L’espace événements – Parc Floral de Paris

CAHIER DES CHARGES CONDITIONS GENERALES 2016

SOMMAIRE

ART. 1

DESIGNATION DES PARTIES

1

ART. 2

OBJET, GENERALITES, PRINCIPES

1

PREAMBULE

1

2.1 2.2 2.3

1 2 3

ART. 3

ART. 4

DEMANDE D'AUTORISATION D'OUVERTURE A L’AUTORITE PUBLIQUE

4

SECURITE

5

4.1 4.2

PRESCRIPTIONS LEGALES EQUIPEMENTS ET LOCAUX DE L’ESPACE EVENEMENTS 4.2.1 Alarme 4.2.2 Alerte 4.2.3 Information des sapeurs-pompiers 4.2.4 Dispositifs de désenfumage 4.2.5 Moyens d'extinction CHARGE DE SECURITE DU PRENEUR/ORGANISATEUR ROLE DU CHARGE DE SECURITE SERVICE DE SECURITE INCENDIE

5 5 5 6 6 6 6 7 7 8

OCCUPATION ET AMENAGEMENT DES LOCAUX PAR LE PRENEUR/ORGANISATEUR

9

4.3 4.4 4.5 ART. 5

LOCAUX A LOUER CAHIER DES CHARGES – PRINCIPES SEPE ET PRENEUR/ORGANISATEUR : PRINCIPE DE RESPONSABILITE

5.1 5.2 5.3 5.4

OCCUPATION PARTIELLE DES BATIMENTS ALLEES CIRCULATION ET GESTION DES SORTIES INTERDICTIONS AMENAGEMENTS INTERIEURS

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9 9 10 10

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5.5 5.6 5.7

SALLES DE REUNIONS, DE CONFERENCES, DE PROJECTION, D'AUDITION OU POLYVALENTES ET AMENAGEMENTS SCENIQUES INSTALLATIONS ELECTRIQUES UTILISATION D'HYDROCARBURES LIQUEFIES, CUISINES

10 11 11

ET INSTALLATIONS DE CUISSON

5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 ART. 6

ART. 7

12 12 13 13 13 13 13 13 14 14

CIRCULATION AUTOMOBILE

CONTROLE DES ACCES, GARDIENNAGE ET STATIONNEMENT

14

6.1 6.2

14 15

CONTROLE DES ACCES ET GARDIENNAGE STATIONNEMENT

DEPENSES INCOMBANT AU PRENEUR /ORGANISATEUR

15

7.1 7.2 7.3 7.4

15 15 15 16

7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 ART. 8

5.7.1 Grandes cuisines 5.7.2 Appareils de cuisson ne faisant pas partie d’un ensemble grande cuisine MACHINES ET APPAREILS EN FONCTIONNEMENT MOTEURS THERMIQUES OU A COMBUSTION SUBSTANCES RADIOACTIVES – RAYONS X LASERS LIQUIDES INFLAMMABLES AMENAGEMENTS SPECIAUX TOITURES

REDEVANCE LOCATIVE PROVISION POUR FRAIS ANNEXES SIGNALISATION ET FLECHAGE BRANCHEMENTS ELECTRIQUES, ELECTRICITE ET CONSOMMATION D'ENERGIE SONORISATION CHAUFFAGE - 7.6 BIS CLIMATISATION PAVILLONS EAU NETTOYAGE ET ENTRETIEN DES LOCAUX – SANITAIRES RESTAURATION POSTE DE SECOURS TELEPHONE, LIAISONS ADSL/SDSL, WIFI, OPTION INTERNET, TPE, ELINGUE ECLAIRAGE DE L’ESPACE EVENEMENTS FRAIS DE PERSONNEL RETARD DE PAIEMENT

16 16 16 16 17 18 18 18 18 18

HORAIRE DE LA MANIFESTATION

18

8.1 PLAGE DE LOCATION 8.2 LES HEURES SUPPLEMENTAIRES

18 18

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ART. 9

ACTUALISATION DES PRIX

19

Art. 10

CHARGES DIVERSES – DROITS D'AUTEUR

19

ART. 11

CAISSES

19

ART. 12

RESPONSABILITE DU PRENEUR/ORGANISATEUR – ASSURANCES

19

ART. 13

RESPECT DE LA REGLEMENTATION

20

ART. 14

INTERDICTION DE CESSION

21

ART. 15

LIMITATION DE RESPONSABILITE

21

ART. 16

ETAT DES LIEUX ET REMISE EN ETAT

21

ART. 17

ANNULATION PAR LE PRENEUR/ORGANISATEUR

22

ART. 18

RESPONSABILITE

22

ART. 19

RESILIATION PAR LA SEPE

22

ART. 20

JUGEMENT DES LITIGES

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ARTICLE 1

DESIGNATION DES PARTIES

Dans le présent Cahier des Charges, les expressions "SEPE" et le Preneur/Organisateur désignent respectivement la Société d’Exploitation de Parcs d’Exposition et la personne physique ou morale avec laquelle elle traite, étant précisé que le Preneur/Organisateur se réserve la possibilité de faire appel à une agence ou société spécialisée dans l’organisation de manifestations. Le « Parc Floral de Paris » désigne le Parc public de la Ville de Paris. « L’Espace Evénements » désigne les locaux gérés par la SEPE. ARTICLE 2

OBJET, GENERALITES, PRINCIPES

PRÉAMBULE : Conscient de la valeur écologique et patrimoniale du Bois de Vincennes, la SEPE a une vision ambitieuse de protection des espaces qui lui sont confiés. Soucieuse de les valoriser et de préserver cette belle harmonie entre la nature et la ville, elle associe tous ses partenaires organisateurs, exposants, visiteurs et prestataires à son engagement environnemental qu’elle place au cœur de ses préoccupations. Cette volonté d’amélioration se traduira notamment par la mise en place d’actions portant sur : - La gestion des déchets produits à l’occasion des événements. - La gestion énergétique des bâtiments, en tenant compte des spécificités de l’espace événements du Parc Floral de Paris et de ses contraintes techniques et économiques. - La prévention des pollutions directes et indirectes liées à ses activités sur les différents espaces concernés. Pour la pleine réussite de cette démarche, le Preneur est invité, à la lecture du présent cahier des charges, à prendre en considération la politique environnementale de la SEPE dans les décisions relatives à l’organisation de sa manifestation. 2.1

LOCAUX A LOUER Le présent Cahier des Charges définit les conditions de location par la SEPE des locaux de l’Espace Evènements du Parc Floral de Paris : Hall de la Pinède • Configuration totale 9.750 m²

Hall 1

3 780 m²

Hall 2

3 420 m²

Hall 3

2 550 m²

2

1

3

L’effectif maximum du Hall de la Pinède compte tenu du nombre d’issues dont il dispose est de 11 500 personnes. En effet, l’établissement dispose de 24 issues totalisant 130 unités de passage (issues A et S non comptabilisables).

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Cependant, cet effectif est soumis à autorisation de la Commission de sécurité, l’effectif normalement admissible sans conditions exceptionnelles de sécurité étant de 1 personne par m², soit 9 750 personnes pour 9 750 m².

Espace Club

250 m²

Pavillon des chênes

282 m²

Pavillon des cèdres

384 m²

Pavillon des cyprès

384 m²

Pavillon des bambous

384 m²

Salle de conférences

384 m² - 312 sièges

Terre-plein Esplanade Parking Exposants Espace arboré près du Hall

1 800 m² 800 m² 8 000 m² - 311 places 680 m²

Aucun chapiteau, stand ou véhicule d'exposition ne peut être installé à l'extérieur des locaux, sans accord écrit de la SEPE. 2.2

CAHIER DES CHARGES - PRINCIPES Le cahier des charges entre la SEPE et le Preneur/Organisateur doit être validé par l'autorité administrative après avis de la Commission de sécurité compétente et doit comporter les rubriques suivantes : a)

les contraintes de sécurité incendie liées au règlement de sécurité et les prescriptions complémentaires permanentes de l'autorité administrative ;

b)

l'organisation générale de la sécurité incendie du site et, en particulier, la composition et la répartition des missions entre le service de sécurité incendie de l'établissement (si celui-ci en possède un) et celui de la manifestation ;

c)

les consignes générales de sécurité incendie ;

d)

les conditions dans lesquelles, si nécessaire, le chef d'établissement désignera une personne pour coordonner l'action de plusieurs chargés de sécurité agissant simultanément sur un même site ;

e)

les plans de l'établissement, avec indication d'une échelle graphique, faisant apparaître : - l'emplacement des moyens de secours ; - les servitudes de circulation intérieure ; - les conditions de desserte et d'accessibilité des bâtiments et du site et les contraintes de stationnement ; - les possibilités et les contraintes d'utilisation des espaces extérieurs ; - les activités autorisées et leurs éventuelles contraintes ; - les limitations ou les interdictions d'emploi ou de mise en œuvre de matériels ou d'installations ;

f)

les éventuelles obligations de recours à une personne ou un organisme agréé pour certaines installations, ou par un bureau de vérification habilité pour ce qui concerne les chapiteaux – tentes – structures itinérantes (CTS).

