GFI FAXmaker for Exchange/SMTP 12

Manuel de l’utilisateur client

Par GFI Software Ltd.

Ce manuel a été produit par GFI SOFTWARE Ltd.

GFI SOFTWARE Ltd. http://www.gfsfrance.com Email : [email protected]

Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Les entreprises, les noms et les données utilisés ciaprès, à titre d’exemple, sont fictifs à moins d’une notification contraire. Ce document, même partiellement, ne peut être reproduit ou transmis, sous quelque forme ou quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, et quel qu’en soit l’objet, sans l’autorisation expresse et écrite de GFI Software Ltd. FAXmaker est un copyright de GFI SOFTWARE Ltd. 1995-2005 GFI SOFTWARE Ltd. Tous droits réservés. FAXmaker est une marque déposée, et GFI SOFTWARE ainsi que le logo GFI SOFTWARE sont des marques déposées de GFI SOFTWARE Ltd. en Europe, aux Etats-Unis et dans les autres pays. Version 3.03 – Dernière mise à jour 18 février 2005

Table des matières Envoi et réception des fax

3

Introduction à l’envoi d’un fax ........................................................................................ 3 Spécifier l’adresse email ........................................................................................... 3 Envoyer un fax ............................................................................................................... 3 Envoyer un fax pour la deuxième fois............................................................................ 7 Aperçu du fax ................................................................................................................. 8 Réception d’un Fax ........................................................................................................ 8

Envoi et réception des SMS

11

Introduction à la passerelle SMS ................................................................................. 11 Envoi d’un SMS grâce à l’option SMS de FAXmaker .................................................. 12

Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook

15

Introduction .................................................................................................................. 15 Envoi d’un fax avec un formulaire Microsoft Outlook Message................................... 15 Envoi d’un fax avec la commande envoi ..................................................................... 17 Envoi de SMS à partir de Microsoft Outlook................................................................ 17 Envoyer un fax pour la deuxième fois.......................................................................... 18 Aperçu du fax ............................................................................................................... 19

Envoi et réception de fax & SMS depuis des clients e-mail

21

Introduction .................................................................................................................. 21 Envoyer un fax ............................................................................................................. 21 Options de fax avec une application email .................................................................. 21 Envoi d’un SMS............................................................................................................ 23

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

25

L’utilitaire de visualisation de fax ................................................................................. 25 Annotation de fax ......................................................................................................... 26 Le carnet d’adresses de FAXmaker............................................................................. 28 La gestion de destinataires individuels ........................................................................ 29 Gestion de Groupes ..................................................................................................... 30 Gestion de carnets d’adresses .................................................................................... 32

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des fax • i

Envoi et réception des fax

Introduction à l’envoi d’un fax Les fax peuvent être envoyés de différentes façons : 1. Créez ou ouvrez un document avec n’importe quelle application Windows et imprimez-le sur l’"imprimante FAXmaker". Le document sera converti au format fax, attaché au formulaire FAXmaker Fax Message ou au formulaire Outlook New Message. 2. Démarrez le formulaire FAXmaker Fax Message à partir du groupe de programmes FAXmaker et envoyez directement un fax. 3. Ouvrez Microsoft Outlook, créez un nouveau message, tapez-en le contenu à envoyer, ajoutez les pièces jointes si nécessaire et envoyez le fax directement à partir de Microsoft Outlook. 4. A partir de n’importe quelle application Microsoft Office, utilisez la commande « Envoyer à », qui se trouve sous le menu fichier. Ceci attachera le document créé au nouveau message email Microsoft Outlook. Le client FAXmaker consiste en un pilote d’imprimante fax, un visualiseur de fax et le formulaire facultatif FAXmaker Fax Message. Ce dernier est compatible avec le carnet d’adresses Outlook bien qu’il ait son propre carnet d’adresses pour les utilisateurs qui ne possèdent pas Outlook.

Spécifier l’adresse email

Capture d’écran 1 – Spécifier une adresse email

Lors de la première utilisation du formulaire FAXmaker Fax Message vous devrez taper une adresse email qui servira à vous envoyer les rapports de livraison.

Envoyer un fax Pour envoyer un fax depuis une application Windows 1. Créez un nouveau document Windows ou ouvrez-en un déjà existant. FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des fax • 3

Capture d’écran 2 – Sélectionnez un pilote d’imprimante FAXmaker

2. Imprimez votre document sur l’imprimante FAXmaker. Par exemple, sous Microsoft Word, choisissez l’option Imprimer depuis le menu Fichier. Dans la boîte de dialogue d’impression cliquez sur Imprimante > Nom d’imprimante et choisissez FAXmaker. Cliquez OK. Si vous avez choisi le formulaire Outlook New Message apparaisse après avoir impression sur le pilote d’impression FAXmaker, allez au chapitre « Envoyer un fax avec le formulaire Microsoft Outlook Message » pour connaître les étapes suivantes.

Capture d’écran 3 - Le formulaire FAXmaker Fax Message

3. Le formulaire FAXmaker Fax Message apparaîtra avec votre document joint sous forme de fichier fax. Si vous souhaitez placer une page de garde devant ce document, vous pouvez taper un message. 4 • Envoi et réception des fax

FAXmaker for Exchange Manual

Vous pouvez également joindre des documents Office en utilisant la fonction « Insérer » sous le menu (ou par une combinaison de touches CTRL+F sur le clavier). Remarque : Lorsque vous joignez des fichiers autres que des fichiers fax de FAXmaker, assurez-vous que toutes les polices et objets utilisés dans votre document sont aussi présents sur le serveur. 4. Maintenant, précisez le(s) destinataire(s) du fax: Cliquez sur le bouton A… Le carnet d’adresses Outlook apparaitra. Sélectionnez maintenant la Liste des Contacts Outlook et choisissez un destinataire. Assurez-vous que le champ Télécopie (Bureau) comporte le numéro de fax du destinataire. Si ceci est le cas, le correspondant apparaîtra au sein du carnet d’adresses sous Outlook avec le numéro (de télécopie bureau)après le nom. Cliquez sur A-> pour ajouter le destinataire. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires. Cliquez OK lorsque vous avez fini. Si vous envoyez un fax ponctuel à un correspondant que vous ne voulez pas inclure dans votre carnet d’adresses vous pouvez préciser le numéro de fax directement dans le champ « A: » .

