FONDS COMMUN HUMANITAIRE (POOLED FUND) REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

LIGNES DIRECTRICES GENERALES

Septembre 2014

Lignes Directrices Générales

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I. PREAMBULE I.1 But1 Le but du présent document est de décrire le processus d'allocation des subventions sous le Fonds Commun Humanitaire (FCH) de la République Démocratique du Congo (RDC) ainsi que de détailler les rôles et les responsabilités des différents acteurs et parties prenantes. Les lignes directrices initiales d’allocations ont été élaborées en 2006 en consultation avec tous les acteurs, les parties prenantes et un large nombre de partenaires (ONGs, Agences Nations Unies et donateurs). Elles ont été par la suite régulièrement revisitées (au début de chaque cycle d’allocation) en vue de maintenir un processus en harmonie avec les changements advenus dans le contexte humanitaire. Ces lignes directrices spécifiques à chaque pays sont en ligne avec les directives mondiales assurant une plus grande harmonisation des Fonds Communs Humanitaires dans le monde. Elles couvrent toutes les étapes et phases du processus d'allocation et s’adressent à l’ensemble des acteurs intervenant / impliqués dans le Fonds Commun Humanitaire (Coordinateur Humanitaire, Unité Conjointe, Clusters, Partenaires de mise en œuvre, donateurs et bénéficiaires). Leur respect est une obligation.

I.2 Portée et justification Le présent document précise les principes directeurs du FCH de la RDC, les modalités d’allocation et le processus, les critères de financement, le rôle des différents organes et intervenants impliqués dans le processus d’allocation et d’attribution des subventions, la révision technique et les exigences en termes de rapportage avec pour objectif de garantir l’inclusive et la participation de toute la communauté humanitaire gage d’un processus consultatif et transparent. Ce processus se déroule sous l’autorité du Coordinateur Humanitaire et permet de fixer et définir les priorités en rapport avec les besoins humanitaires les plus urgents et les gaps critiques relevés par l’Equipe Humanitaire Pays (EHP) avec l’appui des mécanismes de coordination existants (CPIA, Clusters Nationaux et Interclusters). Ainsi, les présentes lignes directrices fournissent également des précisions et des instructions sur les rôles et responsabilités des différents acteurs et intervenants impliqués dans le processus d’attribution des subventions. Vos commentaires ou remarques sur l’utilisation et l’application de ces lignes directrices sont à adresser par courriel à [email protected].

I.3 Principes directeurs Le Fonds Commun Humanitaire vise la mise en œuvre des stratégies de réponse humanitaire cohérentes en vue de faire face aux besoins humanitaires identifiés comme étant les plus prioritaires à travers les orientations stratégiques définies par l’Equipe Humanitaire Pays (EHP) et avec l’appui des mécanismes de coordination existants (CPIA et Clusters). Les projets humanitaires financés s’inscrivent dans les principes directeurs suivants : a) Cibler les besoins humanitaires prioritaires en ligne avec ceux définis dans le Plan Stratégique de Réponse (PSR) ; b) Assurer un appui aux crises humanitaires sous financées ; c) Assurer la coordination avec d’autres sources de financement afin d’éviter des duplications et chevauchements.

1

Ceci et d’autres documents de support peuvent être trouvées sur les pages suivantes : http://www.unocha.org/drc/financing/common-humanitarian-fund http://rdc-humanitaire.net/index.php/pooled-fund/les-modeles-de-documents-du-pooled-fund

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Le Fonds Commun Humanitaire finance des projets et programmes à visée locale, provinciale ou nationale selon les décisions de financement approuvées par le Coordonnateur Humanitaire (CH) avec l’appui du Conseil Consultatif de Fonds Commun Humanitaire. Le Fonds Commun Humanitaire finance les projets / programmes des ONG internationales et nationales et des Agences des Nations Unies.

II. MODALITES D’ALLOCATION ET PROCESSUS D’ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS DANS LE CADRE DU FONDS COMMUN HUMANITAIRE II.1 Fenêtres de Financements Les subventions allouées par le Fonds Commun Humanitaire se font selon deux types d’allocation : (i) l’Allocation Spécifique et (ii) l’Allocation Standard. Au niveau des Allocations Spécifiques, le Fonds Commun Humanitaire distingue deux modalités de subventions : (i) « Première Urgence » et (ii) « Urgence ». Si les procédures d’attribution des fonds sont similaires pour les Allocations Spécifiques « Urgence » et les Allocations Standards et suivent les mêmes principes (consultatif, participatif et inclusif), les procédures d’attribution sont différentes en ce qui concerne les Allocations Spécifiques de « Première Urgence » et ce compte tenu de la nature même des actions. 1. L’ « Allocation Spécifique » a comme objectif principal d’allouer des moyens financiers aux partenaires de mise en œuvre afin de répondre aux besoins prioritaires qui apparaissent lors de nouvelles crises et/ou la détérioration de crises existantes. Selon le type de crises (Première Urgence & Urgence), l’ensemble du processus peut prendre entre 2 et 6 semaines (voire moins). 2. L’ « Allocation Standard » cherche à financer de nouvelles approches visant à répondre à des crises récurrentes non liées aux conflits en s’appuyant, notamment, sur les Communautés. L’ensemble du processus peut prendre jusqu’à 12 semaines.

