Livre blanc

Les défis des bibliothèques universitaires au cœur de l’enseignement, de l’apprentissage et de la recherche

Introduction Dans ce livre blanc, vous découvrirez les résultats de notre première enquête abordant les principales préoccupations des directeurs de bibliothèques universitaires. Nous sommes, en effet, parfaitement conscients qu’aujourd’hui, plus que jamais, les bibliothèques sont confrontées à de nombreux défis qui les obligent à revoir leur place au sein de l’enseignement, de l’apprentissage et de la recherche. Il n’est pas surprenant de constater que les budgets constituent cette année encore une préoccupation majeure pour de nombreux dirigeants de bibliothèques. Car non seulement ils doivent acquérir du contenu, investir dans de nouvelles technologies et embellir leur bibliothèque, mais ils doivent aussi faire face à une concurrence interne de plus en plus vive pour obtenir du financement et prouver la valeur qu’apporte la bibliothèque à l’université. La digitalisation croissante de l’information et des services a déjà contraint de nombreux directeurs de bibliothèques à réorienter leurs processus et à revoir les systèmes nécessaires à l’exploitation de ce nouvel environnement numérique. L’objectif étant là encore de consolider le rôle que joue la bibliothèque dans l’atteinte des objectifs de l’université. D’où la naissance de nouveaux services qui modifient radicalement la fonction des bibliothécaires. De nouvelles compétences, notamment en matière de gestion des données de recherche, deviennent désormais indispensables. Quant aux directeurs de bibliothèque, ils doivent maintenant s’efforcer de communiquer sur la valeur ajoutée de leur bibliothèque auprès des chercheurs, des universitaires et des étudiants. Ces défis, Ex Libris se propose de les relever avec vous. Nos solutions sont justement conçues pour faciliter cette transition numérique. Elles sont là pour vous aider à optimiser vos flux de travail et servir de plateforme pour la fourniture de nouveaux services, avec, en prime, des données statistiques permettant de mesurer vos performances. Ces solutions vous aident enfin à soutenir les chercheurs, les collègues universitaires et les étudiants. Dans l’attente de collaborer prochainement avec vous.

Ofer Mosseri Corporate vice president & general manager Ex Libris EMEA

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I Le rôle essentiel des bibliothèques dans la gestion des données de recherche

Les bibliothèques sont l’un des piliers des universités et jouent un rôle essentiel auprès des chercheurs. Et ce, à plusieurs niveaux.

Soutenir les demandes de financement Secundo, les bibliothèques aident les chercheurs à obtenir des subventions et des contrats de recherche. Elles jouent le rôle de support dans la préparation des dossiers et de leur soumission. Leur rôle pourrait d’ailleurs être plus important encore, si les chercheurs savaient que ce soutien existe et si cette participation était mieux formalisée.

Primo, elles influent sur la capacité des universités à recruter et retenir les meilleurs chercheurs. Sur un marché mondial désormais ouvert et concurrentiel, la réputation d’une université se fait aussi par le biais de sa bibliothèque. Ainsi, la nature et l’étendue des collections disponibles, le professionnalisme de son personnel, la qualité des services fournis, son degré d’équipement, mais aussi l’esthétique et le confort de ses aménagements, font partie des facteurs déterminants dans le recrutement et la rétention des meilleurs chercheurs.

Aider les chercheurs à mieux communiquer et à valoriser leurs travaux Tertio, les bibliothèques sont parties prenantes dans la promotion des nouvelles technologies et des nouveaux modèles de communication. Et ce, afin d’aider les chercheurs à diffuser et valoriser leurs travaux, en exploitant pleinement les avantages de l’hyperconnectivité mondiale, du réseautage et de l’open

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2 bibliothèques sur 3 ne proposent pas de services de gestion des données de recherche

access. Malheureusement, toutes ne sont pas encore bien équipées pour supporter ce changement, et les chercheurs ont tendance à résister aux efforts et nouveautés visant à modifier leurs pratiques. De nombreuses bibliothèques ont toutefois réussi à résoudre ces problèmes en nouant des liens plus étroits avec les chercheurs et en recentrant leurs services autour de ces nouvelles technologies et de ces nouveaux modèles de communication.

La plupart des universités disposent aujourd’hui d’espaces pour stocker et mettre à disposition des ressources institutionnelles, notamment des documents de recherche et des thèses. Si tous reconnaissent volontiers l’importance du rôle de la bibliothèque universitaire dans l’optimisation de la visibilité des productions des universitaires et l’optimisation des activités de recherche, dans les faits, 63 % des bibliothèques n’offrent toujours pas de services de gestion des données de recherche. Seules 30 % le font, mais pour certains projets uniquement. Une situation qui n’empêche pas plus de 50 % des bibliothèques de penser que d’ici 3 à 5 ans, elles joueront un rôle plus important dans cette gestion des données de recherche. 25 % le prévoient également, mais à plus long terme (d’ici 4 à 5 ans).

