Comment créer un tableau de bord en 2018 ? DATA STORYTELLING - REPORTING

Sommaire 1.

Libérez le potentiel de vos données !

2.

Toucan Toco

3.

Qu'est-ce que le Data Storytelling ?

4.

Comment les données peuvent elles augmenter votre performance ?

5.

Outil de reporting : comment motiver ses équipes ?

6.

Les règles d’or de la construction d’un tableau de bord.

7.

4 règles pour construire des KPIs qui ont du sens !

8.

Reporting : comment choisir le bon graphique pour ses données

9.

5 règles à connaître pour un bon tableau de bord nancier

10.

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et ef cace !

11.

Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme

12.

Business Intelligence : ce que 200 projets nous ont appris !

13.

En savoir plus

Libérez le potentiel de vos données ! Introduction au livre blanc

Aujourd'hui, petites et grandes entreprises collectent de plus en plus de données. Les décisionnaires peuvent parfois se sentir submergés par cette quantité de données et les informations capitales dont ils ont besoin sont souvent perdues. Par conséquent, le processus de décision est impacté et perd de son ef cacité. Il faut alors repenser la façon de lire la donnée, de la diffuser pour qu'elle soit mieux utilisée. 

Comment faire ? Nous avons créé ce guide pour vous donner des conseils et des exemples pour créer le tableau de bord le plus ef cace et le plus simple à comprendre. La donnée n'est utile que si elle est claire et bien comprise. À travers ce livre blanc, nous répondrons à ces trois questions: Pourquoi un tableau de bord sobre est-il important ? Comment raconter une histoire avec vos données ? Quelles sont les règles pour construire un tableau de bord ef cace ? 

Notes:  Nous vous conseillons de le lire en format numérique a n de pro ter de tous les éléments interactifs.

Toucan Toco Le data storytelling au service de votre performance

Depuis 2014, Toucan Toco aide les décisionnaires et opérationnels des grands groupes à mieux comprendre leurs enjeux business à travers la visualisation de leurs données. Notre mission : faire acte de pédagogie pour transformer des données brutes complexes en des Dataviz et des Histoires interactives. Nous créons une catégorie logicielle : le Data StoryTelling. Nos utilisateurs : Les métiers des directions Marketing, Production, Financières, Ressources Humaines  ou Commerciales de grandes organisations. De 4 associés à 45 collaborateurs en 3 ans, nous sommes auto nancés grace à la con ance de plus de 90 clients grands comptes, pour 200 projets, parmi lesquels Renault, Total, Axa, BPCE, EDF, JCDecaux, Téréos, Psa, Marques Avenue, lvmh, Euler Hermes, Vinci, DCNS, BIC, sncf, seb, Moët Henessy, La Banque Postale... Les Small Apps de Toucan sont mobiles, simples à utiliser, faciles à mettre en place, intégrées dans les SI existants et au service de l'excellence opérationnelle des métiers RH, Marketing, Financière, Commerciaux et Directions Générales.

Qu'est-ce que le Data Storytelling ? Une dé nition simple du Data Storytelling

Le Data Storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les données, et de personnaliser les données en fonction de l’audience.  Pour imager, un Directeur Marketing n’a pas les mêmes besoins de reporting qu’un opérationnel responsable des campagnes digitales.  Cette catégorie de la business Intelligence est issue de la Data Visualisation.  La première dé nition de ce qu’est la Data visualisation (ou Dataviz), c’est l’art de raconter des chiffres de façon claire et pédagogue, là où Excel est limité.  Elle permet de communiquer des chiffres et des informations complexes, en les transformant en objets visuels : graphiques, diagrammes, courbes,  cartographies, classement, etc.  

Le Data Storytelling est un concept relativement récent, qui prend appui sur la Data Visualisation. L’idée est de pouvoir aller plus loin dans la facilité de compréhension et la pédagogie.  Les données vont raconter une histoire à partir des besoins du métier. On dépasse alors le simple fait de présenter des séries de chiffres dans un tableau. L’information est accessible et compréhensible par tous, grâce à l’histoire que l’on raconte. On ne s’adresse plus seulement aux départements Data et Business Intelligence des grandes entreprises, mais à l’ensemble des collaborateurs qui veulent en savoir plus sur l’activité de l’entreprise, à travers les données récoltées chaque jour.

Pourquoi le Data Storytelling est-il LE sujet du moment ? Nous vivons dans un monde inondé d’informations et de données. C’est une problématique importante  au sein des grands groupes, qui doivent gérer un niveau de complexité extrêmement élevé. Il y a autant de système d’information et base de données qu’il y a de liales, de pays ou de département.  La complexité est d’avoir une vision homogène sur leur business et la performance de leur service. Alors oui, le digital est là. Oui, les entreprises se transforment et de nouveaux projets voient le jour.  Il y a quelques années, le Graal c’était de pouvoir récupérer et collecter un maximum de données.  La mission est accomplie. Les datas continuent d’être collectées, mais elles ne sont utilisées que par une minorité dans l’entreprise. On pense aux data scientists, data analysts et autres experts de la donnée.  

Aujourd’hui, les mentalités et les challenges évoluent. La collecte des données est devenue un moyen, et non une n. L’objectif est désormais de prendre des décisions quotidiennement, simplement et rapidement.

Le Data Storytelling est déjà là ! Nous aimons tous les histoires. Quel que soit leur contexte, elles permettent de transmettre un message ou une information complexe de manière ludique et scénarisée.  Lorsque l’on a des données à disposition, l’objectif est d’utiliser ces chiffres pour communiquer et rendre l’information plus digeste. Il faut être capable de remettre ces données  dans un contexte narratif.

4 histoires percutantes grâce au Data Storytelling Sécurité routière : la puissance de l’histoire Sans forcément le savoir, le Data Storytelling est déjà présent dans notre quotidien. Prenons un exemple que nous connaissons tous ; les vidéos de prévention de la sécurité routière.  Plutôt que de nous parler simplement de chiffres, chaque clip fait l’objet d’une histoire spéci que dans laquelle chacun de nous se reconnaît. Dans sa dernière campagne (voir vidéo ci-dessus), l’objectif était de sensibiliser au port de la ceinture.  Les chiffres mentionnés viennent appuyer la réalité des faits : la mort de centaines de personnes chaque année à cause d’un oubli de ceinture de sécurité. Les données sont imagées et scénarisées. C’est pour cela qu’elles sont facilement mémorables.  

C’est le même schéma de pensée en entreprise. Plutôt que de simplement montrer la courbe de croissance des ventes, essayons d’y ajouter le pourquoi de cette croissance !  On pourrait par exemple faire le parallèle avec la dernière vague de recrutement de commerciaux ajouté à cela le succès de la dernière campagne de promotion, chiffres à l’appui. Le tout de manière visuelle et interactive, grâce au Data Storytelling.  

Spotify, l’oeil des campus étudiants Début 2017, Spotify a eu l’idée de partager ce que les étudiants américains écoutaient, selon leurs universités. Toutes les datas à leur disposition leur permet ainsi de partager cette initiative à destination des étudiants.  

 

Sur le site, spécialement développé pour le projet, on peut alors rechercher son université - seules les Américaines sont à l’honneur, pour récupérer tout un tas d’informations : acoustique, genre musical, durée moyenne d’écoute, etc. Suivant les recherches, les données ne sont plus statiques et peuvent être triées selon nos envies.   Dans ce cas présent, le Data Storytelling permet de fédérer la communauté étudiante. Cette représentation visuelle va pouvoir être reprise sur les campus pour pouvoir se comparer très facilement aux autres campus. Un bon moyen de faire parler de Spotify à travers un nouveau genre de communication. 

L’Internet et ses réseaux ! Ce site comptabilise l’ensemble des interactions sur les réseaux sociaux. On y retrouve des tweets, des likes Instagram, des minutes passées sur Skype ou encore le nombre de vidéos regardées. Le tout, à la seconde !