II.1.1 L’Allocation Spécifique L’allocation spécifique est un fonds d’urgence humanitaire permettant d’apporter une réponse rapide en vue de faire face aux besoins humanitaires les plus pressants découlant d’une crise humanitaire soudaine ou de la brusque détérioration d’une crise existante. Elle permet de financer des projets humanitaires allant de 3 mois à 12 mois maximum. Son principal objectif est de répondre à des besoins urgents et prioritaires validés par le Coordinateur Humanitaire avec le soutien des structures de coordination que sont l’Equipe Humanitaires Pays, les CPIA et les clusters. L’Allocation Spécifique est gérée par le Coordonnateur Humanitaire. Son processus d’attribution varie selon le type de crise (« Première Urgence » ou « Urgence ») entre 2 et 6 semaines. Une grande partie du processus se passe « en ligne » et « par courriel » afin d’accélérer la mise en œuvre de la réponse. En outre, et à la discrétion du Coordinateur Humanitaire, certains programmes humanitaires stratégiques tels que le RRMP et UNHAS peuvent aussi être financés. En résumé, les Allocations Spécifiques sont destinés à : a) financer la réponse à des besoins urgents découlant d’une crise humanitaire soudaine et/ou à une brusque détérioration d’une crise existante à travers une « Allocation Spécifique » ; b) couvrir des projets stratégiques tels que le Mécanisme de Réponse Rapide au Mouvement de Population (RRMP) ou les vols humanitaires assurés par UNHAS

II.1.2 L’allocation standard Les priorités de financement de l’Allocation Standard sont fixées par le Coordinateur Humanitaire après concertation avec le Conseil Consultatif du Fonds Commun Humanitaire et sur base des propositions transmises par l’Unité Conjointe du Fonds Humanitaire. L’Allocation Standard s’inscrit dans une dynamique multisectorielle et pluriannuelle et cherche, en travaillant avec les Communauté, à amorcer certains changements de comportement pouvant réduire voire solutionner les effets des crises récurrentes non liées au conflit. Pour être éligible, les projets doivent : Unité Conjointe des Financements Humanitaires

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·

Montrer un réel « ancrage » au sein des communautés. Celles-ci doivent être intégrées dans le projet dès la phase d’identification et leurs rôles et responsabilités doivent être précisés pour chacune des étapes du processus

·

Etre soutenus par un partenaire local. Son identification, ses rôles et ses responsabilités doivent être précisés pour chacune des étapes du processus Avoir une approche « multisectorielle » et idéalement s’inscrire dans une perspective « pluriannuelle » a) La complémentarité entre les secteurs doit être visible et explicite b) La continuation entre l’année 1 et l’année 2 doit être probante et convaincante c) La « seconde année » ne sera engagée qu’après analyse des résultats obtenus à l’année 1 et conformément au Cadre Logique, Plan de Travail, Plan de Suivi & Evaluation et Budget

·

En d’autres termes, c’est un processus permettant de financer des projets humanitaires complexes à caractère communautaire pouvant aller de 12 à 24 mois. Les Communautés locales et les partenaires nationaux de mise en œuvre ont un rôle central dans ce type de projets. Le processus d’attribution des subventions dans le cadre de l’allocation standard s’étale sur 12 semaines.

II.2 Les étapes du processus d’attribution des subventions (cf. Annexe 1.A) Pour les Allocations Spécifiques « Urgence » et les Allocations Standard, le processus d’attribution des subventions se déroule en 7 grandes étapes opérationnelles dont la durée de chacune dépend du type d’allocation. Les détails des différentes étapes sont décrits ci-dessous avec un exemple de calendrier. Notez que ce calendrier sera défini spécifiquement à chacune des allocations. Etape

Intitulé

1 2 3 4 5 6 7

Préambule aux décisions de financements Décision de financement Soumission des fiches de projet Sélection des fiches de projet Soumission des documents de projet Révision technique Approbation finale Durée maximale du processus par type d’allocation 8 Contractualisation et décaissement

Type d’Allocation2 Spécifique Standard (Urgence) 5 14 5 7 5 14 5 7 5 21 5 14 5 7 35 84 15 15

Pour les Allocations Spécifiques « Première Urgence3 », il n’existe que 4 grandes étapes opérationnelles (les étapes 1, 3 et 4 sont supprimées). La majorité des échanges et commentaires se font par courriel afin de raccourcir au maximum la durée du processus. Etape Intitulé 2 Décision de financement 5 Soumission des documents de projet 6 Révision technique 7 Approbation finale Durée maximale du processus par type d’allocation 8 Contractualisation et décaissement

2 3

Décision Spécifique (Première Urgence) 3 5 3 1 12 Préfinancement

Exemple du nombre de jours proposé entre chaque étape du processus Il s’agit essentiellement des crises de types « épidémies » ou « catastrophes naturelles »

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& DECAISSEMENT (2 A 3 SEMAINES) 1. Contractualisation avec UCFCH 2. Décaissement des fonds CONTRACTUALISATION

Etape VIII UCFCH

APPROBATION FINALE

1.

