Le Mini-Guide de la Collecte Efficace

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Le Mini-Guide de la Collecte Efficace

SOMMAIRE Avant-propos Pourquoi cet ebook ? Pour qui, cet ebook ?

Dessinez votre itinéraire

Comprenez ce que vous devez produire Si vous ne savez pas ce que vous cherchez… Votre destination (plan de rédaction) Organisez vos ressources

Collectez vite et bien

Les outils pour la recherche sur Internet Utilisation du moteur de recherche : Exemple de Google Triez vos données – Faites le ménage N’oubliez pas d’organiser vos données

Reconstituez le puzzle

Rapprochez, confrontez, croisez Une recherche complémentaire s’impose Aucune honte à demander de l’aide

A vous de jouer ! Rappel des astuces pour une collecte

En savoir plus L’auteur de cet ebook Suivez-nous sur le web 2.0

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Avant-propos… Pourquoi cet ebook ? Très souvent, lorsqu’il s’agit de faire des recherches et collectionner des informations dans un but (pour un exposé, une argumentation commerciale, rédiger un document), on éprouve une grande difficulté parce qu’on ignore comment aborder la chose. Et les préoccupations nous envahissent : « … en plus, je n’ai aucune information sur ce sujet ; que faire ? » « Je suis tout seul, je ne connais personne qui en sache sur ce thème, je suis mal barré… » « Je ne sais même pas où trouver un début de piste d’information ! » « Et puis moi je suis nul en recherche, c’est fatiguant. En plus c’est énervant quand tu ne trouves pas ce que tu cherches alors que c’est peut-être juste à côté… » En réalité, patauger dans ces préoccupations prend plus de temps et d’énergie que le travail de recherche en lui-même, je peux vous l’assurer ! Le

présente une

méthode de recherche simple et rapide, qui m’a permis il y a quelques années de pouvoir préparer plusieurs exposés en même temps dans un délai très court, et qui me sert encore aujourd’hui pour mes travaux professionnels. Avec cette méthode, vous saurez :  quelle information vous devez rechercher ;  quels outils vous pouvez utiliser et comment les utiliser ;  comment acquérir une information de qualité ;

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 comment organiser votre recherche pour éviter les pertes de temps ;  comment utiliser le moteur de recherche Google efficacement. Les montagnes infranchissables vont devenir à vos yeux de simples talus à enjamber ! (en fait, ça a toujours été des talus)

Pour qui, cet ebook ? Les élèves et étudiants Cet ebook est principalement à destination des élèves et étudiants, dans le cadre de leurs travaux de recherche sur Internet et pour leurs différents exposés. Vous trouverez décrits ici des principes, une méthodologie et des outils qui ont fait leurs preuves. Les travailleurs et professionnels Votre activité professionnelle vous amène à devoir, plus ou moins fréquemment recherche des informations sur Internet ? Cet ebook permettra de développer des réflexes pour accomplir ces taches plus rapidement, plus efficacement et avec plus d’aisance. Les autodidactes et les sophistes Vous souhaitez apprendre plus sur un sujet, rassembler des informations ou des savoirs sur certains sujets ? Vous trouverez ici les méthodes qui vous permettrons de retrouver sur Internet tout ce que vous cherchez. Yann-Patrick KONAN Consultant en Intelligence Economique

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Lorsque votre professeur vous demande de travailler sur un exposé, ou lorsque votre supérieur vous confie la charge d’une présentation, comprenez qu’il vous demande de transmettre quelque chose de précis : de la connaissance. Votre mission, dans ce contexte, est d’ouvrir la compréhension d’un auditoire (classe, clients, investisseurs) concernant un thème précis. Vous devez donc vous-même comprendre le sujet sous toutes ses coutures, en acquérir une certaine maîtrise pour pouvoir transmettre cette bonne compréhension aux autres. Le travail à faire pour restituer cette connaissance est comparable à l’exploration d’un territoire inconnu pour pouvoir guider une troupe par la suite. Si vous avez un doute concernant l’objectif de votre présentation, n’hésitez pas à demander à celui qui vous a confié la tâche ce qu’il/elle attend de vous.

