Téléphone IP ShoreTel 480/480g Guide de l’utilisateur
Septembre 2016
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Le téléphone IP ShoreTel 480/480g est protégé par les brevets indiqués sur la page http://www.shoretel.com/about/patents.html.
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Guide de l’utilisateur du téléphone IP ShoreTel 480/480g Réf. document : 800-1761-02 Date : Septembre 2016
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Table des matières Avant de commencer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 À propos de ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documents connexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 1
5 5 5 5
Prise en main. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Présentation du téléphone IP ShoreTel 480/480g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Écran d’affichage du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Touches d’apparence ligne et touches programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Touches programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Rétroéclairage du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Réglage du contraste de l’écran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Réduction des reflets sur l’écran du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Configuration du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Enregistrement d’un téléphone dans un système ShoreTel Connect CLOUD . . . . . . . . . 13 Connexion au système de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Annulation de l’affectation de votre poste au téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Pour obtenir de l’aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Utilisation de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Procédure à suivre pour passer des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Procédure à suivre pour répondre aux appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Réglage du volume de la sonnerie et du volume d’écoute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Désactivation de la sonnerie du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Désactivation du son d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Guide des icônes affichées sur le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Utilisation de la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Utilisation de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Procédure à suivre pour passer un appel à partir de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Recherche d’informations de contact détaillées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Utilisation de l’interphone via l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Appel d’une boîte vocale depuis l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Envoi d’une annonce confidentielle via l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
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Table des matières
Utilisation du visualiseur Historique des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage d’une liste de tous les appels passés, reçus ou manqués . . . . . . . . . . . . . . . . Procédure à suivre pour passer un appel à l’aide du visualiseur Historique . . . . . . . . . . . Utilisation de l’interphone via le visualiseur Historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suppression d’un appel du visualiseur Historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interaction avec les appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mise en attente et reprise d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels . . . . . Déviation d’un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro . . . . . . . . . . Transfert d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Parcage et récupération d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prise d’un appel entrant d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 2
Personnalisation du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Présentation de la personnalisation du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configuration des touches programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Description des états de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification de l’état de disponibilité actif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Options propres aux différents états de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changement de la préférence de décrochage automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélection d’un type de casque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification du fuseau horaire du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnalisation des paramètres audio du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activation de la sonnerie simultanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activation du mode mains libres pour supprimer la tonalité sur les casques en mode Décroché . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification de l’état du client Workgroup Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activation ou désactivation de la sonnerie simultanée sur des téléphones auxiliaires . . . . . . Déplacement d’un appel vers un autre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 3
35 35 36 37 37 39 39 40 41 42 42 43 43 44 45
Utilisation des fonctions avancées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Procédure à suivre pour établir un appel conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilisation de la fonction Fusion lors d’un appel conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilisation de l’interphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annonce sur haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Autres fonctions avancées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 4
26 27 28 28 28 29 29 29 31 31 32 33
47 48 48 49 49
Utilisation de la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Présentation de la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilisation de la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interaction avec les messages de la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Composition de messages depuis la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réponse aux messages de la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert de messages depuis la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage des messages sauvegardés dans la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . Suppression des messages de la messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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53 53 54 55 57 58 60 61
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Table des matières
Utilisation du système de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connexion au système de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interaction avec les nouveaux messages dans le système de messagerie vocale . . . . . Consultation des messages sauvegardés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoi de messages depuis la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message . . . . . . . Utilisation des options de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapitre 5
61 61 63 64 64 65 66
Résolution des problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Problèmes et solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Affichage des informations concernant le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Réinitialisation du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
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Avant de commencer Les sections suivantes présentent un aperçu du présent guide : À propos de ce guide .................................................................................................. 5 Organisation ......................................................................................................... 5 Conventions.......................................................................................................... 5 Documents connexes ........................................................................................... 5
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Avant de commencer
À propos de ce guide
À propos de ce guide Ce guide s’adresse à toutes les personnes qui utilisent le téléphone IP ShoreTel 480/480g en conjonction avec un système ShoreTel Connect CLOUD ou ShoreTel Connect ONSITE. Il décrit les fonctionnalités du téléphone et vous explique comment l’utiliser.
Organisation Ce document est divisé en plusieurs chapitres :
Chapitre 1, Prise en main à la page 6, fournit un aperçu du téléphone et explique comment configurer et utiliser le téléphone pour effectuer des tâches courantes.
Chapitre 2, Personnalisation du téléphone à la page 34, explique comment personnaliser le téléphone, notamment grâce aux états de disponibilité et aux sonneries.
Chapitre 3, Utilisation des fonctions avancées à la page 46, explique comment utiliser le téléphone pour effectuer des tâches avancées, notamment pour établir des appels conférence.
Chapitre 4, Utilisation de la messagerie vocale à la page 52, explique comment utiliser le système de messagerie vocale pour consulter les messages et effectuer d’autres tâches liées à la boîte vocale.
Chapitre 5, Résolution des problèmes à la page 71, fournit des solutions simples pour résoudre les problèmes rencontrés avec le téléphone.
Conventions Les conventions typographiques suivantes sont utilisées dans ce document : Police
Description
Gras
Touches sur lesquelles vous appuyez sur le téléphone
Bleue
Références croisées avec des liens hypertextes. Cliquez sur le texte bleu pour accéder à la section indiquée. Tous les chapitres possèdent une liste de sections sous forme de liens hypertextes. Remarque : les entrées de la table des matières sont également des liens, bien qu’elles ne soient pas de couleur bleue.
Documents connexes Les documents suivants sont également disponibles :
5
Le document Aide-mémoire décrit les raccourcis permettant d’exécuter des tâches courantes avec le téléphone.
Le Guide d’installation rapide décrit les ports à l’arrière du téléphone et explique comment régler l’angle d’inclinaison du téléphone lorsque celui-ci est utilisé sur un bureau. Pour les langues non couvertes par les versions traduites, le Guide d’installation sûre fournit les même informations au moyen d’illustrations.
Le document Guide d’installation sûre pour installation murale IP480/480g/485g explique comment monter le téléphone sur un mur. Le document Guide d’installation sûre pour installation sur une plaque murale Série 400 explique comment monter le téléphone sur une plaque murale.
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CHAPITRE
1.
Prise en main
Ce chapitre présente le téléphone IP ShoreTel 480/480g. Il comprend les sections suivantes : Présentation du téléphone IP ShoreTel 480/480g............................................................. 8 Écran d’affichage du téléphone ................................................................................ 10 Touches d’apparence ligne et touches programmables ........................................... 10 Touches programmables ........................................................................................... 11 Rétroéclairage du téléphone ..................................................................................... 11 Réglage du contraste de l’écran ................................................................................ 11 Réduction des reflets sur l’écran du téléphone.......................................................... 11 Configuration du téléphone ............................................................................................. 12 Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone ........................... 12 Enregistrement d’un téléphone dans un système ShoreTel Connect CLOUD ......... 13 Connexion au système de messagerie vocale ......................................................... 14 Annulation de l’affectation de votre poste au téléphone ........................................... 14 Pour obtenir de l’aide ...................................................................................................... 15 Utilisation de votre téléphone.......................................................................................... 15 Procédure à suivre pour passer des appels ............................................................. 15 Procédure à suivre pour répondre aux appels ......................................................... 16 Réglage du volume de la sonnerie et du volume d’écoute ....................................... 18 Désactivation de la sonnerie du téléphone............................................................... 18 Désactivation du son d’un appel............................................................................... 19 Guide des icônes affichées sur le téléphone .................................................................. 19
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Prise en main
Utilisation de l’annuaire ................................................................................................... 24 Procédure à suivre pour passer un appel à partir de l’annuaire ............................... 24 Utilisation de l’interphone via l’annuaire ................................................................... 25 Appel d’une boîte vocale depuis l’annuaire .............................................................. 26 Envoi d’une annonce confidentielle via l’annuaire .................................................... 26 Utilisation du visualiseur Historique des appels........................................................ 26 Utilisation du visualiseur Historique des appels .............................................................. 26 Affichage d’une liste de tous les appels passés, reçus ou manqués........................ 27 Procédure à suivre pour passer un appel à l’aide du visualiseur Historique ............ 28 Utilisation de l’interphone via le visualiseur Historique ............................................. 28 Suppression d’un appel du visualiseur Historique .................................................... 28 Interaction avec les appels.............................................................................................. 29 Mise en attente et reprise d’un appel ....................................................................... 29 Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels . 29 Déviation d’un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro .......... 31 Transfert d’un appel.................................................................................................. 31 Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels . 29 Parcage et récupération d’appels ............................................................................. 32
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Prise en main
Présentation du téléphone IP ShoreTel 480/480g
Présentation du téléphone IP ShoreTel 480/480g Bienvenue sur votre téléphone IP ShoreTel™ ! La Figure 1 présente les composants du téléphone IP480/480g. La Figure 2 à la page 9 illustre les ports à l’arrière du téléphone.
Combiné avec appui-doigt Écran
Touches d’apparence ligne programmables Huit touches personnalisables dotées de voyants tricolores indiquent les appels actifs, entrants et en attente. Il est également possible de configurer ces touches comme postes supervisés, touches de numérotation rapide ou autres fonctions. Voyant lumineux Un voyant clignotant vous informe des appels entrants et des messages vocaux non consultés.
Haut-parleur Le haut-parleur offre un son large bande de grande qualité.
Touches programmables Il s’agit de fonctions sensibles au contexte définies dans la zone d’affichage.
Clavier
Microphone
Touches de contrôle audio La touche Volume contrôle le volume du combiné, du casque, du haut-parleur et de la sonnerie. Les touches Casque, Désact. et Haut-parleur s’allument lorsque les fonctions correspondantes sont activées.
Clavier de navigation et bouton de sélection Le clavier et le bouton de sélection permettent de sélectionner des options dans l’interface. Touches de fonction Ces touches permettent d’exécuter des fonctions téléphoniques de base : Messagerie vocale, Annuaire, Historique, Transfert, Conférence et Mise en attente.
Figure 1 : Composants du téléphone IP ShoreTel 480/480g
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Prise en main
Présentation du téléphone IP ShoreTel 480/480g
La prise casque est compatible avec les appareils auditifs Prise casque
Port PC Port réseau et port d’alimentation
Figure 2 : Ports à l’arrière du téléphone IP 480/480g
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Prise en main
Écran d’affichage du téléphone
Écran d’affichage du téléphone Diverses informations apparaissent sur l’écran de votre téléphone IP, à savoir votre nom et votre poste, l’état de disponibilité, les touches d’apparence ligne, l’état du client Workgroup Agent, ainsi que les touches programmées. La Figure 3 décrit les éléments de l’écran d’affichage du téléphone.
État actuel de disponibilité
Indicateur de message vocal
État du client Workgroup Agent
Indicateur d’appel manqué
Votre numéro de poste Les touches d’apparence ligne indiquent les appels actifs, entrants ou en attente
Les touches programmables offrent des fonctions personnalisées telles que la numérotation rapide ou la supervision de poste.
Touches programmables Les touches sensibles au contexte permettent d’exécuter des actions en fonction de l’état de votre téléphone et du type d’appel Figure 3 : Éléments sur l’écran du téléphone IP 480/480g
Touches d’apparence ligne et touches programmables Votre téléphone dispose de huit touches d’apparence ligne qui indiquent les appels actifs, entrants ou en attente. Il est également possible de programmer ces touches comme touches de numérotation rapide ou pour exécuter des fonctions une touche telles que l’écoute discrète. Pour plus d’informations sur le mode de programmation des touches de numérotation rapide, reportez-vous à la section Configuration des touches programmables à la page 35. Pour plus d’informations sur les fonctions que votre administrateur ShoreTel Connect peut configurer pour ces touches programmables, reportezvous à la section Autres fonctions avancées à la page 49.
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Prise en main
Touches programmables
Touches programmables Votre téléphone est muni de cinq touches programmables dont la fonction change selon l’état du téléphone. Par exemple, si votre téléphone est inactif, les touches programmables permettent de modifier des paramètres tels que votre état de disponibilité ou les options du téléphone. Pendant un appel, vous pouvez utiliser les touches programmables pour raccrocher, parquer l’appel ou fusionner l’appel à un autre appel en vue de créer une conférence. Lorsque le libellé d’une touche programmable est souligné en pointillés, vous pouvez appuyer sur le bouton de sélection du clavier de navigation pour exécuter la fonction identifiée sur cette touche.
Rétroéclairage du téléphone Pour économiser de l’énergie, la luminosité du rétroéclairage diminue après un délai spécifié si le téléphone est inactif. En dehors des heures de bureau, lorsque le téléphone est resté inactif pendant une certaine période, l’écran s’éteint et devient complètement vide. Le délai avant la réduction de la luminosité du rétroéclairage et celui qui détermine la désactivation de l’écran sont configurés par votre administrateur ShoreTel Connect. La luminosité partielle de l’écran du téléphone est automatiquement rétablie à l’ouverture des bureaux. Si vous appuyez sur une touche du téléphone ou recevez un appel, la luminosité totale est rétablie.
Réglage du contraste de l’écran 1. Lorsque le téléphone est raccroché, appuyez sur la touche
.
Le voyant ne doit pas s’allumer et vous ne devez entendre aucune tonalité ; si ce n’est pas le cas, décrochez le combiné et raccrochez-le. 2. Appuyez sur la touche contraste.
ou
du clavier de navigation pour augmenter ou réduire le
Réduction des reflets sur l’écran du téléphone Pour réduire les reflets sur l’écran, vous pouvez régler l’angle d’inclinaison de la base à l’arrière du téléphone. Reportez-vous au Guide d’installation sûre livré avec votre téléphone pour obtenir de plus amples informations.
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Prise en main
Configuration du téléphone
Configuration du téléphone Pour utiliser toutes les fonctions de votre téléphone IP ShoreTel, celui-ci doit vous être affecté et vous devez connaître le mot de passe d’accès au système de messagerie vocale. Pour déterminer si votre téléphone vous est déjà affecté, procédez comme suit :
Si votre nom et votre poste sont affichés sur le téléphone, votre administrateur ShoreTel Connect vous a déjà affecté ce téléphone ; il n’est donc pas nécessaire de vous affecter sur votre propre téléphone. Lorsque votre téléphone a cet état, vous pouvez recevoir des appels, passer des appels et consulter les nouveaux messages via la messagerie vocale visuelle.