Comité Stratégique : Analyse et endossement de l’ensemble du processus 2. Approbation finale projets par CH

Etape I

PREAMBULE

· HCT/EHP : Priorisation des crises sur base des analyses et stratégies des CPIA & Clusters Nationaux)

RDC 2014

PROCESSUS D’ALLOCATION DES SUBVENTIONS FONDS COMMUN HUMANITAIRE

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1. UCFH : Rédaction de la décision de financement & des lignes directrices 2. Approbation par le CH 3. UFCH : Information des acteurs (PF Board, HCT/EHP, CPIA, Clusters Nationaux, Partenaires éligibles à la décision)

Coordination OCHA + EHP

CH appuyé par l’UCFH

SELECTION PROJETS

UCFH : Appel à projets basés sur les décisions de financement UCFH : Réception des « fiches de projet » et transmission aux CPIA et clusters nationaux pour avis et commentaires Comités de Validation (CV) : Sélection des projets 4. Approbation par CH

DOCUMENTS PROJET

1. Partenaires : Rédaction des documents détaillés de projet Possiblement avec le support du cluster provincial concerné

Etape V Clusters Provinciaux

REVISION TECHNIQUE

CRT : Révision technique des documents de projet UCFH : Validation finale des projets L’UFCH peut aussi le(s) rejeter

Etape VI Clusters Nationaux & UCFH

CH supporté par l’UCFH & CV

CH après concertation avec Comité Stratégique & UCFH

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ETAPE I : PREAMBULE AUX DECISIONS DE FINANCEMENTS Les crises humanitaires sont identifiées au niveau provincial par les CPIA sur base du Humanitarian Needs Overview · ·

Les besoins sont élaborés en concertation avec les clusters provinciaux et nationaux en fonction des stratégies provinciales, des analyses sectorielles et de toute autre documentation utile L’Equipe Humanitaire Pays lors d’une session ordinaire (1x par mois) ou lors d’une session « ad hoc » (convoquée à la demande du Coordinateur Humanitaire) priorise les crises (nouvelles crises, détérioration soudaine d’une crise existante, aggravation des besoins, etc.)

ETAPE II : DECISION DE FINANCEMENT ·

· · ·

Sur base des informations fournies à l’Etape I, l’Unité Conjointe des Financements Humanitaires (UCFH) rédige une décision de financement par crise financée. Cette décision comprend (voir modèle en annexe) : 1) Un bref descriptif de la crise 2) Les besoins à couvrir en termes de population cible et de secteurs 3) Les principales activités à mettre en œuvre pour chaque secteur 4) Les résultats attendus 5) Le montant total alloué à la crise (pas aux secteurs) 6) Les modalités administratives (durée de la décision, durée des projets, critères spécifiques d’éligibilité des partenaires, etc.) 7) Les lignes directrices et/ou recommandations opérationnelles Une fois finalisée, la décision de financement est soumise à la validation du Coordinateur Humanitaire Une fois approuvée, elle est partagée avec le Conseil Consultatif du Fonds Commun Humanitaire et l’ensemble des donateurs pour endossement La décision de financement est postée sur le site « rdc-humanitaire »

ETAPE III : SOUMISSION DES FICHES DE PROJET (CONCEPT NOTE) · ·

·

Sur base de la décision de financement approuvée, l’UCFH lance l’appel à projets auprès des partenaires éligibles. L’Equipe Humanitaire Pays, les CPIA concernés, les clusters nationaux et provinciaux sont également informés de l’appel à projets Les partenaires éligibles à l’appel à projets soumettent leur « fiche projet » selon le format recommandé et qui comprend en outre, un cadre logique, un plan de travail et un budget succincts. Les partenaires NE DOIVENT MENTIONNER le nom de leur organisation et son acronyme qu’UNE seule fois à l’endroit réservé à cet effet sur la première page de la fiche de projet. Cette recommandation est de stricte application. Les « fiches projet » sont reçues par l’UCFH et transmises anonymement aux CPIA concernés et clusters nationaux pour avis et commentaires. C’est aux clusters nationaux et aux CPIA d’informer les clusters provinciaux

