Comment créer un tableau de bord RH ef cace en 2019 ? Ce guide vous aide à améliorer votre reporting RH

Table of Contents 1.

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et ef cace !

2.

Exemple 1 : Le Pilotage des effectifs

3.

Exemple 2 : Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme

4.

Exemple 3 : Masse salariale, passez de la gestion au pilotage

5.

Exemple 4 : Dé nir des indicateurs RH pour le recrutement

6.

Exemple 5 : Gestion des compétences, par où commencer ?

7.

Bonus : le Big Data révolutionne le métier des RH !

8.

Créez votre reporting dès maintenant !

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et ef cace ! Comprendre les données produites par l’ensemble de l’organisation – SIRH, formation, données sociales, CRM, est une étape décisive pour tous les décisionnaires des ressources humaines.  La mutation numérique des entreprises oblige les responsables à se poser les bonnes questions sur les données qu’ils ont à leur disposition : 

Comment souhaitent-ils les utiliser ?  Comment mettre en place un tableau de bord RH ef cace ?  Quels sont les objectifs de leur pilotage RH ?

Ici, l’objectif est de pouvoir comprendre les nouvelles préoccupations des DRH. Nous voulons vous aider dans la construction de votre tableau de bord RH pour devenir les leaders agiles du changement dans l’entreprise.

Dé nition d’un tableau de bord RH Commençons par une dé nition simple. Si l’on en croit la sous-dé nition du mot “tableau”, c’est un “ensemble d’indicateurs permettant à une entreprise de véri er la bonne marche des différents services et d’en assurer le pilotage.”  Ainsi, on se rend bien compte qu’un tableau de bord RH dédié n’est autre qu’un outil de pilotage de l’activité, de suivi et d’évaluation des équipes.  

Le tableau de bord : outil de pilotage !  

Les enjeux autour du tableau de bord RH   Cet outil de pilotage n’est pas  gé dans le temps. Il doit être modi é facilement en fonction du contexte de votre entreprise. Pour que celle-ci soit plus agile, vous devez être capable d’agréger de nouveaux indicateurs de suivi RH. Il vous faut communiquer sur vos bilans sociaux, réorganiser en temps réel vos tableaux de bord RH et identi er des nouveaux leviers de performance. Ces actions doivent vous permettre de gagner en ef cacité dans vos prises de décision et votre communication.   De ce fait, les entreprises doivent apprendre à mieux collecter et analyser leurs données. Pourquoi ? Pour répondre aux nouveaux enjeux business, à la transformation des métiers et aux nouvelles contraintes organisationnelles et budgétaires.  

Indicateurs RH, de quoi parle-t-on ?  Dans un premier temps, revenons sur ce qu’est un bon indicateur. Puis, nous rentrerons sur le détail des indicateurs RH que nous pouvons prendre en compte pour le pilotage stratégique et opérationnel des ressources humaines.  Généralement appelé KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, il permet de piloter et mesurer des données préalablement dé nies. Ces données peuvent, par exemple, être des valeurs actualisées mensuellement pour être comparées à un objectif poursuivi et dé ni par votre entreprise.  

Comment communiquer grâce à votre tableau de bord RH ?  

Un reporting RH digitalisé  Plus de 50% des coûts opérationnels d’une entreprise sont dédiés aux employés. C’est pourquoi le département des ressources humaines a alors tout intérêt à s’équiper de tableaux de bord RH performants. Ainsi, ces outils de reporting RH lui permet de suivre au plus juste l’ensemble de son activité quotidienne.

 Automatiser la gestion des données et se concentrer sur l’analyse et la prise de décision n’est plus un rêve, c’est une réalité. Et si ce n’est pas le cas dans votre entreprise, cela doit le devenir ! Lorsque vous êtes Directeur ou Responsable des ressources humaines, votre métier n’est pas de passer votre temps sur la gestion de chiers Excel (et vous savez ce que l’on pense de la construction de reporting sur Excel…)   Votre objectif est d’analyser et de comprendre ce qui fonctionne ou non au sein de votre entreprise. Pourquoi votre turnover est en augmentation ?

Pourquoi le taux d’absentéisme augmente sur tel département ? Comment vos équipes progressent-elles ? Ce sont ces questions que vous devez vous poser pour construire votre tableau de bord RH.   

