DEVIS D’APPEL D’OFFRES DE CANDIDATURE
POUR L’INFOGRAPHIE DES OUTILS D’ACCUEIL DE TOURISME MONTRÉAL
Octobre 2014
À PROPOS DE TOURISME MONTRÉAL LE CADRE ORGANISATIONNEL DE TOURISME MONTRÉAL L’OFFICE DES CONGRÈS ET DU TOURISME DU GRAND MONTRÉAL INC. (ci-après appelé « TOURISME MONTRÉAL ») est un organisme privé, sans but lucratif, fondé en 1919. Tourisme Montréal regroupe plus de 800 membres et partenaires de l’industrie partageant, entre autres choses, l’objectif commun de promouvoir la grande région métropolitaine comme destination touristique incontournable. Pour en savoir davantage : www.tourisme-montreal.org
LA VISION Misant sur le statut de Montréal en tant que porte d’entrée au Québec, Tourisme Montréal développera des stratégies ciblées, quantifiables et mesurables, visant l’atteinte d’un objectif d’accroissement annuel moyen des recettes touristiques de 5 % et ce, en cohérence avec le plan stratégique 2020 de Tourisme Québec.
LA MISSION Tourisme Montréal, chef de file économique de l’ensemble du milieu touristique montréalais, doit veiller à : assumer le leadership de l’effort concerté de commercialisation et d’accueil pour le positionnement de Montréal auprès des marchés de voyages d’affaires et d’agrément en vue de maximiser le nombre de touristes et la qualité de leurs expériences à destination; provoquer des opportunités d’affaires pour ses membres et partenaires, et des retombées économiques pour la région – création de valeur enrichie; orienter et appuyer le développement du produit touristique montréalais sur la base de l’évolution des marchés et des tendances permettant ainsi d’augmenter l’attractivité de Montréal.
LE TERRITOIRE DE RÉFÉRENCE : Le territoire de référence de Tourisme Montréal est l’Île de Montréal et est reconnu par le Ministère du Tourisme comme étant l’association touristique régionale (ATR) de Montréal. Quelques membres sont toutefois situés à l’extérieur de l’Île de Montréal.
LE MANDAT PARAMÈTRES DU MANDAT Faire l’infographie des outils imprimés offerts gratuitement aux touristes. Ces outils sont : carte touristique (une seule version bilingue) ; guide touristique (version française et version anglaise). Appliquer le gabarit existant pour chaque document. Préparer la version virtuelle du guide touristique. Travailler en collaboration avec Tourisme Montréal et avec d’autres fournisseurs (imprimeur, cartographe, représentant pour la vente publicitaire, etc.).
Le devis pour le guide doit être fait sur une base de 128 pages. Si le nombre de pages devait varier, un ajustement des prix devra être fait. Le mandat comprend l’infographie, la coordination du projet en collaboration avec Tourisme Montréal et la gestion de l’impression.
OBJETS DU MANDAT L’objet du mandat est de prendre en charge les fonctions de production du guide et de la carte touristique.
RESPONSABILITÉS TÂCHES
TOURISME MONTRÉAL
INFOGRAPHE
RESPONSABLE DE LA VENTE PUBLICITAIRE
GÉNÉRALITÉS Prendre connaissance du gabarit Établir un échéancier de production
X X
X
PUBLICITÉS Préparer la carte tarifaire
X
Fournir la carte tarifaire et les spécificités aux annonceurs potentiels
X
X
Vendre la publicité
X
Recevoir les publicités et coordonner les suivis
X
CONTENU ÉDITORIAL ET MONTAGE GRAPHIQUE Faire un choix de photos à partir d’une sélection faite par Tourisme Montréal
X
Fournir le contenu éditorial (texte)
X
Fournir les plans cartographiques finaux
X
Faire le montage graphique de l’éditorial, intégrer les publicités et les cartes au montage Réviser les épreuves
X X
Faire les corrections d’épreuves Faire les approbations finales
X
X X
Remettre le fichier sources à Tourisme Montréal dans une version compatible avec la version Adobe détenue par Tourisme Montréal
X
IMPRESSION Lancer un appel d’offres pour l’impression
X
Préparer les fichiers pour impression
X
Préparer les fichiers pour la version virtuelle (pdf en basse et haute résolution avec hyperliens)
X
Faire les approbations à l’imprimerie
X
Coordonner la livraison aux entrepôts désignés par Tourisme Montréal
X
X
DURÉE DU MANDAT Le mandat est d’une durée de trois (3) ans. Il est attribué pour la production des versions 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 du guide et de la carte. Le mandat sera exécuté annuellement de novembre à mai selon cet échéancier sommaire (un échéancier détaillé sera produit suite à l’attribution du contrat) : Novembre et décembre 2014 Prendre connaissance du gabarit Établir un échéancier de travail en collaboration avec Tourisme Montréal Janvier à mai 2015 / 2016 / 2017 Produire les outils imprimés et virtuels Le mandat se termine à la livraison des outils imprimés et virtuels, approximativement le 1er mai de chaque année.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS DE TOURISME MONTRÉAL
Fournir le contenu éditorial rédactionnel et visuel; Fournir les contenus cartographiques finaux; Vendre des publicités; Distribuer les outils d’accueil imprimés et virtuels.
