Policy on the Recognition of Educational Activities     

Background    The  Fédération  des  médecins  omnipraticiens  du  Québec  (FMOQ)  has  been  certifying  family  physicians’  participation  in  educational  activities  since  1967.  In  1981,  the  Collège  des  médecins  du  Québec  (CMQ)  accredited  the  FMOQ  for  the  purpose  of  continuing  medical  education  (CME).  Certificates of attendance then qualified as education credits for the physicians receiving them. This  accreditation  has  been  successively  renewed  since  then.  In  2002,  in  addition  to  CME  activities,  eligibility  was  extended  to  professional  topics  concerning  the  organization  and  delivery  of  patient  care and services.    The  term  “Continuing  Professional  Development”  (CPD)  now  encompasses  Continuing  Medical  Education  (CME)  and  professional  development  for  physicians,  leading  to  the  eligibility  of  topics  related to the CanMEDS framework.     

Objectives of the Policy on the Recognition of Educational Activities    

To establish the accreditation criteria for educational activities in accordance with the Structured  Approach to CPD and the CQDPCM’s Code of Ethics.  To specify the conditions for applying the Structured Approach to CPD.  To determine the CPD obligations for the organizers within our education network. 

     

 

Accredited Organizations    The organizations accredited by the CMQ are the following:     Collège québécois des médecins de famille (CQMF)   Faculties of medicine of Québec universities (Laval, McGill, Montréal, Sherbrooke)   Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ)    Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ)   Médecins francophones du Canada     Given their accreditation by the CMQ, these organizations are qualified to accredit CPD activities. The  Type  1  credits  (Category  1,  Mainpro‐M1,  Section  1)  awarded  by  these  organizations  are  therefore  equivalent.                 

Structured Approach to CPD    Every  educational  intervention  must  comply  with  all  the  steps  in  the  Structured  Approach  to  CPD,  namely:    1. Identifying the target audience  2. Determining the educational needs  3. Formulating the learning objectives  4. Choosing the type of educational activity  5. Identifying and choosing the human and material resources  6. Promoting the activity  7. Carrying out the activity  8. Evaluating the activity and the achievement of the learning objectives    This activity must also comply with the CQDPCM’s Code of Ethics (www.cqdpcm.ca).     

Structured Approach to CPD: Conditions of Application    1. Identifying the target audience    The target audience must be clearly indicated in the program and its method of consultation must  be  specified;  a  representative  from  the  target  audience  must  take  part  in  designing  and  developing the activity content, format and schedule.    Professional  development  may  be  uniprofessional  (family  physicians),  multiprofessional  (family  physicians and specialists, family physicians and nurses) or interprofessional (health professional  teams). Although most CPD activities are intended for family physicians (uniprofessional activity),  the  target  audiences  are  becoming  increasingly  varied,  such  as  those  participating  in  interprofessional  education  activities.  The  FMOQ  developed  a  practice  guide  for  developing  continuing interprofessional development activities and published it in June 2013.    2. Determining the educational needs    A  needs  analysis  must  be  performed  in  order  to  meet  the  educational  needs  of  the  previously  documented target audience (perceived, demonstrated, institutional and regulatory needs).     The following are a few suggested methods:   Meetings with colleagues (the use of this method is valid only for target clients within a  clinic, an institution or a community)   Needs surveys. For regional or provincial activities, sampling criteria must be respected  (see Section 2.1, page 7)   Case studies   Nominal group technique   Other (e.g., new standards, practice guides, recommendations from learned societies)   

2

3. Formulating the learning objectives    Specific learning objectives must be defined according to the pre‐determined needs. The learning  objectives to be achieved must be consistent with adult education standards and must be stated  in the activity program. The use of action verbs is preferred over that of passive verbs such as “to  know,” “to comprehend” and “to understand.”    A specific objective is a precise statement written in terms of the learner’s observable behaviour  by the end of the learning period.    Criteria for a specific objective:     • Expressed in relation to the learner  • Uses an action verb  • Refers to an observable behaviour  • Specifies the conditions for achieving it  • Defines a required performance level    Qualities of a specific objective:     • Relevant  • Unambiguous  • Realistic  • Reproducible  • Measurable    4. Choosing the type of educational activity    The educational method must be chosen according to the type of activity most likely to achieve  the learning objectives and to foster interaction.     Conference   Workshop   Roundtable   Case discussion   Individual or group online training   Other (e.g., simulation centre activity).    5. Identifying and choosing the human and material resources    Resource  persons  must  always  be  selected  by  the  scientific  committee  designated  by  the  activity  organizer.  The  choice  of  resource  materials  may  be  delegated  to  a  funding  organization in accordance with the CQDPCM’s Code of Ethics.   

