susmentionnées. Ces frais seront résumés en montants forfaitaires (de préférence), autrement, ils seront remboursés dans la monnaie facturée contre présentation des justificatifs. Les prestations suivantes pourraient être l'objet de frais divers : • prestations supplémentaires • acquisition de matériel cartographique, photos aériennes, images de satellite ; • bail d'équipement de projet (p.ex. pour des études géophysiques) • études topographiques et du sol pour les sites de projet et, le cas échéant, la pose de conduites ; • voyage d'études pour personnel du Promoteur ; • préparation et gestion d'ateliers et séminaires ; • mesures de formation organisées par des tiers ; • le cas échéant, autres budgets / montants prévisionnels pour différentes prestations et services ou autres dépenses comme indiquées dans le modèle de proposition financière en Annexe E.
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Sauf mention contraire dans les CPAO aucuns autres frais ne seront acceptés dans l'offre financière et ne seront remboursés. Si le soumissionnaire est d'avis que des coûts importants ne sont pas couverts par les propositions susmentionnées, il peut demander la permission de les inclure dans son offre. Une telle demande doit être remise au Promoteur et à la KfW au plus tard trois semaines avant la date de soumission. Le résultat sera communiqué dans une lettre circulaire à tous les soumissionnaires. Les impôts et taxes ne doivent pas être indiqués dans l'offre financière.
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CONDITIONS DE PAIEMENT
5.1 Indication de la monnaie Tous paiements seront effectués dans la monnaie de l'EURO (€). (FCFA pour eventuels frais remboursables seront échangées et payés en EURO (€). 5.2 Redevances et impôts Le soumissionnaire prépare son offre sous la prémisse que lui et son personnel expatrié seront exemptes de tous impôts, taxes, redevances et autres charges, comme stipulé dans le contrat de consultant modèle de la KfW. 5.3 Ajustement des prix Tous les prix unitaires ou forfaitaires présentés dans l'offre financière seront - à l'exception des prestations remboursables - considérés fixes pour une période de deux (2) ans à partir de l'expiration du délai de validité de l'offre. Pour des services fournis après cette date un ajustement des prix sera accepté selon la formule suivante : Pn = Po * (0.15 + 0.85 * In / Io) Pn = prix nouveau ajusté Po = prix original In = nouveau indice du mois quand les services respectifs sont rendus Io = indice original du mois d'expiration du délai de validité L'ajustement des prix sera calculé en utilisant l'indice stipulé dans les CPAO. 5.4 Conditions de paiement Le soumissionnaire établira son offre financière en partant de la séquence de paiements suivante : Acompte : Après signature du contrat, le consultant peut demander le versement d'un acompte. L'acompte peut s'éléver jusqu'à 25% de la somme totale du contrat financier. Si l'acompte excède un montant de 150.000 euros, une garantie de remboursement d'acompte doit être délivrée pour le montant dépassant 150.000 euros (voir modèle en Annexe F). L’acompte doit être remboursé pendant les premiers 2/3 de la durée de contrat. Sur demande, la garantie peut être réduite en fonction du remboursement. Paiements intérimaires : Le consultant recevra des paiements intérimaires à terme échu pour des périodes d'entre trois et six mois selon le règlement convenu lors des négociations contractuelles, prenant en compte le remboursement de l'acompte et, le cas échéant, la retenue. 14
Paiement pour solde :
Versement du solde comme stipulé dans les CPAO après approbation du rapport final par le Promoteur et la KfW et soumission de la facture définitive. Si le soumissionnaire demande des modifications du calendrier ou des termes de paiement, il doit le justifier de manière adéquate dans son offre. Il est également invité à faire des propositions appropriées et justifiées quant à une conversion de prestations individuellement remboursables en des montants forfaitaires fixes. Les procédures et termes de paiement définitives seront déterminés lors des négociations contractuelles.Toutes les factures pour les paiements intérimaires et final, y compris les rapports correspondants, nécessitent l'approbation du Promoteur. 5.5 Garanties Sauf stipulation dans les CPAO ne sont requises ni une garantie de soumission, ni une garantie de bonne exécution.
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ORGANISATION DES PRESTATIONS
6.1
Durée de projet
La durée de projet, du début de l'exécution des prestations jusqu'à la soumission du rapport final, est indiquée dans les CPAO. La période prévu pour l'engagement et les services du consultant sur place, nécessaire pour pouvoir pour pouvoir inaugurer les bâtiments au cinquantième de la Republique du Mali et terminer le projet est fixé a 18 mois. Les périodes d'approbation des prestations de la part du Promoteur et de la KfW, pour revue et commentaires seront inclus dans la période d'accomplissement du projet. 6.2 Prestations requises Les prestations du consultant doivent satisfaire à toutes les exigences postulées dans les Termes de Référence (TdR) fournis à l'Annexe A, qui fera partie intégrante du contrat de consultant. L'élaboration de l'offre inclut l'analyse critique des prestations demandées et, si nécessaire, leur élargissement ou modification conformément à l'avis individuel du soumissionnaire par rapport à la situation sur place et tenant compte de son expérience professionnelle, dans le but d'atteindre les objectifs envisagés. Dans ce contexte, il respectera les normes et législations locales. 6.3 Exécution des prestations Le consultant concertera toutes ses activités avec le coordinateur de projet désigné par le Promoteur, CFCT et/ou l’AGETIPE. Toute communication officielle adressée au Promoteur concernant le projet est à remettre simultanément à la KfW. Le consultant concertera ses activités aussi bien avec les soustraités par l'AGETIPE, comme p.ex. le bureau d'architecture/d'étude national, l'entreprise de construction et d'autres. Le consultant effectuera ses services dans le pays du projet continuellement pendant la durée de préparation et réalisation du projet de construction. Dans son travail quotidien, il integrera le plus de personnel possible du Promoteur et de l'AGETIPE, afin d'assurer un transfert maximal de savoir-faire. Au cas où certaines prestations seraient à rendre en dehors du pays de projet, le soumissionnaire soumettra des propositions détaillées dans son offre technique.