 

`Les données présentées ne sont pas gées et évoluent dans le temps. Restez quelques secondes sur la page et vous verrez de nouveaux petits oiseaux Twitter se dessiner.   Là encore, plutôt qu’un simple chiffre actualisé toutes les secondes, nous avons une frise visuelle renforçant le message : il y a des millions d’interactions à la seconde, grâce au web ! On a envie de s’y plonger et de comprendre le phénomène derrière ça.  Être capable de formaliser de la donnée en temps réel rend le sujet extrêmement engageant. Voir la progression de ses ventes, actualisées tous les jours, grâce au Data Storytelling rendra vos reportings bien plus intéressants.

Le Data Storytelling : faciliter votre vie en entreprise Le Data Storytelling se positionne là où Excel et PowerPoint sont limités. Quelle est aujourd’hui la situation des grands groupes ?  Ils utilisent des outils de Business Intelligence traditionnels, comme peuvent l’être Tableau Software, Qlik ou Business Objects.  Oui, ils sont excellents dans l’exploration de données. Mais, comme nous l’avons évoqué ce sont des outils à destination de data scientists qui souhaitent obtenir des requêtes précises. Un exemple : je veux savoir le nombre de ventes d’une paire de chaussures bleues, modèle ABC, entre le 20 et le 26 décembre dans ma boutique des Champs-Élysées.

Le Data Storytelling prend le contre-pied de ces outils en s’adressant à des néophytes de la donnée. Ces personnes n’ont que quelques minutes  à accorder à la lecture et l’analyse de données au quotidien.  Elles ont donc besoin d’avoir un outil qui puisse leur simpli er la lecture et la prise de décisions, grâce aux données à disposition.  Le Data Storytelling comporte un grand nombre d’avantages. Quand il est utilisé de manière ef cace, il permet de : Transformer vos datas en action. Avec des données claires et utilisables à votre disposition, vous êtes capable d’identi er des tendances et des stratégies possibles pour votre activité. Améliorer la productivité de vos équipes. Les données sont automatiquement présentées de manière simple et interactive. Leur temps est ainsi concentré sur des tâches à forte valeur ajoutée. Retrouver plus d’agilité dans vos prises de décisions. Vous réconciliez votre DSI et les équipes métiers, grâce à un outil simple et facile à utiliser dans un contexte où les prises de position doivent se faire de plus en plus rapidement.

Le cas classique en réunion Prenons le cas d’un Directeur Commercial lors du Comité de décision mensuel. Comme tous les mois, il présente le classement des dix meilleurs pays en termes de volume de ventes.  Notre Directeur Commercial à l’habitude de faire ce genre de présentation. Le template est rôdé sur Powerpoint avec une base Excel de 5000 lignes derrière.  Mais aujourd’hui, le comité est d’humeur curieuse. Une question arrive. Ils veulent avoir plus de détails sur le top 3 des ventes, en volume ET en valeur.  Aïe, ce n’était pas prévu. Les dizaines de chiers Excels existent, mais

l’information n’est pas directement disponible. Par ailleurs, les slides gées Powerpoint n’aident pas vraiment notre Directeur Commercial… Avec un outil adapté à ce type de contexte, nous n’aurions pas laissé notre Directeur, seul face à lui-même.  La question était pourtant simple et très pratique : passer d’une vue globale Top 10 à un peu plus de détail sur un Top 3.  Le Data Storytelling, associé à un outil performant, aurait pu lui permettre de naviguer facilement dans les données pour aller récupérer en quelques secondes l’information.

Le Data Storytelling : rendre la donnée actionnable ! La complexité des projets data en entreprise réside dans la réunion d’indicateurs provenant de différentes sources : chiers plats, données d’outils internes, données en provenance des outils commerciaux, …  L’objectif est de faire le lien entre toutes ces données pour en ressortir une information actionnable. A l’échelle d’un grand groupe, un tel projet peut prendre des allures de labyrinthe sans n. On ne parle même pas du cas où le projet à une dimension internationale, avec des dizaines de pays et liales à aligner sur le même référentiel.  Le challenge est d’obtenir une vision uni ée de la donnée, quel que soit la zone géographique ou les outils déployés dans chacun des services. Aujourd’hui, les besoins changent. Il faut en n être capable d’utiliser la donnée à disposition de manière intelligente :  c’est une mine d’or d’information pour prendre de meilleures décisions au quotidien !  

Heureusement, le Data Storytelling s’adresse à toutes les personnes qui veulent comprendre l’essentiel des données pour prendre les bonnes décisions, au quotidien.  Quel que soit votre projet, gardez à l’esprit que l'interactivité, le storytelling et la collaboration doivent être les piliers d’un projet data réussi ! 

Comment les données peuvent elles augmenter votre performance ? Beaucoup de managers n’ont pas d’appétence signi cative pour les chiffres. L’analyse de données peut alors devenir décourageante, voire même pénible dans la collecte, l'agrégation et la présentation. Or, les entreprises ont aujourd’hui de plus en plus de datas à leur disposition, qu’elles soient internes ou externes.

Leur maîtrise devient donc un réel enjeu permettant d’identi er par exemple de nouvelles opportunités de marché. Il est indispensable d’exploiter ses data pour mettre en place de nouvelles solutions et faire face à chaque nouveau challenge.  Ne pas prendre en compte la multiplication de ces données, c’est prendre le risque de voir sa croissance ralentir.

Anticipez le succès avec une vision claire de votre activité grâce aux datas Devenir un bon manager est un travail de tous les instants. Un des points clés réside dans la communication et la transmission de l’information au sein de ses équipes. Elles doivent avoir une vision claire de la stratégie et de l’orientation de leurs activités à court, moyen et long terme. Sans cela, vos collaborateurs ne seront plus alignés. Leurs performances ne seront pas celles attendues et la collaboration avec chacun deviendra alors con ictuelle. Le danger derrière cela ? Envoyer un signal fort à vos clients. In ne, c’est un signal de fragilité de votre vision et de vos équipes.  C'est pourquoi vous devez être au clair avec vos objectifs et vos priorités. Si votre expérience vous permet de les identi er avec con ance, votre instinct ne doit pas vous induire en erreur. Il faut orienter vos efforts là où ils auront de l’impact et pour cela, il faut analyser et comprendre les datas à votre disposition. À la manière des OKR pour Objectifs et Key Results”, mis en place chez Google, les orientations stratégiques doivent être évaluées de façon tangible et objective.

Vos collaborateurs sont vos meilleurs atouts Autre challenge en matière de management : la bonne répartition des tâches au sein des équipes. Généralement, les managers se ent aux points forts et aux réussites de chacun. Bien que cela soit important à prendre en compte, ce n’est pas suf sant.  La donnée permet d’évaluer de façon plus ef cace la performance de vos employés.  La gestion des compétences par la data est un outil de pilotage transversal. Il vous permet d’identi er des pistes d’amélioration et de proposer de nouvelles formations adaptées.  

Cette visualisation permet par exemple d’analyser les axes de progression et d’amélioration des compétences d’un point de vue général et de cibler les domaines où il est nécessaire d’accentuer la formation.

  C’est aussi un très bon moyen d’envisager la mobilité interne sur des postes adaptés aux compétences et aux aspirations de vos collaborateurs. Il faut donc comprendre le ux de vos effectifs pour en anticiper les changements possibles entre les différentes équipes.

Impliquez vos équipes pour une stratégie gagnante Quelle que soit la taille de votre entreprise, mettre en place de nouvelles stratégies et processus demande du temps. Nous tendons tous à suivre des politiques et des orientations auxquelles nous croyons, et que nous comprenons.  Lorsque vos employées ont conscience que leur contribution quotidienne est prise en compte et évaluée, ils sont d’autant plus motivés à poursuivre leurs efforts.

