ISBA/25/FC/5
Autorité internationale des fonds marins
Commission des finances
Distr. générale 6 juin 2019 Français Original : anglais
Vingt-cinquième session Kingston, 1-26 juillet 2019 Point 4 de l’ordre du jour provisoire Exécution du budget de l’exercice 2017-2018
Exécution du budget de l’exercice 2017-2018 Rapport du Secrétaire général
I. Introduction 1. On trouvera dans le présent rapport des informations et une analyse concernant l’exécution du budget de l’Autorité internationale des fonds marins pour l’exercice 2017-2018. Le budget approuvé pour cette période s’est élevé à 17 130 700 dollars (ISBA/22/A/13). 2. Compte tenu des ajustements apportés aux produits accessoires en lien avec le traitement des candidatures des contractants (57 792 dollars), les dépenses pour l’exercice financier ont totalisé 17 222 027 dollars, soit un dépassement de 91 327 dollars (0,54 %). On trouvera dans l’annexe au présent rapport une analyse récapitulative des dépenses effectives au cours de l’exercice par rapport aux prévisions budgétaires. 3. Dans le présent rapport, l’exécution du budget est présentée sous l’angle des flux de trésorerie, car depuis la mise en application des normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS), des éléments sans effet sur la trésorerie, tels que les provisions ou les amortissements, doiven t être comptabilisés, et des éléments de trésorerie doivent figurer dans des rubriques extrabudgétaires. Sont également analysés les écarts les plus importants entre les dépenses d ’administration effectives et prévues du secrétariat et entre les dépenses effectives et prévues pour la mise en œuvre des programmes.
II. Dépenses d’administration du secrétariat 4. Assistance temporaire : les dépenses effectives ont dépassé les dépenses budgétisées de 52 962 dollars en raison de l’embauche non prévue d’assistants administratifs (voir tableau ci-après et annexe) :
* ISBA/25/FC/L.1.
19-08803 (F)
060619
*1908803*
070619
ISBA/25/FC/5
Dépenses engagées au titre du personnel temporaire (autres que pour les réunions) pour l’exercice 2017-2018 (En dollars des États-Unis) 2017
2018
Effectif du personnel employé
Dépenses
Effectif du personnel employé
Informatique
1
8 800
Ressources humaines
1
7 032
Administration et finances
3
Bureau des affaires juridiques
2
Catégorie
Total
2017-2018
Dépenses
Dépenses totales
1
9 899
18 700
1
16 740
23 772
9 450
4
24 097
33 547
8 443
–
−
8 443
50 736
84 462
33 726
5. Dépenses communes de personnel : La Commission se souviendra qu’en 2017, la modification des émoluments du personnel avait eu une incidence financière négative de 274 689 dollars (voir ISBA/24/FC/9). Une modification est aussi intervenue en 2018, mais avec moins d’impact sur le budget puisqu’il n’y a pas eu de répercussions rétroactives. Les nouveaux fonctionnaires dont l ’arrivée était prévue au début de 2019 ont été embauchés en 2018, ce qui a généré une augmentation des dépenses communes de personnel de 129 511 dollars. Des changements imprévus au niveau de l’allocation-logement ont entraîné des dépenses supplémentaires de 40 920 dollars. 6. Formation : Comme indiqué dans le rapport annuel du Secrétaire général de l’Autorité internationale des fonds marins présenté en application du paragraphe 4 de l’article 166 de la Convention des Nations Unies sur le droit de la mer (ISBA/19/A/2), une enveloppe minimum était prévue au budget ordinaire de l ’Autorité au titre de la formation du personnel et du développement professionnel. Afin de maintenir l’augmentation du budget à un niveau acceptable, les ressources allouées à la formation n’ont pas été accrues pour l’exercice biennal et se sont donc révélées insuffisantes, ce qui explique le dépassement de crédits de 16 173 dollars (25,7 %) 7. Voyages (sans rapport avec l’exécution des programmes) : Le dépassement de crédit de 29,2 % a résulté d’un surcroît d’activité, de la sous-évaluation des besoins effectifs du secrétariat et de la comptabilisation plus stricte des voyages à la rubrique budgétaire appropriée. 