15
6.4 Contribution du Promoteur Le promoteur (CFCT) a dénommé l'AGETIPE comme « maître d'ouvrage délégué ». Le Consultant international donne son assistance et coopère étroitement avec le CFCT et l'AGETIPE. Dans son offre financière, le soumissionnaire prendra en compte que le Promoteur CFCT et l'AGETIPE • pour la durée globale du projet mettra gratuitement à la disposition du consultant toutes les informations, documents, cartes et vues aériennes etc. en sa possession et nécessaires pour l'accomplissement des services ; • veillera à ce que le consultant reçoive toutes les autorisations requises pour l'obtention d'autres documents, cartes et vues aériennes ; • assistera le consultant dans l'obtention de tous les permis nécessaires de travail, de séjour et d'importation ; Annotation: Il est prévu, que l'AGETIPE mettra à la disposition du consultant international un bureau adequat et équippé dans ses propres espaces à Bamako. 7
EVALUATION DES OFFRES
7.1 Généralités Le Consultant International sera sélectionné selon les “Règles pour l’engagement de consultants dans le cadre de la coopération financière avec les pays en développement” en vigueur de la KfW. La version actuelle est à télécharger à l’adresse www.kfw.de. L'application du système des « trois enveloppes » est fait pour pouvoir commencer ce projet aussitôt. Les documents de qualification sont à présenter à la fois et au même temps que l'offre technique et l'offre financière. 7.2 Procedure de l'évaluation L'évaluation des offres complètes se déroulera de la façon suivante: Toutes les offres et enveloppes seront ouvertes et évalués en conformité avec les « Règles pour l'engagement de consultants dans le cadre de la Cooperation Financière avec les pays en développement » de la KfW. L’élaboration et la remise des dossiers se font sous la seule responsabilité du soumissionnaire, qui ne peut prétendre à ce que d'éventuelles fautes et omissions ne soient prises en compte. Pendant la période de l'évaluation aucune communication de quelque nature qu'elle soit ne sera admissible à moins qu'elle ne soit engagée à l'initiative du Promoteur. 7.3 Evaluation de l'enveloppe de « qualification » Dans un premier pas, seulement toutes les premières enveloppes contenant les documents de « qualification » seront ouvertes et évaluées. Les offres seront rejetées si les déclarations requises selon l'article 4.2 (Annexe D) n'ont pas été soumises et dûment signées. Les seules entreprises financièrement solides ayant remis les documents nécessaires en conformité avec les conditions exposées seront admises à l'évaluation. Ils seront d'abord évaluées surtout sous l'aspect: expériences acquises et aptitude spécifique au projet. Seuls ceux postulants, dont leur qualification obtient au moins 70 % des points à attribuer seront nommé pour une « liste courte » et une évaluation de leur offre téchnique. Les critères d’évaluation spécifiques pour la qualification et leur poids correspondant se trouvent résumés dans le tableau suivant: 16
Critères (pour qualification)
Maximum de points
1. Preuves de l'expérience pertinente acquise par le consultant au cours des cinq dernières années (expérience du bureau)
45
1.1 Expérience dans l'exécution de projets similaires (secteur: 20 planification et réalisation de bâtiments). 1.2 Expérience dans des conditions de travail diverses dans des pays en développement.
15
1.3 Expérience dans les conditions de travail existantes à/en 10 (Afrique de l'ouest), de préférence dans le même secteur. 2. Aptitude spécifique au projet
55
(expérience des experts disponibles) 2.1 Evaluation de l’expertise technique spécifique proposée pour le projet (par rapport à la liste du personnel-clé).
20
2.2 Evaluation de la structure du personnel en vue des tâches 15 envisagées (personnel additionnel). 2.3 Evaluation du personnel-clé permanent disponible en continu pour assurer le suivi de l’équipe et l'appui par le siège.
