5 Méthodes Pour Éclairer Vos Données Obscures PRENEZ LE CONTRÔLE ET SOYEZ STRATÉGIQUE AVEC VOS DONNÉES OBSCURES Vos données d’entreprise. Elles se multiplient, augmentant chaque année de manière exponentielle le volume de contenu stocké. D’ailleurs, IDC estime que le volume total de bits numériques créés, répliqués et consommés aux États-Unis atteindra 6,6 zettaoctets d’ici 2020, doublant en volume tous les trois ans environ. Ceci représente une énorme quantité de données, et pourtant la majeure partie demeure « obscure ».

Que sont les « données obscures » ? Elles sont définies par Gartner comme « le patrimoine informationnel que les organisations recueillent, traitent et conservent au cours de leurs activités normales, mais n’utilisent généralement pas pour d’autres buts (p. ex. l’analyse, les relations commerciales et la monétisation directe).1» En d’autres termes, il s’agit de données dont vous payez pour le stockage, la protection et la gestion, mais qui ne sont pas utilisées efficacement pour améliorer la valeur de votre entreprise. Pire encore, elles peuvent même contenir des informations susceptibles de mettre en danger votre entreprise. Commvault® a perfectionné des méthodes pour exploiter de manière intelligente le contenu tout en le gérant au fil de son cycle de vie. Vous allez découvrir ici cinq manières dont le logiciel Commvault® va vous aider à mieux chercher, comprendre et gouverner les montagnes de données non structurées (telles que les courriels) conservées par votre organisation, mettant en lumière les « données obscures » pour en extraire davantage de valeur commerciale.

UN : CONTRÔLER LA CROISSANCE DU STOCKAGE La première étape pour contrôler les « données obscures » est de gérer leur volume. En fait, d’après la recherche du Conseil de Conformité, de Gestion et de Surveillance, 69 % des données stockées par une société n’ont absolument aucune valeur pour l’organisation.2 Alors pourquoi les conserver ? Avec les méthodes traditionnelles de protection des données qui ne proposaient d’autre choix que tout conserver, il n’y avait pas d’autre option. Cependant, avec le logiciel Commvault vous pouvez bénéficier de l’utilisation de règles de rétention basées sur l’utilité du contenu, qui vous permettent de ne conserver que les données importantes pour votre entreprise. À l’aide de règles définies par les utilisateurs telles que le nom de fichier, l’utilisateur/groupe, des mots clés, des classifications dans Exchange, des tags, etc., vos archives disposent de l’intelligence de conserver uniquement le contenu ayant de la valeur pour votre entreprise et de réduire les coûts de rétention de près de 70 pourcents.

DEUX : CAPTURER LES DONNÉES DE MANIÈRE GLOBALE, DES TERMINAUX MOBILES AU CLOUD L’élément clé suivant pour révéler les données obscures est de s’assurer d’être exhaustif dans la stratégie d’archivage. Les données produites par les appareils mobiles et hybrides peuvent offrir un contenu exceptionnellement utile, tout comme les informations stockées sur des serveurs virtualisés, un Cloud d’entreprise ou tout ce qui se trouve dans l’intervalle. Pour veiller à ce que vos efforts de renseignement des données soient couronnés de succès, assurez-vous de recueillir les données partout où celles-ci sont créées.

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1 Gartner Inc. Innovation Insight: File Analysis Innovation Delivers an Understanding of Unstructured Dark Data, Alan Dayley, March 2013 2 Compliance, Governance and Oversight Counsel (2013)

« Les données obscures correspondent aux actifs informationnels que les organisations collectent, traitent et stockent lors d'activités professionnelles habituelles, mais qu'elles n'arrivent pas en général à utiliser à d'autres fins (par exemple, d'analyses, de relations commerciales et de monétisation directe). » GARTNER INC. Innovation Insight: File Analysis Innovation Delivers an Understanding of Unstructured Dark Data, Alan Dayley, March 2013

Avec le logiciel Commvault, ces données sont stockées dans le Commvault ContentStore, un référentiel de données secondaire qui vous permettra d’aligner les règles et la profondeur de rétention en réduisant le coût, l’empreinte, les risques et les frais administratifs. En stockant de manière exhaustive toutes les données d’entreprise dans le ContentStore, les données sont gérées à partir d’un index unique dédupliqué pour toutes les données de la société, facilitant un meilleur contrôle des applications, processus et flux de données, tout en mettant l’information à votre portée pour une meilleure productivité, une collaboration améliorée et des prises de décision plus intelligentes.

