INNEO COLLABORATEUR COMPTABLE
Le fichier des écritures comptables : 1 an après L’obligation, pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité sous forme dématérialisée, de présenter, sous cette même forme, le fichier des écritures comptables en début de chaque contrôle fiscal existe depuis plus d’un an. C’est l’occasion de faire un premier bilan, de pointer les difficultés fréquemment rencontrées lors de la constitution du Fichier des Ecritures Comptables (FEC) mais également d’alerter sur les erreurs à éviter et de sensibiliser les entreprises sur la fin des tolérances et la montée en puissance des contrôles sur le FEC.
06/02/2015 – Vie Professionnelle – Interview
Paul-Olivier Sajot-Lucas Directeur, PwC Consulting Nantes
Hervé Giraud Senior Manager, PwC Consulting Nantes
Pour les avis de vérification adressés depuis le 1er janvier 2014, les contrôles fiscaux débutent systématiquement par la remise du FEC sous forme dématérialisée. Comment s’articule cette obligation avec le contrôle fiscal des comptabilités informatisées ? Instaurée par la 3e loi de finances pour 2012, l’obligation d’établissement et de remise au vérificateur sous forme dématérialisée d’une copie du FEC au début des opérations de contrôle (LPF, L 47 A-I) modifie en profondeur le déroulement des contrôles fiscaux. Cette nouvelle procédure ne se substitue pas à la procédure du contrôle fiscal des comptabilités informatisée, CFCI (LPF, L 47 AA-II) mais vient compléter les dispositifs existants. Le FEC est un fichier devant répondre à des critères précis de format et de contenu pour être exploité par les outils informatiques mis à la disposition du vérificateur par l’administration fiscale. Ce dernier conduit ou réalise dans le cadre de cette procédure des analyses de premier niveau (tri, classement, sélection, calcul simples) dans le but d’identifier les éventuels sujets susceptibles de demander des investigations complémentaires. La seule limite est l’interdiction précisée par les textes de réaliser des traitements informatiques relevant de la procédure de contrôle fiscal des comptabilités informatisées (CFCI). Cette dernière permet au vérificateur de demander aux entreprises contrôlées des extractions complémentaires et de réaliser des traitements approfondis. La procédure de remise et de traitement du FEC par l’administration fiscale fait largement appel aux outils de traitement de données et doit ainsi permettre à celle-ci de réduire le temps consacré à chaque contrôle fiscal, d’en augmenter la pertinence et surtout d’en accroitre de façon significative le nombre.
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Quels types de contrôles l’administration peut-elle réaliser à partir du FEC ? La maitrise des outils d’analyse et de traitement de données utilisés par les vérificateurs (Altoweb, le Code …) peut varier en fonction du niveau de leur formation à ces nouveaux outils. Néanmoins nous assistons depuis plusieurs mois à une montée en compétence progressive des vérificateurs et de leurs méthodologies d’analyse. Ainsi, il n’est pas exclu de penser que l’administration fiscale développe des scripts de contrôles spécifiques permettant de faciliter les travaux des vérificateurs tout en améliorant encore leur niveau de pertinence.
Le FEC peut-il également être réclamé par les URSSAF ? Sur la base des retours d’expérience de nos clients le Grand Livre des écritures comptables a pu faire l’objet de demandes par les contrôleurs de l’URSSAF sous la forme d’une remise du FEC. Pour mémoire, le refus de remise de la comptabilité de l'employeur l'expose à une taxation forfaitaire dès lors que le contrôleur URSSAF aura été mis dans l'impossibilité de calculer le redressement sur des bases réelles (c. séc. soc. art. R. 242-5). Enfin, il convient de noter que, depuis 2007, le contrôleur URSSAF peut recourir à la procédure de contrôle des comptabilités informatisées et, depuis le 13 janvier 2012, à la procédure de répression des abus de droit.
Quels sont les grands points de vigilance associés à l’élaboration du FEC ? Le référentiel comptable utilisé est un premier point : le FEC de sociétés françaises doit être impérativement établi conformément aux règles du PCG 99 (dorénavant 2014) et respecter ses principes comptables. Le libellé des comptes et des écritures doit être en langue française. Ce principe de base peut être difficile à mettre en œuvre notamment pour les sociétés utilisant nativement un autre référentiel (filiales de groupes étrangers notamment) et peut induire dans certains cas des évolutions significatives du Système d’information et des pratiques internes de tenue de comptabilité. Pour rappel, depuis 2014, le « transcodage » ligne à ligne aux normes françaises, des écritures comptables enregistrées dans le système n’est plus accepté par l’administration fiscale. Néanmoins, par mesure de souplesse, cette tolérance est prolongée aux exercices clos en 2014. A compter des exercices clos en 2015, le transcodage ne sera plus admis. Le respect des principes comptables élémentaires. élémentaires Les solutions informatiques de tenue de comptabilité de par leur paramétrage ou leur usage ne garantissent pas toujours le respect des principes élémentaires de tenue de comptabilité. Ainsi, et à titre d’exemples, il n’est pas rare de constater des ruptures dans le séquencement de la numérotation des pièces comptables, des validations en masse à la même date des écritures comptables de l’exercice, la possibilité de supprimer purement et simplement une écritures comptable sans passer par les mécanismes d’extourne….. Les changements apportés à la structure juridique ou au patrimoine applicatif doivent faire l’objet d’une attention toute particulière afin de mesurer les impacts liés à la production d’un FEC conforme. Dans certaines hypothèses, Il sera nécessaire de produire à minima deux FEC correspondant à la situation initiale et à la situation résultant du changement.