Vos datas vous permettent d’avoir à disposition du contenu objectif et sûr, pour échanger avec votre équipe. Les feuilles Excel, souvent indigestes et les présentations Powerpoint échangées sont sources d’erreurs et d’incompréhension.  En revanche, la Business Intelligence permet de comprendre son environnement et de transmettre les bonnes informations aux managers d’entreprise. Ces outils leur permettent de prendre de meilleures décisions en ayant une vision claire et objective de la situation.

Vos datas doivent vous permettre de gagner du temps Beaucoup d’entre vous sont submergés par la quantité de datas qu’il faut parfois réussir à traiter. Parallèlement, l'entreprise doit faire face à l'incessante évolution des technologies et à la nécessaire adaptation qui en découle.  Prendre des décisions rapidement est devenu un vrai challenge. Pour gagner en ef cacité, il faut gagner du temps, sans pour autant perdre en qualité et en ef cacité.  Les solutions de Business Intelligence vous permettent d’être plus ef cace dans la compréhension de vos données. C'est le cas de Toucan Toco, grâce à la data visualisation.  Nos small apps vous permettent d’avoir accès à tous vos indicateurs clés de performance. Vous êtes ainsi capable de comprendre d'aller plus ou moins loin dans le détail, de manière extrêmement simple et intuitive.  

Outil de reporting : comment motiver ses équipes ? Quelles solutions peuvent alors être mises en place pour motiver de nouveau vos collaborateurs? Un outil de reporting est une solution crédible pour renforcer la communication et la relation manager-employé mais aussi pour faciliter la gestion des objectifs.

La multiplication des données disponibles au sein de l’entreprise offre une vision plus précise sur ses activités.  Les performances sont maintenant plus facilement quanti ables et peuvent être suivies grâce à de nombreux

indicateurs. Dé nir et comprendre ces indicateurs permet d’identi er les leviers de succès de l’entreprise. Cette vision claire des objectifs et des facteurs clés de performance permet, de ce fait, d’aligner ses collaborateurs avec l’entreprise tout en valorisant leur travail.  Il y a quelques année, Elton Mayo, psychologue australien a observé une corrélation entre l’intérêt que porte la direction à leurs salariés et leur productivité et motivation. On appelle ça, l’effet Hawthorne.  C’est pourquoi les solutions de reporting aujourd’hui, permettent d’apporter plus de transparence dans la relation entre le manager et ses équipes. Les employés se sentent ainsi impliqués dans la dé nition des objectifs et de leurs tâches journalières.  Aussi, ces outils d’analyse de données permettent au top management de redescendre facilement les informations sur la stratégie de l’entreprise. C’est également un très bon moyen de pouvoir aligner l’ensemble des départements sur des objectifs communs.

Valoriser ses employés grâce à un outil de reporting Si l’on regarde la pyramide de Maslow, le besoin d’estime se retrouve en haut de celle-ci. Maintenant, si nous regardons la France à l’échelle européenne, elle est en tête du classement concernant la démotivation de ses employés. Pourquoi vos salariés se démobilisent-ils ? Cela est certainement lié à un manque de reconnaissance, des conditions de travail inadaptées ou encore des objectifs annoncés peu clairs.  Pour redonner du sens au travail de chacun, les solutions de reporting rendent possibles la visualisation d’objectifs et l’amélioration de la communication au sein des équipes. Ces outils permettent de suivre la progression de chacun grâce, par exemple, à des graphiques animés, simples et lisibles.

 Il faut offrir plus d’autonomie aux salariés. Aujourd’hui, chacun doit être capable d’évaluer sa propre performance sur les dernières années et ainsi la comparer à son ef cacité actuelle. Suis-je moins productif ? Pourquoi ? Mes résultats sont-ils cohérents avec l’activité de mon secteur ? Quelle est ma position par rapport à l’équipe en termes de performance ?  Les outil de reporting sont aussi d’excellents moyens de communication pour des entretiens annuels. Ils facilitent le suivi régulier de chacun pour les valoriser au sein des équipes.  Cette valorisation va permettre au salarié d’y voir plus clair sur ses points d’amélioration et ses axes de travail, co-construits avec son manager. Les objectifs sont donc plus clairs pour le salarié et ses efforts sont alignés avec la stratégie de l’entreprise. Le deal est win-win.  

La motivation passe par le groupe Les motivations matérielles et autres compensations nancières jouent aussi un rôle sur la motivation et les efforts fournis par vos collaborateurs. En revanche, être valorisés dans son équipe est extrêmement important dans le bien-être de vos salariés. Il faut donc être capable de démontrer la valeur de chacun pour développer un sentiment d’appartenance fort, essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise.  Un outil de reporting est pertinent pour piloter l’évolution des compétences et des résultats de votre équipe. Ces outils peuvent également servir à des ns pédagogiques et offrir la possibilité d’identi er rapidement les leviers clés de productivité. Bien entendu, il va sans dire que des rapports simples et visuels facilitent grandement la communication en interne. La multiplication des outils collaboratifs permet donc de créer des échanges constructifs, tout en valorisant le travail accompli. Vos collaborateurs se sentent ainsi responsabilisés et autonomes dans la dé nition de leurs méthodes de travail pour atteindre leurs objectifs xés en amont !

La dé nition des objectifs doit être claire Google utilise la méthode OKR pour aligner ses équipes et structurer leur travail. L’entreprise dé nit des objectifs et “résultats-clés” quanti ables. Les collaborateurs, tout comme les managers, ont alors une vision précise des axes de travail sur une période donnée.  Lorsque ces axes sont dé nis en amont, cela permet de suivre l’avancement de chacun de ses collaborateurs. Le pilotage de ces OKR rend vos employés plus indépendants dans l’accomplissement de leurs tâches. Cette liberté et cette vision du management les motivent davantage et leur épanouissement professionnel s’en ressent.  

Les règles d’or de la construction d’un tableau de bord. Un tableau de bord est une représentation visuelle de votre travail.  Elle donne aux décisionnaires une manière de facilement visualiser les performances de leur entreprise et de leurs projets en temps réel.  La construction d’un tableau de bord doit répondre à des règles spéci ques, et nous vous donnons les nôtres dans cet article !

Règle n°1 : Privilégiez les con gurations par défaut. La première règle est une règle de simplicité. La majorité des solutions de tableau de bord sont fortement personnalisables. Imaginez un Excel doppé aux fonctionnalités.  Ces outils vous permettent d’aller très loin, d’imbriquer plusieurs graphiques sur un même écran et de croiser des milliers de données entre elles. Un conseil: ne le faites pas. Visez la simplicité. Laissez les croisements complexes aux data scientist. Nos clients sont des grands groupes, leurs problématiques sont complexes. Cependantnous avons toujours le même conseil, faites simple.  Plus une problématique est complexe plus un tableau de bord se doit d’être simple. C’est cela qui vous permet de piloter ef cacement votre activité. Par ailleurs pensez utilisateur nal. Que ce soit vous ou une autre équipe, vous ne voulez pas obtenir une information en 3 clics, ou en ayant 10 ltres à paramétrer.  Proposez une seule manière de consommer votre graphique. Pro tez en pour faire parler vos données en les scénarisant, faites du data storytelling.  Mon conseil est donc de faire con ance à l’outil que vous utilisez. Suivez les modèles par défaut.

Règle n°2 : Design First, Data Second. Pourquoi Design First ? La collecte de donnée est une étape des plus cruciales, certes. Mais le design rst permet un gain de temps considérable grâce à la capacité d’itérer sans avoir investi de temps dans la structuration des données. Testez votre utilisateur nal avec une feuille de papier et proposez une manière de consommer la donnée. Tout ce qui compte c’est le besoin exprimé par votre utilisateur.  Les premières itérations lui permettent de se projeter et de mieux dé nir ses besoins avec vous. Une fois l’utilisateur satisfait, faites le gros travail de conceptions et connections des données.