Capture d’écran 4 - Sélection d’un destinataire de fax

Si vous utilisez le carnet d’adresses sous FAXmaker Cliquez sur « A: » pour ouvrir le carnet d’adresses FAXmaker. Ici vous pouvez sélectionner un destinataire de fax. Si vous souhaitez ajouter un nouveau numéro de fax, cliquez « Ajouter ». Ceci active et ouvre la boîte de dialogue « Modifier l’enregistrement » qui vous permet d’ajouter un destinataire. Cliquez OK après avoir choisi le destinataire du fax. Le correspondant fax sera ajouté. 5. Après avoir indiqué le destinataire, vous pouvez préciser les options de fax. Le menu des options de fax est disponible à partir du menu Fax > Options, à partir du bouton d’options sur la barre d’outils ou par la combinaison de touches CTR+O. Les options suivantes sont disponibles :

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des fax • 5

Capture d’écran 5 – Options de formats FAX

Options de format Résolution : Choisissez la résolution du fax que vous souhaitez utiliser.* Envoyer page de garde : Le choix de cette option ajoutera une page de garde au fax. Nom de la page de garde : Si vous voulez envoyer une page de garde différente de la page de garde par défaut, entrez le nom de fichier de la page de garde que vous voulez utiliser. (L’administrateur doit la configurer sur le serveur.) Remarquez que la liste de pages de garde ne liste pas toujours automatiquement celles qui sont disponibles sur le serveur.

Options de remise des fax 6 • Envoi et réception des fax

FAXmaker for Exchange Manual

Options de remise des fax Importance : Le paramétrage du niveau d’importance (normal/haut) affecte seulement le temps de remise des fax si seulement il y a un nombre important de fax dans la file d’attente. Vous pouvez préciser cette option directement depuis la barre d’outils. Code de facturation : Ce code de facturation est utilisé à des fins de comptabilité pour imputer les frais des fax (Optionnel). Programmation : Si vous voulez que le fax soit envoyé à heure plus tard, cochez cette option et sélectionnez la date et l’heure d’envoi de votre choix. 6. Maintenant, précisez un objet pour votre fax (ceci vous permettra de reconnaître le fax lorsque vous recevez une notification de l’état du fax). 7. Lorsque vous avez fini, cliquez sur le bouton Envoyer (Combinaison des touches sur le clavier: CTRL+ S). FAXmaker enverra ensuite votre document par fax. Peu après vous recevrez un rapport de transmission vous informant si le fax a été envoyé avec succès, le nombre de page et l’heure d’envoi. Si votre fax n’a pas été envoyé, le rapport indiquera la raison pour laquelle l’envoi a échoué.

Pour envoyer un fax directement depuis FAXmaker 1. Lancez le formulaire de message fax de FAXmaker depuis le groupe de programmes FAXmaker. 2. Suivez la procédure ci-dessus pour envoyer un fax depuis une application Windows « Envoyer un fax à partir d’une application Windows » à partir de l’étape 4.

Envoyer un fax pour la deuxième fois Envoyer un fax à nouveau est chose facile. Il suffit de répondre au rapport de transmission réussie ou échouée que le serveur FAXmaker vous aura envoyé. GFI FAXmaker enregistre une copie des fax sur le serveur de façon à pouvoir les envoyer à nouveau immédiatement. Il se chargera de vérifier que l’adresse de l’option « Répondre à » correspond au numéro de fax du destinataire d’origine. Ainsi, vous pouvez tout simplement appuyer sur le bouton de réponse pour envoyer le même fax au même destinataire. Bien entendu, GFI FAXMaker n’ajoutera pas le rapport de transmission au fax. Au besoin, vous pouvez éditer le numéro du destinataire dans le champs « A : ». Cependant, vous ne pouvez pas changer le champ d’objet car il contient un code servant à retrouver votre fax. GFI FAXmaker garde en mémoire les échecs d’envoi pour une semaine sur le serveur et les envois réussis pour deux jours. Après quoi, vous pouvez renouveler l’envoi d’un fax de 2 façons : 1. A partir de l’email du rapport de transmissions, appuyez sur « Répondre » et éditer le rapport de transmission. GFI FAXmaker insèrera le numéro de fax du destinataire d’origine dans l’espace d’adressage. Le texte initial du fax se trouvera dans le corps du message de réponse. Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le fax. 2. Si votre fax contient des attachements, non inclus dans le texte de la page de garde, vous devrez utiliser la fonction de transfert (Forward) de votre client serveur de messagerie car répondre à un FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des fax • 7

email n’insèrera pas les pièces jointes du message d’origine. Dans ce cas, à partir de l’email du rapport de transmissions, appuyez sur le bouton de transfert. Copiez et collez maintenant le numéro de fax à partir de la section « De : » du rapport de transmission. Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le fax.

Aperçu du fax Avant d’envoyer un fax important, il est parfois préférable de s’assurer que tout est bien en place et donc d’en avoir un aperçu. Pour cela, vous pouvez demander au serveur fax de vous en envoyer un aperçu :

Capture d’écran 6 – Demande d’aperçu

1. Dans la barre à outils du formulaire FAXmaker Fax Message, cliquez Request Preview, qui est situé à droite de la touche d’envoi,Send. 2. Le serveur fax convertira le fax et l’enverra en tant que pièce jointe dans votre boîte à lettres. L’objet du message ressemblera à un code du genre [::send=pbc123ff]. 3. Si vous êtes satisfait du fax et que vous voulez maintenant l’envoyer, appuyez sur « Répondre » (Reply) et cliquez sur « Envoyer ». Le fax sera immédiatement envoyé par le serveur. Lorsque que vous demandez un aperçu d’un fax particulier, vous avez 24h pour l’envoyer après quoi il sera supprimé.