Dans le cas où la SEPE souhaiterait imposer au Preneur/Organisateur des contraintes complémentaires en matière de sécurité incendie, celles-ci devront figurer dans le présent cahier des charges et leur origine précisée. Le cahier des charges entre la SEPE et le Preneur/Organisateur doit être annexé au registre de sécurité.

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La SEPE et chacun des locataires permanents des locaux ou des enceintes destinées à des activités annexes (restaurants, cafétérias, bureaux, locaux de prestataires de service, etc.) sont responsables de l'application des règles de sécurité propres à chacune de leurs activités. A cet effet, la SEPE doit fixer cette responsabilité dans un document contractuel complémentaire au présent cahier des charges qui précisera les obligations respectives des deux parties pour appliquer les prescriptions imposées par l'autorité administrative spécifiques à chacune des activités exercées par les locataires permanents. Ce document complémentaire, annexé au registre de sécurité de l’Espace évènements ne peut être contradictoire avec les dispositions du présent cahier des charges qui l'emportent sur toutes autres dispositions. 2.3

SEPE ET PRENEUR

/ORGANISATEUR : PRINCIPE DE RESPONSABILITE

Le preneur/organisateur assume, envers la SEPE, envers les tiers et envers l’autorité administrative, la responsabilité entière et totale de la manifestation qu’il organise, celles des travaux temporaires nécessaires à la réalisation de la manifestation, ainsi que l’application de l’ensemble des dispositions relatives à la sécurité du public durant la manifestation. Il répond personnellement de l’application, par lui-même, par les exposants et locataires de stands, et tous les commettants, fournisseurs entrés dans l’établissement de son chef ou du chef des exposants, de l’ensemble des dispositions réglementaires en matière d'hygiène, de sécurité et de législation du travail. Sa responsabilité personnelle et directe naît à l’instant où les emplacements des stands sont mis à sa disposition, qu’il en prenne ou non-possession effective, et elle prend fin, au plus tôt, à la fermeture de l’exposition au public. Le cahier des charges entre le Preneur/Organisateur et les exposants et locataires de stands ("guide" ou "manuel de l'exposant") ne peut être contradictoire avec les dispositions du présent cahier qui l'emportent sur toutes autres dispositions. Le Preneur/organisateur notifie aux exposants et locataires de stands les décisions de l'administration relatives aux déclarations et autorisations adressées à celle-ci, et en remet une copie au chargé de sécurité. Sur proposition du chargé de sécurité, dont le rôle est défini à l'article T6 (arrêté du 11 janvier 2000), le preneur/organisateur doit interdire l'exploitation des stands non conformes aux dispositions du présent règlement. Dans ce cas, le preneur/organisateur doit refuser la distribution de l'électricité et des autres fluides et peut imposer la fermeture du stand. Ce point doit être expressément rappelé dans le cahier des charges contractuel liant le preneur/organisateur à l'exposant ou au locataire de stand et dans le cahier des charges contractuel liant la SEPE au preneur/organisateur. Le Règlement des Parcs et Promenades de la Ville de Paris, fixé par arrêté inter préfectoral du 13 août 1985, est applicable, hors zone d'expositions, au Parc Floral de Paris, notamment en ce qui concerne la circulation des cycles, motocycles et voitures, l'interdiction des animaux, le commerce et la publicité, l'affichage et la distribution des imprimés, réclames ou prospectus, les autorisations de photographies et de filmage à des fins commerciales. Chaque année, les jours précis de début et de fin des périodes du Parc Floral de Paris sont communiqués par la SEPE (voir cahier des charges, conditions particulières). Entrées du Parc floral : pour le public

"Château" (Esplanade du Château de Vincennes) "Pyramide" (route de la Pyramide)

pour les exposants

"Entrée Parking des Exposants" (route du Champ de Manœuvre)

Le Preneur/Organisateur s'engage à respecter l'ensemble des dispositions du présent cahier des charges et des conditions générales, ainsi que celles résultant de la convention

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d'occupation. Tout manquement dûment constaté à une seule de ces clauses, entraînerait l'annulation de plein droit de la convention d'occupation, sans recours contre la SEPE. Le Preneur/Organisateur a l'obligation de participer ou de se faire représenter aux réunions organisées à la demande de l'autorité administrative ou de la SEPE, si ces dernières le jugent nécessaire à la sécurité. ARTICLE 3

DEMANDE D'AUTORISATION D'OUVERTURE A L'AUTORITE PUBLIQUE

Le Preneur / Organisateur s'engage à adresser à l'autorité administrative (Préfecture de Police, Direction de la Protection du Public, Sous-Direction de la sécurité du Public, BERP (Bureau des Etablissements recevant du Public) , 12 quai de Gesvres, 75004 PARIS, tél. 01 49 96 34 95 Madame Franusic) le dossier de demande d'ouverture au public en quatre exemplaires, et ce, dans le délai de deux mois précédant la date d'ouverture prévue. L’autorité administrative doit faire connaître sa décision au plus tard un mois après le dépôt de la demande. Un double de cette demande doit être transmis à la SEPE. La demande doit préciser la nature de l’exposition, sa durée, son implantation, la composition du service de sécurité. Doit être jointe à la demande une attestation du contrat liant la SEPE au Preneur / Organisateur. Doivent être joints à la demande le cahier des charges de l’établissement, un plan faisant apparaître les circulations extérieures, les voies d’accès, les dégagements, l’emplacement des sorties éventuellement neutralisées, les installations fixes de gaz, l’emplacement des poteaux de structure, les moyens de secours, la composition du service de sécurité incendie défini à l'article T48 ainsi que les demandes d’autorisation spécifiées dans l’annexe à l’arrêté du 18 novembre 1987 modifié. Doit être produit un plan de la manifestation faisant apparaître le tracé des circulations à l'intérieur des halls, l’emplacement des stands ou espaces réservés aux exposants, les emplacements des locataires permanents, les emplacements des stands à étage et des cuisines provisoires. Doivent être établies, datées et signées par le chargé de sécurité désigné par le Preneur/Organisateur, et cosignées par le Preneur/Organisateur une note de présentation générale et une note de sécurité attestant de la conformité de la manifestation projetée aux prescriptions de la réglementation. L'ensemble de ce dossier sera au préalable communiqué à la SEPE qui s'assurera notamment de la bonne utilisation des parties communes et de la compatibilité du projet avec les équipements techniques de l'établissement. L'ensemble des documents définissant l'implantation des stands devra être réalisé à partir des fonds de plan de l’Espace évènements. Ces plans devront être soumis au chargé de sécurité désigné par Le Preneur/Organisateur avant leur élaboration définitive et validés par lui pour envoi à l'autorité administrative. Lorsque l'exposition, le salon ou la manifestation comporte l'implantation d'installations classées pour la protection de l'environnement, le Preneur/Organisateur a l'obligation de fournir un cinquième exemplaire du dossier de demande d'autorisation d'ouverture au public. Dans ce cas, tous les dossiers devront comporter les éléments techniques nécessaires à leur examen par le service technique d'inspection des installations classées (S.T.I.I.C.) Les entreprises qui contribuent à l'installation des manifestations doivent être informées par le Preneur/Organisateur des obligations relatives au respect du présent cahier des charges.

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ARTICLE 4 4.1

SECURITE

PRESCRIPTIONS LEGALES Le Preneur/Organisateur doit respecter et faire respecter par les personnes participant aux manifestations, les prescriptions légales et réglementaires sur la sécurité contre l'incendie dans les établissements recevant du public, ainsi que les consignes intérieures de sécurité se rapportant aux établissements :

• de type T : Salles d'expositions -

arrêté du 25 juin 1980 modifié approuvant les dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public ;

-

arrêté du 15 novembre 1987 modifié portant approbation des dispositions complétant et modifiant le règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public de type T ;

-

le Code du Travail ;

-

la norme NFC 15.100 concernant les règles d'installations électriques basse tension

-

le Règlement Sanitaire de la Ville de Paris (arrêté du 20 novembre 1979 modifié le 4 juin 1982).

• de type L : Salles à usage d'auditorium, de conférences, de réunions, de spectacles ou à usages multiples -

arrêté du 25 juin 1980 modifié approuvant les dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public,

-

arrêté du 12 décembre 1984 modifié portant approbation des dispositions complétant et modifiant le règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public de type L,

-

le Code du Travail,

-

la norme NFC 15.100 concernant les règles d'installations électriques basse tension,

-

le Règlement Sanitaire de la Ville de Paris (arrêté du 20 novembre 1979 modifié le 4 juin 1982).

