Agenda -  Introduction à Tradeshift

-  Création d’un compte – Les étapes -  Connexions -  Gestion des notifications -  Règles de validation -  Portail Web – Comment créer et envoyer une facture -  CloudScan SV – Comment créer et envoyer une facture -  Liens utiles

Tradeshift est le réseau B2B dont la croissance est la plus rapide, qui permet de faciliter l’échange de documents professionnels Il n’y a aucun limite pour se connecter, toute société peut créer un compte et utiliser nos fonctionnalités de facturation électronique 100% gratuites

Avantages de la facturation électronique Tradeshift Envoi de factures et avoirs gratuit Paiement de vos factures en temps et en heure Visibilité sur le traitement de votre facture chez votre client Réduction du risque de perte de factures Diminution du nombre de retours ou rejets dûs à des informations manquantes Participation à une stratégie de communication environnementale Elimination des coûts logistiques habituels (timbres, enveloppes, impressions, papier)

Tradeshift est le réseau professionnel mondial à la croissance la plus rapide, construit pour supporter les échanges de documents B2B Réseau Social

Réseau Professionnel

Réseau d’Affaires

•  Connecte la famille et les amis

•  Connecte les professionnels

•  Connecte les entreprises

•  Partage d’informations au travers des statuts, messages et photos

•  Opportunités professionnelles, recherches de compétences

•  Echange de documents professionnels : Bons de commande, factures

Les 3 principales raisons pour lesquelles les sociétés choisissent de créer un compte sur Tradeshift : 1

Aucun barrière pour nous rejoindre : toutes les sociétés peuvent s’enregistrer et faire de la facturation électronique gratuitement

2

Options d’intégration simples et gratuites : clients et fournisseurs collaborent en temps réel

3

Avantages et services additionnels : statuts des documents, App Store, Added benefits and services: showing documents status, app store, options de financement des approvisionnements, messagerie instantanée

Architecture simplifiée Tradeshift Compte émetteur

Fournisseur

Compte réceptionnaire

Client

1

Chacun, émetteur et réceptionnaire, doit avoir un compte sur la plateforme Tradeshift.

2

Les deux parties doivent avoir accepté une connection mutuelle entre les comptes

3

Chaque partie décide ensuite par elle-même comment interagir avec Tradeshift

Les 5 modes basiques avec Tradeshift WEB CloudScan SV

Fournisseur

WEB

Compte émetteur

Compte réceptionnaire

CloudScan SV

Connector

Connector

File transfer

File transfer

API

API

1

Le portail, Interface Web (création manuelle / chargement de documents)

2

CloudScan SV (Technologie OCR basée sur un moteur apprenant)

3

Connecteurs ERP et progiciels comptables Saas

4

Transfert de fichiers via SFTP, FTPS

5

Intégration par APIs Tradeshift

Client

Mise en place du compte – Etapes -  Mise en place de votre compte (test et live)

Paramétrer un compte -  -  -  - 

SANDBOX – Test d’Environnement www.sandbox.tradeshift.com PRODUCTION – Environnement de Production www.go.tradeshift.com

Les documents envoyés en production sont considérés comme des documents légaux qui seront traités par votre client, donc à des fins de tests il est recommandé d’utiliser la Sandbox

Email d’activation

Email d’activation

Création du compte

Compte email de l’utilisateur principal de la société

Supplier Company

Nom de la Société Pays (ne peut pas être modifié ultérieurement)

Tradeshift T&C

Création du compte

Setup Test Account

Création du compte

Création du compte

Définissez un mot de passe sécurisé Nom et prénom du contact principal (optionnel)

Création du compte

Obligatoire à renseigner

Mandatory to fill in

Recommendation: Veuillez compléter le plus d’informations possibles sur votre entreprise (description, logo, offres), pour être visible sur notre réseau!

