MailStore Server Guide de vente

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La référence en matière d’archivage d’e-mails L’objectif de ce guide de vente est de vous aider à vendre avec succès MailStore Server à vos clients. Apprenez comment faire des profits en étendant votre gamme de produits avec une solution d’archivage des e-mails.

MailStore Server Guide de vente

Introduction

Pour la plupart des entreprises, les e-mails constituent non seulement le principal moyen de communication, mais également la source d’informations la plus importante. Les informations envoyées par e-mail ne sont généralement pas stockées ailleurs et restent simplement dans les messageries. Au fil des ans, ces dernières représentent un entrepôt d’informations sans équivalent. Mais les e-mails posent un défi majeur aux entreprises : Type de solution l’informatique doit gérer une quantité toujours croissante de données de manière sure et efficace. La surcharge des serveurs de messagerie et la complexité des processus de sauvegarde et de restauration compliquent de plus en plus cette tâche. Des e-mails sont supprimés ou perdus en raison de problèmes techniques, avec pour conséquence la perte quotidienne de données importantes pour l’entreprise. Afin de répondre aux besoins opérationnels en matière de préparation aux litiges et d’eDiscovery, de conformité ou de responsabilité envers les consommateurs, les entreprises doivent mettre en place une politique de rétention de tous les e-mails et en assurer un stockage centralisé et inviolable.

Archivage des e-mails Gestion des e-mails Conformité et eDiscovery

Principaux avantages Respect des réglementations en matière de conformité et d’eDiscovery, entre autres Plus jamais d'e-mails perdus Réduction permanente de la charge des serveurs de messagerie Simplification des sauvegardes et restaurations Sauvegarde des fichiers PST Élimination des quotas des messageries Recherche d'e-mails très rapide

Les employés ont besoin d’un accès rapide, total et mobile à leurs e-mails. MailStore Server permet aux PME, aux grandes entreprises, aux institutions publiques et aux établissements d’enseignement de résoudre aisément ce défi. Solutions leader avec plus de 10 000 clients dans le monde entier, MailStore Server allie une technologie puissante à une utilisation facile et peu coûteuse.

Caractéristiques Solution logicielle (sous Windows) pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs Plus de 10 000 clients dans 60 pays Appropriée à la plupart des messageries Technologie de stockage intégrée ne nécessitant pas de serveur SQL Faibles coûts et configuration système requise minimale Installation facile et utilisation intuitive

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Vendre l’archivage des e-mails à vos clients Conformité réglementaire et eDiscovery MailStore Server aide les entreprises à respecter le nombre croissant de règlements relatifs à la conformité des e-mails et à l’eDiscovery, entres autres. MailStore Server constitue également un outil majeur pour aider les entreprises à se protéger contre les risques juridiques courants et les plaintes des clients. La recherche rapide pour tous les utilisateurs permet d’augmenter la productivité. Les e-mails représentent une importante base de connaissances. MailStore Server permet à tous les utilisateurs d’accéder à leurs emails facilement et très rapidement, accroissant ainsi la productivité de l’entreprise. Réduction de la charge des serveurs de messagerie Une fois archivés, les e-mails peuvent être supprimés des messageries du serveur selon un processus fondé sur des règles, ce qui permet de maintenir constamment la charge du serveur à un faible niveau. Le transfert des e-mails vers des fichiers PST et les quotas de messagerie deviennent des procédures redondantes. Contrôle des fichiers PST Les fichiers PST sont sujets à erreurs et difficiles à gérer. L’archivage des fichiers PST avec MailStore Server permet de résoudre ce problème en toute simplicité. Restauration en un seul clic pour tous les utilisateurs Les utilisateurs peuvent restaurer les e-mails des archives en un seul clic. L’administrateur n’a plus à recourir à un long processus de récupération depuis une sauvegarde.