L'attention des utilisateurs est attirée tout particulièrement sur les articles R123-1 à R123-55 du Code de la Construction et de l'Habitation, notamment l'article R123-43 (vérification des installations par des organismes ou personnes agréées). La densité théorique du public admis dans les halls d’exposition est calculée à raison d’une personne par m² de la surface brute des locaux auxquels le public a accès. Elle doit, en tout état de cause, être compatible avec le nombre d’unités de passage et de dégagement offerts par chaque bâtiment. Cette densité est identique pour les salles de conférence existantes ou éventuellement aménagées sous réserve des dispositions spécifiques visées aux articles L.1 à L.89 de l'arrêté du 25 juin 1980 concernant, où qu'elles se trouvent, les salles à usage d'audition, de conférence, de réunions, de spectacles ou à usages multiples. 4.2

EQUIPEMENTS DES LOCAUX DE L’ESPACE EVENEMENTS 4.2.1

Alarme L'équipement d'alarme est de type 2a avec un système de sécurité incendie (SSI) de catégorie B (article T 49). Les halls sont dotés d’une sonorisation de sécurité prioritaire. Un message d’évacuation préenregistré peut être diffusé en cas de besoin. Toutes dispositions doivent être prises pour que ce message soit audible en toutes circonstances. Tous les organes techniques de sécurité incendie sont centralisés et visualisés au poste de sécurité de l’Espace évènements.

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4.2.2

Alerte L’alerte consiste à demander l’intervention d’un service public de secours et de lutte contre l’incendie. Les sapeurs-pompiers doivent pouvoir être alertés immédiatement. La liaison entre le poste central de sécurité et le centre de secours des sapeurspompiers territorialement compétent est réalisée par une ligne directe (TASAL) actionnée par le personnel du PC de sécurité d’après les renseignements obtenus par les agents de sécurité chargés de la surveillance de la manifestation.

4.2.3

Information des sapeurs-pompiers La SEPE assure l’accueil des équipes de secours jusqu’aux halls ou dépendances qui font l’objet de la convention locative et dont la responsabilité relève du Preneur/Organisateur. En relais ou en complément de ceux de l’Espace évènements, les agents de sécurité incendie du preneur/organisateur facilitent l’accès des équipes de secours sur le lieu du sinistre lorsqu’il s’est produit dans les halls ou dépendances précités. Un document établi par la SEPE est, à cet effet, remis au Preneur/Organisateur avant chaque manifestation. Il comporte l’indication des implantations des robinets d’incendie armés (RIA), la lettre des portes d’accès des halls, les moyens de communication entre le poste central de sécurité et le Preneur/Organisateur. Il est rappelé au Preneur/Organisateur qu’il doit, préalablement à toute occupation des lieux, repérer les implantations de ces différents systèmes de sécurité. Il prendra, pendant la période d'occupation, toutes les dispositions utiles afin que l'accès aux bouches et poteaux d'incendie soit maintenu constamment dégagé. Toute utilisation injustifiée de ces différents équipements de sécurité fera l'objet d'une amende imputable au Preneur/Organisateur.

4.2.4

Dispositifs de désenfumage Objet : Le désenfumage a pour objet d’une part, d’extraire des locaux incendiés une partie des fumées et gaz de combustion afin de rendre praticables les cheminements utilisés pour l’évacuation du public et l’intervention des secours et d’autre part, de limiter la propagation de l’incendie en évacuant vers l’extérieur chaleur, gaz et gaz brûlés. Le fonctionnement du système de désenfumage fait l’objet, chaque année, d’une visite de vérification. Le résultat des essais et vérifications est annexé au registre de sécurité de l’Espace évènements.

Désenfumage naturel : Le désenfumage par tirage naturel est réalisé par des amenées d’air et des évacuations de fumées communiquant, soit directement, soit au moyen de conduits avec l’extérieur. Les installations de désenfumage sont commandées depuis l’UCMC du CMSI (Unité de Commande Manuelle Centralisée du Centralisateur de Mise en Sécurité Incendie). 4.2.5

Moyens d'extinction Le dispositif permanent de défense contre l’incendie des locaux est constitué de : - une installation de robinets d’incendie armés (RIA) - des extincteurs portatifs à eau pulvérisée de 6 litres minimum répartis sur la base d’un appareil pour 200 m2. Le Preneur/Organisateur assure la mise en place de tous appareils complémentaires nécessaires sur les conseils de son chargé de sécurité.

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4.3

CHARGE DE SECURITE DU Preneur/Organisateur Le Preneur/Organisateur doit désigner un (ou plusieurs) chargé(s) de sécurité et doit appliquer les prescriptions formulées par l'administration en réponse à la demande d'autorisation de la manifestation. Le nombre de chargés de sécurité doit être adapté à l'importance et à la nature de la manifestation. Le Preneur/Organisateur doit se tenir à la disposition de la commission de sécurité et remettre, avant la manifestation, à chaque exposant un cahier des charges entre le preneur/organisateur et les exposants et locataires de stands précisant notamment : •

l'identité et la qualification du (ou des) chargé(s) de sécurité ;

•

les règles particulières de sécurité à respecter ;

•

l'obligation de déposer auprès de lui une demande d'autorisation ou une déclaration pour les cas prévus aux articles T8 (arrêté du 11 janvier 2000) et T39 (arrêté du 18 novembre 1987).

Sauf à avoir exercé cette fonction pendant au moins 5 ans avant le 14 janvier 1986, le chargé de sécurité du preneur/organisateur est obligatoirement titulaire de l’une des qualifications professionnelles requises pour l’exercice de cette fonction, soit : •

unité de valeur ou attestation de stage de prévention définies par les articles 1 et 14 de l’arrêté du 28 décembre 1983 modifié relatif à la création d’une unité de valeur d’enseignement de la prévention contre les risques d’incendie et de panique ;

•

contrôle des connaissances prévu à l’article 3 de l’arrêté du 7 novembre 1990 relatif aux conditions d’agrément pour les vérifications réglementaires prévues dans les établissements recevant du public ;

•

qualification de chef de sécurité SSIAP 3, délivrée à l’issue de l’examen défini par les arrêtés du 18 mai 1998 et du 21 février 1995 relatifs à la qualification du personnel permanent des services de sécurité des établissements recevant du public (sous réserve ici que la manifestation réunisse au maximum 1.500 personnes) ;

•

tout diplôme jugé équivalent après avis de la commission centrale de sécurité.

Le chargé de sécurité du Preneur/Organisateur a un domaine de compétence et de responsabilité distinct et autonome de celui du service de sécurité de l’établissement. Le service de sécurité de l’établissement assure la vacuité et la permanence des cheminements d’évacuation jusqu’à la voie publique, l’accès à tous les locaux communs ou recevant du public aux membres de la commission de sécurité. Il organise des rondes pour prévenir et détecter les risques d’incendie dans les locaux non occupés et leurs abords et il veille au bon fonctionnement et à la maintenance de tout le matériel de protection contre l’incendie. Le service de sécurité de l’établissement reste en liaison permanente avec le poste de sécurité de la manifestation et il peut être sollicité ou intervenir à tout moment. 4.4

ROLE DU CHARGE DE SECURITE Sous la responsabilité du Preneur/Organisateur, le chargé de sécurité a pour rôle : •

d’étudier le dossier d’aménagement général de la manifestation et de participer à la rédaction du dossier de sécurité visé ci-après ;

•

de faire appliquer par le preneur/organisateur les prescriptions formulées par l'autorité administrative ;

•

de renseigner et conseiller les exposants sur les dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs aménagements ;

•

de contrôler, dès le début du montage des stands et jusqu’à la fin de l’ouverture au public, l’application des mesures de sécurité ;

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•

d’examiner les déclarations et demandes d’autorisation des machines en fonctionnement et de détenir la liste des stands dans lesquels se situent ces machines ;

•

de s'assurer que les éventuels stands à étage ont fait l'objet d'un contrôle de solidité par un organisme ou une personne agréé ;

•

d'informer, en temps utile, l'administration des difficultés rencontrées dans l'application du présent règlement ;

•

de tenir à la disposition des secours, le cas échéant, les informations relatives à l'implantation des sources radioactives, à l'emplacement des installations visées à la section VII et à la section X, et à la localisation des stands utilisant des bouteilles d'hydrocarbures liquéfiés ;

•

d'examiner tout document permettant de s'assurer que les visites de maintenance des moyens de secours ont été correctement réalisées ;

•

de contrôler la présence et la qualification du personnel du service de sécurité de la manifestation ;

•

de s’assurer que les équipements de sécurité de l’établissement ne sont pas neutralisés par les installations propres à la manifestation ;

•

de faire respecter par le Preneur/Organisateur et les exposants les prescriptions réglementaires afférentes au site de la manifestation.

