Politique # Nom de la politique Date d’entrée en vigueur Catégorie
CC18-P09 Page 1 de 3 Achat d’un bien mobilier et immobilier de 15,000$ ou plus 2018-04-01, Archidiocèse d’Ottawa Collège des Consulteurs – Demande d’approbation
Définition Meubles variés d’une propriété, d’une église, etc.; ou le commerce d’immeubles, de maisons, d’appartements, de monuments, etc. Exemples Mobilier : mobilier de maison, d’église ou de salle paroissiale Immobilier : terrains, immeubles, monuments Soumissions Ces demandes sont révisées par le Collège des consulteurs et doivent être soumises au moins deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Collège. Précisions Pour l’achat de mobilier de maison ou de salle paroissiale de 15,000$ ou plus, suivre la démarche de politique CC18-P04 et soumettre sa demande utilisant le formulaire CC18-F09. Ces projets doivent être approuvés au préalable par l’Archevêque. De plus, ces projets doivent être étudiés par le curé/administrateur et le C.A.T. de la paroisse. La paroisse aura à défrayer les frais de rapports et des avocats diocésains. Tous les montants listés sont avant taxes, calculés sur la valeur du mobilier, du terrain, ou de l’immobilier. On ne doit pas tenir compte de dons qui diminuent les coûts réels de ladite dépense. Au cours de cet achat important, la paroisse aura à obtenir de l’Archevêque : 1. Une approbation en principe de l’achat 2. Une approbation d’achat sans condition, après révisions des plans, des rapports et des évaluations demandés dans la démarche à suivre (voir page 2) 3. Une approbation pour augmenter les coûts de l’achat au-delà du montant approuvé, si applicable 4. Une approbation pour le financement par emprunt, si applicable (formulaire CC18-F07) 5. Une approbation d’exemption de la taxe diocésaine sur une levée de fonds, si applicable (formulaire CC18-F02) Avant de commencer
Suivre les « Règles générales » qui sont applicables à votre cas (voir ressource CC18-R01) Obtenir la recommandation de votre comité des affaires temporelles (C.A.T.)
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Comme il s’agit d’un achat important dont les coûts sont de 15,000$ ou plus, la paroisse est encouragée à communiquer tôt dans son processus avec le directeur des finances et administration (DFA) ou avec le gérant de la planification, des propriétés et des logements (GPPL) qui saura bien vous guider dans votre démarche. Démarche de projet à suivre 1. Rédiger une demande d’approbation qui doit être signée par le curé/l’administrateur, en s’assurant d’inclure : a. Votre demande d’approbation : le formulaire CC18-F09 b. L’avis de votre consulteur régional c. Une description de la nature de l’achat d. La raison de l’achat e. Un budget provisoire de projet f. La méthode de financement (par les surplus accumulés, par une collecte de fonds spéciale, ou par emprunt du Fonds de prêt) g. La recommandation de son C.A.T. 2. Soumettre la demande d’approbation en principe de l’achat au DFA à l’archidiocèse et à son consulteur régional. La demande sera présentée aux membres du Collège des consulteurs par le consulteur régional ou, en son absence, par le vicaire épiscopal du secteur, ou en l’absence des deux, par le vicaire général. L’Archevêque tiendra compte de l’avis des membres du Collège dans sa décision. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. 3. Après réception d’une approbation en principe la paroisse doit : a. Dans le cas de l’achat de terrain(s) i. Obtenir des plans d’arpenteur (cadastre) ii. Faire une étude géotechnique et une étude environnementale phase 1 du terrain iii. Obtenir une évaluation agrée de la valeur marchande du terrain iv. Confirmer avec la ville le zonage du terrain et, lorsqu’applicable, confirmer que la ville est disposer à une éventuelle construction sur le terrain et changement de zonage au besoin. v. Préparer un budget révisé b. Dans le cas de l’achat d’un immeuble/édifice i. Obtenir un certificat de localisation ii. Obtenir un rapport sur l’état de l’immeuble ainsi qu’un rapport sur les matériaux à base d’amiante (MBA) iii. Obtenir une évaluation agrée de la valeur marchande de la propriété en question iv. Obtenir les plans de l’immeuble, si possible v. Préparer un budget révisé
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4. Soumettre le tout au DFA à l’Archidiocèse pour une approbation d’achat de l’Archevêque après consultation avec le Collège des consulteurs. Le DFA vous avisera de la décision de l’Archevêque. Si l’Archevêque approuve avec conditions, la paroisse aura à démontrer au DFA qu’elle a satisfait les conditions listées. Une approbation sans condition est nécessaire pour procéder. 5. Après réception d’une approbation sans condition par écrit du DFA au nom de l’Archevêque, la paroisse doit fournir au DFA l’offre d’achat non-signée pour vérification par les avocats diocésains et signatures par les officiers de l’Archidiocèse (CECRO).
