Systèmes de gestion de la recherche et exploitation des données à l’Université Concordia Colloque ADARUQ – 15 novembre 2018

Philippe Jacques Administrateur, Infrastructures et programmes stratégiques et institutionnels Andrea Rodney Chef de service, Subventions à la recherche

Plan de la présentation  Contexte général  Principaux systèmes et outils életroniques utilisés par le Bureau de la recherche  ROMEO – ConRAD  Explore Concordia  Utilisation des données  Questions

Contexte général Historique Les systèmes et outils utilisés actuellement au Bureau de la recherche de l’Université Concordia ont remplacé d’autres systèmes qui étaient utilisés précédemment. Ces derniers avaient été conçus pour répondre à la majorité des besoins de l’époque: subventions courantes, contrats de recherche, etc. Par contre, ils ne répondaient pas, ou répondaient inadéquatement, aux besoins des projets plus complexes (ex. sources de financement multiples), ou encore aux besoins connexes ou émergents (ex. transfert technologique, PI, protocoles d’éthique).

Contexte général (suite) Historique (suite) Des systèmes de gestion parallèles avaient donc été développés à l’interne (sur Access, Excel, etc.). - Parfois pour répondre aux besoins émergents - Parfois en redondance partielle aux systèmes existants - Parfois développés et utilisés par le Bureau de la recherche en entier ou seulement par des utilisateurs individuels pour des besoins précis Ces systèmes parallèles nécessitaient beaucoup de ressources pour l’entrée de données et la production de rapports, avec les impacts évidents sur la qualité des données, la vérification de leur intégrité dans les différents systèmes, et les perspectives d’utilisation de ces données.

Contexte général (suite) 2012-…: ConRAD 2013-…: Explore Concordia 2004-2012: DOOR 1998-2004: RATS

RATS (1998-2004) Research Administration Tracking System • Système développé à l’interne avec le logiciel FoxPro (!) • Fonctions très limitées

Contexte général (suite) 2012-…: ConRAD 2013-…: Explore Concordia 2004-2012: DOOR 1998-2004: RATS

DOOR (2004-2012) Database of the Office Of Research • Base de données développée à Concordia (IITS) • Plus de fonctions, mais toujours beaucoup de limites • Plusieurs besoins couverts par des systèmes parallèles

Contexte général (suite) 2012-…: ConRAD 2013-…: Explore Concordia 2004-2012: DOOR 1998-2004: RATS

ConRAD (2012-…) Concordia Research Administration Database Explore Concordia (2013-…) Explore Research, Teaching and Learning

Systèmes et outils À l’Université Concordia, les principaux systèmes et outils de gestion de la recherche qui sont actuellement utilisés sont les suivants:  ConRAD (Financement de la recherche et certificats éthiques)  Explore Concordia (Expertise de recherche)  Inteum (PI et brevets)

ConRAD

ConRAD (suite) En 2010, Concordia a débuté des démarches pour l’achat à l’externe d’un système de gestion de données conçu spécifiquement pour le domaine de la recherche et qui intègrerait plusieurs fonctions reliées à la gestion des octrois. Les principaux systèmes qui furent analysés à l’époque: - Info Ed

- ROMEO

- Banner/Millennium My Research

- ePro Soft

Concordia a finalement choisi ROMEO (Process Pathways), notamment à cause des possibilités d’adaptation du produit à nos besoins.

ConRAD (suite) Fonctions principales  Portail d’accès web pour les chercheurs  Soumission des demandes de subvention internes et externes (chercheur principaux co-chercheurs sur les demandes inter-établissements)  Soumission des protocoles éthiques et certificats

ConRAD (suite) Fonctions principales (suite)  Portails administratifs  Octrois (contrats, subventions, prix, etc.)  Processus intégré d’approbation des demandes  Création et gestion des dossiers  Étapes-clés des projets (Milestones)  Liens rapides (Quick Links) sur la page d’accès  Rapports pré-programmés  Rapports personnalisés  Fonctions pour la révision par comités

ConRAD (suite) Fonctions principales (suite)  Portails administratifs (suite)  Protocoles éthiques et certificats  Processus intégré d’approbation des protocoles  Création et gestion des dossiers  Rapports pré-programmés  Rapports personnalisés  Fonctions pour la révision par comités

ConRAD (suite) Utilisateurs Utilisateurs principaux - Chercheurs - Bureau de la recherche - Vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures Utilisateurs secondaires - Vice-décanats à la recherche (Facultés) - École des études supérieures - Animalerie - Concordia International - Environnement, santé et sécurité

ConRAD (suite) Accessibilité et développement Certains aspects de ConRAD furent personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de Concordia. Par exemple, le portail d’accès web pour les chercheurs est accessible en Français et en Anglais. Également, le module pour les rapports SIRU fut développé spécifiquement pour Concordia. La communication au sein de la communauté des utilisateurs de ROMEO et avec les développeurs de Process Pathways est très bonne. Des consultations ont souvent lieu relativement aux modifications et améliorations du système.