   

L’avantage du design rst est de pouvoir  projeter son utilisateur et de prendre des retours immédiats sans avoir investi trop de temps.  À l’inverse la méthode traditionnelle vous fait prendre un tunnel de plusieurs semaines pour créer un graphique connecté avec les données pour prendre le premier retour de votre utilisateur. Généralement il aura d’autres besoins à exprimer ou pire, vous devrez peut être tout refaire et vous aurez perdu beaucoup de temps. La méthode en cascade est une des raisons pour lesquels autant de projets IT ont échoué ces dernières années.    L’objectif nal est simple : il s’agit de décider de ce que va représenter notre tableau de bord avant l’étape de la connection de données.  Cette étape permet ainsi de plus facilement faire le tri dans ce que nous voulons réellement raconter à travers nos visualisations.    

Règle n°3 : Un graphique pour un besoin  Le choix de plusieurs graphiques sur un seul tableau de bord correspond souvent à notre peur de ne pas voir un indicateur clé. C’est pour cela qu’autant de tableaux de bord sont exhaustifs. Seulement dans la prise d’information au jour le jour c’est la simplicité et la pertinence de l’information qui l’emporte sur l’exhaustivité. Votre tableau de bord doit avant tout être un outil de communication et de pédagogie.  Il est plus facile de comprendre une information si elle est unique . La grande problématique des outils de BI, c’est le côté trop exhaustif et de ce fait incompréhensible des dashboards. Avec un message pour un écran, l’histoire que vous voulez raconter à travers votre graph est tout de suite plus claire. Après tout, l’utilité d’un tableau de bord est de raconter une histoire à travers vos datas. De plus, le choix d’un seul graphique par écran vous permet d’intégrer des actions sur ce même graphique. Un clic pour agrandir une zone plonger dans un niveau de granularité plus élevé pour obtenir des informations plus précises. Vous alliez ainsi simplicité et capacité d’exploration.   

Règle n°4 : Les humains ne sont pas des robots Une règle qui traite strictement de la forme, une règle pour les gouverner tous. Lors de la construction de votre tableau de bord, vous vous devez de ne laisser aucune ambiguïté dans votre mise en forme.  Par exemple, vous voulez éviter d’écrire 10.5.2017 mais plutôt 10 Mai 2017 lorsque vous traitez une date/période. Cela évite la confusion avec la mise en forme des dates. Prenons pour exemple les dates internationales.  Aux Etats-Unis, le format de date est Mois/Jour/Année, et à l’inverse le format international tend vers le Jour/Mois/Année.  Vous pouvez donc créer une confusion en écrivant 10.5.2017 plutôt que 10 Mai 2017. En fonction du pays où vous vous trouvez, on se devinera pas forcément à quelle date cela correspond.  Les humains ne sont pas des robots, évitez de les traiter comme tel.    

Règle n°5 : 3 ltres par écran maximum  Le maître mot est encore une fois simplicité. Cette règle se rapproche de celle d’un message pour un écran. Trop de ltres sur une seule visualisation entraîne forcément des problèmes de lisibilité. Et c’est quelque chose que nous voulons absolument éviter. Si vous souhaitez dépasser les 3 ltres sur un seul écran, c’est que vous avez besoin de raconter une nouvelle histoire. Pensez cela comme le choix de votre tenue le matin. La règle de “pas plus de 3 couleurs” est bien valable, sinon vous perdez l’harmonie de votre accoutrement ! 

Après avoir suivi ces règles d’or, vous êtes maintenant capables de construire les plus belles histoires imaginables grâce à des tableaux de bords à la fois simples, précis et pédagogues ! Licence Toucan mention Très bien pour tous !

4 règles pour construire des KPIs qui ont du sens ! La mise en place de KPIs ef caces - indicateurs clés de performance, fait partie des principales préoccupations des grandes entreprises.  Mais alors, quels indicateurs mettre en place ? Comment s’y retrouver parmi les montagnes de données à disposition ?

 

Pourquoi dé nir des KPIs est essentiel au succès de votre business ? Les techniques pour apprendre à mettre en place vos propres indicateurs Comment utiliser les KPIs comme outil de partage entre vos collaborateurs ?  Peter Drucker, considéré comme un des fondateurs du Management moderne, disait :  “ Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne pouvez pas mesurer. “  Vous ne pouvez pas savoir où se place le curseur de votre réussite sans en dé nir des objectifs et un pilotage clair.

KPIs, facteur clé de succès dans votre entreprise Commençons par une dé nition simple. Un KPI est un indicateur de performance pour votre entreprise. Cet indicateur est donc chiffré et permet de suivre l’ef cacité d’une action par rapport à des objectifs dé nis.  Un KPI peut prendre différentes formes : croissance du chiffre d’affaires, taux d’absentéisme ou taux de pénétration sur votre marché.  

Les deux catégories d’indicateurs clés de performance On trouve généralement deux types d’indicateurs au sein des équipes. Les premiers sont en lien étroit avec l’activité du service ou de l’entreprise activity metrics.

Quelques exemples : le nombre d’employés formés à de nouvelles méthodologies de travail, le nombre de produits sortis du département Recherche et Développement sur les six premiers mois de l’année.  La seconde catégorie d’indicateurs concerne l’impact de vos actions sur votre marché - impact metrics.  Quelques exemples : votre part de marché sur une catégorie de produit, les ventes de vos produits en e-commerce ou le taux de désabonnement à votre service.  

Dé nir vos KPIs : étape obligatoire Ces KPIs se retrouvent dans tous les services de l’entreprise : du Marketing à la Production en passant par les Ressources Humaines. Ils sont la première étape pour piloter votre activité, analyser votre positionnement par rapport à la concurrence et identi er vos points d’amélioration. Ces indicateurs doivent être alignés avec les objectifs de l’entreprise. Il ne sert à rien de récolter des données et de construire des indicateurs pour les présenter simplement en réunion. Vous allez nécessairement passer du temps et de l’énergie à les produire. Il n’y aura rien de plus décourageant que de ne pas pouvoir les rendre actionnables à terme.  UN CONSEIL : ne mesurez que ce dont vous avez besoin pour piloter vos objectifs trimestriels et annuels.  N’hésitez pas à partager vos idées, vos indicateurs pour discuter et en évaluer la pertinence. Vos collaborateurs doivent aussi se sentir impliqués dans ce processus de création. Après tout, ils seront le re et de leur travail quotidien.

KPIs : partagez l’information ! Les indicateurs mis en place par vos collaborateurs et vous-même doivent être l’huile de votre moteur. Ils font partie inhérente du bon fonctionnement de votre équipe.  

Créez une atmosphère d’apprentissage pour tous Être capable de mesurer votre état d’avancement par rapport à vos objectifs permet de partager l’information et d’aligner tout le monde vers un même but. Ces objectifs permettent d’alimenter les conversations et de rendre les réunions plus actionnables. Vous avez des données et des résultats concrets à présenter.  Ces indicateurs sont également une manière d’évaluer la qualité du travail d’un collaborateur. C’est donc une bonne opportunité d’accompagner les équipes pour atteindre les prochains objectifs. A ce sujet, on ne vous rappelle pas combien la pédagogie et la façon de communiquer sont importantes : faites preuve d’empathie !  

De l’autonomie vers plus de responsabilités Vos collaborateurs ont besoin d’autonomie dans leur travail. Pour la plupart d’entre eux, ils n’ont pas besoin que vous soyez derrière eux à longueur de journée.  La mise en place d’indicateurs pertinents va dans ce sens : vous les responsabilisez. Ils se sentiront alors impliqués et auront à coeur de sortir les meilleurs résultats possible.  

