Bénéficier des outils de partage de Microsoft Outlook avec le serveur MDaemon.
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Sommaire Introduction......................................................................................................... 3 À propos de MDaemon ..................................................................................... 3 À propos de Alt-N Technologies ....................................................................... 3 Outlook Connector et travail collaboratif ......................................................... 4 Bénéfices .......................................................................................................... 4 Coûts et qualité ................................................................................................. 4 Avantages et inconvénients de Outlook et Exchange ....................................... 4 Outlook Connector : concept et fonctionnalités .............................................. 5 Architecture de Outlook Connector ................................................................... 5 Principales fonctionnalités de Outlook Connector ............................................. 6 Côté serveur .............................................................................................................. 6 Côté client.................................................................................................................. 6 Configuration requise pour la version actuelle .................................................. 6
Installation et configuration de la partie serveur ............................................. 7 Installation ......................................................................................................... 7 Configuration..................................................................................................... 8 Autoriser un compte par le biais de l’Éditeur de compte ................................... 9 Envoyer des rappels du calendrier aux utilisateurs de Outlook Connector ..... 10 Configuration des options de journalisation .................................................... 11 Inclure l’activité de Outlook Connector dans le journal détaillé ....................... 11 Installation et configuration du module client ............................................... 13 Installation ....................................................................................................... 13 Configuration du compte avec Outlook 2000/2002/2003 ................................ 14 Configuration du compte avec Outlook 2007 .................................................. 17 Partager un dossier......................................................................................... 19 Configuration de l’autorépondeur .................................................................... 20 Options d’Outlook Connector .......................................................................... 22
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Introduction Microsoft Outlook est couramment utilisé pour ses outils collaboratifs. Toutefois, de nombreux utilisateurs considèrent que Outlook n’est véritablement efficace que lorsqu’il est associé au serveur Exchange. Or, Exchange représente souvent une charge beaucoup trop lourde pour les petites et moyennes entreprises, aussi bien en termes de coût d’achat que d’administration (en particulier pour les entreprises ne possédant pas ou peu de personnel qualifié dans ce domaine). Outlook Connector permet de bénéficier des avantages de Microsoft Outlook à des prix abordables et de façon sécurisée, en utilisant le serveur MDaemon au lieu de Exchange.
À propos de MDaemon Le serveur de messagerie MDaemon propose des services professionnels de gestion du courrier et de partage de données dans un environnement sécurisé ; accessibles même pour les non spécialistes. La version Pro (requise pour Outlook Connector) inclut les services suivants : SMTP, POP, IMAP, DomainPOP, MultiPOP, administration à distance, Webmail, listes de diffusion, catalogues, passerelles et SyncML. Un serveur LDAP est également disponible gratuitement pour la gestion des comptes. MDaemon est l’un des meilleurs produits de sa catégorie en termes de simplicité d’utilisation et de sécurité. Ses paramètres par défaut facilitent au maximum son utilisation, mais il contient également de nombreuses options avancées que les professionnels peuvent ajuster à leur convenance. Il comprend aussi de nombreux outils de sécurité destinés à détecter le spam et les tentatives d’accès non autorisé. Un module additionnel, AntiVirus for MDaemon, assure une protection efficace du serveur contre les virus. Plus d’informations sur MDaemon sont disponibles à l’adresse : http://www.watsoft.com/mdaemon
À propos de Alt-N Technologies Alt-N Technologies développe des applications logicielles orientées Internet, Intranet, WAN et LAN. Sa gamme de produits inclut, sous forme de licences individuelles, le serveur de messagerie MDaemon, l’application collaborative Outlook Connector qui active les fonctionnalités de partage de Outlook via MDaemon, le programme MDaemon AntiVirus et le serveur de télécopies RelayFax. Elle comporte également des modules entièrement gratuits, comme le serveur LDAP LDaemon. Ces produits intègrent des fonctionnalités professionnelles et proposent un démarrage en mode simple. Ils sont vendus aux quatre coins du monde par l’intermédiaire d’un réseau de distributeurs qui prend également en charge l’assistance technique. Alt-N Technologies est une entreprise privée implantée à Grapevine (Texas).
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Outlook Connector et travail collaboratif Les logiciels de travail collaboratif (groupware en anglais) sont comme leur nom l’indique destinés à faciliter le travail de groupe en partageant des calendriers, messages, contacts, tâches, notes...
