Conseil municipal | Séance du 20 décembre 2007

Extrait du registre des délibérations du Conseil municipal Dossier n° 20 | Objet Archives - Convention avec le Centre de gestion 76 - Recours aux prestations d’un archiviste Rapporteur : M. Claude Collin Premier Adjoint

Nombre de Conseillers en exercice : 35 Nombre de Conseillers présents à l'ouverture de la Séance : 31 (dont pouvoirs) Convoqué le : 14/12/2007

L'An deux mille sept, le 20 décembre, à 18 h 30, le Conseil municipal légalement convoqué s’est réuni à la mairie en séance publique, sous la présidence de M. Hubert Wulfranc, Maire Etaient présents : M. Claude Collin ; M. Rémy Orange ; M. Jacques Dutheil ; Mme Annette de Toledo ; M. Michel Rodriguez ; M. Michel Clée ; M. Jérôme Gosselin, Mme Georgette Coustham ; Mme Pascale Mirey ; Mme Francine Goyer ; Mme Josiane Roméro (à partir de la délibération n°3) ; Mme Yvette Badmington ; M. Philippe Schapman (jusqu’à la délibération n° 7) ; M. Michel Grandpierre ; Mme Marie-Claire Le Fournis ; Mme Danièle Auzou ; M. Camille Lanarre ; Mme Marie-Agnès Lallier; M. Jean-Luc Danet ; Mme Thérèse-Marie Ramaroson ; M. Joachim Moyse ; Mme Vanessa Ridel ; M. Régis Picoulier ; Mme Michèle Ernis ; Mme Sylvie Pavie (à partir de la délibération n° 14) Etaient Excusés avec pouvoirs : M. Hubert Fontaine donne pouvoir à Mme Annette de Toledo. Mme Fabienne Burel donne pouvoir à M. Michel Clée. M. Patrick Morisse donne pouvoir à M. Rémy Orange. Mme Sylvie Potfer-Vicet donne pouvoir à M. Jérôme Gosselin. Mme Christine Goupil donne pouvoir à Mme Francine Goyer. M. Ludovic Jandacka donne pouvoir à Mme Thérèse-Marie Ramaroson. Mme Sylvie Pavie donne pouvoir à Mme Michèle Ernis (jusqu’à la délibération n° 13) Etaient absents : M. Philippe Schapmann (à partir de la délibération n° 8) ; Mme Sylvie Le Roux ; M. Patrick Martin ; Mme Christine Méterfi

Vu : • le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L 1421-1 à 11 et L 1321-1 à 4 relatifs à la propriété, la conservation et l’exploitation des archives et à la dépense obligatoire des frais de conservation d’archives • la délibération du Conseil municipal en date du 23 juin 2005, Considérant que • la ville de Saint-Etienne-du-Rouvray fait appel depuis 2003 aux services d’un archiviste Monsieur Franck Hartnagel mis à disposition par le centre de gestion de la fonction publique territoriale de Seine-Maritime. • les missions qui lui sont confiées sont à la fois le tri, le classement et l’organisation des archives de la ville. • ce travail depuis cette période a permis d’organiser les archives de la collectivité. • la convention initiale conclue entre la ville et le centre de gestion précisait initialement une intervention d’environ une semaine par mois soit 10 semaines par an. • aujourd’hui, compte tenu du développement des missions confiées à l’archiviste, il serait souhaitable de passer à 13 semaines réparties sur l’année. • l’actualisation du classement matériel et intellectuel, selon la réglementation en vigueur, prise en charge et traitement des archives nouvellement créées, • le tri et l’élimination des documents inutiles selon les normes et délais en vigueur au plan national et sous couvert de l’obtention d’un visa de destruction par la Direction des Archives Départementales. S’agissant d’archives publiques, au sens du décret 88-849 du 28 juillet 1988, la destruction effective des documents inutiles est réalisée par la collectivité utilisatrice du service. • l’estimation financière pour 2008 serait la suivante : o 13 x 39 heures x 35 euros de l’heure = 17 745 euros. • il est nécessaire de travailler sur l’archivage numérique, l’archivage des fonds photographiques et iconographiques • la ville souhaite travailler sur le classement et l’accessibilité aux fonds photographiques numériques Il est proposé au Conseil municipal d’autoriser Monsieur le Maire à signer la présente convention avec le Centre de gestion. Les dépenses en résultant seront imputées au chapitre 011, nature 611, fonction 020.

Après en avoir délibéré, le Conseil municipal adopte à l'unanimité la délibération, par 31 votants, Pour extrait conforme, Le maire de St-Etienne-du-Rouvray Hubert Wulfranc