UNE LOGISTIQUE D’ÉTAGE AVANCÉE AU SERVICE DES SOINS Présentation de la fonction ALP au Centre Hospitalier Sud Francilien
Christophe BEGYN, Ingénieur en logistique au CHSF Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière
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Le CHSF établissement support du GHT Ile de France Sud
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Le CHSF en quelques chiffres
Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière
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La logistique au CHSF Les quais de réceptions / Le magasin général
L’architecture du CHSF Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière
Les flux automatisés lourds
La fonction déchets
Unité de Production Culinaire (UPC), self et VAE
Les archives
Les Agents Logistiques Paliers (ALP)
La fonction linge
Les flux automatisés légers
Le service des transports et du vaguemestre
La reprographie
Le standard et l’accueil
Les espaces verts, les déménagements, la lutte contre les nuisibles….
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Zoom sur le niveau -1, lieux de départ et d’arrivée des flux Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière
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Zoom sur un étage Les armoires pharmacie, la sté et les dossiers sont livrés dans les services
Offices alimentaires
La plupart des locaux intermédiaires déchets, des réserves magasins et des offices alimentaires se trouvent sur la « barre centrale »
Gare AGV
Réserves Locaux d’étage intermédiaires magasin Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière déchets / LS 6
La genèse du service ALP Les motivations
Après
Avant
• Un choix d’une mutualisation et d’une réduction des surfaces logistiques d’étage induisant des approvisionnements plus fréquents.
• Service réanimation sur LM : Approvisionnement 1 fois par semaine. • 144 approvisionnements / mois pour les produits magasin • 65 réserves magasin dans les étages
• Service réanimation : Approvisionnement 5 fois par semaine. • 320 approvisionnements / mois • 34 réserves magasin dans les étages
• Automatiser les transports du sous sol et les transports verticaux via les TAL. (550 mouvements/j en semaine)
• Ancien site LM : Transport des chariots repas au sous sol par un agent du service restauration via un tracteur électrique. Transport des produits magasin par les magasiniers, armoires pharmacie via TAL…
• TAL pour les transports des chariots repas, rolls épicerie, armoires magasin, pharmacie archives et stérilisation et des conteneurs déchets
• Centraliser les tâches de transports logistiques sur une seule équipe (mutualisation des moyens, professionnalisation, plus de flexibilité)
• sur l’ancien site de GC : • Transport des 16 chariots repas dans les étages par 1 agent du service restauration et acheminement de ces chariots jusqu’à l’entrée des services par 2 hôtelières. • Inventaires, bons de commande, transport et rangement des produits « magasin » par les magasiniers. • Sur l’ancien site de LM : transport des 14 chariots repas jusqu’à l’entrée des services par 2 agents du service restauration, transport des dossiers médicaux par les personnels administratifs et soignants…
• Permettre aux administratifs et aux soignants d’être au plus près de leur cœur de métier en les dégageant des tâches logistiques • Permettre aux soignants et personnels administratifs d’avoir un interlocuteur privilégié pour les approvisionnements
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• TAL et ALP/système plein/vide
Les principaux flux logistiques internes à destination des services Flux linge propre
Services de soins
Dossiers médicaux
Personnel soignant Locaux intermédiaires Déchets
Réserves mutualisées consommables
Flux de mobiliers et équipements
Prestataire linge
Flux linge sale
Matériels Stérilisés/à stériliser Offices alimentaires
Transport des cytotoxiques et cytostatiques
Médicaments DM
Equipe palière Gares AGV
vaguemestres
prélèvements
Système pneumatique
Flux déchets sous sol
Prestataire déchets + logistique
Les autres flux-hors ALP
AGV
Zone déchets
Flux courriers
Magasin
Stérilisation
Archives
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Unité de Production Culinaire
Pharmacie
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Les spécificités des étages engendrent une charge de travail différente Nombre de points de livraisons gérés par étage par les ALP Gare AGV
Office alim.