Revoir la politique d’achats L’accès à des contenus de qualité est évidemment essentiel pour la recherche. Les bibliothèques dépensent donc énormément d’argent pour maintenir et développer leurs collections. Quant aux chercheurs, même s’ils ont aujourd’hui accès à plus de

« 82 % des bibliothèques comptent apporter leur expertise, en matière de catalogue et de publication notamment, à la gestion des données de recherche ». Vœux pieux Les bibliothèques aimeraient exister davantage auprès des chercheurs, mais leur rôle reste trop souvent sous-estimé. Ainsi, 72 % des bibliothèques souhaitent être perçues comme une valeur ajoutée pour l’université. 74  % aimeraient que l’on reconnaisse plus volontiers leur contribution aux objectifs stratégiques de l’université. 64 % souhaiteraient nouer une relation plus étroite avec leurs pairs et 83 % améliorer leur positionnement dans l’université.

contenus que jamais, ils en veulent toujours plus. Or, la pression sur les budgets institutionnels et l’augmentation continue des coûts d’abonnement rendent de plus en plus difficile le maintien du niveau actuel des achats. Si certaines bibliothèques cherchent encore coûte que coûte à augmenter leur budget d’achat (30  % des sondés font état d’une hausse de ce budget), la plupart sont plutôt en phase de réduction d’investissement et essaient désormais d’acheter plus intelligemment (44  %). En revoyant leur stratégie d’acquisition et en s’appuyant sur des données plus pertinentes (les statistiques d’emprunt notamment), les bibliothèques devraient parvenir à répondre plus efficacement aux besoins des chercheurs et faciliter le dialogue avec les cadres supérieurs auprès desquels elles obtiennent les budgets.

Les freins au rayonnement de la bibliothèque Quand on demande aux bibliothèques les raisons qui font qu’elles ne rayonnent pas davantage au sein du paysage universitaire et ne jouent pas un rôle plus important dans la gestion des données de recherche, elles pointent du doigt le manque de temps et de moyens internes en général, mais aussi l’absence de compétences et de personnel qualifié (l’enquête fait d’ailleurs état d’une large méconnaissance des outils de gestion). Certaines évoquent également le fait d’être confrontées à des chercheurs souvent récalcitrants, isolés et peu impliqués, et à des décisions

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Moralité : pour s’emparer de la question des données de recherche, plusieurs ingrédients sont nécessaires :

politiques qui ne vont pas dans ce sens. Sans parler du fait que les données de recherche sont vues comme devant être gérées par des personnes faisant partie intégrante des laboratoires de recherche.

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une volonté politique claire ; du personnel qualifié et formé ; de la communication et de la collaboration avec les enseignants-chercheurs ; un outil adapté.

Reconnecter les chercheurs et les cadres à la bibliothèque La révolution numérique a modifié la relation entre les bibliothèques et les chercheurs. Trop souvent, les spécialistes de l’information et les chercheurs ne sont pas connectés et ne dialoguent pas. En effet, près de 20 % des bibliothèques font état d’une totale absence de relation avec les chercheurs. 20 % évoquent une situation similaire, mais avec les directeurs et administrateurs de la recherche ; 23 % avec les cadres supérieurs responsables de la recherche et 45 % avec les organismes de financement et de subvention. L’objectif aujourd’hui pour les bibliothèques est donc de trouver les moyens de se reconnecter avec les chercheurs et de combler leurs lacunes dans la compréhension de leurs besoins.

Retours du terrain «  Jouer un rôle plus important dans la gestion des données de recherche exige une prise en compte des problématiques par l’université, doublée d’une bonne coordination (et pas de lutte d’influences) avec les autres services concernés, notamment la Direction de la recherche et le Service informatique », indique la responsable d’un SCD (Service Commun de la Documentation). Beaucoup citent également la frilosité de l’institution et son incompréhension dans le rôle central que doit jouer une bibliothèque sur ce sujet. « Certains ont encore une vision passéiste de la bibliothèque centrée sur l’imprimé », ajoute anonymement le directeur d’une bibliothèque universitaire. À cela s’ajoute le cloisonnement entre services de la recherche, direction informatique et bibliothèques (au pluriel) qui peuvent aboutir à une certaine forme de concurrence au sein du même établissement.

En attendant, leur expertise en matière d’information et d’organisation, et l’adoption de nouveaux outils devraient permettre de développer la culture du service, d’accroître la satisfaction des chercheurs et leur apporter une nouvelle valeur ajoutée.

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Retour d’expérience :

Ces 5 bibliothèques contribuent au développement d’une plateforme de gestion des données de recherche baptisée Esploro Ex Libris a mis en place un partenariat avec l’université de Lancaster, l’université de Sheffield, l’université d’Iowa, l’université de Miami, et l’université d’Oklahoma. Toutes collaborent au développement d’une nouvelle plateforme de gestion des données de recherche baptisée Esploro. Une occasion pour elles de nouer un dialogue inédit avec la communauté des chercheurs.

les établissements qui sauront démontrer la valeur de l’argent investi auront un avantage majeur sur les autres  ». Preuve que même dans les bibliothèques universitaires, il est question de ROI (retour sur investissement). Avec cette plateforme Esploro, Ex Libris compte faire progresser la gestion des données de recherche grâce à une meilleure taxonomie, à un affinement des métadonnées, à la possibilité de réutiliser plus largement les données, et à la création de plans de gestion des données pertinents.

Maximiser la productivité « L’un de nos objectifs stratégiques est de favoriser une culture de campus grâce à laquelle nos enseignants, nos étudiants et notre personnel peuvent maximiser leur productivité en recherche  », ajoute

Esploro s’appuie sur la plateforme cloud Alma et compte étendre le rayonnement de la recherche universitaire en optimisant sa visibilité, son efficacité et sa conformité aux règlements et aux politiques en vigueur. Elle devrait également aider les établissements à mieux corréler les résultats de la recherche et les financements. Intégrée de façon transparente aux processus de recherche existants, Esploro permet, en effet, aux établissements de saisir des objets de recherche et d’enrichir leurs métadonnées, d’unifier et d’automatiser les flux de données de recherche, d’effectuer le suivi des publications, de surveiller la conformité aux exigences réglementaires, et de mesurer l’impact de la recherche, grâce à différents indicateurs. Esploro devrait également contribuer à rapprocher les communications entre les multiples intervenants de la recherche, la bibliothèque, le bureau de recherche et les chercheurs eux-mêmes.