Bénéfices De tels logiciels facilitent le travail en équipe et apportent les avantages suivants : • • • • • •
Communication simplifiée grâce au partage des e-mails. Partage des contacts. Préparation de projets et de rendez-vous communs. Archivage commun. Documentation centralisée. Connaissance en temps réel des activités et projets de l’équipe.
Cela s’applique particulièrement aux domaines suivants : résolution de problèmes, création de projets, négociation, planification, analyse...
Coûts et qualité Auparavant, pour bénéficier d’outils de partage efficaces, il était nécessaire de posséder du matériel performant, des logiciels complexes et de former des techniciens spécialisés. Ces outils ne sont donc souvent accessibles que pour les grandes entreprises. En effet, le ratio coût/bénéfice est généralement trop élevé pour les petites structures. De nombreux produits sont disponibles sur le marché, mais le plus répandu est Microsoft Outlook associé au serveur Exchange. Cette solution fait également partie des plus onéreuses à installer et à administrer. Au contraire, avec Outlook Connector for MDaemon il est possible d’utiliser Outlook dans un environnement collaboratif en toute simplicité et à moindre coût.
Avantages et inconvénients de Outlook et Exchange Outlook est un outil de traitement des informations personnelles fourni avec Microsoft Office. Ses fonctionnalités de base incluent la gestion du courrier, de calendriers, contacts, notes et tâches d’un utilisateur. Associé à Microsoft Exchange Server, Outlook partage ces informations entre les membres d’un ou plusieurs groupes. Cependant, de nombreux administrateurs lui reprochent sa relation propriétaire avec Exchange pour le partage d’informations. Certains critiques considèrent même que l’utilisation de technologies propriétaires empêche l’échange d’informations avec des outils standard. De plus, Exchange nécessite du matériel coûteux et performant ainsi que des mises à jour fréquentes du système d’exploitation. Par conséquent de plus en plus d’entreprises choisissent des plateformes de messagerie plus ouvertes et simples d’utilisation, comme des serveurs IMAP standard. Alt-N Technologies a donc développé Outlook Connector afin d’intégrer et de partager les dossiers de Outlook avec MDaemon. www.watsoft.com 4 avenue Gustave Eiffel 33600 PESSAC – FRANCE
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Outlook Connector : concept et fonctionnalités Architecture de Outlook Connector L’illustration ci-dessous indique le fonctionnement du module Outlook Connector du point de vue de l’utilisateur.
Ce module s’installe et se configure très facilement, aussi bien côté client que côté serveur. De plus, il est possible de configurer plusieurs comptes Outlook Connector avec un seul profil Outlook. Les données sont partagées par le biais de dossiers publics et de l’extension « Exchange Client » d’Outlook Connector :
Sur le serveur, toutes les données d’Outlook sont conservées dans des dossiers IMAP : un dossier différent est créé en fonction du type d’information (courrier, calendrier, contacts, dossiers personnels...) pour chaque utilisateur. Ce dernier accorde ensuite par dossier les droits d’accès de son choix aux autres utilisateurs. Outlook Connector envoie et reçoit les informations par le biais de MDaemon en utilisant les protocoles SMTP et IMAP.
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Le client Outlook se connecte à MDaemon à l’aide de l’extension Exchange Client, qui effectue la liaison entre le protocole IMAP du serveur et le protocole MAPI d’Outlook. Outlook conserve une copie des données du serveur dans un fichier local. Toutefois, les données principales sont stockées sur le serveur. (Les données conservées en local sont utilisées pour le travail hors connexion.)
Principales fonctionnalités de Outlook Connector Côté serveur • • • • • •
Activation du partage par serveur ou par domaine Ajout d’utilisateurs individuels ou de groupes. Mise à jour des listes de contacts. Activation/désactivation de Outlook Connector dans l’Éditeur de compte. Envoi de rappels du calendrier aux utilisateurs de Outlook Connector. Options de journalisation de l’activité.
Côté client • • • • • • •
Possibilité de configurer plusieurs comptes sur un seul profil. Personnalisation des paramètres de chaque compte. Sélection des dossiers partagés. Attribution de droits d’accès différents pour chaque utilisateur. Possibilité d’appliquer les droits d’accès d’un dossier à ses sous-dossiers. Support de l’affichage des messages par date, objet, expéditeur... Autorépondeur.