… Vous ne trouverez rien !! Il faut que cela soit clair dans votre esprit et ne l’oubliez jamais. Si vous ne savez pas où vous allez, vous arriverez dans un endroit appelé nulle part. Quand vous définissez ce que vous recherchez, vous dessinez un cadre dans lequel les informations vont s’imbriquer, comme les pièces d’un puzzle. Tout ce que vous collecterez comme Page 5

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information ne vous sera d’aucune utilité, si vous n’avez pas un cadre qui correspond à cette information. Vous risquez donc d’avoir des informations importantes auxquelles vous n’allez prêter aucune attention, et des informations inutiles pour lesquelles vous allez gaspiller énormément de temps. (Hum, vous commencez à comprendre pourquoi vous passez vos journées à chercher sans trouver…). Le premier savoir-faire à développer pour être efficace dans un travail de recherche c’est . Vous me direz que c’est évident, mais c’est tellement évident que tout le monde oublie de le faire !!!

Comment savoir ce qu’il faut chercher ? Commencez par comprendre le sujet d’étude (Eh oui ! C’est important). Pour ce faire, une méthode connue de tous : la reformulation du sujet. Identifiez les mots-clés dans le sujet, utiliser un dictionnaire pour en comprendre le sens et la portée, reformulez le sujet en associant les définitions des mots clés. C’est la méthode que j’ai toujours utilisé, d’abord intuitivement, puis consciemment par le biais d’une de mes formatrices. Voyons un exemple : Thème : Les Stock-Options Définitions termes :  Stock : terme anglais signifiant action d’entreprise, titre de propriété d’une part du capital d’une entreprise,  Option : idem en français, alternative, choix, possibilité, opportunités.

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Reformulations possibles :  Les options d’achat d’actions, les possibilités d’acquisition d’actions, les facilités pour prendre part au capital de l’entreprise. Une recherche complémentaire1 à ce niveau permet de comprendre que le terme stock-option désigne une opportunité offerte uniquement aux employés d’une entreprise, pas au grand public.

Une fois que vous avez compris le sujet et que vous savez où aller, vous devez prendre vos repères. Pour cela, il faut établir un plan de rédaction. Le plan de rédaction vous sert de boussole : c’est un aperçu du résultat final ; il vous permet de savoir quelle information vous sera utile ou non, et où vous allez l’utiliser dans votre présentation. Avec un plan de rédaction, vous allez droit au but. Vous gagnez du temps, vous êtes plus efficace.

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La recherche complémentaire vous permet de mieux comprendre les concepts dans le sujet, surtout si vous n’en avez jamais entendu parler.

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Reprenons notre exemple : les stock-options2. L’objectif est de présenter cet outil à des étudiants, et leur donner les connaissances pour l’utiliser. Proposition de plan Introduction 1. Généralités sur les Stock-Options 2. Fonctionnement des Stock-Options 3. Intérêts des Stock-Options Conclusion Ceci n’est qu’un exemple, mais plus vous pourrez être précis dans votre plan, plus vous irez vite dans votre travail et plus il sera riche. Définissez des chapitres, des sections, des soussections, selon vos besoins. Chaque ligne de votre plan constitue un point pour lequel vous devez rechercher des informations. Il faut maintenant s’organiser.

Votre temps, votre argent et votre énergie devront être judicieusement utilisés pour ressentir le moins possible de pression. Si vous prévoyez travailler tard le soir alors que vous êtes fatigué, il est clair que vous allez vous endormir sur vos papiers, et vous prendrez du retard.

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Selon le contexte, l’approche du sujet peut varier : dans un cadre académique, on sera critique et objectif ; dans un contexte commercial par contre, on mettra plutôt en avant les avantages qu’offre cet outil, en minimisant les corollaires négatifs (minimiser, pas cacher ou mentir).