Si l’indication « Disponible » et la date et l’heure s’affichent sur le téléphone, suivez les instructions de la section Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone à la page 12 pour vous connecter et affecter votre poste à votre téléphone. Tant que le téléphone n’est pas affecté, vous pouvez passer des appels internes en composant un numéro ou en utilisant l’annuaire, mais vous ne pouvez pas recevoir d’appels ou utiliser la messagerie vocale visuelle, et ne pouvez probablement pas appeler des numéros externes.
Si l’indication « Informations d’identification du cloud » s’affiche, suivez les instructions de la section Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone à la page 12 pour vous connecter et affecter votre poste à votre téléphone.
Si l’indication « Anonyme » et la date et l’heure s’affichent sur le téléphone, ce poste est affecté en tant que téléphone principal à une personne actuellement affectée à un autre téléphone ou terminal. Vous pouvez affecter votre poste au téléphone en suivant les instructions de la section Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone à la page 12.
Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect ou contact agréé), vous pouvez vous connecter à l’un des téléphones IP ShoreTel du système ShoreTel Connect pour affecter votre poste à ce téléphone. Reportez-vous à la section Modification de l’affectation de poste d’un téléphone à la page 24 pour obtenir de plus amples informations. Si vous devez enregistrer un téléphone avec un système ShoreTel Connect CLOUD, voir Enregistrement d’un téléphone dans un système ShoreTel Connect CLOUD à la page 13.
Affectation de votre poste ou numéro de téléphone au téléphone La procédure permettant d’affecter votre téléphone varie selon que ce dernier affiche « Disponible », « Anonyme » ou « Informations d’identification du cloud ».
Le téléphone affiche « Disponible » ou « Anonyme » Si l’indication « Disponible » ou « Anonyme » s’affiche sur le téléphone, procédez comme suit pour affecter votre poste au téléphone. 1. Appuyez sur la touche programmable Affect. 2. Entrez le numéro de poste fourni par votre administrateur ShoreTel Connect, puis appuyez sur la touche programmable Suiv.
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Prise en main
Enregistrement d’un téléphone dans un système ShoreTel Connect CLOUD
3. Saisissez l’un des mots de passe suivants :
Si votre administrateur ShoreTel Connect vous a fourni un mot de passe, saisissez-le et appuyez sur la touche programmable OK.
Si votre administrateur ShoreTel Connect ne vous a pas fourni de mot de passe, saisissez le mot de passe par défaut 1234, puis appuyez sur la touche programmable OK.
4. Lorsque vous y êtes invité, saisissez le nouveau mot de passe, puis appuyez sur la touche programmable Suiv. Conseil Le mot de passe doit compter au moins six chiffres. 5. Saisissez une nouvelle fois le nouveau mot de passe, puis appuyez sur la touche programmable OK. Votre nom et votre poste s’affichent sur le téléphone.
Le téléphone affiche « Informations d’identification du cloud » 1. Dans le champ Numéro DID, entrez l’indicatif national suivi par l’indicatif régional et le numéro de téléphone fournis par votre contact agréé pour ShoreTel Connect CLOUD, puis appuyez sur la touche Suiv.. 2. Entrez le code PIN fourni par votre contact agréé pour ShoreTel Connect CLOUD, puis appuyez sur la touche programmable OK Votre nom et votre poste s’affichent sur le téléphone.
Enregistrement d’un téléphone dans un système ShoreTel Connect CLOUD Si vous devez enregistrer un téléphone appartenant à un système ShoreTel Connect CLOUD sans l’affecter à un utilisateur spécifique, procédez comme suit : 1. Dans le champ Numéro DID, entrez l’indicatif national suivi par l’indicatif régional et le numéro de téléphone fournis par votre contact agréé pour ShoreTel Connect CLOUD, puis appuyez sur la touche Suiv.. 2. Entrez le code PIN fourni par votre contact agréé pour ShoreTel Connect CLOUD, puis appuyez sur la touche programmable Inscr.. Au bout de quelques secondes, le téléphone s’enregistre sur le système et affiche « Disponible ».
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Prise en main
Connexion au système de messagerie vocale
Connexion au système de messagerie vocale Si vous utilisez le système ShoreTel pour la première fois, vous devez vous connecter au système de messagerie vocale afin d’enregistrer votre nom et votre message d’accueil. Pour obtenir de plus amples informations, reportez-vous à la section Connexion à la messagerie vocale à partir de votre téléphone à la page 62.
Annulation de l’affectation de votre poste au téléphone Si vous partagez un téléphone avec d’autres personnes (notamment si vous êtes souvent en déplacement et partagez un bureau) ou si vous utilisez un téléphone de façon temporaire pour toute autre raison, vous devez annuler l’affectation de votre poste lorsque vous avez terminé d’utiliser le téléphone. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la touche programmable Ann. aff., si elle est disponible sur votre téléphone, ou utiliser le menu Options. Pour annuler l’affectation de votre poste lorsque la touche programmable Ann. aff. est disponible sur le téléphone : 1. Appuyez sur la touche programmable Ann. aff. 2. Lorsque vous y êtes invité, appuyez de nouveau sur la touche programmable Ann. aff. Selon la configuration du téléphone, l’écran du téléphone indique « Anonyme », « Disponible » ou le nom et le poste de l’utilisateur dont le poste est normalement affecté au téléphone, à moins que cet utilisateur soit actuellement affecté à un autre poste. Pour annuler l’affectation de votre poste via le menu Options : 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Annul aff. util.
4. Lorsque l’option Annul. aff. util. est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Ann. aff. 5. Lorsque vous y êtes invité, appuyez de nouveau sur la touche programmable Ann. aff. Votre poste n’est plus affecté au téléphone. Remarque Vous pouvez également annuler l’affectation d’un poste via le système de messagerie vocale. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affectation de votre poste à un téléphone à la page 67.
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Prise en main
Pour obtenir de l’aide
Pour obtenir de l’aide Si votre téléphone utilise un système ShoreTel Connect CLOUD, il inclut la touche programmable Aide qui permet d’accéder directement à l’équipe d’assistance de ShoreTel Connect CLOUD. Cette fonctionnalité peut également être activée pour les téléphones d’un système ShoreTel Connect ONSITE, si votre administrateur ShoreTel a sélectionné cette option. Si elle est sélectionnée, votre appel sera transféré à l’organisation interne chargée de l’assistance. Pour passer un appel de demande d’aide : 1. Appuyez sur la touche programmable Aide de votre téléphone. Une fenêtre de confirmation s’affiche. 2. Appuyez sur la touche programmable Oui pour confirmer l’appel.
Utilisation de votre téléphone Cette section présente un aperçu des fonctions de base du téléphone :
Passer des appels
Répondre aux appels
Envoyer un appel entrant à la messagerie vocale
Régler le volume de la sonnerie et le volume d’écoute
Désactiver la sonnerie du téléphone
Désactiver le son d’un appel
Modifier la préférence de décrochage automatique
Procédure à suivre pour passer des appels Pour passer un appel, vous pouvez utiliser le combiné, le haut-parleur du téléphone ou un casque.
Utilisation du combiné pour passer un appel 1. Pour passer un appel, décrochez le combiné et composez un numéro de téléphone. 2. Pour mettre fin à l’appel, raccrochez le combiné.
Utilisation du haut-parleur du téléphone pour passer un appel 1. Pour passer un appel avec le haut-parleur, appuyez sur la touche Le voyant de la touche
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et composez le numéro.
s’allume en vert et le numéro est composé.
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Prise en main
Procédure à suivre pour répondre aux appels
2. Pour mettre fin à l’appel, appuyez de nouveau sur la touche Le voyant de la touche
.
s’éteint.
Utilisation d’un casque pour passer un appel 1. Pour passer un appel avec un casque, appuyez sur la touche Le voyant de la touche
s’allume en vert et le numéro est composé.
2. Pour mettre fin à l’appel, appuyez de nouveau sur la touche Le voyant de la touche
et composez le numéro.
.
s’éteint.
Procédure à suivre pour répondre aux appels Les sonneries, une touche d’apparence ligne verte clignotante et le voyant rouge clignotant dans l’angle supérieur droit du téléphone indiquent un appel entrant. Si ces informations sont disponibles, le nom et le numéro de l’appelant s’affichent dans la fenêtre d’un appel entrant. Pour répondre à un appel, vous pouvez utiliser le combiné, le haut-parleur du téléphone ou un casque. Selon la préférence de décrochage automatique que vous avez définie ou que votre administrateur a configurée dans ShoreTel Director, vous pouvez également répondre à un appel via le haut-parleur de votre téléphone ou via un casque en procédant de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche d’apparence ligne verte clignotante.
Si l’appel entrant s’affiche dans la fenêtre active sur l’écran du téléphone, appuyez sur la touche programmable Répdre.
Pour plus d’informations sur la gestion de plusieurs appels, reportez-vous à la section Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels à la page 29.
Utilisation du combiné pour répondre à un appel 1. Pour répondre à un appel, décrochez le combiné lorsque le téléphone sonne. 2. Pour mettre fin à l’appel, raccrochez le combiné.
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Prise en main
Procédure à suivre pour répondre aux appels
Utilisation du haut-parleur du téléphone pour répondre à un appel 1. Pour répondre à un appel, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche
Si votre préférence de décrochage automatique est configurée pour utiliser le haut-parleur, appuyez sur la touche d’apparence ligne verte clignotante ou sur la touche programmable Répdre. Le voyant de la touche
.
s’allume en vert.
2. Pour mettre fin à l’appel, appuyez de nouveau sur la touche Le voyant de la touche
.
s’éteint.
Utilisation d’un casque pour répondre à un appel Si vous envisagez d’utiliser un casque pour répondre aux appels, reportez-vous à la section Changement de la préférence de décrochage automatique à la page 39 pour savoir comment désigner votre casque sans fil ou filaire comme préférence de décrochage automatique par défaut. 1. Pour répondre à un appel avec un casque, procédez de l’une des façons suivantes :
Si vous utilisez un casque filaire, appuyez sur la touche
Si vous utilisez un casque sans fil, passez en mode Décroché sur votre casque.
Si votre préférence de décrochage automatique est configurée pour utiliser le casque, appuyez sur la touche d’apparence ligne verte clignotante ou sur la touche programmable Répdre. (Si vous utilisez un casque sans fil, un message vous demandant d’appuyer sur la touche de décrochage de votre casque s’affiche sur le téléphone.) Le voyant de la touche
.
s’allume en vert.
2. Pour mettre fin à l’appel, procédez de l’une des façons suivantes :
Si vous utilisez un casque filaire, appuyez de nouveau sur la touche
Si vous utilisez un casque sans fil, placez votre casque en mode Raccroché.
Le voyant de la touche
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.
s’éteint.
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Prise en main
Réglage du volume de la sonnerie et du volume d’écoute
Réglage du volume de la sonnerie et du volume d’écoute Pour régler le volume de votre téléphone, utilisez les touches . Les réglages de volume de la sonnerie, du combiné, du haut-parleur et du casque sont indépendants, et vous pouvez les définir comme suit :
Réglez le volume de la sonnerie du téléphone lorsque le téléphone est raccroché.
Réglez le volume d’écoute du combiné lorsque le combiné est décroché.
Réglez le volume du haut-parleur lorsque le voyant
Réglez le volume d’écoute du casque lorsque le voyant
est allumé. est allumé.
Remarque Lorsque vous utilisez un casque sans fil, si vous rencontrez des problèmes audio, vérifiez que votre casque sans fil est configuré conformément aux instructions du fabricant. Les problèmes susceptibles de se produire suite à une configuration incorrecte sont les suivants :
Vous n’entendez aucune tonalité. Le volume d’écoute pour vous ou votre correspondant n’est pas assez fort. Vous entendez un bourdonnement ou un sifflement.
Désactivation de la sonnerie du téléphone 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Sonn. audible.
4. Pour désactiver la sonnerie, utilisez l’une des méthodes suivantes :
Appuyez sur la touche programmable Bascule pour modifier la valeur de sonnerie de Activer à Désactiver.
Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation pour basculer entre Activer et Désactiver.
Utilisez la touche
du clavier de navigation pour modifier la valeur de Activer à Désactiver.
5. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
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Prise en main
Désactivation du son d’un appel
Désactivation du son d’un appel
Pour désactiver le son d’un appel afin que l’appelant ne vous entende pas, appuyez sur la touche
.
Le voyant de la touche
s’allume en rouge lorsque le mode Coup. son est activé.
Pour désactiver le mode Coup. son afin que l’appelant puisse vous entendre, appuyez de nouveau sur la touche Le voyant de la touche
. s’éteint lorsque le mode Coup. son est désactivé.
Guide des icônes affichées sur le téléphone Des icônes représentant l’état et les fonctions du téléphone s’affichent sur votre téléphone IP ShoreTel 480/480g. Ces icônes sont décrites dans les tableaux suivants :
Les icônes de la barre de titre sur l’écran principal du téléphone sont décrites dans le Tableau 1.
Les icônes des touches d’apparence ligne sur l’écran principal du téléphone sont décrites dans le Tableau 2 à la page 20.
Les icônes de l’historique sont décrites dans le Tableau 3 à la page 22.
Les icônes de présence affichées dans l’annuaire sont décrites dans le Tableau 4 à la page 23.