10
2.4 Forme, intégralité et spécificité par rapport au projet en ce 10 qui concerne le contenu des documents de candidature TOTAL (maximum)
100
Seulement ceux des entreprises pouvant prouver leur solidité financière et ayant remis les documents nécessaires en conformité avec les conditions exposées seront admises à une deuxiéme évaluation. Une « liste courte » des consultants ainsi présélectionnés sera établi. 7.4 Evaluation des « offres techniques » Dans un deuxième pas seul les « offres techniques » des prestataires figurant sur la « liste courte » seront ouvertes et également évaluées selon les règles pré - établis de la KfW. Les offres financières restent fermées jusqu'à ce que l'évaluation technique soit achevée. La qualité de chaque offre technique est évaluée conformément aux critères décrites dans les CPAO, article 9, le schéma d'évaluation prévoyant une notation de 0 à 100 points; les critères postulés seront examinés conformément aux exigences indiquées dans les termes de référence (Annexe A).
17
Des points sont retirés en cas d’omissions peu importantes par rapport aux termes de référence. Les omissions compromettant la comparabilité avec d’autres offres peuvent mener jusqu’à l’exclusion du soumissionnaire de la procédure d’évaluation. Une pondération des offres techniques sera établie. Seulement ces offres techniques qui recevront un minimum de 75 points sur 100 points maximum, seront élues et admis à l'étape suivante de l'évaluation des offres financières. 7.5 Evaluation des « offres financières » Le troisième pas d'évaluation consiste dans l'ouverture et ponderation seulement de ceux offres financières de ceux consultants ayant passées les deux évaluations précedentes. Finalement une ponderation de » l'offre financière « sera établi. La combinaison des points reçus à l'offre technique avec les points reçues pour l'offre financière selon les règles préfixées de la KfW donnera un résultat rationnel d'évaluation. Une proposition d'adjudication rationelle et définitive pour le contrat de consultant international pour ce projet pourra être établi. Le Promoteur n’est pas obligé de choisir un des consultants postulants. (si les documents et/ou offres sont considerées insuffisantes). Après correction des erreurs de calcul, l'évaluation des prix se fera avec et sans frais remboursables et accessoires. Toute position de coûts omise dans les offres individuelles sera ajoutée, et cela sur la base du prix unitaire le plus cher de toutes les offres. Les sommes soumises en monnaie locale (FCFA) pour certains « remboursables », dont les coûts en monnaie locale seront convertis en Euros selon le taux de change en vigueur à la date de soumission et le coût total y découlant servira de base pour l'évaluation financière. 7.6 Evaluation finale Dans le cadre de l'évaluation combinée, l'offre technique sera pondérée à 70 % selon la formule suivante : PT = 70 * T/To, avec PT = points attribués à l'offre technique, T = score du soumissionnaire selon l'évaluation technique, To = score "technique" le plus élevé de tous les soumissionnaires. L'offre financière sera pondérée à 30 % selon la formule suivante : PF = 30 * Co/C, avec PF = points attribués à l'offre financière, C = prix corrigé de l'offre financière du soumissionnaire, Co = offre financière corrigé le plus bas. Le score total du soumissionnaire est déterminé comme suit : P = PF + PT. En général, l'évaluation combinée se fait sans égard aux frais remboursables et accessoires. En vue de déterminer l'impact de ces coûts sur le score total, une deuxième évaluation est faite, qui les prend en considération. Le soumissionnaire ayant obtenu le score total le plus favorable sera invité pour des négociations contractuelles. Les négociations concerneront l'offre technique et des 18
alternatives possibles par rapport à la mise en œuvre ou au personnel. Les prix unitaires et les prix considérés lors de l'évaluation des offres financières ne seront pas discutés. Si les négociations avec le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur score ne sont pas couronnées de succès, des négociations seront entamées avec le soumissionnaire placé au second rang et ainsi de suite jusqu'à ce qu'un contrat soit conclu. 7.7 Contrat de consultant Le contrat modèle pour les services du consultant international est disponile et peut être téléchargé du site www.kfw.de. Les offres technique et financière du soumissionnaire retenu deviennent partie intégrante du contrat de consultant. Toutefois, le Promoteur et la KfW se réservent le droit de négocier et de modifier les conditions de l'offre qu'elles jugent inappropriées, compte tenu des prestations requises. Par principe les honoraires et prix unitaires considérés lors de l'évaluation de l'offre financière ne sont pas négociables. Le soumissionnaire retenu préparera un projet de contrat conformément au contrat modèle de la KfW. Le contrat avec le soumissionnaire sélectionné entrera en vigueur avec la signature du contrat par le consultant et le Promoteur et après la libération définitive des fonds de projet.
19
8
DIVERS
8.1 Soumissionnaires sans succès Après l'évaluation des documents de qualification et des offres techniques, les soumissionnaires dont l'offre de qualification et l'offre téchnique n'a pas atteint le score minimum requis en seront informés à l'écrit. Leurs offres financières leurs seront renvoyées sans avoir été ouvertes. Après que le soumissionnaire gagnant ait été informé de l'attribution du contrat, les autres soumissionnaires seront informés à l'écrit du rejet de leurs offres. 8.2 Annulation de l'appel d'offres La procédure d'appel d'offres peut être annulée avant l'attribution du contrat, sans qu'en découlent des obligations quelconques envers les soumissionnaires et sans égard à l'état d'avancement des procédures visant à la conclusion du contrat au cas où : • le projet serait retiré ; • les circonstances générales sur lesquelles se base l'appel d’offres auraient changé de façon essentielle ; • aucune offre ne suffirait aux critères minimum requis pour une attribution du marché ; • la situation de concurrence n'aurait pas été adéquate ; • les conditions préalables pour une concurrence juste et équitable n’étaient pas données ; • les offres de prix sont à l'évidence démesurées et/ou dépassent le montant maximal prévu pour le contrat. Dans ce cas, le Promoteur et la KfW peuvent, au lieu de lancer un nouveau appel d'offres, entrer en négociations avec le soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre afin d'aboutir à une offre satisfaisante. Si la procédure d'appel d'offres est annulée, les soumissionnaires en seront informés par le Promoteur. Dans ce cas, ils n'auront pas droit à des indemnités. 8.3 Autres conditions D’autres conditions, s’il y en a, sont indiquées dans les CPAO.
