12 FÉVRIER 2019

Utiliser un local commercial pour le siège: comment ça marche? Ombeline Cathelineau élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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Siège social

Les entrepreneurs peuvent souhaiter ou avoir besoin de fixer leur siège social à l’adresse où est exercée leur activité. Pour cela, lors de l'immatriculation, une adresse unique sera fournie: celle de son local commercial.  Domicilier sa société dans un local commercial consiste à fixer le lieu de gestion de l’entreprise dans un local dédié spécifiquement à une activité commerciale, par opposition aux locaux à usage professionnel et à usage d’habitation que nous ne traiterons pas dans cette fiche. Mais alors, comment domicilier sa société dans un local commercial ? Quels avantages à fixer son siège social dans un local commercial ?

MINI-SOMMAIRE :

1. Comment domicilier sa société dans un local commercial? 2. Domicilier sa société dans un local commercial: quelles modalités si je ne suis pas propriétaire?

1. Conclure un contrat de bail commercial  2. Conclure une convention de mise à disposition d'un local commercial  3. Les avantages d'une domiciliation dans un local commercial 

Comment domicilier sa société dans un local commercial? Avant d’opter pour la domiciliation de votre société dans un local, deux étapes préalables s’imposent à vous. ● Vérifiez que le local choisi est bien un local à usage commercial ou professionnel et non un local à usage d’habitation. La domiciliation dans un local à usage d’habitation obéit à des règles particulières, qui ne doivent pas être confondues avec les règles applicables à la domiciliation d’une société chez soi.

● Assurez-vous que le local est disponible au moment de la date de prise d’activité de votre société. La date de prise d’activité, qui correspond au moment où la société commencera ses activités, doit être postérieure ou être identique à la date à laquelle vous pourrez prendre possession du local commercial. Cela paraît évident mais mérite d’être rappelé : tant que les locaux ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas déclarer y exercer une activité ! En pratique, au moment de l’immatriculation de votre société, vous devrez transmettre un justificatif de jouissance du local commercial. Par exemple, une facture EDF ou, si vous êtes locataire, votre contrat de bail. Enfin, vérifiez que les locaux sont adaptés à l’activité du bénéficiaire et conformes aux règles sanitaires et d’urbanisme. Par exemple, si vous souhaitez recevoir vos clients ou fournisseurs, assurez-vous que les locaux respectent les règles de sécurité incendie.

Domicilier sa société dans un local commercial: quelles modalités si je ne suis pas propriétaire? Si vous n’êtes pas propriétaire du local dans lequel vous souhaitez domicilier votre société, deux possibilités s’offrent à vous : soit vous optez pour la conclusion d’un contrat de bail, soit une autre société accepte de mettre à disposition son local commercial pour votre société.

Conclure un contrat de bail commercial Le contrat de bail commercial vient poser le cadre des relations locatives entre le bailleur (le propriétaire du bien) et le preneur (le locataire du bien). Concrètement, le contrat de bail pose les règles que le bailleur et le preneur doivent respecter. Certaines spécificités sont à prendre en compte. ● La domiciliation devra durer au au moins neuf ans. Toutefois, la domiciliation dans le local commercial pourra être plus courte si vous choisissez de conclure un bail de courte durée (maximum 3 ans) ou faites une location

saisonnière (maximum 6 mois). 

● La domiciliation d’une société dans un local commercial peut s’avérer coûteuse en pratique et la négociation du contrat de bail est une démarche complexe qu’il faut bien maîtriser. Si lors de la conclusion du contrat de bail la fixation de votre loyer est libre, en revanche, au cours du bail, les révisions de prix sont très encadrées. Si vous signez un bail commercial pour y installer la société que vous créez, une particularité est à noter. Le bail doit être signé par le futur dirigeant de la société et être établi "au nom et pour le compte de la société en formation" (veillez à bien indiquer le nom de la société et son futur siège social). Le bail sera alors automatiquement repris par la société, une fois l'immatriculation effectuée. 

Conclure une convention de mise à disposition d’un local commercial La mise à disposition d’un local commercial est une possibilité assez méconnue en pratique, mais peut s’avérer très intéressante pour l’entrepreneur qui dirige deux sociétés. Concrètement, vous fixerez l’adresse de votre siège social chez une société, appelée société domiciliataire. Dans un même local commercial, deux sociétés partageront les infrastructures (par exemple, le secrétariat) et y seront domiciliées. La mise à disposition du siège social peut être consentie à titre gratuit ou à titre onéreux. Le contrat de domiciliation doit impérativement être distingué du contrat de sous-location, qui obéit à des règles plus strictes sur le plan juridique. La principale différence est que la société domiciliataire propose des services (par exemple, mise à disposition de matériel informatique et de télécommunication, d’une salle de réunion, ou encore de personnels etc.) et, accessoirement, met à disposition son local commercial. Important : lors de l’immatriculation de la société, il sera nécessaire de fournir une attestation de domiciliation de la société (une attestation de mise à disposition), un justificatif de domicile et le K-bis de la société domiciliataire datant de moins de 3 mois. En revanche, il n’est pas nécessaire de fournir une attestation d’hébergement comme dans l'hypothèse de la fixation du siège dans un domicile privée.

Les avantages d'une domiciliation dans un local commercial Trois principaux avantages sont généralement mis en avant. ● Il s’agit d’une solution économique si vous ne pouvez pas domicilier votre société chez vous. En effet, si votre société exerce ses activités dans le local commercial, la domiciliation dans le local commercial n’entraîne pas de frais supplémentaires attachés à la domiciliation (par exemple, des frais liés à la domiciliation dans un centre d’affaires).

● Vous pourrez choisir des locaux adaptés à vos besoins. Concrètement, vous pouvez préférer un local proche de votre lieu d’habitation ou avoisinant vos principaux fournisseurs et clients, ou encore choisir une adresse dans un endroit prestigieux. Egalement, si vos besoins viennent à changer, vous pourrez modifier l’adresse de votre société et faire un transfert de siège social vers les nouveaux locaux. Si vous vous lancez dans cette démarche, veillez à respecter toutes les formalités de transfert de siège.

● Si vous exercez votre activité dans le local commercial, la domiciliation dans le local commercial vous permettra de centraliser vos activités de gestion et vos activités commerciales dans un lieu unique. L’adresse administrative, fiscale et juridique que vous transmettrez à l’administration sera ainsi identique à l’adresse que vous transmettrez à vos clients, ce qui est un gage de simplicité ! Domicilier sa société commercial dans un local commercial présente de nombreux avantages et permet aux entrepreneurs de fixer leur siège social au lieu où ils exercent leur activité. Vous pouvez maintenant peser le pour et le contre une domiciliation dans un local commercial et faire sereinement votre choix ! Si vous souhaitez en savoir plus et étudier les autres opportunités de domiciliation, prenez le temps de consulter notre fiche dédiée à la domiciliation d'entreprise.

Mise à jour : 12/02/2019

Rédactrice : Ombeline Cathelineau, élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Ombeline est spécialisée dans l’accompagnement juridique des entrepreneurs. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.