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Dressez un chronogramme3 qui vous permettra de savoir si vous avez pris de l’avance ou du retard par rapport à vos délais. Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Lundi

Plan de recherche Collecte des infos et tri Analyse et recherches complémentaires Rédaction de l’exposé Corrections et préparation de la présentation Relecture ; repos Exposé Exemple de chronogramme

Préparez aussi, selon la nécessité, un budget pour vos recherches d’information (Internet, bibliothèques, achat de documents, déplacements, entretiens, …). Êtes-vous prêt(e) pour la vitesse "grand V" ?

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Chronogramme : programme d’actions réparties sur une période de temps définie.

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Selon l’importance de votre recherche, ou le degré de précision des informations que vous voulez obtenir, vous serez amené à concevoir un plan de recherche. Le plan de recherche répond à ces questions :  Où se trouve l’information que je recherche ?  Comment puis-je accéder à cette information ? Si vous ne prenez pas le temps de le faire, vous vous retrouverez devant "Google" sans savoir quoi faire.

Avant de commencer, voici les outils qui sont communément utilisés pour faire des recherches sur Internet : Les moteurs de recherche : ils scannent le web et enregistrent les pages qu’ils retrouvent, et vous donnent la liste des sites qui correspondent le plus à votre requête. Il existe aussi des métamoteurs, qui font des recherches dans plusieurs moteurs de recherche différents et vous fournissent les résultats. Quelques moteurs de recherche :

Les autres outils de recherche : juste pour votre culture générale, voici d’autres outils de recherche, mais ils ne nous seront pas très utiles ici. Il s’agit des annuaires professionnels (Kompass, Europages, Manageo.fr, ThomsGlobal.com, etc.), des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Viadeo, etc.), les portails (Orange, MSN, SFR, etc.).

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1) La requête Vous avez votre plan de rédaction et vous êtes sur le point de commencer les recherches sur le net. Vous devez maintenant définir vos requêtes pour la recherche. La requête, c’est le texte que vous allez écrire dans le moteur de recherche/annuaire pour avoir les informations que vous cherchez. Les préparer à l’avance vous évitera de perdre du temps sur Internet à ne pas savoir quoi chercher. Pour créer vos requêtes, combinez les mots-clés et des éléments de votre plan de rédaction. Vous pouvez aussi utiliser plusieurs langues. Exemples : Options d’achat d’action ; stock-option ; définition stock-option ; législation stock-option côte d’ivoire ; etc. 2) La syntaxe de la requête Vous remarquerez que je me suis passé des articles et prépositions dans mes requêtes. Par exemple, si je lance cette requête – « la définition des stock-options » – Google me présentera un trop grand nombre de résultats (pages internet, documents textes, fichiers multimédia, etc.).

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Ces résultats contiennent beaucoup de choses inutiles : toutes les pages internet où on retrouve le mot « la » ou le mot « définition » vous seront présentées, or vous n’en avez pas besoins. C’est ce qu’on appelle du "bruit" (des informations inutiles qui ralentissent ou rendent difficile la collecte et l’analyse).

Vous pouvez aussi utiliser les guillemets anglais (" "). Ils indiquent à Google que vous recherche exactement l’expression telle qu’elle est écrite. Rechercher "la définition des stockoptions" vous donnera les pages contenant exactement l’expression la définition des stock-options, sans plus ni moins. Mais utilisez-les seulement si vous savez exactement ce que vous cherchez. Si vous ne faites qu’explorer la toile pour vous faire une idée sur un sujet, ce n’est pas vraiment la bonne méthode.

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Vous l’aurez remarqué, le nombre de résultats de notre requête est un indicateur de la pertinence de notre requête. Plus le nombre de résultats est haut, moins votre requête est précise.

3) Les opérateurs booléens Ce sont des opérateurs de recherche qui permettent d’affiner la recherche. Il s’agit de : 

« »



–

(ou " ") : les guillemets permettent de rechercher une expression exacte, avec les mots uniquement dans l’ordre de la requête, comme nous avons pu le voir précédemment. : le signe moins permet d’exclure un terme. La requête astuces recherche –Google permet de trouver Page 13

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les pages contenant astuces et recherche, mais exclue celle qui contiennent Google. 

