Economie
La mutualisation probante Parce que dès janvier 2014, la dématérialisation et l’archivage des documents comptables seront obligatoires et les collectivités devront toutes être passées au protocole PES V2, le CDG60, en plus de mettre à disposition une plateforme d’archivage en ligne, propose un accompagnement à la dématérialisation assuré par les archivistes itinérants qualifiés. Collectivité :
Centre de Gestion Département : Oise (60)
Pierre Sylvestre Chef de Projet SAE, CDG60 www.locarchives.fr
La compétence légitime du Cdg60 Dans le cadre de la stratégie du Cdg60, de proposer aux collectivités de l’Oise un panel de e-services mutualisés et afin d’aller dans le sens des nouvelles normes en matière de dématérialisation des documents légaux, le Centre de Gestion de l’Oise possède une compétence archivistique depuis 2003 et est donc légitime, pour mettre à disposition des collectivités un Service d’Archivage Electronique mutualisé, à valeur probante. L’idée innovante d’un tel service moderne d’Archivage Electronique mutualisé, de haute sécurité, simple d’utilisation et en conformité avec les normes en vigueur, passe par des tarifs compétitifs adaptés à la taille de la collectivité. Il s’agit, en fait, pour le Cdg60 de proposer un service accessible financièrement pour tout type de collectivité, simple d’utilisation, sécurisé et accessible en ligne, tout en garantissant aux utilisateurs le respect des normes archivistiques.
Un contrat tripartite Le SAE repose sur un contrat tripartite entre la collectivité, le tiers-archiveur et le Cdg60 qui
Le Centre de Gestion de l’Oise Convention pour la partie administrative du système, c’est-à-dire, pour administrer leurs documents électroniques, réaliser des versements et des éliminations d’archives.
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id - Efficience Territoriale n°2
prévoit la mise à disposition des archivistes du Centre de Gestion qui accompagne les collectivités à la mise en place de l’archivage électronique. Le déploiement du SAE s’accompagne de la rédaction de procédures d’archivages et de formations du personnel dispensées par les archivistes. Ceux-ci auront pour fonction l’administration du SAE, c’est-à-dire la gestion des versements d’archives, le classement et le tri des documents, les éliminations réglementaires et la gestion des communications.
Simplicité d’utilisation, sécurité optimale et accessibilité Le Centre de Gestion de l’Oise a tenu à proposer aux collectivités et établissements publics de l’Oise un service simple d’utilisation, offrant une sécurité optimale et accessible, via n’importe quel terminal muni d’une connexion internet. Les documents peuvent être déposés et/ou consultés à tout moment par les utilisateurs possédant les droits d’accès nécessaires. L’original, lui, est conservé et protégé sur un serveur miroir situé en France.
Engagements contractuels du marché public L’autorité d’archivage : la collectivité
Daniel Simon
Le tiers archiveur Contrat : le stockage des données relève de la responsabilité du tiers archiveur ; si des données sont écrasées ou perdues, c’est sa responsabilité.
Archivage électronique dans un système sécurisé Production d’archives intermédiaires issues des applications métier, des flux de transmission, des mails, des fichiers bureautiques.
Contrôle à l’entrée de l’auteur, du format et scellement de l’archive
Serveur de stockage n°1
Système d’archivage électronique Serveur de stockage n°2 Personnes demandant à accéder à l’archive
Image de l’archive envoyée
TARIFICATION ADAPTÉE EN FONCTION DE LA TAILLE DE LA COLLECTIVITÉ Cet outil est très bien accueilli aussi bien par les petites que par les grandes collectivités de l’Oise. La mutualisation du SAE permet une tarification adaptée en fonction de la taille de la collectivité. Enfin, la plateforme permettra progressivement l’archivage de nouveaux types de documents, afin de satisfaire les attentes des collectivités, en termes de dématérialisation. A partir de
€
450 par an
pour une collectivité