 

3

6. Promoting the activity    The means used to promote the activity must be consistent with the elements generated by the  electronic  platform  for  applications  for  credits.  The  promotion  of  the  activity  must  be  directed  toward the members of the identified target audience and must comply with the CQDPCM’s Code  of Ethics. To that end, a standard invitation form can be printed once the application for credits is  completed and approved.    When  the  continuing  education  programs  are  intended  for  family  physicians  from  several  affiliated  associations  or  when  the  educational  sessions  are  to  be  held  outside  Québec,  the  responsible persons or bodies, which took steps to become associated with the FMOQ, may wish  to obtain prior recognition from the FMOQ for the purposes of promoting these programs. Such  recognition  relates  to  compliance  with  the  current  policy  and  to  the  scientific  merit  of  the  proposed  program,  such  merit  implying,  in  particular,  the  credibility  of  the  persons  or  organizations or both, and the relevance of the particular program for family physicians. The CPD  Director is responsible for this evaluation; if necessary, the Director will consult the members of  the CPD Committee or those responsible for continuing education in the affiliated associations or  both.    An activity targeted to clients from two or more associations is considered multiregional and the  application for credits must be submitted for analysis to the CPD Director by a regional network  education coordinator. Up to 10% of participants from another association is allowed before an  activity is considered to be multiregional.    The  programs  thus  approved  by  the  FMOQ  may  contain  the  following  statement  on  the  promotional  brochure:  “The  Fédération  des  médecins  omnipraticiens  du  Québec,  a  continuing  education body fully accredited by the Collège des médecins du Québec, grants ____ hour(s) of  Category 1 credits to the participants in this activity. The Code of Ethics of the Conseil québécois  de  dévelopment  professionnel  continu  des  médecins  (CQDPCM)  must  be  respected  (www.cqdpcm.ca).”    Similarly,  a  continuing  education  program  intended  for  the  members  of  an  association  and  approved  by  a  regional  coordinator  may  contain  the  following  statement  on  the  promotional  brochure: “The Association des médecins omnipraticiens de _____________ (association), under  the  umbrella  accreditation  of  the  FMOQ,  grants  ____  hour(s)  of  Category  1  credits  to  the  participants  in  this  activity.  The  Code  of  Ethics  of  the  Conseil  québécois  de  dévelopment  professionnel continu des médecins (CQDPCM) must be respected (www.cqdpcm.ca).”    However, a statement such as “An application for ___ Category 1 credits has been submitted to  the FMOQ” or the equivalent in no way assumes any such accreditation and must not be used  because it may mislead potential participants in the event that this accreditation application is  refused.   

 

4

7. Carrying out the activity    Face‐to‐face  activities  must  last  a  minimum  of  one  hour.  A  minimum  length  of  30  minutes  is  accepted for online education sessions or for webinars hosted on platforms that allow verification  of the participants’ attendance. The time scheduled for breaks and meals is not credited.    8. Evaluating the activity and the achievement of the learning objectives    The CPD activity or program must be evaluated by the organizers and the participants.    Participant evaluation of the activity is compulsory. All face‐to‐face or real‐time activities must be  evaluated  by  means  of the evaluation form adopted by the FMOQ’s CPD Committee. However,  after  analysis  and  decision  by  the  CPD  Division,  the  use  of  a  post‐test  may  replace  that  of  the  form (e.g., Le Médecin du Québec journal, online sessions.)    Several key steps must be completed before physicians who participated in an education activity  can be granted Category 1 credits. Category 1 credits will be granted after the activity has taken  place and once the evaluation synthesis has been submitted to the FMOQ. As a result, Category 1  credits can be granted only after an activity has been held.     