Le plus est l'ennemi du bien Petit point d’attention. Lorsque l’on manipule de nombreuses données, nous avons tendance à multiplier le nombre d’indicateurs à suivre. Le plus est l’ennemi du bien. Beaucoup de reportings sont surchargés de données, sans que l’on puisse comprendre facilement chacun des indicateurs présentés.  Construire un reporting, c’est se poser la question sur la pertinence du nombre de KPIs à présenter pour retenir l’attention de tout le monde.  Nous avons déjà abordé la question des reportings dans un précédent article : Comment choisir le bon graphique pour ses reportings ?  Il existe aujourd’hui une multitude d’outils de Business Intelligence vous permettant d'agréger simplement la donnée pour la rendre lisible et compréhensible rapidement.  Gardez à l’esprit que ces KPIs ne sont qu’un moyen de comprendre ce qui fonctionne ou non et de prendre les bonnes décisions rapidement. Prenez le temps de les exploiter, de les comprendre et d’en tirer les leçons pour votre stratégie.  

Reporting : comment choisir le bon graphique pour ses données

  La dé nition du reporting, désigne une famille d'outils de Business intelligence destinée à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d'activité selon un format prédéterminé. Avec le temps, les grands groupes ont acquis autant de données qu’il y’a de morts dans les lms de Q.Tarantino. Une montagne pour ainsi dire. Ceci est dû à l’héritage des dix dernières années d’investissement en collecte de données : La ruée vers le Big Data.  L’enjeu aujourd’hui est d’être capable d’utiliser ces données à disposition. Or, nous ne savons ni en extraire des informations ni les rendre actionnables.

 En bref, le reporting est inexistant ou embryonnaire dans la majorité des organisations. Cela tient au fait que, jusqu’à maintenant, les outils de business intelligence ne s’adressaient qu’à des utilisateurs experts en traitement de données.  Par ailleurs peu de formations existent sur les sujets de la restitution des données. Les opérationnels sont souvent livrés à eux même.  C’est ici que cet article sur la visualisation de données prend tout son sens. Savoir bien représenter des informations, c’est offrir la possibilité à son équipe de comprendre des sujets complexes en un coup d’oeil.  Que cela soit à des ns de pilotage de la performance, de communication ou de présentation. Cette approche permet de démocratiser l’accès à la donnée à l’ensemble des membres d’une organisation. Experts, décisionnaires, opérationnels ou autres responsables photocopieuse. Qu’importe l’outil que vous utilisez pour représenter vos données, nous voulons vous partager notre expérience et expertise sur ce sujet. Dans cet article, nous répondrons aux deux questions suivantes :  Qu’est-ce qu’un bon reporting ?  Quels sont les meilleurs graphiques pour représenter vos données ?  

Comment construire un reporting pertinent ? Choisir le type de graphique à utiliser pour représenter ses données en entreprise n’est pas une science infuse, et ne comptez pas sur Jammy Gourmand pour vous aider sur ce sujet, même les plus grands puits de science ont leur limite.   Choisir une mauvaise visualisation peut entraîner la confusion de l’audience ou mener à des erreurs d'interprétation des données.  

Le reporting, c'est pas sorcier ! Voici 5 étapes que vous devez avoir en tête lorsque vous construisez vos graphiques :  

Etape 1 : Hiérarchisez vos indicateurs  Votre reporting doit être clair lors de sa lecture. L’exhaustivité est votre premier ennemi. Trop souvent, le manque de dé nition des besoins nous pousse à créer des graphiques avec l’ensemble des données mises à notre disposition.  Résultat : nuage de points illisible, et reporting aussi peu pertinent qu’une intervention de Franck Ribéry en conférence de presse.  Le lecteur sera ainsi perdu face à ces graphiques trop compliqués, et se retrouvera dans l’obligation de faire une des informations à retenir. Vous n’êtes donc pas certain de communiquer le bon message.  Dé nissez votre audience, ses besoins et sélectionnez les indicateurs les plus importants. Une fois le périmètre dé ni, tenez-y vous ! Toutes autres idées sortant de ce périmètre doivent être adressées dans un nouveau reporting, par exemple.  

 

Etape 2 : Schématisez et testez vos graphiques  Lors de cette seconde étape, n’investissez pas vos efforts dans le rendu. Faites des schémas sur papier avec les vrais indicateurs. Parlez avec votre audience, et dé nissez avec eux les améliorations à faire et l’utilité des graphiques que vous êtes en train de construire.  Itérez plusieurs fois jusqu’à ce que votre reporting soit pertinent. Gardez en tête que pour réaliser un bon tableau de bord, une règle prime : un graphique = un message.   

Etape 3 : Intégrer vos données  C’est le moment d’intégrer les volumes de données suites aux graphiques et message que vous avez dé ni. Vous pouvez avoir des surprises ou des questionnements sur le rendu. Reprenez votre processus de retours auprès de vos collaborateurs.   

Etape 4 :  Racontez une histoire  Souvenez-vous, un graphique = un message. La visualisation de données ne doit pas s’arrêter aux courbes et aux barres. Ce qu’on appelle le data storytelling, c’est la capacité de raconter une histoire avec les données a n d’en simpli er la compréhension. Cela passe par une contextualisation poussée : des commentaires, une légende, des couleurs adaptées, un glossaire … Offrez toutes les chances à votre interlocuteur de bien comprendre les informations que vous souhaitez partager. Got it ?  

Etape 5 :  Un bon reporting est actionnable  Que ce soit pour le pilotage de la performance commerciale ou de la communication nancière, la présentation des indicateurs de performance de votre département doit amener à prendre des actions. Imaginons le cas où le département commercial n’a pas atteint ses objectifs. Comment les aider ? Quelles étaient les performances à n-1 ? Est-ce un problème de saisonnalité ou de sous-performance dû à l’absence d’un des commerciaux ? Recoupez les données et offrez-leur des points d’actions.   

Reporting: Cas d’usages  

1. Comment montrer une relation entre plusieurs données ?  

Bubble chart  Objectif : Permet de mettre en relation 3 indicateurs a n d’illustrer des corrélations. Parfait pour comparer des ensembles complexes. Application :  Les graphiques à bulles sont généralement utilisés pour comparer et montrer les relations entre des labels et des catégories, par l'utilisation du positionnement et des proportions. Le bubble chart peut être utilisé pour analyser des modèles / corrélations. Trop de bulles peuvent rendre le graphique dif cile à lire. Ce graphique a donc une capacité en volume de données limitée. Cela peut être pallié par l'interactivité : cliquer sur des bulles permet de faire apparaître des informations cachées, pour aller dans plus de détails.    

Ex : ici Bubble Chart des relations entre les différentes maisons de Game Of Thrones. En cliquant sur les bulles, on pourrait découvrir des informations précises sur les actions effectuées par les différents protagonistes des familles, et leur impact sur les relations entre elles. Data viz is comin’.  

 

Force directed graph  Objectif : Ce graphique est idéal pour analyser des réseaux ou des liens entre plusieurs entités. Application : Souvent complexe à mettre en place, ce graphique est unique en son genre. Il permet d’identi er des liens entre canaux, en termes de volume ou de ux, et permet des comparaisons deux à deux.  

 

Bar and line chart  Objectif : Permet de corréler un volume et une variation Application : La superposition d’un bar chart et d’un line chart est idéale pour corréler un volume et une variation.  Le graphique en courbes révèle les tendances ou le progrès à travers le temps et peut être utilisé pour montrer différentes catégories de données. Vous pouvez l'utiliser pour exposer un ensemble de données continues.

 Ce graphique est pertinent dès que vous souhaitez montrer deux métriques qui ont des échelles de valeur très différentes : 3% et 3 000 k€. Par exemple, vous pouvez utiliser ce combo de graphs pour évaluer votre consommation énergétique à travers le temps, tout en évaluant son évolution.  

Scorecard  Objectif : Ce graphique offre la possibilité d’illustrer des dizaines d’indicateurs n’ayant pas (ou peu) de rapports direct entre eux. Application: La théorie veut que ce graphique soit utilisé en dernier recours. Pour les puristes de la dataviz, c’est une visualisation de données qui n’apporte pas de vraie valeur en termes de lecture. Utilisez ce graphique a n de présenter des données de différentes valeurs et unités. 