20
9 CONDITIONS PARTICULIERES DE L'APPEL D'OFFRES (CPAO) CGAO CGAO 2.4
Sauf stipulation contraire dans la lettre d'invitation, l'offre sera rédigée et toute la communication se fera en langue française.
CGAO 2.5
Des demandes en matière d'informations supplémentaires sont à adresser à AGETIPE Mr. OSM ARBI HAMA Directeur Général Hamdallaye ACI2000 B.P. 2398 BAMAKO, Mali Tél: (+223) 20 29 5724 ou 20 29 57 25 Fax: (+223) 20 29 09 71
CGAO 3.1
L'offre originale est à envoyer ou remettre à l'adresse suivante avant la date et l'heure indiquées dans la lettre d'invitation ou dans l'avis d'appel d’offres CFCT attn. M.Brahima FOMBA Directeur Général du Centre Hamdallaye ACI 2000 BAMAKO Mali Une copie supplémentaire est à envoyer ou remettre à l'adresse suivante avant la date et l'heure indiquées dans la lettre d'invitation ou dans l'avis d'appel d’offres KfW - Entwicklungsbank Abt. L IIa/2 Mme. Claudia Bürkin Palmengartenstr. 3-5 D 60325 FRANKFURT Allemagne
CGAO 3.2
La date de soumission est : 27 juillet 2009
CGAO 3.3
Sauf stipulation contraire dans la lettre d'invitation, le délai de validité des offres est de 90 jours.
CGAO 4.3
Les pays de la région sont l'Afrique de l'Ouest
CGAO 4.4
Frais particuliers (sécurité, achats, …)
CGAO 5.1
La monnaie de l'offre sera l'euro (EUR) (remboursables en FCFA)
CGAO 5.3
Les prix de l'offre doivent être fixes pour une période de 2 (deux) ans. "I" - est l'index du coût de la vie en Allemagne, comme publié par l'Office
21
fédéral des statistiques (Statistisches Bundesamt). CGAO 5.4
Le montant de l'acompte pourra s'élever jusqu'à 25 % du montant du contrat. Le paiement final sera de l’ordre de 10 %.
CGAO 5.5
Une garantie de soumission n’est pas nécessaire. Si l'acompte excède un montant de 150.000 euros, une garantie de remboursement d'acompte doit être délivrée pour le montant dépassant 150.000 euros (voir modèle en Annexe F). Une garantie de bonne exécution n’est pas nécessaire.
CGAO 6.1
La durée de projet à partir du commencement des prestations est de 18 mois.
CGAO 6.1
La période d'approbation pour documents et rapports sera de quatre (4) semaines.
CGAO 6.3
Les services seront effectués dans le pays du MALI, Afrique de l'ouest
CGAO 6.4
Les prestations du Promoteur (l’utilisation d'un bureau équipé dans les espaces de l'AGETIPE est gratuite pendant la durée du projet.)
CGAO 7.4
L'évaluation de l'offre technique sera faite en utilisant les critères et notations suivantes : 1.
Concept et méthodologie
1.1
Clarté et intégralité de l’offre
1.2
Analyse critique des objectifs du projet et des TdR
10
1.3
Concepts et méthodes proposés
20
2.
