LA FONDATION ET LE CENTRE HOSPITALIER DE ST. MARY PRÉSENTENT LE

PROGRAMME ANNUEL C.A.R.E. (CONCOURS ATTIRANT LA RECHERCHE EXCEPTIONNELLE) DIRECTIVES POUR LES CANDIDATS CONCOURS 2015-2016 Révision novembre 2015 A.

INTRODUCTION

Le développement de la recherche de haute qualité est l’une des grandes priorités de l’hôpital St-Mary, particulièrement en raison de sa désignation comme Centre hospitalier affilié universitaire (CHAU). Le Centre hospitalier de St-Mary (CHSM) et la Fondation de l’Hôpital St-Mary ont mis sur pied le programme C.A.R.E. (Concours attirant la recherche exceptionnelle) pour appuyer des projets qui contribuent au développement de la recherche au CHSM et qui entraînent une augmentation du financement externe de la recherche ainsi que des publications évaluées par les pairs. A.

OBJECTIFS DU PROGRAMME

Le programme vise deux objectifs : 1. Soutenir des projets de chercheurs débutants1 pour la recherche clinique et les services de santé qui contribueront à améliorer les soins aux patients, à développer la recherche au CHSM en escomptant que les résultats seront publiés et que les chercheurs débutants tenteront d’obtenir du financement externe (par exemple, auprès des Instituts de recherche en santé du Canada). Les chercheurs débutants auront un chercheur chevronné comme co-chercheur. 2. Soutenir des projets pilotes de chercheurs chevronnés2 pour la recherche clinique et les services de santé visant l'amélioration des soins aux patients et le développement de la recherche au CHSM, ceci en incluant un chercheur débutant comme co-chercheur principal, en prévoyant que les résultats seront publiés et que le chercheur chevronné ou débutant fera une demande de financement externe (par exemple, auprès des Instituts de recherche en santé du Canada). Le projet doit porter sur un sujet de recherche pour lequel la collecte de données expérimentales est nécessaire. Les chercheurs débutants et chevronnés travailleront en étroite collaboration. Les chercheurs débutants devront impliqués les chercheurs chevronnés dans toutes les étapes du projet de recherche et vice versa. 1 2

Un chercheur débutant se définit comme une personne qui est intéressée et qui possède une certaine expérience de la recherche. Un chercheur chevronné a obtenu au moins une bourse de recherche reconnue par le Fonds de recherche du Québec-Santé Concours C.A.R.E. du CHSM – Directives pour les soumissions et les rapports – révision novembre 2015 1

Les aspects importants qui requièrent une étroite collaboration entre les chercheurs incluent le développement du protocole de recherche et sa révision, la soumission du protocole au Comité d’Éthique de la Recherche (CER) et la planification budgétaire. Tous changements dans la composition de l’équipe de recherche au cours du projet de recherche doit être rapidement rapporté au comité exécutif du centre de recherche (CECR). B.

FONDS DISPONIBLES

Pour le concours de 2015-2016, 80 000 $ sont disponibles d’un fonds général. Une somme allant jusqu’à 20 000 $ peut être allouée pour chaque projet. C.

CALENDRIER DU CONCOURS (2015-2016) octobre 2015 11 janvier 2016 Fin janvier 2016 31 mars 2016 avril 2016 avril 2016 mai 2016 juin 2016 juillet 2016

D.

Le comité exécutif du centre de recherche (CECR) annonce le concours. Date limite pour les lettres d’intention (LI). Un sous-comité du CECR se réunit afin d'évaluer les LI pour les critères d’admissibilité. Les candidats dont les LI remplissent les critères d’admissibilité sont invités à soumettre une demande détaillée. Les candidats inadmissibles sont également signalés. Date limite pour déposer une demande détaillée. Les demandes sont envoyées au comité d’examen du C.A.R.E. Le comité d’examen du C.A.R.E. se réunit pour une analyse approfondie des demandes et la formulation de recommandations pour le financement au CECR. Les recommandations du comité d’examen du C.A.R.E. sont étudiées par le CECR qui prend les décisions finales. La vice-présidente signale les décisions aux candidats par écrit. Les candidats doivent soumettre leurs projets au bureau d’examen de la recherche pour une évaluation des aspects éthiques et administratifs (ex : budget, ressources humaines) du projet. Disponibilité des fonds conditionnel à la réception d’une lettre d’approbation intégrale de l’institution pour le projet. Les résultats du concours seront affichés sur le site Web du Centre de recherche.