8. Fournitures et accessoires : L’augmentation de la consommation de fournitures de bureau a été imputable à la prestation de services pour les réunions et à la production de documents. 9. Achat de mobilier et de matériel : Au cours de l’exercice financier, le Gouvernement jamaïcain a mis 223 mètres carrés d’espace de bureaux supplémentaires à la disposition de l’Autorité, qui les a ensuite rénovés pour créer une nouvelle zone pour les services de conférence et un salon des délégués. Le Secrétaire général a également saisi cette occasion pour utiliser une partie de l’excédent budgétaire pour remplacer le mobilier de bureau qui n’avait pas été changé depuis 25 ans. Le secrétariat a également remplacé ou modernisé du matériel de bureau et du matériel informatique divers et, comme proposé dans le budget, a remplacé un véhicule par an pendant l’exercice financier. 10. Services divers. Le dépassement a été dû à un accord de conciliation avec le spécialiste des questions scientifiques, d’un montant de 15 000 dollars. Une perte de change d’un montant de 27 795 dollars a été enregistrée sur l’exercice. 2/7
19-08803
ISBA/25/FC/5
11. Normes IPSAS. Aucune dépense n’a été enregistrée au titre de cette rubrique budgétaire, les derniers états financiers de l’Autorité étant conformes à ces normes. 12. Coût des services de conférence. Comme indiqué précédemment à la Commission des finances (voir ISBA/24/FC/8), des économies importantes ont été réalisées grâce à l’interprétation à distance en 2017, à une meilleure gestion du centre de conférences et à une meilleure gestion de la documentation grâce aux services d’impression sur demande. Fidèle à la même politique, le secrétariat a économisé 476 107 dollars au titre des services de conférence au cours de l’exercice biennal, alors même que davantage de réunions ont eu lieu lors des vingt -troisième et vingtquatrième sessions.
III. Dépenses associées à l’exécution de certains programmes budgétisés 13. La Commission des finances se souviendra que le budget de l’exercice 2017-2018 était le premier dans lequel figuraient des chapitres relatifs à des programmes. Faute de données statistiques disponibles sur les coûts de ces programmes, le secrétariat a utilisé les coûts standard applicables aux ateliers et aux voyages pour planifier le budget des chapitres en question. Étant donné que 11 % seulement du budget total ont été alloués aux programmes (1 817 900 dollars), il n’y avait guère de marge de manœuvre pour des transferts entre rubriques budgétaires. Il importe de noter que, pour tous les programmes, les dépenses au titre des voyages ont été imputées à la rubrique voyages alors qu’elles étaient inscrites au budget de la rubrique ateliers. Toutefois, cela n’a eu aucune incidence sur le total des dépenses et les écarts entre dépenses budgétisées et dépenses effectives au titre des programmes. 14. Programme 2.1 (Mise au point du cadre réglementaire régissant les activités dans la Zone). Des dépassements de crédits au titre des services de consultants ont été enregistrés à la suite de la demande du Conseil d ’accélérer sensiblement les travaux d’élaboration du code d’exploitation minière, notamment des clauses financières applicables aux contrats. Sont visés notamment un contrat av ec le Massachusetts Institute of Technology (50 000 dollars), une étude sur la mise en fonctionnement de l’Entreprise (23 500 dollars) et une aide à la définition des conditions de financement des exploitations minières en haute mer (64 000 dollars). 15. Programme 2.4 (Gestion des données : ressources et environnement). Bien que le programme ait été entièrement achevé et que des tests et des éléments supplémentaires aient été ajoutés, le solde budgétaire a été de 376 934 dollars, en raison du préfinancement du programme avec des fonds du budget 2016 restés disponibles (voir ISBA/24/FC/9). 16. Programme 2.5 (Promotion et encouragement de la recherche scientifique marine dans la Zone). En raison d’autres priorités ainsi que du manque de personnel, le secrétariat n’a pas pu organiser tous les ateliers prévus.
IV. Recommandations 17.
19-08803
La Commission des finances est invitée à prendre note du présent rapport.