Réception d’un Fax Les fax entrants sont reçus dans la boîte de réception de Microsoft Outlook. L’intitulé du message sera « Fax reçu ». Pour visualiser le fax, double cliquez sur le message. Le message contiendra les détails du fax. Ensuite, double cliquez sur la pièce jointe pour que le fax s’affiche à l’écran.

Capture d’écran 7 – Nouveau fax reçu dans Outlook. L’email montre le rapport de transmission, la boîte de réception indique l’identifiant de fax de l’expéditeur 8 • Envoi et réception des fax

FAXmaker for Exchange Manual

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des fax • 9

Envoi et réception des SMS

Introduction à la passerelle SMS FAXmaker comprend une passerelle email2SMS, permettant aux utilisateurs d'envoyer des messages SMS. Le message SMS est très populaire, et est de plus en plus utilisé dans les affaires.

Que signifie SMS? Le service de message court (Short Message Service: SMS), aussi appelé un texto, est la capacité d'envoyer et de recevoir des messages de textes depuis les téléphones portables. Le texte peut comporter des mots, des nombres ou une combinaison alphanumérique. Le message SMS a été créé en tant qu’élément de la norme de la phase 1 de GSM. Le premier message SMS est censé avoir été envoyé en décembre 1992 depuis un ordinateur individuel (PC) à un téléphone portable sur le réseau de Vodafone GSM, au Royaume-Uni. Chaque message SMS contient jusqu'à 160 caractères quand les alphabets latins sont utilisés, et 70 caractères quand les alphabets non Latins tels que l'Arabe et le Chinois sont utilisés.

Pourquoi utiliser une passerelle SMS? Des messages SMS peuvent être envoyés depuis n'importe quel téléphone portable GSM comme depuis plusieurs prestataires de service basés sur Internet. L’utilisation d'une passerelle centrale SMS d’entreprise comporte beaucoup d’avantages : •

L’envoi de messages depuis Outlook est beaucoup plus rapide que depuis un téléphone portable.

•

L’envoi de messages depuis votre ordinateur vous permet d’utiliser la liste de contacts d’Outlook.

•

L’envoi de messages depuis Outlook vous permet de garder une copie des messages SMS envoyés

•

Un fournisseur Web de SMS induit des coûts administratifs supplémentaires et cela signifie que les utilisateurs doivent se connecter au service avec leur compte d’utilisateur. Tout ceci représente des étapes supplémentaires pour l’utilisateur et une gestion supplémentaire pour l’administrateur.

•

A moins de bénéficier d’un téléphone portable couvert par son employeur, l’utilisateur privé doit payer pour les messages SMS envoyés.

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des SMS • 11

Envoi d’un SMS grâce à l’option SMS de FAXmaker Pour envoyer un SMS, utilisez le formulaire de message SMS FAXmaker Send. Ce formulaire vous permet si vous le souhaitez de sélectionner le destinataire SMS à partir de votre liste de contacts Outlook. Vérifiez bien que le champ devant contenir le numéro de portable du destinataire a été rempli.

Capture d’écran 8 – Formulaire de message SMS

1. Lancez le formulaire de message SMS de FAXmaker depuis le groupe de programmes FAXmaker.

Capture d’écran 9 - Saisie d’un numéro de téléphone portable pour créer un contact

2. Il est possible de préciser le destinataire de deux façons : en entrant le numéro dans le champ To: ou en sélectionnant un destinataire dans le carnet d’adresse Outlook. Dans ce cas, veuillez vérifier que le destinataire a un numéro de téléphone portable dans le champ téléphone portable avant de cliquer sur To:. . Pour saisir un numéro de téléphone portable pour un contact, veuillez aller sur la liste de contacts (nœud contacts) et double cliquez sur le destinataire. Tapez alors le numéro de téléphone portable GSM dans le champ «

12 • Envoi et réception des SMS

FAXmaker for Exchange Manual

mobile » (juste en dessous de « Business fax »). Cliquez sur Save and Close pour sauvegarder le numéro de téléphone portable. Remarque : Si vous utilisez un service SMS Web, vérifiez que vous avez bien tapé le numéro du téléphone portable sous sa forme internationale, c’est-à-dire précédé de son code international. Par exemple + 35699407512 3. Vous pouvez alors sélectionner le destinataire en cliquant sur To… La liste de contacts d’Outlook apparaît alors. Sélectionner le destinataire. (l’email sera écrit derrière le contact, mais le formulaire SMS extraira tout de même le numéro de téléphone portable ). Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires. Cliquer sur OK une fois l’opération terminée.

Remarque : Le contact n’apparaîtra que si vous avez saisi une adresse email OU un numéro de fax. Il vous faut donc saisir une adresse email ou un numéro de fax pour chaque contact. 4. Lorsque vous avez fini, cliquez sur le bouton Send (Combinaison des touches sur le clavier: CTRL+ S). FAXmaker envoie alors le SMS. Peu après, vous recevrez un rapport de transmission dans votre boîte de réception indiquant si le SMS a bien été envoyé ou non.

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception des SMS • 13

Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook

Introduction Si votre enterprise possède Exchange Server 2000 ou 2003, vous pouvez envoyer et recevoir des fax directement à partir de Microsoft Outlook grâce aux méthodes décrites dans ce chapitre. Si votre enterprise ne possède pas Exchange Server 2000 ou 2003, vous pouvez toujours envoyer et recevoir des fax directement à partir de Microsoft Outlook cependant vous devez suivre la méthode décrite dans le chapitre « Envoi et réception de fax & sms à partir des clients email ». Aussi référez-vous à ce chapitre si vous voulez envoyer et recevoir des fax à partir de Microsoft Outlook Express grâce au Serveur Exchange 2000/2003.

Envoi d’un fax avec un formulaire Microsoft Outlook Message 1. Imprimez sur le pilote d’impression FAXmaker (pour cela il faut que votre administrateur ait configure le fiormulaire Outlook New Message de façon à ce qu’il apparaisse à l’écran automatiquement après l’impression sur le pilote FAXmaker) ou créez un nouveau message électronique dans Outlook. 2. Si vous avez imprimé sur le pilote FAXmaker, votre document sera alors ajouté en pièce jointe au formulaire New Message. Le texte que vous tapez dans l’email sera formaté sur la page de garde de défaut de votre société. Vous pouvez aussi joindre des documents Office et fichiers HTML ou PDF. Le message même peut être formaté en utilisant HTML.

