CONSULTATION 1800003 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
Marché de prestation de services d’expertise comptable et sociale au profit du GIP #FRANCE2023 pour les exercices 2019 et 2020 Date et heure limites de réception des offres : Le 31/10/2018 à 11h00 GIP #FRANCE2023 40, rue du Colisée 75008 PARIS
PRÉAMBULE La Fédération française de rugby (FFR) a été sélectionnée le 15 novembre 2017 par World Rugby pour l’organisation de la 10e édition de la coupe du monde de rugby à XV qui se tiendra en 2023. À ce jour, elle est signataire d’un contrat d’organisation (Host Agreement, ci-après dénommé contrat d’organisation) avec Rugby World Cup Limited, la filiale commerciale de World Rugby, pour assurer l’organisation de la coupe du monde de rugby 2023. Compte tenu de l’ampleur de l’évènement, la FFR, l’État, et le Comité national olympique et sportif français (CNOSF) ont souhaité se regrouper au sein d’un groupement d’intérêt public (GIP) pour reprendre les droits et obligations issues du contrat d’organisation, ainsi que certains des autres engagements pris ou reçus par la FFR dans le cadre de la candidature, et pour assurer la préparation, l’organisation, la livraison et l’héritage de la coupe du monde de rugby 2023. Le GIP #FRANCE2023 a ainsi été établi selon convention constitutive en date du 10 mars 2018, approuvée par arrêté du 26 avril 2018 publié au J.O. du 26 avril 2018. Ce GIP exerce une mission de service public industriel et commercial pour organiser et promouvoir la coupe du monde de rugby 2023 ; ce groupement est soumis au droit français et régi, notamment, par le chapitre II de la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 modifiée, le décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012 relatif aux groupements d’intérêt public, l’arrêté du 23 mars 2012 pris en application de l’article 3 dudit décret et la présente convention. Conformément à l’article 112 de la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011, la comptabilité du GIP #FRANCE2023 est tenue et sa gestion effectuée selon les règles du droit privé. Cette comptabilité est confiée à un comptable agréé par le conseil d’administration. Ses comptes doivent être certifiés par un commissaire aux comptes inscrit sur la liste prévue à l’article L. 822-1 du code de commerce. Pour servir utilement les missions qui lui ont été confiées, le GIP a décidé d’externaliser l’exécution des fonctions comptables et sociales. Pour ce faire, il entend s’entourer de prestataires compétents en ces domaines et organise ainsi une procédure adaptée de mise en concurrence lui permettant de choisir ses partenaires, dans le respect des règles de la commande publique qui lui sont applicables.
Table des matières 1.
Pouvoir adjudicateur ....................................................................................................................... 4
2.
Objet de la consultation .................................................................................................................. 4
3.
2.1.
Objet du marché...................................................................................................................... 4
2.2.
Allotissement ........................................................................................................................... 4
2.3.
Durée du marché – Reconduction – Délais d’exécution ......................................................... 5
Caractéristiques techniques générales du pouvoir adjudicateur.................................................... 5 3.1. 3.1.1.
Cycle budgétaire du GIP....................................................................................................... 5
3.1.2.
Les comptes annuels ............................................................................................................ 5
3.1.3.
Comptabilité ........................................................................................................................ 6
3.1.4.
Plan de financement prévisionnel........................................................................................ 6
3.1.5.
Fiscalité ................................................................................................................................ 6
3.2.
4.
Finances ................................................................................................................................... 5
Ressources humaines .............................................................................................................. 8
3.2.1.
Implantations et effectifs..................................................................................................... 8
3.2.2.
Droit du travail..................................................................................................................... 8
Prestations attendues ..................................................................................................................... 9 4.1.
Lot n° 1 : comptabilité et fiscalité............................................................................................ 9
4.1.1.
Objet de la mission .............................................................................................................. 9
4.1.2.
Obligations respectives...................................................................................................... 10
4.1.3.
Déroulement et précisions ................................................................................................. 11
4.2.
Lot n° 2 : social....................................................................................................................... 11
4.2.1.
Objet de la mission ............................................................................................................ 11
4.2.2.