Exemple le plus connu d’un Scorecard Graph ? Le classement hebdomadaire de la Ligue 1, un scorecard avec un label correspondant à chaque équipe, et plusieurs KPI’s correspondant aux points glanés, matchs gagnés, buts marqués, etc..  

Un Score Card qui n'est évidemment plus d'actualité (Toulouse devant Lyon ? Vous y croyez ?)

  

2. Comment comparer ses données ?  

Barchart  

Objectif : Comparaison classique de volume ou de ux. La dimension peut aussi être temporelle. Application : Utilisez plusieurs indicateurs dans un même groupe a n de comparer vos données. Restez simple, ne comparez pas plus de 3 indicateurs à la fois.  Lien de l'exemple de Bar Chart interactif   Le lien parle de lui-même, les stats sont criantes…   

Horizontal Barchart  

  Objectif : Cette visualisation de données permet de comparer des entités entre elles, comme la performance d’une entreprise par rapport à son concurrent.  Application : Un histogramme horizontal peut être utilisé lorsqu'’il y a plus de 10 labels à comparer. Ce type de visualisation peut comparer jusqu’à 3 types de données différentes.   Exemple de chart horizontal très parlant   

Centered average leaderboard  

    Objectif : Idéal pour comparer des indicateurs en volume ou des ux par entité en fonction d’une moyenne. Application : Utilisez la moyenne de référence a n de représenter des données de performance. Comparez la performance de plusieurs entités ou individus par rapport à un objectif.  Ce genre de graph est souvent utilisé pour étudier une répartition (genre/ âge/catégorie socio professionnelle).   Notre cocotte l’illustre bien dans cet exemple     

Slopegraph  

  Objectif : Montre la tendance d’une variation entre une date t et t+1 par entité. Application : Analyse l’évolution entre deux situations. Plus vos barres sont entremêlées plus le classement de départ a été bouleversé. Ce type de visualisation est utilisé pour le traçage de données variées. Ce graphique est idéal pour comparer de nombreuses variables et voir les relations entre elles. Par exemple, si vous deviez comparer la performance d’un éventail de produits sur deux années.  Lien de l'exemple interactif Toucan Cocotte  Dans l’exemple donné par notre cocotte, on étudie l’évolution du pourcentage des femmes qui jouent aux jeux vidéos sur 4 ans. Une statistique discutable quand on sait qu’on considère Candy Crush et Angry Birds comme des jeux vidéos. Good ol’ days are gone my friends, good ol’ days are gone...       

 

Bullet Chart  

Objectif : Le bullet chart c’est le graphique de comparaison aux objectifs. Application: Utilisez la barre jaune pour l’objectif, et la barre horizontale pour les performances en cours.   Lien interactif de l'exemple   Ce graphique révèle la progression de l’indicateur vers un but. Il vous permet de comparer cette mesure à une autre, et fournit un contexte sous la forme de taux ou de performance. Très pertinent dans le cadre de dé nition d’objectif dans une équipe sales/marketing. Ou pour des objectifs personnels comme le nombre de dates Tinder accumulés sur un mois VS le nombre attendu. Oh yes we went there.  

 

Heatmap  

  Objectif : Obtenir une vue globale sur la combinaison de plusieurs indicateurs et entités. Idéal pour recouper des données transverses.   Application: Une Heatmap visualise les données grâce à des variations de coloration. Le graphique est utile pour croiser des données variées, en plaçant les variables dans les lignes et les colonnes et en colorant les cellules dans la table.  Les modèles de chaleur sont bons pour montrer la variation entre de multiples variables. Une heatmap permet de révéler tous les modèles, af chant si des variables sont similaires les unes aux autres et pour détecter si des corrélations existent entre elles.   Lien interactif de l'exemple   

Cartographie   Objectif : Visualiser des indicateurs géographiquement. Application: Parfait pour représenter des données de géolocalisation combinées à des données de performance. La cartographie permet d’af cher des zones géographiques divisées, des régions colorées ou des plans de centres commerciaux, par rapport à une variable de données. Cela permet de visualiser des valeurs sur une zone géographique et af cher des variations ou des tendances.  Exemple avec une cartographie des artistes préférés de nos amis américains par état. Malgré la domination des MCs Jay-Z et Drake, la présence de nos frenchies Daft Punk est à noter, cocorico.    

Daft Punk au top à l'ouest des USA, COCORICO  

3. Comment montrer des données temporelles ?   

Linechart   

  Objectif :  Cette visualisation est principalement utilisée pour des données temporelles.  Application : Les graphiques linéaires sont utilisés pour af cher une valeur quantitative sur un intervalle ou une durée continue. Ce graphique est le plus souvent utilisé pour montrer des tendances et des relations. Les graphiques linéaires aident également à fournir une vision globale sur un intervalle donné, pour voir comment il s'est développé au cours de cette période.

Limitez à 3 lignes pour garder une lecture facile.

Exemple criant avec l’évolution de la présence des femmes dans les différents métiers. On remarque que le seul métier en baisse constante depuis 1983 est l’IT.  “01000111 01101001 01110010 01101100 00100000 01110000 01101111 01110111 01100101 01110010" (à déchiffrer soi-même)   

Timeline

Objectif: A utiliser dans la représentation d'événement ou de fait marquants pour une organisation ou un individu.  Application : Représentez graphiquement la biographie d’un individu ou l’histoire d’une organisation. Sélectionnez les données les plus importantes a n de garder une visualisation claire et simple. Deux mots : Girl Power.   

Stacked Barchart  

Objectif : Découper le volume total d’une entité en plusieurs catégories.

Application : Ce graphique est utilisé pour comparer les catégories d’une entité entre elles. Il permet de remarquer facilement les points forts et les points faibles de chaque sous-ensemble et leurs impacts sur l’activité d’un département par exemple.  Lien de l'ex... oh et puis vous savez comment ça fonctionne maintenant  

Waterfall

Objectif : Communément appelé le Mario Chart à cause des briques en suspension, le Waterfall est idéal pour illustrer des ux.

Letse go !   

Application : Plus sérieusement, le waterfall permet de comprendre le cumul de valeurs positives et négatives sur une période donnée. Un graphique en cascade peut être utilisé pour montrer comment une valeur initiale est affectée par des valeurs intermédiaires, positives ou négatives, et aboutit à une valeur nale. Il peut révéler la composition d'un résultat. Par exemple, il permet de mieux comprendre l’impact de différents magasins à la recette globale d'une entreprise dans la grande distribution.  

Tree map

Objectif : Visualiser des hiérarchies ou des structures complexes. Application : La Treemap est un moyen de visualiser un vaste répertoire de données et de variables, sans occuper trop d'espace sur l'écran. Le tree map est une option plus compacte et plus ef cace pour l'af chage des hiérarchies, et donne un aperçu rapide d’une structure. C’est également un moyen pertinent de comparaison entre différentes entités.   tcaretni euqihparg ud neiL  

Verbatims

Objectif : Illustrez vos performances par des verbatims clients et explorez des données en format texte. Application: Présente des commentaires par catégorie, ainsi qu’une représentation graphique de leur répartition.

Data storytelling : racontez une histoire grâce à votre reporting 1. Contextualiser  Un bon reporting n’est rien sans contexte. Ajoutez des commentaires, des sources, des unités, des légendes, des glossaires …

2. Enrichir votre contenu  Une image vaut mille mots. C’est avec cette logique que vous pouvez enrichir vos tableaux de bord avec du contenu vidéo ou des images.  Cela permet d’accompagner et de contextualiser l’information que vous partagez à votre audience ou à votre équipe.

5 règles à connaître pour un bon tableau de bord nancier Aujourd’hui dans la plupart des entreprises, les communications sont éclatées : communications nancières à l’intention des investisseurs, prise en compte des nouvelles normes comptables, supervision des fonctions de gestion, comptabilité et nances…  De plus en plus de directions nancières songent aujourd’hui à l’opportunité d’un reporting uni é et le tableau de bord nancier est devenu le principal outil en appui à la prise de décision. Voici quelques règles à connaître pour maîtriser le reporting nancier.

