SKYPE ENTREPRISE Révision Mars 2017
Participer une réunion Sommaire 1.
Introduction ....................................................................................................................................................... 2
2.
Participer à une réunion Skype................................................................................................................... 2 1.
Participer à une réunion Skype à partir d’Outlook......................................................................... 2
2.
Participer à une réunion Skype depuis Skype Entreprise ............................................................ 3
3.
Démarrer une réunion non planifiée depuis Skype Entreprise.................................................. 4
3.
Partager du contenu pendant une réunion Skype.............................................................................. 4 1.
Partager le bureau ou des programmes ............................................................................................ 4 1.
Donner le contrôle ................................................................................................................................. 6
2.
Reprendre le contrôle ........................................................................................................................... 6
3.
Arrêter le partage ................................................................................................................................... 6
2.
Partager d’autres présentations ............................................................................................................ 6 1.
Tableau blanc........................................................................................................................................... 7
2.
Sondages ................................................................................................................................................... 8
3.
Q&A............................................................................................................................................................. 9
4.
Utiliser la messagerie instantanée pendant une réunion Skype .................................................. 11
5.
Inviter des participants à la messagerie instantanée pendant une réunion Skype .............. 11
6.
Démarrer une vidéo à partir d’une réunion Skype ........................................................................... 12
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Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
Sommaire
1. Introduction Skype Entreprise permet de rejoindre une réunion où que vous soyez, un aéroport, un café, un hôtel, ou sur un appareil mobile.
Cliquer sur le bouton Outil
Vérifier que les paramètres audio et vidéo ont été configurés en fonction de vos besoins
2. Participer à une réunion Skype Il existe deux moyens pour participer à une réunion Skype
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1. Participer à une réunion Skype à partir d’Outlook
Ouvrir la réunion planifiée dans le calendrier
Cliquer sur Participer à une Réunion Skype
Ou
2
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Cliquer sur Participer en ligne sur le rappel du calendrier
Choisir les options de connexion o o o
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Depuis son poste de travail, avec le son Depuis un autre téléphone Sans le son (suivre la présentation des documents et les messages échangés)
2. Participer à une réunion Skype depuis Skype Entreprise
Ouvrir Skype Entreprise Sélectionner Calendrier
Cliquer sur Conférence maintenant ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur le titre de la réunion
Choisir les options de connexion o
Depuis un poste de travail, avec le son
o
Depuis un autre téléphone
o
Sans le son (suivre la présentation des documents et les messages échangés)
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3. Démarrer une réunion non planifiée depuis Skype Entreprise
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Ouvrir Skype Entreprise
Sélectionner les contacts dans la liste des contacts
Remarque : Pour sélectionner plusieurs contacts (sans qu’ils fassent parti d’un même groupe), cliquer sur un contact puis en laissant appuyer la touche Ctrl du clavier, sélectionner les autres contacts
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner l’option appropriée o Démarrer une téléconférence o
Démarrer un appel vidéo
Choisir le moyen de communication quand vous Démarrer une téléconférence
Astuce : Pour ajouter plus de contacts à la réunion, faire un glisser-déposer des contacts choisis depuis la liste des contacts directement sur la fenêtre de la réunion
3. Partager du contenu pendant une réunion Skype
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1. Partager le bureau ou des programmes Pour présenter votre écran (la totalité du Bureau ou simplement un programme sélectionné) à tous les participants d’une réunion Skype, vous devez être un présentateur de la réunion.
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Il est recommandé d’utiliser le partage de bureau plutôt que le partage d’un programme ou fenêtre (tout dépend de la version de Skype Entreprise) autant que possible : Le partage de bureau est utilisé quand vous avez besoin de passer d’un programme à un autre ou de travailler sur des documents provenant de différents programmes. Le partage de programme ou fenêtre permet de présenter des programmes ou documents spécifiques sans montrer le reste de votre ordinateur 4
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Le partage de bureau utilise moins de ressources qu’un partage de programme ou fenêtre.
Démarrer la réunion Skype
Cliquer sur l’icône de présentation
Sélectionner ce que vous souhaitez partager
Remarque : Le partage de bureau rend accessible à toutes les personnes de la réunion vos programmes, documents et notifications. Penser à fermer toutes informations ou documents confidentiels que vous ne souhaitez pas partager
Exemple : Partager un programme ou fenêtre
Lors du partage de bureau, une prévisualisation est lancée Un encadré orange vous indique que tous les participants visualisent votre écran
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1.
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Donner le contrôle
Donner le contrôle à un présentateur
Cliquer sur Donner le contrôle pour partager le contrôle de votre bureau ou des programmes ou fenêtre avec les participants
Sélectionner le présentateur
Le présentateur demande le contrôle Cliquer sur Oui pour partager le contrôle de votre bureau ou des programmes
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2. Reprendre le contrôle Pour reprendre le contrôle Cliquer sur Donner le contrôle Cliquer sur Reprendre le contrôle
Remarque : Autoriser des personnes à prendre automatiquement le contrôle de votre session de partage à tout moment, en cliquant sur Donner le contrôle automatiquement. Utiliser cette option uniquement pour les petites réunions informelles 3.
