Les dossiers médicaux électroniques? Un remède de choix.
M
uni d’une assurance et d’un humour contagieux, le docteur Claude Rivard rend compte du parcours qu’il a franchi en optant pour un virage salutaire : l’implantation d’un système de dossiers médicaux électroniques (DME) pour sa clinique de SainteJulie. En obtenant une subvention qui allait leur permettre de passer d’un système de gestion de dossiers « papier » à un système électronique, son équipe et lui ont pu garder le cap vers l’avenir et assurer la survie de la clinique. Portrait d’un traitement choc.
Virus à vaincre!
Dr Claude Rivard
De l’enthousiasme, il en a fallu une bonne dose au docteur Rivard pour motiver ses troupes. Son plus grand obstacle? La résistance au changement, car l’humain est ainsi fait qu’il redoute la nouveauté et la repousse souvent d’emblée. Certains ont craint de voir leurs heures de travail diminuer, d’autres ont cru insurmontables les difficultés liées à la numérisation des milliers de dossiers… Fort de sa détermination, il a su neutraliser les inquiétudes et transmettre à ses collègues la capacité de voir loin. Rassurer. Guider. Motiver. Les secrétaires y gagneront en efficacité. Les médecins, en précision. Les patients, en confiance. Au final, le temps récupéré par tout le personnel optimisera la raison d’être de la clinique : des soins de santé de meilleure qualité, parce que l’énergie consacrée d’ordinaire aux tâches administratives aura été mieux canalisée. Pour assurer le succès du projet, la solidarité est déterminante.
Un traitement méthodique Processus parfois difficile, la gestion du changement ne doit pas être improvisée. L’antidote? De la méthode! À la clinique du docteur Rivard, un échéancier s’est révélé avantageux, en permettant à tous de se fixer des objectifs réalistes et… de s’y tenir. En balisant la trajectoire, l’échéancier rend l’objectif plus concret, plus crédible. Des décomptes réguliers contribuent aussi à la motivation : au besoin, on augmente la cadence des efforts supplémentaires.
Pour favoriser l’esprit d’équipe, une heureuse initiative a été lancée sous forme de « partys d’épuration »! Pendant quatre mois, médecins et secrétaires se réunissent régulièrement et s’emploient à effectuer l’épuration et le tri des dossiers avant leur numérisation. Le travail avance si allègrement que l’équipe choisit de s’occuper elle-même de l’épuration, la numérisation et résilie donc le contrat conclu avec une firme externe. À raison de deux jours par semaine, deux secrétaires se chargent de l’épuration, de la numérisation et de l’indexation des dossiers papier dans leur DME. Un an plus tard, l’opération est terminée et la clinique s’inscrit enfin dans le XXIe siècle! Des pièges à contourner? Selon le docteur Rivard, il faut impérativement éviter de fonctionner trop longtemps en mode hybride. « Si vous prolongez indûment la période de transition où coexistent les deux systèmes de classement, vous courez vers l’échec, parce que le suivi du patient ne peut plus se faire adéquatement et que les secrétaires ne sauront plus où donner de la tête. »
Un diagnostic positif Rapidement, les bénéfices encourus se révèlent de loin supérieurs en nombre aux inconvénients. Un exemple? La numérisation des milliers de dossiers médicaux a permis d’éliminer la totalité
des classeurs de la clinique et de libérer ainsi un espace si substantiel que trois nouveaux bureaux de médecins ont pu être aménagés!
« Il ne faut pas négliger le pouvoir de l’argent, indique le docteur Rivard. Si l’implantation coûte cher, le retour sur l’investissement vient rapidement. » Et si d’autres médecins se joignaient à l’équipe dans l’avenir, nul besoin de nouvelles secrétaires pour les seconder : la numérisation allège le travail de celles-ci, qui peuvent aisément assumer un plus grand nombre de traitements de dossiers. Les avantages prennent en fait de multiples formes. Prescriptions et feuilles sommaires enfin lisibles, bordereaux de facturation intégrés par lesquels le moindre service médical ne peut être oublié, fin des duplications de dossiers et des dossiers perdus, transfert des données de laboratoire directement dans le DME, accès au DSQ, qualité de vie améliorée pour les médecins qui peuvent quitter plus rapidement le bureau en fin de journée, départs en vacances facilités, production de rapports capables de cibler les forces et faiblesses des pratiques médicales… Sans compter l’attrait indéniable qu’exerce cette technologie sur les jeunes médecins.
Outre ces valeurs ajoutées, c’est la clarté des notes de ses collègues qui demeure l’un des aspects les plus appréciés du docteur Rivard. « On peut lire ce qui est écrit dans leurs dossiers! », s’exclame-t-il. Qui plus est, qui aime le fouillis? La
numérisation y met fin de manière permanente et donne à l’espace un aspect épuré. Les données étant dorénavant bien classées dans le DME, la paperasse s’élimine, l’ordre règne… sur les bureaux comme dans les têtes!
Revenir au papier? Avec un clin d’œil, le docteur Rivard rappelle qu’il est fini, le temps des dinosaures...
DR CLAUDE RIVARD
Ancien agriculteur recyclé en médecin, le docteur Claude Rivard fait de la prise en charge depuis ses débuts en pratique médicale, en 1995. Il a consacré 13 ans d’urgence et 9 ans de soins intensifs. Le docteur Rivard est de ceux qui s’investissent : il est impliqué auprès de son syndicat depuis 2002, a été élu président de l’AMORSL en 2010 et est devenu administrateur au sein du Bureau de la FMOQ en 2012. Il siège également à divers comités nationaux, notamment à titre de membre du comité tactique de la Table de concertation sur la biologie médicale, qui vise une modernisation du système de laboratoires du Québec. Il est aussi le médecin responsable du GMF Marguerite d’Youville, qui fut accrédité en janvier 2009 et qui regroupe maintenant deux sites situés à Ste-Julie. Le groupe de médecins compte plus de 18 000 patients, dont plus du tiers sont vulnérables, et leur service sans rendez-vous est populationnel. Le docteur Rivard et ses collaborateurs ont bénéficié récemment d’un
rehaussement de ressources de la part du MSSS. Son équipe et lui ont entrepris la transition de leur clinique de Sainte-Julie à l’automne 2011, et sont parvenus à éliminer le papier en totalité en septembre 2013, non sans heurts, mais avec une grande satisfaction. Comment faire? Quelle stratégie adopter? Quels écueils sont à éviter? Au terme d’une aventure qu’il a su mener vers la réussite, le docteur Rivard souhaitait partager son expérience avec d’autres utilisateurs de DME.