Qualification professionnelle du personnel proposé
2.1
Chef d'équipe / Chargé de projet
30
2.2
Autre personnel-clé assigné au projet
30
2.3
personnel pour l’assistance, le contrôle et la surveillance par le siège
Total (maximum)
35 5
65
5 100
22
Annexe A Termes de Référence (TdR) pour les services du consultant international Le consultant international donnera son assistance directement au promoteur du projet et maître d’ouvrage (CFCT) et en même temps à l’AGETIPE, étant le maître d’ouvrage délégué pour ce projet. Les prestations demandées au Consultant international sont au moins les suivantes: (liste non-exhaustive et non-limitative). 0. Services généraux du consultant international: Le consultant international assistera le CFCT et l'AGETIPE dans tous les aspects de planification, réalisation et terminaison du projet de construction du nouveau siège du CFCT, ceci en temps et en ordre selon les règles techniques, administratives et financières d'un projet de coopération financière allemande, notamment de la KfW. Il assistera surtout en étroite collaboration avec l'AGETIPE (et l’ architecte et ingénieur national contracté) à l’élaboration de tous les plans, documents, contrats et supervisions pour pouvoir réaliser le projet dans le cadre financier et suivant le calendrier prévu et fixé dans la « convention séparée ». Il participera dans tous les travaux de conception, de reconnaissance, d’observation, d’interprétation, de calcul et de préparation des documents et des plans, de supervision, de contrôle technique et financier, le tout dans le cadre du projet. Le consultant international agira en tant que liaison entre le bureau d’architecte et d'ingénieur national et le CFCT dans la concrétisation du dessin architectural adapté aux besoins du CFCT. Le CFCT sera appuyé par InWEnt et PACT dans ce processus. Le consultant international assurera la coordination de ces appuis en ce qui concerne leur traduction dans le planning architectural et du concept de fonctionnement du CFCT. Pour l’accomplissement de sa mission, le consultant international nommera au moins un représentant permanent dûment qualifié et ses collaborateurs adjoints. 1. Phase des études préliminaires: Le consultant international contribuera à une définition approfondie des besoins du CFCT par rapport au nouveau siège et les nouveaux bâtiments (d’un «master plan» et autres développements prévus ou désirés du site choisi et de ses alentours), à la définition des fonctions principales et des chiffres du staff, des séminaristes, du personnel. Il aidera à établir les besoins sous forme de chiffres, p.ex. des mètres carrés, des quantités d'énergie, d'eau etc. à consommer dans l'utilisation annuelle/journalière de ce projet ou de ces bâtiments. Le consultant aidera à approfondir les conditions nécessaires pour pouvoir réaliser le chantier complet (6.500 m² brut) en 18 mois. Prévoir des activités pour pouvoir inaugurer avec certitude la plupart des bâtiments complètes au cinquantenaire de la République du Mali et /ou le tout dans 18 mois.
23
2. Phase de l’avant projet : Le consultant international participera (avec l’architecte et ingénieur national au Mali) à l'analyse approfondi du dessin architectural déjà préparé en septembre 2008 et à l'élaboration d'alternatives ou d'améliorations en tenant compte des besoins fonctionnels immédiats du CFCT, du climat de Bamako, du cadre de financement disponible, d'une utilisation durable et des standards adéquats. L’auteur du dessin de septembre - en cas qu’il sera disponible - participera par intermittence dans la mise au point de l’avant projet sur base d’un contrat encore à conclure avec le bureau d'architectes et d'ingénieurs malien. Il aidera à établir un « dossier d'environnement » pour ce site et ce projet et nommera les risques et avantages du projet sous ce point de vue. (A traiter: la consommation réduite d'énergie, l'évacuation des eaux usées, l'énergie solaire, l'utilisation et durabilité des matériaux de construction etc.) Il contribuera à l'analyse approfondie et à la vérification de la conformité de l’avant projet de construction aux besoins locaux et sous l'aspect de faisabilité dans le cadre donné. De cette façon il supportera la préparation/présentation d'un avant- projet réaliste et faisable et d'un report de base prêt à l’approbation. Il fera les pas nécessaires pour l’obtention de la « non-objection » de la KfW pour cet avant-projet, sur lequel se baseront ensuite l'estimation des quantités et l'estimation des coûts. 3. Phase du dessin et devis détaillé : Le consultant international assistera en coordination avec l’AGETIPE dans la préparation des plans et du devis détaillé. Il donnera son assistance à l'architecte et ingénieur national dans la préparation des plans détaillés de construction, des spécifications techniques, des volumes et quantités, tous nécessaires pour l'élaboration des dossiers d’appel d’offres, DAO de construction et pour l'exécution sur le chantier. Il veillera sur l’élaboration des plans et du devis détaillé surtout en rapport des fonds financières et du temps limité pour l’exécution. Il informera le promoteur et la KfW de tout ajustement nécessaire par des éventuels changements au programme ou des changements des conditions du marché local ou de toute augmentation probable des coûts. Il donnera son assistance à l'architecte et ingénieur national dans l’obtention du permis de construction. 4. Phase du dossier de projet définitif : En étroite coopération du consultant international avec le bureau d’architecte et d’ingénieur national au Mali, le dossier complet du projet sera élaboré. Ce dossier doit être composé d’au moins : - plans, coupes, élévations et dessins complémentaires en éch. 1 :100 jusqu’à 1 :1 - devis descriptif détaillé - cahier de charges et conditions particulières
24
-
programme et calendrier d’exécution prévu planification structurale et calculs statiques planification des installations (mécaniques, sanitaires et électriques etc.) plans des aménagements extérieurs définition des spécifications techniques détermination des quantités établissement de l’estimation des coûts détaillés préparation du dossier de l’appel d’offres et des conditions