PARAMÈTRES DU FINANCEMENT

Des fonds d’exploitation seront accordés pour financer les salaires du personnel de recherche et d’autres ressources nécessaires pour mener la recherche. Les frais de déplacement pour se rendre à des conférences et les paiements aux chercheurs ne sont PAS autorisés. Les fonds ne peuvent servir à l’achat d’équipement, à moins que cela soit essentiel au déroulement du projet et que le candidat n’ait pas accès à de l’équipement similaire existant déjà à l’hôpital au moment du dépôt de la demande. Si de l’équipement est acheté avec des fonds du concours, les politiques et procédures du CHSM relatives au contrôle et à la propriété de l’équipement s’appliqueront. Si vous avez d’autres questions, veuillez communiquer avec le gestionnaire du centre de recherche (poste 5068). E.

PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE

La demande est présentée en deux étapes : une « lettre d’intention » et une « demande détaillée ». i.

Lettre d’intention (LI) Les candidats sont invités à soumettre une lettre d’intention (LI) afin de déterminer si le projet proposé est admissible au concours C.A.R.E. La LI doit être soumise au plus tard le 11 janvier 2016. La demande doit contenir les documents suivants : - Une LI d’une ou deux pages décrivant succinctement les objectifs et les méthodes du projet proposé. Concours C.A.R.E. du CHSM – Directives pour les soumissions et les rapports – révision novembre 2015

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Une liste de tous les chercheurs du projet et leurs rôles proposés (ex : chercheur principal, c- chercheur). CV de tous les chercheurs du projet.

Un sous-comité du comité exécutif du centre de recherche (CECR) procède à l’évaluation des lettres d’intention. Les projets sont évalués selon les huit critères suivants : 1. L’équipe du projet respecte les objectifs du programme, selon l’un des deux scénarios suivants :  Le chercheur principal et un chercheur débutant, travaillant avec un co-chercheur chevronné.Le chercheur principal et un chercheur chevronné, travaillant avec un co-chercheur débutant. 2. Le chercheur débutant et le chercheur chevronné sont associés à l’Université McGill (ou une autre université), membres du personnel du CHSM et/ou membres associés du centre de recherche du CHSM. 3. Au moins un chercheur faisant partie du projet a une formation reconnue ou de l’expérience en recherche, ou les deux. Ces aspects seront évalués par le sous-comité du CECR par l’examen des CV des chercheurs du projet. Le sous-comité du CECR pourrait recommander d’autres collaborateurs pour le projet au besoin. 4. Le projet porte sur la recherche clinique ou les services de santé visant à améliorer les soins aux patients du CHSM et à développer la recherche au CHSM. 5. L’activité de recherche a son siège au CHSM. 6. Le chercheur principal n’a pas reçu de financement du C.A.R.E. au cours des deux dernières années. 7. Le projet n’a pas reçu de financement d’autres sources. 8. Le projet ne doit pas se limiter au travail préparatoire (par exemple, la révision de la littérature ou la consultation d’experts). Seuls les projets qui répondent à ces huit critères passeront à l’étape suivante, sinon ils seront éliminés du concours. Si le comité d’examen juge que le projet proposé est admissible au concours C.A.R.E., le candidat sera invité à soumettre une demande détaillée. Les candidats seront avisés de la décision du CECR au plus tard le 31 janvier 2016 ii.