Une protection complète contre la perte de données Les e-mails peuvent disparaître par suite d’erreurs techniques, telles que des fichiers PST altérés, ou de leur suppression pure et simple par les utilisateurs. Les employés effacent souvent l’intégralité de leur boîte de réception lorsqu’ils quittent la société. MailStore Server peut éliminer totalement ces risques. Réduction des coûts informatiques La saturation des serveurs, l'augmentation des coûts de stockage et la complexité des processus de sauvegarde et de restauration exercent de très grandes contraintes sur le service informatique et sur son budget. MailStore Server réduit définitivement ces coûts. De surcroît, MailStore Server vous protège contre les risques financiers résultant de la perte de données ou de conflits juridiques. Simplification de la sauvegarde et de la restauration du serveur de messagerie Lorsque la charge de données du serveur de messagerie est réduite, celui-ci peut être sauvegardé plus facilement et restauré plus vite en cas d’échec. En outre, les e-mails restent disponibles dans les archives même si le serveur de messagerie est hors service. Réduction des besoins en matière de stockage Conçu pour la gestion sure et efficace de très grands volumes de données, MailStore Server réduit les besoins en matière de stockage grâce à la compression et à une technologie de suppression des doublons. Centralisation des e-mails disséminés Les e-mails sont souvent disséminés entre divers serveurs de messagerie, les ordinateurs des différents utilisateurs ou de fournisseurs de services externes. MailStore Server permet de centraliser le stockage et la recherche de tous les e-mails de l’entreprise en un seul lieu.

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Vendre MailStore Server à vos clients

Un concept de conformité complet Outre l’authentification ordinaire répondant aux normes internationales, un concept technologique complet (chiffrement AES256, politiques de rétention, audits et obligation de conservation) garantit que les entreprises utilisant MailStore Server sont en mesure de satisfaire à tout moment aux critères règlementaires. Recherche d'e-mails très rapide Les utilisateurs peuvent accéder à leurs e-mails au moyen de Microsoft Outlook ou Web Access, ou via des appareils mobiles (tablettes ou smartphones) et effectuer des recherches en plein texte très rapides et puissantes (y compris dans les pièces jointes). L’archive peut être intégrée dans un client de messagerie via le serveur IMAP de MailStore. Installation simple et sans risque Il suffit de quelques minutes pour installer MailStore Server sur tout ordinateur sous Windows et le tester immédiatement. Tous les composants nécessaires sont déjà intégrés. Aucune modification n’est effectuée sur les serveurs ou les messages lors de l’archivage.

Technologie de stockage intégrée MailStore Server est une technologie de stockage hautement sophistiquée et évolutive qui ne nécessite aucune base de données externe et est immédiatement disponible une fois installée. En pratique, cela autorise des installations prenant en charge plus de mille messageries archivées ainsi que leurs utilisateurs. Il est également possible d’utiliser un système de gestion de bases de données externe, tel que Microsoft SQL Server.

Coûts réduits Avec son prix peu élevé, sa configuration système minimale, sa technologie de stockage intégrée (qui ne nécessite aucun serveur externe) et son utilisation efficace des ressources du système, la solution MailStore Server s'avère très économique.

Ouverture totale MailStore Server n’est pas une voie à sens unique. Il est possible à tout moment de restaurer tous les emails depuis les archives dans un format standard, ce qui garantit l'indépendance à long terme de l'entreprise, y compris envers MailStore Server.

Prise en charge de nombreux systèmes de messagerie MailStore Server prend en charge Microsoft Exchange Server (y compris Office 365), MDaemon, Kerio Connect et IceWarp, ainsi que tous les serveurs de messagerie compatibles IMAP ou POP3. Les messages des services de webmail, des clients de messagerie locaux et de nombreux formats de fichiers (PST, par exemple) peuvent également être archivés.

Une solution éprouvée, avec des milliers d’utilisateurs Avec plus de 10 000 utilisateurs dans le monde entier, MailStore Server est l’un des leaders des solutions d’archivage d’e-mails. MailStore Server est utilisé par des PME de tous les secteurs, au même titre que de grandes sociétés internationales. En outre, un nombre incalculable d’institutions publiques et d’établissements d’enseignement font confiance à MailStore Server.