DESCRIPTION DES OUTILS Description des outils d’accueil actuels (carte et guide imprimés) : Guide touristique
Carte touristique
Présentation des outils
Le guide est un outil d’accueil qui contient de l’information éditoriale et publicitaire sur les attractions touristiques, les restaurants, le magasinage, les visites guidées, les activités de plein air, le transport ainsi que des renseignements pratiques.
La carte est un outil d’accueil qui contient les plans des différents quartiers, un index et des publicités.
Format
128 pages (pourrait varier) Aucun changement dans les dimensions
Aucun changement dans le format
Contenu
Éditoriaux Tableaux Publicités
Cartes Index Publicités
Langue
Une version française et une version anglaise
Bilingue (français et anglais)
Tirage 2014-2015
575 000 exemplaires
475 000 exemplaires
Coût
Gratuit
Gratuit
Clientèles
Touristes (voyageurs d’agrément et congressistes)
Distribution
Bureaux d’information touristique de Montréal et du Québec, centre d’appels de Tourisme Québec, grossistes et agents de voyages, Aéroport MontréalTrudeau, congrès, membres, etc.
Version virtuelle
Guide touristique virtuel
N’existe pas
L’APPEL D’OFFRES LES CRITÈRES L’infographe retenu aura fait la démonstration : qu’il détient une expérience variée dans la production et la gestion d’outils imprimés; qu’il possède l’expérience requise en gestion de projets; qu’il pourra fournir les ressources humaines requises pour chaque étape du projet.
CONTENU DE L’OFFRE DE SERVICE La proposition doit être conforme à toutes les exigences du document d’appel d’offres. Toute omission, retouche, addition ou irrégularité peut entraîner le rejet de la proposition. Tous les documents reçus avec la proposition font partie intégrante de cette proposition. Tourisme Montréal s’engage à traiter confidentiellement toute documentation reçue du soumissionnaire. La proposition devra comprendre les éléments suivants : une présentation générale; les expériences en lien avec le présent mandat (nombre d’années d’expérience, implication dans des projets semblables, références d’expériences pertinentes ou de travaux réalisés, etc.); aptitude à fournir les services requis et à répondre au mandat; énumération des services offerts pour la réalisation du mandat; la méthodologie utilisée pour réaliser le mandat.
ADDENDA S’il y a lieu d’expliquer, de modifier ou de compléter le présent document avant la date et l’heure limite de dépôt des propositions, le représentant de Tourisme Montréal transmettra, soit par écrit, soit par courrier électronique aux soumissionnaires invités, les informations nécessaires. L’addenda fait alors partie intégrante du document d’appel d’offres.
DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES Afin d’assurer une uniformité d’interprétation du cahier des charges et pour faciliter les échanges d’information, les soumissionnaires peuvent communiquer, au besoin, avec Yves Lorange, vice-président, Finances et Administration, par courriel :
[email protected] Veuillez noter que les réponses fournies aux questions d’un soumissionnaire seront portées à l’attention des autres soumissionnaires.
FORMULE DE SOUMISSION La formule de soumission, jointe en annexe du présent appel d’offres, doit être présentée telle quelle. La soumission ne doit contenir aucune condition. Toute modification faite à la formule de soumission doit être paraphée par le ou les signataires de la soumission.
PRIX DE LA SOUMISSION Tous les montants apparaissant dans le présent document ou soumis par le soumissionnaire sont en dollars canadiens et doivent être « tout inclus ». Les montants n’incluent cependant pas les charges fiscales fédérale et provinciale applicables lesquelles doivent être indiquées séparément. Les prix doivent être soumis en montants forfaitaires et doivent être fermes pour toute la durée du contrat. Le devis pour le guide doit être fait sur une base de 128 pages. Si le nombre de pages devait varier, un ajustement des prix devra être fait. Le devis pour la carte doit être basé sur le modèle de 2014-2015.
