Imerys Ceramics industrialise sa production de rapports KEYRUS Ι SUCCESS STORIES
La combinaison de SAP BusinessObjects Data Services et de SAP BusinessObjects XI 3 a permis de rendre la main aux utilisateurs métiers tout en fiabilisant le processus global de consolidation et d’émission de rapports à l’échelle internationale de notre division. Cyrille Arhanchiague, Directeur financier d’Imerys Ceramics
Division du leader mondial des spécialités minérales, Imerys Ceramics extrait les minéraux à partir de ses carrières et les transforme pour alimenter en matière première les industries du carrelage, de la vaisselle ou encore des sanitaires. Présente dans 23 pays avec 50 sites de production et plus de 1 300 employés, cette division d’Imerys bénéficie d’une organisation très décentralisée, y compris au niveau informatique. « Imerys Ceramics est en effet constitué de
nombreuses entités juridiques réparties à travers le monde, chacune étant autonome quant au choix des solutions logicielles et matérielles permettant de gérer ses activités, explique Cyrille Arhanchiague, directeur financier d’Imerys Ceramics. Cette organisation constitue un de nos atouts mais elle suppose aussi des consolidations régulières de nos chiffres pour obtenir une vision globale.» Dans ce cadre, Imerys Ceramics dispose d’une application centralisée pour réaliser son reporting financier. Début 2011, elle a souhaité étendre la consolidation au reporting commercial. Forte de sa première expérience, elle a préféré à cette occasion mettre en place de nouveaux outils pour dépasser les problèmes rencontrés avec son application financière. Après réalisation de prototypes avec différents outils du marché, elle a finalement opté pour l’ETL SAP BusinessObjects Data Services et la plate-forme globale de Business Intelligence SAP BusinessObjects XI 3.
TÉMOIGNAGE IMERYS CERAMICS
EN BREF Secteur Industrie extractive Site web www.imerys-ceramics.com Problématique Mettre en place une solution de reporting commercial à l’échelle de 23 pays et de nombreuses entités juridiques Bénéfices ■■ Gains de temps ■■ Fiabilité du processus et des données ■■ Accessibilité des informations ■■ Autonomie des utilisateurs métiers ■■ Simplification du processus Solution
■■ SAP BusinessObjects Data
Services
■■ SAP BusinessObjects XI 3
Périmètre Reporting commercial Temps de mise en œuvre 8 mois Nombre d’utilisateurs 100
KEYRUS Ι SUCCESS STORIES Fiabiliser le processus de consolidation « Nous n’avons pas remis en cause
notre application financière et nous exploitons la base existante qui fédère les chiffres des différentes entités après l’avoir enrichie de nouvelles données spécifiques aux besoins du reporting commercial », précise Cyrille Arhanchiague. « En revanche, nous avons décidé
de mettre en place un nouvel outil de reporting et un ETL afin d’industrialiser et de fiabiliser l’ensemble du processus. »
Faute d’ETL, l’architecture de reporting financier pose en effet différents problèmes. Les données sont agrégées manuellement dans un fichier Excel par chaque entité, puis transmises par mail au siège qui doit à son tour les intégrer à la base avant d’élaborer le reporting. Long et fastidieux, ce processus comporte des risques liés notamment à la saisie manuelle pouvant entrainer des erreurs sans oublier la difficulté à manipuler une volumétrie importante de données dans un fichier Excel. Ces contraintes ont donc conduit Imerys Ceramics à opter pour un ETL lors de la mise en place de son reporting commercial afin d’industrialiser et de fiabiliser le processus de consolidation. Les données sont ainsi extraites automatiquement des bases de chaque entité, puis transformées selon des règles de gestion préétablies avant d’être introduites dans la base centralisée .
Favoriser l’autonomie des utilisateurs métier Côté reporting, Imerys Ceramics a également appris de sa première expérience que les outils trop techniques rendent les utilisateurs
TÉMOIGNAGE IMERYS CERAMICS dépendants des informaticiens. La moindre modification dans un rapport implique en effet l’intervention d’un informaticien, la marge de manœuvre des utilisateurs s’en trouvant ainsi très réduite, y compris, par exemple, quand il s’agit d’exploiter de nouveaux axes d’analyse. Cette problématique a conduit Imerys Ceramics à choisir un outil plus convivial pour son reporting commercial afin de permettre aux utilisateurs métiers de prendre en main les rapports et leur diffusion. Adapté à tous les profils d’utilisateurs, SAP BusinessObjects XI 3 a été diffusé auprès d’une centaine d’utilisateurs, dont dix avancés. Ces derniers conçoivent les rapports et les mettent à disposition des responsables commerciaux sur un serveur central, accessible à l’aide d’un client Web SAP BusinessObjects XI 3.
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Très satisfait, Cyrille Arhanchiague rappelle toutefois que la réussite de ce type de projets repose avant tout sur un sponsoring fort de la direction générale, une bonne collaboration avec son prestataire et une définition précise des besoins en amont, indispensable pour choisir les outils les mieux adaptés au besoin.
Une architecture moderne offrant des perspectives d’évolution Débutée en juillet 2011, la mise en œuvre proprement dite s’est terminée en mars 2012. Accompagné par son prestataire Keyrus tout au long du projet, Imerys Ceramics se félicite de ce déploiement rapide qui a généré des gains de temps considérables et permis de renforcer la fiabilité des données. « En moyenne, nous
gagnons une demi-journée de traitement sur le closing mensuel et, grâce à notre autonomie, les informaticiens ont été libérés des deux jours par mois qu’ils nous consacraient avec l’ancienne architecture. Par ailleurs, la diffusion des informations s’est vue accélérée, là où, auparavant,
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la procédure impliquait l’envoi du reporting par e-mail ce qui engendrait des délais plus longs ainsi que des problèmes de transfert liés à la volumétrie des fichiers. Enfin, conclut le directeur financier, cette architecture repose sur des outils pérennes et puissants offrant un important potentiel que nous comptons bien exploiter. »
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