Les icônes de la messagerie vocale sont décrites dans le Tableau 6 à la page 54. Tableau 1 : Icônes de la barre de titre sur l’écran principal
Icône Description État de disponibilité : Disponible État de disponibilité : En réunion État de disponibilité : Ne pas déranger État de disponibilité : Absence du bureau
État de disponibilité : Vacances
État de disponibilité : Personnalisé Appel manqué
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Prise en main
Guide des icônes affichées sur le téléphone
Tableau 1 : Icônes de la barre de titre sur l’écran principal (suite) Icône Description Indicateur de message vocal
Appel sécurisé (cette icône s’affiche dans la fenêtre d’appel active d’un appel) Client Workgroup Agent connecté
Client Workgroup Agent déconnecté
Client Workgroup Agent en pause
Tableau 2 : Icônes des touches d’apparence ligne et couleurs et schémas de clignotement des voyants Icône
Couleur et schéma de Description clignotement des voyants Orange, fixe
Ne pas déranger
Éteint
Inactivité
Vert, s’allume 1 seconde/ s’éteint 1 seconde
Appel entrant
Vert, fixe
Numérotation en cours ou mode Décroché
Vert, fixe
Appel connecté
Rouge, fixe
Annonce confidentielle activée
Vert, fixe
Appel conférence connecté
Orange, s’allume 0,25 seconde/s’éteint 0,25 seconde
Appel en attente localement
Vert, fixe
Appel en attente à distance
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Prise en main
Guide des icônes affichées sur le téléphone
Tableau 2 : Icônes des touches d’apparence ligne et couleurs et schémas de clignotement des voyants (suite) Icône
Couleur et schéma de Description clignotement des voyants Éteint
Touche programmée (gauche)
Orange, fixe
L’état de disponibilité du poste désigné pour la touche programmée (gauche) est défini sur « Ne pas déranger ».
Désactivé
Touche programmée (droite)
Orange, fixe
L’état de disponibilité du poste désigné pour la touche programmée (droite) est défini sur « Ne pas déranger ».
Désactivé
Poste supervisé ou Bridged Call Appearance
Orange, fixe
L’état de disponibilité des appels du poste supervisé est défini sur « Ne pas déranger ».
Rouge, fixe
Des messages vocaux non consultés sont disponibles sur le poste supervisé.
Orange, fixe
Des messages vocaux non consultés sont disponibles sur le poste supervisé et l’état de disponibilité du poste supervisé est défini sur « Ne pas déranger ».
Rouge, fixe
Un appel conférence est en cours sur le poste supervisé.
Rouge, fixe
Un appel connecté est en cours sur le poste supervisé.
Vert 0,8 seconde/orange 0,2 seconde
Un appel connecté est en cours sur le poste supervisé et vous avez pris un appel entrant pour le poste supervisé.
Vert 0,8 seconde/orange 0,2 seconde/vert 0,1 seconde/orange 0,2 seconde
Un appel est en attente sur le poste supervisé et vous avez pris un appel entrant pour le poste supervisé.
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Prise en main
Guide des icônes affichées sur le téléphone
Tableau 2 : Icônes des touches d’apparence ligne et couleurs et schémas de clignotement des voyants (suite) Icône
Couleur et schéma de Description clignotement des voyants Orange, s’allume 0,2 seconde/s’éteint 0,1 seconde/s’allume 0,2 seconde/s’éteint 0,5 seconde
Un appel connecté est en cours et un appel est en attente sur le poste supervisé.
Vert, s’allume 0,2 seconde/ s’éteint 0,1 seconde/ s’allume 0,7 seconde/ s’éteint 1 seconde
Un appel connecté est en cours sur le poste supervisé et ce dernier reçoit un autre appel.
Orange, s’allume 0,5 seconde/s’éteint 0,5 seconde
L’appel est en cours d’enregistrement et l’opération d’enregistrement a été lancée en appuyant sur la touche programmée.
Rouge, fixe
L’appel est en cours d’enregistrement, l’opération d’enregistrement a été lancée via le client ShoreTel Connect et la boîte d’enregistrement n’est pas celle de l’utilisateur.
Rouge, fixe
L’annonce confidentielle en mode Coup. son est activée. Lorsque l’annonce confidentielle est activée, il est possible de couper le son de l’appel non confidentiel actif (Annonce confidentielle en mode Coup. son). L’appel dont le son est coupé affiche cette icône.
Tableau 3 : Icônes de l’historique des appels Icône Description Appel entrant
Appel sortant
Appel manqué
Appel transféré
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Prise en main
Guide des icônes affichées sur le téléphone
Les icônes affichées dans l’annuaire indiquent la présence ou l’état de la personne que vous souhaitez appeler. Ces icônes de présence sont répertoriées dans le Tableau 4. Si la présence de la personne ou de l’entité est inconnue, aucune icône de présence ne s’affiche. Les icônes de présence ne s’affichent pas non plus sur les téléphones dont l’état est Disponible ou Anonyme. La Figure 4 à la page 23 illustre les icônes de présence dans l’annuaire.
Figure 4 : Annuaire avec icônes de présence
Tableau 4 : Icônes de présence dans l’annuaire Icône Description Disponible
L’utilisateur a défini un état de disponibilité autre que Disponible et n’a pas configuré cet état sur Ne pas déranger pour les appels entrants. Le poste de l’utilisateur est en attente ou dispose d’un appel parqué.
Ne pas déranger
En ligne
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Prise en main
Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation de la messagerie vocale Pour accéder aux messages de votre messagerie vocale, appuyez sur la touche Messagerie vocale. Pour obtenir des informations complètes sur la messagerie vocale, reportez-vous à la section Chapitre 4, Utilisation de la messagerie vocale à la page 52.
Utilisation de l’annuaire Vous pouvez utiliser l’annuaire pour rechercher rapidement et composer le poste d’une personne. L’annuaire vous permet également d’accéder à vos numéros à numérotation rapide ou d’appeler la boîte vocale d’une personne. Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez contacter une personne via l’interphone ou utiliser la fonction d’annonce confidentielle. En outre, si votre administrateur ShoreTel Connect a ajouté des informations de contact détaillées sur le système, vous pouvez afficher ces informations dans l’annuaire, notamment l’adresse électronique, les numéros de téléphone alternatifs et les contacts alternatifs.
Procédure à suivre pour passer un appel à partir de l’annuaire 1. Appuyez sur la touche Annuaire. Conseil Pour fermer l’annuaire, appuyez sur la touche Annuaire ou sur la touche programmable Quitter. 2. Recherchez le nom de la personne que vous souhaitez appeler en procédant de l’une des façons suivantes :
Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l’annuaire et mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler (pour parcourir rapidement l’annuaire, maintenez enfoncée une touche de navigation).
Composez les numéros correspondant aux premières lettres du nom ou du prénom de la personne en appuyant une fois sur une touche numérique pour saisir l’une des lettres qu’elle comporte. Par exemple, pour trouver le nom Smith, composez les numéros 76484. Il est possible que vous deviez appuyer uniquement sur les touches des premières lettres du nom de la personne pour que celui-ci soit détecté. Si la liste filtrée contient plusieurs noms, faites-la défiler afin de mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler. Conseils
Vous pouvez également rechercher simultanément le nom et le prénom. Après avoir saisi les deux ou les trois premières lettres du nom ou du prénom, appuyez sur # pour entrer les deux premiers chiffres de l’autre nom (nom ou prénom). Par exemple, pour rechercher l’entrée de Steve Williams ou de William Stephens, composez 78#94.
Pour supprimer des caractères dans le filtre, appuyez sur la touche programmable Eff. arr. Supprimez tous les caractères du filtre pour revenir à la liste complète de l’annuaire.
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Prise en main
Recherche d’informations de contact détaillées
3. Lorsque le nom de la personne est en surbrillance, composez son numéro en procédant de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche programmable Cmpsr.
Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation.
Appuyez sur une touche d’apparence ligne inactive.
Décrochez le combiné.
Appuyez sur la touche du haut-parleur pour décrocher le téléphone.
Appuyez sur la touche du casque pour décrocher le téléphone.
Conseil Si l’administrateur ShoreTel Connect a activé la présence pour l’utilisateur, l’icône de présence de l’annuaire indique l’état actuel de la personne que vous souhaitez appeler. Pour plus de détails sur les icônes de présence, reportez-vous à la section Tableau 4 à la page 23.
Recherche d’informations de contact détaillées 1. Appuyez sur la touche Annuaire. 2. Utilisez les touches de navigation et pour accéder au nom de la personne dont vous souhaitez afficher les informations de contact. 3. Appuyez sur la touche programmable Ouvrir. Les informations de contact détaillées de la personne s’affichent. 4. Pour revenir à l’écran principal de l’annuaire, appuyez sur la touche programmable Retour.
Utilisation de l’interphone via l’annuaire Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez utiliser l’interphone pour les postes internes. 1. Appuyez sur la touche Annuaire. 2. Utilisez les touches de navigation et pour accéder au nom de la personne que vous souhaitez contacter avec l’interphone (pour parcourir rapidement l’annuaire, maintenez enfoncée une touche de navigation). 3. Appuyez sur la touche programmable Ouvrir. Les informations de contact détaillées de la personne s’affichent. 4. Appuyez sur la touche programmable Intphne. Le téléphone établit une connexion d’interphone.
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Prise en main
Appel d’une boîte vocale depuis l’annuaire
Appel d’une boîte vocale depuis l’annuaire 1. Appuyez sur la touche Annuaire. 2. Utilisez les touches de navigation et pour accéder au nom de la personne dont vous souhaitez appeler la boîte vocale (pour parcourir rapidement l’annuaire, maintenez enfoncée une touche de navigation). 3. Appuyez sur la touche programmable Ouvrir. Les informations de contact détaillées de la personne s’affichent. 4. Appuyez sur la touche programmable App. MV. Le téléphone appelle la messagerie vocale de la personne sélectionnée.
Envoi d’une annonce confidentielle via l’annuaire Si votre administrateur ShoreTel Connect vous a accordé les autorisations nécessaires, vous pouvez interrompre un appel actif pour parler avec une personne sur un poste interne sans que le correspondant de cette personne n’entende l’interruption. 1. Appuyez sur la touche Annuaire. 2. Utilisez les touches de navigation et pour accéder au nom de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer une annonce confidentielle. 3. Appuyez sur la touche programmable Ouvrir. Les informations de contact détaillées de la personne s’affichent. 4. Appuyez sur la touche programmable Confid. Le téléphone envoie une annonce confidentielle à la personne sélectionnée.
Utilisation du visualiseur Historique des appels Le visualiseur Historique répertorie les appels entrants, sortants, manqués et transférés récents, classés par ordre de récence. Chaque entrée de l’historique indique le nom ou le numéro de l’appelant (si ces informations sont disponibles) et la date ou l’heure de l’appel. Si les informations de l’appelant ne sont pas disponibles pour un numéro particulier, l’indication « ID d’appelant inconnu » s’affiche sur le téléphone. Le visualiseur Historique vous permet d’afficher tous les appels ou d’appliquer un filtre de façon à afficher uniquement les appels entrants (De), sortants (À) ou manqués. Vous pouvez par ailleurs passer des appels directement depuis le visualiseur Historique ou supprimer des appels de votre historique d’appels.
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Prise en main
Affichage d’une liste de tous les appels passés, reçus ou manqués
Figure 5 : Visualiseur Historique des appels
Affichage d’une liste de tous les appels passés, reçus ou manqués 1. Appuyez sur la touche Historique. Conseil Pour fermer le visualiseur Historique, appuyez sur la touche Historique ou sur la touche programmable Quitter. 2. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l’historique des appels (pour parcourir rapidement l’annuaire, maintenez enfoncée une touche de navigation). 3. Pour filtrer les appels dans votre historique des appels, procédez comme suit : a. Appuyez sur la touche programmable Plus. b. Appuyez sur la touche programmable Filtrer. c. Utilisez la touche de navigation
pour accéder à l’une des options suivantes :
Sélectionnez À pour afficher tous les appels sortants.
Sélectionnez De pour afficher tous les appels entrants.
Sélectionnez Manqués pour afficher tous les appels manqués.
d. Appuyez sur la touche programmable OK.
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Prise en main
Procédure à suivre pour passer un appel à l’aide du visualiseur Historique
Procédure à suivre pour passer un appel à l’aide du visualiseur Historique Conseil Pour recomposer l’appel sortant le plus récent, maintenez enfoncée la touche Historique. Remarque : si vous avec composé *67 lors du dernier appel sortant, ces chiffres ne seront pas inclus si vous recomposez le numéro en maintenant la touche Historique. 1. Appuyez sur la touche Historique. 2. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l’historique et mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez appeler (pour parcourir rapidement l’annuaire, maintenez enfoncée une touche de navigation). 3. Lorsque le nom de la personne est en surbrillance, sélectionnez l’une des options suivantes pour composer le numéro :
Appuyez sur la touche programmable Cmpsr.
Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation.
Appuyez sur une touche d’apparence ligne.
Décrochez le combiné.
Appuyez sur la touche du haut-parleur pour décrocher le téléphone.
Appuyez sur la touche du casque pour décrocher le téléphone.
Utilisation de l’interphone via le visualiseur Historique Si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez utiliser l’interphone pour les postes internes. 1. Appuyez sur la touche Historique. 2. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir l’historique et mettre en surbrillance le nom de la personne que vous souhaitez contacter via l’interphone. 3. Appuyez sur la touche programmable Intphne. Le téléphone établit une connexion d’interphone.
Suppression d’un appel du visualiseur Historique 1. Appuyez sur la touche Historique. 2. Appuyez sur la touche programmable Plus. 3. Utilisez les touches de navigation et l’appel que vous souhaitez supprimer.
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pour parcourir l’historique et mettre en surbrillance
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Prise en main
Interaction avec les appels
4. Appuyez sur la touche programmable Suppr. L’appel est supprimé du visualiseur Historique.
Interaction avec les appels Cette section décrit les différentes méthodes pour interagir avec les appels :
Mise en attente et reprise d’un appel
Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels
Déviation d’un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro
Transfert d’un appel
Parcage et récupération d’appels
Prise d’un appel entrant d’un autre poste
Mise en attente et reprise d’un appel
Pour mettre un appel actif en attente, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche d’apparence ligne verte de l’appel actif.
Si l’appel est visible (affiché dans une fenêtre sur l’écran du téléphone), appuyez sur la touche Attente.
La touche d’apparence ligne de l’appel en attente clignote en orange et un minuteur indique la durée de mise en attente de l’appel.
Pour reprendre un appel mis en attente, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche d’apparence ligne orange clignotante.
Si l’appel est visible (affiché dans une fenêtre sur l’écran du téléphone), appuyez sur la touche Attente.
L’appel en attente est repris et la touche d’apparence ligne associée à l’appel s’allume en vert fixe. Si votre téléphone est raccroché lorsqu’un appel est en attente, vous entendez une sonnerie de rappel dans les 10 secondes qui suivent, puis toutes les minutes tant que des appels sont en attente.
Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect), vous pouvez recevoir jusqu’à 16 appels simultanément. Vous êtes alerté d’un appel entrant via un ou plusieurs des indicateurs suivants :
Si vous recevez un appel alors que vous êtes en ligne, vous entendez un signal sonore dans la communication en cours.
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Prise en main
Procédure à suivre pour répondre à plusieurs appels et basculer entre les appels
Si l’une des touches d’apparence ligne est disponible, celle-ci clignote en vert et une fenêtre contenant l’ID d’appelant de l’appel entrant s’affiche. Une flèche associe la fenêtre à la touche d’apparence ligne.
Si toutes les touches d’apparence ligne sont occupées par des touches programmées et des appels actifs, entrants ou en attente, la fenêtre active de tout appel supplémentaire affiche l’ID d’appelant et identifie l’appel comme « Hors écran » et l'appel n’est pas associé à la touche d’apparence ligne. La Figure 6 à la page 30 indique un appel supplémentaire non affiché à l’écran. Dès qu’une touche d’apparence ligne se libère, l’appel supplémentaire en dehors de l’écran le plus ancien est associé à cette touche.
Figure 6 : Fenêtre active indiquant un appel supplémentaire non affiché à l’écran
Vous pouvez parcourir tous les appels actifs, entrants ou en attente affichés et non affichés à l’écran en appuyant sur les touches de navigation et pour localiser l’appel auquel vous souhaitez répondre ou revenir.
Pour répondre à un appel entrant associé à une touche d’apparence ligne et mettre l’appel actif en attente, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche d’apparence ligne verte clignotante correspondant à l’appel entrant.
Appuyez sur la touche programmable Répdre.
Pour répondre à un appel entrant qui n’est pas affiché sur l’écran et mettre l’appel actif en attente, appuyez sur la touche programmable Répdre.
Si vous ne parvenez pas à recevoir les appels entrants car aucune ligne n’est disponible, le système réagit comme suit :
Si la condition de transfert de l’état de disponibilité en cours est définie sur Pas de réponse/ Occupé, l’appelant est envoyé vers la destination Occupé configurée. Si vous disposez d’une boîte vocale, la destination Occupé par défaut fait office de boîte vocale.
Si la condition de transfert de l’état de disponibilité en cours est définie sur Jamais, l’appelant entend une tonalité Occupé.
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1
Prise en main
Déviation d’un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro
Déviation d’un appel entrant vers la messagerie vocale ou un autre numéro Que votre téléphone soit actif ou que vous soyez en ligne, vous pouvez envoyer un appel entrant à votre boîte vocale ou à un autre numéro sans y répondre. Pour envoyer un appel entrant à la messagerie vocale :
Lorsque le téléphone sonne, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche Messagerie vocale.
Appuyez sur la touche programmable À MV.
Appuyez sur #.
L’appel est envoyé à votre boîte vocale. Pour transférer un appel entrant à un autre numéro sans y répondre : 1. Lorsque le téléphone sonne, appuyez sur la touche Transfér.. 2. Entrez le numéro auquel vous souhaitez transférer l’appel. L’appel est transféré au numéro désigné.
Transfert d’un appel Il existe deux méthodes pour transférer un appel :
Dans un transfert masqué, vous transférez l’appel sans que votre correspondant ne prenne l’appel.
Dans un transfert consultatif, vous parlez à votre correspondant avant de procéder au transfert.
Ces deux types de transfert font appel à une procédure similaire. Pour effectuer un transfert masqué : 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche Transfér. 2. Composez le numéro auquel vous souhaitez transférer l’appel. Conseil Si vous souhaitez annuler le transfert, appuyez sur la touche programmable Annuler ou reprenez l’appel en attente original. 3. Procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche Transfér.
Raccrochez.
L’appel est transféré au numéro désigné.
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Prise en main
Parcage et récupération d’appels
Pour effectuer un transfert consultatif : 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche Transfér. 2. Composez le numéro auquel vous souhaitez transférer l’appel. Conseil Si vous souhaitez annuler le transfert avant que votre correspondant ne prenne l’appel, appuyez sur la touche programmable Annuler ou reprenez l’appel en attente original. 3. Dès que votre correspondant répond à l’appel, procédez de l’une des façons suivantes :
Pour terminer le transfert, appuyez sur la touche programmable Oui.
Pour annuler le transfert, appuyez sur la touche programmable Annuler.
Parcage et récupération d’appels Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect), vous pouvez parquer un appel connecté sur un autre poste et récupérer cet appel sur votre poste. Remarque Pour récupérer un appel parqué, l’appel doit être en attente sur l’autre poste. Pour parquer un appel : 1. Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche programmable Parquer. 2. Composez le numéro de poste sur lequel vous souhaitez parquer l’appel. L’appel est parqué sur le poste désigné. Remarque Si vous ne répondez pas à l’appel parqué au bout d’un délai spécifié (configuré par votre administrateur ShoreTel Connect), l’appel revient au poste d’origine. Le délai par défaut est de 60 secondes. Pour récupérer un appel sur votre poste : 1. Appuyez sur la touche programmable Récup. 2. Composez le numéro du poste sur lequel se trouve l’appel que vous souhaitez récupérer. L’appel parqué est récupéré sur votre poste.
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Prise en main
Prise d’un appel entrant d’un autre poste
Prise d’un appel entrant d’un autre poste Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect), vous pouvez prendre un appel qui sonne sur un autre poste. 1. Si vous souhaitez répondre à un appel entrant sur un autre téléphone, appuyez sur la touche programmable Prise. 2. Composez le numéro de poste dont vous souhaitez prendre l’appel entrant. L’appel est à présent actif sur votre poste.
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CHAPITRE
2.
Personnalisation du téléphone
Ce chapitre explique comment personnaliser le téléphone IP ShoreTel 480/480g. Il comprend les sections suivantes : Présentation de la personnalisation du téléphone .......................................................... 35 Configuration des touches programmables .................................................................... 35 Description des états de disponibilité .............................................................................. 36 Modification de l’état de disponibilité actif................................................................. 37 Options propres aux différents états de disponibilité ................................................ 37 Changement de la préférence de décrochage automatique ........................................... 39 Sélection d’un type de casque ........................................................................................ 39 Modification de la sonnerie ............................................................................................. 40 Modification du fuseau horaire du téléphone .................................................................. 41 Personnalisation des paramètres audio du téléphone .................................................... 42 Activation de la sonnerie simultanée............................................................................... 42 Activation du mode mains libres pour supprimer la tonalité sur les casques en mode Décroché......................................................................................................................... 43 Modification de l’état du client Workgroup Agent ............................................................ 43 Activation ou désactivation de la sonnerie simultanée sur des téléphones auxiliaires ... 44 Déplacement d’un appel vers un autre téléphone........................................................... 45
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2
Personnalisation du téléphone
Présentation de la personnalisation du téléphone
Présentation de la personnalisation du téléphone Vous pouvez personnaliser le téléphone en configurant certaines options utilisateur. Cette section explique comment personnaliser les options utilisateur suivantes via l’interface du téléphone :
Touches programmables
État de disponibilité
Sonnerie
Paramètres audio
Fuseau horaire
Sonnerie simultanée
Mode mains libres (suppression de la tonalité pour les utilisateurs de casques)
État du client Workgroup Agent
Vous pouvez en outre modifier les options utilisateur avec le client ShoreTel Connect. Reportez-vous à la documentation du client ShoreTel Connect pour plus d’informations.
Configuration des touches programmables Les touches programmables vous permettent d’exécuter certaines tâches en appuyant sur une seule touche. Vous pouvez configurer les touches programmables de votre téléphone comme suit :
Si votre administrateur ShoreTel Connect vous a accordé les autorisations nécessaires, vous pouvez configurer les touches programmables pour composer un poste ou un numéro externe via une seule touche.
Votre administrateur ShoreTel Connect peut affecter une série de fonctions spéciales aux touches d’apparence ligne de votre téléphone, notamment la supervision des appels ou le coach discret, afin que vous puissiez rapidement exécuter certaines fonctions en appuyant sur une seule touche au lieu de plusieurs.
Remarque Étant donné que les fonctions que vous pouvez configurer sur les touches programmables sont un sous-ensemble des fonctions que peut configurer votre administrateur ShoreTel Connect, veillez à ne pas programmer une touche que votre administrateur a déjà configurée pour une fonction différente. Si vous souhaitez rétablir la configuration d’une touche initialement programmée par l’administrateur, vous devez faire appel à lui. Pour programmer les touches en vue de composer un numéro : 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche.
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2
Personnalisation du téléphone
3. Appuyez sur la touche de navigation
Description des états de disponibilité
pour accéder à l’option Touches program.
4. Lorsque l’option Touches program. est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche d’apparence ligne que vous souhaitez programmer. 6. Lorsque l’option Composer le numéro est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Sélect. 7. Entrez le numéro que vous souhaitez programmer. 8. Appuyez sur la touche programmable Suiv. 9. Entrez le libellé que vous souhaitez afficher en regard de la touche pour ce numéro. 10. Appuyez sur la touche programmable Fin. 11. Répétez les étapes 4 à 10 pour programmer une autre touche, ou appuyez sur la touche programmable Quitter. Pour annuler la programmation des touches : 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Touches program.
4. Lorsque l’option Touches program. est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche programmée que vous souhaitez modifier en touche d’apparence ligne. 6. Lorsque l’option Apparence Ligne est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Sélect. 7. Pour revenir au menu Options, appuyez sur la touche programmable Quitter. 8. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Description des états de disponibilité Vous pouvez définir six états de disponibilité pour votre poste. Il est possible de configurer ces états de disponibilité avec des options « Ne pas déranger » pour renvoyer les appels entrants à un autre numéro ou les envoyer à la messagerie vocale. Il est par ailleurs possible d’enregistrer un message d’accueil différent pour chaque état de disponibilité.
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Personnalisation du téléphone
Modification de l’état de disponibilité actif
L’interface de votre téléphone permet de configurer les options de chaque état de disponibilité, notamment les destinations de renvoi d’appel, le nombre de sonneries et la sonnerie simultanée. Vous pouvez en outre configurer ces options avec le client ShoreTel Connect. Les états de disponibilité sont les suivants :
Disponible (mode par défaut) permet de répondre à tous les appels entrants.
En réunion
Absence bureau
En vacances
Personnalisé
Ne pas déranger
Si vous sélectionnez l’état de disponibilité « Ne pas déranger », l’icône s’affiche sur votre téléphone pour toutes les touches d’apparence ligne, et les voyants de ces touches s’allument en orange. L’option « Ne pas déranger » est activée dès que vous spécifiez que les appels doivent toujours être renvoyés. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Options propres aux différents états de disponibilité.
Modification de l’état de disponibilité actif 1. Appuyez sur la touche programmable État. Les états de disponibilité s’affichent, et l’état en cours est indiqué par une coche. 2. Pour sélectionner un autre état, procédez de l’une des façons suivantes :
Sur le clavier, appuyez sur le numéro de l’état de disponibilité voulu.
Appuyez sur les touches de navigation ou pour sélectionner l’état de disponibilité voulu, puis appuyez sur la touche programmable OK.
Votre téléphone passe au nouvel état sélectionné. Remarque Appuyez sur la touche programmable État pour passer de l’état « Disponible » au mode « En réunion », ou de l’un des autres états à l’état « Disponible » après cinq secondes. Si vous parcourez les états de disponibilité, le minuteur est ignoré.
Options propres aux différents états de disponibilité 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’ouvre et l’option Disponibilité est en surbrillance. 3. Lorsque l’option Disponibilité est en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Modifier.
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Personnalisation du téléphone
Options propres aux différents états de disponibilité
4. Appuyez sur la touche de navigation pour accéder à l’état de disponibilité dont vous souhaitez spécifier les options, puis appuyez sur la touche programmable Modifier. 5. Spécifiez quand renvoyer les appels en appuyant sur la touche programmable Modif., en utilisant les touches de navigation pour accéder et mettre en surbrillance l’une des valeurs suivantes, et en appuyant sur la touche programmable OK :
Toujours signifie que les appels reçus lorsque cet états de disponibilité est activé sont toujours renvoyés au numéro de destination spécifié. Lorsque vous sélectionnez Toujours, vous pouvez également spécifier la Destin. Toujours (qui est le numéro auquel vous souhaitez renvoyer les appels) ou accepter la destination par défaut.
Pas de réponse signifie que les appels reçus lorsque cet état de disponibilité est actif sont renvoyés au numéro de destination spécifié uniquement lorsque vous ne répondez pas au téléphone ou lorsque le téléphone n’est pas en mesure de prendre d’autres appels. Vous pouvez également configurer les options suivantes ou accepter les valeurs par défaut : Lorsque vous sélectionnez Pas de réponse, vous pouvez également configurer les options suivantes ou accepter les valeurs par défaut :
Pas de réponse. Spécifiez le numéro auquel vous souhaitez renvoyer les appels lorsque vous n’y répondez pas.
Nbre sonneries Spécifiez le nombre de sonneries avant le renvoi de l’appel.
Destin. : Occupé Spécifiez le numéro auquel renvoyer l’appel si votre poste est occupé.
Jamais signifie que les appels reçus lorsque cet états de disponibilité est activé ne sont jamais renvoyés.
6. Pour l’option Sonnerie simult., sélectionnez Activer ou Désactiver si vous souhaitez que les téléphones que vous avez configurés avec le client ShoreTel Connect sonnent simultanément avec votre poste. Notez néanmoins que si vous choisissez de toujours renvoyer les appels à un autre numéro, votre poste ne sonne pas. 7. Après avoir défini les options, appuyez sur la touche programmable Retour. Vos modifications sont enregistrées. 8. Procédez de l’une des façons suivantes :
Pour définir l’état de disponibilité sélectionné comme état actif, appuyez sur la touche programmable OK.
Pour continuer sans modifier l’état de disponibilité, appuyez sur la touche programmable Annuler.
9. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
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Personnalisation du téléphone
Changement de la préférence de décrochage automatique
Changement de la préférence de décrochage automatique Si vous utilisez fréquemment un casque avec votre téléphone, vous pouvez désigner votre casque comme chemin audio automatiquement activé lorsque vous passez ou recevez des appels. Le haut-parleur est la préférence de décrochage automatique par défaut. Pour plus d’informations sur les types de casque, reportez-vous à la section Sélection d’un type de casque à la page 39. 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Décrochage auto.