Obligations respectives...................................................................................................... 11
4.2.3.
Déroulement et précisions ................................................................................................. 12
4.3.
Lot n° 3 : assistance juridique en matière de droit du travail ............................................... 12
4.3.1.
Objet de la mission ............................................................................................................ 12
4.3.2.
Obligations respectives...................................................................................................... 13
1. Pouvoir adjudicateur GROUPEMENT D’INTERET PUBLIC #FRANCE2023 40, rue du Colisée 75008 Paris France Représenté par M. Hugues ESQUERRE Courriel :
[email protected] Les documents officiels relatifs à la constitution et à la gouvernance du GIP #FRANCE2023 sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.rugbyworldcup.com/france2023/documents
2. Objet de la consultation 2.1. Objet du marché La consultation porte sur les prestations suivantes : marché de prestations de services relatives à l’expertise comptable et sociale pour le groupement d’intérêt public (GIP) #FRANCE2023. La présente consultation est lancée sous la forme d’un marché à procédure adaptée et est soumise aux dispositions de l'article 42-2 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et de l’article 27 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016. Référence à la nomenclature européenne (CPV) :
79211000-6 : Services de comptabilité ; 79211100-7 : Services comptables ; 79211110-0 : Services de gestion des salaires ; 79211120-3 : Services d’enregistrement des ventes et des achats ; 79211200-8 : Services d’établissements d’états financiers ; 79110000-8 : Services de conseils et de représentation juridiques ; 79414000-9 : Services de conseil en gestion des ressources humaines.
2.2. Allotissement Le marché est alloti et comporte 2 lots : lot n° 1 : comptabilité et fiscalité ; lot n° 2 : social ; lot n° 3 : assistance juridique en matière de droit du travail. Le marché sera mono-attributaire. Il n’est donc pas possible de présenter une offre pour un seul des deux lots.
2.3. Durée du marché – Reconduction – Délais d’exécution Le présent marché prendra effet dès la date de sa notification. Le présent marché est conclu pour une durée de 2 exercices comptables (2019 et 2020) à compter de la notification du marché au titulaire. Le marché pourra être reconduit pour deux fois pour un exercice comptable supplémentaire pour toute ou partie des trois lots. Le pouvoir adjudicateur s’engage à avertir le titulaire par lettre recommandée au moins trois mois avant la date de clôture de l’exercice comptable 2020 de la reconduction ou non du marché. L’entreprise titulaire du marché ne souhaitant pas la reconduction du marché devra également avertir le GIP #FRANCE2023 par lettre recommandée au moins trois mois avant la fin de la prestation en cours.
3. Caractéristiques techniques générales du pouvoir adjudicateur 3.1. Finances 3.1.1. Cycle budgétaire du GIP L’année budgétaire démarre le 1er janvier et se clôture le 31 décembre. Exceptionnellement, le premier exercice a démarré à la date de publication de l’arrêté d’approbation de la convention constitutive du GIP (26 avril 2018) et se clôturera le 31 décembre 2018. Le dernier se terminera à la date de liquidation du groupement.
3.1.2. Les comptes annuels Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ils sont établis conformément à la réglementation comptable. Les comptes annuels sont approuvés à la majorité qualifiée par le conseil d’administration. Les comptes annuels et le rapport sur les comptes de chaque exercice clos sont présentés à l’assemblée générale. Les comptes du groupement doivent faire l’objet d’une vérification et d’une certification par un commissaire aux comptes selon les normes de la profession en vigueur. Le commissaire aux comptes présente son rapport général au conseil d’administration. Le commissaire aux comptes, ainsi que son suppléant, sont désignés par l’assemblée générale.
3.1.3. Comptabilité La tenue comptable est assurée selon les règles du plan comptable général.
3.1.4. Plan de financement prévisionnel Le tableau présenté en page suivante récapitule les prévisions financières du GIP sur la période concernée par l’organisation de la coupe du monde.