Votre reporting est un outil de communication   “Une image vaut mille mots”. Confucius n’avait pas encore d’ordinateur lorsqu’il a prononcé cette phrase. Et pourtant, elle est aujourd’hui plus que jamais porteuse de sens. La data visualisation vous permet alors de communiquer des messages clairs et simples à vos interlocuteurs.  Lorsque vous devez présenter votre reporting RH mensuel, il faut avoir en tête que vos interlocuteurs ne sont pas familiers avec les données présentées. En effet, ils n’ont que quelques minutes pour comprendre le sujet.  

La data visualisation, clé de succès de vos présentations  La data visualisation permet ainsi de transformer des données et des informations complexes en visualisation interactive et facile à comprendre. Il n’y a plus de place pour l’interprétation subjective des données. Prenons cet exemple. On souhaite connaître le nombre d’employés par région en France et identi er les tendances d’évolution sur les 3  dernières années.  Est-il possible pour vous d’identi er rapidement des tendances d’évolutions sur ce tableau ?  Arrivez-vous à l’expliquer simplement à votre auditoire ?  

  Si l’on retranscrit ces informations sur une cartographie en jouant sur un nuancier de couleur, l’information est bien plus rapide à comprendre et à analyser…  

Exemple 1 : Le Pilotage des effectifs

Construire un tableau de bord pour le pilotage des effectifs Connaître l’évolution et la répartition de ses effectifs a n de prédire les ux sortants et entrants est un enjeu capital pour les services RH. Les grandes organisations doivent se confronter à la complexité inhérente à leur taille.

Dans un grand groupe, le pilotage des effectifs à travers des tableaux de bord RH est parfois dif cile compte tenu des divers métiers, liales et pays pris en compte.  

Le pilotage des effectifs grâce aux tableaux de bord   Pour faciliter la prise de décision au quotidien, de nombreux systèmes d’informations assimilent les données et les stockent. La dataviz se greffe à ces systèmes pour parcourir le dernier kilomètre jusqu’à l’utilisateur nal.  Voici l’exemple d’un écran interactif qui permet une compréhension complète de l’activité d’un service. Cette visualisation offre la possibilité de piloter ses effectifs en agissant sur trois variables. Pour découvrir d’autres cas d’applications spéci ques, nous avons écrit un précédent article sur les problématiques de recrutement.  

  

La variable temporelle pour le pilotage de ses

effectifs  Le tableau de bord offre une vision sur l’année mais permet aussi d’obtenir une vue mensuelle des effectifs. Le but de ce graphique est d’avoir une vue agrégée puis très spéci que.  D’un coup d’œil, l’utilisateur peut voir que le nombre d’embauches est en augmentation depuis octobre. Grâce à cette information, il pourra comprendre l’impact de sa stratégie de recrutement ou au contraire, remarquer une anomalie.  

 

Organiser son reporting par service  Cette vision est classée automatiquement par nombre d’effectifs. Elle permet de rapidement détecter quels sont les services qui disposent de l’effectif le plus grand et l’évolution par rapport à l’année précédente.  En changeant d’année, le classement se remet ainsi à jour automatiquement et nous raconte une histoire sur l’évolution des collaborateurs par département. Le pilotage des effectifs est alors global.  

   

Adapter son tableau de bord aux collaborateurs  Ce dernier ltre permet de segmenter ses salariés en plusieurs catégories pour zoomer sur ceux qui nous intéressent. Une organisation pourrait aller plus loin en ltrant des métiers spéci ques. Ce dashboard permet de comprendre le statut de chaque département et de les comparer entre eux, dans le temps et par type de salariés.  En analysant les uctuations, les Directeurs et Responsables des Ressources Humaines peuvent prendre des décisions plus informées et prédire les futurs besoins dans un service ou un métier spéci que. 

Exemple 2 : Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme

Construire un tableau de bord de suivi de l’absentéisme L’absentéisme est un problème qui coûte cher à l’entreprise indépendamment de sa taille. Être en mesure d’avoir un suivi de l’absentéisme, mais aussi ses causes est une mission primordiale pour le responsable des ressources humaines.

Comment piloter le suivi de l’absentéisme ? Auparavant démunis face à ce phénomène, les RH possèdent aujourd’hui un grand nombre d’indicateurs qui leur permettent de l’identi er et de mettre en place les bonnes pratiques pour y remédier.  

Mieux comprendre ses données Avoir les bons indicateurs n’est pourtant pas suf sant ; surtout si la donnée récoltée n’est pas, ou mal exploitée.   C’est là où interviennent la data visualisation et le data storytelling. Non seulement l’analyse de vos données est simpli ée grâce à des dashboards qui centralisent l’information, mais vous pouvez aussi raconter une histoire avec vos datas et comprendre précisément l’origine du phénomène.