Le chargé de sécurité doit signaler au concessionnaire du site (SEPE) tout fait occasionné par les exploitations permanentes de l’établissement (cafétéria, restaurant, catering) susceptibles d’affecter le niveau de sécurité de la manifestation, et il doit relever et signaler, après étude des rapports de maintenance afférant aux moyens de secours, toutes défaillances, manquements ou manquants éventuels. Préalablement à l’ouverture de la manifestation au public, le chargé de sécurité doit rédiger un « rapport final » relatif au respect de l’ensemble des prescriptions précitées ; au terme de ce rapport, transmis au propriétaire ou concessionnaire de l’établissement ainsi qu’au Preneur/Organisateur, lequel le tiendra à la disposition de l’administration. Le rapport final établi par le chargé de sécurité se prononce sur l’opportunité d’ouvrir tout ou partie de la manifestation au public. Durant la période d’ouverture de la manifestation au public, le chargé de sécurité doit assurer une présence permanente sur le site et contrôler la présence et la qualification du personnel du service de sécurité. Il lui revient, durant la manifestation, de signaler au Preneur/Organisateur l’exploitation non conforme d’un stand auquel, sans préjudice d’autres mesures, la distribution de l’électricité et autres fluides sera immédiatement refusée. NOTA : Le chargé de sécurité n'a pas de compétence en matière de sûreté. Le Preneur/Organisateur devra prendre toute mesure qu'il jugera utile pour assurer la sûreté des installations, de son personnel, des exposants et des visiteurs. 4.5

SERVICE DE SECURITE INCENDIE Le Preneur/Organisateur doit prévoir, pendant toute la durée de la manifestation, pendant la présence du public, un service de sécurité incendie dont l'effectif devra permettre la présence permanente : • pour une occupation inférieure à 6.000 m² ou uniquement des Pavillons : 3 agents de sécurité dont l’agent de sécurité SSIAP 2 affectés par la SEPE; • pour une occupation totale du Hall de la Pinède : 4 agents de sécurité dont l’agent de sécurité SSIAP 2 affectés par la SEPE; • pour une occupation totale du Hall de la Pinède, plus les Pavillons : 5 agents de sécurité. dont l’agent de sécurité SSIAP 2 affectés par la SEPE; La SEPE affectera à la charge du Preneur/Organisateur un agent de sécurité incendie SSIAP 2 dans le P.C. Sécurité pendant la présence du public ainsi que l’ensemble de l’effectif SSIAP 1 nécessaire à la manifestation du preneur :

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• mise en place : 30 minutes avant l'ouverture de la manifestation ; • départ : 30 minutes après la fermeture de celle-ci. Le responsable de la Société de Gardiennage choisie par le Preneur/Organisateur devra prendre contact avec cet agent de sécurité pour prendre les consignes de liaison et de sécurité avant la manifestation. Le Preneur/Organisateur est tenu d'assurer une liaison entre la Société de Gardiennage de sa manifestation et le P.C. Sécurité. Cette liaison doit être assurée par talkies-walkies. Les agents qui composent le service de sécurité peuvent être les mêmes personnes que celles du service de gardiennage que le Preneur/Organisateur affecte à la surveillance de sa manifestation.

ARTICLE 5 5.1

OCCUPATION ET AMENAGEMENT DES LOCAUX

OCCUPATION PARTIELLE DES BATIMENTS Lorsque le Hall de la Pinède n’est pas utilisé en totalité, le Preneur/Organisateur a l’obligation d’installer, en limite de la surface non occupée, une cloison en matériaux de catégorie M3, et dont la stabilité mécanique doit permettre de résister à la poussée du public. Le Preneur/Organisateur doit mettre en œuvre des moyens interdisant l'accès à cette surface non-occupée. Ces cloisonnements ne doivent, en aucune façon, avoir pour effet de diminuer le nombre de dégagements nécessaires et en rapport avec l’effectif du public. Les sorties rendues inutilisables de ce fait doivent être entièrement masquées. Sauf autorisation écrite, expresse et préalable, les surfaces non utilisées doivent être libres de tout dépôt ou stockage durant la manifestation.

5.2

ALLEES DE CIRCULATION ET GESTION DES SORTIES Les allées de circulation doivent être disposées, dans la mesure du possible, aux abords des supports sur lesquels sont fixés les robinets d'incendie armés. Les stands de grandes dimensions doivent être conçus de manière à ne pas gêner l'évacuation du public (Article T18). Il est interdit de modifier la couleur des portes. Pour prévenir tout risque de confusion, l’emploi d’enseignes en lettres blanches sur fond vert est rigoureusement interdit. Ces couleurs sont exclusivement réservées à l’indication des sorties. Les portes des halls doivent être maintenues libre d’accès à la disposition du public pendant toute la durée de la manifestation. Il est de la responsabilité du Preneur/Organisateur de veiller à la stricte application de cette prescription. Des portes peuvent être fermées sous réserve de pouvoir être ouvertes à première nécessité, ce qui interdit, sauf autorisation spéciale de la commission départementale de sécurité préalablement saisie, non seulement toute condamnation définitive mais encore l’usage de chaînes ou de cadenas. Le dispositif de fermeture retenu doit être sécable. Le Preneur/Organisateur autorise la SEPE à lui signaler toute infraction et s'engage à y remédier dans les plus brefs délais. Le service de surveillance et de gardiennage du Preneur/Organisateur doit, concernant ces portes, savoir comment procéder immédiatement à leur ouverture en cas de déclenchement du message d’évacuation du hall. Pour des expositions dont la fréquentation est limitée (salons professionnels par exemple), il peut être admis, après avis de la commission départementale de sécurité, que certaines sorties puissent être provisoirement neutralisées étant observé que dans tous les cas le nombre de sorties mises à disposition du public ne doit jamais être inférieur aux 2/3 du calcul théorique (art. T20 de l’arrêter du 18 novembre 1987). La demande d'autorisation doit être présentée à l'autorité administrative compétente. Dans le cas ou cette autorisation

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

serait accordée, les sorties rendues inutilisables ainsi que leur signalisation réglementaire devront être rendues invisibles du public. Les obstacles tels que tuyaux, câbles, disposés sur le sol des allées doivent être recouverts par des protections de type "bateau". Les poteaux soutenant les superstructures du Hall doivent être incorporés dans les stands afin de ne pas faire obstacle à la libre circulation des visiteurs. 5.3

INTERDICTIONS Sont rigoureusement interdits dans l’enceinte des halls d’exposition : • la distribution d’échantillons ou produits contenant un gaz inflammable ; • les ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique ; • les ballons gonflés avec un gaz plus léger que l’air, quelque soit sa nature ; • les articles en celluloïd ; • les artifices pyrotechniques et explosifs ; • l’emploi de l’acétylène, de l’oxygène et de l’hydrogène ; • la présence d’oxyde d’éthyle, de sulfure, de carbone, d’éther sulfurique et d’acétone ; et d'une façon générale tout produit présentant un danger pour les visiteurs et les installations.

5.4

AMENAGEMENTS INTERIEURS Au sens de la réglementation, sont considérés comme des aménagements intérieurs, les éléments de décorations intérieures, les cloisons et plafonds des stands, les tentures, portières et rideaux, les matériaux de revêtements des sols, des murs, des cloisons et des plafonds, les conduits et canalisations non incorporés dans une gaine ou non encastrés, les éléments constitutifs de faux plafonds, les meubles liés aux structures ou fixés au sol. Le Preneur/Organisateur doit s'assurer que les aménagements de stands sont réalisés conformément aux articles T21 et T24 de l'arrêté du 18 novembre 1987. Tous les matériaux constituant les stands, ainsi que la décoration générale de la manifestation, doivent faire l'objet d'un certificat de réaction au feu en cours de validité, établi par un laboratoire agréé par le ministère de l’intérieur, suivant les dispositions de l’arrêté du mois d’août 1999, ou faire l’objet d’une marque de qualification, les matériaux ayant fait l’objet d’une attestation d’ignifugation sont recevables dans la mesure où le traitement a été effectué dans les règles de l’art. Les exposants et locataires de stands doivent respectivement appliquer les cahiers des charges cités aux articles T4 (§1) et T5 (§2) de l’arrêté du 25 juin 1980 modifié par l'arrêté du 11 janvier 2000. Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par le chargé de sécurité. Toutes dispositions doivent être prises pour que celui-ci puisse les examiner en détail. Dans chaque stand, l'exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors de cette visite de réception du chargé de sécurité. Il doit tenir à la disposition des membres de la commission tout renseignement concernant les installations et les matériaux visés à l'article T21 (arrêté du 18 novembre 1987), sauf pour ceux faisant l'objet d'une marque de qualité. En cas d'avis négatif du rapport final du chargé de sécurité au regard d'un exposant, il ne pourra lui être distribué ni électricité, ni d'autres fluides.

5.5

SALLES

DE REUNIONS, DE CONFERENCES, DE PROJECTION, D’AUDITION OU POLYVALENTES ET

AMENAGEMENTS SCENIQUES

La construction, l’aménagement et l’occupation de salles de réunions, de conférences, de projection ou d’audition doivent satisfaire d’une part aux dispositions particulières de l’arrêté du 12 décembre 1984 reprises aux articles L.1 à L.89 de l’arrêté du 25 juin 1980, d’autre part aux dispositions des articles CO-38, CO-39, CO-42 et CO-43 de l’arrêté du 25 juin 1980 et enfin à celles de l’article AM.18 du dit arrêté. Dans les salles non couvertes, un balisage des sorties doit être réalisé par blocs autonomes.

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Dans les salles couvertes recevant plus de 100 personnes, la réalisation d’un éclairage d’ambiance, composé de 5 lumens par m², et d’un éclairage de balisage par blocs autonomes (l’article EC7§3) est obligatoire. La sonorisation de la salle doit être asservie à la sonorisation de sécurité du hall concerné conformément à l’article T50.