,

Si vous voulez joindre un fichier qui contient un objet ou qui utilise des polices différentes, imprimez le document localement plutôt que de l’attacher, car le serveur Fax n’aura pas accès à vos polices ou aux objets ajoutés.

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook • 15

Capture d’écran 10 - Boîte de dialogue d’envoi de message Outlook avec pièce jointe Microsoft Word

3. Maintenant, précisez le(s) destinataire(s) du fax: Cliquez sur le bouton A… dans le formulaire Outlook New Message . Le carnet d’adresses Outlook apparaitra. Sélectionnez maintenant la Liste des Contacts Outlook et choisissez un destinataire. Assurez-vous que le champ Business FAX comporte le numéro de fax du destinataire. Si ceci est le cas, le correspondant apparaîtra au sein du carnet d’adresses sous Outlook avec le numéro après le nom. Cliquez sur « A-> » pour ajouter le destinataire. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires. Cliquez OK lorsque vous avez fini.

Capture d’écran 11 - Sélection d’un destinataire de fax

Astuce: Comment créer une adresse ponctuelle avec le système d’adressage SMTP Si vous envoyez un fax ponctuel à un correspondant que vous ne voulez pas inclure dans votre carnet d’adresses vous pouvez préciser le numéro de fax directement dans le champ « A: ». dans le format suivant : [fax:], par exemple [fax: 0234123918]. 4. Lorsque vous avez fini, cliquez « Envoyer ». FAXmaker enverra ensuite votre document par fax. Peu après vous recevrez un rapport de transmission vous informant si le fax a été envoyé avec succès, le

16 • Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook

FAXmaker for Exchange Manual

nombre de page et l’heure d’envoi. Si votre fax n’a pas été envoyé, le rapport indiquera la raison pour laquelle l’envoi a échoué.

Remarque sur le champ « société » sur les pages de garde Si vous souhaiter que le nom de la société des destinataires apparaisse sur la page de garde, vous devez utiliser le formulaire FAXmaker FAX Message OU sélectionner un destinataire à partir de la liste de contacts publics à laquelle le serveur fax FAXmaker a accès. Microsoft Outlook n’insère pas le nom de la société du destinataire dans le message. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre administrateur.

Envoi d’un fax avec la commande envoi Les applications de Microsoft Office comprennent une commande d’envoi, vous permettant d’envoyer un document via email. Vous pouvez utiliser cette commande pour envoyer un document par fax. Pour cela : 1. Créez votre document et sélectionnez la commande « Envoyer vers > Destinataire du message (en tant que pièce jointe) » dans le menu fichier. 2. Outlook lancera le « Nouveau Message » contenant le document sous forme de pièce jointe. Maintenant suivez les directions à partir de l’étape 2 dans « Envoi d’un fax avec le formulaire Microsoft Outlook Message ». La procédure est identique.

Envoi de SMS à partir de Microsoft Outlook Vous pouvez envoyer un SMS directement à partir d’Outlook en utilisant le format adresse « ponctuel ». Il est impossible de sélectionner un destinataire à partir de la liste de contacts dans Outlook. Pour ce faire, vous devez utiliser le formulaire FAXmaker SMS Message. Envoi de SMS à partir de Microsoft Outlook 1. Ouvrez Outlook et créez un nouveau message et saisissez le texte sur SMS. Un message SMS peut contenir au maximum 160 caractères – si vous en tapez davantage le texte sera divisé en plusieurs messages SMS.

, Remarque : N’oubliez pas d’effacer votre signature email ! Si vous ne le faites pas, votre signature email sera incluse au sein de votre message SMS ! 2. Veuillez maintenant taper le destinataire du message SMS dans le champ « A : ». en utilisant le format[sms: ] par exemple [sms: 99785623]

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook • 17

Capture d’écran 12 - Rapport de transmission d’un SMS

3. Lorsque vous avez fini, cliquez « Envoyer ». FAXmaker envoie alors le SMS. Peu après vous recevrez un rapport indiquant si le SMS a pu être envoyé.

Envoyer un fax pour la deuxième fois Envoyer un fax à nouveau est chose facile. Il suffit de répondre au rapport de transmission réussie ou échouée que le serveur FAXmaker vous aura envoyé. GFI FAXmaker enregistre une copie des fax sur le serveur de façon à pouvoir les envoyer à nouveau immédiatement. Il se chargera de vérifier que l’adresse de l’option « Répondre à » correspond au numéro de fax du destinataire d’origine. Ainsi, vous pouvez tout simplement appuyer sur le bouton de réponse pour envoyer le même fax au même destinataire. Bien entendu, GFI FAXMaker n’ajoutera pas le rapport de transmission au fax. Au besoin, vous pouvez éditer le numéro du destinataire dans le champs « A : ». Cependant, vous ne pouvez pas changer le champ d’objet car il contient un code servant à retrouver votre fax. GFI FAXmaker garde en mémoire les échecs d’envoi pour une semaine sur le serveur et les envois réussis pour deux jours. Après quoi, vous pouvez renouveler l’envoi d’un fax de 2 façons: 1. A partir de l’email du rapport de transmissions, appuyez sur « Répondre » et éditer le rapport de transmission. GFI FAXmaker insèrera le numéro de fax du destinataire d’origine dans l’espace d’adressage. Le texte initial du fax se trouvera dans le corps du message de réponse. Cliquez sur Send pour envoyer le fax. 2. Si votre fax contient des attachements, non inclus dans le texte de la page de garde, vous devrez utiliser la fonction de transfert (Forward) de votre client serveur de messagerie car répondre à un email n’insèrera pas les pièces jointes du message d’origine. Dans ce cas, à partir de l’email du rapport de transmissions, appuyez sur le bouton de transfert. Copiez et collez maintenant le numéro de fax à

18 • Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook

FAXmaker for Exchange Manual

partir de la section From: du rapport de transmission. Cliquez sur Send pour envoyer le fax.