3.1.5. Fiscalité Par décret n° 2018-260 du 9 avril 2018 modifiant le décret n° 2015-910 du 23 juillet 2015 fixant la liste des compétitions sportives internationales organisées en France bénéficiaires du régime fiscal prévu à l'article 1655 septies du code général des impôts (CGI), le GIP #FRANCE2023 bénéficie des dispositions de cet article. En matière de TVA, l’activité du GIP entre dans le champ de la déductibilité, y compris en ce qui concerne le règlement des droits d’organisation.
PLAN DE FINANCEMENT (€ HT)
Tournoi-5
ENTREES
Tournoi-4
Tournoi-2
Tournoi-1
Tournoi
Tournoi +1
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2024
Budget 2018
Budget 2019
Budget 2020
Candidature
Candidature
Candidature
Candidature
-
Billetterie Partenariats Autres recettes
Tournoi-3
-
49 827 268 -
-
-
161 809 072
162 204 161
62 780 416
37 327 268
149 309 072
149 309 072
37 327 268
12 500 000
12 500 000
12 500 000
12 500 000
395 089
12 953 148
-
-
-
Total Entrées
436 620 917
SORTIES
12 499 576
Paiements à World Rugby
15 982 057
17 668 916
24 588 475
49 149 993
121 072 020
121 500 243
10 239 582
12 057 102
12 057 102
15 525 000
17 250 000
18 975 000
120 750 000
Redevance du tournoi
8 521 932
8 625 000
8 625 000
8 625 000
8 625 000
8 625 000
120 750 000
Programme de partenariat
1 717 650
3 432 102
3 432 102
6 900 000
8 625 000
10 350 000
2 259 994
3 924 956
5 611 814
9 063 475
31 899 993
102 097 020
Dépenses de fonctionnement
750 243
Total Sorties
362 461 281
Cash flows
-
Cash flow cumulé
- 12 499 576
Besoins de financement
Emprunts bancaires Emprunt sur compte bloqué
12 499 576
12 499 576,00
13 000 000 20 000 000
-
15 982 057
32 158 352
- 28 481 633
3 676 719
15 481 633
14 205 730
16 000 000
13 000 000
137 220 597
113 054 168
140 897 316
-
253 951 484 0
58 291 604
195 659 880 0
121 500 243
74 159 637 0
-
Montant total emprunts bancaires Fonds disponibles
-
0
62 000 000
500 424
518 367
45 676 719
182 897 316
295 951 484
237 659 880
116 159 637
3.2. Ressources humaines 3.2.1. Implantations et effectifs Comme le montre le tableau ci-dessous, le GIP #FRANCE2023 comptera à terme près de 510 salariés. La montée en puissance sera très progressive et la majorité des recrutements auront lieu en 2022 et 2023. FONCTION
2018
2019
2020
2021
2022
2023
Directeur général Directeur Head of Manager / Chef de service Chef de projet - Senior Chef de projet - Junior Chargé de mission - Senior Chargé de mission - Junior Assistant Stagiaire TOTAL
1 3 1 1 1 0 0 0 1 0 8
1 6 6 2 1 0 0 0 2 0 18
1 6 6 5 3 1 0 0 2 0 24
1 6 6 14 6 1 4 2 2 0 42
1 6 6 24 26 10 19 18 10 1 121
1 6 6 27 84 88 50 122 111 14 509
De plus, à partir de 2021, le GIP #FRANCE2023 sera implanté sur 9 sites :
Bordeaux ; Lille ; Lyon ; Marseille ; Nantes ; Nice ; Paris (siège social et site principal) ; Saint-Étienne ; Toulouse.
3.2.2. Droit du travail Dans le cadre de la réalisation de son objet, outre le personnel mis à disposition par ses membres ou le détachement d’agents de l’État de collectivités locales ou d’établissements publics non membres du groupement, le GIP est amené à se doter de personnel propre en procédant par leur recrutement dans le cadre de la conclusion de contrats de travail, soumis aux dispositions du code
Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
8
du travail ainsi qu’aux dispositions conventionnelles applicables, dont celles de la Convention Collective Nationale du sport (CCNS), applicable à la relation de travail. Le personnel ainsi recruté l’est pour une durée au plus égale à celle du GIP #FRANCE2023. Le GIP fait partie d’une des organisations patronales signataires de la CCNS.