5.6

INSTALLATIONS ELECTRIQUES Les travaux doivent être exécutés conformément aux dispositions : • des articles T35 à T36 de l'arrêté du 18 novembre 1987, • de la norme N.F C 15.100

5.6.1. Chaque stand est desservi à partir du réseau des tableaux, coffret de branchement ou armoires électriques de l'établissement (installations fixes et semipermanentes). 5.6.2. Il est mis à disposition de chaque stand ou exposant qui en fait la demande un coffret, protégé dans la partie supérieure par un capot, comprenant : - un jeu de coupe-circuit HPC calibré à hauteur de la commande de l'exposant d’un calibre maximal de 16 A ; un disjoncteur différentiel 30 mA. Il est rigoureusement interdit d'ouvrir ce coffret. 5.6.3. Le coffret doit, à tout moment, rester accessible aux services de sécurité mais demeurer hors de portée immédiate du public. Dans sa partie réservée à l'usage de l'exposant, c'est à dire à l'électrification du stand, il comprend : - une prise de courant : 2 x 10 A + T ; - un bornier de raccordement des installations électriques du stand comprenant une borne de terre.

5.7

UTILISATION D'HYDROCARBURES LIQUEFIES, CUISINES ET INSTALLATIONS DE CUISSON

Se conformer pour ce qui concerne les installations d’hydrocarbures liquéfiés et les installations de cuisson aux dispositions : -

-

-

de l’arrêté du 25 juin 1980 modifié du chapitre IV de l’arrêté précité, des articles GZ et particulièrement de l’article GZ 18 pour les installations de gaz ; du chapitre VII de l’arrêté précité, des articles EL pour les installations électriques ; des articles GC de l’arrêté précité, fixant les règles d’installation de grandes cuisines ouvertes sur hall, notamment pour les installations dont la puissance nominale est supérieure à 20 KW ; de l’article T 31 de l’arrêté du 18 novembre 1987 ; du règlement sanitaire départemental, notamment pour ce qui concerne l’obligation d’évacuer vers l’extérieur les buées et vapeurs grasses par un dispositif d’extraction mécanique ; n’autoriser qu’une seule bouteille de gaz de moins de 13 kg par appareil de cuisson, dans la limite de 6 bouteilles raccordées par stand ; interdire l’utilisation des bouteilles de gaz de plus de 13 kg à l’intérieur du Hall de la Pinède ; interdire la présence dans le hall de bouteilles non raccordées ; stocker les bouteilles de gaz dans un local isolé du hall et prévu à cet effet ; interdire les bouteilles de propane.

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5.7.1 Grandes cuisines Qu’ils soient isolés ou non des locaux accessibles au public, les appareils de cuisson ou groupements d’appareils dont la puissance nominale totale est supérieure à 20kW constituent des « grandes cuisines » au sens de la réglementation. Ces « grandes cuisines », y compris les cuisines ayant un caractère démonstratif ou publicitaire dont la puissance nominale totale est supérieure à 20kW, sont soumises à des dispositions spécifiques, notamment visées aux articles GC.12 à GC.15 de l’arrêté du 25 juin 1980. Leur mise en œuvre et leur fonctionnement requièrent impérativement l’intervention de personnes possédant une parfaite connaissance et maîtrise de ces types d’installation.

Il conviendra de respecter les prescriptions suivantes :

5.7.2

o

Disposer pour chaque restaurant un extracteur 400°C/lh et une hotte couvrant l’ensemble des appareils de cuisson

o

Rejeter sur l’extérieur au moyen d’un conduit unitaire les buées et les graisses aspirées par la hotte

o

Prévoir pour chaque restaurant un organe de coupure générale de la totalité des appareils de cuisson ; cet organe devra être aisément accessible.

o

Isoler les appareils de cuisson des parties inflammables voisines par un espace libre d’au moins 0.50 m.

o

Assurer l’évacuation des buées et des graisses par un conduit incombustible et coupe-feu une heure ; la résistance au feu requise devra être évaluée dans les conditions prévues par le chapitre III du titre II, annexe V de l’arrêté du 21 avril 1983 ( essais avec feu intérieur au conduit).

o

Assurer la réalisation de l’ensemble du dispositif de captation des buées et des graisses en matériaux incombustibles.

Appareils de cuisson ne faisant pas partie d’un ensemble « grandes cuisines »

L’utilisation des appareils de cuisson électriques ou à gaz dont la puissance nominale est inférieure à 20KW et qui ne font pas partie d’un ensemble « grande cuisine » est autorisée dans les locaux accessibles au public sous réserve du respect des dispositions techniques notamment visées aux articles GC2 à GC8 et GC.16 à GC 18 de l’arrêté du 25 juin 1980. Ainsi, et sans que ces indications soient exhaustives, les appareils de cuisson, constituant ou non des cuisines provisoires dans les halls d’exposition, doivent être conformes aux normes françaises les concernant, être fixés au sol lorsqu’ils ne présentent pas une stabilité suffisante, comporter un dispositif d’arrêt d’urgence de l’alimentation du combustible, être isolés, par un espace libre d’au moins 0,50 m de toutes parties inflammables voisines. Seuls sont autorisés, comme appareils mobiles, les appareils électriques ou à gaz de puissance utile égale au plus à 4 KW. Les bouteilles de moins de 13 kg de gaz liquéfié doivent être : • soit séparées les unes des autres par un écran rigide et incombustible, et implantées à raison d'une bouteille pour 10 m² et avec un maximum de six par stand ; • soit éloignées les unes des autres de 5 m au moins et avec un maximum de six par stand. Toutes les buées et fumées de cuisine doivent être reprises par une hotte enveloppante grâce à un ventilateur suffisamment puissant, puis filtrées et désodorisées. Les eaux chargées de graisses devront être déversées dans des séparateurs à graisse avant d’être évacuées dans le réseau d’eaux usées.

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5.8

MACHINES ET APPAREILS EN FONCTIONNEMENT Conformément à l'arrêté du 18 novembre 1987, les dispositions suivantes visent à la protection du public contre les risques de blessures, brûlures, écrasement. Les organes en mouvement, les surfaces chaudes, les pointes, les tranchants, doivent être, soit protégés par un écran rigide, soit placés en retrait d'au moins un mètre des allées. Les sécurités hydrauliques des engins présentés en position haute statique doivent être complétées par un dispositif mécanique s'opposant aux repliements intempestifs. Tous les matériels présentés doivent être correctement stabilisés pour éviter tout risque de renversement.

5.9

MOTEURS THERMIQUES OU A COMBUSTION Conformément à l'arrêté du 18 novembre 1987, les conditions d'implantation et de fonctionnement de ces installations donnent lieu à autorisation particulière, après avis de la commission de sécurité. Les demandes d’autorisation doivent être soumises à l’administration au moins un mois avant le début de la manifestation. Les gaz de combustion doivent être évacués vers l'extérieur suivant les plans approuvés par la SEPE. Les installations seront mises à l'arrêt dès la fin des démonstrations.

5.10 SUBSTANCES RADIOACTIVES – RAYONS X Le plan de situation doit être adressé à la SEPE pour être conservé au Poste Central de Surveillance (PCS). Leur situation doit faire l'objet d'une demande d'autorisation particulière à l’autorité administrative compétente. 5.11 LASERS Avant leur mise en œuvre, les lasers doivent faire l'objet de la part de l'exposant : • d'une demande d'autorisation à l'autorité administrative compétente ; • de la remise de la note technique accompagnée du plan d'installation ; • de la remise d'un document établi et signé par l'installateur, certifiant la conformité aux dispositions de l'Article T44 de l'arrêté du 18 novembre 1997. 5.12 LIQUIDES INFLAMMABLES L’emploi de liquides inflammables par stand est limité aux quantités suivantes : • 10 litres de liquides inflammables de deuxième catégorie pour 10 m² avec un maximum de 80 litres ; • 5 litres de liquides inflammables de première catégorie. 5.13 AMENAGEMENTS SPECIAUX Tous les projets d'aménagements ou de décorations extérieurs devront être soumis à l'approbation de la SEPE. Les aménagements et décorations en dur, ciment, plâtre, parpaings, notamment ainsi que ceux nécessitant la réalisation d'ancrages sont strictement interdits. En aucun cas, le Preneur/Organisateur ne pourra donner l'autorisation de fixer quelque objet que ce soit aux structures, aux installations de chauffage, d'électricité ou d'adduction d'eau sans l'accord préalable écrit de la SEPE.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

5.14 TOITURES L'accès aux toitures est formellement interdit. 5.15 CIRCULATION AUTOMOBILE La pénétration de véhicules automobiles à l'intérieur du Hall est strictement interdite pendant les montages et démontages. Les véhicules automobiles présentés sur les stands dans le cadre de la manifestation sont toutefois autorisés. Les réservoirs des moteurs présentés à l'arrêt doivent être vidés ou munis de bouchons à clé. Les cosses des batteries d'accumulateur doivent être protégées de façon à être inaccessibles.

