Les signes du temps

La signature électronique pour tous

Résumé analytique En 2018, les signatures électroniques sont rapidement devenues la nouvelle norme au sein des entreprises en croissance et de la force de travail moderne. Les différentes législations les rendent désormais presque partout acceptables et leur nature numérique réduit à la fois les risques et les erreurs tout en améliorant l’efficacité et l’expérience globale de tous ceux qui les utilisent. Cependant, bien que ses avantages soient évidents, les équipes informatiques ont toujours du mal à mettre en place la « signature électronique pour tous » en raison d’obstacles communs, tels que le budget, les idées reçues sur sa validité juridique et les habitudes. Un outil de signature électronique évolutif associé à une approche réfléchie des flux de travail numériques uniques peut aider les équipes informatiques à surmonter ces défis et à amener leur entreprise à franchir une nouvelle étape vers la transformation numérique.

Introduction Avec l’adoption de la Loi uniforme relative aux transactions électroniques (UETA) dans quarante-sept États, l’adoption en 2000 de la Loi relative aux signatures électroniques dans le commerce national et international (ESIGN) au niveau fédéral et l’Identification électronique et les services de confiance (eIDAS) dans l’UE depuis juillet 2016, les signatures électroniques sont devenues une procédure qui s’adapte parfaitement aux flux de travail quotidiens. Une étude de marché récente effectuée par MarketsandMarkets estime que le marché connaîtra un taux de croissance annuel composé de 32 % de 2016 à 2021. À quoi est due cette croissance accélérée du marché ? Certaines des raisons les plus évidentes sont une confiance juridique accrue, une plus grande mobilité des personnes et une amélioration exponentielle de l’efficacité. Ce qui est moins évident, mais tout aussi important, ce sont les améliorations spectaculaires apportées à l’expérience des clients et des employés. Quelqu’un utilise-t-il encore des fax… quelqu’un ? Bien que les analyses affichent que les signatures électroniques présentent des résultats rentables, notre étude montre que moins de 15 % des employés ont accès aux outils de signature électronique. Cet écart s’explique par le fait que la plupart des organisations d’entreprise réservent encore les signatures électroniques à des processus spécifiques, tels que l’exécution finale des contrats ou à des équipes spécifiques, telles que juridique et financière.

Moins de

Pourquoi ? Les outils de signature électronique traditionnels coûtent cher. Dans ce guide, nous explorons les avantages organisationnels d’offrir un outil de signature électronique évolutif pouvant être disponible auprès de 100 % de la force de travail, c’est-àdire la « signature électronique pour tous ». Nous surmontons les obstacles les plus courants auxquels les services informatiques peuvent être confrontés. Enfin, nous proposons des suggestions simples sur la manière de réaliser des flux de travail de documents 100 % numériques et d’éliminer définitivement les procédures analogiques.

des employés ont accès à des outils de signature électronique

Les avantages des signatures électroniques Bien que les avantages de la signature électronique pour tous soient nombreux, la raison la plus simple est peut-être la réduction des coûts. Soixante-cinq pour cent des signatures sont encore manuelles (AIIM, nov. 2016), et 51 % des coûts d’impression ne servent qu’à imprimer des signatures. Considérez combien votre équipe peut faire économiser instantanément à l’entreprise en réduisant de moitié vos coûts d’impression.

Non seulement les économies de coûts sont rapides lorsque vous arrêtez d’imprimer, mais elles augmentent également de façon exponentielle lorsque vous arrêtez de payer pour les achats de feuilles, l’affranchissement et l’archivage. En plus des économies de base, voici donc d’excellentes raisons d’envisager de passer à l’ère 100 % numérique avec les signatures électroniques : Réduire les risques : À l’exception de rares cas dont les exigences notariales formelles sont strictes ou interdisent spécifiquement les procédures numériques, l’adoption de l’UETA, de l’ESIGN et de l’eIDAS rendent les signatures électroniques aussi juridiquement contraignantes et admissibles devant un tribunal qu’une signature manuelle. De plus, avec les outils de signature électronique tels que Nitro, les pistes d’audit et les dossiers électroniques améliorent le respect des règlements et la responsabilisation des procédures.

de toutes les signatures s’effectuent encore avec un stylo et du papier.