Paul A. Soderdahl, bibliothécaire universitaire associé à l’université de l’Iowa. « Une plateforme intégrée, riche en fonctionnalités, capable de collecter, décrire et promouvoir les résultats de la recherche nous aidera forcément à atteindre cet objectif ».

Une solution pour valoriser les données de recherche La valorisation des données de recherche étant aujourd’hui au cœur des préoccupations, bon nombre de bibliothèques ont ressenti le besoin de s’équiper d’un outil central permettant de piloter la gestion des données de recherche, les profils des chercheurs et la gestion des publications. Elles entendent ainsi améliorer le soutien qu’elles prodiguent à leur personnel académique et aux chercheurs. «  La nécessité d’intégrer les activités et les budgets liés à la recherche exige une solution globale qui peut facilement se connecter aux systèmes de recherche et aux bibliothèques, tout en répondant aux besoins spécifiques de la recherche universitaire » indique Tracey Clarke, directrice associée des stratégies académiques et numériques à l’université de Sheffield.

Le ROI, on en parle même en bibliothèques « Si l’obtention de subventions pour la recherche est toujours aussi capitale, elle est aussi de de plus en plus compliquée, précise Carl Grant, Directeur de la technologie au sein de la bibliothèque de l’université d’Oklahoma. Voilà pourquoi nous pensons que

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II Redonner aux bibliothèques une vraie place dans l’apprentissage

Symboles de culture et d’éducation, les bibliothèques offrent d’innombrables possibilités d’apprentissage, à même de stimuler le développement économique, social et culturel. Cependant, même si certaines histoires sont assez incroyables, beaucoup reste encore à faire pour redonner aux bibliothèques un rôle clé dans la réussite du cursus étudiant.

bibliothèque dans une vie. Grâce à un simple livre sur les éoliennes emprunté à la bibliothèque locale, ce jeune homme originaire du Malawi a, en effet, appris comment construire une turbine capable de produire de l’énergie et a sauvé son village de la famine. C’est ce livre, et ce qu’il en a fait, qui lui a ensuite donné envie et permis d’aller étudier dans une grande université américaine. Ce livre n’a pas seulement changé sa vie, il a aussi bouleversé celle des habitants de son village.

Bibliothèque : le relai des savoirs C’est grâce à des histoires comme celle-ci que de nombreux pays continuent à déployer des moyens humains et financiers pour que les bibliothèques puissent assurer un accès au savoir, à l’apprentissage et aux idées. Non seulement les bibliothèques prêtent

Loin du parcours balisé des étudiants européens, l’histoire de William Kamkwamba est assez extraordinaire et symbolise bien l’impact que peut avoir une

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des livres, mais elles fournissent bien d’autres services à des fins de recherche ou d’étude privée. Les étudiants n’ayant clairement pas les moyens d’acquérir chacun des ouvrages qu’on leur soumet ou suggère, ni de trouver et de s’abonner à chacune des revues auxquelles ils doivent pouvoir accéder pour leurs études, ce sont donc les bibliothèques qui jouent ce rôle d’agrégation de contenus et d’ouverture.

son catalogue à la recherche de l’ouvrage, du texte, des ressources ou de la revue apportant une réponse valide à leurs interrogations. Seule la bibliothèque est capable de leur proposer des informations pertinentes et certifiées. Seule la bibliothèque, via les services qu’elle propose (ENT, encyclopédie en ligne, ressources numériques, moteur de recherche, messagerie, etc.), peut contribuer à structurer à la fois leurs recherches et leurs pensées. Les bibliothécaires ont d’ailleurs tout intérêt à mettre en place des formations à la méthodologie de la recherche de l’information, en plus des guides et des tutoriels qu’ils proposent déjà. En attendant, seul un étudiant sur trois considère la bibliothèque comme un élément essentiel de sa réussite. Les autres sont beaucoup plus mitigés sur le rôle qu’elle joue dans leur parcours.

Un monde en perpétuel mouvement Alors que se profile en France une grande réforme du Baccalauréat et que l’outil permettant de gérer l’orientation des étudiants a de nouveau été modifié, on peut légitimement se demander si le système universitaire tel que nous le connaissons n’est pas dépassé. Périmé. Non pas qu’il ne fonctionne pas correctement. Au contraire, il est formidablement bien construit, mais, aujourd’hui, il semble que nous n’en ayons plus vraiment besoin. Les métiers ont changé, tout comme l’environnement de travail et les attentes des organisations. Aujourd’hui, les employés sont des ordinateurs. Et demain ? Avec l’intelligence artificielle, les datas, les algorithmes, l’IoT (Internet of Things - Internet des objets) et consorts, à quoi ressembleront nos métiers ? Nous ne le savons pas.

Développer l’envie d’apprendre et l’autoformation

Communiquer et resserrer les liens

Ce que nous savons, en revanche, c’est qu’il sera possible de travailler depuis n’importe où, chacun à sa manière. Nous devons donc revoir aussi le modèle éducatif et inverser la balance, en passant d’un système basé sur la « menace » et la sanction (que constituent les examens et les notes) à un système fondé sur le plaisir, l’envie et le partage. Comment ? En permettant aux étudiants d’apprendre davantage par eux-mêmes, en faisant d’eux des gens curieux et en développant cette culture. Et c’est là que la bibliothèque a un immense rôle à jouer. Mais pour que ce nouveau modèle fonctionne, il faut que la bibliothèque soit conçue pour donner aux étudiants envie de lire, de découvrir, d’emprunter et pour aiguiser leur curiosité.

