Lancement : Fonction de prévention de la perte de données dans Gmail
Sécurisation des données avec la prévention de la perte de données dans Gmail
Travaillez partout
Ajout de tâches à Google Agenda à l'aide des rappels Synchronisation des comptes facilitée avec l'application Google Agenda pour Android Création de fichiers dans les applications mobiles Docs, Sheets et Slides à l'aide de modèles
Simplicité d'utilisation
Optimisation de la recherche dans Google Drive Affichage des fonctions de Google Sheets dans la langue de votre choix
Conçu pour les entreprises Gestion des utilisateurs facilitée dans l'application mobile Console d'administration Google pour Android Inscription de certificats pour Chrome OS Présentation de la nouvelle API Calendar Resource Simplification des paramètres de routage des e-mails dans la console d'administration Google Apps
En savoir plus sur Google Apps Google for Work Connect (GWC) : la communauté des administrateurs Google Apps The Apps Show sur YouTube Vidéos What's New for Apps Admins
N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur les améliorations que nous pouvons apporter à cette newsletter. L'équipe Google Apps 4 janvier 2016
Lancement : Fonction de prévention de la perte de données dans Gmail
Sécurisation des données avec la prévention de la perte de données dans Gmail
Annoncé le 9 décembre 2015
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Nouveauté : chaque entreprise possède des données qui doivent rester sécurisées en toutes circonstances, qu'il s'agisse d'innovations confidentielles, de plans stratégiques ou de questions sensibles relevant des RH. Elle doit être en mesure de prévenir les fuites accidentelles ou intentionnelles, et ce de manière simple, rapide et fiable. Google for Work propose déjà des outils qui permettent de gérer la sécurité des informations, tels que le chiffrement, les options de partage, la gestion des appareils mobiles et l'authentification à deux facteurs. Toutefois, il arrive que des actions des utilisateurs mettent à mal le plus efficace de ces outils. Un exemple est l'envoi accidentel à plusieurs destinataires d'un message privé contenant des données sensibles. Si vous utilisez Google Apps Unlimited, la nouvelle fonction DLP (Data Loss Prevention - Prévention de perte de données) de Gmail vous offrira un niveau de protection accru pour éviter la divulgation d'informations sensibles à des personnes non autorisées.
Mode de fonctionnement de DLP dans Gmail Certaines organisations peuvent, par exemple, édicter des règles interdisant au service commercial de divulguer à des personnes extérieures les informations de carte de paiement des clients. Pour sécuriser ces informations, les administrateurs ont désormais la possibilité de définir facilement une règle de prévention de la perte de données en sélectionnant "Numéros de carte de paiement" dans la bibliothèque de détecteurs de contenu prédéfinis. La fonction DLP de Gmail analyse automatiquement tous les e-mails sortants du service commercial et, le cas échéant, exécute les opérations définies par l'administrateur : mettre l'e-mail en quarantaine en vue de son examen, inviter l'utilisateur à modifier les informations, ou bloquer l'envoi de l'e-mail et avertir l'expéditeur.
Ces analyses s'appliquent non seulement au corps des messages, mais aussi au contenu de tous les types courants de pièces jointes, tels que les documents texte, les présentations et les feuilles de calcul. Les administrateurs ont également la possibilité de créer des règles personnalisées associées à des mots clés et des expressions régulières. Ainsi, si votre entreprise développe un nouveau produit confidentiel dont le nom de code est Lochness , des recherches personnalisées peuvent être définies sur des mots précis, tels que lochness et confidentiel , pour empêcher toute fuite.
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Pour mettre en œuvre la fonction DLP ou consulter notamment la liste des détecteurs de contenu prédéfinis, téléchargez notre livre blanc . Nous souhaitons introduire progressivement des fonctions de sécurité basées sur des règles dans l'ensemble de nos services Google Apps, et la fonction DLP est la première étape de ce processus. Nous travaillons à mettre cette fonction à la disposition des utilisateurs de Google Drive d'ici le début de l'année 2017, en même temps que d'autres systèmes de sécurité basés sur des règles.
Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les clients Google Apps for Work Unlimited.
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Travaillez partout
Ajout de tâches à Google Agenda à l'aide des rappels
Annoncé le 7 décembre 2015
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Nouveauté : les agendas facilitent le suivi des événements à venir, et les listes des tâches celui des tâches à effectuer. Ces deux types d'éléments étant généralement gérés de manière distincte, il est difficile d'avoir un aperçu clair de ce qui est en cours et de définir des priorités. Avec la nouvelle version, les utilisateurs de l'application Google Agenda pour Android ou iOS peuvent désormais créer des rappels pour suivre à la fois leurs tâches et leurs événements. Voici comment : Des rappels détaillés Vous créez les rappels de la même manière que les événements, en appuyant sur l'icône rouge Créer ("+") située en bas à droite de l'écran. Pour plus de facilité, Google Agenda peut ensuite ajouter automatiquement des informations issues de vos contacts (numéros de téléphone, adresses, etc.) et du Knowledge Graph.
Des rappels permanents Les événements vont et viennent, mais les rappels restent affichés jusqu'à ce que l'événement soit passé ou que la tâche associée ait été effectuée. Tant qu'un rappel reste valable, il réapparaît en haut de votre agenda le jour suivant. Une fois l'événement passé ou la tâche associée effectuée, il vous suffit de balayer le rappel pour le faire disparaître.
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Des rappels compatibles avec d'autres applications Google Les rappels peuvent être ajoutés et affichés dans Agenda, mais aussi dans d'autres applications Google : Inbox by Gmail (pour les clients Google Apps participant au programme pilote ), Google Keep et Google Now. Vous pouvez ainsi ajouter facilement un rappel à votre agenda pendant que vous consultez vos e-mails ou rédigez une note rapide.
Les rappels sont désormais disponibles dans les dernières versions de Google Agenda sur Google Play et l' App Store . Nous travaillons actuellement à les rendre aussi disponibles dans l'application sur le Web.
Pour plus d'informations, consultez le Centre d'aide .
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Synchronisation des comptes facilitée avec l'application Google Agenda pour Android
Annoncé le 10 décembre 2015
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Nouveauté : pendant vos déplacements, vous devez disposer d'événements d'agenda à jour. Dans la dernière version de l'application Google Agenda pour Android, vous pouvez désormais facilement vérifier que vos comptes sont correctement synchronisés, et résoudre rapidement le problème si ce n'est pas le cas.
Si la synchronisation est désactivée pour l'un de vos comptes, la mention "Activer la synchronisation" s'affiche dans le menu de gauche. Dans ce cas, cliquez sur l'adresse e-mail du compte concerné pour réactiver la synchronisation.
Si vous continuez à rencontrer des problèmes lors de la synchronisation de vos événements, consultez les procédures de dépannage .
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Création de fichiers dans les applications mobiles Docs, Sheets et Slides à l'aide de modèles
Annoncé le 15 décembre 2015
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Nouveauté : les modèles facilitent la création de fichiers destinés à des usages spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une proposition de projet dans Google Docs, une facture dans Google Sheets ou une étude de cas dans Google Slides sans avoir à y consacrer trop de temps ni de ressources. En septembre, nous avons commencé à proposer des modèles dans les applications Docs, Sheets et Slides sur le Web. Ce mois-ci, nous les déployons dans les applications correspondantes pour Android et iOS.
Fonctionnement : désormais, lorsque vous créez un document texte, une feuille de calcul ou une présentation sur votre appareil Android ou iOS (en appuyant sur le bouton rouge "+" en bas à droite de l'écran), vous avez la possibilité de choisir un modèle. Ces modèles sont les mêmes que ceux proposés dans les applications Docs, Sheets et Slides sur le Web : agenda de réunion, argumentaire de vente, rapport de dépenses, et bien d'autres encore.
Pour plus d'informations sur ces modèles et leur utilisation, consultez le Centre d'aide .