4. Prestations attendues 4.1. Lot n° 1 : comptabilité et fiscalité 4.1.1. Objet de la mission Il s’agit d’une mission de présentation des comptes annuels, composée de plusieurs volets :
la présentation des comptes, qui inclut les activités suivantes : organisation de la comptabilité ; tenue du fichier des immobilisations et amortissements ; justification des comptes clients et fournisseurs ; contrôle de TVA : rapprochement comptabilité/bases déclarées (en lien avec l’intervention fiscale) ; collecte des éléments concourant aux écritures d’inventaire de fin d’exercice et d’enregistrement (dépréciation d’actifs, montant des provisions, etc.) ; contrôles par sondages de pièces justificatives, rapprochement avec les pièces justificatives externes, recoupement avec les pièces justificatives internes ; justification des soldes et contrôles de cohérence des principaux comptes ; examen critique des comptes annuels ; participation à l’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable) ; tenue des registres légaux comptables, appréciation de la régularité en la forme de la comptabilité, contrôle par sondages des enregistrements comptables ; édition et archivage des documents comptables : journal centralisateur, journaux, grands livres, balances ; une intervention en matière comptable (travaux liés à la tenue de la comptabilité) : élaboration et mise à jour du plan comptable, élaboration et mise à jour d’une comptabilité analytique ; classement des pièces comptables, numérotation et vérification ; enregistrement de la comptabilité en : comptabilité de trésorerie ; ou comptabilité d’engagement (achats, ventes, banques, opérations diverses telles que TVA, paie et charges sociales) ; établissement des états de rapprochements bancaires ; tenue des documents préparatoires de caisse et saisie des opérations de caisse ; Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
9
établissement de situations comptables intermédiaires ; une intervention en matière fiscale : établissement des déclarations de résultat de fin d’exercice ; établissement des déclarations de TVA (périodiques et annuelles) ; établissement des déclarations d’échanges de biens et de services (DEB et DES) ; établissement de l’ensemble des autres déclarations fiscales : déclarations liées aux salaires, taxe sur les véhicules de sociétés, déclaration des contrats de prêts, DAS2, etc. ; assistance en cas de vérification fiscale ; une mission de conseil courant en comptabilité et fiscalité, incluant notamment (non exhaustif) : veille permanente en matière de réglementation comptable et fiscale ; transmission régulière de la documentation et l’information des nouveautés et changements liés aux activités du GIP ; assistance en cas de contrôle par des organismes publics (cours des compte, inspection générale des finances, etc.) ; participation à des réunions de travail internes au GIP, autres que celles liées à la mission telle que décrite ci-dessus, sur des sujets spécifiques (maximum 3 par exercice comptable) ; formation de trois collaborateurs à l’utilisation du logiciel de comptabilité.
4.1.2. Obligations respectives La mission sera effectuée dans le respect des dispositions du code de déontologie, de la norme professionnelle du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables applicable à la mission de présentation de comptes, et des textes légaux et règlementaires applicables aux professionnels de l’expertise-comptable. Le pouvoir adjudicateur s’engage :
à mettre à la disposition du titulaire, dans les délais qui seront convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ; à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ; à porter à la connaissance du titulaire les faits nouveaux ou exceptionnels, ainsi que les engagements susceptibles d’affecter ses résultats ou sa situation patrimoniale ; à prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le titulaire, pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Il est précisé que les données, les comptes de tiers, le plan comptable et analytique appartiennent au pouvoir adjudicateur.
Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
10
4.1.3. Déroulement et précisions Un programme de travail annuel avec un calendrier prévisionnel sera élaboré entre le GIP et l’expert-comptable. Il pourra prendre la forme d’un tableau de répartition des travaux. Le titulaire du marché mettra à disposition pour toute la durée du contrat un logiciel de comptabilité (outil comptable et budgétaire, permettant des requêtes pour extraction) qu’il aura paramétré.