Pour étayer son rôle de pilier dans le parcours d’apprentissage des étudiants, la bibliothèque doit également se mettre au goût du jour, se moderniser et assurer un accompagnement régulier des étudiants abonnés par le biais d’emailing, de listes de ressources et de recommandations, ou encore de publications sur les réseaux sociaux. C’est par ce biais qu’elle pourra maintenir le lien avec eux, les inciter à venir dans ses murs et faire croître les emprunts. Des outils existent pour créer, maintenir, évaluer et partager facilement des listes de ressources. Ces outils permettent, en effet, d’assembler tout type de ressources (livres physiques, chapitres de livres en ligne ou numérisés, articles de recherche, vidéos, articles de journaux, sites Web, etc.) et de créer une liste structurée et complète. Cette création peut être assurée par le bibliothécaire seul ou faite en collaboration avec d’autres. Malheureusement, seuls 26 % des sondés considèrent que ce service de liste de ressources est étroitement intégré aux objectifs pédagogiques. Pour 40 % des sondés, cette intégration est à parfaire.

La bibliothèque plutôt qu’Internet Si aujourd’hui, au premier doute et à la première question posée, le réflexe des étudiants est d’aller sur Internet (sur Google ou Wikipédia) pour dénicher un début de réponse, il serait plus judicieux qu’ils se tournent vers la bibliothèque et parcourent

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Des recommandations sur mesure

Une communication plus ciblée

À la manière des recommandations de Netflix et d’Amazon, ce type de listes de lecture contribue à motiver les étudiants et à entretenir le sentiment que la bibliothèque est leur « partenaire » d’apprentissage. Lorsque le trimestre commence, ils peuvent ainsi facilement accéder à l’intégralité du matériel de cours (réuni en un seul endroit) et le bibliothécaire peut, de son côté, savoir quelles sont les ressources les plus consultées. Les étudiants ont également la possibilité d’ajouter une référence « similaire » à l’un des éléments de la liste et communiquer avec le gestionnaire de cette liste par le biais d’un fil de commentaire spécifique.

Pour retrouver grâce aux yeux des étudiants (et des chercheurs), les bibliothèques ont aujourd’hui l’obligation de devenir de meilleures communicantes. Elles pourraient ainsi les prévenir des éventuels pics de consultation à l’approche des examens ou des préparations des exposés par exemple. D’où l’intérêt de s’équiper des bons outils capables de piloter cette communication multicanal et de fournir des statistiques fiables sur la fréquentation et les usages.

Vers une bibliothèque mobile Quant à l’accès mobile, il est aujourd’hui indispensable pour renforcer les liens avec les étudiants et leur engagement. L’accès aux ressources et aux services de la bibliothèque doit donc aussi pouvoir se faire en mobilité, soit sous la forme d’une app mobile ou d’un portail responsive, doté d’une interface de navigation simple aux couleurs de l’institution, et personnalisable par l’utilisateur. L’idée étant de créer un point d’entrée unique pour l’accès aux ressources de la bibliothèque, avec la possibilité de créer des alertes ou des notifications liées, et d’afficher aussi des informations plus générales issues des autres systèmes de l’université. Le SGBm Alma possède justement une extension mobile proposée via une app (iOS/Android) permettant de prendre les exemplaires en rayon, de filtrer la liste par date de demande, type de demande, type de matériel, emplacement, numéro de cote, ou de destination, ou encore de scanner les exemplaires pour voir où ils doivent aller, de tracer l’utilisation des exemplaires sur les tables et dans les rayons de la bibliothèque, et même de scanner les codes-barres via l’appareil photo intégré du smartphone.

D’innombrables possibilités Ils peuvent aussi noter les articles qu’ils ont lus, constituer leur propre collection de citations, suggérer l’ajout de documents supplémentaires ou encore demander à la bibliothèque de numériser le chapitre d’un livre en particulier, le rendre accessible en ligne ou mettre certains documents de côté. Et en exploitant les commentaires laissés par les étudiants et les statistiques disponibles sur l’utilisation des ressources suggérées, la bibliothèque peut savoir ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien et améliorer la pertinence de ses listes. Pour l’heure, seules 23 % des bibliothèques estiment disposer de données statistiques suffisantes pour gérer efficacement leurs ressources d’enseignement et d’apprentissage. 30 % déplorent le fait de ne pas en avoir du tout.

Moralité : il est urgent de dépoussiérer l’image vieillotte de la bibliothèque et de faire en sorte qu’elle puisse fournir aux étudiants les ressources dont ils ont besoin au bon moment et au bon format, par le biais d’une interface intuitive, flexible et efficace. Ce qui passe par une nécessaire réforme des outils existants et la mise en place d’une solution d’exploration documentaire intuitive, efficace, collaborative, interopérable, disponible en mobilité et facile à maintenir en condition opérationnelle. L’efficacité de la bibliothèque réside dans sa capacité à offrir des ressources au bon moment et dans un format approprié. Or, c’est le cas pour seulement un sondé sur trois. Pour les autres, les réponses sont plus mitigées.

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Retour d’expérience :

Simplifier la découverte : le défi de l’Université de Turin la diversité des collections et du réseau de bibliothèques de l’université qui rendaient les recherches encore plus compliquées pour les bibliothécaires. L’université de Turin s’est donc mis en quête d’une solution dotée d’une interface conviviale permettant de simplifier la recherche et la découverte de ses ressources, et de faciliter le travail des bibliothécaires. À la suite d’un appel d’offres, c’est Ex Libris Primo qui a été choisi. Seule, cette solution réunissait les critères que l’université estimait indispensables. L’équipe de l’université de Turin a également été séduite par l’étendue et la profondeur de l’index de Primo Central, permettant ainsi de créer une large gamme de ressources découvrables, dont le multimédia et le contenu en accès libre.