1. Bien comprendre le besoin de l'utilisateur avant de démarrer Avant de vous lancer, interrogez-vous sur la nature de votre entreprise, le marché sur lequel elle évolue et spécialement sur le besoin de l'utilisateur nal. Pour être capable de scénariser la donnée – étape incontournable pour donner vie à votre tableau de bord nancier –, il faut connaitre le contexte de l'utilisation. Chaque entreprise et métier de la nance a une utilisation particulière et unique de ses données.

Se focaliser sur les métiers permet d’identi er les données les plus importantes : principales sources de revenus de l’entreprise (par produit, par région, par canal de distribution, etc.), principales sources de coûts de l’entreprise (coûts xes, coûts variables en valeur ou en pourcentage, etc.), ressources clés de l’entreprise...  Il n'y a pas de tableau de bord type en nance. Chaque département, métier, industrie a ses propres codes et c'est cette pluralité qui exige un niveau de personnalisation poussé.

2. Un tableau de bord nancier ne doit pas être exhaustif ! Le risque de se noyer dans la masse d’informations nancières est un des premiers écueils qu’on rencontre lors de l’élaboration d’un tableau de bord nancier. Un premier moyen de le contourner est de se concentrer sur l’information disponible au moment voulu.  Le second est de hiérarchiser ses KPI par importance. Un seul mot d’ordre : aller à l’essentiel. N’oubliez pas qu’un tableau de bord a deux fonctions : servir la prise de décision et permettre de la communiquer à ses managers ou son équipe. C'est contre intuitif, les créateurs de dashboards nanciers ont souvent peur de laisser des données capitales de côté. Cependant personne ne veut et ne peut suivre l'activité de son entreprise avec 20 indicateurs.  Léonard De Vinci a écrit: la simplicité est l’ultime sophistication. Une visualisation claire permet à l’audience de se focaliser sur les données plutôt que sur le déchiffrage d’une slide. Une présentation réussie c’est un message fort, contextualisé et appuyé par ses données.

3. Choisir des indicateurs de performance qui racontent une histoire Quel est votre objectif à travers l’élaboration d’un tableau de bord nancier ? S’agit-il d’appuyer la gestion d’un projet en particulier, de porter un regard analytique sur l’activité de l’entreprise (tableau de bord contrôle de gestion) ou bien, tout simplement, d’avoir une vision des principaux indicateurs nanciers à un instant « t » ?  Les nouvelles technologies en Data Visualisation permettent de générer des graphiques et des tableaux de bords interactifs aux designs captivants. La Dataviz permet de naviguer facilement d’une information à une autre, tout en traitant des bases de données extrêmement importantes.  Lors d’une présentation, le but n’est pas simplement de dire ses résultats, mais d’offrir une vue d’ensemble de son activité. Il faut plonger en granularité et comprendre les raisons d’une uctuation précise. A n de permettre à une audience de comprendre les données, un effort pédagogique doit être réalisé a n de les contextualiser. C'est que l'on appelle le data storytelling.  Chaque KPI raconte une histoire sur l’activité de l’entreprise. Que ce soit en RH sur l’évolution des effectifs ou en nance dans la compréhension du bilan, toute donnée est porteuse de message. Confucius disait: une image vaut mille mots. Chaque graphique doit avoir un message clair et précis a n de faciliter la compréhension d’informations complexes.

4. Un tableau de bord est un outil évolutif Votre tableau de bord nancier n’est pas une n en soi. Considérez-le comme une étape dans un processus de décision. Dès lors, il est absolument nécessairement de l’actualiser périodiquement et d'en af ner la pertinence.  Cela permettra aux décideurs de l’entreprise d’ajuster les cycles de décision sur le rythme de parution du tableau de bord et de faire de celui-ci un véritable instrument de pilotage de la performance de l’entreprise.  

Votre environnement, vos projets, vos objectifs et vos contraintes évoluent, un bon tableau de bord accompagne cette évolution, s’il ne la guide pas. Il faut donc à tout moment véri er que votre tableau de bord comporte des indicateurs qui correspondent toujours à vos besoins et qui poussent vos équipes à agir.  Un indicateur qui ne déclenche aucune action en cas de changement brusque est un mauvais indicateur.

5. Un indicateur pour un écran Fatigué de ne jamais comprendre les tableaux de bord des autres ? Ne faites pas la même chose.  Plus les données sont faciles à lire, plus leur compréhension sera rapide. La prise de décision sera alors facilitée. Par ailleurs, les lecteurs ne sont pas toujours familiers au format des données qui leur sont présentées. Il est donc important de rendre l’information accessible. Un graphique doit porter un seul message. Les tableaux de bord présentent trop souvent des dizaines d’indicateurs et de graphiques qui perdent une audience. N’accumulez pas vos graphiques. Présentez une idée, une visualisation pour un écran. Déroulez vos idées sur plusieurs slides. --Vous l’aurez compris, construire un bon tableau de bord nancier ne revient pas à essayer de condenser le maximum d’informations techniques dans un support le plus court possible, mais bien plutôt à rendre ces informations intelligibles pour le plus grand nombre.  Sélectionnez les informations les plus pertinentes et mettez-vous dans la peau de votre lecteur. Il faut que le tableau de bord parle de lui-même. Si vous pouvez l’envoyer au destinataire sans commentaires en accompagnement, c’est que vous avez réussi l’exercice !  

Les 6 étapes pour faire un tableau de bord RH simple et ef cace ! Dans cet article, l’objectif est de pouvoir comprendre les nouvelles préoccupations des DRH. Nous voulons vous aider dans la construction de votre tableau de bord RH pour devenir les leaders agiles du changement dans l’entreprise.

Dé nition d’un tableau de bord RH Commençons par une dé nition simple. Si l’on en croit la sous-dé nition du mot “tableau”, c’est un “ensemble d’indicateurs permettant à une entreprise de

véri er la bonne marche des différents services et d’en assurer le pilotage.” Ainsi, on se rend bien compte qu’un tableau de bord RH dédié n’est autre qu’un outil de pilotage de l’activité, de suivi et d’évaluation des équipes.

Le tableau de bord : outil de pilotage ! Les enjeux autour du tableau de bord RH  Cet outil de pilotage n'est pas  gé dans le temps. Il doit être modi é facilement en fonction du contexte de votre entreprise. Pour que celle-ci soit plus agile, vous devez être capable d’agréger de nouveaux indicateurs de suivi RH. Il vous faut communiquer sur vos bilans sociaux, réorganiser en temps réel vos tableaux de bord RH et identi er des nouveaux leviers de performance. Ces actions doivent vous permettre de gagner en ef cacité dans vos prises de décision et votre communication.  De ce fait, les entreprises doivent apprendre à mieux collecter et analyser leurs données. Pourquoi ? Pour répondre aux nouveaux enjeux business, à la transformation des métiers et aux nouvelles contraintes organisationnelles et budgétaires.  

Indicateurs RH, de quoi parle-t-on ? Dans un premier temps, revenons sur ce qu'est un bon indicateur. Puis, nous rentrerons sur le détail des indicateurs RH que nous pouvons prendre en compte pour le pilotage stratégique et opérationnel des ressources humaines.

 Généralement appelé KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, il permet de piloter et mesurer des données préalablement dé nies. Ces données peuvent, par exemple, être des valeurs actualisées mensuellement pour être comparées à un objectif poursuivi et dé ni par votre entreprise.