Criteria for Awarding Category 1 Credits    1.  General procedure    An  application  for  Category  1  credits,  provided  on  the  extranet  site  reserved  for  credit  claims,  must  be  completed  by  a  family  physician  acting  as  a  local  or  regional  CPD  coordinator.  Once  submitted,  this  application  will  be  reviewed  by  the  regional  coordinator  of  the  association  concerned who, where applicable, will make a recommendation for accreditation to the FMOQ’s  CPD  Director.  All  the  steps  of  the  Structured  Approach  to  CPD  must  be  respected  to  entitle  applicants to Category 1 credits.    Local  CPD  coordinators  must  submit  applications  for  credits  in  accordance  with  the  territorial  framework  assigned  to  them  by  their  associations,  or,  failing  this,  upon  agreement  with  the  regional  coordinator  if  the  activity  is  intended  for  all  family  physicians  of  the  region  or  the  association.    Consequently, all applications for credits for activities intended for multiregional clients (two or  more associations) must be submitted by at least one regional CPD coordinator and ideally from  all the regional coordinators concerned. When regional coordinators act alone as the applicants,  they must notify all the regional coordinators concerned if they are not included as applicants.   

 

5

Furthermore,  all  applications  for  credits  for  activities  intended  for  clients  across  the  province  must be transmitted to the CPD Division by a regional coordinator or by the head of an interest  group.  An  interest  group  is  defined  as  a  limited  group  in  which  the  physicians  engage  in  a  specialty  or  a  particular  field  of  expertise  not  shared  by  the  majority  of  the  physicians  of  an  association  (e.g.,  physician  coroners,  physicians  working  in  youth  protection  centres,  physicians  performing abortions).    Applications  to  accredit  CPD  activities  submitted  after  the  activity  has  been  held  will  not  be  approved.    Once  the  activity  has  been  approved,  all  the  forms  related  to  it  (attendance  sheet,  evaluation,  certificate of attendance, invitation, etc.) will be made available on the credit claim website under  the tab “Imprimer” for the activity.     2.   Special situations for granting Category 1 credits    2.1 Turnkey programs     A turnkey program is defined as follows: “Any program designed by a body not accredited  in  continuing  education  by  the  Collège  des  médecins  du  Québec  and  intended  to  be  delivered face‐to‐face or online within the FMOQ network.”    According  to  the  policy  adopted  by  the  Office  of  the  FMOQ,  no  turnkey  education  programs may be used as part of the CPD activities held under the auspices of the FMOQ  unless they have been analyzed and validated as being in compliance with the Structured  Approach to CPD. This analysis will be performed by a member of the CPD Division or by a  person appointed by the CPD Division, the cost being assumed by the organization wishing  to promote this program. Once the program has been validated, it will be added to the list  of programs recognized by the FMOQ and posted on its website.     If  the  program  is  designed  by  an  accredited  CPD  organization  in  Québec,  it  is  automatically recognized by our organization.    The  accredited  organizations  in  Québec  are  the  following:  Collège  québécois  des  médecins  de  famille  (CQMF);  faculties  of  medicine  of  Québec  universities  (Laval,  McGill,  Montréal,  Sherbrooke);  Fédération  des  médecins  omnipraticiens  du  Québec  (FMOQ);  Fédération  des  médecins  spécialistes  du  Québec  (FMSQ);  Médecins  francophones du Canada. Note that the College of Family Physicians of Canada (CFPC)  and  the  Royal  College  of  Physicians  and  Surgeons  of  Canada  (RCPSC)  are  not  accredited organizations in Québec.   If a program is not designed by an accredited CPD organization in Québec, it must be  evaluated by the CPD Division. 

 

6





 

The program must be developed in accordance with the Structured Approach to CPD.  The criteria for approving an assessment of perceived needs are the following:  o For a survey carried out in Québec alone, the minimum number of respondents  must be 75 family physicians.  o For a survey carried out in Canada, the minimum number of respondents must  be 150 family physicians, including at least 30% from Québec.  To meet the requirements of the Structured Approach to CPD, a representative from  the target audience (family physician) must be a member of the scientific committee.  This committee must include a general practitioner. Ideally, it will include a medical  content expert from Québec and at least one physician from Québec.   The  concepts  of  scientific  committee  and  organizing  committee  are  defined  in  the  CQDPCM’s Code of Ethics.  Any  use  of  an  online  turnkey  program  must  meet  the  criteria  for  special  situations  described  for  web  conferences,  webcasts  and  online  learning  activities  delivered  on  teaching platforms recognized by an organization accredited by the CMQ. 