Aperçu du fax Avant d’envoyer un fax important, il est parfois préférable de s’assurer que tout est bien en place et donc d’en avoir un aperçu. Pour cela, vous pouvez demander au serveur fax de vous en envoyer un aperçu : 1. Dans l’objet, insérez [::preview]. 2. Le serveur fax trouvera cette reference dans l’objet, convertira le fax et le renverra sous la forme d’une pièce jointe. L’objet du message ressemblera à un code du genre [::send=pbc123ff]. 3. Si vous êtes satisfait du fax et que vous voulez maintenant l’envoyer, appuyez sur « Répondre » (Reply) et cliquez sur « Envoyer ». Le fax sera immédiatement envoyé par le serveur. Lorsque que vous demandez un aperçu d’un fax particulier, vous avez 24h pour l’envoyer après quoi il sera supprimé.

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi de fax & sms à partir de Microsoft Outlook • 19

Envoi et réception de fax & SMS depuis des clients e-mail

Introduction Si votre compagnie ne possède pas de Serveur Exchange 2000 ou 2003 ou si vous n’utilisez pas Microsoft Outlook, alors vous pouvez envoyer et recevoir des fax et des messages SMS en suivant la méthode décrite dans ce chapitre.

Envoyer un fax Pour envoyer un fax de votre client email : 1. Lancez le formulaire New Message à partir de votre client email. Tapez le message du fax. Si vous n’entrez pas de message, votre fax n’aura pas de page de garde. Si vous entrez un titre, il apparaîtra dans le champ de votre page de garde. Vous pouvez également attacher n’importe quel document Microsoft Office ou HTML ou PDF. 2. Précisez le destinataire du fax. Entrez le numéro de fax dans le champ « A: » dans le format suivant : par exemple,numé[email protected]. [email protected]

, Cette méthode d’adressage demande que votre serveur de messagerie ait été configuré de façon à transférer tous les emails envoyés vers faxmaker.com sur le serveur fax GFI FAXmaker. La procédure à suivre a été décrite pour les serveurs Lotus Notes et Microsoft Exchange Server 5.5 et est similaire pour beaucoup de serveurs de messagerie. 3. Vous pouvez joindre des fichiers à votre message en utilisant la fonction « Insérer un fichier », Attach file. 4. Lorsque vous avez fini, cliquez sur le bouton Send pour exécuter l’envoi. FAXmaker enverra le fax et vous notifiera du résultat par l’envoi d’un message email d’un rapport témoin de transmission de votre fax.

Options de fax avec une application email Si vous voulez utiliser des options qui diffèrent des opions par défaut déterminées par votre administrateur ou par vous-même pour envoyer un fax, vous pouvez le faire en utilisant les options de fax décrites dans ce paragraphe. Les lignes d’options de fax doivent être placées tout au début en haut du corps de texte du message email, précédées par un double deux-points :: Notez que ces détails seront invisibles dans le texte du message reçu par le destinataire. Les options suivantes peuvent être utilisées :

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception de fax & SMS depuis des clients e-mail • 21

Pour spécifier une page de garde ::C=nom de page de garde Par exemple : ::C=cover1 « Nom de page de garde » indique le nom de votre page de garde. Si vous ne voulez pas envoyer de page de garde mais qu’une page de garde est ajoutée par défaut, vous pouvez remplacer ponctuellement cette option en spécifiant « aucune », None, au lieu d’un nom de page de garde. Ceci empêchera FAXmaker d’ajouter une page de garde à votre fax.

,

N’oubliez pas que la page de garde doit d’abord être configurée et enregistrée sur le serveur.

Pour spécifier la résolution d’un fax ::'H' ou 'N' Par exemple : ::H « H » indique haute résolution (200 * 200 dpi) et « N » résolution normale (200 * 100 dpi).

Pour spécifier une avant page de garde ::F=nom de page de garde Par exemple : ::F=cover2

Pour programmer un fax ::nn:mm Par exemple : ::23:15 ‘nn’ indique l’heure et ‘mm’ les minutes. Cette option peut être utilisée si vous voulez envoyer un fax à une date et heure déterminée.

Pour spécifier un code de facturation ::B=nnnn Par exemple : ::B=5 ‘nnn’ peut être remplacé par un nombre quelconque. Ce nombre sera ajouté au fichier journal et peut alors être utilisé pour imputer les frais.

Pour spécifier la priorité ::p=faible/haute/l/h ou priority= faible/haute/l/h Par exemple : ::p=faible « P » indique la priorité du fax. Vous pouvez saisir faible (low) ou haute (high) ou bien « l » ou « h ». Cette option est très utile lorsque vous avez un grand nombre de fax à envoyer et que vous voulez envoyer un fax tout de suite.

Spécifier plusieurs options Lorsque vous utilisez plusieurs options pour envoyer un message, vous devez les taper sur une même ligne et les séparer par des virgules. Par exemple :

22 • Envoi et réception de fax & SMS depuis des clients e-mail

FAXmaker for Exchange Manual

:: c=cover1, 23:15, B=5

Envoi d’un SMS Envoi d’un SMS à partir d’un client email 1. Créez un nouveau message et entrez le texte en SMS. Un message SMS peut contenir au maximum 160 caractères – si vous en tapez davantage le texte sera divisé en plusieurs messages SMS.

, Remarque : N’oubliez pas d’effacer votre signature email ! Si vous ne le faites pas, votre signature email sera incluse au sein de votre message SMS ! 2. Veuillez maintenant taper le destinataire du message SMS dans le champ « A : ». En utilisant l’adressage SMTP dans le format suivant : numé[email protected], par exemple. [email protected]

,

Cette méthode d’adressage demande que votre serveur de messagerie ait été configuré de façon à transférer tous les emails envoyés vers smsmaker.com sur le serveur fax GFI FAXmaker. La procédure à suivre a été décrite pour les serveurs Lotus Notes et Microsoft Exchange Server 5.5 et est similaire pour beaucoup de serveurs de messagerie.

