Huit conseils pour un espace de travail plus rentable et efficace Certaines mesures réduisent les coûts directement. D’autres rationalisent vos flux de travail ou rendent vos espaces de travail plus efficaces et confortables. Voici certains conseils qui peuvent aider :

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Examinez vos flux de travail

Établissez un organigramme de vos flux de travail les plus voraces en temps ou en ressources. Utilisez l’(les) organigramme(s) pour déterminer les chevauchements, les activités bouffe-temps et les secteurs qui nécessitent de l’attention. Maintenant, peaufinez et améliorez vos flux de travail avec votre équipe. Une fois ce travail terminé, vos flux de travail seront plus efficaces et le rôle de chacun sera clairement défini dans le cadre du processus.

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Évaluez votre espace de travail

Dressez l’inventaire de votre matériel et mobilier de bureau. À quelle fréquence chaque meuble et appareil est-il utilisé ? Qui l’utilise? Une fois que vous aurez recueilli ces données, vous pouvez effectuer des ajustements à votre espace de bureau pour maximiser l’efficacité et la productivité. Vendez, échangez ou recyclez le matériel et le mobilier inutiles.

Soyez confortable

Les vendredis décontractés sont devenus une journée de travail décontractée. En fait, les vêtements confortables nous rendent plus productifs. Pourquoi devrait-il en être autrement pour votre espace de travail t? Aménagez votre poste de travail ou bureau pour qu’il soit confortable et productif. Assurez-vous qu’il est présentable et professionnel, mais confortable aussi.

Passez au numérique

Le bureau sans papier ne se crée pas du jour au lendemain — mais nous y arrivons. Convertissez vos anciens classeurs remplis de papier en archives numériques. Avec le bon matériel de numérisation, cette tâche peut être exécutée rapidement et efficacement. Vous serez surpris de voir la quantité d’espace de bureau précieux gaspillé pour les classeurs.

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Regroupez votre matériel

À long terme, les imprimantes personnelles constituent une stratégie plus chère qu’un appareil partagé. De la même façon, une imprimante multifonction est plus avantageuse qu’une imprimante, un numériseur et un télécopieur distincts. Regroupez ces fonctions pour garantir une meilleure rentabilité, consommation d’énergie, utilisation de l’espace et un meilleur stock de fournitures. 6

Illuminez votre espace de travail

Utilisez l’éclairage naturel partout et chaque fois qu’il est possible. L’éclairage indirect ou la lumière naturelle ombragée est gratuite. Elle est généralement agréable pour les yeux et des études révèlent qu’elle augmente la productivité et la satisfaction des employés. 7

Prenez une marche

Si votre travail exige que vous demeuriez à votre ordinateur pendant des périodes prolongées, n’oubliez pas de vous lever et de vous étirez de temps à autre. Essayez d’envoyer vos impressions un peu plus loin pour que vous ayez à marcher quelques pas additionnels afin de stimuler votre circulation sanguine Ces quelques moments de plus que vous prenez à l’extérieur de votre espace de travail peuvent vous rendre plus productif à votre retour. 8

Vérifiez votre posture

Votre espace de travail devrait être conçu pour vous fournir un soutien ergonomique adéquat prévenant les blessures et améliorant votre productivité. Une bonne ergonomie réduit les coûts liés aux soins de santé et le temps perdu en raison des journées de maladie. Santé Canada a émis des directives concernant les postes de travail : • Le haut de l’écran devrait être au même niveau que les yeux. • La tête et le cou devraient être alignés avec le corps. • Les coudes devraient être appuyés et près du corps. • Le bas du dos devrait être soutenu. • Les poignets et les mains devraient être en ligne avec les avant-bras. • Les pieds devraient être à plat sur le plancher. Pour consulter ces directives, rendez-vous à www.hc-sc.gc.ca et effectuez une recherche en entrant le mot «ergonomie».

Solutions de numérisation économiques ScanFlowStore ScanFlowStore® est la solution idéale pour convertir les documents imprimés en fichiers numériques pour un stockage permanent. Maintenant, vous pouvez numériser et archiver les dossiers de votre entreprise automatiquement à partir du panneau de commande ou de l’écran tactile de votre imprimante Xerox. Chaque numérisation est acheminée à l’emplacement approprié selon le flux de travail que vous choisissez. www.office.xerox.com/scanflowstore

Scan to PC Desktop Professional Voici la solution idéale pour convertir les formulaires et documents imprimés en fichiers numériques entièrement modifiables. Si vous avez déjà retapé ou recréé un document ou formulaire existant, vous savez dans quelle mesure le processus peut être gruge-temps. À l’aide de Scan to PC Desktop® Professional, vous pouvez simplement numériser le matériel imprimé dans presque n’importe quel type de format de fichier nécessaire — Word, PowerPoint®, Excel®, PDF, JPG, TIF et de nombreux autres — en moins d’une minute. www.office.xerox.com/scantodesktop

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