TROIS : ACCÈS EN SELF-SERVICE

Gartner: Turning Dark Data into Smart Datai

Les employés de votre organisation tirent profit de différents types de données. Les commerciaux ont besoin d’informations sur les tendances des prix par trimestre, tandis que les opérationnels peuvent avoir besoin de données relatives à l’utilisation des installations et les RH peuvent avoir besoin de détails concernant la satisfaction au travail. Toutes ces données résident dans vos informations archivées, mais elles ne sont utiles que si elles peuvent être cherchées et trouvées. Au lieu de mettre en place un coûteux département d’extraction et d’analyse de données au sein de votre organisation IT, ne serait-il pas plus facile de donner aux utilisateurs un accès en self-service pour rechercher et accéder eux-mêmes aux données dont ils ont besoin? Après tout, ne sont-ils pas les mieux placés pour savoir de quelles données ils ont besoin ?

Cette étude de Gartner porte sur les défis auxquels les organisations font face de nos jours et propose des bonnes pratiques relatives à la façon dont les sociétés peuvent résoudre leurs problèmes de données non structurées. LIRE MAINTENANT PDF

Le logiciel Commvault donne à vos utilisateurs les informations dont ils ont besoin, à portée de main, sans appeler le service de support. Ils peuvent rapidement découvrir les informations, y accéder et les analyser, et les extraire directement du ContentStore. Ceci maximise la productivité des employés avec la puissance des connaissances commerciales présentes dans les données stockées.

QUATRE : AUTOMATISATION DU CYCLE DE VIE DES DONNÉES Avec autant de croissance de données, et des volumes considérables de contenu stocké qui n’est pas utile pour l’entreprise, il est essentiel d’évaluer le cycle de vie complet des données, depuis leur création jusqu’à leur destruction. En réalité, l’établissement de règles de gouvernance pour la suppression justifiable de contenu peut constituer un élément essentiel dans la réduction des « données obscures » Le logiciel Commvault utilise des règles automatiques pour classer, organiser, conserver ou effacer les informations, afin que vous puissiez rationaliser le cycle de vie complet de gestion de l’information. Non seulement cela vous aide à automatiser la rétention d’enregistrements, mais également à gérer vos données de manière plus stratégique pour une meilleure préparation aux litiges et plus de conformité réglementaire. 3

CINQ : ASSURER LA CONFORMITÉ ET LA RECHERCHE Les audits de conformité et les litiges sont deux événements auxquels aucune société ne veut faire face, mais si elle est réaliste, toute société sait qu’elle doit y être préparée. Les réglementations de conformité touchent toutes les industries, et toutes les sociétés comprennent le risque d’actions légales pouvant être prises contre elles. Le meilleur moyen de minimiser le coût de ces actions est d’être proactif avec des capacités complètes de recherche et de divulgation électronique. Le logiciel Comvault a été conçu dès le départ pour réduire les coûts et les risques avec une capacité de recherche dans toute la société et une découverte de toutes les informations stockées de manière électronique (Electronically Stored Information, ESI). Ceci est effectué au moyen d’une console unique et d’un référentiel virtuel ContentStore assurant que les informations recherchées soient simples et défendables. Pour faciliter encore le travail des équipes légales et de conformité, le logiciel Commvault permet l’exécution et la gestion centrale des mises en suspens pour raisons juridiques, groupant les retenues légales et les capacités de vérification pour les ordinateurs portables, courriels et fichiers par cas dans sa fonctionnalité Case Manager. Le simple archivage des données n’offrira pas l’intelligence dont vous avez besoin pour transformer votre entreprise. Pour véritablement mettre en lumière les « données obscures », vous avez besoin d’un archivage intelligent. C’est cette intelligence qui va gérer la croissance de la capacité de stockage, capturer les données de manière complète et offrir à l’utilisateur un service en self-service simple, tout en gérant tout le cycle de vie des données pour un risque et un coût moindres de défaut de conformité et de litige. Sortez votre société de l’« ère des données obscures », envisagez d'adopter le logiciel Commvault pour un archivage intelligent et mettez en lumière la véritable valeur de vos données d’entreprise.

RESSOURCES i commvault.com/resource-library/5445a0fa3fab55441d000df2/gartner-co-branded-newsletter-turning-dark-data-into-smart-data.pdf

Découvrez comment mettre vos données en lumière avec Commvault en visitant le site commvault.com/darkdata.

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