ConRAD (suite) Liens avec autres systèmes internes ConRAD communique avec deux autres systèmes de gestion internes à l’Université:  Ressources humaines: informations sur les chercheurs (date d’embauche, poste, coordonnés, etc.)  Services financiers (BANNER): importation de données sur les comptes ouverts en lien avec les octrois À noter, Concordia œuvre actuellement à remplacer les systèmes de gestion utilisés par les ressources humaines (système actuel implanté en 1993) et les services financiers (incluant la gestion financière de la recherche – service implanté en 1999) par un nouveau système intégré.

ConRAD (suite) Autres fonctions  ROMEO peut également comprendre deux modules (Finance et Analytics) qui ne furent par contre pas acquis par Concordia.  À noter, Concordia travaille à éventuellement avoir la possibilité de lier d’autres systèmes internes et externes au système et aux données de ConRAD, ou encore à permettre une meilleure communication entre ces systèmes.

ConRAD (suite) Principaux avantages du système - Tableau de bord avec liens rapides. - Processus de suivi des étapes d’approbation ou de cheminement des projets. - Registre des modifications aux projets. - Jalons et étapes importantes (Milestones) avec rappels. - Fonction de lien des projets avec les protocoles du module d’éthique/certification. - Fonction de lien de plusieurs sources de financement différentes à un même projet.

ConRAD (suite) Principaux avantages du système (suite) - Possibilité de créer des gabarits de lettres, fiches, communications-types pour des processus routiniers (ex. rapports annuels, notifications, etc.). - Possibilité de lier des fichiers à un projet et d’accéder à ceux-ci en tout temps (archivage électronique). - Possibilité de créer des nouveaux champs/menus pour des informations selon les besoins. - Exportation des données (Excel).

ConRAD (suite) Principales limites du système - Taille des fichiers qui peuvent être liés à un projet (5 MB). - Adhésion (buy-in) des utilisateurs (persistance de certains systèmes parallèles, facilité d’utilisation de certains modules, utilisation partielle de certaines fonctions). - Qualité des données (variation selon l’utilisateur qui effectue la saisie de données, capacité de recherche, versions finales, etc.).

Explore Concordia Explorer la recherche, la formation et l’apprentissage  Mots-clés reliés à l’expertise de recherche  Questions actuelles de recherche  Accent mis sur la transdisciplinarité et les collaborations Un projet-pilote d’Explore Concordia fut présenté lors du Congrès 2010 de la Fédération des Sciences Humaines, qui se tenait à Concordia. Un prototype (Flash) fut par la suite mis en ligne en 2011. La version complète actuelle (HTML 5) fut déployée en 2013.

Explore Concordia (suite) Comment ça fonctionne? - Formulaire complété par les chercheurs sur le protail MyConcordia. - Photo personnalisée. - Utilisation d’informations d’autres systèmes de Concordia (ressources humaines, ConRAD). - Analyse des informations par l’équipe d’Explore Concordia pour s’assurer que les informations sont compatibles avec celles déjà dans la base de données (taxonomie).

Explore Concordia (suite) Principaux avantages du système -

Excellente adhésion des chercheurs. Esthétique du système et simplicité d’utilisation. Système conçu pour chercher (explorer) et trouver. Accessible à une grande variété d’utilisateurs (Bureau de la recherche, étudiants, médias, public en général). - Facile à modifier, et capacité d’élargir à d’autres données (affiliations, recherche financée) et à d’autres publics (chargés de cours).

Explore Concordia (suite) Principales limites du système  Importance pour les chercheurs de mettre à jour les motsclés et questions de recherche.  Système qui n’est pas conçu pour ceux qui sont surspécialisés ou qui n’ont pas de collaborations internes.  Absence de pages par département, par centre (en développement).  Absence d’intelligence artificielle dans les processus.  Anglais seulement.

Utilisation des données Quelques exemples Prise de decision stratégique • Les données permettent de prendre des décisions par rapport à la priorisation de projets dans le cadre d’initiatives stratégiques (Chaires, APOGÉE, etc.). Statistiques et analyse • Comparaisons internes (facultés et départements) et externes (autres universités). Rapports sur les impacts • Évaluation des programmes internes et autres efforts pour le soutien à la recherche.

Dans un monde idéal…  Intégration des informations des CV.  Profil du chercheur.  Meilleure intégration avec les systèmes des finances, des ressources humaines, de l’École des études supérieures.  Meilleure intégration avec les systèmes publics (octrois fédéraux et provinciaux).

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