Le consultant international assistera dans ces efforts et aidera à préparer la demande de l’AGETIPE pour la « non objection » de la KfW a ce dossier complet. 5. Phase de l’appel d’offres : Le consultant donnera son assistance à l'AGETIPE dans le lancement des dossiers d’appel d'offres pour les travaux. Les « Règles pour l’attribution de marchés de fournitures et de services dans le cadre de la co-opération financière avec les pays en développement » de la KfW doivent y être respectés. Le rapport sur l’évaluation des offres sera préparé et envoyé au CFCT et à la KfW. Le consultant fera, en coordination avec le CFCT et l’AGETIPE le nécessaire pour l'obtention de la « non- objection » du KfW pour tous les attributions et contrats préparés et aux sommes prévues. 6. Phase de négociation et d’adjudication des contrats : Le consultant assistera dans le dépouillement et dans l’évaluation des soumissions. De même forme dans la proposition pour l’attribution des marchés et dans la négociation et l'attribution finale des marchés correspondants. 7. Phase de la réalisation et administration des travaux de construction : Le consultant international veillera à l’accomplissement des conditions à remplir de la partie malienne avant le démarrage des travaux. Ces conditions sont définis dans la Convention Séparée (p.ex. viabilisation du site exécuté en responsabilité du CFCT, évacuation de la décharge informelle à coté du terrain de construction) et signalera aux acteurs concerné d’éventuels obstacles bien en avance avec des propositions concrètes de remèdes. Le consultant international prêtera le suivi permanent de l'avancement du projet selon le calendrier convenu et il participera à la vérification des plans d’exécution, en particulier pour les gros - ouvrages et leurs fondations. L’exactitude des calculs statiques et la conformité des plans avec le calcul statique sont à prouver. (Si nécessaire, par un ingénieur agréé de vérification reconnu, aux frais de l’entreprise) Il assistera à la surveillance permanente de la qualité et de la réalisation des travaux sur place jusqu'à la réception provisoire et définitive. Il assistera dans le contrôle du respect des règlements en matière de sécurité et de la protection de l’environnement au chantier. Il veillera sur la tenue du journal de chantier.
25
Il participera à la préparation et réalisation des réunions périodiques organisées sur le chantier, avec la participation de l’AGETIPE, du CFCT, de l’architecte national, des ingénieurs spécialisés, des délégués de la KfW et d’autres et surtout l’entrepreneur. Rédaction des procès-verbaux avec l’AGETIPE. Il assistera à la préparation des ordres de service et de notification à adresser à l’entrepreneur ou de changements signés par CFCT/AGETIPE (en accord avec KfW). Le consultant s'occupera avec son homologue en toute responsabilité du contrôle des coûts de construction et des contrats. Il émet des certificats de paiement correspondant à la valeur que représentent les travaux accomplis. Il sera avec son homologue responsable pour la vérification et signature des décomptes de l’entrepreneur. Seules les factures, portant la signature des responsables de l'AGETIPE, du consultant international et du bureau d'architecte et d'ingénieur national pourront être acceptées par la KfW. Le consultant doit participer et aider à résoudre les éventuels problèmes entre l'AGETIPE, le bureau national d'architecture/d'études et l'entreprise de construction de tous ordres qui peuvent survenir au cours des travaux. 8. Phase de la réception des travaux : Le consultant international fera partie du comité de la réception formelle des travaux contractés et exécutés par l’entreprise. Il veillera sur l'élaboration et vérification des plans d’ouvrage achevé à établir par l’entreprise. 9. Entretien et Maintenance : Le consultant devra proposer par écrit une procédure adaptée de l'entretien des bâtiments à long terme 10. Gestion financière : Le consultant doit établir et réaliser une co -gestion financière et co-signature tant pour le « fond de disposition » que pour le système du « paiement direct » et la confirmation de l’emploi des fonds conformément au texte convenu dans la « convention séparée ». Notamment en ce qui concerne l'utilisation et la remise des fonds utilisées dans la gestion du fonds de disposition et en ce qui concerne la vérification des factures des entreprises. Il doit assurer le contrôle financier et l’observation des adjudications au marché selon les règles de la KfW par un audit annuel à travers d’un auditeur international. 11. Equipment : Le consultant prêtera son assistance à l'AGETIPE et l'architecte malien dans la coordination avec la CE, Communauté Européenne pour la pré - planification et définition de leur contribution en équipement, surtout en mobilier, si c'est demandé par la CE. Si la CE, le KfW, le CFCT, l'AGETIPE sont favorables, il devra assister à préparer les AO, aux évaluations et aux marchés pour fournitures et installation de
26
meubles et équipements, financées séparément par la CE. Cette prestation fera éventuellement l'objet d'un additif à son contrat. 12. Rapports : Le consultant international et son homologue malien devra informer régulièrement le CFCT/AGETIPE et la KfW par écrit et oralement, par des rapports mensuels et trimestriels et un rapport final. (et rapport extra en cas d'évènement particulier). Avec le première rapport (rapport de démarrage à établir 3 moins après le début du programme) le consultant présentera la définition d'un calendrier de préparation et d’exécution du projet, qui reflètera la préparation, la mise en œuvre, les phases d'activités principales, les rapports, les voyages prévus, les interventions sur place, et autres pas proposés. Il préparera avec son homologue un rapport final du projet, qui inclût sous forme contractée et complète la description du déroulement du projet. Plans, coûts, contrats signés, décisions importantes, non-objections, délais, etc. doivent y être listés et expliqués.