.. : deux nombres séparés par deux points permettent de

recherche tous les nombres de la plage spécifiée. Smartphone 25000..60000 FCFA listera les téléphones compris entre 25 000 et 60 000 FCFA.  AND : exclue les pages ne contenant pas les termes spécifiés. Blog AND Modérateur présente les sites contenant ces deux termes, mais pas ceux contenant uniquement l’un des deux. 

*

: l’astérisque est souvent utilisé pour connaître l’intégralité d’une phrase ou d’une expression. Qui vole * vole * permet de retrouver l’expression qui vole un œuf vole un bœuf.  OR : cet opérateur permet de rechercher un terme, ou un autre.

4) Quelques opérateurs avancés Google propose aussi des opérateurs avancées qui permettent de faire des recherches plus précises. Je vais vous en donner quelques-uns, mais il en existe beaucoup plus.

intitle: allintitle:

define:

intitle:stock-option Google renvoie des documents contenant le mot « stock-option » dans le titre allintitle:stock-option Google renvoie des documents contenant les mots « stock-option » et « renouvelable » dans le titre define:stock-option Google donne la définition de « stock-option »

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Le Mini-Guide de la Collecte Efficace mécanisme des stock-options ext:pdf Google renvoie que des documents PDF contenant l’expression « mécanisme des stock-options » ext: ou filetype:

usinage industriel filetype:doc Google renvoie que des documents WORD contenant l’expression « usinage industriel » découpage jet d’eau ext:ppt Google renvoie que des documents POWERPOINT contenant l’expression « découpage jet d’eau »

NB : éviter les espaces inutiles avec les opérateurs avancés ! 5) Exemples Une requête de recherche « brute », comme vous aviez l’habitude de le faire avant : 299 millions de résultats ! Je vous souhaite bon courage pour explorer ne serait-ce qu’un pourcent de ces résultats.

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Une requête un peu plus évoluée, comme vous allez certainement commencer à en formuler maintenant.

Nettement moins de résultats, n’est-ce pas ? Mais on peut encore affiner cette recherche et avoir des résultats plus précis. Demandons à Google de ne sélectionner que les fichiers au format PDF parmi ces 490 000 résultats.

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Vous remarquez que le nombre de résultats à encore diminué, et que tous les résultats affichés sont au format PDF, comme

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demandé. Songez donc à connaitre les extensions correspondant aux formats de fichier que vous utilisez le plus souvent :  doc (fichier MS Word 97/2003) et docx (fichier MS Word 2007/2010) ;  xls (fichier MS Excel 97/2003) et xlsx (fichier MS Excel 2007/2010) ;  ppt (fichier MS PowerPoint 97/2003) et pptx (fichier MS PowerPoint 2007/2010) ;  pdf (Portable Document Format) ;  …

Après la collecte, vous devez maintenant faire un tri dans tout ce que vous avez collecté. Cette opération vous permet d’éliminer les doublons et le bruit. Les doublons : ce sont les informations qui reviennent en double. Certaines sources de données et certains documents vont présenter souvent une information identique : le même texte (à la virgule près), le même fichier audio, la même vidéo, etc. Il arrive souvent que cette même information soit collectée sous deux formes différentes : une page html convertie au format PDF, un fichier audio/vidéo retranscrit en diaporama… Dans ce cas, inutile de conserver les deux fichiers, prenez celui qui vous convient et abandonnez l’autre. Le bruit : le bruit est constitué des informations qui ne sont d’aucune utilité mais qui se glisse dans les résultats de notre recherche, ou des données inutiles qui sont parmi les informations collectées. Un fichier en lui-même peut être du bruit : il est totalement inutile. De même, il peut y avoir du bruit dans un Page 18

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fichier : dans toutes les informations que contiennent ce fichier, il n’y a qu’une partie qui nous intéresse ; tout le reste est du bruit. Il faut donc extraire l’information utile de tout ce bruit, pour avoir la bonne matière pour effectuer votre travail.