ETAPE IV : SELECTION DES PROJETS ·

La sélection des projets se fait par le(s) Comité(s) de Validation (« sectoriels » ou « de crise ») composé au minimum de : 1 donateur ; 1 agence et/ou 1 ONG tirées au sort ; 1 membre de l’UCFH. La sélection se fait - pour chacune des fiches de projet reçue - sur base : 1) des avis et commentaires formulés par les CPIA; 2) des avis et commentaires formulés par les clusters; 3) des performances des organisations dans la mise en œuvre des projets auparavant financés à travers le PF tant sur le plan financier que opérationnel;

· ·

Le choix de retenir ou de rejeter une fiche de projet doit être motivé La liste des projets sélectionnés par le(s) Comité(s) de Validation est présentée au Coordonnateur Humanitaire pour approbation

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Les partenaires dont les projets n’ont pas été sélectionnés sont informés et les raisons du refus notifiées

ETAPE V : SOUMISSION DES DOCUMENTS DE PROJET ·

·

Les partenaires dont les projets ont été sélectionnés sont invités à soumettre l’ensemble des documents de projet - y compris les détails du cadre logique, du plan de travail, du plan de Suivi & Evaluation et du budget - selon les formats recommandés et les éventuels commentaires formulés par le(s) Comité(s) de Validation Les partenaires peuvent présenter leurs documents de projet au cluster provincial concerné avant de les soumettre à l’UCFH. Sans être mandataire, cette étape permet une première analyse technique des projets avant la révision technique du cluster national proprement dite.

ETAPE VI : REVISION TECHNIQUE · · · ·

La révision technique des projets se fait en réunion présentielle par un Comité de Révision Technique qui comprend : 1 donateur, 1 représentant du cluster concerné et 2 représentants de l’UCFH (1 par entité). L’UCFH fait office de secrétaire de ce CRT Chaque projet est soumis à UNE et UNE SEULE révision technique à l’issue de laquelle les commentaires sont compilés et transmis au partenaire concerné par l’UCFH La validation technique finale se fait par l’UCFH sur base des documents révisés soumis par le partenaire concerné. A l’issue de cette évaluation finale, le projet est soit validé soit rejeté.

ETAPE VII : APPROBATION FINALE ·

· · ·

Le Comité Stratégique (émanation du Comité Consultatif du Fonds Commun Humanitaire et composé au minimum de 2 donateurs, 1 chef d’agence, 1 chef de mission et le Chef de l’Unité Conjointe) procède à la validation finale de l’ensemble du processus après vérification du respect des différentes étapes Le Coordonnateur Humanitaire procède à l’approbation finale des projets ayant passé avec succès la révision technique Le partenaire est informé de la décision du Coordinateur Humanitaire par le « document d’approbation » qui « ouvre » l’éligibilité aux dépenses La liste approuvée des projets est partagée avec le Conseil Consultatif du Fonds Commun Humanitaire, l’ensemble des donateurs, les CPIA concernés et les clusters nationaux. Les CPIA informent les clusters provinciaux.

ETAPE VIII : CONTRACTUALISATION ET DECAISSEMENT · ·

Les partenaires dont les projets ont reçu l’approbation finale signent les contrats de mise en œuvre de leur projet. L’UCFH procède au décaissement des fonds selon les modalités définies dans les contrats signés avec les partenaires.

III. CRITERES D’ELIGIBILITE HUMANITAIRE

POUR UN

FINANCEMENT

DU

FONDS COMMUN

III.1 Applicables aux partenaires ONG 1) Disposer d’une reconnaissance juridique dans leur pays d’origine 2) Disposer de la reconnaissance juridique délivrée par le Ministère de la Justice (ou avoir l’accusé de réception de la requête déposée par l’ONG auprès dudit Ministère) 3) Etre signataire d’un « accord cadre » entre l’ONG et le Ministère du Plan (ou disposer d’une autorisation provisoire de fonctionnement délivrée par le Gouverneur de la Province d’intervention)

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4) Etre signataire d’un Code de Conduite officiellement reconnu propre à l’Organisation ou de préférence être signataire du Code de conduite du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et les ONGs lors des opérations de secours en cas de catastrophes3 5) Démontrer les compétences nécessaires pour mettre en place les projets humanitaires au niveau technique et organisationnel pour le cluster concerné 6) Selon le type d’allocations : - « Allocation Spécifique 1ère Urgence » : ü Etre considéré par l’UCFH à « risque faible » ou « modéré » ü Avoir une capacité de préfinancement d’au moins 4 semaines d’opérations - « Allocation Spécifique Urgence » : ü Etre considéré à « risque faible ; modéré ou important (signifiant) » ; ü Avoir une capacité de préfinancement d’au moins 2 semaines d’opérations - « Allocation Standard » : Obtenir une note d’au moins 70% lors de l’évaluation des capacités réalisée par l’UCFH. 7) Disposer d’un compte bancaire au nom de l’ONG dans une banque reconnue 8) Pour les anciens partenaires du Fonds Commun Humanitaire, un nouveau financement ne sera octroyé que si : - le partenaire a démontré une performance adéquate en rapport avec l’atteinte des objectifs et l’utilisation des fonds, - le partenaire respecte les délais pour la transmission des rapports contractuels a l’Unité y inclut les dossiers de clôture des projets antérieurement financés.