27
ANNEXE
B
EXPERIENCE et REFERENCES Veuillez utiliser un tableau au format ci-dessous pour indiquer les projets les plus importants de nature similaire au projet concerné que le/les postulant/s a/ont réalisés au cours des 5 dernières années. Le nombre global des références à citer sera de 15 au maximum pour l'ensemble du dossier. Réf. (15 au maxim um) Nom du postul ant … …
Nom du projet
Pays
…
…
Valeur Part assumée Nombre de globale par le personnel du projet postulant (%) mis à dispos. (EUR) … … … Description du projet
Nom du client …
Source de financement …
Dates (début/fin)
Nom des associés éventuels
… … Type de prestations fournies
…
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Annexe C - 1 Présentation des CV Les CV du personnel désigné définitivement seront présentés comme suit : 1. Nom de famille : 2. Prénom(s) : 3. Date de naissance : 4. Nationalité : 5. Situation de famille : 6. Education : Etablissement Date : de (mois/an) à (mois/an) Titre(s) et grade(s) universitaires, diplôme(s) 7. Maîtrise de langues, notée de 1 (connaissances de base) à 5 (maîtrise parfaite) Langue lire parler écrire
8. 9. 10. 11. 12. 13.
Adhésion à des associations professionnelles Autres capacités : Position actuelle : Employé(e) de la société actuelle depuis : Qualifications clé (pertinentes au projet) Expérience spécifique dans le pays en question : Pays Date : de (mois/an) à (mois/an)
14.
Aperçu de l'expérience professionnelle (projets) Date : de (mois/an) à (mois/an) Lieu Société Position Description Ajouter d'autres projets … 15. Divers (p.ex. publications) :
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Annexe C-2 Caractéristiques professionnelles du personnel clé Les données suivantes sont à indiquer pour les experts clé proposés pour les différentes positions. Elles doivent être appuyées sans ambiguïté par les détails dans le CV. Au cas où des contradictions seraient constatées lors du dépouillement des offres, les indications dans le CV prévalent. Les tableaux peuvent être ajustés conformément à l'offre et au nombre proposé d'intervenants clé. Chef d'équipe Critères Formation professionnelle pertinente au projet et à la position Expérience professionnelle à partir du premier emploi après achèvement de la formation Expérience spéciale liée au projet. Projets analogues avec tâches similaires (durée d’intervention dans le projet) Expérience régionale Employé(e) du soumissionnaire En cas d’association/expert indépendant – collaboration accumulée avec le soumissionnaire dans le cadre de missions à court ou à long terme Expérience de gestion (chef d'équipe, chargé de projet)
Nom diplôme(s), grade(s) années interventions d'une durée > 1 an pays durée d'emploi (ans) années accumulées nombre de projets
Personnel clé étranger / international à long terme Critères
Nom Position/fonct.
Education professionnelle pertinente au projet
diplôme(s), grade(s)
Expérience professionnelle à partir du premier emploi après achèvement de la formation
années
Expérience spéciale liée au projet (à la position) ; projet analogue avec tâches similaires
nombre de projets d'une durée > 6 mois
Expérience régionale
pays
Employé(e) du soumissionnaire
durée d'emploi (ans)
En cas d’association/expert indépendant – collaboration accumulée avec le soumissionnaire dans le cadre de missions à court ou à long terme
années accumulées
NN 1
NN 2
NN 3
30
Personnel clé étranger / international à court terme Critères Nom NN 1 Expérience professionnelle à partir du premier emploi après achèvement de la formation.
NN 2
NN 3
Position/fonct. fonction années
Expérience spéciale liée au projet (à la position) ; projet analogue avec tâches similaires
nombre de projets
Expérience de travail dans des pays en développement
pays
Soutien au siège (Backstopping) apporté par le chef de file Critères
Nom
Expérience professionnelle Expérience régionale
années pays
Expérience de gestion
années
Employé(e) du soumissionnaire
années
Personnel clé local à long terme Critères
Formation professionnelle pertinente au projet et à la position
Nom Position / fonction diplôme(s), grade(s)
Expérience professionnelle à partir du premier emploi après achèvement de la formation
années
Expérience spéciale liée au projet ; projet analogue avec tâches similaires
nombre de projets d'une durée > 6 mois
Employé(e) et/ou années de collaboration avec le soumissionnaire dans le cadre de missions à court ou à long terme
années
NN 1
NN 2
NN 3
31
Annexe D
Déclaration d’engagement ..... (Désignation du projet)....... Les parties au présent appel d'offres soulignent l'importance d'une procédure d'attribution libre, équitable et basée sur la concurrence, à l'exclusion de tout abus. De ce fait, ............ (Nom du consultant/ du groupement postulant) .......... n'a/n’ont, à ce jour, ni directement ni indirectement offert ou accordé des avantages illicites à des agents de la fonction publique ou à d'autres personnes dans le contexte de son offre et n'a / n’ont pas non plus l'intention d'offrir ou d'accorder de telles incitations ou conditions lors de la présente procédure d'attribution ou, dans le cas où l'offre serait retenue, lors de la mise en œuvre subséquente du contrat. ......... (Nom du consultant / du groupement postulant) ........ informera/informeront ses/leurs employés de leurs devoirs respectifs et de leur obligation de respecter cet engagement pris volontairement et de respecter les lois du/de la/de (nom du pays concerné). (Lieu et date) (Nom du consultant / des bureaux d’étude faisant partie du groupement) (Signatures des représentants légaux ; en cas d'un groupement, de tous les bureaux membres)
32
Annexe E Modèle d'une offre financière - Devis estimatif Aperçu 1. - Personnel étranger 2. - Indemnités journalières personnel étranger 3. - Personnel local Sous total - Coût de personnel 4. - Frais de transport sur place 5. - Bureau de projet 6. - Rapports et documents Sous total Logistique (transport local, bureau de projet, rapports et documents) Total – Frais fixes 7. - Voyages internationaux 8. - Frais d'équipement 9. - Autres frais Total - Frais remboursables Montant global
Montant (EUR)
1. Personnel étranger
Unité
Montant (EUR)