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Simplicité d'utilisation Optimisation de la recherche dans Google Drive
Annoncé le 9 décembre 2015
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Nouveauté : les fichiers importants que vous stockez dans Google Drive sont non seulement en sécurité, mais également accessibles depuis n'importe quel appareil. Pour vous aider à les retrouver facilement, quel que soit l'appareil utilisé, nous avons déployé une nouvelle fonction de recherche plus performante et plus rapide.
Drive vous permet d'effectuer des recherches dans tous vos fichiers, quel que soit l'appareil qui a servi à leur création. Pour faciliter le processus, vous disposez des nouvelles méthodes suivantes :
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Restreindre votre recherche à un type de fichier donné dans le champ de recherche sous Android, sous iOS et sur le Web Accéder directement aux options de recherche avancées depuis le champ de recherche Accéder aux fichiers récents ou lancer une recherche sur Drive depuis l'écran d'accueil en utilisant le mode d'interaction 3D Touch sous iOS Lancer une recherche sur Drive sans ouvrir l'application, en utilisant la barre de recherche iOS
Plusieurs améliorations ont été apportées en arrière-plan à la fonctionnalité de recherche afin de la rendre encore plus performante. Pour obtenir des résultats plus précis, vous pouvez désormais procéder comme suit :
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Rechercher des fichiers partagés en fonction de leur propriétaire, en indiquant le nom ou l'adresse e-mail de ce dernier Utiliser des options de recherche avancées, telles que la date de modification d'un fichier, les mots qu'il contient ou les personnes avec lesquelles il a été partagé
Toutes ces améliorations ont pour but de faciliter la recherche de fichiers dans Drive.
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Affichage des fonctions de Google Sheets dans la langue de votre choix
Annoncé le 10 décembre 2015
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Nouveauté : des entreprises du monde entier utilisent Google Sheets. Désormais, si la langue définie dans le compte Google d'un utilisateur est l'anglais ou l'une des 21 autres langues compatibles, les fonctions disponibles dans l'application Sheets sur le Web et pour mobile s'affichent dans cette langue (notez toutefois que certaines fonctions spécifiques continuent de s'afficher uniquement en anglais, même si la langue de l'utilisateur est disponible dans Sheets).
Fonctionnement : les nouveaux utilisateurs de Sheets voient s'afficher d'office les fonctions dans la langue de leur choix, dès lors que celle-ci est disponible. Pour les utilisateurs existants , l'application Sheets sur le Web leur propose soit de conserver les fonctions en anglais, soit de les afficher dans leur autre langue. Dans ce dernier cas, les utilisateurs peuvent revenir à l'affichage anglais à tout moment, en sélectionnant Paramètres de la feuille de calcul dans le menu "Fichier", puis en cochant la case Toujours utiliser les noms de fonction en anglais .
Pour obtenir la liste des langues disponibles, consultez l'article du centre d'aide Modifier les paramètres régionaux et les paramètres de fuseau horaire, de renouvellement des calculs et de langue d'une feuille de calcul . Les articles ci-dessous donnent également des informations complémentaires. Pour plus d'informations, consultez les articles suivants du centre d'aide : ● Centre d'aide : Modifier les paramètres régionaux et les paramètres de fuseau horaire, de renouvellement des calculs et de langue d'une feuille de calcul ● Centre d'aide : Modifier la langue ● Centre d'aide : Fonctions et formules
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Conçu pour les entreprises
Gestion des utilisateurs facilitée dans l'application mobile Console d'administration Google pour Android
Annoncé le 1er décembre 2015
Fonctionnalité d'administration
Nouveauté : grâce à l'application mobile Console d'administration, les super-administrateurs Google Apps peuvent effectuer les tâches d'administration les plus courantes depuis leur appareil mobile : gérer les utilisateurs et les groupes, contacter l'assistance, consulter les journaux d'audit, et plus encore.
Dans la dernière version de l'application mobile Console d'administration pour Android, la gestion des utilisateurs et des groupes est encore plus simple grâce aux nouvelles fonctionnalités suivantes :
Importer des utilisateurs depuis la liste des contacts Pour ajouter un compte utilisateur, il suffit aux super-administrateurs Google Apps d' importer l'utilisateur depuis leur liste de contacts . Toutes les coordonnées correspondantes sont alors prérenseignées dans le formulaire d'ajout d'utilisateur. L'administrateur peut les modifier si besoin. Le nouveau compte est ensuite rapidement créé.