III.2 Applicables aux partenaires onusiens (Agences UN) 1) Avoir signé le « Memorandum of Understanding between Participating UN Organisations and the United Nations Development Programme regarding the Operational Aspects of a DRC Pooled Fund » daté d’avril 2011 2) Démontrer les compétences nécessaires sur le terrain pour mettre en place les projets humanitaires au niveau technique et organisationnel 3) Si l’Agence requérante a déjà reçu des financements du Fonds Commun Humanitaires et/ou CERF, un nouveau financement ne sera octroyé que si : - le partenaire a démontré une performance adéquate en rapport avec l’atteinte des objectifs et l’utilisation des fonds, - le partenaire respecte les délais pour la transmission des rapports contractuels a l’Unité y inclut les dossiers de clôture des projets antérieurement financés.

III.3 Applicables aux projets 1) S’inscrire dans le cadre des crises identifiées comme prioritaires en se basant sur le HNO, les stratégies provinciales, les analyses sectorielles, les lignes directrices des clusters et tous autres documents pertinents. 2) Etre identifiés sur la base d’une évaluation récente des besoins détaillés. L’identification précise des activités prioritaires et des bénéficiaires directs est obligatoire. 3) Etre d’une durée de 3 et 24 mois en fonction de la modalité d’allocation des fonds retenue et de la décision de financement validée par le Coordonnateur Humanitaire. 4) Avoir passé avec succès toutes les étapes de sélection des projets définies au point 2 « Modalité d’allocation des subventions ». 5) Intégrer dans la formulation du projet : - Un cadre logique reprenant l’objectif général, les objectifs spécifiques, les résultats attendus et leurs indicateurs, les activités, les risques et hypothèses - Un plan de travail comprenant un calendrier de mise en œuvre des activités

3

Voir : http://www.icrc.org/web/fre/sitefre0.nsf/html/652DW9

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Un plan de « suivi & rapportage » comprenant à la fois un cadre de suivi et un plan de travail Un plan d’évaluation Un budget détaillé pour la mise en œuvre de toutes les activités

III.4 Applicable à la « sous-traitance » La « sous-traitance » de la mise en œuvre d’un projet à un autre partenaire que celui signataire de la convention de financement avec le Fonds Commun Humanitaire est possible MAIS le contractant (partenaire principal récipiendaire qui signe avec le Fonds Commun Humanitaire) reste LE SEUL RESPONSABLE de la bonne exécution des activités. En outre, le « sous-traitant » est soumis à plusieurs règles strictes reprises ci-dessous : 1) Disposer d’une reconnaissance juridique dans leur pays d’origine 2) Disposer de la reconnaissance juridique délivrée par le Ministère de la Justice (ou avoir l’accusé de réception de la requête déposée par l’ONG auprès dudit Ministère) 3) Etre signataire d’un « accord cadre » entre l’ONG et le Ministère du Plan (ou disposer d’une autorisation provisoire de fonctionnement délivrée par le Gouverneur de la Province d’intervention) 4) Etre signataire d’un Code de Conduite officiellement reconnu propre à l’Organisation ou de préférence être signataire du Code de conduite du Mouvement International de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et les ONGs lors des opérations de secours en cas de catastrophes 5) Démontrer les compétences nécessaires pour mettre en place les projets humanitaires au niveau technique et organisationnel pour le cluster concerné 6) Etre éligible au Fonds Commun Humanitaire -

-

-

Pour une « Allocation Spécifique 1ère Urgence » : ü Etre considéré par l’Unité Conjointe des Financements Humanitaire comme à « risque faible » ou « modéré » Pour une « Allocation Spécifique Urgence » : ü Etre considéré par l’Unité Conjointe des Financements Humanitaire comme à « risque faible ; modéré ou important (signifiant » ; Pour une « Allocation Standard » : ü Avoir obtenu une note d’au moins 70% lors de la micro-évaluation.

7) Avoir signé au préalable un accord de « sous-traitance » avec le contractant reprenant les activités précises qui seront réalisées par le « sous-traitant » et le montant qui lui sera alloué par le contractant pour les mettre en œuvre. Pour être valable, la « sous-traitance » doit non seulement respecter l’ensemble des règles énoncées cidessus MAIS également : (i) être clairement indiquée dans le document de projet et (ii) l’accord de « sous-traitance » annexée au « document de projet ».