Configuration requise pour la version actuelle • • • • • • • • • •
MDaemon Pro 9.0 ou ultérieur Processeur Pentium III 500 MHz (ou supérieur) 256 Mo de mémoire (512 Mo recommandés) Au moins 30 Mo d’espace disque pour le programme Au moins 5 Mo d’espace disque pour les fichiers de données (varie en fonction de la quantité d’informations conservées en local) Microsoft Windows XP/2000/2003/Vista (versions 32 bits uniquement) Outlook 2000, XP, 2003, 2007 Internet Explorer 5.5 ou ultérieur Protocole TCP/IP Connexion Internet ou Intranet
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Installation et configuration de la partie serveur Installation Ce composant est disponible en téléchargement à l’adresse : http://www.watsoft.com/dload/dload_login.asp (version d’évaluation de 30 jours) : 1. Téléchargez le programme d’installation et ouvrez-le.
2. Cliquez sur Suivant. 3. Saisissez l’URL de votre serveur WorldClient si vous souhaitez que vos utilisateurs reçoivent automatiquement un e-mail contenant un lien pour télécharger le module Outlook Connector. 4. Cliquez sur Suivant puis sur Terminer. Si vous avez indiqué l’URL de votre serveur WorldClient, un message de confirmation s’affiche au démarrage de MDaemon.
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Configuration 1. Cliquez sur Comptes > Paramètres des comptes > Outlook Connector.
2. Cochez l’option Activer Outlook Connector.
3. D’autres options sont disponibles : o Afficher tous les comptes MDaemon pour les utilisateurs de Outlook Connector. o ...afficher uniquement les comptes du même domaine que Outlook Connector. 4. Si vous cliquez sur le bouton Créer les dossiers partagés de Outlook Connector, les dossiers suivants sont créés : o Calendrier o Contacts o Journal o Notes o Tâches www.watsoft.com 4 avenue Gustave Eiffel 33600 PESSAC – FRANCE
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5. Cliquez sur l’onglet Comptes.
6. Pour ajouter une adresse à la liste des utilisateurs autorisés, sélectionnez-la dans le menu déroulant puis cliquez sur Ajouter.
7. Pour autoriser tous les utilisateurs à se connecter avec Outlook Connector, cliquez sur le bouton Autoriser tous les comptes à utiliser Outlook Connector.
8. Cliquez sur OK ou sur Appliquer.
Autoriser un compte par le biais de l’Éditeur de compte L’accès à Outlook Connector s’active/se désactive également dans les propriétés du compte : 1. Cliquez sur Comptes > Modifier un compte
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2. Sélectionnez un compte dans la liste et cliquez sur OK. 3. Cochez l’option Ce compte utilise... Outlook Connector.
4. Cliquez sur OK ou sur Appliquer.
Envoyer des rappels du calendrier aux utilisateurs de Outlook Connector Pour activer ou désactiver l’envoi de rappels : 1. Cliquez sur Configuration > Services Web et SyncML.
2. Cliquez sur l’onglet Calendrier de WorldClient. 3. Cochez l’option ...envoyer également des rappels aux utilisateurs de Outlook Connector.
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4. Cliquez sur OK ou sur Appliquer.
Configuration des options de journalisation Pour inclure l’activité de Outlook Connector dans le journal de MDaemon : 1. Cliquez sur Configuration > Domaine & serveurs par défaut > Journalisation 2. Cliquez sur l’onglet Options. 3. Cochez l’option Outlook Connector.
4. Cliquez sur OK ou sur Appliquer.
Inclure l’activité de Outlook Connector dans le journal détaillé Le volet droit de l’interface principale de MDaemon contient divers onglets détaillant l’activité du serveur. Pour y inclure Outlook Connector : 1. Cliquez sur Configuration > Domaine & serveurs par défaut > Journalisation. 2. Cliquez sur l’onglet Journal détaillé. 3. Cochez la case Outlook Connector.
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4. Cliquez sur OK ou sur Appliquer.
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Installation et configuration du module client Installation Une fois Outlook Connector installé sur le serveur, vos utilisateurs peuvent télécharger le module client en se connectant à WorldClient : 1. Ouvrez WorldClient dans votre navigateur, et cliquez sur Options. 2. Cliquez sur Outlook Connector. 3. Cliquez sur le bouton Télécharger Outlook Connector et enregistrez le programme d’installation.
4. Si Outlook est en cours d’exécution, fermez-le. 5. Ouvrez le programme d’installation. 6. Suivez les instructions.
7. Cliquez sur Terminer.
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Configuration du compte avec Outlook 2000/2002/2003 Attention : si vous utilisez Outlook 2000, pour fonctionner avec Outlook Connector, Outlook doit être configuré en mode « Groupe de travail ». Pour cela, dans Outlook 2000, cliquez sur Options, sur l’onglet Remise de courrier puis sur le bouton Reconfigurer le support courrier. Choisissez ensuite l’option Groupe de travail et enregistrez les modifications. Pour configurer le compte Outlook Connector : 1. Ouvrez le Panneau de configuration et double-cliquez sur Courrier. 2. Cliquez sur le bouton Afficher les profils.