Capture d’écran 13 - Rapport de transmission d’un SMS

3. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Send pour exécuter l’envoi. FAXmaker envoie alors le SMS. Peu après vous recevrez un rapport indiquant si le SMS a pu être envoyé.

FAXmaker for Exchange Manual

Envoi et réception de fax & SMS depuis des clients e-mail • 23

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

L’utilitaire de visualisation de fax Remarque : Si votre administrateur a paramétré la réception des fax en format PDF, alors la visionneuse de fax ne vous servira à rien. FAXmaker Viewer permet de visionner, imprimer, et enregistrer les fichiers fax. Il peut être lancé d’un double clic sur le fichier joint affiché par FAXmaker dans la boîte de dialogue du message d’un fax reçu ou envoyé.

Le module FAXmaker fax viewer pour visionner les fax

Dans l’utilitaire de visualisation, vous pouvez : a. Visionner avant émission les pages d’un fax à envoyer une par une, en utilisant les options de page suivante et précédente (Next et Previous) sous le menu Page. Si le fax comprend une seule page, ces fonctions seront désactivées et obscurcies. b. Redimensionner le document sur l’écran, en choisissant soit Horizontal Fit pour ajuster en largeur ou Vertical Fit pour ajuster en hauteur dans le menu Zoom d’affichage agrandi ou réduit. c. Effectuez un affichage agrandi ou réduit du fax pendant que vous visionnez le document en choisissant la valeur zoom appropriée dans le menu d’affichage. d. Invertir l’image en utilisant la commande d’inversion dans le menu d’affichage de Page. e. Pivoter l’image (à gauche ou à droite), s’il a été reçu à l’envers.

FAXmaker for Exchange Manual

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses • 25

f.

Imprimer le document sur votre imprimante en choisissant la commande « Imprimer » sous le menu « Fichier ».

g. Sauvegarder le fichier fax en pièce jointe, en utilisant la fonction Enregistrer sous… (Save As) dans la visionneuse de FAXmaker. h. Exportez le fax en d’autres formats en utilisant la fonction « Enregistrer sous... »

Annotation de fax Vous pouvez annoter les fax au sein de FAXmaker Viewer. L’utilitaire d’annotations peut être trouvé dans le menu d’annotation ou dans la barre d’outils annotation. Les annotations suivantes vous sont proposées :

Outil de sélection d’annotation Cet outil est utilisé pour sélectionner une annotation particulière. Une fois que l’annotation est sélectionnée, elle apparaît à l’écran sous forme d’un rectangle avec huit points d’attache autour à partir desquels elle peut être redimensionnée et/ou déplacée à volonté. Tirez un point d’attache pour modifier la taille de l’annotation. Tirer un point d’attache au coin vous permet de modifier la largeur ET la hauteur, et tirer un point d’attache sur le côté vous permet de changer la largeur OU la longueur mais non les deux à la fois. Lorsque les points d’attache d’une annotation apparaissent, vous pouvez déplacer l’annotation en déplaçant une portion quelconque de l’annotation autre que les points d’attache. Lorsqu’une annotation est sélectionnée, vous pouvez en changer le style à partir de la barre d’outils formatage, de style/couleur des lignes. Par exemple, si vous sélectionnez une annotation de texte, la barre d’outils de format change pour montrer le nom, la taille et autres attributs de police de caractères utilisés. Vous pouvez utiliser cet outil pour sélectionner plusieurs annotations. Tout en maintenant simultanément enfoncée la touche Ctrl du clavier, cliquez sur chaque annotation que vous voulez sélectionner. Vous pouvez ensuite déplacer en même temps toutes les annotations sélectionnées en cliquant sur n’importe laquelle d’entre elles et en les faisant glisser vers un autre endroit. Veuillez noter que vous ne pouvez pas redimensionner les annotations si vous en avez sélectionné plusieurs. Vous pouvez supprimer et effacer une annotation en la sélectionnant et ensuite en pressant la touche ‘Suppr’ sur le clavier.

Outil de sélection d’une zone d’annotation L’outil de sélection de la zone d’annotation est utilisé pour marquer une partie de l’image fax pour une action ultérieure. Cliquez gauche et traînez pour créer un rectangle d’annotation. Une fois que vous avez défini un rectangle de la zone d’annotation, vous pouvez cliquer droit pour activer le menu d’options d’actions que vous pouvez effectuer dans cette zone, tel que l’agrandissement, la réduction ou copiage en mémoire planchette.

26 • Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

FAXmaker for Exchange Manual

Outil pour coller des notes L’outil pour coller une remarque « post it » est utilisé pour mettre un texte sur le fax. Vous pouvez sélectionner la police, la taille de celle-ci et d’autres attributs depuis la barre d’outils de formatage. Cliquez sur l’image et entrainez pour définir la taille de la note que vous voulez écrire. Ensuite, tapez-y le texte de la remarque que vous désirez voir apparaître. Vous pouvez taper n’importe quel texte dans cette note que vous pouvez également modifier plus tard. Si vous avez sélectionné une police, une taille ou des effets particuliers des caractères, ils s’appliqueront à toute la note. Si vous modifiez n’importe lequel d’entre eux pendant que vous écrivez la note ou pendant que la note est sélectionnée, cela changera tout le texte dans la note. Les notes sont toujours en forme de texte en noir sur un fond jaune. REMARQUE : S’il n'y a pas de texte dans la note, et si vous quittez la note pour faire autre chose comme modifier la taille des caractères ou passer à un autre outil, la note sera supprimée et perdue. Ceci est une précaution pour éviter la création accidentelle de notes vides.

Outil pour effacer Cet outil permet d’effacer une zone de l’image fax. Il peut être utilisé pour cacher certaines parties du texte. Remarquez que la zone effacée a toujours une forme rectangulaire.

Outil pour marquer L’outil de marquage est utilisé pour marquer une partie du fax. Toutes les couleurs de marquage sont transparentes. Lors de l’impression de l’image, ou de l’enregistrement en tant que fichier de fusion, les zones marquées changeront en niveaux de gris.