ARTICLE 6 6.1

CONTROLE DES ACCES, GARDIENNAGE, STATIONNEMENT

CONTROLE DES ACCES ET GARDIENNAGE

Le gardiennage, de jour comme de nuit, est assuré directement par le Preneur/Organisateur, du premier jour de montage jusqu'au dernier jour de démontage. Une ronde de surveillance sera obligatoire dès la fermeture quotidienne de la manifestation, une seconde ronde aura lieu obligatoirement une heure après la fermeture, une troisième, deux heures après la seconde ronde. Le Preneur/Organisateur doit assurer, sous sa seule responsabilité et à ses frais, le contrôle à l'entrée des locaux. Il s'engage à ne pas y admettre un nombre de personnes supérieur à celui admis par les Services de Sécurité. Toutes les issues doivent demeurer accessibles et ouvertes durant les périodes de réception du public. Le Preneur/Organisateur doit assurer le contrôle de l'accès au parc de stationnement réservé aux exposants, ainsi que la surveillance de ce parking durant toute sa période de location. Pour cela, il devra avoir recours aux services de la société agréée par la SEPE. Par ailleurs, l'ensemble des voies de desserte devra être maintenu libre en permanence afin de permettre l'évacuation du public, la circulation et l'intervention des secours pendant toute la durée d'utilisation des locaux. Le personnel du Preneur/Organisateur et les exposants doivent être dotés d'un insigne de reconnaissance. Ils accéderont à la zone d'expositions par le parking des exposants, dans la limite des horaires prévus mentionnés sur la convention de location. L'accès des exposants aux pavillons d'expositions, loués indépendamment du Hall, s'effectue selon un cheminement particulier précisé au niveau de la Convention. Les visiteurs pénètrent dans le Parc Floral par les entrées "Château" et/ou "Pyramide". (et/ou par le Parking Exposants, sous réserve d'un accord explicite de la SEPE.). Ils accéderont à la zone d'expositions, soit par l'un des pavillons, si ceux-ci sont loués au Preneur/Organisateur, soit par la Grande Porte de la clôture de la zone d'expositions située près du Pavillon des chênes. En dehors des heures d'ouverture du Parc Floral de Paris, les visiteurs quittent le parc par la sortie "Pyramide". Le Preneur/Organisateur doit laisser le libre accès des locaux loués, d'une part, aux représentants de la SEPE, munis d'un badge dont les caractéristiques seront portées à la connaissance du Preneur/Organisateur, et d'autre part, aux Officiers de Police, Agents des douanes, Membres des Commissions Départementales de Sécurité, ainsi qu'aux préposés de la Poste, dans l'exercice de leur fonction. Pour l'organisation de manifestations nocturnes au-delà des heures de fermeture du Parc Floral, le Preneur/Organisateur devra mettre en place un contrôle aux entrées du Parc Floral. Il sera entièrement responsable des dégâts et préjudices qui pourraient résulter d'une défaillance de ce service de contrôle. La SEPE mettra en place, à l'intérieur du Parc Floral, aux frais du Preneur/Organisateur, une équipe de surveillance dont le seul rôle consistera à veiller à ce que les participants de la soirée ne dépassent pas les limites autorisées.

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6.2

STATIONNEMENT DES VEHICULES Cinq emplacements de parking, situés le long de la face Sud du Hall, sont réservés au Preneur/Organisateur du Hall et à son personnel. Toutefois, il est rappelé qu'à l'exception des véhicules précités aucun autre véhicule ne doit stationner ou circuler dans la zone d'exposition pendant les heures d'ouverture au public. Tout véhicule stationnant ou circulant à un emplacement interdit, soit du fait du lieu (intérieur du Hall, sur une pelouse ou un massif...), soit du non-respect des horaires (partie publique du Parc floral durant les heures normales d'ouverture de celui-ci...) fera l'objet d'une amende notifiée au Preneur/Organisateur et qui sera réglée par prélèvement sur la provision pour frais annexes.

ARTICLE 7 7.1

DEPENSES INCOMBANT AU PRENEUR / ORGANISATEUR

REDEVANCE LOCATIVE Il est fixé un prix hors taxes de location. Ce prix est fonction de la durée de location, des locaux concernés et de l'importance des surfaces louées dans ces locaux.

7.2

PROVISION POUR FRAIS ANNEXES La consommation d'électricité, le chauffage des locaux, la consommation d'eau, l'éclairage de l’Espace évènements, les prestations de sonorisation, les frais de personnel, etc., doivent faire l'objet d'une provision destinée également à couvrir tout ou partie des éventuels frais de remise en état des installations. Cette provision doit être réglée au plus tard en même temps que le solde de la location. Un décompte final sera établi à l'issue de la manifestation. La situation comptable sera régularisée : . soit par un virement complémentaire du Preneur/Organisateur ; . soit par un remboursement du trop-perçu par la SEPE.

7.3

SIGNALISATION ET FLECHAGE Les trois panneaux existants situés respectivement dans l’axe du Cours des Maréchaux, sur l’Esplanade du Château de Vincennes et près de l’entrée Pyramide sont loués au Preneur/Organisateur selon les modalités définies au cahier des conditions particulières, étant entendu que la responsabilité de la SEPE ne pourrait être recherchée en cas de modification ou de suppression de ces panneaux, de son propre fait ou par décision de la Mairie de Paris. Il est fixé un prix hors taxes de location. Ce prix est fonction de la durée de location et de l'importance des surfaces louées sur ces panneaux. Ces trois panneaux peuvent recevoir des bâches PVC dont les dimensions sont : 2,14 m de haut par 3,85 m de large. Il est à noter que ces panneaux comportent par ailleurs des panneaux faisant apparaître le logo du Parc Floral de Paris et le texte "l’Espace Evènements". Le masquage ou la dépose de ces textes sont interdits. Chaque projet doit être soumis pour approbation avant réalisation à la SEPE qui se réserve le droit de refuser toute communication dont l’esprit ne semblerait pas en adéquation avec l’image du Parc Floral de Paris et son environnement. En cas de manifestations différentes et simultanées sur le Hall et les pavillons, les Preneurs/Organisateurs pourront utiliser conjointement ces panneaux. D’autre part, en façade du Hall de la Pinède, deux emplacements situés à droite et à gauche de la porte J, sont susceptibles d’accueillir des bâches aux dimensions suivantes Hauteur 3.44M Largeur : 4.99M.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

A l’intérieur du Parc, la pose de la signalisation du fléchage (format A3 vertical ou en cas de partage deux formats A4) est effectuée par l’équipe technique de la SEPE. 7.4

BRANCHEMENTS ELECTRIQUES, ELECTRICITE ET CONSOMMATION D'ENERGIE

Le Preneur/Organisateur doit traiter directement et obligatoirement avec l'entreprise exploitante des installations électriques de l’Espace Evènements, pour une location du Hall avec extension ou non, sur des pavillons annexes. Il réglera, à cette entreprise, toutes les dépenses de branchement, de mise à la terre, ainsi que la permanence d'un électricien par zone de 6.000 m², pendant les périodes d’ouverture au public. Les dépenses d'énergie électrique seront réglées à la SEPE. Pour une location des locaux, autres que le Hall de la Pinède (pavillons et espaces extérieurs), il ne sera fait appel à l'entreprise exploitante que pour les permanences et la mise en place éventuelle de branchements électriques en supplément des prises de courant installées à demeure. Dans ces locaux, la permanence d'un électricien de l'entreprise exploitante ne revêt un caractère obligatoire que durant les périodes nocturnes. Il est toutefois conseillé au Preneur/Organisateur d'élargir la période de présence de cet électricien à toute la durée de la manifestation, car il ne pourra en aucun cas se retourner contre la SEPE ni contre l'entreprise exploitante si une rupture de l'alimentation d'énergie électrique se produisait, quelle qu'en soit l'origine. En aucun cas, le Preneur/Organisateur ne pourra intervenir ou faire intervenir quiconque autre que le personnel qualifié de l'entreprise exploitante sur les installations électriques. 7.5

SONORISATION Une installation de sonorisation de base est mise à la disposition du Preneur/Organisateur sur le Hall et dans les Pavillons, afin de permettre des appels de sécurité et d'exploitation, aux tarifs figurant dans le Cahier des Charges – Conditions Particulières. Toutes les dispositions devront être prises pour que les installations temporaires de sonorisation laissent audible, de tous les points des halls d'expositions, la diffusion de l'alarme incendie.

7.6

CHAUFFAGE Le Preneur/Organisateur doit passer commande directement auprès de la SEPE.

7.6 BIS CLIMATISATION PAVILLONS Le Preneur/Organisateur doit passer commande directement auprès de la SEPE. 7.7

EAU Le Preneur/organisateur doit passer commande directement auprès de la SEPE. Il est formellement interdit d'utiliser les lances à incendie pour puiser de l'eau destinée à un autre usage que celui de la sécurité.

