COMPETITION # / CONCOURS No. 18-057 UNION POSITION / POSTE SYNDIQUÉ Position /Position Posteno. No.2926 Position # #/ / Poste # 4364 231

POSITION/POSTE: Full Time (1.0), Buyer, Strategic Sourcing & Logistics PSU/ Acheteur/acheteuse à temps plein(1,0) - USP d’approvisionnement stratégique et de logistique SUPERVISOR / SUPERVISEUR: Manager, Materials Management / Gestionnaire, Gestion du matériel SALARY / SALAIRE: $23.75 to/à $29.15 per hour / par heure POSITION SUMMARY The Buyer is responsible for the procurement of goods and services required by the hospital. The incumbent will assist with investigating new sources of supply, pre-qualifying suppliers, analyzing and evaluating bids, solving problems and monitoring supplier performance. JOB DESCRIPTION:  Coordinates tendering process and drafting documents for contracts in the form of Public/Invitational Tenders, Request for Proposals, Pre-qualifications, Request to Qualify and Quote, Request for Information and Negotiated Contracts for goods and services for Capital and Operations projects and conducts administrative reviews of tenders after opening.  •Determines method of procurement to be used, selects appropriate standard document and makes modifications as appropriate, in the preparation of tender and contract documents, and assists in selection of bidders.  •Negotiates contracts for all types of goods and services. • Prepares final contract documents and coordinates issuance of contracts and addenda.  Reviews and verifies material and service requests from customers. Issues purchase orders to effectively purchase equipment, material and services at the lowest overall cost consistent with satisfactory performance, quality and service.  Promotes competition amongst suppliers for material, equipment and services. Provides bid analysis and recommendation as required.  Processes orders for material and services in a timely and efficient manner to ensure that required dates are met.  Conducts negotiations to obtain fair and reasonable pricing, monitors supplier performance, in an effort to acquire best value for acquisitions made for equipment, material and services requirements.  Resolves problems, expedites orders, coordinates repairs and returns, resolves invoice discrepancies and mitigates damages.  Assists with administering transactions for major supply agreements that include monitoring compliance of terms and conditions.  Reviews material specifications with customer groups through meetings and ongoing communication with suppliers in an effort to acquire the best value (cost, quality, delivery, warranty) for material and services.  Advise customers of market place information through general discussions and/or meetings. Distributes pertinent information and literature (e.g. product catalogues, pricing guidelines, supplier information).  Provides reports on cost savings.  Reviews potential stock items with Stores/Receiving and customer departments to determine economic order quantities, lead times, price structures and forecast requirements for bids and specifications to ensure proper inventory levels are carried by the hospital.  Enters data into the purchasing system and maintains accurate records.  Coordinates evaluations when necessary. QUALIFICATIONS   

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Police Record Check (PRC) (Essential) Completion of 1 year of college (Essential) Knowledge of purchasing principles and practices normally attained through the completion of the professional development program with courses leading to a Supply Chain Management Professional (SCMP) certification and/or membership with the Ontario Public Buyers Association (OPBA), or any combination of education, training and experience deemed equivalent. (Essential) Minimum 2 years’ experience, providing a solid background in administering the procurement process for complex supply and services contracts (e.g. contract law, reviewing/editing specifications, drafting Rfx documents, client/bidder liaison, detailed analysis of tenders bid for compliance, and final document preparation). (Essential) Experience in administering terms and conditions of purchase orders and formal contracts (Preferred) Experience with transportation, expediting, warehousing and inventory management (Preferred) Ability to organize, control and coordinate a variety of activities in a highly stressful environment with commitment to providing high levels of customer service, satisfaction and improvement to the functional area itself (Essential) Knowledge of GEAC/SmartStream, MS Office. (Preferred) Bilingual (French/English) (Preferred) Experience in sourcing and procuring medical surgical supplies. (Preferred) Knowledge of the Ontario Broader Public Sector (BPS) Procurement Directive (Preferred)

* Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America , (OFHCW-LiUNA). Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire a la responsabilité d’acheter le matériel, l’équipement et les services nécessaires à l’hôpital. Il ou elle aide à chercher de nouvelles sources d’approvisionnement, à pré-sélectionner les fournisseurs, à analyser et à évaluer les propositions, à résoudre les problèmes et à surveiller le rendement des fournisseurs.