Les avantages d’une recherche globale Tutto, tel est le nom que l’université de Turin a donné à sa solution de découverte basée sur Primo. Par cette appellation, qui symbolise le fait que Primo répond à « tous » les besoins des utilisateurs de la bibliothèque, l’établissement voulait rendre la bibliothèque numérique plus facilement identifiable et plus accessible pour les étudiants et les chercheurs. Si l’impact de Primo a été différent pour chacune des bibliothèques de l’université, la recherche unifiée, la présentation ergonomique des ressources et la portée des services d’exploration s’avèrent aujourd’hui particulièrement utiles pour les utilisateurs effectuant des recherches dans un domaine qui ne leur est pas familier.

L’université de Turin abrite de vastes collections agrégeant près de 2 millions de livres, dont 50 000 ouvrages anciens, près de 50 000 journaux électroniques, 120 bases de données et 65 000 livres électroniques. Ses bibliothèques étant dispatchées dans plus de 20 bâtiments différents, l’université devait absolument trouver un moyen d’unifier la recherche. Jusqu’à présent, l’université utilisait une combinaison d’OPAC et d’un système de recherche fédéré basé sur MetaLib. Les lecteurs de la bibliothèque, eux, se fiaient plutôt à OPAC, même si la granularité de la recherche était fortement limitée. Ils ne disposaient donc pas d’outil de recherche capable d’offrir un point d’accès unique aux vastes collections de l’université. Une lacune qui compliquait la recherche des ressources dont les étudiants et les chercheurs avaient besoin pour leurs travaux. Voilà pourquoi certaines ressources du réseau de bibliothèques étaient sous-utilisées. À cela s’ajoutaient la taille et

Une interface intuitive et de puissantes fonctions de recherche D’une manière générale, les utilisateurs trouvent Primo intuitif et exhaustif. Cet accueil est en grande partie dû à l’interface utilisateur de « type Google » et aux puissantes fonctions de recherche. Ainsi, en proposant des services de découverte efficaces, Primo aide les bibliothèques de l’université de Turin à atteindre leurs objectifs stratégiques, à savoir l’amélioration de la visibilité et de l’utilisation des collections et services.

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III Faire face à l’explosion des ressources numériques

La part grandissante des ressources numériques impose de nouveaux défis aux bibliothèques, notamment en termes de gestion et de consultation. Bon nombre d’entre elles utilisent encore plusieurs systèmes pour gérer ces multiples ressources et aimeraient qu’il n’y en ait qu’un seul. Cette nouvelle donne transforme aussi radicalement les relations qu’elles entretiennent avec leurs fournisseurs, complexifie les processus d’acquisition tout comme la consultation par les visiteurs. Les bibliothèques n’ont désormais plus le monopole de l’accès à des documents rares. Avec l’essor du numérique, elles sont, en effet, passées d’une économie de la rareté à une économie de l’abondance. 43 % des bibliothèques estiment d’ailleurs qu’il y a une forte probabilité pour que le volume de ressources numériques dépasse celui des ressources papier dans les 3 à 5 ans à venir. Pourtant, le fonctionnement même d’une bibliothèque repose sur un principe de rareté : rareté du stock, rareté des

exemplaires, rareté des lieux, rareté des horaires, etc. « La bibliothèque est un univers de non-disponibilité inverse à celui né avec la logique du numérique, expliquait Dominique Lahary, ancien bibliothécaire militant, dans l’une de ses tribunes. C’est pourquoi, bien que relevant d’un service public non marchand, elle est un avatar de l’économie de la rareté ». La bibliothèque de l’abondance reste donc à inventer.

Vers une bibliothèque hybride Poussée par la croissance des ressources numériques, la bibliothèque est donc devenue hybride et achète aujourd’hui des livres (une denrée rare, puisque chaque exemplaire repose sur une propriété exclusive), mais aussi des accès à des contenus numériques (dont le fournisseur organise la rareté par contrat et accès sécurisé). La bibliothèque est ainsi passée de l’économie du stock à l’économie des accès.

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Rendre visibles les ressources numériques

unifiée. Alma facilite par ailleurs le téléchargement des ressources numériques par les bibliothécaires et les chercheurs, et permet même de définir des droits d’accès spécifiques pour chaque catégorie d’utilisateurs. Alma propose également un widget de dépôt pour les étudiants et les chercheurs, avec un circuit de validation préprogrammé grâce auquel l’équipe de la bibliothèque peut valider et refuser les soumissions. Couplée à Primo, Alma encourage l’exploration des collections et permet surtout aux utilisateurs de trouver facilement ce qu’ils cherchent au sein du vivier de ressources disponibles.

L’objectif aujourd’hui est de rendre plus visible ce vivier de ressources numériques et de le faire vivre. Cette visibilité doit notamment être assurée sur le portail de la bibliothèque, dès la page d’accueil, avec un affichage clair des offres numériques disponibles et des modalités d’accès. Cette visibilité doit aussi être effective dans le catalogue avec la présence de filtres permettant d’effectuer des recherches par types de documents. Il est également important de faciliter l’accès des visiteurs à ces ressources numériques et d’éviter les frustrations. Ce qui passe par une procédure d’authentification simple, rapide et transparente. Sans oublier de fournir aux utilisateurs des outils de partage et de dissémination.

« Avec la multiplicité des flux d’information, la rareté du 21e siècle, c’est l’attention ».

Quand le volume de ressources numériques dépasse celui des ressources papier

In fine, à 54  %, les bibliothèques indiquent que la croissance des ressources numériques a un impact significatif sur leur fonctionnement. 44  % ajoutent que le développement des ressources numériques accroît la complexité des processus d’acquisition et de gestion des ressources. En réponse à ce nouveau paradigme, une bibliothèque sur trois compte transférer plus de 30 % de son budget d’acquisition aux ressources numériques et une sur quatre pense augmenter le nombre de fournisseurs avec lesquels elle traite. Les autres sont encore très incertaines sur ces questions.