Réduire les erreurs : Presque chaque fois qu’une étape manuelle peut être éliminée dans une procédure, les possibilités d’erreur humaine sont réduites. La même règle s’applique aux signatures électroniques ; les sections dans lesquelles on oublie accidentellement d’apposer sa signature ou ses initiales peuvent devenir un lointain souvenir. Améliorer les relations : En simplifiant le processus de signature et d’exécution des documents par signature électronique, tout le monde est gagnant : des clients aux partenaires de la chaîne d’approvisionnement en passant par tous les employés. Votre organisation devient plus sûre et la collaboration est plus facile. Vos processus deviennent simples et rationalisés. Vos employés deviennent plus efficaces et se sentent plus productifs. Gagnant. Gagnant. Gagnant. Accélérer la génération de revenus : L’accélération des signatures de contrats est un avantage auquel l’équipe commerciale et les cadres supérieurs accorderont une attention particulière. Grâce aux outils de signature électronique, vos équipes peuvent réduire de manière exponentielle le temps de retour des documents.

Les obstacles les plus communs pour les équipes informatiques Pour la plupart des organisations informatiques, la question n’est pas « devrionsnous adopter la technologie de signature électronique ? ». Comme indiqué précédemment, les avantages sont assez évidents. La question la plus commune en informatique est « Qu’est-ce qui nous retient ? ». Selon notre expérience, il existe trois obstacles communs qui empêchent les services informatiques de numériser entièrement un processus : https://cloud.gonitro.com

Frais généraux : Tout comme les économies de coûts constituent l’avantage le plus quantifiable pour la démocratisation des signatures électroniques, les dépenses constituent probablement l’obstacle le plus commun à la réalisation de cet objectif global. Les outils traditionnels, tels que DocuSign, peuvent coûter jusqu’à 480 $ par utilisateur et par an. Ce prix entraîne l’équipe informatique à réserver ces licences à certaines équipes, telles que juridique et financière. En conséquence, la grande majorité de l’entreprise continue à signer manuellement ou prend des risques en téléchargeant des outils non pris en charge. Bien qu’une solution robuste puisse être requise dans certains cas pour les équipes financières et juridiques, le département informatique doit considérer que la grande majorité des documents sont exécutables avec un outil de signature électronique léger (et moins coûteux).

Manque d’éducation sur la validité juridique : Même si les lois fédérales et d’État relatives aux signatures électroniques ont été adoptées il y a 18 ans, un certain scepticisme persiste quant à leur légalité. Sans réponse, ces questions peuvent devenir un obstacle à l’adoption généralisée des outils de signature électronique.

Signature requise

La grande majorité des besoins de signature peut facilement être comblée par un outil de signature électronique léger et moins coûteux.

Dans les faits, la grande majorité des industries acceptent les signatures électroniques et très peu d’entre elles traitent des cas concrets où les signatures électroniques ne sont pas acceptables ou admissibles devant les tribunaux. Quelques exemples :

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Adoption, accords de divorce Testaments, codicilles et fiducies testamentaires Cessation d’assurance maladie ou d’assurance vie Ordonnances ou avis judiciaires ou documents judiciaires officiels Contrats ou documents régis par le Code commercial uniforme Avis de défaut, de saisie ou d’expulsion concernant la résidence principale

Au-delà des cas concrets avec des exigences explicites tels qu’un processus notarial formel ou une signature manuscrite, les signatures électroniques sont contraignantes et recevables devant les tribunaux. L’UETA et l’ESIGN déterminent que les signatures et les dossiers électroniques ont le même effet juridique que les documents papier traditionnels et les signatures manuscrites. De plus, les deux lois stipulent clairement qu’un document ou une signature ne peut être nié de ses effets juridiques ni de son caractère exécutoire uniquement parce qu’il est numérique.