SIGNATURE DE LA SOUMISSION Le soumissionnaire doit personnellement signer sa proposition. Si le soumissionnaire est une personne morale, il doit déposer une résolution générale ou spéciale ou une délégation de pouvoirs certifiée par son président ou son secrétaire permettant à la personne présentant la proposition de signer pour et au nom de cette personne morale.
ENVOI, RÉCEPTION ET OUVERTURE DES SOUMISSIONS Les soumissions devront être reçues sous enveloppe cachetée portant la mention « SÉLECTION D’UN INFOGRAPHE POUR LA PRODUCTION GRAPHIQUE DES OUTILS D’ACCUEIL DE TOURISME MONTRÉAL » adressées à Yves Lorange, Vice-président, Finances et Administration, au 1555, rue Peel, bureau 600, Montréal H3A 3L8 le ou avant le 14 octobre 2014 à 14 h.
PROPRIÉTÉ DU CONTENU DE LA SOUMISSION Que la soumission soit retenue ou non, il est convenu que tout le contenu de l’offre de services remise à Tourisme Montréal devient automatiquement sa propriété.
ACCEPTATION DES SOUMISSIONS 1.
Tourisme Montréal n'est pas tenue d'accepter la totalité d’une soumission, ni la plus basse, ni aucune des soumissions.
2.
Tourisme Montréal se réserve le droit de passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peut contenir la soumission.
3.
Tourisme Montréal n'est pas tenu de motiver l'acceptation ou le rejet de toute soumission.
4.
Dans l’éventualité où aucune proposition n’est retenue, Tourisme Montréal se réserve le droit d’inviter d’autres candidats à soumissionner.
RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES Le soumissionnaire, à la demande de Tourisme Montréal, doit être prêt à produire tout document nécessaire établissant ses qualifications. Le Fournisseur reconnaît que seuls les tribunaux de la province du Québec siégeant dans le district judiciaire de Montréal ont juridiction en cas de litige relatif à cet appel d’offres et renonce à toute autre juridiction à laquelle il pourrait avoir droit en vertu de la loi applicable.
PÉRIODE DE VALIDITÉ DES SOUMISSIONS Toute soumission est valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de réception des soumissions.
RETRAIT OU MODIFICATION DES SOUMISSIONS Le soumissionnaire ne peut ni modifier ni retirer sa soumission : 1.
Pendant les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date limite de réception des soumissions;
2.
À compter du jour où sa soumission est acceptée par la Tourisme Montréal.
ÉCHÉANCIER (DE LA PÉRIODE DE SOUMISSION) Date
Description
30 septembre
Émission de l’appel d’offres
14 octobre 2014
Dépôt de la réponse à l’appel d’offres
30 octobre 2014
Octroi du contrat par Tourisme Montréal
DATE DE FERMETURE ET ADRESSE Faites parvenir votre soumission en cinq (5) copies papier et une copie en version électronique le ou avant le 14 octobre 2014 à 14 h à: Yves Lorange Vice-président, Finances et Administration TOURISME MONTRÉAL 1555 rue Peel, bureau 600 Montréal (Québec) H3A 3L8 Courriel :
[email protected] Le soumissionnaire doit inscrire la mention «SÉLECTION D’UN INFOGRAPHE POUR LA PRODUCTION GRAPHIQUE DES PUBLICATIONS DE TOURISME MONTRÉAL » sur les enveloppes de transmission de sa proposition et dans le titre de l’envoi du courriel.
LE CONTRAT CLAUSES GÉNÉRALES La présente section s’applique au soumissionnaire dont la soumission aura été retenue par Tourisme Montréal (ci-après appelé le « Fournisseur »). 1. Tourisme Montréal et le Fournisseur devront préparer et signer un contrat spécifiant les termes et conditions liés à la réalisation des travaux visés par le présent appel d’offres. Ledit contrat contiendra au moins les conditions énoncées dans le présent document. 2. Le « Fournisseur » et « Tourisme Montréal » sont ci-après appelés collectivement les « Parties ». 3. Le terme « Fournisseur » inclut, sans limiter sa généralité, ses administrateurs, dirigeants, employés, mandataires, sous-traitants, successeurs et ayants-cause.