Ces tableaux de bord RH facilitent l’analyse des causes de l’absentéisme et donnent une idée des collaborateurs les plus touchés. Ils permettent également d’améliorer la prise de décision et de faciliter la résolution du problème.

Un outil de reporting RH pour le suivi de l’absentéisme Comment organiser son tableau de bord ?  Pour être lisible et compréhensible par tous, votre tableau de bord doit être compartimenté. Voici une grille de lecture pour mieux s’y retrouver dans l’ensemble des indicateurs à votre disposition.  

Segmentation par motif  Ce dashboard permet de suivre dans le temps l’évolution de l’absentéisme, mais aussi de connaître le motif principal d’absentéisme à une période donnée.  Vous pourrez savoir rapidement si l’augmentation de l’absentéisme est plutôt due à des accidents du travail ou à un nombre plus important de congés maternité par exemple. Des niveaux d’analyse plus précis peuvent être mis en place comme par exemple l’évaluation de l’absentéisme par maladie.  

Focus sur les catégories socioprofessionnelles  Ce ltre permet d’évaluer, pour une période donnée, le taux d’absentéisme par catégories socioprofessionnelles. Il est ainsi possible de voir rapidement quel motif d’absence est le plus fréquent chez les cadres, les ouvriers ou les agents de maintenance.

Observer la fréquence et la gravité des absences   Cette visualisation permet de connaître la gravité du motif d’absentéisme, mais aussi la fréquence à laquelle ce motif est invoqué. On peut aller plus loin en analysant pour chaque CSP, l’âge des employés ou leur genre.  On peut également en différencier la durée des arrêts (courts/longs) qui caractérisent certaines activités.

 

Pilotage des absences dans le temps  Ce reporting permet de mettre en avant l’évolution de l’absentéisme sur une période donnée et de mesurer l’impact d’une politique visant à lutter contre ce phénomène.

Comparer son entreprise à la branche rattachée  Se positionner par rapport à sa branche entreprise permet d’avoir une vision plus globale sur la situation du secteur. C’est également un bon moyen de comprendre ce qui peut fonctionner ou non chez ses concurrents.

Capitaliser sur vos outils de reporting RH ! Ces tableaux de bord RH permettent de repérer rapidement les causes de l’absentéisme, la fréquence du phénomène, les collaborateurs les plus touchés au sein de l’entreprise, et d’en évaluer la gravité.  L’analyse de ces indicateurs RH est facilitée pour les responsables des Ressources Humaines. Ils peuvent ainsi se focaliser sur la mise en place d’un plan d’action pour résoudre ces problèmes.  

Exemple 3 : Masse salariale, passez de la gestion au pilotage

Masse salariale : passez de la gestion au pilotage en 2018 ! Grâce aux tableaux de bord RH et à la data visualisation il est aujourd’hui possible de piloter ef cacement sa masse salariale et sa politique de rémunération. Un bon pilotage de ses indicateurs RH est synonyme de sécurisation, anticipation et maîtrise de ses coûts. Sur le plan relationnel, c’est un excellent moyen de mieux communiquer, régulièrement et de façon transparente.  

Maîtriser la rémunération de vos employés vous permet de préparer votre politique annuelle pour mieux gérer votre masse salariale. Lorsqu’on pilote les plans de rémunération on peut aller plus loin : dé nir les populations éligibles, communiquer les budgets aux managers ou encore consolider et valider les propositions de rémunération. C’est un atout dans la digitalisation du pilotage RH.  

Quels sont les béné ces d’un bon pilotage de sa masse salariale ? Les béné ces sont nombreux, car la gestion de ses compensations permet notamment de disposer d’une cartographie des attentes des salariés en matière de rémunération ou encore de mettre en place une grille qui contribue à motiver les équipes.  Grâce aux tableaux de bord RH et à la data visualisation il est possible de constater instantanément l’évolution de votre masse salariale, d’en projeter la croissance et d’analyser en termes économiques l’impact de votre politique de rémunération.

Des indicateurs RH à prendre en compte dans votre pilotage RH Évolution de la masse salariale  Grâce à cette data visualisation il est ainsi possible d’analyser l’évolution des dépenses. Et ce, qu’elles soient le fruit d’un effet de périmètre, d’une nouvelle politique salariale ou tout simplement d’une évolution des charges. Il sera donc possible d’adapter votre politique en termes de rémunération. Il peut aussi être envisagé de préciser l’analyse à chaque branche.

