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COMMENT ET AVEC QUI DIGITALISER VOS ÉVÉNEMENTS L’arrivée des solutions digitales et des « applis » dédiées bouleverse les modes d’organisation des réunions, séminaires et événements d’entreprise. Analysons avec quelques spécialistes les conséquences de la montée du digital dans toutes les étapes de l’événement. Par Pierre Rey

«La digitalisation des événements»  :  tel était le thème de l’une des conférences du dernier salon Meedex à Paris, animée par Daniel Verschaere du cabinet de conseil Kurt Salmon. L’occasion de revenir sur cette tendance lourde qui secoue actuellement les tapis rouge de l’événement d’entreprise : l’arrivée des solutions digitales – on ne parle plus de « numérique », les modes sémantiques suivant le rythme rapide des nouvelles technologies – bouleverse les habitudes des professionnels du secteur MICE tout en ouvrant de nouvelles perspectives.

Un intérêt commun

La digitalisation des événements va de pair avec la généralisation des équipements mobiles et connectés chez les participants. La plupart des professionnels et collaborateurs en entreprise sont équipés aujourd’hui au moins d’un smartphone. Et ils sont de plus en plus nombreux à disposer d’une tablette. Les lieux accueillant les séminaires et conférences se sont équipés à leur tour, le wifi s’est généralisé, la vidéo-projection est devenue incontournable. Dans ce contexte, depuis deux ou trois ans, est apparu un nombre croissant d’applis s’intéressant à ce marché, certaines purement réservées au milieu des réunions professionnelles, d’autres

Si l’événement prévoit la diffusion d’une vidéo ou une connexion vidéo live, il faut obtenir des garanties sérieuses de débit montant et descendant. s’étant fait d’abord connaître du grand public (Deezer, Spotify, Shazam pour la musique par exemple, Kiss Kiss Bank Bank pour le financement participatif, etc.). La majorité de ces multiples outils sont des « pure players », disponibles

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L’AVIS DES PROS «En aucun cas, le digital ne fera disparaître l’humain : il crée du lien, sensibilise. L’humain reste au cœur de l’événement. Ils doivent aller ensemble, ils sont complémentaires.» Christelle Depond, Associé à l’agence événementielle Oguest Events «L’événementiel va nourrir le digital et inversement. C’est une synergie positive pour l’entreprise.» Gaël Solignac-Erlong, dirigeant de #Skywalk «Outre un meilleur recrutement des participants et la communication via les réseaux sociaux, le digital apporte plus d’interactivité le jour J.» Pascal Pignal, Oracle Alliances marketing manager «Il faut mettre le mobile au cœur de la stratégie événementielle, même si le digital ne remplace pas une poignée de main et un sourire.» Benoit Dupart, dirigeant de C2M

uniquement en ligne, conçus pour un usage précis. D’autres, plus rares, sont une déclinaison de solutions pour grandes entreprises (Oracle par exemple). «  Les applications digitales sont liées aux différentes phases d’un événement, du ciblage des participants à l’exploitation des données «  post event  » et la mesure de la satisfaction, en passant par l’interaction, les outils collaboratifs et connectés, les invitations, l’accueil,

Si l’événement prévoit la diffusion d’une vidéo ou une connexion vidéo live, il faut obtenir des garanties sérieuses de débit montant et descendant. l’enregistrement des invités et l’animation de l’événement… Difficile de prendre un opérateur qui sache tout faire, on est obligé de multiplier les acteurs spécialisés », résume Daniel Verschaere qui a testé de nombreuses solutions dans le cadre d’événements B to B. « Comme beaucoup de professions, l’événementiel et le digital ont perdu pas mal d’années en France par peur l’un de l’autre. L’évènementiel a longtemps réduit le digital au back office. Aujourd’hui, ils se nourrissent réciproquement et sont en recherche de synergies fortes », analyse pour sa part Gaël Solignac-Erlong, ex-Le Public Système, aujourd’hui CEO de #Skywalk (expériences digitales immersives).