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Les commentaires possibles des clients et leurs réponses « Les éventuelles questions juridiques ne m’intéressent pas. » La conformité avec les normes juridiques ne constitue souvent qu’un avantage supplémentaire. En général, les avantages techniques, la protection contre la perte de données et l’augmentation de la productivité représentent les objectifs majeurs. De plus, MailStore Server réduit les coûts informatiques et assure un retour sur investissement rapide.

« Mon entreprise n’est concernée par aucune norme juridique. » Même si une entreprise n’est concernée par aucune règlementation spécifique, il est conseillé de mettre en place une politique de rétention des e-mails pour se protéger contre les risques juridiques courants et les plaintes des consommateurs, ainsi que de profiter des avantages opérationnels que procure l’archivage centralisé et complet de tous les e-mails.

« Pourquoi MailStore Server ? » La liste des atouts et des avantages spécifiques est longue. Cependant, il faut noter en particulier que : La société MailStore est spécialisée exclusivement dans l’archivage d’e-mails et investit toute son énergie dans l’amélioration et la modernisation continues de ses produits. Pour la plupart des autres entreprises, l’archivage d’emails ne constitue qu’une faible partie de leur offre logicielle.

« Nous ne pouvons pas nous l’offrir. » MailStore Server réduits les coûts informatiques, accroît la productivité des employés et protège l'entreprise des risques financiers résultant d'une perte de données ou de conflits juridiques. L’argent ainsi économisé permet généralement d’amortir l’acquisition de la solution d’archivage en un rien de temps.

« Nous sommes trop petits pour en avoir besoin. » Les petites entreprises sont souvent les plus vulnérables en cas de perte de données ou de conflit juridique potentiel. L’archivage d’emails peut procurer une protection efficace dans ces cas. La recherche rapide est également très utile pour tous les employés. C’est pour toutes ces raisons que des milliers d’entreprises comptant moins de dix employés utilisent MailStore Server, dont le modèle de licence est basé sur le nombre d'utilisateurs.

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« Nous pensons l’acquérir dans l’avenir. » MailStore Server est très bon marché et peu être installé très rapidement. Chaque jour passé sans système d’archivage des e-mails coûte de l’argent à l’entreprise, gâche ses ressources informatiques et lui fait courir le risque de perdre des données ou de ne pouvoir répondre à un conflit juridique.

« Nous prévoyons de remplacer notre messagerie, mais nous ne voulons pas implémenter de solution d’archivage d’e-mails auparavant. » En règle générale, MailStore Server peut archiver aussi bien le système de messagerie actuel que le prochain. Il n’y a donc aucune raison technique d’attendre. Bien au contraire, de nombreux clients utilisent MailStore Server précisément en prévision d'une migration. Les e-mails anciens sont tout simplement archivés avant le changement de système, ce qui évite de les migrer vers le nouveau serveur de messagerie.

« Nous utilisons déjà un système de gestion électronique des documents (GED) et souhaitons continuer à utiliser ce système pour archiver les e-mails à l’avenir. » Certes, de nombreux fournisseurs de GED ont intégré l’archivage d’e-mails dans leur solution, mais cette approche pose un problème fondamental. À l’inverse des pages scannées ou des documents de bureau, les emails sont un moyen de communication éphémère, composé d’entités MIME spécifiques. Une solution d’archivage qui ignore cet aspect et traite les e-mails comme des documents atteindra vite ses limites. Conscients de ce fait, de nombreux fournisseurs de GED ont intégré à leur solution des composants tiers (OEM) spécifiquement dédiés à l’archivage d’e-mails. Dans ce cas, il est conseillé d’essayer MailStore Server pour une période de 30 jours, gratuitement et sans obligation d’achat.

« Notre serveur de messagerie comporte déjà un système d’archivage intégré. » Les serveurs de messagerie comportent souvent un système dit d’archivage qui copie les e-mails vers une messagerie spécifique. Toutefois, cette solution est en général inférieure à une solution d’archivage d’e-mails moderne et complète, et ne répond pas à des critères essentiels d’intégrité et de sécurité. De plus, elle ne procure pas certains avantages tels que la réduction de la charge du serveur de messagerie, l’accroissement de la productivité grâce à l’accès rapide à la recherche ou bien la conformité avec les critères légaux. De nombreux fournisseurs de serveurs de messagerie tels que MDaemon, IceWarp, ou Kerio recommandent officiellement la solution d’archivage MailStore Server à leurs clients.