3. Cliquez sur Ajouter.
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4. Saisissez un nom et cliquez sur OK.
5. Dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite, sélectionnez Ajouter un nouveau compte de messagerie et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez Types de serveurs supplémentaires et cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez Outlook Connector for MDaemon et cliquez sur Suivant.
8. Dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite, saisissez les informations requises, puis cliquez sur Tester les paramètres de compte.
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9. En cas d’échec, assurez-vous que les informations saisies soient correctes. 10. Une fois l’opération terminée, cliquez sur OK dans toutes les fenêtres ouvertes. Vous pouvez alors ouvrir Outlook et bénéficier d’Outlook Connector.
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Configuration du compte avec Outlook 2007 Pour configurer le compte Outlook Connector : 1. 2. 3. 4. 5.
Ouvrez le Panneau de configuration et double-cliquez sur Courrier. Cliquez sur le bouton Afficher les profils. Cliquez sur le bouton Ajouter. Saisissez un nom et cliquez sur OK. Cochez l’option Configurer manuellement les paramètres du serveur... et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez Autre, choisissez Outlook Connector et cliquez sur Suivant. 7. Dans la fenêtre qui s’ouvre ensuite, saisissez les informations requises (, puis cliquez sur Tester les paramètres de compte. 8. Une fois l’opération terminée, cliquez sur OK dans toutes les fenêtres ouvertes.
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9. En cas d’échec, assurez-vous que les informations saisies sont correctes.
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Partager un dossier 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager. 2. Cliquez sur le bouton Dossier de la barre d’outils Outlook Connector.
3. Cliquez sur Ajouter.
4. Sélectionnez une adresse e-mail dans la liste déroulante.
5. Cliquez sur OK. Le droit d’accès accordé par défaut est Invité. 6. D’autres statuts par défaut sont disponibles dans le menu déroulant.
7. Pour personnaliser les droits accordés, cliquez sur Avancé.
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Diverses options sont disponibles : o o o o o o o o o
Consultation — L’utilisateur peut voir le dossier mais pas son contenu. Lecture — L’utilisateur peut voir le contenu du dossier. Marqueur lu — La consultation modifie le marqueur lu. Écriture — L’utilisateur peut modifier les marqueurs des messages. Insertion — L’utilisateur peut ajouter des éléments dans le dossier. Envoi — L’utilisateur peut envoyer des e-mails. Création — L’utilisateur peut créer des éléments dans le dossier. Suppression — L’utilisateur peut supprimer des messages. Administrateur — L’utilisateur peut modifier les droits d’accès.
8. Si le dossier sélectionné possède des sous-dossiers vous pouvez y attribuer les mêmes droits en cochant l’option Appliquer les permissions à tous les sous-dossiers.
Configuration de l’autorépondeur Les autorépondeurs font partie de MDaemon mais peuvent être configurés dans Outlook de la façon suivante : 1. Cliquez sur Autorépondeur dans la barre d’outils.
2. Cochez l’option Activer l’autorépondeur. www.watsoft.com 4 avenue Gustave Eiffel 33600 PESSAC – FRANCE
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3. Il est également possible de programmer une heure de début et de fin. (S’il n’est pas programmé, l’autorépondeur fonctionne jusqu’à ce qu’il soit arrêté manuellement.) 4. Saisissez le message de votre choix puis cliquez sur OK.
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Options d’Outlook Connector Ce module contient également diverses options plus avancées, disponibles en cliquant sur le bouton Compte :
La fenêtre des propriétés de Outlook Connector s’affiche alors. Elle contient plusieurs onglets :
L’onglet Général reprend les principaux paramètres du compte et l’onglet Avancé inclut des informations détaillées sur les serveurs IMAP et SMTP ainsi que des options d’authentification et SSL.
L’onglet Dossiers permet de consulter la liste des dossiers IMAP et d’afficher ceux de votre choix. Dans l’onglet Envoyer/Recevoir, vous sélectionnez les dossiers auxquels s’applique la commande « Envoyer/Recevoir ».
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L’onglet Autres contient des options pour l’envoi de confirmations de lecture ainsi que pour le choix de l’emplacement du cache local. Enfin, À propos de indique le numéro de la version actuelle.
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