Habitude : Le dernier obstacle qui existe est simplement l’habitude… et certaines habitudes ont la vie dure. Inévitablement, les équipes informatiques se retrouveront avec des employés de la « vieille école » qui reprendront leurs habitudes d’impression pour signer. À mesure que la démographie évolue, cette habitude disparaîtra d’elle-même grâce à une génération de travailleurs habituée à des processus numériques. En attendant, la seule façon de surmonter cet obstacle est d’offrir aux travailleurs réticents des outils qui sont extrêmement faciles d’accès et d’utilisation.

Comment commencer Le meilleur moyen de surmonter ces obstacles communs est un plan solide pour démarrer. En répondant à quelques questions sur la façon dont votre entreprise peut utiliser les signatures électroniques, vous découvrirez naturellement des réponses à chacun des obstacles communs évoqués ci-dessus. Vous trouverez ci-dessous trois étapes simples que votre équipe informatique peut suivre pour adopter la signature électronique pour tous :

Évaluer les cas concrets et recueillir les exigences réelles pour les flux de travail uniques : Si les obstacles pour votre entreprise sont les dépenses et les questions juridiques, votre première étape consiste à comprendre quels cas et quels flux de travail sont complexes et lesquels peuvent se passer de la signature manuscrite. Les solutions simples d’utilisation et évolutives telles que Nitro fonctionnent parfaitement avec DocuSign. Ainsi, au lieu d’une approche « tout ou rien » coûteuse, le service informatique peut garder DocuSign pour les utilisateurs avec des flux de travail complexes, tout en permettant aux 99 % restants des autres utilisateurs qui ont juste besoin d’accélérer les procédures et de travailler numériquement de faire usage de l’outil léger. Pour évaluer la complexité d’un cas concret, posez des questions simples aux utilisateurs finaux. Par exemple :

1. 2. 3. 4. 5.

Ce flux de travail nécessite-t-il un seul ou plusieurs signataires ? Ce flux de travail inclut-il des signatures internes, externes ou les deux ? Ce flux de travail nécessite-t-il une procédure notariale ou d’audit formelle ? Ce flux de travail est-il urgent et pourrait-il bénéficier d’une exécution plus rapide ? Ce flux de travail implique-t-il des données de champs de formulaire ou nécessite-t-il simplement une signature pour approbation ?

Alignez les résultats potentiels de l’adoption de la signature électronique sur les principaux objectifs de l’entreprise Rien ne peut aider à surmonter les problèmes plus rapidement que découvrir « ce que j’ai à y gagner ». En prenant le temps d’aligner les résultats potentiels de l’adoption de la signature électronique sur des objectifs spécifiques, vous pouvez obtenir l’adhésion des principales parties prenantes. Voici quelques-uns des objectifs commerciaux les plus courants que les équipes informatiques mettent généralement en évidence dans leur présentation pour passer au numérique :

Améliorer l’expérience client auprès de l’équipe d’assistance Quatre-vingt-huit pour cent des consommateurs s’attendent à gérer leurs activités sous forme numérique, ce qui n’est pas un choc étant donné que les smartphones sont disponibles presque partout dans le monde. L’élimination du papier et la transition vers les signatures électroniques améliorent l’expérience client en accélérant les transactions, en évitant le besoin de trouver une imprimante (ou pire, un télécopieur) et en permettant aux clients d’être plus agiles et d’éviter la perte de documents.

Exécution rapide des contrats pour les ventes Si l’organisation de votre entreprise dispose d’une équipe des ventes, vous aurez du mal à trouver quelqu’un qui ne veuille pas réduire la durée du cycle de vente ou supprimer des obstacles à la conclusion des contrats. Les flux de travail des signatures électroniques offrent un moyen indéniable de réduire la durée du cycle de vente ainsi que de conclure facilement et sans excuses les contrats.