Effectif et coûts rattachés  Cet indicateur RH nous permet de comparer l’effectif global de l’entreprise et l’ensemble des coûts qui y sont attribués. Vous avez donc à votre disposition une vue synthétique de l’évolution de votre masse salariale par rapport au nombre d’employés.  Cette vision vous permet de mesurer l’impact de la politique de rémunération mise en place dans l’entreprise.  

Répartition de la masse salariale par liale  

 

Grâce à ce niveau d’analyse, nous pouvons rapidement identi er quelles sont les liales les plus gourmandes en termes de rémunération. Nous avons aussi accès à la part du salaire xe,  la part variable, les intéressements, le montant des participations et autres avantages en nature. Le but étant toujours d’adapter la politique de rémunération pour motiver les salariés et répondre à leurs attentes.

Benchmark du marché  En n, cette data visualisation permet de cartographier l’évolution de la rémunération des employés dans un secteur. On peut ainsi visualiser là où la croissance en termes d’effectifs est la plus forte. Il est donc possible d’analyser les attentes en termes de salaire des employés en fonction de leurs métiers, de leurs compétences et du secteur dans lequel ils évoluent.  

 

Que retenir du pilotage de la gestion de votre masse salariale ?   La masse salariale est au coeur de toute la stratégie de gestion sociale de l’entreprise. L’objectif est d’avoir une vision claire et précise sur le recrutement, les promotions des talents et les rémunérations au sein de votre entreprise.  Sans un pilotage adéquat, cette gestion stratégique ne peut pas être optimisée. Votre travail en tant que Responsable ou Directeur(trice) des Ressources Humaines est d’analyser et de prendre des décisions rapidement grâce aux indicateurs à votre disposition. La data visualisation est un moyen simple et ef cace de présenter vos datas et sécuriser vos prises de décision puisque vous y gagnerez en lisibilité.  

Exemple 4 : Dé nir des indicateurs RH pour le recrutement

Recrutement : dé nir des indicateurs RH Les ressources humaines jouent un rôle capital dans la vie et l’organisation de l’entreprise, il faut donc savoir s’entourer des bonnes personnes. Parfois négligé, car comportant de nombreuses étapes, le recrutement est un processus incontournable dans la vie de l’entreprise.

Analyser un processus de recrutement Il faut analyser précisément les besoins de l’organisation. Pour répondre à ces derniers chacun doit être capable d’identi er les différents coûts liés au recrutement et à son processus. Et la tâche n’est pas simple…  Pour attirer et recruter les bons pro ls, avoir une Marque Employeur forte est un “must have”.  Par ailleurs, les tableaux de bord RH permettent de faciliter certaines étapes du recrutement en donnant une vision globale du processus aux responsables des ressources humaines. Ils leur permettent également de traiter avec ef cacité les candidatures qu’ils reçoivent et d’évaluer d’un rapide coup d’oeil leur notoriété. Le pilotage RH est ainsi simpli é.

Des indicateurs de recrutement à suivre Evaluer sa notoriété Avoir une idée précise du nombre de visiteurs et de leur évolution sur une période donnée et analyser la notoriété de l’entreprise sur les salons : en somme, attirer et retenir les talents clés.

Quanti er le nombre de candidatures Connaître avec précision la provenance et le nombre de candidats qui contactent l’entreprise grâce aux évènements, aux salons, ou au travail du marketing et pouvoir évaluer la pertinence des campagnes de recrutement.  

Analyser les différentes étapes de recrutement Il est primordial d’avoir une vision globale du pipeline de recrutement ; connaître précisément le nombre de candidatures reçues,  le nombre d’appels ou d’entretiens passés. Cela permet d’estimer le coût global du recrutement mais aussi de sécuriser et de valider la réception des candidatures.

 

Taux de transformation de vos stagiaires Analyser le taux d’embauche des anciens stagiaires en fonction de leur division vous permet de tirer des enseignements sur la qualité de vos recrutements et de vos évaluations sur les stagiaires recrutés : Production,

Marketing, Services Généraux, Forces Commerciales, … C’est également un bonne méthode pour mettre en valeur vos formations et l’ef cacité de votre intégration au sein des différentes équipes métiers.  

  Grâce à ces tableaux de bord mobiles, les responsables des ressources humaines peuvent piloter avec agilité certaines étapes du recrutement tout en ayant une idée précise de leur notoriété au sein de leur branche. 

Exemple 5 : Gestion des compétences, par où commencer ?