Modifier rapidement les rôles et supprimer des membres Lorsqu'ils consultent les coordonnées d'un membre d'un groupe, les super-administrateurs ont désormais la possibilité de modifier le rôle de ce membre ou de supprimer ce dernier du groupe .
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Plus d'informations ● Centre d'aide : Gérer Google Apps depuis un appareil Android ● Centre d'aide : Ajouter un compte utilisateur issu de vos contacts ● Centre d'aide : Gérer des groupes sur un appareil Android ● Télécharger l'application Console d'administration sur Google Play
Inscription de certificats pour Chrome OS
Annoncé le 14 décembre 2015
Fonctionnalité d'administration
Nouveauté : nous avons annoncé en décembre le lancement de l' extension Inscription de certificat pour Chrome OS , qui facilite l'inscription des certificats sur les Chromebooks d'entreprise, ainsi que le déploiement de l'infrastructure de clés publiques Microsoft basée sur Active Directory.
Cette nouvelle extension permet aux utilisateurs de facilement demander l'émission d'un certificat pour leurs Chromebooks gérés afin d'accéder aux ressources et réseaux protégés de l'entreprise. Les administrateurs peuvent également déployer les Chromebooks à grande échelle en automatisant la procédure d'inscription des certificats Active Directory via la console d'administration Google.
Pour connaître la configuration système requise et les instructions de déploiement, consultez le Centre d'aide .
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Présentation de la nouvelle API Calendar Resource
Annoncé le 15 décembre 2015
Fonctionnalité d'administration
Nouveauté : nous mettons régulièrement à jour les API disponibles dans Drive et Agenda, ainsi que celles utilisées pour gérer les domaines Google Apps for Work. Ces nouveaux services offrent aux développeurs des fonctionnalités améliorées par rapport à l'ancienne version. Les administrateurs Google Apps disposent par ailleurs de nouvelles fonctionnalités pour mieux gérer leurs domaines.
Nous avons le plaisir d'annoncer la nouvelle API Calendar Resource , qui fait partie intégrante de l' API Directory du SDK Admin. Elle permet aux clients Google for Work de gérer avec plus de précision leurs ressources physiques : salles de conférence, imprimantes, fauteuils de détente, courts de tennis, appareils de fitness, etc. Ils peuvent ajouter ces ressources aux réunions selon leurs besoins. L'API que nous mettons à votre disposition aujourd'hui remplace l' API GDATA Calendar Resource . Nous invitons donc les développeurs à commencer à transférer leurs applications et outils vers la nouvelle API. Notez que l'API existante ne sera plus disponible à compter de janvier 2017. Nous annoncerons officiellement son arrêt ultérieurement.
Simplification des paramètres de routage des e-mails dans la console d'administration Google Apps
Annoncé le 15 décembre 2015
Fonctionnalité d'administration
Nouveauté : les paramètres de routage des e-mails de la console d'administration permettent aux administrateurs Google Apps de configurer les options par défaut pour leur domaine ou pour des unités organisationnelles spécifiques. Par exemple, vous pouvez router certains messages entrants vers d'autres serveurs ou d'autres destinataires en fonction de leur contenu, ou forcer les messages sortants à transiter par une passerelle avant leur envoi, pour plus de sécurité.
Ces paramètres offrent un niveau de contrôle plus précis aux administrateurs. Leur localisation et leur utilisation dans la console d'administration actuelle n'étant pas évidentes, nous avons décidé de simplifier la procédure. La première étape de ce processus de simplification est l'ajout d'une nouvelle section intitulée Routage sous Gmail > Paramètres avancés > Paramètres généraux .
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Cette section Routage regroupe les paramètres actuels suivants afin de faciliter leur gestion : Routage d'envoi, Routage de réception, Passerelle sortante, Routage par défaut et Routage des e-mails. Les nouveaux paramètres de cette section vont coexister avec les paramètres de routage actuels pendant quelque temps. Notez que cette modification n'a pas d'incidence sur les règles de routage déjà définies.