Vous devez rangez vos données dans un ordre précis, une fois que vous les avez triées. Réorganisez-les suivant le plan de rédaction que vous aviez établi. Si votre collecte a fourni des informations intéressantes qui n’ont pas été prévue dans le plan, mettez votre plan de rédaction à jour. Si c’est le contraire (vous n’avez pas d’infos pour un élément du plan), c’est que vous devez faire une recherche complémentaire, ou produire vous-même une analyse, selon le cas.

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Vous avez récupéré une flopée d’informations et vous avez fait un tri pour éliminer le bruit et les doublons. Maintenant, vous devez les mettre dans l’ordre et confronter ces informations entre elles. Pour chaque point focal de votre plan de rédaction, prenez les informations correspondantes et croisez-les entre elles pour en ressortir la quintessence. Par exemple, vous pouvez trouver deux ou trois définitions d’un sujet, qui présentent des aspects différents de la chose. Vous pouvez avec ces trois définitions en produire une plus complète. Vous vous retrouverez souvent devant des informations contradictoires. Que faire alors ? Trouvez un arbitre ! Vous devez faire une recherche complémentaire. Mais surtout soyez très critique dans l’analyse des informations que vous avez collectées. Utilisez votre jugeote, votre bon sens.

La recherche complémentaire vous servira à confirmer (ou contredire) certaines données, à identifier des courant de pensées similaires ou divergents, et surtout à savoir quelle est la bonne information. Reprenez simplement les requêtes qui vous ont servi et utilisez plus de résultats que vous n’aviez fait précédemment. Au besoin, précisez vos requêtes pour des résultats plus clairs.

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Vous pouvez aussi recourir à des personnes qui s’y connaissent mieux que vous en la matière (professeurs, supérieurs hiérarchiques, experts). Ils vous seront de bon conseil, pour vous orienter dans votre travail. Ils vous permettront d’atteindre un niveau de compréhension au-delà de ce que vous aurez simplement lu. Je vous conseille vivement d’y avoir recours, spécialement en phase de préparation et pendant la phase d’analyse (pour approfondir votre compréhension).

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Voilà, vous savez maintenant les étapes à suivre, et les différentes techniques à développer à chaque étape. Il vous reste quand même une chose importante à faire : formulez vos propres phrases, rédigez votre rapport/exposé. Sur la base des données que vous aurez classifiées suivant votre plan de rédaction, faites maintenant des phrases et donnez du sens et de la logique à ces différentes données. Evitez de simplement « copier-coller » ; assurez-vous de comprendre le sens des mots utilisés dans les phrases recopiées, ainsi que les phrases elles-mêmes. Utilisez des phrases courtes : les phrases longues sont généralement très touffues et on les comprend difficilement. Faites aussi des paragraphes : une idée, un paragraphe. Ces astuces rendront votre texte lisible et compréhensible, même s’il est long. Si votre document est accompagné d’une présentation orale, limitez les explications écrites interminables. Soyez concis et précis, sans exagérer.

1. Savoir exactement ce que l’on recherche 2. Choisir le bon outil de recherche (moteurs ? annuaires ? portails ? Web invisible ?) 3. Indiquer autant de mots clés que nécessaire 4. Eviter les verbes d’actions et les adjectifs non significatifs

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5. Utiliser les opérateurs booléens (« » " " ; AND ; – ; OR) et les opérateurs avancées (define: ; intitle: ; allintitle: ; ext: ) 6. Utiliser les pour les expressions 7. Croiser les réponses et les informations 8. Analyser les résultats avec un œil critique 9. Organiser l’information obtenue pour qu’elle ait du sens

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En savoir plus… Yann-Patrick KONAN, Consultant en Intelligence Economique et Veille Stratégique

« Mon but, avec Strat Inteco, est de permettre aux entreprises, petites ou grandes, et aux individus d’exploiter toutes les possibilités qui s’offrent à eux, grâce à la gestion de l’information. »

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