Des outils de dynamisation

Sur le plan de l’efficacité et de la rapidité, le digital a gagné ses premiers galons dans les allées de l’événementiel. On trouve aujourd’hui des dizaines d’applications pratiques destinées à faciliter le travail des organisateurs : billetterie et inscriptions en ligne, gestionnaire des tâches et du planning de l’événement, planificateurs de projets, stockage des notes et partage de documents,

plateforme de présentation, vote en direct, suivi et fidélisation... Ces outils de gestion ou collaboratifs sont utilisables directement en ligne et sur des supports mobiles. Mais n’y-a-t-il pas un risque de déshumanisation dans tout cela ? « Le digital est un superbe outil de dynamisation, témoigne Christelle Depond, associé à l’agence d’événements Oguest. Il facilite l’envoi de contenus personnalisés et géolocalisés et permet un ciblage de plus en plus fin. En aucun cas, le digital ne fera disparaître l’humain : il crée du lien, sensibilise. Dans tous nos briefs, on nous demande de la convivialité. L’humain reste au cœur de l’événement, les outils viennent en soutien. » Un point de vue partagé par Benoît Dupart, patron de C2M (développement d’outils digitaux), qui rappelle que 65% des emails sont aujourd’hui ouverts depuis un smartphone et que plus de la moitié du trafic Internet vient des mobiles. « Un événement c’est une grosse part de networking. Il faut mettre le mobile au cœur de la stratégie évé-

nementielle, même si le digital ne remplace pas une poignée de main et un sourire. »

Objectif interractif

Être plus efficace et gagner du temps dans la préparation de l’événement, cela se comprend, mais que ce passe-t-il le jour J? « Outre le recrutement des participants et la communication via

PERFONY, L’OUTIL ANTI-REUNIONNITE Voilà typiquement un exemple de nouvelle solution digitale : imaginez une appli qui vous aide à organiser vos réunions et à planifier les différentes phases de votre événement. Orienté sur la réalisation d’actions, cet outil collaboratif se fait une place entre les « To do lists «  (liste de tâches) basiques et les solutions de gestion de projet, souvent des « usines à gaz ». De conception française, Perfony privilégie l’approche intuitive, très visuelle, avec des indicateurs qui mesurent l’état d’avancement des actions, le taux de présence des participants, le nombre d’heures passées, etc. On peut facilement déléguer ses actions y compris à des prestataires extérieurs. Un bon remède à la réunionnite. À partir de 39 euros par mois pour un manager. www.perfony.com

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SAVOIR-FAIRE L’infographie ci-contre répertorie un grand nombre de prestataires de services digitaux pour chaque étape de création et de gestion d’un événement. Elle a été présentée par Daniel Verschaere de Kurt Salmon lors du dernier salon Meedex International (Groupe Réunir)

les réseaux sociaux, le digital apporte plus d’interactivité le jour J par exemple via les flashcodes qui permettent de réaliser facilement un panel via les smartphones  », souligne Pascal Pignal, marketing manager d’Oracle Alliances, qui est à la fois pourvoyeur de solutions digitales (pour le ciblage marketing, entre autres) et gros consommateur d’événements professionnels. Le digital rend donc l’événementiel plus réactif. Il simplifie nettement la création et l’envoi de questionnaires de satisfaction dans la foulée. Même durant l’événement, le fameux questionnaire devient accessible sur des tablettes à disposition en quelques points névralgiques de la salle où chacun peut répondre en trois ou quatre mouvements de doigt sur l’écran (outil du type Civiliz). L’analyse des résultats est quasi-immédiate, ce qui permet à l’organisateur éventuellement de corriger en cours de soirée un point négatif partagé par plusieurs personnes.

Tester et comparer les outils

Reste l’embarras du choix devant tous ces nouveaux outils dont certains n’ont que quelques mois d’existence. «  La concurrence est rude entre ces acteurs de niche. N’hésitez pas à tes54 RÉUNIR MAGAZINE N°94 - MAI 2015

ter une solution sur quelques mois ou sur un petit événement et de comparer avant de l’adopter  », conseille Daniel Verschaere. Par exemple Wisembly contre Powervote pour la fonction de  vote interactif  en live sur smartphones bien pratique pour animer les questions des participants et engager un vrai dialogue avec la salle. Certains préfèreront Wisembly pour ses nombreuses fonctions pratiques, d’autres Powervote pour sa simplicité d’utilisation.

N’oublier personne

Enthousiastes sur le mariage du digital et de l’événementiel, les différents spécialistes interrogés rappellent néanmoins qu’il ne faut pas laisser sur le bord du chemin certains publics moins habitués aux nouvelles technologies. Il faut les accompagner, les sensibiliser (tout le monde ne sait pas « flasher » un QR codes sur son mobile). Les bouleversements à venir n’en sont qu’à leurs débuts, avec l’arrivée prévisible des objets connectés, des tablettes avec réalité augmentée mais aussi des aides à l’accessibilité pour les personnes handicapées. On n’a pas fini de vous en parler. ■