Outil de cachet L’outil de cachet est utilisé pour placer des images de graphiques ‘bitmap’ ou d’un cachet sur l’image fax. Ces images se trouvent d’abord dans des fichiers différents du fichier image à modifier. Par défaut, les fichiers de cachet sont de type *.STP, mais le programme peut lire beaucoup d’autres formats de fichiers d’images. Lorsque vous sélectionnez cet outil, vous pouvez sélectionner une zone d’image où vous voulez placer l’image ‘bitmap’ ou le cachet d’annotation. Cliquez gauche et traînez pour définir la zone où vous voulez placer le cachet. Lorsque vous relâchez le bouton, un menu contenant les noms des cachets les plus récemment utilisés apparaîtra. Pour sélectionner et placer un de ces cachets sur votre image fax, choisissez le nom du cachet à partir du menu. Vous pouvez également définir un nouveau cachet. Si vous sélectionnez l’option « Nouveau cachet » dans le menu, il vous sera demandé de choisir un fichier pour le nouveau cachet. Utilisez le menu affiché pour sélectionner un fichier à insérer. Ensuite, il vous sera demandé de saisir un nom pour le cachet. Ce nom sera affiché sur la liste des noms de cachets lorsque le menu de l’outil de cachet sera activé. Si vous voulez utiliser un cachet une seule fois, vous pouvez choisir l’option Use Only: ceci placera ce cachet sur l’écran et le nom ne sera pas enregistré sur la liste des cachets récemment FAXmaker for Exchange Manual

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses • 27

utilisés. Autrement, vous pouvez sélectionner l’option ‘Use And Save’ pour utiliser et enregistrer les cachets que vous utilisez fréquemment. Les noms de ces cachets apparaîtront sur le menu qui s’affiche lorsque vous sélectionnez la zone du cachet.

Outil du style de flèche/ligne L’outil du style de flèche/ligne est utilisé pour créer des lignes droites et des flèches (simples/doubles) d’annotation. A partir du menu de style/couleur des lignes, vous pouvez sélectionner l’épaisseur et la couleur des lignes à dessiner; et si celles-ci sont des flèches simples ou solides. Pour ajouter une flèche ou une ligne sur une image fax, cliquez droit à la fin de la ligne où vous voulez placer la ligne ou la flèche et traînez jusqu’à la fin de la ligne ou de la flèche. Une ligne pointillée apparaîtra pour vous indiquer où la ligne (ou la flèche) sera placée. Lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris, la flèche sera dessinée. Pour tous les types de flèches simples, le premier point sélectionné sera le début de la flèche et le point où vous relâchez le bouton gauche de la souris sera la tête de la flèche.

Outil pour ajouter un rectangle Cet outil est utilisé pour dessiner un rectangle vide d’annotation. Vous pouvez choisir la couleur ainsi que la largeur du rectangle à dessiner.

Outil pour dessiner un cercle Cet outil est utilisé pour dessiner un cercle vide ou une ellipse d’annotation. Vous pouvez choisir la couleur de la ligne ou la largeur du cercle ou de l’ellipse à dessiner.

Sélectionner la couleur La barre d’outils pour sélectionner la couleur se trouve sous le menu d’affichage. Activez-la pour pouvoir sélectionner les différentes couleurs de vos annotations. L’option de sélection des couleurs s’applique pour la ligne, le rectangle, le cercle d’annotation et le marquage de l’image fax. Vous ne pouvez pas changer la couleur des autres annotations.

Sélection de l’épaisseur de ligne La barre d’outils pour sélectionner l’épaisseur de la ligne se trouve sous le menu d’affichage. Activez-la pour pouvoir sélectionner les différentes épaisseurs de ligne de vos annotations.

, Enregistrez vos annotations! Vos annotations ne deviennent permanentes que si vous les enregistrez depuis le menu. Le carnet d’adresses de FAXmaker Remarque : Si vous possédez Microsoft Outlook, le carnet d’adresses Outlook sera le carnet défaut à la place de FAXmaker Address Book. De cette façon vous avez un même carnet d’adresse pour vos correspondants e-mail et fax.

28 • Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

FAXmaker for Exchange Manual

Toutefois, si vous possédez Outlook ou si vous préférez utiliser le carnet d’adresses FAXmaker, FAXmaker Address Book vous permettra d’enregistrer et de gérer des listes de destinataires et leurs coordonnées. Chaque correspondant au sein de votre annuaire téléphonique constitue un enregistrement à part. Vous pouvez donc ajouter un nombre illimité de correspondants dans votre annuaire, vous pouvez les regrouper selon un critère de votre choix en utilisant la fonction Group du menu. Vous pouvez également importer et exporter facilement les données vers ou à partir du carnet d’adresses, soit un fichier ASCII ou Microsoft Outlook. Pour démarrer l’annuaire téléphonique, cliquez sur le bouton « A: » au sein du formulaire FAXmaker Fax Message ou sur le bouton du carnet d’adresses, Address Book, sous la barre d’outils du formulaire FAXmaker Fax Message .

L’icône du carnet d’adresses de FAXmaker au sein de la barre d’outils

La gestion de destinataires individuels Ajout de correspondants

Capture d’écran 14 – Le carnet d’adresses FAXmaker

1. Vous pouvez ajouter un destinataire au sein du carnet d’adresses de FAXmaker en cliquant sur Add dans la boîte de dialogue du carnet d’adresses « FAXmaker Address Book ».

FAXmaker for Exchange Manual

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses • 29

Capture d’écran 15 – Boîte de dialogue de création d’un destinataire

2. Entrez les coordonnées du destinataire dans la boîte de dialogue Edit Record. 3. Lorsque vous entrez les numéros de téléphone et de fax, assurezvous d’entrer le numéro en entier y compris d’inclure l’indicatif d’accès, le préfix et le code de la ville pour vos destinataires à l’étranger. Ceux-ci devraient être suivis d’un caractère de séparation tel que une virgule (,). 4. Cliquez sur OK pour créer un destinataire. Le nouveau correspondant apparaîtra désormais dans votre carnet d’adresses.