7.8

NETTOYAGE ET ENTRETIEN DES LOCAUX - SANITAIRES Le Preneur/Organisateur doit traiter avec l'une des entreprises agréées par la SEPE. Il est à noter qu'une permanence aux sanitaires doit obligatoirement être assurée pendant la durée totale d'occupation des locaux. L'ensemble des prestations relatives au nettoyage doit être assuré par une seule société. Le Preneur/Organisateur a l'obligation de faire effectuer un nettoyage quotidien des locaux qu'il occupe. Tous les déchets et détritus provenant du nettoyage doivent être évacués hors de l’Espace évènements. Les emplacements de stockage sont indiqués par la SEPE. L'ensemble des lieux - locaux d'expositions, sanitaires - doit être restitués parfaitement propres.

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En cas de défaillance du Preneur/Organisateur, la SEPE fera exécuter les travaux de nettoyage nécessaires aux frais du Preneur/Organisateur, qui aurait, en outre, à régler des frais de location supplémentaires calculés selon les modalités précisées à l'article 8, paragraphe 2.

7.9

RESTAURATION Bar permanent « Coté Parc » "Coté Parc", Bar-Sandwicherie de l'Espace événements, est obligatoirement ouvert pendant toutes les manifestations, dès l’arrivée des exposants. Le Preneur/Organisateur doit laisser le libre accès du bar aux usagers en réservant une bande de 3 m de large devant les comptoirs et ne pas occulter la visibilité du bar par des aménagements spécifiques (cloison haute, structures,…). L'implantation d'autres bars, fixes ou mobiles, est soumise à l'autorisation préalable de la SEPE. Aucun bar complémentaire ne pourra être implanté à moins de 80 mètres du bar « Coté Parc », sauf autorisation spéciale donnée par la SEPE.

Conditions d’intervention de fournisseurs et traiteurs extérieurs Le sous-traitant de « Coté Parc » ne bénéficie d’aucune exclusivité en ce qui concerne le service des réceptions (buffets, cocktails, plateaux repas) sur les stands ou dans les espaces privatifs du Hall d’exposition. Le Preneur/Organisateur peut donc faire appel soit au sous-traitant de Coté Parc, soit à tout autre traiteur extérieur qui aura demandé et obtenu l’agrément de la SEPE et qui s’engage à acquitter une redevance calculée en fonction du chiffre d’affaires ou de la superficie au sol consacrée à l’activité de restauration et ce, en fonction de la nature de la manifestation (salons, événements ou autres). Aucun autre fournisseur ne sera autorisé à pénétrer dans l’enceinte de l’Espace Evénements du Parc Floral de Paris. Le Preneur/Organisateur se charge d’informer leurs exposants de cette restriction et de la faire respecter Le Preneur/Organisateur peut donc distribuer ou faire distribuer des vivres et boissons à titre onéreux sous réserve du respect des conditions suivantes : Dans le cadre de l’ implantation d’un Restaurant, le Preneur/Organisateur doit informer la SEPE au plus tard le jour de la réunion de coordination ou à défaut un mois avant l'entrée dans les lieux du nom du traiteur choisi et de l'emplacement occupé par ce dernier au sein de la surface louée. Est considéré comme stand avec restauration tout stand équipé de tables et chaises destiné à la consommation sur place de vivres et boissons. Conditions de restauration Les fritures et grillades sont autorisées sous réserve du respect des conditions réglementaires (cf. Article 5.7). Autorisations Le Preneur/Organisateur devra s'assurer que l'exploitant possède toutes les autorisations réglementaires en vigueur en matière de restauration ou de débit de boissons et s'assurer également que les prestataires auxquels il fait appel sont en règle avec la législation en vigueur.

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7.10 POSTE DE SECOURS OBLIGATOIRE POUR LES MANIFESTATIONS GRAND PUBLIC. Le Preneur/Organisateur doit traiter directement avec les Services de la Croix Rouge, de la Protection Civile ou tout autre organisme agréé. 7.11 TELEPHONE, LIAISONS ADSL/SDSL, WIFI, OPTION INTERNET, TPE, ELINGUE Le Preneur/Organisateur et ses exposants doivent passer commande directement auprès de la SEPE qui leur fournira les conditions d’utilisation. Le Preneur/Organisateur doit fournir à la SEPE au plus tard un mois avant l'entrée dans les lieux, un plan du Hall à échelle 1/200e faisant apparaître l'implantation des stands et l'identité des exposants. Le Preneur/Organisateur doit communiquer, le plus tôt possible, à ses exposants les bons de commande de prestations téléphoniques, lignes ADSL/SDSL, Wifi, option internet, TPE, élingue qui lui sont remis lors de la signature de la convention.

7.12 ECLAIRAGE Location du Hall de la Pinède : les dépenses sont à régler à la SEPE. Location des Pavillons et des Surfaces extérieures : les dépenses sont à régler à la SEPE 7.13 FRAIS DE PERSONNEL La SEPE met en place, en fonction de la nature des manifestations : - du personnel de sécurité incendie qualifié SSIAP2 - du personnel de sécurité incendie qualifié SSIAP1 - des agents de surveillance affectés au Parking des exposants et aux abords (article 6-1) - des agents de surveillance en cas de dépassement des horaires d’ouverture du Parc Public. Les dépenses sont à régler à la SEPE. 7.14

RETARD DE PAIEMENT

Tout retard dans le paiement des sommes dues à la date d'échéance, à quel que titre que ce soit, par le Preneur/Organisateur quelle qu'en soit la cause, rendra exigible (après une mise en demeure préalable) le paiement d'un intérêt de retard calculé sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix (10) points de pourcentage sans toutefois que ce taux ne puisse être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur à cette date (en fonction de la date d'échéance, le taux BCE applicable pendant le premier semestre de l'année concernée sera le taux en vigueur au 1er janvier de l'année et celui applicable pendant le second semestre sera le taux en vigueur au 1er juillet de l'année). Le Preneur/Organisateur sera également redevable de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les transactions commerciales prévue aux articles L.441-6 et D.441-5 du Code de commerce, ainsi que sur justificatifs, de toute indemnité complémentaire.

ARTICLE 8

HORAIRE DE LA MANIFESTATION

8.1

La location journalière s'étend sur une plage de 12 heures.

8.2

LES HEURES SUPPLEMENTAIRES Elles doivent être préalablement programmées en accord avec la SEPE. Elles sont facturées sur la base du dixième du tarif journalier. Toute journée commencée ou utilisée partiellement est considérée comme journée pleine. Les interventions des exploitants techniques sont incluses dans la durée de location.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

La manifestation est réputée terminée lorsque tout le matériel mis en place par le Preneur/Organisateur a été enlevé, que le nettoyage des lieux est terminé, que le personnel, les exposants, tous les véhicules, sans exception, ont quitté le Parc Floral et que l'état des lieux final a été effectué Sauf disposition contraire mentionnée au Contrat de location, tout dépassement d'horaire, de période ou de surface, sera facturé avec application d'une majoration de 50 % par rapport aux tarifs de base de location et des frais annexes. De plus, le Preneur/Organisateur supportera la totalité des dédommagements qui pourraient être réclamés à la SEPE par le Preneur/Organisateur suivant si ce dernier est empêché d'occuper le lieux à la date et à l'heure prévues. Si le déroulement de la manifestation devait débuter ou se poursuivre en dehors des heures d'ouverture au public du Parc Floral, un accord spécial serait nécessaire. Le Preneur/Organisateur assumerait alors les charges supplémentaires correspondantes dont notamment, les frais de personnel. . ARTICLE 9

ACTUALISATION DES PRIX

Les tarifs sont annuels. Le tarif applicable est celui de la période au cours de laquelle la manifestation se déroule effectivement. La SEPE se réserve le droit de modifier ses tarifs sans préavis. ARTICLE 10

CHARGES DIVERSES - DROITS D'AUTEUR

10.1

Le Preneur/Organisateur doit acquitter les impôts, taxes et contributions quelconques, ainsi que les frais dont il serait redevable envers toute personne ou organisme, en raison de sa manifestation.

10.2

Il doit respecter la réglementation de la propriété littéraire et artistique et, notamment, conclure tous accords préalables avec la Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM) et régler les droits et taxes qui pourraient être dus à ces organismes. Les demandes d’autorisation doivent être soumises à l’administration au moins un mois avant le début de la manifestation.

ARTICLE 11

CAISSES

Il convient de vérifier avec la SEPE les modalités d’entrée au Parc Floral de Paris pendant la période de manifestation. L’entrée publique du Parc Floral de Paris est gratuite pour les visiteurs. Le Preneur/Organisateur est donc invité à installer la billetterie de sa manifestation dans l’enceinte même de l’Espace Evènements. En période de festival et d’animations, l’entrée publique du Parc Floral de Paris est payante pour les visiteurs. A charge pour le Preneur d’implanter de une à trois caisses à chaque entrée et d’en assurer l’exploitation et le contrôle (voir autorisation SEPE).