3/7
ISBA/25/FC/5
4/7
Annexe Comparaison des dépenses budgétisées et des dépenses effectives pour l’exercice 2017-2018 (En dollars des États-Unis)
Ajustements associés à la mise en conformité
Comptabilisation selon les normes IPSAS
Object of expenditure
Budget initial 2018
Dépenses effectives 2017
Dépenses effectives 2018
Dépenses effectives pour l’exercice biennal 2017–2018
Solde
Montants
commentaire
Chiffres présentés dans l’optique des flux de trésorerie
Dépenses effectives
Solde
Dépenses totales/ budget approuvé (en pourcentage)
Chapitre 1. Dépenses d'administration et dépenses relatives aux services de conférence Sous-chapitre 1. Dépenses d’administration du secrétariat Postes permanents
6 200 000
2 895 816
3 154 087
6 049 903
150 097
6 049 903
150 097
2,4
Assistance temporaire
31 500
33 726
50 736
84 462
(52 962)
84 462
(52 962)
(168,1)
Heures supplémentaires
71 600
31 966
19 302
51 268
20 332
51 268
20 332
28,4
Consultants (sans rapport avec l’exécution des programmes)
21 000
25 085
25 085
(4 085)
25 085
(4 085)
(19,5)
3 637 135
(557 135)
(18,1)
79 173
(16 173)
(25,7)
Dépenses communes de personnel Formation
3 080 000
1 779 690
1 752 895
3 532 585 (452 585)
104 550
Avantages du personnel
63 000
13 848
65 325
79 173
(16 173)
Voyages (sans rapport avec l’exécution des programmes)
187 800
117 020
125 603
242 623
(54 823) 242 623
(54 823)
(29,2)
Communications
200 700
74 599
119 856
194 456
6 244
194 456
6 244
3,1
Ouvrage et fournitures de bibliothèque
91 932
44 068
32,4
136 000
59 102
32 830
91 932
44 068
Services contractuels d’imprimerie (dont 20 %sans rapport avec l’exécution des programmes)
22 000
30 834
1 477
32 311
(10 311)
Fournitures et accessoires
80 300
55 665
56 173
111 838
(31 538)
Frais de représentation
32 311
(10 311)
(46,9)
111 838
(31 538)
(39,3)
23 500
14 392
6 095
20 487
3 013
20 487
3 013
12,8
Informatique
125 900
58 757
59 511
118 269
7 631
118 269
7 631
6,1
Achat de mobilier et de matériel
154 000
30 180
334 475
689 706
(535 706)
(347,9)
24 000
16 578
20 576
37 154
(13 154)
(54,8)
19-08803
Location et entretien du mobilier et du matériel
364 655 (210 655) 37 154
(13 154)
325 051
Achat de mobilier et de matériel
19-08803
Ajustements associés à la mise en conformité
Comptabilisation selon les normes IPSAS
Budget initial 2018
Dépenses effectives 2017
Dépenses effectives 2018
Dépenses effectives pour l’exercice biennal 2017–2018
Solde
Participation au Régime commun des Nations Unies
166 000
60 301
93 291
153 592
Services divers
112 500
72 178
86 901
40 000
16 000
274
828 000
433 826
80 000
82 645
Object of expenditure
Audit Gestion des bâtiments Examen mené en application de l’article 154 et dépenses connexes Passage IPSAS Liquidation des actifs
120 000
Dépenses effectives
Solde
Dépenses totales/ budget approuvé (en pourcentage)
12 408
153 592
12 408
7,5
159 079
(46 579)
159 079
(46 579)
(41,4)
16 274
23 726
16 274
23 726
59,3
427 476
861 302
(33 302)
861 302
(33 302)
(4,0)
0
82 645
(2 645)
82 645
(2 645)
17 609
17 609
102 391
17 609
102 391
85,3
12 756 302
(988 502)
(8,4)
3 068 893
476 107
13,4
Montants
(277 850)
Contributions non recouvrées Total partiel
(62 920) 11 767 800
Chiffres présentés dans l’optique des flux de trésorerie
5 877 125
6 449 576
12 326 701 (558 901)
8 907
0
8 907
88 831
commentaire
Amortissements et provisions Provision
Sous-chapitre 2. Coût des services de conférence Traitements des fonctionnaires de l’ONU Frais d’impression et fournitures Frais divers liés aux services de conférence Frais de voyage du personnel Location du centre de conférences Personnel temporaire pour les réunions
3 545 000
Location de matériel Transports locaux
289
10 038
10 327
44 632
23 955
68 587
277 291
157 266
434 557
50 843
118 522
169 365
50 186
52 162
102 347
388
20 636
21 024
2 652
5 398
8 050
Communication Services de réunion Documentation
1 569 918
8 363
491 529
499 892
37 471
48 171
3 545 000
1 268 340
