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Redbooth et Box chez Centers Health Care : Ensemble, c’est mieux REGARDER BENJAMIN DIAMOND
travailler est épuisant pour
quiconque n’est pas habitué à faire 50 choses en même temps. En tant que directeur de la planification, de l’ingénierie et des améliorations pour Centers Health Care, il est à la tête de nombreux projets de construction de centaines de millions de dollars ainsi que des problèmes de maintenance dans l’ensemble des 25 centres de soins infirmiers et de réhabilitation et de plus d’une douzaine d’autres opérations relatives à la santé dans les
BENJAMIN DIAMOND
états de New York et du New Jersey.
Directeur de la planification,
Ben parvient à tout faire grâce à Redbooth et à Box Enterprise. Avec Redbooth, il sait toujours ce qu’il a à faire, et quand il a à
de l’ingénierie et des améliorations, Centers Health Care
le faire, et qui est responsable de la tâche concernée. Avec Box, il peut partager de gros fichiers techniques à la fois en interne et avec des sous-traitants, en les synchronisant avec tous les ordinateurs et appareils des participants pour un accès hors ligne. L’intégration entre les deux permet de joindre un fichier de Box à une tâche Redbooth aussi facilement que de le télécharger dans Redbooth. C’est important car il souhaite pouvoir suivre ces documents dans le contexte des projets de construction et de maintenance des bâtiments associés qu’il gère. Ben explique qu’avant d’adopter Redbooth, « C’était très difficile de comprendre qui était responsable de quoi. Je voulais être certain que tout le monde puisse parfaitement saisir qui était responsable de chaque étape. C’est infiniment précieux pour notre organisation. » Ben est un utilisateur enthousiaste et impliqué de Redbooth, qui suggère sans cesse des améliorations de produits mais qui est également impressionné par la façon dont le produit s’est amélioré 1
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depuis que Centers Health Care est un client Redbooth. « Je n’ai pas le temps de migrer vers d’autres solutions. Je préfère consacrer du temps à son amélioration » explique-t-il. Ben a spécifiquement choisi Redbooth pour sa relative simplicité. Sachant qu’il avait besoin d’une meilleure façon de suivre et de gérer les projets, il s’est d’abord intéressé à des outils de gestion de projet plus traditionnels tels que Microsoft Project. Le problème qui lui est apparu était qu’apprendre à maitriser cet outil était déjà un projet en soi. « Il aurait fallu une personne à plein temps juste pour le maîtriser, et ce n’était pas ce que nous recherchions » a expliqué Ben. « Je ne voulais pas quelque chose de trop lourd. Je voulais quelque chose qu’on pourrait déployer facilement. »
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« Je voulais être
certain que tout le monde puisse parfaitement saisir qui était responsable de chaque étape. C’est infiniment précieux pour notre organisation.
»
De manière général, Ben explique que son principe du ‘plus c’est simple, mieux c’est’ est au centre de sa philosophie de travail, et pas seulement dans le contexte des logiciels. Il est arrivé à notre réunion en accomplissant mille tâches, puis nous a autorisés à participer à une conférence téléphonique pendant laquelle il s’est occupé d’une multitude de détails et de problèmes quotidiens relatifs à un projet de construction. À un moment, il a arrêté le débat qui avait lieu sur le câblage électrique d’un bâtiment que Centers Health Care partagerait avec un autre propriétaire en disant que puisque son entreprise allait occuper la majeure partie du bâtiment, ce détail était vraiment négligeable. « Il est inutile de consacrer du temps, des efforts et de l’argent à séparer les services. Je préfère une approche simple. » De la même manière, il considère que toute personne qui pense que Redbooth devrait plus ressembler à un outil de gestion de projet traditionnel comme Microsoft Project ne comprend pas ce qu’une plateforme flexible et adaptable peut offrir à une organisation. Parfois, cela signifie être plus créatif pour accomplir ses objectifs avec des outils relativement légers, mais cela signifie également ne pas être coincé dans l’idée que d’autres se font de l’organisation des projets. De la même façon, Box est rationalisé, ciblé et incroyable, dit-il. « Les niveaux d’autorisations sont fantastiques. » Box et Redbooth 2
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ensemble sont encore meilleurs, explique-t-il, et il espère voir les deux entreprises continuer à améliorer l’intégration. Par exemple, il adorerait voir une intégration plus étroite de Redbooth et Box sur les appareils mobiles ainsi que sur Internet. C’est surtout son équipe principale d’ingénieurs et de planificateurs qui utilise Redbooth et Box, mais elle collabore en permanence avec les directeurs des installations et de la maintenance sur chaque site, les employés des groupes d’achat, de contrats et de finance et les sous-traitants extérieurs. Les responsables des installations qui, à l’origine, étaient sceptiques à l’idée de passer à un nouveau mode de communication et de collaboration ont changé d’avis lorsqu’ils ont vu combien celui-ci facilitait le suivi des demandes de maintenance. Ben a découvert Redbooth (qui s’appelait alors Teambox) et l’a
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Ben dispose d’un écran de 150 cm dans son bureau qui est en permanence associé au tableau de bord Redbooth et qui s’actualise toutes les 3 minutes pour lui donner une vue d’ensemble de tout ce qui a lieu.
choisi en tant que produit simple basé sur le Web qui était très bien noté par ses utilisateurs et qui était abordable pour son entreprise. Utilisation des médias sociaux par Redbooth comme les images de profil, les @mentions, les notifications, et les hashtags simplifient la formation et l’adoption, explique-t-il. En même temps, Redbooth est résolument axé sur un travail plus intelligent et pas sur les discussions de réseaux sociaux.