Mettre en scène les ressources numériques Pour orchestrer cette mise en scène de l’offre de ressources numériques, la technologie est indispensable. Des solutions comme Alma (accessible en SaaS) apportent des réponses efficaces à toutes ces problématiques, en permettant de gérer tout en souplesse à la fois les données électroniques, imprimées et numériques par le biais d’une interface

Retour d’expérience :

L’Université de Lancaster : le cloud pour moderniser la gestion de sa bibliothèque permettre d’être plus efficaces  », indique Clare Powne, bibliothécaire à l’université Lancaster. « Nous sommes notamment impatients de développer une base de données probante pour la prise de décision en exploitant le module Alma Analytics, et nous sommes par ailleurs ravis des différentes autres options qui nous aideront à améliorer notre service aux utilisateurs de bibliothèques ».

Après avoir intégré la solution de découverte et de diffusion Primo, l’université de Lancaster a adopté Alma Ex Libris afin de réunir toutes les opérations de back-office de sa bibliothèque au sein d’une seule et même solution cloud. Grâce à cette solution, «  Nous prévoyons réaliser d’importants progrès dans l’intégration de nos différents volets de travail. L’objectif étant de nous

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IV La bibliothèque doit faire son coming-out et prouver sa valeur Encore trop souvent perçue par les instances dirigeantes comme un centre de coûts, la bibliothèque rencontre des difficultés à prouver sa valeur ajoutée. Malgré cela, les résultats de l’étude montrent que les investissements se maintiennent, voire augmentent. Prouver que l’on est satisfait des services d’une bibliothèque est une chose, prouver qu’ils ont un impact sur la recherche, la valorisation des travaux universitaires et sur l’apprentissage des étudiants en est une autre. Malgré ce flou sur la véritable valeur et le ROI de la bibliothèque, toutes les études indiquent que la bibliothèque fait ce que personne ni aucun autre organe ne fait, ni ne fera. Pour les professionnels du secteur, il semble donc évident que les financements suivront, si la bibliothèque s’aligne sur la stratégie de l’université et des chercheurs, et si on parvient à « apporter de l’intelligence » dans la bibliothèque, ou à faire savoir qu’elle s’y trouve déjà.

L’analyse de ces données est essentielle pour prouver le ROI de la bibliothèque et mettre en exergue la corrélation qui existe entre l’activité des bibliothèques et la réussite des étudiants. Il serait intéressant, par exemple, de savoir s’il existe un lien entre le niveau de diplôme obtenu et le nombre de documents empruntés ou consultés. Ce type de statistiques sont des véritables indicateurs de performances. Ils permettraient ainsi de justifier auprès des instances décisionnaires de l’utilité des bibliothèques auprès des étudiants et des chercheurs, afin de maintenir les budgets de fonctionnement. Dans un contexte économique toujours délicat, ce sont surtout les budgets accordés à l’acquisition de ressources et de collections (en baisse pour 45 % des sondés) et les dotations en personnel (en repli pour 53 % des sondés) qui sont contraints.

« 56 % des sondés estiment que la bibliothèque est perçue par les cadres supérieurs comme un centre de coûts, et non comme un centre de valeur ajoutée ».

Savoir utiliser les bons indicateurs Toutes les bibliothèques universitaires ont, bien entendu, le sentiment d’être utiles et pas uniquement pour les étudiants et les chercheurs, mais pour l’ensemble de la population. Malgré cela, elles ont encore beaucoup de mal à se lancer dans l’analyse de l’efficacité de leurs services. Elles disposent pourtant d’indicateurs quantitatifs (comme le nombre de prêts, de consultations à distance, d’entrées, etc.) qu’elles ne parviennent malheureusement pas à corréler à d’autres données qualitatives (taux de réussite, attractivité et rayonnement de l’université, etc.).

« 67 % des bibliothèques sont persuadées que si elles pouvaient démontrer la valeur qu’elles apportent à l’enseignement, à l’apprentissage et à la recherche, elles pourraient demander avec succès une augmentation du budget »

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Des réductions d’effectif

encore intégrées aux services communs de documentation. Cette situation se traduit par l’existence de fonds documentaires qui ne sont pas toujours identifiés ni même diffusés en dehors de certains publics privilégiés.

Cette situation économique tendue a aussi des répercussions sur le personnel des bibliothèques. Cette question est d’ailleurs toujours au centre de leurs préoccupations. Si une sur trois ne signale aucun changement dans ce domaine, plus de 53 % font état de réductions d’effectifs. Des réductions qui s’annoncent « sérieuses » pour près de la moitié d’entre elles.

Hausse des investissements en technologies de l’information Conscientes de ces écueils, les bibliothèques ont, elles aussi, décidé d’opérer leur transformation numérique et d’investir dans les technologies de l’information. 60 % font état d’investissements en hausse dans ce domaine. C’est aussi le cas des investissements dans les édifices et les espaces d’apprentissage (en hausse pour 50 % des sondés). En revanche, les budgets liés au matériel non informatique (par exemple, les trieuses de livres) évoluent peu.

Faire tomber la résistance au changement La gestion de ce personnel est aussi largement perfectible. Si les progrès techniques accomplis ces dernières années (unification du catalogage, développement de la numérisation) ont été possibles grâce à une large professionnalisation des fonctions, d’importants facteurs de rigidité subsistent. Ils sont liés à la structure même de la profession (notamment les différentes catégories d’agents) et à un corporatisme encore exacerbé. Ce qui génère une forte résistance aux changements, avec des impacts perceptibles sur la mise en place rapide de nouveaux projets organisationnels, mais aussi sur la modernisation des outils et la volonté de proposer de nouveaux services. Cette résistance est d’autant plus ankylosante pour les bibliothèques que la gestion des systèmes d’information documentaire, comme l’organisation et la maintenance des ressources numériques, nécessitent aujourd’hui des agents de plus en plus pointus et spécialisés.

