Périmètre d’utilisation Suez Eau France

Kit de communication E-Facturation

Démarrage sur Tradeshift

Dès Octobre 2015, Suez Eau France utilisera la plate-forme Tradeshift pour supporter l’échange de documents sur le périmètre métier suivant: • Intégration de factures fournisseur • Intégration d’avoirs fournisseur • Renvoi des statuts de traitement factures et avoirs aux fournisseurs • Premier niveau de contrôle des factures avec messages d’erreurs associés.

Public visé Ce guide est conçu spécifiquement pour les personnes responsables d’envoyer des factures à Suez Eau France. Si vous lisez ce document, c’est que vous avez été sollicité pour passer à la facturation électronique qui apporte de nombreux gains pour nos deux sociétés et qui est entièrement gratuite pour vous.

Règles de validation Suez Eau France Pour garantir un traitement rapide et efficace des factures et avoirs, Suez Eau France a mis en place un certain nombre de contrôles métier sur la plate-forme Tradeshift avant acceptation de la facture:

Au sujet de notre partenaire Tradeshift Tradeshift a l’ambition de relier toutes les entreprises sur un réseau mondial. Fondée en 2009 au Danemark, Tradeshift est le réseau “Business-to-business” avec la croissance la plus importance au monde. Ce réseau supporte l’échange de données métiers contenues dans des documents tels que les factures, bons de commande, avoirs, tout en assurant un processus de communication extrêmement souple et intuitif. Tradeshift possède toutes les certifications de conformité et de sécurité requises, ce qui lui permet de garantir l’exploitation d’une solution d’une telle envergure. Pour plus d’information sur la conformité ou la sécurité, n’hésitez pas à contacter le support Tradeshift.

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• Point Balance: Champ Obligatoire. • Date de Facture: Obligatoire. La date de facture ne peut pas être dans le futur. • Numéro de facture: Obligatoire. Il est composé d’un maximum de 50 caractères. • Numéro de commande d’achat: Ce champ est obligatoire et figure sur le bon de commande.

Afin de créer votre compte sur Tradeshift, vous devez accepter l’invitation qui vous a été (ou sera) envoyée par Tradeshift via email. A partir de là, votre compte sera automatiquement créé, connecté à l’entité légale appropriée de Suez Eau France et toutes les “propriétés de connexion” seront mises en place entre votre compte et celui de Suez Eau France. Une fois créé, vous avez la responsabilité de la gestion de votre compte. Il est conseillé de commencer par éditer les détails de votre entreprise (nom, adresse, logo, identifiants juridiques et fiscaux, etc.). Veillez également à regarder la partie “Notification” dans le menu “Paramétrage”. En effet, Tradeshift vous permettra en tant que fournisseur de SUEZ Eau France de recevoir des notifications email avec le statut de traitement de vos factures. Veillez donc à bien renseigner les adresses email des personnes devant recevoir ces notifications. Notez que vous pouvez aussi recevoir sur Tradeshift des demandes de connexion de la part d’autres clients que vous pouvez gérer dans le menu « demandes de connexion ».

• Nom du correspondant ou référence de prestation: Champ optionnel. • Raison d’exonération de Taxe : Ce champ est un texte libre et est obligatoire si l’exonération de TVA a été sélectionnée

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Navigation sur la plateforme Tradeshift

Envoyer votre première facture (via l’Interface Web)

Envoyer votre première facture (Cloudscan -Suite)

La plateforme Tradeshift est simple et intuitive. Elle a été conçue pour ressembler aux réseaux sociaux (Skype, LinkedIn, Facebook, etc.) que la plupart d'entre nous connaissent et utilisent, plutôt qu’aux logiciels de comptabilité classiques.

Pour créer une facture, une fois connecté, vous pouvez utiliser la section "Créer" et cliquer sur le champ «facture» qui apparaît à côté..

Pour envoyer une facture par mail, il faut récupérer l’adresse d’envoi qui est unique pour chaque connexion. Pour accéder à l’adresse email à laquelle envoyer votre facture il faut aller dans l’onglet « Réseau » et sélectionner la société du groupe SUEZ Eau France que vous voulez facturer. Cliquer ensuite sur « Autres actions » et puis sur « Consulter les informations sur l’entreprise » L’adresse email se trouvera sous la mention « CloudScan Recipient Email Address ».

Une fois connecté sur la plateforme Tradeshift, vous remarquerez le menu à gauche de l'écran. Ci-dessous quelques-unes des fonctionnalités : • “Tâches” montre les nouveautés survenues sur votre réseau. • “Créer” pour créer et envoyer une facture ou un avoir • “Profil” pour éditer votre profil entreprise. • “Réseau” montre l’ensemble des sociétés avec lesquelles vous êtes en lien. • “Documents” liste les documents échangés avec vos contacts ainsi que leurs statuts. • “Support” pour atteindre la page de support Tradeshift. • “Paramètres” pour éditer vos préférences comme votre identifiant, votre langue etc. et les informations de votre société.

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Une fois que vous avez sélectionné le client que vous souhaitez facturer, il suffit de remplir le modèle de facture. Pour attacher des fichiers, vous pouvez utiliser le bouton "Choisir le fichier» sous «Pièces jointes» en bas du modèle et lorsque vous êtes prêt, cliquez sur "Envoyer facture». S’il y a des erreurs sur la facture, vous recevrez un message d'erreur instantané sur l'écran et aurez la possibilité de corriger le problème. Vous ne serez pas en mesure d'envoyer la facture jusqu'à ce que toutes les erreurs soient corrigées. Une fois expédié avec succès, vous pouvez voir le document en cliquant sur l'onglet "Documents", où le statut doit être "envoyé".

Envoyer votre première facture (Cloudscan)

Assistance

Avec Tradeshift, vous pouvez également envoyer vos factures par email en format PDF. Vous pouvez envoyer un ou plusieurs fichiers PDF dans un même email. Toutefois, chaque fichier PDF ne devra contenir qu’une seule facture. Une fois la facture reçue, celle-ci sera traitée par le système CloudScan de Tradeshift et vous recevrez un email pour la valider dans la plateforme Tradeshift. Une fois la facture validée vous pourrez la transmettre à Suez Eau France.

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Pour plus d'informations, vous pouvez contacter le support Tradeshift à l'adresse email suivante : [email protected] Vous pouvez également consulter la page : https://support.tradeshift.com/home?ent=SUEZ Ou la page d’accueil Suez Eau France: http://tradeshift.com/supplier/suez/

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