Demande détaillée Les candidats invités à présenter une demande détaillée devront soumettre les documents suivants au plus tard le 31 mars 2016 :

1. Une lettre d’accompagnement comprenant:  Les coordonnées du chercheur principal et la nature de l’affectation du chercheur principal (ex. membre du personnel ou membre associé du centre de recherche de St. Mary).  Titre du projet.  Noms et affiliations des chercheurs participants et leurs rôles. 2. Un protocole qui respecte les conditions suivantes :  Inclut le contexte, les objectifs, les méthodes, les considérations éthiques, une conclusion et une à deux pages de références.  Comprend au plus deux pages (incluant les références).  Est dactylographié à interligne et demi en Times Roman 12 points, avec des marges de 2,5 cm tout autour.  Le cas échéant, préciser dans la proposition la façon dont les résultats seront utilisés pour appuyer d’autres demandes de financement externes et à quelles agences de financement externes les futures demandes de subvention seront adressées. Concours C.A.R.E. du CHSM – Directives pour les soumissions et les rapports – révision novembre 2015

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3. Un budget (tableau sommaire des dépenses prévues) et une justification du budget d’une page. 4. Les CV de tous les chercheurs indiquant leurs activités des cinq dernières années (comprenant les subventions et les publications). 5. Un résumé d’une page (maximum) du rôle de chaque chercheur dans le projet. F.

PROCESSUS D’EXAMEN Demande détaillée

L’évaluation de la demande détaillée est menée par le comité d’examen du C.A.R.E., qui est composé des évaluateurs scientifiques internes et externes. La vice-présidente des affaires académiques est la présidente du comité. Étape 1 : Calcul de la note moyenne d’examen scientifique Chaque projet sera étudié par deux évaluateurs scientifiques indépendants (principal et secondaire) qui lui accorderont chacun une note moyenne d’examen scientifique. La note moyenne d’examen scientifique est déterminée pour chaque projet et utilisée pour évaluer la qualité scientifique du projet de recherche. Cette note est calculée en faisant la moyenne des notes pour chacun des six éléments suivants : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Question de recherche Contexte Population étudiée Méthodes utilisées Mesures prises Analyse statistique effectuée.

Chacun des six éléments est évalué selon l’échelle suivante : 5 = Remarquable 4 = Très bon 3 = Bon – requiert certaines révisions mineures 2 = Acceptable – requiert des révisions majeures 1 = Médiocre – doit être repensé Étape 2 : Facteurs additionnels La deuxième étape d’examen porte sur deux facteurs qualitatifs additionnels : 1. Préoccupations d’ordre éthique (Oui ou Non); si Oui, veuillez expliquer 2. Préoccupations d’ordre budgétaire (Oui ou Non); si Oui, veuillez expliquer Étape 3 : Note consensuelle Le comité d’examen du C.A.R.E. se réunira pour établir la note consensuelle de chaque projet. Le jour de la réunion du comité : 1. L’examinateur principal présentera leur note moyenne d’examen scientifique, leur examen scientifique et les préoccupations d’ordre éthique ou budgétaire. 2. Le deuxième examinateur fera des commentaires additionnels. Concours C.A.R.E. du CHSM – Directives pour les soumissions et les rapports – révision novembre 2015

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3. L’examinateur principal et le deuxième examinateur discuteront du projet. 4. Tous les membres du comité peuvent participer à la discussion. 5. Tous les examinateurs présenteront leur note moyenne d’examen scientifique. 6. Le comité détermine la note « consensuelle » du projet. Seuls les projets qui reçoivent une note consensuelle de 3 ou plus seront retenus en vue d’un financement. 7. Le président du comité enregistrera toutes les notes moyennes d’examen scientifique. 8. À la fin de la rencontre, le comité classera les projets retenus pour un financement. G.

DÉCISION DE FINANCEMENT

Les recommandations de financement seront acheminées au CECR qui prendra les décisions finales, à savoir quels projets seront financés ainsi que le budget qui sera alloué à chaque projet. La vice-présidente des affaires académiques informera le chercheur principal des décisions quant au financement par écrit au plus tard le 31 mai 2016. H.