DESCRIPTION DU TRAVAIL

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Coordonner le processus d’appel d’offres et rédiger les documents pour les contrats sous forme d’appels d’offres publics ou restreints, de demandes de propositions, de pré-qualifications, de demande de qualification et de devis, de demandes d’information et de contrats négociés de biens et services pour les projets d’immobilisations et de fonctionnement et mener les revues administratives des propositions après leur ouverture. Déterminer la méthode d’approvisionnement privilégiée, sélectionner le document normatif approprié, y faire les changements nécessaires lors de la préparation de documents d’appel d’offres et de contrats ainsi qu’aider à sélectionner les fournisseurs. Négocier les contrats pour tous les types de biens et services. Préparer les documents de contrat définitifs et coordonner l’émission des contrats et addenda. Examiner et vérifier les demandes de matériel et de services des clients. Émettre des bons de commande de manière à acheter efficacement l’équipement, le matériel et les services au moindre coût global avec un rendement, une qualité et un service satisfaisants. Promouvoir la concurrence entre les fournisseurs de matériel, d’équipement et de services. Fournir une analyse de la soumission et des recommandations au besoin. Traiter les commandes de matériel et de services avec rapidité et efficacité afin de bien respecter les dates d’échéance. Négocier afin d’obtenir des prix équitables et raisonnables, surveiller le rendement des fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix pour l’équipement, le matériel et les services acquis. Résoudre des problèmes, expédier des commandes, coordonner les réparations et les produits retournés, résoudre les écarts trouvés dans des factures et atténuer les dommages. Aider à l’administration des transactions pour les ententes d’approvisionnement importantes, ce qui comprend la surveillance de la conformité aux conditions de l’entente. Examiner les données techniques du matériel avec des groupes clients en participant à des réunions et en communiquant continuellement avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix (coût, qualité, livraison, garantie) pour le matériel et les services acquis. Fournir aux clients des renseignements sur le marché en participant à des discussions générales et/ou à des réunions. Distribuer des renseignements et des documents d’information pertinents (p. ex. des catalogues de produits, des lignes directrices sur les prix, des renseignements sur les fournisseurs). Soumettre des rapports sur l’économie de coûts. Examiner des articles stockés avec les magasins ou avec leur service de réception ainsi qu’avec les services-clients afin de déterminer les quantités économiques à commander, les délais d’exécution, les structures de prix et pour prévoir le besoin de demander des soumissions et des données techniques afin de maintenir les niveaux d’inventaire nécessaires à l’hôpital. Saisir les données dans le système d’acquisition et maintenir des registres précis. Coordonner des évaluations au besoin.

QUALIFICATIONS   

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Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Avoir terminé un an de collège (Essentiel) Connaitre les principes et pratiques d’achats que l’on acquiert habituellement par la complétion du programme de formation continue qui incorpore des cours qui mènent à la certification d’agent de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou membriété à l’Ontario Public Buyers Association (OPBA) ou combinaison d’éducation, de formation et d’expérience jugées équivalentes (Essentiel) Posséder au moins deux ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement avec connaissance approfondie de l’acquisition de contrats et services d’approvisionnement complexes (p. ex. les droits contractuels, l’analyse et la modification des spécifications, la rédaction d’appels d’offres, la liaison client/soumissionnaire, l’analyse détaillée des propositions en vue d’en établir la conformité et la préparation des documents définitifs (Essentiel) Avoir l’expérience de l’administration des conditions de bons de commande et de contrats formels (Préférable) Avoir l’expérience du transport, de l’expédition, de l’entreposage et de la gestion d’inventaire (Préférable) Être capable d’organiser, de diriger et de coordonner diverses activités dans un climat de travail très tendu en s’engageant à fournir aux clients un service satisfaisant et de grande qualité et en apportant des améliorations au lieu de travail même (Essentiel) Connaître les logiciels GEAC/SmartStream, MS Office (Préférable) Bilinguisme (français et anglais) (Préférable) Expérience de l’approvisionnement et l’achat de fournitures chirurgicales et médicales (Préférable) Connaissance de la Directive de l’Ontario en matière d’approvisionnement dans le SP (Préférable)

*Veuillez noter que vous serez représenté.e par le syndicat de la Fédération ontarienne des travailleurs de la santé – Union internationale des journaliers d’Amérique du Nord (FOTS-UIJAN) Si le candidat ou la candidate requiert des accommodements lors du processus de candidature, veuillez en avertir les Ressources humaines en vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Please apply by sending a current resume and filing an application form, to the Human Resources Department OR please send your cover letter and a current resume indicating the competition number to [email protected]. Please ensure your documents are in Word or PDF format and sent within the required timeframe. Veuillez faire demande pour le poste en envoyant un curriculum vitae à jour et un formulaire de demande d’emploi au service des Ressources humaines OU envoyer votre lettre de motivation et un curriculum vitae à jour indiquant le numéro du concours à [email protected]. Veuillez vous assurer que vos documents sont en Word ou format PDF et envoyés dans les délais requis.