Comment Centers Health Care utilise Redbooth Chaque projet géré par l’équipe de Ben est suivi dans Redbooth et aucune demande de modification technique ou d’activité de maintenant n’a lieu sans être saisie dans Redbooth, approuvée et attribuée à quelqu’un avec un délai spécifique. Pour un projet de construction actuel de 35 millions USD, il a un projet Redbooth distinct pour les aspects de zonage uniquement, et celui-ci comporte à son tour de nombreuses tâches, sous-tâches et fichiers et conversations associés. Il suit personnellement des centaines de projets actifs en même temps. Suivre les activités via Redbooth es bien plus intéressant qu’essayer de démêler des fils de discussion électronique, dit-il, bien que la messagerie ait encore sa place. « Mon objectif serait d’arriver à 70 3
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% de Redbooth, et 30 % de messagerie électronique » déclare Ben. Le mode de flux d’activité de communication lui permet d’obtenir des notifications sur les tâches qui le concernent directement (via un @mention, une attribution ou en suivant la tâche) mais également d’avoir une vue détaillée sur ”la progression de toutes les autres tâches” explique-t-il. En tant que directeur, Ben utilise également Redbooth pour contrôler et ajuster la charge de travail attribuée à différentes
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« Il y a une limite aux
choses que vous pouvez planifier. Au lieu de ça, vous devez vous préparer à savoir réagir efficacement.
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personnes et pour suivre les heures et le coût associés à différents projets. Grâce à l’utilisation d’hashtags associés à des numéros d’achat et de projet, il peut rapidement rechercher des tâches et des communications associées à des activités spécifiques. Il voyage beaucoup alors pouvoir garder un œil sur tout à distance est essentiel. Il a récemment ajouté un sous-traitant en sécurité avec lequel Centers Health Care collabore beaucoup à son compte Redbooth, et a expliqué à son collaborateur qu’il souhaitait voir la progression des étapes et des tâches importantes dont celui-ci est responsable enregistrée dans Redbooth plutôt que communiquée par e-mail, « parce que c’est tellement plus efficace » déclare-t-il. Ben est tellement impliqué dans Redbooth que même quand il fait quelque chose d’autre, il laisse souvent Redbooth ouvert sur un deuxième écran d’ordinateur (comme il nous l’a montré avec une webcam pendant une réunion Redbooth en HD avec notre équipe d’intégration produits). Et ça ne s’arrête pas là : Ben dispose d’un écran de 150 cm dans son bureau qui est en permanence associé au tableau de bord Redbooth et qui s’actualise toutes les 3 minutes pour lui donner une vue d’ensemble de tout ce qui a lieu. Redbooth est une de ses applications d’écran d’accueil sur son iPad et son iPhone car c’est important pour son travail. « Alors si vous voulez parler d’utilisateur investi, je ne crois pas qu’on puisse tellement s’investir plus que ça » dit-il. « Il faudrait un an pour essayer de passer à autre chose, et même si je le voulais, je ne vois aucune raison de le faire. »
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Puissance et flexibilité Que ce soit pour une personne ou pour une équipe, on ne saurait trop insister sur la valeur de la puissance et de la flexibilité, explique Ben. En d’autres termes, vous pouvez planifier autant que vous le voulez mais vous devrez toujours être capable de changer de plan quand c’est nécessaire. « Dans mon travail, il y a environ 30 % des choses que je peux planifier et 70 % pour lesquelles je dois m’organiser de façon à réagir efficacement » explique Ben. En tant que pompier volontaire durant son temps libre, il fait cette comparaison : « En tant que pompier volontaire, il y a une limite aux choses que vous pouvez planifier. Au lieu de ça, vous devez vous préparer à savoir réagir efficacement. » Pour cela, vous devez notamment être certain de disposer des outils adaptés à votre travail et que vous pouvez leur faire confiance pour qu’ils fonctionnent quand vous en avez besoin. Pour les incendies qu’il éteint au travail, soit chaque crise qui surgit en lien avec des problèmes de construction ou des inspections dans un secteur extrêmement règlementé, les deux outils auxquels Ben fait confiance sont Redbooth et Box.
À propos de Redbooth, Inc. Redbooth est la plateforme primée qui offre les outils nécessaires aux équipes et aux entreprises pour collaborer, communiquer en temps réel et atteindre une productivité inédite. Redbooth est utilisé par plus de 6 000 entreprises du monde entier pour transformer la façon dont elles travaillent, y compris Al Jazeera, App Annie, Deutsche Telekom, eBay, l’université d’Harvard, Nvidia, la Croix Rouge, ReMax, Spotify, Thomson Reuters, Volkswagen Audi, Warner Brothers et Western Digital. Fondée à Barcelone en 2008, l’entreprise est privée et son siège social se trouve à Redwood City en Californie. www.redbooth.com | 1-800-733-1190 ou 1-650-241-1425
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