Pharmacie
Sté
Magasin
Déchets
Archives
chimio
Nb de points de livraisons
Niveau 4
2
4
13
5
4
4
9
5
46
Niveau 3
2
4
15
5
4
4
11
5
50
Niveau 2
2
2
7
0
3
3
5
0
22
Niveau 1
3
3
23
4
11
7
8
4
63
Niveau 0
3
2
16
15
8
6
2
15
67
Nb de chariots par typologie et par étage (hors blocs) 140 120 100
Nb points de livraisons
80 60 40 20 0 RDC
12
15
74
29
30
24
35
29
248
1er étage Archives
repas
2ème étage pharmacie
Magasin
Les différents flux représentent des charges de travail plus ou moins importantes
Temps calculés par Capgemini 2014 Séminaire ESSI - Optimisation de la performance en logistique hospitalière
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3ème étage dechets
4ème étage ste
Les activités des ALP
• Les autres missions des ALP
Un planning de travail fortement dépendant des séquences AGV Planning des séquences AGV Appro Désappro
Planning pour les ALP Appro Désappro
Partie ajustable (+/-)
6:00 PdJ 9
Diner 31,3
PdJ 9
7:00
8:00
Déchets 21,9
Déchets 22
Déchets 22 Déchets 21,9
9:00
10:00
Les missions des ALP en lien avec les séquences AGV Déjeuner 37,6
Pdj/épicerie 12,2
Pdj/épicerie 12,2 Déjeuner 37,6
11:00
12:00
13:00
• Transport des cytotoxiques et cytostatiques • Transport des plateaux entrants • Rangement des produits magasins, contrôles dans les réserves (étiquettes, porte étiquettes…) • Livraison des colis dans les services • Livraison des colis volumineux ne pouvant être transportés par les AGV • Transport des déchets potentiellement radioactifs • Détartrage des fontaines à eau • Enlèvement des encombrants • Opérations de déménagement (2018)…..
Pharmacie 31,3
Magasin 13,3
Pharmacie 31,3
Déjeuner 34,6
Magasin 13,3
• Approvisionner et désapprovisionner les locaux logistiques d’étage et les services de soins (restauration, stérilisation, pharmacie, archives, travaux de reprographie, produits magasin, déchets) • Gestion des chariots repas dans les offices alimentaires et contrôles de la température des plateaux repas • Traçabilité (armoires pharmacie, déchets… )…
Partie figée
Déjeuner 34,6
12,1- Optimisation de la performance en logistique hospitalière SéminaireStéESSI 14:00
Sté 12,1
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Le système plein/vide des réserves magasin d’étage Le système plein/vide • Le principe : • Le soignant prélève dans le 1er bac. • Quand il est vide, il met l’étiquette sur le panneau RFID et prélève alors dans le second bac. • Quand le second bas est vide, il met le support sur le panneau RFID • L’étiquette déclenche une demande d’approvisionnement classique • Le support déclenche une demande d’approvisionnement en urgence • Les avantages : • Diminution du risque de ruptures • C’est la consommation du produit qui déclenche la demande d’approvisionnement • Informatisation de certaines tâches permettant aux agents de se consacrer sur d’autres tâches
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Les apports et limites de la mise en place du service ALP Les bénéfices
Les limites
• Un interlocuteur privilégié et unique pour les services « clients », pour la plupart des approvisionnements • Du temps libéré pour le personnel administratif, le personnel soignant et médico technique • Un mode dégradé plus facile à mettre en œuvre en cas de défaillance des TAL • Une homogénéisation dans les contrôles, les rangements des réserves • Une rigueur dans les horaires d’approvisionnements imposée par les séquences TAL
• Un travail qui nécessite de bonnes conditions physiques. En moyenne un ALP parcoure plus de 8km dans la journée et manipule plus de 3,5T/j • La difficile sensibilisation et responsabilisation, des utilisateurs des réserves et locaux mutualisés (réserves magasin, locaux intermédiaires déchets, locaux archives…) • Une formation longue : les nombreux points de livraisons, l’architecture et les spécificités des étages imposent une formation de plusieurs semaines pour chaque ALP avant d’être complétement autonome • Une gestion de l’absentéisme complexe : le recours à l’interim ou au contrat courte durée n’apportent qu’une aide modérée (fonctionnement en binôme, affectation 1 seul étage)
Les perspectives • Consolider l’activité déménagement prise en charge en 2018 • Une révision des séquences AGV pour mieux répondre à l’évolution des besoins d’approvisionnement des services de soins.
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Merci de votre attention
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