 

2.2

 

2.1.1 CPD activities developed by health professionals for health professionals in their  communities outside the framework of a CPD‐accredited organization    The  program  must  be  developed  in  accordance  with  the  CQDCM’s  Structured  Approach to CPD and Code of Ethics.     The  application  for  accreditation  must  be  submitted  to  the  local  or  regional  CPD coordinator.   A  maximum  of  five  face‐to‐face  activities  within  the  same  program  in  one  or  more regions may be offered. Beyond these five activities, the program will be  considered  a  turnkey  program  and  the  terms  and  conditions  for  turnkey  programs shall apply.   In  such  circumstances,  the  costs  for  validating  this  turnkey  program  shall  be  determined by the CPD Division taking into account the following aspects:  o Existence of an educational grant from one or more sources  o Type of health professional  o Number of activities planned    Web seminars – Webinars    A web seminar is defined as follows: “Any CPD activity developed for FMOQ members in a  region  or  in  the  province  that  is  transmitted  to  participants  in  real‐time  through  the  platform of a webinar.” In accordance with the ad placement policy in the CQDPCM Code  of Ethics, the platform used may not be identified with a funding organization.     The application for accreditation must be submitted:   o by the regional coordinator if the activity is held solely in one or more locations  in their region;   o to the FMOQ’s CPD Division for all multiregional or provincial activities.  7







2.3

2.4

 

A learning activity delivered as a web seminar more than twice in several regions or  across the province will be considered a turnkey program and must be submitted for  validation.  Activity access modes  o Individual access   The platform used must make it possible to:   identify the participants (names and medical licence numbers) and to  transmit this list to the FMOQ for the purpose of credit compilation;   use an electronic means to confirm each participant’s presence at the  web seminar;   offer each participant the opportunity to ask the webinar leader  questions (written or oral);   allow the participants to evaluate the activity using the FMOQ’s form.  o Group access:   The activity coordinator must designate a general practitioner, ideally a local  or regional coordinator, on each site to:   act as session chair;   forward the signed attendance sheet to the FMOQ;   distribute the FMOQ’s evaluation form and to transmit the synthesis of  the collected evaluations to the FMOQ.  Conditions for granting credits  Once  the  attendance  sheet  and  the  evaluation  synthesis  are  received,  Category  1  credits will be granted to the participating physicians. Upon request and payment of  an administrative fee, a certificate of attendance may be transmitted to other health  professionals. 

  Webcasts    A  webcast  is  defined  as  follows:  “The  dissemination  of  audio  or  video  content  online.  It  may be streamed or downloaded.”    The conditions for accessing and granting credits for streamed or downloaded activities are  the same as those for web seminars (see Section 2.2 above).    Online learning activities on the Caducée portal    An  online  learning  activity  on  the  Caducée  portal  is  defined  as  follows:  “Any  CPD  activity  developed  for  FMOQ  members  according  to  a  specific  educational  path  and  transmitted  asynchronously on the Caducée portal.”    

8

2.5

2.6

 

Other types of learning activities    2.5.1 Presentations and lectures    Physicians may earn Category 1 credits for the time spent preparing and giving a  lecture as part of a CPD activity, which itself qualifies for Category 1 credits from  an organization accredited by the CMQ (between 1 and 15 hours per lecture).    Credits must be claimed by means of the appropriate form available on the FMOQ  website  at  https://www.fmoq.org/formulaires/.  This  claim  must  be  accompanied  by all the required information.    2.5.2 Development of CPD activities    Family physicians may earn Category 1 credits for the time spent developing a CPD  activity accredited by an organization accredited by the CMQ (from 1 to 15 hours  per activity).    Credits must be claimed by means of the appropriate forms available on the FMOQ  website  at  https://www.fmoq.org/formulaires/.  This  claim  must  be  accompanied  by all the required information.    2.5.3 Program design / Agents     Credits  may  also  be  granted  to  physicians  who  collaborate  with  the  FMOQ  in  developing  an  education  program  leading  to  Category  1  credits  granted  by  the  FMOQ (from 1 to 15 hours per program).      General practitioners acting as agents for the FMOQ, for example, in the areas of  online  conferences  or  the  education  program  validation  process,  may  also  earn  Category 1 credits.     Credits must be claimed by means of the appropriate form available on the FMOQ  website  at  https://www.fmoq.org/formulaires/.  This  claim  must  be  accompanied  by all the required information.    Reflective practice activities    As  part  of  the  reflective  approach  promoted  by  the  FMOQ,  family  physicians  may  earn  Category 1 credits for reflective practice activities.    This may involve an individual or a group reflective process. The reflective activity on the  application  of  learning  to  their  practice  must  target  individual,  group  or  organizational  aspects related to their clinical practice.    9