PAIEMENT Le mode de paiement au Fournisseur sera déterminé dans le contrat à être signé entre les Parties. Tourisme Montréal se réserve le droit de déterminer un mode de paiement en fonction de l’échéancier de réalisation et des livrables du mandat. Le paiement sera effectué après la réception de la facture selon les normes de paiement en vigueur au sein de Tourisme Montréal, si les conditions ont été respectées. MODIFICATIONS AU CONTRAT
Aucune modification ou addition aux services requis en cours de mandat ne sera valide à moins qu’elle ne soit faite par écrit et dûment signée par les représentants autorisés des Parties.
SUSPENSION DES TRAVAUX OU RÉSILIATION DU CONTRAT Tourisme Montréal peut, lorsque jugé nécessaire en raison d'une mauvaise exécution des travaux ou de toute autre cause, ordonner la suspension des travaux ou la résiliation du contrat. Le Fournisseur ne peut fonder aucune réclamation, ni réclamer aucun dommage de Tourisme Montréal pouvant résulter du fait de cette suspension ou résiliation.
DOMMAGES RÉSULTANT DES RETARDS Le Fournisseur est responsable des dommages résultant du retard dans l'exécution des travaux. Lesdits dommages sont encourus de plein droit, et sans sommation préalable; ils sont prélevés successivement sur les sommes à payer au Fournisseur. Le Fournisseur ne peut se prévaloir de cette clause des dommages résultant du retard dans l'exécution de ses travaux pour en différer indûment le parachèvement.
CAS DE FORCE MAJEURE Le fournisseur ne sera jamais admis à réclamer quelque indemnité, à raison de pertes, avaries, dommages ou retards occasionnés par un cas de force majeure. Tourisme Montréal pourra toutefois accorder, selon l’avènement d’une telle éventualité, un délai supplémentaire qu'elle jugera équitable et raisonnable.
CONFIDENTIALITÉ Tous les renseignements, toutes les données graphiques et numériques ainsi que toutes les informations qui sont portés à la connaissance du fournisseur, ou dont il prend connaissance, sont confidentiels et il doit les traiter ainsi. Ces renseignements, données, informations, demeurent la propriété de Tourisme Montréal et ne doivent pas être utilisés par le fournisseur à d’autres fins que pour l’exécution du contrat. Ces renseignements ne peuvent être communiqués à quiconque, sous quelque forme que ce soit, sans l’approbation écrite et préalable de Tourisme Montréal. Seul le personnel dont les fonctions sont nécessaires à l’application du mandat qui lui est confié peut avoir accès à ces renseignements.
ANNEXE – FORMULAIRE DE SOUMISSION FORMULAIRE DE SOUMISSION Titre : SÉLECTION D’UN INFOGRAPHE POUR LA PRODUCTION GRAPHIQUE
DES OUTILS D’ACCUEIL DE TOURISME MONTRÉAL En mon nom personnel ou au nom du fournisseur que je représente : 1. Je déclare : A)
Avoir reçu et pris connaissance de tous les documents afférents au projet en titre, lesquels font partie intégrante du contrat à être adjugé;
B)
Avoir pris les renseignements nécessaires sur la nature des services à fournir et les exigences du mandat;
C)
Être autorisé à signer ce document.
2. Je m’engage, en conséquence : A)
À livrer les biens et/ou services décrits dans les documents d’appel d’offres aux dates requises;
B)
À respecter toutes les conditions et spécifications apparaissant aux dits documents;
C)
À exécuter le mandat conformément aux bordereaux ci-joints.
3. Le montant de ma soumission, incluant les taxes, est de :
_________________________________________________$ (en lettres)
( ________________________________$ (en chiffres)
____________________¢
_____________¢)
CE PRIX EST VENTILÉ DE LA FAÇON SUIVANTE :
PRIX :
___________________________$
TPS :
___________________________$
TVQ :
___________________________$
TOTAL : ________________________$ 4. Je certifie que le prix est valide pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date limite fixée pour la réception des soumissions. 5. Je conviens que le prix soumis inclut tous les coûts ou charges nécessaires et suffisants, de quelque nature que ce soit, à l’exécution entière et complète du mandat faisant l’objet de la présente soumission.
NOM DU FOURNISSEUR :__________________________________________________________________________
ADRESSE : ______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________ NOM DE LA PERSONNE AUTORISÉE (en caractères d’imprimerie)
SIGNATURE DE LA PERSONNE AUTORISÉE
DATE (JJ/MM/AAAA)