IV. ROLES

DES DIFFERENTS ORGANES DE CONCERTATION / COORDINATION IMPLIQUES DANS LE PROCESSUS D’ALLOCATIONS DES SUBVENTIONS

IV.1 Rôle du Coordonnateur Humanitaire Le Coordonnateur Humanitaire intervient à différentes étapes du processus d’attribution des subventions du Fonds Commun Humanitaire : Etape I Etape II - Evaluer le niveau des - Approuver la décision crises en fonction des de financement analyses contextuelles proposée pour et sectorielles des CPIA répondre à une crise humanitaire identifiée. - Inscrire le point « financement crises Unité Conjointe des Financements Humanitaires

Etape III

Etape IV - Approuver la sélection des fiches de projets faite par les Comités de Validation.

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humanitaires » à l’ordre du jour de la réunion « Equipe Humanitaire Pays » (ordinaire ou ad hoc) - Décider de l’opportunité d’une allocation du FCH pour une crise donnée. Etape V

Etape VI

Etape VII - Approuver la liste des projets retenus après révision technique.

Etape VII

IV.2 Rôle de l’Equipe Humanitaire Pays (EHP/HCT) Etape I L’Equipe Humanitaire Pays intervient dans la priorisation des crises en se basant sur la situation actualisée des besoins humanitaires (HNO) définis par les CPIA (stratégies provinciales), les clusters (analyses sectorielles) et toute autre documentation pertinente.

IV.3 Rôle des CPIAs Le CPIA joue un rôle central dans le processus des allocations. Il intervient en amont du processus et dans plusieurs étapes : Etape I Etape II Etape III - Sur base de sa stratégie - Le CPIA est informé - Le CPIA est consulté pour obtenir son avis sur provinciale et de de la décision de l’actualisation de la financement et les projets soumis pour sa province. Pour ce situation humanitaire informe à son tour les faire : de sa province, le clusters provinciaux ü Le CPIA reçoit de CPIA identifie les concernés l’UCFH, les fiches nouvelles crises projets des humanitaires en partenaires relation avec le Plan Stratégique de Réponse soumissionnaire sous un format qui (type de crise, zone n’identifie pas les problématique) organisations -A travers (anonyme) l’actualisation de son ü Le CPIA disposera « Humanitarian Needs Overview » et d’un délai défini pour étudier les l’analyse des nouveaux projets et donner besoins identifiés par son avis stratégique les clusters, le CPIA priorise les actions à et ses commentaires sur chaque projet mettre en œuvre soumis qu’il (secteurs prioritaires, actions prioritaires) et transmettra à l’UFCH selon le valorise les gaps format en vigueur financiers (les montants restants à ü Le CPIA aura, de la financer en tenant sorte, attirer l’attention de compte des projets en l’UCFH sur les cours et des financements prévus incohérences, les Unité Conjointe des Financements Humanitaires

Etape IV

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par les donateurs)

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différents

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faiblesses et les manquements potentiels du ou des projets soumis pour la province.

Dans les provinces sans CPIA, ces rôles sont assurés par l’Inter-Cluster national

IV.4 Rôle des Clusters Nationaux et Provinciaux Les clusters nationaux et leurs points focaux provinciaux jouent un rôle primordial dans le processus d’attribution des subventions. Ils interviennent à différentes étapes : Etape I Etape II Etape III - Les clusters nationaux - Le Cluster National - Les clusters nationaux et leurs points focaux concerné est informé de la donnent un avis provinciaux identifient décision de financement par technique et formulent les priorités réelles sur l’UCFH et son point focal des commentaires sur le plan sectoriel, en provincial par le CPIA les fiches de projet fonction des crises reçues en ce qui prioritaires, concerne leur cluster nécessitant une respectif. Cette réponse pour leur évaluation technique cluster spécifique dans est faite de manière la province concernée. anonyme - Ils proposent les activités prioritaires à mettre en œuvre pour répondre aux besoins découlant des crises identifiés pour le secteur spécifique - Ils évaluent les besoins en financement pour leur secteur par rapport à une province et à une crise Etape V Etape VI - Les clusters - Les clusters nationaux provinciaux peuvent valident la révision technique des projets via être consultés / sollicités par les un Comité de Révision Technique qui comprend : partenaires pour avoir 1 donateur, 1 membre du une expertise cluster concerné technique sur leurs (Coordonnateur ou Codocuments de projets facilitateur) et 2 membres avant leur soumission de l’UCFH (1 par entité). à l’UCFH L’UCFH fait office de secrétaire de ce CRT - Chaque projet est soumis à UNE et UNE SEULE révision technique à l’issue de laquelle les commentaires sont compilés et transmis au Unité Conjointe des Financements Humanitaires

Etape VII

Etape IV

Etape VIII

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partenaire concerné par l’UCFH - Pour rappel, la validation finale se fait par l’UCFH dès la soumission des documents révisés par le partenaire Les clusters nationaux et leurs points focaux provinciaux interviennent également : ·