The  approach  used  must  be  structured  and  must  focus  on  questions  fostering  reflection.  For example, this may result from a reflection on specific findings regarding the evaluation  of  their  practice,  the  application  of  treatments  or  future  adjustments,  or  the  treatment  team’s modes of operation.    2.6.1 Individual reflective practice activities    Appendix 13 of the FMOQ‐SCPDP    

2.7

Family  physicians  who  have  participated  in  an  accredited  activity  and  who  have  completed Appendix 13 of the FMOQ‐SCPDP (reflective approach) by identifying a  change to be made to their practice may claim, at three or six months’ follow‐up,  thirty minutes of Category 1 credits. The conditions for granting these credits, once  the reflective process is completed, are under development. For the time being, we  encourage our members to record them in their FMOQ‐SCPDP.    Appendix 16 of the FMOQ‐SCPDP (available in 2016)    Family physicians who have completed Appendix 16 of the FMOQ‐SCPDP (reflective  approach) by identifying a change to be made to their practice may claim, at three  or six months’ follow‐up, one hour of Category 1 credits. The conditions for granting  these credits, once the reflective process is completed, are under development. For  the time being, we encourage our members to record them in their FMOQ‐SCPDP.    2.6.2 Group reflective practice activities    Appendix 16 of the FMOQ‐SCPDP (available in 2016)    Family  physicians  may  earn  Category  1  credits  for  a  group  reflective  practice  activity.  To  do  so,  the  physician  acting  as  the  group’s  respondent  must  complete  Appendix  16  of  the  FMOQ‐SCPDP  (reflective  approach)  by  identifying  a  change  to  be made to their group practice.    Publications    Family  physicians  may  earn  Category  1  credits  for  the  work  involved  in  preparing  and  actually writing an academic paper on a theme related to family medicine once it has been  accepted  for  publication  in  a  peer‐reviewed  textbook  or  journal  (1  to  15  hours  per  manuscript).  Concerning  the  authors  who  produce  articles  for  the  Continuing  Education  Section of the Médecin du Québec, claims by medical specialists will also be considered.  

  Credits must be claimed by means of the appropriate form available on the FMOQ website  at https://www.fmoq.org/formulaires/. This claim must be accompanied by all the required  information. 

Criteria for Granting Category 2 Credits   

10

  Category 2 credits are granted when a given educational activity, usually carried out in a group, meets  the criteria for granting Category 1 credits, except for participant evaluation.  

  Transcripts of Educational Activities    As  of  August  2014,  family  physicians  have  been  able  to  access  their  continuing  education  credit  transcripts from the FMOQ through the web application mon.fmoq.org.    Members  may  consult  and  print  their  personal  continuing  education  activity  transcripts  by  determining the start and end dates of the transcript.     

Establishment of the FMOQ’s CPD Network    Following  the  recommendation  from  the  FMOQ’s  CPD  Committee,  the  FMOQ  Council  adopted  the  following resolution in March 2012:     Within a maximum of two years, all CPD coordinators in the FMOQ network, both on a regional  and  on  a  local  level,  must  be  duly  certified  in  this  matter.  To  do  so,  they  will  need  to  have  successfully  completed  the  workshop  on  the  structured  and  ethical  approach  to  CPD,  a  6‐hour  workshop currently under development within the CPD Division, or its equivalent recognized by the  CPD Division. This compulsory workshop, which will be available in the spring of 2012, will initially  be  offered  to  the  regional  coordinators.  The  local  coordinators  will  then  attend  the  same  workshop  given  by  a  member  of  the  CPD  Division,  assisted  by  the  regional  CPD  coordinator.  An  experienced regional coordinator may also be mandated by the CPD Division to do so.     Since offered in 2012–2013, this network education has been available periodically. However, a new  local  CPD  coordinator,  upon  recommendation  by  a  regional  coordinator,  may  make  this  workshop  available  online  and  may  subsequently  submit  credit  claims.  This  coordinator  must  nevertheless  commit to participating periodically in face‐to‐face workshops.     

Umbrella Accreditation for Associations    Given  that  the  FMOQ  is  the  organization  accredited  by  the  Collège  des  médecins  du  Québec,  associations  fall  under  its  umbrella  accreditation  for  their  educational  activities.  As  a  result,  the  FMOQ’s  Policy  on  the  Recognition  of  Educational  Activities  takes  precedence  over  any  internal  continuing education policy set by an association of the FMOQ.    The FMOQ’s Policy on the Recognition of Educational Activities is available on the FMOQ website at  https://www.fmoq.org/formation/politiques/.   Updated: June 2017   

11