Améliorer l’intégration des employés Même la meilleure expérience d’intégration peut être entachée lorsque le nouvel employé doit arrêter ce qu’il fait et imprimer un formulaire uniquement pour adhérer aux avantages. Votre équipe des ressources humaines travaille dur pour offrir une expérience d’intégration sans problème et moderne. Si vous leur montrez comment les signatures électroniques peuvent simplifier et améliorer l’expérience d’intégration, vous avez la possibilité d’obtenir un « oui » instantané.

Productivité générale dans tous les départements Une fois que vous adoptez la signature électronique, vous ne faites jamais retour en arrière ; du développement produit aux opérations, la plupart des employés apprécient déjà l’efficacité de la signature électronique. Offrir des outils de signature électronique pour tous accélérera les procédures de chacun, améliorera la visibilité du statut des documents et contribuera à maintenir les flux de travail de votre entreprise à la hauteur de ceux du monde moderne.

Établir clairement les exigences avant d’impliquer les fournisseurs Comme pour la plupart des technologies disponibles depuis un certain temps, plusieurs options sont à prendre en compte lors de la sélection d’un partenaire. Rappelez-vous que les outils ne concernent pas seulement la signature. Plus important encore, les solutions stratégiques de signature électronique devraient prendre en charge 100 % des flux de travail numériques et intégrer la productivité PDF, étant donné qu’il s’agit du format de document le plus répandu au monde. Avant que votre équipe établisse une courte liste de fournisseurs, prenez le temps d’exprimer vos besoins par groupe d’utilisateurs. Découvrez ensuite comment chaque fournisseur peut prendre en charge chaque flux de travail unique.

Nitro’s solution is easy to use, and we’re also working to identify more ways to streamline our document workflows. We’ve already seen a positive impact from implementing Nitro Cloud to facilitate everyday signature requests that can now be completed much faster—and without involving paper.”

Adam Grainger, Director of IT and Projects at Baker Tilly

Voici des exemples d’exigences de signature électronique par groupe d’utilisateurs :

Ventes : Envisagez des flux de travail prenant en charge le traitement des commandes, la configuration des comptes, les plans de rémunération, les accords avec les revendeurs et, bien sûr, les contrats.

Approvisionnement : Envisagez des flux de travail prenant en charge les bons de commande, les énoncés de travaux, les accordscadres, les approbations de demandes de propositions et la conformité des fournisseurs.

Marketing : Envisagez des flux de travail prenant en charge les inscriptions à des événements, les approbations de communication, les insertions publicitaires, la conformité de la marque, les approbations d’actifs et les accords avec les fournisseurs.

Ressources humaines : Envisagez des flux de travail prenant en charge l’intégration des nouveaux employés, l’acceptation des contrats, la rémunération, les avantages sociaux, les documents avec les entrepreneurs et les sorties de matériel.

INFORMATIQUE : Envisagez des flux de travail prenant en charge le suivi des actifs, les demandes de modification, l’exécution des commandes, la gestion des accès et les ordres de modification.

Il ne s’agit que de quelques exemples. Vous seriez surpris de voir à quel point un flux de travail devient plus efficace lorsque vous n’avez plus besoin d’imprimer, de signer et de scanner une page de signature. De plus, la connaissance de l’état d’une procédure permettra aux équipes d’être plus proactives et productives.

Conclusion Les flux de travail numériques de bout en bout deviennent la norme de référence pour les entreprises, et les employés et les clients perdront rapidement patience avec les processus analogiques. En conséquence, les entreprises devraient rechercher des moyens de faciliter les flux de production de documents 100 % numériques tout en tirant parti des outils PDF et de signature électronique qui éliminent les processus papier lents, encombrants et déconnectés. Le moment est venu d’examiner les solutions intégrées qui génèrent une productivité complète des documents pour chaque utilisateur de l’entreprise, et par conséquent améliorent l’expérience de travail de toutes les personnes concernées.

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