·

Réorientation ou relocalisation des projets 1) Le point focal du cluster au niveau provincial donne son accord préalable à toute demande de réorientation ou de relocalisation des activités d’un projet lorsque, pour répondre à des urgences issues d’une crise ou situation spécifique sur le terrain, un partenaire formule une telle demande pour un projet déjà approuvé pour financement dans le cadre du Fonds Commun Humanitaire. 2) L’accord doit être explicite et détaillé. Il doit, également, être visé par le Chef du Sousbureaux de OCHA 3) Le cluster devra envoyer les preuves et le contenu de cet accord au l’UCFH. Demandes d’Avenants 1) Le Cluster national émet son avis explicite et détaillé pour toute demande d’avenant de projet (extensions sans couts additionnels, extensions avec couts) soumise par un partenaire pour un projet déjà financé. 2) Cet avis accompagne la lettre de demande d’avenant adressée par le partenaire au Coordonnateur Humanitaire.

IV.5 Rôle de l’Unité Conjointe des Fonds Humanitaires L’Unité Conjointe des Fonds Humanitaires assure la fluidité du processus et le respect des délais prédéfinis. Le but est de raccourcir autant que faire se peut le temps d’attribution des subventions et d’accélérer la mise en œuvre des activités. Pour ce faire, l’UCFH donnera son soutien au cours de toutes les étapes du processus : Etape I Etape II Etape III Etape IV - Participation à - Rédaction, sur base - Lancement de - Organisation et participation au(x) l’Equipe Humanitaire des informations l’appel à projets Comité(s) de Validation Pays qui priorise les fournies à l’Etape I, auprès des qui sélectionne(nt) les crises (nouvelles de la décision de partenaires éligibles projets en s’assurant crises, détérioration financement par crise et des autres notamment de : (i) soudaine d’une crise financée et intervenants l’adéquation entre les existante, aggravation concernés soumission pour projets soumis et la des besoins, etc.) approbation au - Réception des décision de financement Coordinateur « fiches projet » des et (ii) du respect des Humanitaire partenaires éligibles enveloppes octroyées - Diffusion de cette et leur transmission aux différentes crises décision de de façon financement auprès « anonyme » aux - Soumission de la liste des projets sélectionnés de tous les CPIA et clusters au Coordinateur intervenants nationaux concernés Humanitaire pour impliqués et sur le pour avis et approbation site « rdccommentaires - Information aux humanitaire » partenaires dont les projets n’ont pas été sélectionnés des raisons du refus - Réception des demandes Unité Conjointe des Financements Humanitaires

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de recours et vérification de leur validité (objectivité des éléments de plaintes, etc.) avant transmission au Coordonnateur Humanitaire Etape V Etape VI Etape VII Etape VIII - Invitation des - Organisation et - Préparation (envoi de la - Préparation des participation à la documentation) du Comité contrats et suivi de partenaires dont les projets ont été réunion du Comité Stratégique qui procède à leur signature par de Révision l’analyse et à la les parties prenantes sélectionnés à Technique (entité vérification du respect des - Préparation des soumettre étapes du processus l’ensemble des « finances » et documents entité « opérations). d’attribution des financiers documents de projet subventions En outre, l’UCFH nécessaires aux et communication fait office de - Participe à la dite réunion. décaissements des des éventuels En outre, l’UCFH joue le fonds commentaires / secrétaire pour ce rôle de secrétaire du CS CRT observation du/des - Suivi des décaissements des Comité(s) - Compilation des - Préparation de la liste des projets retenus et du fonds selon les Sectoriel(s) de commentaires / compte rendu du CS pour modalités définies Validation observations du approbation par le dans les contrats - Réception des CRT et leur transmission aux Coordonnateur documents de projet signés avec les partenaires Humanitaire partenaires. et leur transmission concernés - Préparation des aux clusters « documents nationaux concernés - Réception de la version amendée d’approbation » pour pour avis et révision des documents de soumission à la signature technique du Coordinateur projet et validation - Analyse des ou rejet du projet Humanitaire (le document documents de (avec une claire d’approbation « ouvre » projets notamment le l’éligibilité aux dépenses) motivation dans ce cadre logique, le cas) - Partage de la liste des plan de travail, le projets approuvés avec le plan de Suivi & Conseil Consultatif du Evaluation et le Fonds Commun budget Humanitaire, l’ensemble des donateurs, les CPIA concernés et les clusters nationaux. En outre, l’Unité Conjointe des Financements Humanitaires est en charge du Suivi & Evaluation des projets (à toutes les étapes du cycle du projet) ainsi que de l’organisation et la mise en œuvre des études « qualité » et des études « impacts »

IV.6 Rôles du Comité de Révision Technique des projets Le Comité de Révision Technique intervient à l’étape VI. Son rôle est de s’assurer de la qualité des projets proposés en portant une attention particulière sur : · ·

L’aspect « faisabilité technique » des projets et, Les résultats prévus et les moyens mis en place pour les mesurer.