Comment communiquer grâce à votre tableau de bord RH ? Un reporting RH digitalisé  Plus de 50% des coûts opérationnels d’une entreprise sont dédiés aux employés. C'est pourquoi le département des ressources humaines a alors tout intérêt à s’équiper de tableaux de bord RH performants. Ainsi, ces outils de reporting RH lui permettent de suivre au plus juste l’ensemble de son activité quotidienne. Automatiser la gestion des données et se concentrer sur l’analyse et la prise de décision n’est plus un rêve, c’est une réalité. Et si ce n’est pas le cas dans votre entreprise, cela doit le devenir !  Lorsque vous êtes Directeur ou Responsable des ressources humaines, votre métier n’est pas de passer votre temps sur la gestion de chiers Excel. Votre objectif est d’analyser et de comprendre ce qui fonctionne ou non au sein de votre entreprise. Pourquoi votre turnover est en augmentation ? Pourquoi le taux d’absentéisme augmente sur tel département ? Comment vos équipes progressent-elles ?  

Votre reporting est un outil de communication  “Une image vaut mille mots”. Confucius n’avait pas encore d’ordinateurs lorsqu’il a prononcé cette phrase. Et pourtant, elle est aujourd’hui plus que jamais porteuse de sens. La data visualisation vous permet alors de communiquer des messages clairs et simples à vos interlocuteurs.  Lorsque vous devez présenter votre reporting RH mensuel, il faut avoir en tête que vos interlocuteurs ne sont pas familiers avec les données présentées.

En effet, ils n’ont que quelques minutes pour comprendre le sujet. 

La data visualisation, clé de succès de vos présentations  La data visualisation permet ainsi de transformer des données et des informations complexes en visualisation interactive et facile à comprendre. Il n’y a plus de place pour l’interprétation subjective des données. Prenons cet exemple. On souhaite connaître le nombre d’employés par région en France et identi er les tendances d’évolution sur les 3  dernières années. Est-il possible pour vous d’identi er rapidement des tendances d’évolutions sur ce tableau ? Arrivez-vous à l’expliquer simplement à votre auditoire ?

Si l’on retranscrit ces informations sur une cartographie en jouant sur un nuancier de couleur, l’information est bien plus rapide à comprendre et à analyser...

Quels sont les indicateurs RH à privilégier ? Des indicateurs pour le recrutement   Le processus de recrutement démarre lorsqu’une offre d’emploi et mise sur le marché du travail. Il se termine lorsqu’un candidat est recruté pour répondre aux besoins de l’entreprise.  Durant cette période, certaines actions peuvent être suivies pour en tirer des analyses et optimiser le processus RH sur le long terme.  En effet, les indicateurs et KPI ne sont plus l’exclusivité du marketing. Ils doivent être utilisés par les autres départements de votre entreprise et notamment pour les Ressources Humaines. C'est pourquoi nous avons décidé de vous présenter 5 exemples de tableau de bord RH utilisé par nos clients.

 

Exemple 1 : Tableau de bord RH pour le pilotage des effectifs  Ce premier tableau de bord pour le pilotage des effectifs vous aide à connaître l’évolution et la répartition de vos effectifs a n d’en déceler des tendances et ainsi prédire vos besoins en recrutement. C’est un très bon moyen pour anticiper des actions et dépenses liées au recrutement de vos équipes.

Exemple 2 : Tableau de bord RH pour le suivi de l’absentéisme  L’absentéisme est un problème pour l’entreprise. Construire un tableau de bord pour le suivi de l’absentéisme est primordial pour en évaluer son taux et en comprendre les raisons. Un tableau de bord clair permettra d’extrapoler rapidement et de pouvoir comparer ce taux au secteur ou aux autres départements de l’entreprise.  

Exemple 3 : Tableau de bord RH sur la gestion des rémunérations et de la masse salariale Chaque entreprise doit être capable de maîtriser sa politique salariale grâce à un tableau de bord ef cace sur la gestion des rémunérations.  L’impact des rémunérations n’est généralement pas sans conséquence sur la performance en entreprise et c’est également un atout dans la digitalisation du pilotage RH ; dé nir les populations éligibles, consolider les propositions de rémunérations, etc.  

Exemple 4 : Tableau de bord RH sur le recrutement  En n, le recrutement fait partie inhérente de la vie d’une entreprise. Un outil de reporting RH pour le recrutement vous permettra de faciliter certaines étapes de votre recrutement.  Un exemple ; le délai du processus de recrutement. Avant tout, pour changer les choses et mettre en place un plan d'action ef cace, il faut être capable d'identi er les étapes qui prennent plus de temps !  Le temps passé entre la publication de votre offre et l’intégration d’un nouveau collaborateur doit vous permettre de comprendre le temps requis pour recruter et les moments de latences qui peuvent être améliorés pour doper votre ef cacité.  

Exemple 5 : Tableau de bord RH sur la gestion des compétences et des talents  Pour nir, la gestion des compétences est un outil RH transversal pour identi er les compétences, évaluer les besoins internes, informer les salariés sur leurs évolutions ou encore dé nir de nouvelles méthodes d’évaluation.  Votre temps doit ainsi être passé à analyser, comprendre et communiquer sur vos talents. Le retraitement et le classement de vos données doivent donc être simpli és et automatisés.

Tableau de bord RH : que faut-il retenir ?

Le métier des DRH se transforme et de nouveaux outils sont aujourd'hui disponibles.  Ces outils de reporting RH vous accompagnent au jour le jour dans le pilotage RH de votre activité. Pour répondre aux besoins de rapidité, de performance et d’ef cacité au sein de l’entreprise, le meilleur outil reste votre tableau de bord RH ! En effet, ils permettent de centraliser vos indicateurs métiers essentiels à la gestion de vos ressources humaines.   Mais ils facilitent aussi la compréhension de vos données pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Grâce à ces outils et à la data visualisation, vous êtes capable de valoriser vos indicateurs pour prendre les meilleures décisions !  

Construire un tableau de bord de suivi de l'absentéisme Comment piloter le suivi de l’absentéisme ? Le suivi de l’absentéisme est un problème pour l’entreprise, indépendamment de sa taille. Être en mesure d’évaluer le taux d’absentéisme, mais aussi ses causes est une mission primordiale pour le responsable des ressources humaines. Auparavant démunis face à ce phénomène, les RH possèdent aujourd’hui un grand nombre d’indicateurs qui leur permettent de l’identi er et de mettre en place les bonnes pratiques pour y remédier.  Pour découvrir d'autres cas d'applications spéci ques, nous avons écris un précédent article sur les problématiques de recrutement.

Mieux comprendre ses données Avoir les bons indicateurs n’est pourtant pas suf sant ; surtout si la donnée récoltée n’est pas, ou mal exploitée.  C’est là où interviennent la data visualisation et le data storytelling. Non seulement l’analyse de vos données est simpli ée grâce à des dashboards qui centralisent l’information, mais vous pouvez aussi raconter une histoire avec vos datas et comprendre précisément l’origine du phénomène.

Ces tableaux de bord RH facilitent l’analyse des causes de l’absentéisme et donnent une idée des collaborateurs les plus touchés. Ils permettent également d’améliorer la prise de décision et de faciliter la résolution du problème.

Un outil de reporting RH pour le suivi de l’absentéisme Voici un exemple de tableau de bord adapté au suivi de l’absentéisme. Il permet une compréhension globale et complète du problème. On y trouve les indicateurs RH clés qui permettent de comprendre l’origine du phénomène.  

Comment organiser son tableau de bord ?  Pour être lisible et compréhensible par tous, votre tableau de bord doit être compartimenté. Voici une grille de lecture pour mieux s’y retrouver dans l’ensemble des indicateurs à votre disposition.  

Segmentation par motif Ce dashboard permet de suivre dans le temps l’évolution de l’absentéisme, mais aussi de connaître le motif principal d’absentéisme à une période donnée.

 Vous pourrez savoir rapidement si l’augmentation de l’absentéisme est plutôt due à des accidents du travail ou à un nombre plus important de congés maternité par exemple. Des niveaux d’analyse plus précis peuvent être mis en place comme par exemple l’évaluation de l’absentéisme par maladie lorsqu’une entreprise