4. Une fois l’option Décrochage auto mise en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche de navigation ou pour sélectionner Haut-parleur ou Casque, puis appuyez sur la touche programmable OK. 6. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Sélection d’un type de casque Dans le menu Options, vous pouvez spécifier l’utilisation de l’un des types de casque suivants avec votre téléphone :
Filaire : sélectionnez cette option pour utiliser un casque filaire pris en charge.
Sans fil : sélectionnez cette option pour utiliser un casque sans fil pris en charge.
APD80 : sélectionnez cette option si vous avez un casque sans fil utilisant le câble d’adaptateur Plantronics APD-80. Remarques
Avec les paramètres Sans fil ou APD80, vous pouvez décrocher et raccrocher directement depuis votre casque sans fil.
L’option APD80 permet de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telles qu’une tonalité dans le casque lors de la réception d’appel et la possibilité de décrocher/raccrocher en appuyant sur le bouton
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du téléphone.
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Personnalisation du téléphone
Modification de la sonnerie
Pour sélectionner le type de casque : 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Type de casque.
4. Une fois l’option Type de casque mise en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Modif. La liste des types de casque s’affiche. 5. Appuyez sur la touche de navigation ou appuyez sur la touche programmable OK.
pour sélectionner le type voulu de casque, puis
6. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Modification de la sonnerie 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Sonnerie.
4. Appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche de navigation ou pour parcourir les sonneries disponibles, puis procédez comme suit pour écouter les sonneries :
Pour écouter la sonnerie sélectionnée telle qu’elle retentirait lors d’un appel interne, appuyez sur la touche programmable Interne.
Pour écouter la sonnerie sélectionnée telle qu’elle retentirait lors d’un appel externe, appuyez sur la touche programmable Externe.
6. Après avoir identifié la sonnerie que vous souhaitez utiliser, mettez-la en surbrillance et appuyez sur la touche programmable OK. 7. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
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Personnalisation du téléphone
Modification du fuseau horaire du téléphone
Modification du fuseau horaire du téléphone Par défaut, votre téléphone utilise le fuseau horaire spécifié par le commutateur vocal qui le commande. Vous pouvez modifier le fuseau horaire par défaut et sélectionner celui de votre choix. 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Fuseau horaire.
4. Appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche de navigation pour parcourir les différents fuseaux horaires et mettre en surbrillance celui que vous souhaitez utiliser. Remarque Le fuseau horaire actuellement sélectionné est indiqué par une coche. 6. Appuyez sur la touche programmable OK. 7. Appuyez sur la touche programmable Quitter. Le fuseau horaire affiché sur l’écran du téléphone correspond au fuseau horaire sélectionné. Pour revenir au fuseau horaire par défaut : 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Fuseau horaire.
4. Appuyez sur la touche programmable Réinit. 5. Appuyez sur la touche programmable Quitter. Le fuseau horaire affiché sur l’écran du téléphone correspond au fuseau horaire par défaut.
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Personnalisation du téléphone
Personnalisation des paramètres audio du téléphone
Personnalisation des paramètres audio du téléphone Si vous souhaitez modifier le gain audio de votre combiné, ou bien de son haut-parleur ou son microphone, vous pouvez régler ces valeurs directement sur le téléphone. Vous pouvez également régler le gain audio du microphone mains libres du téléphone, ainsi que le niveau de gain de l’effet local. (L’effet local ou « sidetone » désigne le son de votre voix que vous entendez dans votre oreillette pendant que vous parlez dans le récepteur. Le contrôle du niveau de gain d’effet local du microphone permet d’éviter de parler exagérément fort dans votre microphone.) Dans la mesure où ces paramètre font partie de votre profil utilisateur, si vous affectez votre poste à un autre téléphone, ils sont reportés sur cet autre téléphone. 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Paramètres audio.
4. Appuyez sur la touche programmable Ouvrir. 5. Appuyez sur la touche de navigation pour parcourir les différents paramètres audio. Procédez ensuite comme indiqué ci-dessous pour les modifier : a. Lorsque l’option voulue est sélectionnée, appuyez sur la touche programmable Ouvrir. b. Utilisez les touches programmables Augmenter ou Réduire pour régler le niveau de gain. c. Appuyez sur la touche programmable Retour pour revenir au menu Paramètres audio. 6. Appuyez sur la touche programmable Retour. 7. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Activation de la sonnerie simultanée Si votre administrateur ShoreTel Connect a configuré la fonction de sonnerie simultanée sur votre téléphone, vous pouvez désigner jusqu’à deux téléphones auxiliaires pour qu’ils sonnent simultanément avec le vôtre. Cette fonction est utile si vous êtes absent du bureau et souhaitez que tous les appels reçus sur votre poste sonnent également sur un numéro de téléphone portable ou un autre numéro de téléphone. Pour plus d’informations sur l’activation de la sonnerie simultanée, reportez-vous à la section Options propres aux différents états de disponibilité à la page 37.
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Personnalisation du téléphone Activation du mode mains libres pour supprimer la tonalité sur les casques en mode Décroché
Activation du mode mains libres pour supprimer la tonalité sur les casques en mode Décroché Si vous utilisez fréquemment un casque, vous pouvez activer le mode mains libres afin de ne pas entendre la tonalité lorsque vous passez en mode Décroché sur votre casque filaire ou sans fil. Remarque Même si le mode mains libres est activé, si votre messagerie vocale contient des messages non consultés, vous entendez une brève tonalité saccadée. 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation
pour accéder à l’option Mode mains lib.
4. Pour activer le mode mains libres, utilisez l’une des méthodes suivantes :
Appuyez sur la touche programmable Bascule pour basculer la valeur de sonnerie entre Désactiver et Activer.
Appuyez sur le bouton de sélection du clavier de navigation pour basculer entre Activer et Désactiver.
Sur le clavier de navigation, appuyez sur la touche touche
pour sélectionner Activer ou sur la
pour sélectionner Désactiver.
5. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Modification de l’état du client Workgroup Agent Si vous disposez d’au moins une licence d’accès à Workgroup Agent et faites partie d’un groupe de travail, vous pouvez indiquer si votre groupe de travail est connecté ou déconnecté à l’aide de votre téléphone. Si vous êtes un opérateur ou le superviseur d’un groupe de travail, vous pouvez par ailleurs spécifier le mode Pause depuis votre téléphone. 1. Appuyez sur la touche programmable Options. 2. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. Le menu Options s’affiche. 3. Appuyez sur la touche de navigation pour accéder au menu État de l’agent, qui indique votre état d’agent actuel au moyen d’une coche.
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2
Personnalisation du téléphone
Activation ou désactivation de la sonnerie simultanée sur des téléphones auxiliaires
4. Appuyez sur la touche programmable Modif. 5. Appuyez sur la touche de navigation pour mettre en surbrillance l’état de Workgroup Agent que vous souhaitez modifier, comme suit :
Pour vous connecter, mettez en surbrillance Connexion, puis appuyez sur la touche programmable OK.
Pour vous déconnecter, mettez en surbrillance Déconnexion, puis appuyez sur la touche programmable OK.
Si vous êtes un opérateur ou le superviseur d’un groupe de travail et avez besoin de temps pour mettre en pause un appel précédent, mettez en surbrillance l’option Pause, puis appuyez sur la touche programmable OK.
Si vous avez terminé la pause de l’appel précédent, mettez en surbrillance l’option An. pause, puis appuyez sur la touche programmable OK.
6. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Activation ou désactivation de la sonnerie simultanée sur des téléphones auxiliaires Si vous souhaitez que des téléphones auxiliaires (notamment votre téléphone portable, votre téléphone personnel ou tout autre numéro externe) sonnent simultanément avec votre poste affecté, vous pouvez configurer ces téléphones auxiliaires avec le client ShoreTel Connect ou demander à votre administrateur ShoreTel Connect de le faire pour vous. Une fois les téléphones auxiliaires configurés, vous pouvez activer ou désactiver la sonnerie simultanée pour ces téléphones en utilisant les touches programmables de votre téléphone.
Pour activer la sonnerie simultanée sur les téléphones auxiliaires, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche programmable AddOn, puis sur OK.
Utilisez le menu Options comme suit : a. Appuyez sur la touche programmable Options. b. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. c. Accédez à l’option Tél. auxiliaire. d. Une fois l’option Tél. auxiliaire mise en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Bascule pour activer les téléphones auxiliaires. e. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
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2
Personnalisation du téléphone
Déplacement d’un appel vers un autre téléphone
Pour désactiver la sonnerie simultanée sur les téléphones auxiliaires, procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche programmable AddOff, puis sur OK.
Utilisez le menu Options comme suit : a. Appuyez sur la touche programmable Options. b. Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable OK. c. Accédez à l’option Tél. auxiliaire. d. Une fois l’option Tél. auxiliaire mise en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Bascule pour désactiver les téléphones auxiliaires. e. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Déplacement d’un appel vers un autre téléphone Si votre téléphone est configuré pour sonner simultanément avec des téléphones auxiliaires (notamment votre téléphone portable, votre téléphone personnel ou tout autre numéro externe), vous pouvez facilement déplacer les appels actifs de votre poste affecté vers l’un de ces téléphones, à condition que ceux-ci soient activés. Par exemple, si vous participez à un appel conférence, vous pouvez déplacer l’appel de votre téléphone fixe vers votre téléphone portable et quitter le bureau sans interrompre la conférence. Une fois l’appel de sonnerie simultanée établi, vous pouvez basculer les appels entre les différents appareils de sonnerie simultanée.
Pour déplacer un appel en cours de votre téléphone fixe vers un téléphone auxiliaire, appuyez sur la touche programmable Déplacer de votre téléphone fixe. Les téléphones auxiliaires sonnent, et l’appel est déplacé lorsque vous répondez à l’un de ces téléphones.
Pour déplacer un appel en cours d’un téléphone auxiliaire vers votre téléphone fixe, appuyez sur la touche programmable Déplacer de votre téléphone fixe. L’appel est déplacé vers votre téléphone fixe sans que celui-ci ne sonne.
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CHAPITRE
3.
Utilisation des fonctions avancées
Ce chapitre explique comment utiliser les fonctions avancées du téléphone IP ShoreTel 480/480g. Il comprend les sections suivantes : Procédure à suivre pour établir un appel conférence ............................................... 47 Utilisation de la fonction Fusion lors d’un appel conférence ..................................... 48 Utilisation de l’interphone .......................................................................................... 48 Annonce sur haut-parleur.......................................................................................... 49 Autres fonctions avancées ........................................................................................ 49
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Utilisation des fonctions avancées
Procédure à suivre pour établir un appel conférence
Procédure à suivre pour établir un appel conférence Pour établir un appel conférence, plusieurs personnes doivent se connecter au même appel. Le nombre de personnes qu’il est possible de réunir au sein d’un appel conférence via la touche Cnférnce dépend de la configuration du système. Contactez votre administrateur ShoreTel Connect pour obtenir de plus amples informations sur les fonctionnalités de conférence de votre système. Vous pouvez établir un appel conférence en procédant de l’une des façons suivantes :
Dans une conférence masquée, vous établissez la conférence sans que les personnes invitées ne répondent à l’appel.
Dans une conférence consultative, vous parlez aux personnes invitées avant de les ajouter à la conférence.
Pour établir un appel conférence : 1. Composez le poste de la première personne que vous souhaitez consulter et inclure à la conférence. 2. Appuyez sur la touche Cnférnce. L’appel est mis en attente. Conseil Appuyez sur la touche programmable Annuler ou sur la touche Attente si vous souhaitez annuler la conférence. 3. Composez le poste de la personne suivante que vous souhaitez ajouter à la conférence. 4. Après avoir composé le numéro de poste, vous pouvez également effectuer l’une des opérations suivantes :
Appuyez sur la touche programmable Conf. pour lancer une conférence masquée.
Appuyez sur la touche programmable Consult. ou attendez que le délai expire pour lancer une conférence consultative.
Si vous disposez des autorisations nécessaires, appuyez sur la touche programmable Intphne pour contacter votre correspondant via l’interphone.
5. Procédez de l’une des façons suivantes :
Lorsque le téléphone sonne, passez à l’étape suivante.
Attendez que la personne réponde, puis consultez-la si nécessaire.
6. Si vous avez établi une conférence consultative ou par interphone, appuyez sur la touche programmable Oui lorsque vous y êtes invité pour poursuivre la conférence. Une conférence à trois est établie. Le nombre de participants inclus à la conférence s’affiche sur votre téléphone. 7. Répétez les étapes 1 à 6 pour chaque personne que vous souhaitez inclure à la conférence.
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3
Utilisation des fonctions avancées
Utilisation de la fonction Fusion lors d’un appel conférence
Conseil Si vous souhaitez afficher le nom des personnes qui participent à la conférence, appuyez sur la touche programmable Affch. Lorsque les participants à la conférence sont affichés, pour supprimer une personne de la conférence, utilisez la touche de navigation ou pour accéder au nom de cette personne dans la liste. Une fois le nom mis en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Suppr. Pour revenir à l’écran de la conférence, appuyez sur la touche programmable Retour.
Utilisation de la fonction Fusion lors d’un appel conférence Lors d’un appel actif ou d’une conférence, vous pouvez ajouter un autre appel entrant ou en attente à la conférence via la fonction Fusion.
Pour ajouter l’appel à un appel ou une conférence existants, appuyez sur la touche programmable Fusion.
Si un seul appel est actif sur le téléphone, le nouvel appel est automatiquement ajouté à l’appel en attente ou à la conférence.
Si plusieurs autres appels sont en attente, une liste des appels auxquels vous pouvez fusionner l’appel actif s’affiche. Utilisez les touches de navigation pour accéder à l’appel que vous souhaitez fusionner, puis appuyez sur la touche programmable Fusion.
Si l’appel est un appel en attente, lorsque vous appuyez sur la touche programmable Fusion, l’appel en attente est fusionné avec l’appel actif.