IV.7 Rôle du Comité stratégique Le Comité Stratégique (émanation du Comité Consultatif du Fonds Commun Humanitaire) intervient à la fin du processus de sélection et plus précisément à l’étape 7. Son rôle est d’endosser le processus Unité Conjointe des Financements Humanitaires

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d’attribution des subventions en passant en revue l’ensemble des 7 étapes opérationnelles afin de permettre au Coordinateur Humanitaire d’approuver la liste des projets à mettre en œuvre.

V. OBLIGATION EN EVALUATION

TERMES DE RAPPORTS NARRATIFS ET FINANCIERS,

SUIVI &

Les obligations en termes de rapportage et d’évaluation pour les projets financés à travers le Fonds Commun Humanitaire sont détaillées et expliquées ci-dessous. Elles ont pour objectif de permettre la vérification des résultats et la « redevabilité » du Fonds Commun Humanitaire à l’égard de ses bénéficiaires et de ses donateurs de façon transparente et efficace. Ces obligations sont conformes et en accord avec : · ·

Les décisions prises par le Coordonnateur Humanitaire4 sur les nouvelles modalités de « suivi et évaluation » applicables en RDC ; Les différents documents locaux et globaux qui régulent les Fonds Communs Humanitaires (au niveau local et global) y compris les « Directives Globales du Fonds Commun Humanitaire en matière de Suivi et Rapportage (Global CHF Monitoring and Reporting Framework)5 ».

En ce qui concerne les ONG, ces obligations sont reprises dans l’Accord de Partenariat qu’elles signent avec le PNUD suite à l’approbation des projets par le Coordinateur Humanitaire. Pour les Agences des Nations Unies, les modalités de rapportage ont été agrées par l’UNCT. L’ensemble des obligations est repris dans le Mémorandum of Understanding (Section IV, §1) signé entre le PNUD, OCHA et l’Agence concernée ainsi que dans les termes de référence (TOR section V, §2) du Fonds Commun Humanitaire.

En résumé, les exigences du Fonds Commun Humanitaire RDC en matière de rapportage, de suivi et d’évaluation sont : Chaque partenaire doit préparer pour son projet un plan de suivi et un plan d’évaluation et s’assurer qu’il dispose d’un système de suivi qui lui permette de suivre aussi bien ses résultats que ses activités et ses dépenses. Bien que ce système de suivi soit de SA responsabilité il doit fournir toute l’information quantitative et qualitative nécessaire pour évaluer ses progrès et ses résultats d’une façon régulière et systématique. Le partenaire doit soumettre un rapport à mi-parcours ou chaque 6 mois au Fonds Commun Humanitaire et ce, conformément aux stipulations inscrites dans son contrat. Ce rapport est obligatoire et doit être rédigé selon le format transmis par le Fonds Commun Humanitaire. Une fois le rapport en sa possession, l’Unité des Financements Humanitaires l’analyse. Elle peut organiser une visite du projet afin de s’assurer de la bonne adéquation entre le rapport et les résultats. De façon générale, l’Unité envisage de visiter 65% de ses projets. Les déboursements seront dépendants du rapportage et de sa vérification par les analystes en suivi et rapportage du Fonds Commun Humanitaire. Chaque année un cycle d’évaluations indépendantes est élaboré. Il est basé sur les montants de financements par secteur et le nombre de projets financés. Les projets sélectionnés pour une visite de terrain peuvent être invités à collaborer à l’évaluation de leur secteur d’intervention. De plus, tous les partenaires du Fonds Commun Humanitaire ont l’obligation de soumettre leur projet à évaluation. Ces différentes exigences s’appliquent aussi bien aux Organisations Non Gouvernementales (nationales ou internationales) qu’aux Agences Onusiennes.

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Décisions prises en consultation avec le Conseil Consultatif du Fonds Commun Humanitaire réunit en plénière en juin 2013 et février 2014 5 C’est un accord global passé en mars 2012 entre UNOCHA, les donateurs et le Fonds Commun Humanitaires. Ce document a remplacé les précédentes exigences en matière de suivi et évaluation Unité Conjointe des Financements Humanitaires

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Liste des annexes

ANNEXE I. Allocations de financement a. Décision de Financement (Spécifiques & Standard) b. Calendrier et les spécificités de la Décision de Financement ANNEXE II. Documents de l’Allocation a. Fiche de projet / Concept note (format Excel) b. Termes de Référence du CPIA c. Termes de Référence des Clusters d. Termes de Référence du Comité de Validation e. Termes de Référence du Comité de Révision Technique f. Termes de Référence du Comité Stratégique ANNEXE III. Contacts a. Contacts des membres de l’Unité Conjointe des Financements Humanitaires b. Adresses courriels à utiliser pour la soumission des fiches de projets/Concept notes. ANNEXE IV. Document de Projet a. Documents de projets b. Liste des indicateurs clés

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