Quels peuvent être les obstacles à la mise en place du FEC dans les entreprises ? En premier lieu, le « projet FEC » est souvent initié et porté par la direction financière de l’entreprise alors même que la production d’un FEC conforme requiert la mobilisation de compétences comptables, fonctionnelles et systèmes d’information. Les plus grosses difficultés apparaissent notamment au sein de groupes ou des sociétés n’ayant pas la maitrise de leurs systèmes d’information (systèmes d’information pris en charge par un centre de service partagé ou confié à un prestataire pour des services contractuellement limités). Les temps et investissements nécessaires à
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l’établissement d’un FEC conformes ne doivent pas être sous-estimés et peuvent représenter des coûts sans bénéfice autre que la conformité. Les éditeurs de solutions informatiques n’ont pas apporté une réponse homogène aux nouvelles obligations relatives au FEC. Ces derniers se sont le plus souvent limités à apporter une réponse technique (parfois tardivement) afin de permettre l’extraction des informations nécessaires à la constitution du FEC et ne fournissent en aucun cas une assurance de conformité du FEC en terme de contenu.
Quelles sont les principales anomalies rencontrées lors de la vérification de la conformité d’un FEC ? Les principales difficultés sont liées au respect du format imposé par l’administration et des principes comptables élémentaires. Ainsi les anomalies les plus courantes sont de multiples natures : •
Structuration déficiente, champs obligatoires erronés ou manquants,
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Nommage incorrect, contenu inadéquat,
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Absence d’écritures d’ « à nouveaux », plan de comptes non conforme au PCG,
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Fichier ou écritures non équilibrés,
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Ruptures dans le séquencement de la numérotation des pièces comptables,
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Libellés dans une autre langue que le français,
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Date de validation unique des écritures,
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Données comptables ne correspondant pas aux déclarations déposées (liasses fiscales, déclaration de TVA…).
De façon générale, la production d’un FEC conforme, notamment la ou les premières années, requiert du temps ainsi que des compétences internes et/ou externes appropriées. C’est une démarche qui doit être initiée bien en amont de la clôture des comptes et qui doit être conduite en mode « projet » : Il est illusoire de penser qu’il est possible de produire dans des conditions satisfaisantes un FEC contrôle rôle de la première visite du vérificateur. conforme, dans le délai séparant la notification du cont Le FEC produit doit être le reflet exact de l’information hébergée par le système d’information de l’entreprise. Dès lors, le traitement des anomalies identifiées peut revêtir plusieurs aspects : •
la correction des anomalies en comptabilité si la période n’est pas close et si les corrections envisagées ne remettent pas en cause les principes comptables élémentaires,
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la documentation des anomalies, notamment quand ces dernières sont induites par les limites techniques de la solution comptable utilisée,
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la modification des pratiques comptables pour les exercices à venir quand ces dernières sont susceptibles de générer des anomalies.
Enfin, il convient également de rappeler que la production du FEC doit s’accompagner : •
d’une notice explicative qui doit permettre au vérificateur de prendre connaissance des spécificités de la comptabilité et fournir les éléments nécessaires pour la compréhension des codifications par l’administration fiscale (LPF art. A. 47-1, XI),
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d’une documentation des systèmes d’information, cette dernière obligation étant préexistante à la procédure relative au FEC.
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Les questions à se poser pour produire un FEC conforme •
Comment garantir l’exhaustivité des informations (complexité des systèmes, volumétrie, changement d’application….) ?
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Comment localiser l’écriture comptable « native » (non agrégée) ?
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Comment retraiter les données lorsque cela est nécessaire (format, libellés comptes…) ?
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Comment garantir la piste d’audit sur ces données ?
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Comment s’assurer de la conformité du FEC ?
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Comment s’assurer de la cohérence du FEC avec les déclarations déposées ?
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Comment anticiper les enjeux fiscaux qui en découlent ?
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Comment construire un dispositif pérenne (outils, procédures, documentation) qui limitera, à l’avenir, les efforts à fournir ?
Quelles sont les sanctions désormais applicables en cas de non-respect de l’obligation liée au FEC ? Pour les avis de vérification émis depuis le 10 août 2014, le défaut de production d’un FEC conforme entraîne l’application d’une amende égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable (CGI art. 1729 D). Dès le 1er janvier 2015, en cas de retard dans la remise du FEC ou dans l’hypothèse d’une non-conformité de ce dernier, cette pénalité aura vocation à s’appliquer mécaniquement. Si le vérificateur démontre que les opérations de contrôles auront été rendues impossibles par l’absence de remise d’un FEC ou par la remise d’un FEC non conforme (c'est-à-dire non exploitable), l’administration fiscale peut utiliser son droit de déclarer l’opposition à contrôle fiscal pour sanctionner le comportement de l’entreprise : 100% de pénalités, renversement de la charge de la preuve et évaluation d’office. Dans certains cas, le vérificateur peut être amené à rejeter la comptabilité si il démontre que la comptabilité est dénuée de force probante avec les mêmes sanctions que pour l’opposition à contrôle fiscal.
A quelles évolutions en termes de contenu du FEC et de contrôle faut-il s’attendre dans les prochaines années ? La remise du fichier des écritures comptables sur demande à l’administration fiscale marque une rupture avec les pratiques passées. Le caractère législatif de cette nouvelle procédure montre également la force que souhaite donner nos gouvernants à cette obligation mais également à toutes celles qui viendront compléter le dispositif existant, notamment par un élargissement de son périmètre. En effet Il n’est pas impossible d’imaginer que les comptabilités auxiliaires et/ ou analytiques intégreront dans les années qui viennent le dispositif existant…
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