1.1 Chef d'équipe 1.2 NN 1.3 … 1.4 ...
mois mois mois mois
Quantité
Prix par unité (EUR)
... ... … ... Sous total Personnel étranger 2. Indemnités journalières, hébergement et frais de voyages supplémentaires pour personnel étranger 2.1 Indemnités, hébergement – pers. long terme mois ... 2.1 Indemnités, hébergement – pers. court terme mois ... Sous total Indemnités journalières et hébergement 3. Personnel local (y compris indemnités journalières et hébergement) 3.1 NN mois ... 3.2 … mois ... 3.2 ... mois ... Sous total Personnel local 4. Transport local 4.1 Bail véhicule ou utilisation véhicules propres mois ... 4.2 Véhicules (fctmt., chauffeur, assur., réparat.) mois ... 4.3 Autre transport locaux (à court terme, pointes) jours … 4.4. Vols locaux/ nationaux vols ... Sous total Transport local 5. Bureau de projet 5.1 Loyer du bureau mois ... 5.2 Exploitation du bureau mois ... Sous total Bureau de projet 6. Rapports et documents 6.1...... (Type de rapports/documents à soumettre) rapp./doc. ... 6.2 ... ... ... 6.3 ... ... ... 6. ... ... ... Sous total Rapports et Documents 7. Voyages internationaux (remboursables) 7.1 Vols internationaux aller-retour vols ... 7.2 Frais de voyage supplémentaires vols … 7.3 ......autres vols internationaux vols … Sous total Voyages internationaux (remboursables) 8. Equipement (remboursable) 8.1 … … … 8… autre équipement à remettre / à user ... ... Sous-Total Equipment (Remboursable) 9. Frais divers et services/prestations optionnels 9.1 … … … 9……autres prestations /services optionnels … Sous total Frais divers et services/prestations optionnels
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Estimation des impôts et taxes Si c’est stipulé dans les ðCPAO le soumissionnaire doit évaluer - à titre d’information - le montant des impôts et taxes en vigueur un mois avant la date de soumission. Impôts et taxes évalués pour
Montant prestations (EUR)
Impôts / Taxes (EUR)
1. - Personnel étranger 2. - Indemnités journalières personnel étranger 3. - Personnel local 4. - Frais de transport sur place 5. - Bureau de projet 6. - Rapports et documents Total – Impôts et Taxes sur Frais fixes 7. - Voyages internationaux 8. - Frais d'équipement 9. - Autres frais Total - Impôts et Taxes sur Frais remboursables Grand total des Impôts et Taxes
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Annexe F Modèle d’une garantie de remboursement d’acompte Lettre adressée du Garant au Mandant En date du ................................, vous avez conclu un contrat concernant ................. (projet, objet du contrat) avec le bureau .............................. (consultant) ....... au prix de EUR .................. Conformément aux dispositions du contrat, le consultant reçoit un acompte de EUR .........................(montant d'acompte)......... , qui correspond à ................. % de la valeur du contrat. Nous soussignés, ..................................................... (banque) ........................, assumons par la présente la garantie irrévocable et autonome du paiement du montant versé au consultant comme acompte jusqu'à concurrence de EUR.............. (montant d'acompte) (en toutes lettres :.................................................................................), en renonçant à toute objection et exception du susdit contrat et à votre première demande écrite. Tout paiement sera soumis à votre déclaration écrite que le consultant n'a pas exécuté le susdit contrat en bonne et due forme. La présente garantie entrera en vigueur à la réception de l‘acompte sur le compte du consultant. La présente garantie sera automatiquement réduite au prorata des frais préparatoires payés et des prestations effectuées par le consultant. Nous effectuerons tous les paiements en vertu de la présente garantie à la KfW, Francfort sur le Main (BIC : KFWIDEFF, BLZ 500 204 00), compte no. 38 000 000 00 (IBAN : DE53 5002 0400 3800 0000 00), pour le compte de ....................................(acheteur, promoteur). La présente garantie viendra à expiration le .............(date du dernier paiement)........... au plus tard. D'éventuelles demandes de paiement doivent nous parvenir jusqu'à cette date par lettre recommandée ou par message télécommuniqué chiffré. Vous nous rendrez la présente garantie après son expiration ou après l'avoir utilisée à concurrence du montant total. ............................................. (Lieu, date)
.............................................. (Garant)
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