ARTICLE 12

RESPONSABILITE DU PRENEUR/ORGANISATEUR - ASSURANCES

Totalement responsable de l'observation du présent Cahier des Charges par ses exposants, entrepreneurs et plus généralement toutes personnes relevant directement ou indirectement de son autorité, le Preneur/Organisateur devra donner la publicité nécessaire aux dispositions dudit Cahier des Charges, afin que tous en soient instruits. Les locaux mis à la disposition du Preneur/Organisateur sont couverts contre les risques d'incendie et d'explosion par les assurances de la SEPE.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

La SEPE et son assureur renoncent à tous recours contre le Preneur/Organisateur en cas de sinistre dont la responsabilité pourrait lui incomber. En contrepartie, le Preneur/Organisateur, ainsi que ses assureurs, renoncent à exercer tous recours contre la SEPE et la Ville de Paris. Le Preneur/Organisateur a l'obligation de faire assurer contre l'incendie tous les biens matériels et objets à exposer qui sont apportés dans l'enceinte du Parc Floral et de sa zone d'exposition, du fait de la manifestation qu'il organise, ainsi que les ouvrages temporaires réalisés. De plus, il doit souscrire les assurances nécessaires couvrant tous les autres risques, responsabilité civile, vol, dégâts de toutes natures, bris de glaces, notamment de telle façon que la SEPE ne puisse en aucun cas être recherchée ou mise en cause. La Ville de Paris et la SEPE déclinent toute responsabilité en cas d'accident de quelque nature qu'il soit, pouvant se produire du fait de la manifestation. ARTICLE 13

RESPECT DE LA REGLEMENTATION

Le Preneur/Organisateur doit respecter et faire respecter les dispositions légales et réglementaires concernant les bonnes mœurs, la paix publique, l’interdiction de fumer dans les lieux publics et l'organisation des réunions. Dans le cadre des obligations déclaratives en préfecture concernant la manifestation, conformément aux articles L. 762-1 et suivants et R. 762-1 et suivants du Code de commerce, mises à la charge des Parcs Expositions, le Preneur/Organisateur, s’il y a lieu, communiquera, à la demande de la SEPE, l’ensemble des éléments requis de la précédente session contrôlée par un organisme agrée, le 15 septembre de chaque année au plus tard. Le Preneur/Organisateur est responsable du caractère complet et exact des informations qu’il fournit à la SEPE pour la déclaration du calendrier, conformément au formulaire type de déclaration joint en annexe et engage sa responsabilité de ce fait. La SEPE se réserve le droit de se retourner contre le Preneur/Organisateur si elle était mise en cause au motif que les informations transmises par le Preneur/Organisateur pour les besoins de déclaration du calendrier annuel des manifestations commerciales, sont inexactes, incomplètes ou falsifiées. A cet égard, la convention de location sera résiliée avec effet immédiat aux torts du Preneur/Organisateur, du fait d’une absence de déclaration ou d’un refus d’autorisation de la manifestation précitée liés aux cas ci-dessous : -

-

-

dossier de déclaration se rapportant à la manifestation incomplet du fait de la communication par le Preneur/Organisateur à la SEPE d’éléments et caractéristiques de la manifestation inexacts et/ou incomplets défaut de communication des éléments précités permettant le dépôt en temps utile par la SEPE de la déclaration de programme identifiant chacune des manifestations projetées au sein de L’ESPACE EVENEMENTS du PARC FLORAL DE PARIS pour l’année de tenue de la manifestation défaut de déclaration modificative en raison de l’absence de notification à la SEPE par le Preneur/Organisateur de telles modifications et de ses éléments

Les conséquences financières de cette résiliation seront réglées par application des dispositions relatives à l’annulation de la location. Le Preneur/Organisateur s'engage à respecter les dispositions du décret du 15 novembre 2006 et la circulaire d’application du 24 novembre 2006 relatifs à l’interdiction de fumer dans les lieux publics. Il devra mettre tous moyens en œuvre pour faire respecter cette interdiction, notamment par la diffusion de messages sonores rappelant l’interdiction de fumer, tant pour les visiteurs que pour les exposants.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

Le Preneur/Organisateur s'engage à respecter les dispositions des articles 5, 7 et 13 du présent Cahier des Charges, de manière que la SEPE ne puisse, en aucun cas, être inquiétée ou recherchée à ce sujet.

ARTICLE 14

INTERDICTION DE CESSION

Le Preneur/Organisateur ne peut céder à un organisme ou groupement, les droits qu'il tient de la Convention de location, sauf accord écrit de la SEPE. ARTICLE 15

LIMITATION DE RESPONSABILITE

S'il devenait impossible de disposer des locaux, objets de la location, pour une cause qui ne serait pas imputable à la SEPE, celle-ci serait seulement tenue au remboursement des sommes versées, dans l'hypothèse où cette impossibilité empêcherait la tenue de la manifestation. Le Preneur/Organisateur ne pourra réclamer aucune indemnité, ni pour les travaux ayant un caractère d'urgence que la SEPE pourra juger nécessaire de faire effectuer pendant la période de location, ni pour la privation ou interruption accidentelle d'un quelconque aménagement, service ou équipement du bâtiment. Par ailleurs, l'attention du Preneur/Organisateur est attirée sur le fait qu'il lui appartient de se renseigner sur les éventuelles manifestations pouvant se dérouler aux abords du PARC FLORAL DE PARIS simultanément à sa manifestation notamment dans le Bois de Vincennes ou sur l'Esplanade du Château de Vincennes. En tout état de cause, la SEPE ne pourra être tenue pour responsable d'une quelconque gêne occasionnée dans ce cas de figure. La SEPE fera ses meilleurs efforts pour que des salons dont les thèmes pourraient être similaires n'aient pas lieu à des dates trop rapprochées.

ARTICLE 16

ETAT DES LIEUX ET REMISE EN ETAT

Il est établi, avant le début de l'installation, un état des lieux contradictoire. Dans le cas où le Preneur/Organisateur ne serait pas présent ou fait représenter au jour et à l'heure fixés par les deux parties, l'état des lieux établi par la SEPE serait valable de plein droit. Il est procédé dans les mêmes conditions, à un état des lieux contradictoire à l'issue de la manifestation. Les détériorations constatées seront facturées au Preneur/Organisateur, que les dégâts lui soient directement imputables ou qu'ils aient été commis par ses exposants, entrepreneurs, ou, plus généralement, toute personne relevant directement ou indirectement de son autorité. Il est expressément stipulé que, s'agissant, notamment, des murs, sols, poteaux, pelouses, grilles de clôture et aménagements divers, les dégâts seront toujours réparés par grandes parties et non par simples raccords. De plus, la SEPE se réserve le droit de choisir les entreprises appelées à réaliser les travaux de remise en état et de fixer la date de leur accomplissement. Elle reste libre de faire ou non exécuter les travaux immédiatement. L'ajournement des réparations ne peut dispenser, en aucun cas, le Preneur/Organisateur, de leur paiement immédiat. Enfin les dits états des lieux ne seront, en aucun cas, opposables à l'un quelconque des concessionnaires du Hall de la Pinède. A l'issue de la période de location, le Preneur/Organisateur doit restituer l'intégralité des clefs qui lui auront été remises antérieurement. En cas de non-respect de cette obligation, le remplacement, non seulement des clefs, mais également des canons de serrures, sera automatique et aux frais du Preneur/Organisateur. De la même manière, si une clef non restituée peut ouvrir plusieurs portes, l'ensemble des canons de serrure de ces portes devra être changé.

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L’espace événements – Parc Floral de Paris

ARTICLE 17

ANNULATION PAR LE PRENEUR/ORGANISATEUR

En cas de résiliation totale ou partielle de la location par le Preneur/Organisateur, pour quelque cause que ce soit, le montant de celle-ci sera exigible en totalité, sans préjudice pour cette dernière de toute demande de dommages et intérêts complémentaires. Par ailleurs, la SEPE aura la libre disposition des locaux à compter de la date de résiliation.

ARTICLE 18

RESPONSABILITE

Dans le cas où, à l’occasion de la location, la responsabilité de la SEPE serait engagée, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit, tous dommages confondus et notamment dommages directs et indirects (comprenant les préjudices immatériels), celle-ci sera strictement limitée à une somme au plus égale au prix ou à la portion du prix de la location reconnue judiciairement comme étant inexécutée ou défaillante, sans que cette somme ne puisse être supérieure au(x) plafond(s) des garanties du contrat d’assurance de la SEPE, plafonds que la SEPE communiquera au Preneur/Organisateur sur simple demande.

ARTICLE 19

RESILIATION PAR LA SEPE

En cas de non respect par le Preneur/Organisateur d'une seule des dates limites de paiement, et/ou plus généralement de l’une des obligations mentionnées au contrat principal, ledit contrat sera résilié de plein droit après l’envoi au Preneur/Organisateur d’une mise en demeure de s’exécuter, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception demeurée infructueuse pendant une durée de quinze (15) jours. La résiliation sera notifiée par l'envoi d'une nouvelle lettre recommandée et prendra effet à compter de sa première date de présentation le cachet de la poste faisant foi, et ce, sans préjudice des dommages et intérêts dus pour les préjudices subis par la SEPE et de l’application de plein droit des dispositions de l’article 17 des présentes Conditions Générales.

ARTICLE 20

JUGEMENT DES LITIGES

Tout litige survenant dans l'exécution du présent Cahier des Charges sera de la compétence des Tribunaux de Paris.

"Lu et approuvé par le Preneur/Organisateur " Paris, le

Cachet commercial obligatoire

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