OBLIGATOIRE Nom de la société Adresse

NECESSAIRE pour la facturation: Numéro SIRET/ SIREN

Vous connecter à Air France - KLM - Acceptez toutes les demandes de connexions de la part de Air France - KLM from dans votre liste de tâches - Toutes vos connexions avec Air France - KLM seront listées dans le menu “Connexions” - Pour le moment, les pilotes Air France – KLM sont seulement en France mais s’étendront dans les prochains mois et prochaines années

Exemple de liste de connexions

Gestion des notifications - 3 types de notification : - Document - Réseau - Général -  Les notifications ne sont envoyées qu’au contact principal du compte -  Dans le cas d’une société avec plusieurs branches : les notifications sont envoyées au contact principal de chaque branche

Gestion des notifications L’adresse email recevant les notifications peut être modifiée; du contact principal du compte à n’importe quelle adresse de votre entreprise

Utilisateur principal

Une SEULE adresse email peut recevoir les notifications; par défaut le CONTACT PRINCIPAL du compte

Air France - KLM a mis en place des règles de validation pour s’assurer que vos factures contiennent les informations requises pour être traitées

Règles de validation 1/2 •  Date d’émission de facture : Afin d’arrêter d’antidater des factures, la date d’émission d’une facture soumise ne doit pas être antérieure à plus de 5 jours par rapport à la date du jour et ne peut pas être dans le futur. •  Numéro de facture / avoir: Il est obligatoire, doit être unique et ne peut comporter plus de 16 caractères. •  Numéro de commande : Numéro de commande relatif à la commande. Il s’agit d’un champ optionnel si le centre de coût et le code du département ont été renseignés, mais est obligatoire le cas contraire. Ce numéro doit comporter exactement 10 caractères.

Règles de validation 2/2 •  Centre de coût : Il s’agit d’un champ optionnel si un numéro de commande a été renseigné mais il est obligatoire dans le cas contraire en plus du Code département. •  Code Département: Il s’agit d’un champ optionnel si un numéro de commande a été renseigné mais il est obligatoire dans le cas contraire (sur 6 caractères) en plus du Centre de coût. •  Référence: Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il est conseillé de le fournir du fait qu’il permet d’accélérer de manière significative le traitement de votre facture auprès de certaines instances. Ce champ peut soit comporter le nom d’une ressource ou le mois du service délivré. •  Justification d’exonération de taxe : Champ text libre qui est obligatoire si le code TVA “Exempté de TVA” est sélectionné

Portail WEB - Comment créer et envoyer votre facture

Comment envoyer une facture via Web UI •  •  • 

Step 1. Comment renseigner toutes vos informations via le Web UI Step 2. Valider les factures et envoyer. Les factures apparaitront dans la liste de documents. Step 3. Vous recevrez alors une notification pour réception, approbation, rejet, ou paiement de vos factures.

Sélectionnez la branche

Select the Sélectionnez branch la branche que like you would vous tosouhaitez invoice facturer

Ajout du contenu

Either o

et

Ajout du contenu

Choix de TVA

Ajout de lignes de facture

Informations additionnelles

Aperçu et envoi de la facture

Statut facture et avoir

CloudScan SV - Comment créer et envoyer votre facture

Comment envoyer un document CS SV • 

•  •  • 

Etape 1. Envoyez une ou plusieurs factures en PDF grâce à votre adresse email unique. Vous pouvez trouver cette adresse email sous votre liste de connection. Etape 2. Vous recevrez une confirmation de réception de vos factures Etape 3. Ensuite, un email vous sera envoyé (un par facture) pour validation des factures Etape 4. Validez la facture et cliquez sur “envoyer”. Les factures apparaitront sur votre liste de documents.

Comment envoyer un document via CS SV – localiser votre adresse email sous “connexions”

L’adresse email est unique entre le fournisseur et l’acheteur. L’adresse email reste inchangée.

Envoyer un document CS SV – Etape 1

Envoyer un document CS SV – Etape 2

Envoyer un document CS SV – Etape 3

Envoyer un document CS SV – Etape 4

Liens utiles and adresses email Envoyez vos questions techniques à [email protected] Support Forum et FAQs https://support.tradeshift.com Page d’accueil fournisseur

http://fr.tradeshift.com/supplier/air-france-klm/

Réservez votre session de test CloudScan SV: Kristian Fischer, kfi@tradeshift.com Alexa Kornau, [email protected]

Merci!