4.2. Lot n° 2 : social 4.2.1. Objet de la mission Il s’agit d’une mission de gestion sociale et de paie, composée de plusieurs volets :
la gestion des ressources humaines, qui inclut les activités suivantes : établissement des déclarations à l’embauche ; établissement des bulletins de paie ; établissement des déclarations aux organismes sociaux ; établissement de la déclaration annuelles des salaires ; tenue des dossiers individuels salariés ; gestion du registre unique du personnel et des autres registres ; suivi des variables de paie comprenant notamment les congés, absences, primes et rémunérations variables, transport, téléphonie, etc. ; édition d’un journal de paie mensuel (brut et net par salarié) et des états des charges (montant des charges sociales et patronales par salarié et au global, pourcentage de cotisations sociales et patronales, etc.) ; gestion administrative du départ des salariés (solde de tout compte comprenant le calcul des indemnités et des primes de départ, certificat de travail, attestation Pôle Emploi, reçu pour solde de tout compte, etc.) ; gestion de la mutuelle et prévoyance (appel de cotisation notamment) ; une mission de conseil, incluant notamment (non exhaustif) : assistance et accompagnement dans le cadre des procédures de contrôle des URSSAF et autres organismes sociaux ; conseil sous forme de participation à des analyses ou de réalisation de notes consultatives.
4.2.2. Obligations respectives La mission sera effectuée dans le respect des dispositions du code de déontologie, de la norme professionnelle du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables applicable à la mission sociale, et des textes légaux et règlementaires applicables aux professionnels de l’expertisecomptable. Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
11
Le pouvoir adjudicateur s’engage :
à mettre à la disposition du titulaire, dans les délais qui seront convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ; à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ; à porter à la connaissance du titulaire les faits nouveaux ou exceptionnels ; à prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le titulaire, pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
4.2.3. Déroulement et précisions Un programme de travail annuel avec un calendrier prévisionnel sera élaboré entre le GIP et l’expert-comptable. Il pourra prendre la forme d’un tableau de répartition des travaux.
4.3. Lot n° 3 : assistance juridique en matière de droit du travail 4.3.1. Objet de la mission Il s’agit d’une prestation de conseil et d’assistance juridiques en matière de ressources humaines, composée de plusieurs volets :
l’établissement des contrats de travail, en lien et dans le respect des termes et conditions fixés par la CCNS, et des attestations diverses ; une mission d’assistance dans la gestion ponctuelle des ressources humaines et/ou des difficultés avec le personnel, qui inclut les activités suivantes : procédures de licenciement et de départ négocié ; avertissements ; ruptures conventionnelles ; gestion du personnel ; relations avec les DP et IRP en fonction des obligations légales qui s’appliquent ; relations avec l’administration sociale ; affichages légaux à mettre en place ; un accompagnement dans le cadre des procédures prud’homales, incluant les activités suivantes : prestations générales : rendez-vous nécessaires ; étude des dossiers au regard des pièces communiquées, des textes et de la jurisprudence applicable ; analyse des questions de droit ; contentieux : préparation et présence à l’audience de conciliation, pour représenter ou assister le pouvoir adjudicateur ; Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
12
-
rédaction de l’ensemble des actes de procédure ; préparation d’une communication de pièces ; examen des pièces échangés entre les parties ; rédaction et mise au point des conclusions ; établissement du dossier de plaidoirie et plaidoirie ; correspondance entre parties et avec la juridiction ; règlement amiable : mise en place de la stratégie de négociation ; négociation avec le conseil du salarié ; rédaction, discussion et revue du protocole d’accord transactionnel ; correspondance entre parties.
4.3.2. Obligations respectives La mission sera effectuée dans le respect des dispositions du règlement intérieur national de la profession d’avocat (RIN) adopté par le Conseil national des barreaux. Le pouvoir adjudicateur s’engage :
à mettre à la disposition du titulaire, dans les délais qui seront convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ; à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ; à porter à la connaissance du titulaire les faits nouveaux ou exceptionnels ; à prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le titulaire, pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Coupe du Monde de Rugby #FRANCE2023 – 40, rue du Colisée – 75008 PARIS SIRET : 130 024 078 00011
13