Utilisation de l’interphone La fonction Interphone vous permet de communiquer avec un correspondant sans avoir à l’appeler via la ligne traditionnelle. Pour utiliser cette fonction, vous et l’autre personne devez utiliser des téléphones IP ShoreTel et disposer des autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect). La fonction d’interphone est également disponible sous forme de touche programmable via l’annuaire, le visualiseur Historique et la fonction de conférence. Votre administrateur ShoreTel Connect peut en outre configurer l’interphone comme touche programmée. Pour utiliser l’interphone en vue de contacter une personne : 1. Soulevez le combiné. 2. Composez * 15, puis le numéro de poste de la personne à contacter.
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Utilisation des fonctions avancées
Annonce sur haut-parleur
Annonce sur haut-parleur Si votre téléphone et d’autres téléphones sur votre site sont configurés pour l’annonce sur haut-parleur, vous pouvez créer un message de façon à le diffuser sur un haut-parleur connecté (généralement de plafond). Vous pouvez aussi utiliser les annonces de groupe pour envoyer des annonces simultanées à tous les téléphones inclus dans une liste de postes. Pour utiliser les différents types d’annonces, votre administrateur ShoreTel Connect doit vous accorder les autorisations pertinentes. Pour envoyer une annonce sur haut-parleur : 1. Composez le numéro que votre administrateur ShoreTel Connect vous a fourni, attendez la tonalité de confirmation, puis commencez à parler dans le combiné. 2. Raccrochez lorsque vous avez terminé. Remarque Si vous entendez une tonalité d’erreur lorsque vous créez votre annonce, il est possible que la fonction d’annonce sur haut-parleur ne soit pas configurée sur votre site ou que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour l’utiliser. Contactez votre administrateur ShoreTel Connect pour obtenir de l’aide.
Autres fonctions avancées Votre administrateur ShoreTel Connect peut vous affecter une série de fonctions et autorisations auxquelles vous pouvez accéder via les touches programmables de votre téléphone. Certaines de ces fonctions sont également disponibles via les codes étoile. Le Tableau 5 à la page 50 décrit ces fonctions avancées. Ces fonctions sont disponibles uniquement si votre administrateur ShoreTel Connect a configuré votre profil utilisateur avec les autorisations nécessaires.
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Utilisation des fonctions avancées
Autres fonctions avancées
Tableau 5 : Fonctions avancées Nom de la fonction Intervention
Code étoile
Description
Composez *16, puis le poste impliqué dans l’appel actif que vous souhaitez joindre.
Vous pouvez joindre un appel en cours (« intervenir ») en tant que participant à la conférence. Cette fonction est utile aux opérateurs, assistants de direction, formateurs et superviseurs de groupes de travail. Cette fonction inclut des signaux visuels, notamment des voyants lumineux de couleur et un sous-ensemble d’icônes simples vous permettant de superviser le poste de manière limitée.
Bridged Call Appearance/Shared Call Appearance
Vous pouvez afficher l’activité des appels et interagir avec les appels d’un autre poste. Ces informations « pontées », plus détaillées que celles fournies par la fonction Supervision de poste, permettent de gérer les appels plus rapidement entre les utilisateurs. La touche d’apparence ligne affectée au poste ciblé affiche plusieurs icônes et voyants lumineux de couleur, et clignote en fonction du type d’appel.
Appeler la boîte vocale
Vous pouvez appeler directement la boîte vocale d’une autre personne sans faire sonner son téléphone.
Interphone
Composez *15, puis le poste de la personne que vous souhaitez contacter par interphone.
Vous pouvez utiliser une touche programmée pour contacter un autre utilisateur.
Superviser le poste
Vous pouvez superviser le poste d’un autre utilisateur afin de l’aider à gérer les appels sur son poste. La touche d’apparence ligne affectée au poste ciblé affiche plusieurs icônes et voyants lumineux de couleur, et clignote en fonction du type d’appel. Vous pouvez par ailleurs utiliser la touche du poste supervisé pour composer rapidement ce poste en fonction de la façon dont votre administrateur ShoreTel Connect a configuré cette touche.
Annonce
Vous pouvez accéder au poste d’annonce sur haut-parleur de votre site.
Parquer
Téléphone IP ShoreTel 480/480g
Composez *11, puis le numéro du poste sur lequel vous souhaitez parquer l’appel.
Vous pouvez parquer un appel sur un autre poste.
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Utilisation des fonctions avancées
Autres fonctions avancées
Tableau 5 : Fonctions avancées (suite) Nom de la fonction
Code étoile
Description
Prise
Composez *13, puis le poste à partir duquel vous souhaitez prendre un appel entrant.
Vous pouvez prendre un appel entrant d’un autre poste
Prendre la sonnerie de nuit
Composez *14, puis le poste.
Vous pouvez prendre un appel à partir d’un poste qui sonne sur un haut-parleur. Cette fonction peut être utile en dehors des heures de bureau lorsqu’un appelant a besoin de contacter une personne sur un site.
Enregistrer l’appel
Vous pouvez enregistrer un appel externe actif sur votre poste en appuyant sur une touche programmée.
Enregistrer le poste
Vous pouvez enregistrer un appel externe actif sur le poste d’une autre personne. Cette fonction est utile pour les utilisateurs tels que les superviseurs de groupes de travail.
Coach discret
Composez *22, puis le poste de la personne que vous souhaitez conseiller.
Vous pouvez écouter et conseiller une personne pendant un appel sans que son correspondant vous entende.
Écoute discrète
Composez *17, puis le poste que vous souhaitez écouter.
Vous pouvez écouter discrètement un appel sur un autre poste. Vous rejoignez l’appel en cours sans qu’aucun des correspondants ne vous entende ou ne vous voit. Cette fonction est utile pour les utilisateurs tels que les superviseurs de groupes de travail. Cette fonction inclut des signaux visuels, notamment des voyants lumineux de couleur et un sous-ensemble d’icônes simples vous permettant de superviser le poste de manière limitée.
Récupérer
Composez *12, puis le numéro du poste sur lequel vous souhaitez récupérer l’appel.
Vous pouvez récupérer un appel parqué ou en attente sur un autre poste.
Annonce confidentielle
Composez *19, puis le poste de la personne à laquelle vous souhaitez parler.
Vous pouvez rejoindre un appel sur un autre poste et parler à la personne sans que son correspondant ne vous entende. La personne peut vous répondre en privé via la fonction d’annonce confidentielle en mode Coup. son.
Annonce confidentielle en mode Coup. son
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Si vous recevez une annonce confidentielle, vous pouvez parler en privé à votre correspondant.
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CHAPITRE
Utilisation de la messagerie vocale 4.
Ce chapitre fournit des informations sur la messagerie vocale de votre téléphone ou le système de messagerie vocale. Il comprend les sections suivantes : Présentation de la messagerie vocale ............................................................................ 53 Utilisation de la messagerie vocale................................................................................. 53 Interaction avec les messages de la messagerie vocale visuelle............................. 54 Composition de messages depuis la messagerie vocale visuelle ............................ 55 Réponse aux messages de la messagerie vocale visuelle ...................................... 57 Transfert de messages depuis la messagerie vocale visuelle.................................. 58 Affichage des messages sauvegardés dans la messagerie vocale visuelle ............ 60 Suppression des messages de la messagerie vocale visuelle................................. 61 Utilisation du système de messagerie vocale ................................................................. 61 Connexion au système de messagerie vocale ......................................................... 61 Interaction avec les nouveaux messages dans le système de messagerie vocale.. 63 Consultation des messages sauvegardés ................................................................ 64 Envoi de messages depuis la messagerie vocale .................................................... 64 Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message ..... 65 Utilisation des options de la boîte vocale ................................................................. 66
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Utilisation de la messagerie vocale
Présentation de la messagerie vocale
Présentation de la messagerie vocale Un voyant rouge clignotant dans l’angle supérieur droit du téléphone et l’icône dans la partie supérieure de l’écran du téléphone indiquent que votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Grâce au téléphone IP ShoreTel 480/480g, vous pouvez accéder aux messages de votre boîte vocale en procédant de l’une des façons suivantes :
La messagerie vocale visuelle, disponible via l’interface du téléphone, vous fournit des informations détaillées sur vos messages et vous permet d’écouter vos messages dans l’ordre souhaité. Pour interagir avec vos messages vocaux, vous utilisez les touches programmables du téléphone plutôt que les invites vocales des boîtes vocales traditionnelles.
Le système de messagerie vocale de ShoreTel dispose d’une messagerie vocale traditionnelle que vous pouvez utiliser via les invites d’un guide vocal.
Ce chapitre vous explique les deux méthodes dont vous disposez pour accéder à la messagerie vocale.
Utilisation de la messagerie vocale Grâce à la messagerie vocale visuelle, vous pouvez accéder à vos messages et interagir avec eux via l’écran du téléphone. D’un seul coup d’œil, vous pouvez afficher les informations suivantes concernant les messages de votre boîte vocale :
Le nom et le numéro de téléphone de la personne ayant laissé le message ;
La date ou l’heure du message ;
S’il s’agit d’un message de diffusion et s’il est marqué urgent, privé ou avec accusé de réception.
Les messages les plus récents s’affichent en premier. Le numéro situé dans la partie supérieure de l’écran principal du téléphone indique le nombre de messages non consultés. Dans la messagerie vocale visuelle, le numéro situé dans la partie supérieure indique le nombre de messages dans votre boîte. Les messages non consultés sont affichés en caractères gras. Les messages qui ont déjà été consultés s’affichent en caractères normaux. Lorsque vous écoutez un message, un indicateur de progression indique le point actuel du message. Vous pouvez à tout moment mettre en pause les messages, passer aux messages suivants et revenir aux messages précédents. Vous pouvez également utiliser l’interface de messagerie vocale visuelle pour enregistrer un nouveau message vocal et désigner les destinataires, inclure une étiquette de sujet pour le message, marquer le message comme urgent, marquer le message comme privé et demander un accusé de réception. Vous pouvez également transférer un message vers un ou plusieurs destinataires ou leur répondre. Le Tableau 6 décrit les icônes affichées sur la messagerie vocale visuelle.
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Utilisation de la messagerie vocale
Interaction avec les messages de la messagerie vocale visuelle
Tableau 6 : Icônes de la messagerie vocale Icône
Description Message vocal
Message vocal urgent (quel que soit le type de message vocal) Message vocal de diffusion
Message vocal de diffusion avec accusé de réception sollicité Message vocal de diffusion privé
Message vocal de diffusion privé avec accusé de réception sollicité Message vocal privé
Message vocal privé avec accusé de réception sollicité Message vocal avec accusé de réception
Interaction avec les messages de la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Appuyez sur les touches de navigation message souhaité.
et
pour parcourir vos messages et identifier le
4. Procédez de l’une des façons suivantes pour écouter vos messages (vous n’entendrez aucune tonalité).
Si vous souhaitez écouter vos messages avec le combiné, décrochez le combiné.
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Utilisation de la messagerie vocale
Composition de messages depuis la messagerie vocale visuelle
Si vous souhaitez écouter vos messages avec un casque, appuyez sur la touche utilisez un casque sans fil, passez en mode Décroché sur votre casque).
(si vous
Si vous souhaitez écouter vos messages via le haut-parleur du téléphone, vous n’avez rien à faire. Par défaut, les messages sont diffusés via le haut-parleur.
5. Sélectionnez l’une des actions suivantes :
Pour lire le message, appuyez sur la touche programmable Lecture. Lors de la lecture du message, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Pour mettre le message en pause, appuyez sur la touche programmable Pause.
Pour revenir en arrière de quelques secondes, appuyez sur la touche programmable Ret. rap.
Pour avancer de quelques secondes, appuyez sur la touche programmable Av. rap.
Pour arrêter la lecture du message, appuyez sur la touche programmable Arrêter.
Remarque Si votre système ShoreTel a été configuré de façon à vous informer de la suppression des nouveaux messages ou des messages sauvegardés au bout d’un certain nombre de jours, vous recevez ce type de notification sous forme de message dans la boîte vocale de votre messagerie vocale visuelle. Cette notification apparaît comme un message que vous vous êtes envoyé à vous-même. Lorsque vous sélectionnez le message, la notification s’affiche comme message d’avertissement sur le téléphone ; il ne s’agit pas d’un fichier audio. Après avoir lu le message à l’écran, vous pouvez le supprimer en appuyant sur la touche programmable Suppr.
Pour supprimer le message, appuyez sur la touche programmable Suppr.
Pour appeler la personne ayant laissé le message, appuyez sur la touche programmable Rappel.
Pour sauvegarder le message, appuyez sur la touche programmable Plus, puis sur la touche programmable Sauvg.
Pour voir plus de détails sur le message, notamment la ligne de l’objet ou adresse e-mail de l’expéditeur, appuyez sur la touche programmable Plus, puis sur la touche Ouvrir.
6. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche programmable Quitter.
Composition de messages depuis la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Appuyez sur la touche programmable Plus. 4. Appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus.
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Utilisation de la messagerie vocale
Composition de messages depuis la messagerie vocale visuelle
5. Appuyez sur la touche programmable Composer. La page Composer Messagerie vocale s’affiche. 6. Désignez les destinataires du message vocal de la façon suivante : a. Appuyez sur la touche programmable À.... b. Appuyez sur les touches de navigation et pour parcourir l’annuaire sélectionné et affiché, afin de sélectionner les destinataires, puis appuyez sur la touche programmable Sélectionner lorsque chaque destinataire sélectionné. c. Appuyez sur la touche programmable Liste pour vous assurer que vous avez inclus les bons destinataires, puis exécutez l’une des opérations suivantes :
Si vous avez inclus des noms qui n’auraient pas dû l’être, sélectionnez ces noms et appuyez sur la touche programmable Désélectionner.
Si vous souhaitez revenir à l’annuaire pour sélectionner d’autres noms, appuyez sur la touche programmable Annuaire et répétez l’étape 6b ci-dessus.
Si vous êtes satisfait de la liste de destinataires sélectionnée, appuyez sur la touche programmable Retour pour revenir à la page Composer Messagerie vocale.
7. Si vous souhaitez entrer une étiquette Objet pour le message vocal, procédez de la façon suivante :
Appuyez sur la touches de navigation touche programmable Modifier.
pour sélectionner le menu Objet et appuyez sur la
Appuyez sur la touche programmable Effacer pour supprimer l’ensemble du texte.