Par la suite et toujours dans la même optique de simplification, nous continuerons à transférer et à regrouper d'autres paramètres existants dans cette nouvelle section. Des informations supplémentaires vous seront communiquées à ce sujet, restez informé !
Nous invitons les administrateurs à utiliser la nouvelle section Routage pour créer leurs règles de routage des e-mails et ainsi bénéficier des nouvelles fonctionnalités. Outre qu'ils sont plus simples à utiliser, les nouveaux paramètres de routage s'appliquent aux messages de relais SMTP ainsi qu'aux messages envoyés à des groupes d'e-mails. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles avec les anciens paramètres.
Pour plus d'informations sur les nouveaux paramètres Routage , consultez le Centre d'aide .
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En savoir plus sur Google Apps Google for Work Connect (GWC) : la communauté officielle des administrateurs Google Apps
Ressource administrateur
Inscrivez-vous aujourd'hui : Google for Work Connect (GWC) est le répertoire de ressources à consulter pour vous faciliter la tâche avec Google Apps. Inscrivez-vous aujourd'hui pour échanger vos bonnes pratiques, poser des questions et communiquer avec vos pairs et avec les Googleurs. Pour ne manquer aucune information, pensez à lire la chronique hebdomadaire de Luis Vargas, notre Community Manager .
Nouveauté : notre toute première rencontre organisée au Googleplex a remporté un franc succès ! Rejoignez-nous sur GWC pour en savoir plus sur l'événement, ainsi que pour dialoguer avec vos pairs, consulter des photos du réseau social Star Wars et participer aux futures rencontres. En décembre, nous avons officiellement mené à terme notre calendrier éditorial du quatrième trimestre 2015. Les sujets les plus appréciés ont notamment été les suivants : ● Apprendre à stocker et à partager des documents Word sur Drive dans Office : Collaborate with Drive plug-in for Office (Collaborer à l'aide du plug-in Drive pour Office) ● Inciter à l'adoption d'un produit, par Kim Wylie : The power of story telling and sharing use-cases to inspire adoption (Comment inciter à l'adoption d'un produit par des témoignages et des cas d'utilisation) ● Découvrir Smartsheet, la solution recommandée de gestion de projet pour Google Apps for Work : Smartsheet : Better Project Management for Google Apps Customers (Smartsheet : Gestion de projet optimisée pour les clients Google Apps)
Merci pour cette excellente année 2015 à vos côtés ! Pensez à ajouter à vos favoris notre calendrier éditorial du premier trimestre 2016 pour continuer à vous tenir informé.
Google Apps pour tous : The Apps Show sur YouTube, tous les mercredis à 11 h (heure normale du Pacifique)
Partager avec votre organisation
Nouveauté : The Apps Show va entrer dans une nouvelle ère.
Après 100 épisodes et près de 2 millions de vues, Debbie et John s'en vont vers d'autres horizons. Pas d'inquiétude toutefois, The Apps Show continue en 2016 avec un programme exceptionnel, présenté par Drea, James, Jenny et Jimmy .
En novembre et en décembre, nous vous avons présenté des conseils utiles sur Google Goggles , la saisie vocale , le processus d'intégration des nouvelles recrues et le plug-in MS Office .
À faire : lorsque vous apprenez une astuce dans The Apps Show , n'hésitez pas à partager l'épisode !
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Vidéos What's New for Apps Admins
Ressource administrateur
Nouveauté : les vidéos What’s New for Apps Admins offrent un récapitulatif de toutes les fonctionnalités parues au cours du mois écoulé et qui concernent les administrateurs Google Apps. N'hésitez pas à les visionner et à les partager.
Fonctionnement : ajoutez la playlist à vos favoris YouTube et consultez-la tous les mois pour connaître les dernières nouveautés. Vous pouvez également accéder à tous les enregistrements vidéo depuis les archives du site What's New.
Merci d'avoir lu cette newsletter ! N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires sur les améliorations que nous pouvons y apporter.
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