Votre budget au cours des 5 prochaines années ? En baisse à 53 % : • en baisse de plus de 10 % (15 %) • en baisse de 5 à 10 % (19 %) • en baisse de 1 à 5 % (19 %) En hausse à 28 % : • en hausse de plus de 10 % (4 %) • en hausse de 5 à 10 % (7 %) • en hausse de 1 à 5 % (17 %) Aucun changement à 19 %.

Un manque de considération Cette situation contribue au fait que la fonction documentaire ne soit pas encore perçue comme une mission essentielle au sein même des universités. Les bibliothèques universitaires ne sont pas non plus considérées comme un instrument majeur au sein de la politique globale des bibliothèques publiques, puisqu’elles sont - en pratique - réservées aux seuls universitaires, le nombre d’utilisateurs extérieurs étant relativement faible. Quant à la multiplication excessive du nombre de sites (notamment du fait des antennes universitaires), elle constitue aussi un handicap coûteux.

Un manque d’emprise Plus globalement, les bibliothèques universitaires manquent toujours d’emprise sur les universités, et ce, en raison du nombre élevé de bibliothèques de composantes ou de recherche qui ne sont pas

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V Le futur de la bibliothèque est dans le collaboratif titre duquel des bibliothèques se répartissent l’élaboration des notices de catalogage afin d’éviter un double travail, est un parfait exemple de cette nouvelle dimension collaborative. Et d’autres voies sont explorées, notamment du côté des emprunts, des retours de documents et des mesures de sécurité. Une nouvelle tendance favorise même le rapprochement des bibliothèques et d’autres structures (services d’archives, musées, etc.) afin de mettre à disposition des utilisateurs, dans l’une des institutions partenaires, les ressources et collections des autres.

Renforcer la collaboration pour réduire les coûts Le renforcement de cette collaboration et cette mise en réseau des bibliothèques universitaires apparaissent comme un impératif. En effet, la prolifération documentaire, les coûts croissants des acquisitions et des abonnements, le développement de la numérisation et l’évolution des méthodes de travail en matière de recherche universitaire ont, depuis plusieurs années, modifié la donne. D’où le développement de stratégies fondées sur le renforcement du prêt entre bibliothèques et du regroupement des collections, notamment sous la forme des réseaux de documentation de recherche animés par les CollEx (Collection d’excellence pour la recherche).

Si les bibliothèques ont une longue tradition de travail partagé en réseau au niveau national (et dans une moindre mesure à l’international), beaucoup de choses restent à faire pour leur permettre de rayonner plus largement et s’ouvrir à un véritable travail collaboratif. Quand on parle de collaboration aux bibliothèques françaises, la plupart répondent que cette collaboration existe déjà. Elles bénéficient, en effet, depuis plusieurs années d’un système de prêt interbibliothèque grâce auquel les livres et bien d’autres documents, non présents dans les collections, peuvent être empruntés pour répondre aux besoins d’un utilisateur local. Elles collaborent également à la gestion des collections pour éviter les doublons d’œuvres coûteuses, elles coopèrent pour la formation du personnel et se regroupent même pour négocier des licences d’achat et d’utilisation de publications électroniques.

Miser sur ses points forts Si la mutualisation des moyens est une piste pour réduire les coûts et gagner en efficacité, la complémentarité des expertises en est une autre. En effet, la séparation entre des bibliothèques universitaires proches sur le plan géographique, mais qui prétendent toutes atteindre l’exhaustivité par leurs propres moyens, est tout sauf efficace. Chacune devrait plutôt se spécialiser et miser sur ses points forts, dans une optique de complémentarité. «  À quoi bon vouloir tout faire tout seul  », indique un des répondants à l’étude. Le développement d’une politique de sites, introduisant davantage de cohérence et de complémentarité dans la documentation

Une nouvelle dimension collaborative Reste qu’aujourd’hui, les technologies permettent d’aller beaucoup plus loin dans cette collaboration. Bon nombre de bibliothèques les voient d’ailleurs comme une opportunité pour remanier certains de leurs processus, valoriser de nouveaux services, mieux s’organiser et mieux collaborer. Le catalogage partagé, au

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des universités implantées dans un même bassin ou une meilleure coopération entre les universités et les écoles d’une même agglomération, apparaît également comme une nécessité.

de coopérer localement avec les bibliothèques de lecture publique, mais aussi les learning center et les centres de ressources qui ne sont pas sous tutelle de l’enseignement supérieur. « Nous communiquons les uns et les autres autour de nos services pour couvrir tous les besoins », explique Eric Lams, directeur de la bibliothèque de l’université du Littoral Côte d’Opale (BULCO). « 43 % des bibliothèques ne tirent pas encore pleinement parti des données de catalogue partagées ».

Faire des bibliothèques locales de véritables partenaires Le développement de partenariats avec les collectivités locales semble aussi tout indiqué pour mutualiser les ressources. La coopération entre bibliothèques municipales et universitaires devrait d’ailleurs s’inscrire dans le cadre de conventions systématiques. Une meilleure coordination devrait également être instaurée entre la politique de la documentation universitaire, qui relève du ministère de l’Éducation nationale, et la politique de la lecture, qui relève du Ministère de la Culture.

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au niveau régional. « Nous collaborons beaucoup avec l’université d’Artois et d’Amiens et nous partageons les expériences autour de plusieurs axes, notamment les services aux chercheurs, la démarche qualité, la politique documentaire, l’animation culturelle et la communication, ou encore la méthodologie documentaire (partage d’expérience, élaboration de support de formation, partage de support d’exposition, etc.)  », ajoute le directeur de la BULCO. Nous avons pris en compte ces nouveaux enjeux et les personnels se sont formés à la communication, à la pédagogie et à l’animation culturelle pour assurer ces nouvelles missions ». «  59  % des bibliothèques disent collaborer étroitement et efficacement avec d’autres bibliothèques de la région ».