1 800 553
3 068 893
476 107
0
3 068 893
476 107
13,4
15 312 800
7 145 464
8 330 130
15 395 594
(82 794)
88 831
15 825 195
(512 395)
(3,3)
5/7
ISBA/25/FC/5
Total (chapitre 1)
127 747
755 829
10 700
Réception Total partiel
127 747 814 089
476 107
Budget initial 2018
Dépenses effectives 2017
Dépenses effectives 2018
Consultants
90 400
21 381
206 391
Services contractuels d’imprimerie
12 400
Voyages
91 200
72 029
122 412
Ateliers
120 800
Total partiel
314 800
93 410
335 754
Consultants
38 800
3 836
12 719
Services contractuels d’imprimerie
12 400
Voyages
15 200
48 318
118 057
Ateliers
245 800
60 722
Total partiel
312 200
112 875
Object of expenditure
Dépenses effectives pour l’exercice biennal 2017–2018
Solde
Montants
commentaire
Chiffres présentés dans l’optique des flux de trésorerie
Dépenses effectives
Solde
227 772
(137 372)
Dépenses totales/ budget approuvé (en pourcentage)
Chapitre 2. Dépenses au titre des programmes Programme 2.1. Mise au point du cadre réglementaire régissant les activités dans la zone 0 6 951
227 772 (137 372) 12 400
0
12 400
194 441 (103 241)
0
194 441
(103 241)
113 849
6 951
113 849
429 164 (114 364)
429 164
(114 364)
16 554
22 246
6 951
(36,3)
Programme 2.2. Protection du milieu marin 1 071
16 554
22 246
1 071
11 329
1 071
11 329
166 374 (151 174)
166 374
(151 174)
44 548
105 270
140 530
105 270
140 530
176 395
289 270
22 930
289 270
22 930
0
0
0
0
0
7,3
Programme 2.3. Groupe de la gestion des contrats Consultants Services contractuels d’imprimerie
0
500
500
(500)
500
(500)
Voyages
30 400
0 12 165
26 583
38 748
(8 348)
38 748
(8 348)
Ateliers
36 100
2 118
2 553
4 671
31 429
4 671
31 429
Total partiel
66 500
14 284
29 636
43 919
22 581
43 919
22 581
306 200
32 847
104 589
137 436
168 764
137 436
168 764
Programme 2.4. Promotion et encouragement de la recherche scientifique marine dans la Zone 19-08803
Consultants
34,0
ISBA/25/FC/5
6/7
Ajustements associés à la mise en conformité
Comptabilisation selon les normes IPSAS
19-08803
Ajustements associés à la mise en conformité
Comptabilisation selon les normes IPSAS
Object of expenditure
Technologie de l’information
Budget initial 2018
Dépenses effectives 2017
Dépenses effectives 2018
Dépenses effectives pour l’exercice biennal 2017–2018
Solde
Montants
209 400
76 143
38 172
114 316
95 084
23 756
0
0
19 038 0
Services contractuels d’imprimerie
30 300
Voyages
28 000
Ateliers
0
Dépôt central de données Maintenance et soutien Total partiel
7 997
Chiffres présentés dans l’optique des flux de trésorerie
Dépenses effectives
Solde
138 072
71 328
30 300
0
30 300
27 035
965
27 035
965
0
0
0
0
commentaire
Transfert de la rubrique logiciels à la rubrique immobilisations
0
0
0
0
0
0
35 900
44 001
44 001
(8 101)
44 001
(8 101)
205 799
322 787
287 013
346 543
263 257
609 800
116 987
23 756
Dépenses totales/ budget approuvé (en pourcentage)
43,2
Programme 2.5. Promotion et encouragement de la recherche scientifique marine dans la Zone Consultants
19 400
2 404
2 404
16 996
2 404
16 996
Services contractuels d’imprimerie
12 400
2 839
2 839
9 561
2 839
9 561
53 028
54 918
(39 718)
54 918
(39 718)
27 765
27 765
213 035
27 765
213 035
Voyages
15 200
Ateliers
240 800
1 890
Subtotal
287 800
1 890
86 037
87 926
199 874
87 926
199 874
22 600
9 705
17 292
26 996
(4 396)
26 996
(4 396)
69,4
Programme 2.6. Activités de communication Consultants Services contractuels d’imprimerie
4 463
(3 263)
4 463
(3 263)
30 400
54 943
34 655
89 597
(59 197)
89 597
(59 197)
Ateliers
172 600
15 656
63 296
78 952
93 648
78 952
93 648
Total partiel
226 800
80 303
119 706
200 010
26 790
200 010
26 790
11,8
1 817 900
419 749
953 327
1 373 076
444 824
23 756
1 396 832
421 068
23,2
17 130 700
7 565 213
9 282 380
16 768 670
362 030
112 587
17 222 027
(91 327)
(0,5)
Total (chapitre 2) Total
1 200
Abréviation : IPSAS : Normes comptables internationales pour le secteur public. 7/7
ISBA/25/FC/5
4 463
Voyages