RAPPORT D’ÉTAPE ANNUEL

La subvention C.A.R.E. couvre une période de financement de deux ans. À la fin de la première année, le chercheur principal doit soumettre un rapport d’étape au CECR. Le rapport d’étape doit contenir l’information suivante : 1. Une description des progrès réalisés jusqu’à maintenant :  Indiquer l’état actuel du projet (i.e. recrutement en cours, analyse, suivi, collecte des données, etc.)  Indiquer le nombre total des sujets recrutés jusqu’à maintenant.  Indiquer le nombre total de sujets qui participent présentement au projet.  Indiquer si un événement indésirable grave se produit et fournir les détails.  Le cas échéant, expliquer les raisons des retards. 2. Un échéancier prévu pour l'achèvement de l'étude. 3. Un rapport financier :  Fournir un rapport de dépenses détaillé pour la première année et indiquer le montant des fonds qui restent.  Décrire les dépenses prévues, avec la justification nécessaire. I.

PROLONGATION

Le financement dure normalement un an, mais dans certaines circonstances, une prolongation de douze mois, sans fonds additionnels, peut être accordée par le CECR à la fin de la deuxième année. Pour demander une prolongation, le chercheur principal doit soumettre, avant la fin de l’année de financement, un rapport d’étape à la présidente du CECR. Le CECR évaluera le rapport d’étape et décidera si une prolongation est justifiée. J.

PRÉSENTATION DE SÉMINAIRES

Au cours du projet, ou deux mois après la fin du projet, le chercheur principal devra présenter les méthodes de l’étude ou les résultats de sa recherche à l’un des séminaires bimensuels organisés par le centre de recherche. Concours C.A.R.E. du CHSM – Directives pour les soumissions et les rapports – révision novembre 2015

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K.

RAPPORT FINAL

Deux mois après la fin du projet, le chercheur principal devra soumettre un rapport final au comité exécutif du centre de recherche. Ce rapport devra comprendre les éléments suivants : 1. Un rapport scientifique utilisant le format standard 1:3:25 comprenant une page de messages principaux, suivie d’un résumé de trois pages et d’un rapport des résultats d’au plus 25 pages (la plupart des rapports finaux ne doivent pas dépasser dix pages). Pour en savoir plus sur ce format, consultez les directives produites par la Fondation canadienne de la recherche sur les services de santé à www.chsrf.ca/knowledge_transfer/pdf/cn-1325_f.pdf Le centre de recherche de St. Mary fournira un soutien pour la préparation du rapport final qui sera affiché sur le Site Web. 2. Un rapport financier final d’une page qui comprend le budget approuvé, les dépenses totales et le solde du compte. 3. Toute autre documentation, notamment les propositions de subvention soumises, les présentations orales, les publications (et/ou soumissions) ou d’autres documents de recherche émanant du projet, doit également être annexée à ce rapport. Si ces documents ne sont pas disponibles au moment de soumettre le rapport, ils devront être soumis dès que possible durant l’année qui suit la présentation du rapport final. L.

RECONNAISSANCE

La contribution à l’étude du Centre hospitalier de St. Mary doit être mentionnée dans toute présentation orale, publication (et/ou soumission) ou tout autre document de recherche émanant du projet. Si le CHSM est le principal organisme de financement, la première institution citée devrait être le CHSM. Le CHSM constitue le principal bailleur de fonds si plus de 50 % du financement provient du CHSM ou si le CHSM est l’institution accordant la plus grande proportion des fonds pour une étude financée par de nombreux organismes. Dans certains cas, certaines sources particulières de financement devront être reconnues dans divers documents produits à la suite de la recherche. Le comité exécutif du centre de recherche chercherait alors avec l’hôpital ou la Fondation à déterminer quelles sources de financement particulières doivent être reconnues (par exemple, fonds de dotation établis pour des domaines de recherche particuliers). M. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX ET AIDE POUR SOUMETTRE UNE DEMANDE Veuillez communiquer avec : Wim Wolfs Gestionnaire, Centre de Recherche, Bureau H-4727 Centre Hospitalier de St. Mary Tél. : (514) 345-3511, poste 5068 Téléc. : (514) 734-2652 Courriel : [email protected]

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