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au niveau national et à l’international. Pour garantir l’attractivité des universités françaises au sein de l’espace européen de l’enseignement supérieur, les bibliothèques universitaires françaises doivent se regrouper et se spécialiser dans des réseaux propres à chaque site et propres à chaque discipline. Cette collaboration ne doit cependant pas être une charge de travail supplémentaire pour les professionnels du secteur, mais une source d’expérience et d’enrichissement.

Sortir enfin du corporatisme Les bibliothèques doivent absolument sortir du corporatisme. Bon nombre de professionnels pensent à tort qu’ils savent et peuvent tout faire seuls. Et pourtant, même si le métier premier de bibliothécaire est d’assurer la gestion des collections, l’évolution des usages permet aujourd’hui de constater que le public se rend en bibliothèque pour autre chose que les collections. D’autant qu’avec la dématérialisation, ces collections sont désormais accessibles à distance. Il semble donc urgent de revoir les services proposés en bibliothèque et, par la même occasion, le rôle du bibliothécaire.

Développer de nouvelles compétences Se développe ainsi toute une série de nouveaux services (animations culturelles, formation à la méthodologie documentaire, etc.) qui exigent de nouvelles compétences. Mais est-ce vraiment le rôle du bibliothécaire ? Doit-il forcément s’occuper de tout ? Ces services ne nécessitent-ils pas l’aide d’intervenants extérieurs ? Le débat est déjà engagé, mais il semble impératif que les professionnels du secteur s’ouvrent à d’autres compétences et que les bibliothèques universitaires modernisent leurs outils et leurs stratégies.

« Près de 80 % des bibliothécaires pensent que la création et le maintien de liens internationaux avec leurs pairs seraient bénéfiques (pour eux et leur établissement) ».

Une collaboration nécessaire à 3 niveaux • au niveau local. Sur ce plan, les bibliothèques ont toujours collaboré. Et même si aujourd’hui les établissements sont autonomes, ils continuent

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Retour d’expérience

Mutualisation des moyens : quand les bibliothèques parlent d’une même voix électroniques. « Voilà pourquoi nous avons imaginé ce SGB nouvelle génération permettant de mieux partager les informations et de répondre à nos nouveaux besoins  » explique Eric Lams, dont l’établissement (la BULCO) a été choisi comme site pilote avec huit autres sites. Nous avons défini un cahier des charges et pour une fois, nous sommes partis du terrain pour établir les besoins et développer l’outil ». Un accord-cadre a ainsi été signé avec plusieurs fournisseurs dont Ex Libris et ce SGBm est aujourd’hui en phase de déploiement. « Nous bénéficierons ainsi d’un système pensé de concert avec d’autres bibliothèques, un projet fédérateur » souligne le directeur. « Toutes les évolutions techniques vont par ailleurs être facilitées ». Ce projet aura également permis aux membres du réseau de mieux se connaître et de mesurer leur diversité. Il confirme également que plus les bibliothèques sont unies et nombreuses autour d’un même projet, plus leur poids est important et plus elles peuvent peser sur les décisions.

Les coûts d’acquisition d’un nouveau système de gestion de bibliothèque et de maintenance étant trop élevés, et conscients que les systèmes en place ne répondaient plus à leurs attentes, notamment pour la gestion des ressources électroniques et de leurs accès, plusieurs responsables de bibliothèques universitaires ont émis l’idée de se regrouper pour définir un cahier des charges de réinformatisation. Les bibliothèques ont toujours beaucoup coopéré par le biais des associations professionnelles (ADBU, ABF, etc.). Elles ont toujours échangé sur les pratiques, mais jamais avec les éditeurs et d’autres organismes afin de développer des outils sur mesure. C’est désormais chose faite avec le projet SGBm (système de gestion mutualisé des bibliothèques) dirigé par l’Abes (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur). L’objectif  : concevoir un système commun à plusieurs bibliothèques universitaires. Jusqu’à présent, en France, 18 systèmes de gestion différents cohabitaient, sans aucune interopérabilité entre eux, aucune possibilité d’évolution, peu de souplesse et aucune prise en charge des ressources

Conclusion Aujourd’hui, les bibliothèques de l’enseignement supérieur sont confrontées à de nouveaux défis. Les bibliothécaires les surmonteront, comme ils l’ont toujours fait, et continueront à étoffer leur rôle au sein de l’enseignement, de l’apprentissage et de la recherche. Reste qu’en adoptant de nouvelles méthodes, de nouveaux processus et de nouvelles technologies, ils peuvent désormais innover

et proposer les services attendus par les utilisateurs. Les solutions Ex Libris les aident en ce sens, en fournissant une plateforme intégrée sur laquelle ils peuvent s’appuyer pour construire de nouveaux services et gérer les flux de travail, les ressources, les utilisateurs et les budgets. Et ce, dans l’intérêt de tous, des bibliothécaires, des enseignants, des étudiants et des chercheurs. n

À propos d’Ex Libris Ex Libris, une filiale de ProQuest, est un fournisseur majeur mondial de solutions dans le cloud destinées à l’enseignement supérieur. L’entreprise propose des solutions SaaS pour la gestion et la découverte de l’éventail complet des matériels de bibliothèque et de recherche ainsi que des solutions mobiles de campus favorisant la participation et la réussite des étudiants. La clientèle d’Ex Libris comprend des milliers de clients répartis dans 90 pays. Pour toute information supplémentaire sur le groupe Ex Libris, consultez notre site Web ou contactez-nous à l’adresse suivante : [email protected].

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