Gestion des compétences, par où commencer ? La gestion des compétences est clé dans le processus des Ressources Humaines. Elle permet de créer de la valeur pour l’ensemble de l’entreprise et mieux comprendre les besoins de ses employés.

La data au service de la gestion des compétences Encore une fois, les nouveaux outils de data visualisation consistent à regrouper en un seul tableau des indicateurs tels que la gestion des compétences ou encore la mobilité interne. L’objectif est de prendre des décisions rapides sur de nouvelles formations à proposer ou des besoins en recrutement. La dataviz RH est un véritable atout pour les centres de gestion des compétences.  Les tableaux de bord RH sont des outils utiles aux Responsables des ressources humaines. Ils permettent d’avoir une vue des compétences globales de l’entreprise, mais aussi des compétences individuelles. Ils peuvent aussi se connecter aux nombreux outils informatiques RH d’évaluation et centraliser l’information.

Bien choisir les indicateurs RH à analyser Analyser les compétences de vos collaborateurs  Cette visualisation permet d’analyser les axes de progression et d’amélioration des compétences. Elle permet ainsi de cibler les domaines où il est nécessaire d’accentuer la formation.  

 

Évaluer les compétences individuelles   L’idée est de visualiser le niveau de compétence attendu et le niveau effectif en  fonction du poste ou du secteur grâce aux bar-charts.  Cette data visualisation est ef cace, puisqu’elle permet de rendre compte des besoins en formation de chaque individu. A terme, elle permet également d’améliorer les compétences globales des équipes.  

 

Analyser l’évolution des compétences de vos clients et collaborateurs   Par ailleurs, il est intéressant d’avoir à portée de main les objectifs de compétences des années précédentes et constater leurs évolutions.  Ce tableau de bord RH agrège la data collectée dans les bases de données. Il permet, de ce fait, une prise de décision rapide quant à la mise en place d’une formation “relation client”, par exemple.  

 

Détecter les besoins de mobilité interne Comprendre les données à votre disposition permet de mieux connaître ses collaborateurs. C’est ensuite un très bon moyen de promouvoir la mobilité interne.  Cette visualisation permet donc de mettre en avant le ux des effectifs interne et de maîtriser au mieux sa masse salariale. Elle permet  de valoriser les hauts potentiels ayant une connaissance globale de l’organisation.  

  Par ailleurs, comment estimer ses besoins futurs et adapter sa politique de recrutement en conséquence ? Cette visualisation permet d’analyser précisément les besoins en recrutement. On peut ainsi avoir une vision en fonction du domaine d’activité ou de l’équipe-projet.  

  Ce tableau de bord pour le pilotage des effectifs vous aide à connaître l’évolution et la répartition de vos effectifs a n d’en déceler des tendances et ainsi prédire vos besoins en recrutement.  

Bonus : le Big Data révolutionne le métier des RH ! Une fonction aussi intuitive que la gestion des RH peut-elle béné cier de la révolution du big data ?

La RH contrôle le centre de dépenses le plus important de l’entreprise. Elle a tout intérêt à s’équiper d’outils performants lui permettant de comprendre l’ensemble de son activité.  On assiste aujourd'hui à l'émergence d'une nouvelle tendance : celle du Big data appliqué aux RH.  Les professionnels commencent à distinguer les usages possibles de l'analyse de donnée dans le recrutement, la gestion des performances et la gestion des talents. Autant d'opportunités pour doper les performances des directions des ressources humaines à travers des tableaux de bord RH. Valoriser ses données c'est pouvoir identi er les opportunités et les problèmes sur des sujets phares comme la parité, l'emploi aidé ou le développement des compétences et la formation. Une des applications les plus avancées du Big Data RH aujourd'hui est l'amélioration du processus de recrutement. Les entreprises peuvent exploiter les données des employés modèles pour déterminer des critères de sélection pertinents pour leurs futurs recrutements. 

D'après une étude de la Harvard Business Review, il serait possible d'augmenter de 25% ses chances de choisir le bon candidat à un poste en suivant un algorithme plutôt que son instinct et son expérience.

 Un DRH armé des bons outils d'analyse est plus à même de répondre aux problématiques clés de sa fonction.

L'objectif de la « data cation » n'est pas d'automatiser le métier des RH. Il s'agit bien plutôt d'assister les responsables RH dans leur prise de décision, en agrégeant les données venant des parcours de nombreux individus, en les analysant et en les remettant à disposition. Automatiser ces processus d'analyse doit permettre aux RH de replacer les individus dans des tendances ou des contextes plus larges et de proposer aux collaborateurs des solutions plus ajustées.

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