Appuyez sur la touche programmable Eff. arr. pour supprimer quelques caractères.
Appuyez sur la touche programmable 1 -> aA pour parcourir et sélectionner un mode de texte, puis utilisez le clavier pour entrer le texte à utiliser pour la ligne Objet. Conseil Pour entrer un espace, sélectionnez la touche programmable de saisie de texte en minuscule (a -> A1) ou majuscule (A ->1a) et appuyez sur la touche * jusqu’à ce qu’un espace s’affiche.
Lorsque le texte vous paraît satisfaisant, appuyez sur la touche programmable Retour.
8. Si vous devez marquer le message vocal comme Urgent, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Urgent, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 9. Si vous devez marquer le message vocal comme Privé, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Privé, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 10. Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception lorsque le destinataire écoute le message, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’option Accusé de réception, puis appuyez sur la touche programmable Bascule.
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Utilisation de la messagerie vocale
Réponse aux messages de la messagerie vocale visuelle
11. Pour enregistrer un message vocal, appuyez sur la touche programmable Démarrer, enregistrez le message, puis appuyez sur Arrêter. 12. Appuyez sur la touche programmable Envoyer. Le message vocal est envoyé aux destinataires voulus. 13. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Réponse aux messages de la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Appuyez sur la touche programmable Plus. 4. Appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus. 5. Procédez de l’une des façons suivantes :
Pour répondre uniquement à la personne qui a envoyé le message, appuyez sur la touche programmable Répondre.
Pour répondre à l’expéditeur et l’ensemble des personnes qui ont reçu le message, appuyez sur la touche programmable Plus, puis sur Répondre tous. La page Composer Messagerie vocale s’affiche.
6. Si vous souhaitez ajouter des destinataires à la réponse au message vocal, procédez de la façon suivante : a. Appuyez sur la touche programmable À.... b. Appuyez sur les touches de navigation et pour parcourir l’annuaire sélectionné et affiché, afin de sélectionner les destinataires, puis appuyez sur la touche programmable Sélectionner lorsque chaque destinataire sélectionné. c. Appuyez sur la touche programmable Liste pour vous assurer que vous avez inclus les bons destinataires, puis exécutez l’une des opérations suivantes :
Si vous avez inclus des noms qui n’auraient pas dû l’être, sélectionnez ces noms et appuyez sur la touche programmable Désélectionner.
Si vous souhaitez revenir à l’annuaire pour sélectionner d’autres noms, appuyez sur la touche programmable Annuaire et répétez l’étape 6b.
Si vous êtes satisfait de la liste de destinataires sélectionnée, appuyez sur la touche programmable Retour pour revenir à la page Composer Messagerie vocale.
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Utilisation de la messagerie vocale
Transfert de messages depuis la messagerie vocale visuelle
7. Si vous souhaitez modifier l’étiquette Objet pour le message vocal, procédez de la façon suivante :
Appuyez sur la touches de navigation touche programmable Modifier.
pour sélectionner le menu Objet et appuyez sur la
Appuyez sur la touche programmable Effacer pour supprimer l’ensemble du texte.
Appuyez sur la touche programmable Eff. arr. pour supprimer quelques caractères.
Appuyez sur la touche programmable 1 -> aA pour parcourir et sélectionner un mode de texte, puis utilisez le clavier pour entrer le texte à utiliser pour la ligne Objet. Conseil Pour entrer un espace, sélectionnez le mode de saisie de texte en minuscule ou majuscule et appuyez sur la touche * jusqu’à ce qu’un espace s’affiche.
Lorsque le texte vous paraît satisfaisant, appuyez sur la touche programmable Retour.
8. Si vous devez marquer le message vocal comme Urgent, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Urgent, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 9. Si vous devez marquer le message vocal comme Privé, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Privé, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 10. Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception lorsque le destinataire écoute le message, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’option Accusé de réception, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 11. Si vous souhaitez inclure le message d’origine avec la réponse, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’option Inclure original, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 12. Pour enregistrer votre réponse à un message vocal, appuyez sur la touche programmable Démarrer, enregistrez le message, puis appuyez sur Arrêter. 13. Appuyez sur la touche programmable Envoyer. Le message vocal est envoyé aux destinataires voulus. 14. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Transfert de messages depuis la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Appuyez sur la touche programmable Plus. 4. Appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus.
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Utilisation de la messagerie vocale
Transfert de messages depuis la messagerie vocale visuelle
5. Appuyez sur la touche programmable Avancer. La page Composer Messagerie vocale s’affiche. 6. Désignez les personnes auxquelles vous souhaitez transférer le message de la façon suivante : a. Lorsque À est mis en surbrillance, appuyez sur la touche programmable À.... b. Appuyez sur les touches de navigation et pour parcourir l’annuaire sélectionné et affiché, afin de sélectionner les destinataires, puis appuyez sur la touche programmable Sélectionner lorsque chaque destinataire sélectionné. c. Appuyez sur la touche programmable Liste pour vous assurer que vous avez inclus les bons destinataires, puis exécutez l’une des opérations suivantes :
Si vous avez inclus des noms qui n’auraient pas dû l’être, sélectionnez ces noms et appuyez sur la touche programmable Désélectionner.
Si vous souhaitez revenir à l’annuaire pour sélectionner d’autres noms, appuyez sur la touche programmable Annuaire et répétez l’étape 6b.
Si vous êtes satisfait de la liste de destinataires sélectionnée, appuyez sur la touche programmable Retour pour revenir à la page Composer Messagerie vocale.
7. Si vous souhaitez modifier l’étiquette Objet pour le message vocal, procédez de la façon suivante :
Appuyez sur la touches de navigation touche programmable Modifier.
pour sélectionner le menu Objet et appuyez sur la
Appuyez sur la touche programmable Effacer pour supprimer l’ensemble du texte.
Appuyez sur la touche programmable Eff. arr. pour supprimer quelques caractères.
Appuyez sur la touche programmable 1 -> aA pour parcourir et sélectionner un mode de texte, puis utilisez le clavier pour entrer le texte à utiliser pour la ligne Objet. Conseil Pour insérer un espace entre des mots, sélectionnez le mode de saisie de texte en minuscule ou majuscule et appuyez sur la touche * jusqu’à ce qu’un espace s’affiche.
Lorsque le texte vous paraît satisfaisant, appuyez sur la touche programmable Retour.
8. Si vous devez marquer le message vocal comme Urgent, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Urgent, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 9. Si vous devez marquer le message vocal comme Privé, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’élément de menu Privé, puis appuyez sur la touche programmable Bascule. 10. Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception lorsque le destinataire écoute le message, appuyez sur la touche de navigation pour sélectionner l’option Accusé de réception, puis appuyez sur la touche programmable Bascule.
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Utilisation de la messagerie vocale
Affichage des messages sauvegardés dans la messagerie vocale visuelle
11. Pour enregistrer vos remarques de transfert du message vocal, appuyez sur la touche programmable Démarrer, enregistrez le message, puis appuyez sur Arrêter. 12. Appuyez sur la touche programmable Envoyer. Le message vocal est envoyé aux destinataires voulus. 13. Appuyez sur la touche programmable Quitter.
Affichage des messages sauvegardés dans la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Appuyez sur la touche programmable Plus. 4. Appuyez sur la touche programmable Enregistrés. Vos messages sauvegardés s’affichent. 5. Appuyez sur les touches de navigation identifier le message souhaité.
et
pour parcourir vos messages sauvegardés et
6. Une fois le message sauvegardé souhaité mis en surbrillance, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Pour afficher les détails concernant la personne ayant laissé le message, appuyez sur la touche programmable Ouvrir.
Pour supprimer le message, appuyez sur la touche programmable Suppr.
Pour lire le message, appuyez sur la touche programmable Plus, appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus, puis appuyez sur la touche programmable Lecture.
Pour appeler la personne ayant laissé le message, appuyez sur la touche programmable Plus, appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus, puis appuyez sur la touche programmable Rappel.
Pour déplacer le message vers votre boîte vocale, appuyez sur la touche programmable Plus, appuyez de nouveau sur la touche programmable Plus, puis appuyez sur la touche programmable Vers BR.
7. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche programmable Quitter.
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Utilisation de la messagerie vocale
Suppression des messages de la messagerie vocale visuelle
Suppression des messages de la messagerie vocale visuelle 1. Appuyez sur la touche Messagerie vocale. 2. À l’invite, saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale. Votre boîte vocale s’affiche. 3. Procédez de l’une des façons suivantes :
Pour supprimer les messages de votre boîte vocale, appuyez sur les touches de navigation et pour parcourir vos messages et identifier celui que vous souhaitez supprimer.
Pour supprimer les messages sauvegardés, procédez comme suit : a. Appuyez sur la touche programmable Plus. b. Appuyez sur la touche programmable Enregistrés. Vos messages sauvegardés s’affichent. c. Appuyez sur les touches de navigation et pour parcourir vos messages sauvegardés et identifier celui que vous souhaitez supprimer.
4. Une fois le message mis en surbrillance, appuyez sur la touche programmable Suppr. Le message est supprimé. 5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque message à supprimer. 6. Lorsque vous avez terminé la suppression des messages, appuyez sur la touche programmable Quitter.
Utilisation du système de messagerie vocale Le système de messagerie vocale de ShoreTel permet d’écouter et de gérer vos messages vocaux à l’aide d’un guide vocal.
Connexion au système de messagerie vocale Un voyant rouge clignotant sans interruption dans l’angle supérieur droit du téléphone indique que votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Pour écouter ces messages à l’aide du système de messagerie vocale, vous devez tout d’abord vous connecter au système de messagerie vocale. Vous pouvez également vous connecter au système de messagerie vocale à partir d’un autre poste ou d’un téléphone externe.
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Utilisation de la messagerie vocale
Connexion au système de messagerie vocale
Connexion à la messagerie vocale à partir de votre téléphone 1. Procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur #.
Appuyez sur la touche Messagerie vocale, puis appuyez sur la touche programmable App MV. Votre téléphone se connecte au système de messagerie vocale de ShoreTel.
2. Lorsque vous y êtes invité, saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur la touche #. Remarque La première fois que vous vous connectez au système de messagerie vocale, vous devez enregistrer votre nom.
Connexion à la messagerie vocale à partir d’un autre poste Vous pouvez vous connecter au système de messagerie vocale à partir d’un autre poste de votre système ShoreTel, qu’il s’agisse d’un téléphone IP ou analogique. 1. Procédez de l’une des façons suivantes :
Appuyez sur la touche # lorsque le téléphone est raccroché.
Appuyez sur # lorsque le téléphone est décroché et émet une tonalité.
Appuyez sur la touche Messagerie vocale (sur un téléphone IP ShoreTel 480, 480g ou 485g, vous devez également appuyer sur la touche programmable App MV).
2. À l’invite du mot de passe, appuyez sur #, puis saisissez votre poste. Remarque Si vous utilisez un téléphone dont l’état est « Disponible » ou « Anonyme », l’invite initiale vous demande de saisir votre poste et non votre mot de passe ; par conséquent, il n’est pas nécessaire que vous appuyiez sur # avant de saisir votre poste. 3. Saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur #.
Connexion à la messagerie vocale à partir d’un téléphone externe 1. Composez le numéro d’accès à la messagerie vocale fourni par votre administrateur ShoreTel Connect. 2. À l’invite, appuyez sur #, puis composez votre poste. 3. Saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur #.
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Utilisation de la messagerie vocale
Interaction avec les nouveaux messages dans le système de messagerie vocale
Interaction avec les nouveaux messages dans le système de messagerie vocale Cette section décrit les raccourcis et les tâches courantes pour gérer les messages de votre système de messagerie vocale.
Utilisation des touches de raccourci Vous pouvez appuyer sur les touches suivantes lorsque vous consultez vos messages :
Pour écouter les informations d’enveloppe d’un message (heure et date d’envoi, nom de l’utilisateur), appuyez sur 6.
Pour revenir en arrière de plusieurs secondes, appuyez sur 7.
Pour mettre un message en pause, appuyez sur 8.
Pour avancer de plusieurs secondes, appuyez sur 9.
Pour passer au message suivant, appuyez sur #.
Pour écouter des options supplémentaires, appuyez sur 0.
Procédure à suivre pour écouter, réécouter, sauvegarder et supprimer les messages 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Lors de l’écoute de vos messages, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Pour réécouter un message, appuyez sur 1.
Pour sauvegarder un message, appuyez sur 2.
Pour supprimer un message, appuyez sur 3.
Renvoi d’un message 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Après avoir consulté le message que vous souhaitez renvoyer, appuyez sur 4. 4. Enregistrez une note d’introduction, puis procédez de l’une des façons suivantes :
Si vous êtes satisfait de votre note d’introduction, appuyez sur #.
Pour réécouter la note d’introduction, appuyez sur 1.
Pour réenregistrer la note d’introduction, appuyez sur 2.
Pour annuler l’enregistrement, appuyez sur *.
Conseil Après avoir adressé un message, vous pouvez appuyer sur 1 pour le marquer comme urgent.
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Utilisation de la messagerie vocale
Consultation des messages sauvegardés
Procédure à suivre pour répondre à un message 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Pour écouter vos nouveaux messages, appuyez sur 1. 3. Après avoir consulté le message auquel vous souhaitez répondre, appuyez sur 5. 4. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour répondre par un message vocal, appuyez sur 1.
Pour répondre par un appel téléphonique, appuyez sur 2.
Pour répondre à tous les messages par un message vocal, appuyez sur 3.
Pour revenir au menu précédent, appuyez sur *.
Consultation des messages sauvegardés 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 3. Pour interagir avec les messages sauvegardés, appuyez sur l’une des options décrites à la section Interaction avec les nouveaux messages dans le système de messagerie vocale à la page 63 (à l’exception de l’option 2).
Envoi de messages depuis la messagerie vocale 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 2. 3. Enregistrez le message et sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour annuler l’enregistrement du message, appuyez sur *.
Pour terminer l’enregistrement, appuyez sur #.
Pour écouter le message que vous venez d’enregistrer, appuyez sur 1.
Pour réenregistrer le message, appuyez sur 2.