Recherche de détails de destinataires Vous pouvez rechercher les destinataires en soumettant seulement les premiers caractères du nom ou de l’entreprise au sein du champ de la boîte Find en bas de la boîte de dialogue du carnet d’adresses. FAXmaker marquera automatiquement les destinataires dont les noms commencent par ces lettres vous permettant ainsi de choisir celui que vous recherchez. Vous pouvez aussi rechercher les noms et les entreprises en triant les correspondants d’abord : pour trier suivant le nom, cliquez Name ; pour trier suivant l’entreprise, cliquez Company.

Triage des détails de destinataires Vous pouvez trier les destiantaires par ordre alphabétique, soit selon le nom ou l’entreprise en cliquant sur Name ou Company en haut de la boîte de dialogue du carnet d’adresses de FAXmaker.

Effacer des détails d’un destinataire Pour effacer les détails d’un destinataire, marquez-le et pressez la touche ‘Suppr’ sur votre clavier.

Gestion de Groupes Les groupes sont des ensembles de destinataires. Ils peuvent être utilisés pour créer et envoyer des publipostages de fax à un groupe de personnes. Les groupes correspondent à un carnet d’adresses particulier.

30 • Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

FAXmaker for Exchange Manual

Ajouter des Groupes Pour ajouter un groupe: 1. Dans le carnet d’adresses de FAXmaker, choisissez les destinataire que vous voulez ajouter au groupe. Pour sélectionner plusieurs correspondants utilisez simplement les touches SHIFT ou CTRL sur le clavier.

Le menu d’options

2. Cliquez sur le bouton d’Options et sélectionnez Add to group.

Ajout de destinataires à un groupe

3. Au sein de la fenêtre de sélection de groupe Select Group entrez le nom d’un nouveau groupe ou sélectionnez un groupe déjà existant . 4. Cliquer OK.

Effacer des Groupes Pour effacer un Groupe: 1. Sélectionnez le groupe depuis votre liste Current group en cours, en tête de la boîte de dialogue FAXmaker Address Book. 2. Sélectionnez tous les correspondants en cliquant Options ensuite sélectionnez tous Select all, ou en utilisant la souris.

et

3. Pressez la touche « suppr » (Delete) pour effacer, ou cliquez Options et sélectionnez Delete record pour supprimer les détails. Si vous effacez tous les destinataires dans un groupe, le groupe sera aussi supprimé automatiquement.

Envoyer un fax à un groupe Après avoir créé un groupe, vous pouvez envoyer un même fax à un groupe de personnes de façon suivante:

FAXmaker for Exchange Manual

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses • 31

1. Sélectionnez le groupe depuis la boîte listant les groupes en haut de la boîte de dialogue du carnet d’adresses FAXmaker. 2. Tous les membres du groupe seront affichés et sélectionnés automatiquement. Vous pouvez dé-sélectionner un ou plusieurs membres de votre choix. 3. Cliquez Sélectionner- ceci ajoutera tous les membres du groupe sur la liste de destinataires. Remarque : Un destinataire ne peut faire partie que d’un seul groupe.

Gestion de carnets d’adresses FAXmaker vous permet de créer de multiples carnet d’adresses. Ceci rend la gestion de vos correspondants plus simple.

Création d'un nouveau carnet d'adresses Pour créer un nouveau carnet d’adresses : 1. Au sein du carnet d’adresses FAXmaker Address Book, cliquez sur Options et sélectionnez New Address Book.

Création d'un nouveau carnet d'adresses

2. Au sein de la boîte de dialogue du carnet d’adresses, dans le champ File Name du nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour créer un carnet d’adresses partagé, shared Address Book, sélectionnez Global directory comme Address Book location où se trouve le carnet d’adresses.

Effacer les carnets d’adresses Pour effacer un carnet d’adresses: 1. Sélectionnez le carnet d’adresses que vous voulez effacer à partir de la liste déroulante de vos carnets d’adresses sous FAXmaker . 2. Cliquez sur le bouton Options et sélectionnez Delete Address Book.

Exporter les carnets d’adresses Vous pouvez exporter les carnets d’adresses de FAXmaker sous forme de fichiers en format ASCII. 1. Sélectionnez les correspondants que vous voulez exporter. Pour sélectionner et exporter plusieurs correspondants, pendant que vous gardez la touche « Shift » enfoncée, cliquez sur les correspondants. 2. Cliquez sur le bouton Options et sélectionnez Export to ASCII file.

32 • Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses

FAXmaker for Exchange Manual

3. Au sein de la boîte de dialogue Export to ASCII File, sélectionnez le répertoire où vous voulez exporter les données. Saisissez le nom de fichier et cliquez sur Save pour enregistrer les changements.

Importer les fichiers ASCII Pour importer les correspondants à partir d’une autre application: 1. Dans la boîte de dialogue sous FAXmaker Address Book, sélectionnez le carnet d’adresses au sein duquel vous voulez importer les correspondants.

Le menu d’options

2. Cliquez sur le bouton Options et sélectionnez Import from ASCII file. 3. Au sein de la boîte de dialogue Import, sélectionnez le répertoire qui contient le fichier ASCII que vous voulez importer. Choisissez le fichier et cliquez sur Open pour l’ouvrir. Attendez quelques secondes jusqu’à ce le carnet d’adresses arrange les nouveaux correspondants. Ces derniers seront affichés dans la fenêtre principale de l’annuaire téléphonique.

,

Le fichier ASCII doit contenir l’enregistrement sur chaque ligne du fichier, des coordonnées de chaque correspondant au sein de champs délimités par les caractères "" et séparés par des virgules. Si vous n’avez pas de données pour un champ particulier, vous devez insérer "", suivi d’une virgule. Ceci indiquera que le champs est vide. Le format doit être comme suit : "Prénom","Nom de famille ","Société","Service","Email","Numéro de fax","Numéro de téléphone"

FAXmaker for Exchange Manual

Utilitaires de FAXmaker : Visionneuse Fax & Carnet d’adresses • 33