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Sommaire
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Arrêter le partage Cliquer sur Arrêter le partage lorsque vous avez terminé de partager votre écran
Cliquer sur la punaise pour masquer la barre d’outils et avoir plus de place
2. Partager d’autres présentations Skype Entreprise permet de partager d’autres présentations : o
Des fichiers PowerPoint
o
Des pièces jointes
o
Des notes partagées
o
Des notes
o
Un tableau blanc
o
Des sondages
o
Des Q&A Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
1. Tableau blanc Un tableau blanc est une page vierge que vous pouvez partager avec d’autres participants à la réunion en y tapant des notes, en dessinant ou en important des images
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Cliquer sur l’icône de présentation
Cliquer sur Plus
Cliquer sur Tableau blanc
Utiliser les différents outils d’annotation à droite du tableau o
Pointeur laser virtuel permet de pointer par un cercle bleu en indiquant votre nom
o
Sélectionner et taper pour sélectionner une zone où taper des informations.
o
Stylet pour dessiner à main levée. Cliquer sur la flèche vers le bas en regard du bouton pour sélectionner une autre couleur.
o
Surligneur permet de surligner une zone spécifique de la diapositive active.
o
Gomme pour supprimer une annotation spécifique.
o
Marquage permet marquage sur la page
o
Forme pour de dessiner des formes telles que des lignes, des flèches et des carrés
o
Insérer une image
o
Supprimer sélectionnées sélectionnées.
o
Autres options proposent plusieurs options : sélectionner l'annotation, Annuler, Rétablir, Copier, Couper, Coller, Coller en tant qu'image, Enregistrer sous et Envoyer à OneNote.
d'insérer
un
sur la diapositive
les que
annotations vous avez
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Remarque : Chaque participant peut travailler simultanément sur le tableau, mais chaque outil ne peut être utilisé que par une seule personne à la fois. Le tableau blanc se ferme automatiquement si vous passez à une autre option de présentation mais il reste disponible si vous voulez l'ouvrir plus tard au cours de la réunion. Pour voir qui a ajouté ou modifié du contenu, pointer avec la souris sur le contenu pour obtenir les informations telles que « Créé par » et « Dernière modification ».
Pour gérer les autorisations téléchargement du tableau blanc
Cliquer sur Présenter
Cliquer sur Gérer le contenu
Cliquer sur Autorisation
de
o
Organisateur Seule la personne qui a planifié la réunion peut effectuer un téléchargement.
o
Présentateurs Tous les présentateurs de la réunion peuvent effectuer un téléchargement.
o
Tous les participants à la réunion peuvent effectuer un téléchargement
Cliquer sur Plus pour sélectionner les options appropriées : Enregistrer sous, Envoyer à OneNote ou Renommer
2. Sondages Le sondage constitue un excellent moyen d’impliquer et de faire interagir les participants à votre réunion Skype Entreprise, et de savoir ce qu’ils pensent des idées que vous partagez
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Cliquer sur l’icône de présentation
Cliquer sur Plus
Cliquer sur Sondage
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Taper la question possibles
Cliquer sur Créer
et
les
réponses
La page de sondage s’ouvre dans la réunion et les résultats sont présentés à tout le monde au fur et à mesure que les participants sélectionnent une option
Cliquer sur Actions de sondage pour gérer le sondage
Cliquer sur Arrêter le partage pour terminer le sondage
Cliquer sur Présenter
Cliquer sur Gérer le contenu
Cliquer sur Supprimer
3. Q&A L’option Questions/Réponses permet de répondre aux questions au cours d’une réunion. Très utile quand un présentateur répond aux questions, tandis qu’une autre personne présente le contenu de la réunion.
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Important : Seuls les présentateurs peuvent répondre aux questions
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Cliquer sur l’icône de présentation
Cliquer sur Plus
Cliquer sur Q&R
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Si aucun autre contenu n’est présenté, la fenêtre de partage de contenu s’ouvre et affiche la session Questions/Réponses pour tous les participants. Si un autre contenu est actif, l’onglet Questions/Réponses apparaît sous la forme d’un nouvel onglet à côté de l’onglet Présentation
La messagerie instantanée de la réunion est automatiquement désactivée jusqu’à l’arrêt de la session Questions/Réponses
Lorsqu’une question est posée, n’importe quel présentateur peut cliquer sur Répondre
Cliquer sur Entrée pour publier la réponse
Remarque : Si vous présentez du contenu alors qu’une question est transmise, vous verrez une notification sur la nouvelle question. Vous pouvez cliquer sur l’onglet Questions/Réponses à tout moment pour répondre à la question, puis revenir à l’onglet Présentation pour poursuivre la présentation. Si vous changez d’avis alors que vous avez commencé à saisir une réponse, cliquer sur Annuler pour répondre plus tard ou laisser un autre présentateur y répondre
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Lorsqu’une question a été posée, les onglets Tout et Sans réponse s’afficheront
Cliquer sur Sans réponse pour filtrer les questions sans réponse
Cliquer sur Arrêter les Q&R le flux d’échange de questions
Cliquer sur Autoriser tout la messagerie instantanée de la réunion pour activer la messagerie instantanée
Cliquer sur Enregistrer sous pour garder la session de questions/réponses Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
4. Utiliser la messagerie instantanée pendant une réunion Skype
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Sélectionner instantanée
l’icône
Messagerie
Lancer la conversation
Cliquer l’icône Masquer la conversation si vous ne souhaitez plus voir afficher la conversation
5. Inviter des participants à la messagerie instantanée pendant une réunion Skype
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Sélectionner l’icône Participants
Cliquer sur Inviter plus Sélectionner la personne à inviter
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Cliquer sur Actions des participants
Sélectionner les options appropriées
6. Démarrer une vidéo à partir d’une réunion Skype
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Sélectionner l’icône Démarrer une vidéo
La vidéo se lance
L’option Demarrer une vidéo peut se faire également à partir :
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D’une conversation par message instantannée
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