4. Lorsque le message enregistré vous convient, appuyez sur # pour terminer l’enregistrement. 5. À l’invite, saisissez le poste du destinataire. 6. Pour sélectionner d’autres options d’adressage, appuyez sur la touche 0, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour rechercher un destinataire par nom dans l’annuaire, appuyez sur 1.
Pour envoyer une liste de distribution personnelle, appuyez sur 2.
Pour diffuser le message à tous les postes, appuyez sur 3.
Pour quitter les options d’adressage, appuyez sur *.
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Utilisation de la messagerie vocale
Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message
7. Une fois le message adressé, sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour marquer un message comme urgent ou le démarquer, appuyez sur 1.
Pour solliciter un accusé de réception, appuyez sur 2.
Pour envoyer le message, appuyez sur #.
Procédure à suivre pour laisser un message et utiliser les options de message Si le destinataire de votre appel ne répond pas et a opté pour le renvoi automatique des appels, vous pouvez lui laisser un message. 1. Utilisez l’une des options suivantes lorsque vous entendez le message d’accueil de sa boîte vocale :
Pour passer le message d’accueil et laisser un message, appuyez sur #.
Pour transférer le message à un assistant, appuyez sur 0.
Pour revenir au standard automatique, appuyez sur 9.
Pour renvoyer votre appel à la destination Find Me du correspondant (numéro facultatif vers lequel les appels peuvent être renvoyés), appuyez sur 1. Si aucune destination Find Me n’est activée, vous êtes invité à enregistrer un message.
2. Une fois le message enregistré, sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour accéder aux options du message, appuyez sur # et sélectionnez l’une des options de message suivantes :
Pour envoyer le message, appuyez sur #.
Pour annuler le message, appuyez sur *.
Pour écouter le message que vous venez d’enregistrer, appuyez sur 1.
Pour réenregistrer le message, appuyez sur 2.
Pour marquer le message comme urgent ou le démarquer, appuyez sur 3.
Pour marquer le message comme privé ou le démarquer, appuyez sur 4.
Pour transférer le message au standard automatique, appuyez sur 9.
Pour transférer le message à l’assistant, appuyez sur 0.
Pour réenregistrer le message, appuyez sur *.
Pour envoyer le message et le transférer à un assistant, appuyez sur 0.
Pour envoyer le message et le transférer au standard automatique, appuyez sur 9.
Pour envoyer le message et le renvoyer à la destination Find Me du destinataire (si elle est activée), appuyez sur 1.
3. Raccrochez pour envoyer le message.
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4
Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation des options de la boîte vocale
Utilisation des options de la boîte vocale Le sous-menu Options de la boîte vocale du système de messagerie vocale vous permet d’effectuer les tâches suivantes :
enregistrer votre nom
enregistrer un message d’accueil
configurer votre mot de passe
affecter votre poste à un téléphone
modifier votre état de disponibilité
activer ou désactiver les informations d’enveloppe
écouter les messages supprimés
effacer les messages supprimés
activer ou désactiver la gestion automatisée des appels dans Outlook
activer ou désactiver la remise par messagerie électronique
modifier l’état de l’agent
activer ou désactiver la fonction Find Me avec renvoi
Enregistrement de votre nom 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 6. 4. Enregistrez votre nom, puis appuyez sur #. 5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour valider l’enregistrement de votre nom, appuyez sur #.
Pour écouter le nom que vous venez d’enregistrer, appuyez sur #.
Pour réenregistrer votre nom, appuyez sur 2.
Pour supprimer cet enregistrement, appuyez sur 3.
Pour annuler, appuyez sur *.
Enregistrement d’un message d’accueil 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 1 pour enregistrer un message d’accueil. Remarque Le message d’accueil est lié à l’état de disponibilité actif.
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Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation des options de la boîte vocale
4. À la tonalité, enregistrez votre message d’accueil pour l’état de disponibilité actuellement sélectionné, appuyez sur #, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour valider le message d’accueil, appuyez sur #.
Pour écouter le message d’accueil que vous venez d’enregistrer, appuyez sur 1.
Pour réenregistrer le message d’accueil, appuyez sur 2.
Pour annuler l’enregistrement, appuyez sur *.
Configuration d’un mot de passe 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 4. 4. Saisissez votre mot de passe et appuyez sur #. 5. Procédez de l’une des façons suivantes :
Pour confirmer votre nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau, puis appuyez sur #.
Pour annuler le nouveau mot de passe, appuyez sur *.
Affectation de votre poste à un téléphone Avec les autorisations nécessaires (accordées par votre administrateur ShoreTel Connect), vous pouvez affecter votre poste à n’importe quel système téléphonique. Cette fonction est utile si vous utilisez temporairement le bureau et le poste téléphonique d’une autre personne. Selon la configuration de votre téléphone, vous pouvez par ailleurs utiliser votre téléphone ou le client ShoreTel Connect pour affecter un poste ou en annuler l’affectation. Remarque Si vous affectez votre poste à un téléphone normalement occupé par un autre utilisateur, les appels reçus au poste de l’utilisateur d’origine sont renvoyés à la destination que celui-ci a définie pour l’état de disponibilité actif. 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 3. 4. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Appuyez sur 1 pour affecter le numéro de poste.
Appuyez sur 2 pour annuler l’affectation du poste (le poste affecté à l’origine sur le téléphone est rétabli).
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Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation des options de la boîte vocale
Définition de votre état de disponibilité Les états de disponibilité vous permettent de spécifier votre statut et de déterminer le mode de gestion des appels entrants. Vous pouvez enregistrer différents messages d’accueil et spécifier différentes options de transfert d’appels pour chaque état. Pour modifier votre état de disponibilité : 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 2 pour définir l’état de disponibilité. 4. Choisissez l’un des états de disponibilité suivants ou d’autres options :
Pour Disponible, appuyez sur 1.
Pour En réunion, appuyez sur 2.
Pour Absence du bureau, appuyez sur 3.
Pour Vacances, appuyez sur 4.
Pour Personnalisé, appuyez sur 5.
Pour Ne pas déranger, appuyez sur 6.
Pour activer l’appel de téléphones auxiliaires (configuré par votre administrateur ShoreTel Connect), appuyez sur 7.
Pour l’annuler, appuyez sur *.
L’état de disponibilité des appels reste activé tant que vous ne le modifiez pas. Néanmoins, si la gestion automatisée des appels Outlook est activée, Outlook modifie votre état de disponibilité en fonction de votre état.
Activation ou désactivation des informations d’enveloppe Les informations d’enveloppe d’un message incluent la date et l’heure d’envoi de votre message, ainsi que votre nom. Par défaut, les informations d’enveloppe sont désactivées. 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 5 pour activer/désactiver les informations d’enveloppe.
Écoute des messages supprimés Comme mesure de protection contre la suppression accidentelle de messages, le système de messagerie vocale conserve les messages supprimés pendant quelques heures. 1. Connectez-vous à la messagerie vocale.
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Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation des options de la boîte vocale
2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 7 pour écouter les messages supprimés. Le système de messagerie vocale reproduit tous les messages supprimés qui sont toujours disponibles. Vous pouvez gérer ces messages comme s’il s’agissait de nouveaux messages. 4. Appuyez sur 2 pour restaurer le message supprimé et le sauvegarder.
Effacement des messages supprimés 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 8 pour effacer les messages supprimés. 4. Appuyez sur l’une des options suivantes :
Pour confirmer l’effacement des messages supprimés, appuyez sur 1.
Pour annuler l’effacement des messages supprimés, appuyez sur *.
Activation ou désactivation de la gestion automatisée des appels dans Outlook 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 9. 4. Pour activer ou désactiver la gestion automatisée des appels dans Outlook, appuyez sur 1.
Activation ou désactivation d’un profil de notification 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 9. 4. Appuyez sur 2. 5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Entrez le numéro du nouveau profil de notification.
Pour annuler, appuyez sur #.
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Utilisation de la messagerie vocale
Utilisation des options de la boîte vocale
Modification de l’état du client Workgroup Agent Vous pouvez modifier l’état du client Workgroup Agent directement depuis votre téléphone ou via le système de messagerie vocale. Si l’état d’un client Workgroup Agent est actif sur votre téléphone, une icône indiquant l’état actuel s’affiche. Pour en savoir plus sur les icônes et les descriptions relatives aux états du client Workgroup Agent, reportez-vous au Tableau 1 à la page 19. 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 9. 4. Appuyez sur 3. 5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour vous connecter et affecter votre poste, appuyez sur 1.
Pour vous déconnecter, appuyez sur 2.
Activation ou désactivation de la fonction Find Me avec renvoi Lorsque la fonction Find Me avec renvoi est activée, les appels envoyés à la messagerie vocale sont acheminés vers votre destination Find Me avec renvoi si l’appelant appuie sur 1 lorsqu’il écoute le message d’accueil de votre messagerie. Vous pouvez activer ou désactiver l’option Find Me avec renvoi pour l’état de disponibilité actuellement actif. Toutefois, l’option permettant d’activer ou de désactiver Find Me avec renvoi n’est disponible que si elle a été préalablement configurée de la façon suivante :
Votre administrateur ShoreTel Connect a activé pour vous l’option Find Me avec renvoi et vous avez configuré une destination Find Me dans le client ShoreTel Connect.
Vous avez utilisé le client ShoreTel Connect pour activer l’option Find Me et configurer une destination Find Me.
Pour activer ou désactiver la fonction Find Me avec renvoi : 1. Connectez-vous à la messagerie vocale. 2. Dans le menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur 7 pour accéder aux options de la boîte vocale. 3. Appuyez sur 9. 4. Appuyez sur 5. 5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour activer Find Me avec renvoi, appuyez sur 1.
Pour désactiver Find Me avec renvoi, appuyez sur 2.
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CHAPITRE
5.
Résolution des problèmes
Ce chapitre vous aide à identifier et à résoudre les problèmes rencontrés avec votre téléphone. Il comprend les sections suivantes : Problèmes et solutions.............................................................................................. 72 Affichage des informations concernant le téléphone ................................................ 73 Réinitialisation du téléphone ..................................................................................... 73
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Résolution des problèmes
Problèmes et solutions
Problèmes et solutions Le Tableau 7 répertorie les problèmes communs et les solutions. Tableau 7 : Résolution des problèmes Problème
Solution
Lorsque les appelants tentent de laisser un message, ils sont informés que votre boîte vocale a atteint la limite spécifiée et qu’il est impossible de laisser de nouveaux messages.
Votre boîte vocale est pleine. Vous devez supprimer les messages dont vous n’avez plus besoin.
L’indication « Aucun service » s’affiche sur l’écran du téléphone.
Votre téléphone est temporairement hors service. Contactez votre administrateur ShoreTel Connect ou votre contact agréé pour obtenir de l’aide.
Rien n’est affiché sur l’écran du téléphone.
Essayez les solutions suivantes :
Il est possible que votre téléphone soit en mode d’économie d’énergie. Décrochez le combiné ou appuyez sur une touche pour réactiver l’écran du téléphone.
Il est possible que le téléphone soit connecté à une source d’alimentation défectueuse. Contactez votre administrateur ShoreTel Connect ou votre contact agréé pour obtenir de l’aide.
Vous n’entendez aucune tonalité lorsque vous décrochez le combiné, mais en entendez une lorsque vous utilisez le casque ou le haut-parleur.
Le câble du combiné doit être correctement connecté à la base du téléphone et au combiné. Pour vérifier que le câble est correctement connecté, débranchez-le, puis rebranchez-le en ces deux points en insérant fermement la fiche. Décrochez le combiné pour vérifier que vous entendez une tonalité.
Le message « Service actuellement non disponible » s’affiche sur le téléphone lorsque vous tentez de composer un appel via le clavier, la messagerie vocale visuelle, l’annuaire ou l’historique.
Le téléphone est hors service en raison d’une erreur de commutation ou parce qu’un administrateur l’a mis hors service. Lorsqu’un téléphone est hors service, vous pouvez accéder à la messagerie vocale visuelle, à l’annuaire et à l’historique, mais ne pouvez passer aucun appel.
Remarque L’avertissement concernant la boîte vocale est activé lorsqu’il ne reste plus la place que pour 10 messages supplémentaires dans la boîte vocale. À mesure que la boîte vocale s’approche de cette limite, un message d’avertissement indique qu’il n’y a de la place que pour « n » messages, « n » représentant un compte à rebours de 10 à 0. Ce message est reproduit chaque fois que vous vous connectez au système de messagerie vocale jusqu’à ce que vous supprimiez suffisamment de messages pour passer en dessous du seuil spécifié.
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5
Résolution des problèmes
Affichage des informations concernant le téléphone
Affichage des informations concernant le téléphone Vous pouvez afficher des informations concernant le téléphone, à savoir son adresse IP, son masque de sous-réseau, son numéro de version et son adresse MAC. 1. Lorsque le téléphone est raccroché, appuyez sur la touche
.
Le voyant ne doit pas s’allumer et vous ne devez entendre aucune tonalité ; si ce n’est pas le cas, décrochez le combiné et raccrochez-le. 2. Composez le 4636 (numéros correspondant à I-N-F-O), puis appuyez sur la touche #. Le menu Options d’administration s’affiche. 3. Utilisez les touches de navigation et pour parcourir le menu Options d’administration, puis appuyez sur la touche programmable Ouvrir pour ouvrir l’élément souhaité et afficher ses détails.
Réinitialisation du téléphone 1. Lorsque le téléphone est raccroché, appuyez sur la touche
.
Le voyant ne doit pas s’allumer et vous ne devez entendre aucune tonalité ; si ce n’est pas le cas, décrochez le combiné et raccrochez-le. 2. Composez le 73738 (numéros correspondant à R-E-S-E-T), puis appuyez sur la touche #. 3. Sélectionnez l’une des options suivantes :
Pour réinitialiser votre téléphone, appuyez sur la touche programmable Réinit. Votre téléphone est réinitialisé.
Pour annuler la réinitialisation, appuyez sur la touche programmable Quitter. Le processus de réinitialisation est annulé et votre téléphone revient en mode de fonctionnement normal.
Conseil Bien qu’il soit également possible de réinitialiser le téléphone en débranchant, puis en rebranchant le câble Ethernet à l’arrière de l’appareil, il est préférable d’utiliser la méthode décrite dans cette procédure, car elle permet de maintenir la connexion à l’ordinateur.
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