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Aperçu du marché

Le marché des solutions d’archivage d’e-mails change constamment, manque de transparence et comporte une multiplicité de fournisseurs, ce qui explique pourquoi nous ne pouvons dresser une liste de nos concurrents. Si vous vous trouvez directement en concurrence avec des fournisseurs d’autres solutions, suggérez à votre client de prendre en considération les points suivants avant toute décision.

Prestataires de services avec développement en interne Il est fréquent que des prestataires de services informatiques développent une solution d’archivage dans le cadre d’un projet pour un client, puis la proposent à d’autres entreprises. La qualité de ces solutions ne correspond généralement pas à celle d’une application logicielle standard disponible sur le marché international et testée avec succès par des milliers d’utilisateurs. Ces projets sont souvent abandonnés après quelques années. Les entreprises ayant besoin de stocker leurs e-mails sur de longues périodes et de mettre à niveau leurs logiciels ne peuvent se permettre de prendre ce risque.

Principaux éditeurs de logiciels Les grands éditeurs de logiciels proposent des solutions d’archivage d’e-mails parmi une vaste gamme de produits. Ces solutions ne représentent alors qu'une fraction de leur chiffre d’affaires total et ne constituent pas une priorité pour l’entreprise et ses employés. En revanche, MailStore est spécialisé dans l’archivage d’emails.

Fournisseurs de GED

Une croissance rapide Depuis des années, le marché des solutions d’archivage d’e-mails connaît une forte croissance. Le chiffre d’affaires mondial atteignait déjà un milliard de dollars US en 2009. En octobre 2010, Gartner, le leader mondial dans la recherche et l’analyse informatiques, prévoyait que ce marché allait croître de 23 % d’ici 2014. En 2011, le Radicati Group a pronostiqué une hausse encore plus élevée, prédisant que le chiffre d’affaires total des solutions d’archivage d’e-mails devrait atteindre cinq milliards de dollars en 2015.

En matière d’archivage, les pages scannées et documents de bureau n’ont rien en commun avec les e-mails. Il est difficile d’intégrer une solution pour archiver de grands volumes d’e-mails en tant que « module complémentaire » dans une GED conçue pour les documents. Cette approche s’avère souvent inefficace et atteint ses limites avec le temps. En conséquence, de nombreux fournisseurs de GED intègrent des solutions OEM de fournisseurs tiers pour l’archivage d’e-mails.

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MailStore Server en quelques mots comme en 100... En 24 mots La solution MailStore Server permet aux entreprises de toutes tailles de bénéficier des avantages légaux, techniques et économiques d’un archivage d’e-mails moderne et sûr.

En 50 mots Avec MailStore Server, les entreprises de toutes tailles bénéficient des avantages légaux, techniques et économiques d’un archivage moderne et sûr grâce à une technologie puissante, peu coûteuse, facile d’utilisation et se contentant d'une configuration système minimale. Plus de 10 000 entreprises de tous secteurs nous font confiance pour l’archivage d’e-mails.

MailStore Software GmbH Cloerather Str. 1-3 41748 Viersen Germany Email [email protected] Phone +49-(0)2162-502990 Fax +49 (0)2162 - 50299-29 www.mailstore.com/fr

En 100 mots Avec MailStore Server, les entreprises bénéficient des avantages légaux, techniques et financiers d’un archivage d’e-mails moderne et sûr. Une copie exacte de tous les e-mails est créée dans une archive centrale pour en garantir la sécurité et la disponibilité, quelle que soit la quantité de données. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs e-mails via Microsoft Outlook, MailStore Web Access, leur tablette ou leur smartphone et y faire des recherches très rapidement. MailStore Server représente une technologie puissante, peu coûteuse et d'utilisation facile. Plus de 10 000 entreprises de toutes tailles font confiance à MailStore Server pour archiver leurs emails.

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